PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 30 kwiecień r. nr kor. UM /2014 Pani Dorota Krasińska PRZEDSZKOLE MIEJSKIE NR 22 ul. ŻEROMSKIEGO GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 20 marca 2014 r. do 4 kwietnia 2014 r. w Przedszkolu Miejskim nr 22 w Gliwicach, przy ul. Żeromskiego 26 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 17 marca 2014 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 29 kwietnia 2014 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Dorota Krasińska. Temat kontroli Regulacje wewnętrzne oraz zgodność wydatkowania środków budżetowych z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z r. 2013, poz. 885 z późn. zm.). Zakres kontroli Kontrolą objęto: a) regulacje wewnętrzne dotyczące: - wynagrodzeń pracowników samorządowych, - oceny okresowej pracowników, - zasad rachunkowości, - prawa pracy, - zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, - polityki bezpieczeństwa, b) wydatki poniesione w 2013 r.: - na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, - pozostałe wydatki bieżące na kwotę ,86 zł, - wydatki majątkowe na kwotę ,50 zł.

2 Ocena działalności kontrolowanej jednostki W jednostce, w zakresie objętym kontrolą: wdrożono zgodne z przepisami i poprawne formalnie ww. regulacje wewnętrzne, przestrzegano przepisów i procedur dotyczących wydatkowania środków budżetowych, za wyjątkiem przypadków opisanych w dalszej części wystąpienia. Wnioski i zalecenia. 1. Prowadzenie ewidencji na koncie 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Zalecenie nr 1 Ewidencję na koncie 998 prowadzić zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszu celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 289). 2. W zawieranych przez jednostkę umowach brak pełnego brzmienia zapisów określających wysokość wynagrodzenia. Zalecenie nr 2 W umowach zawierać zapisy, o których mowa w zarządzeniu organizacyjnym nr 55/10 w sprawie zapisów określających wysokość wynagrodzenia w umowach, zleceniach i zamówieniach udzielanych przez miejskie jednostki organizacyjne. 3. Przypadki ewidencjonowania wydatków pod inną datą niż data operacji wynikająca z wyciągu bankowego. Zalecenie nr 3 Na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki dokonywać zapisów na podstawie dokumentów bankowych, zachowując pełną zgodność zapisów między jednostką a bankiem, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z r. 2013, nr 289). 4. Opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne za miesiąc maj 2013 r. w wysokości 4.084,32 zł z przekroczeniem ustawowego terminu płatności. Zalecenie nr 4 Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy przekazywać w wysokościach i terminach wynikających z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (jt. Dz.U. z 2013 r., nr 1442 z późn, zm.). 5. Uregulowanie zobowiązań z przekroczeniem ustalonych terminów płatności na łączną kwotę 2.089,35 zł. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań. 2

3 Zalecenie nr 5 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3 pkt. 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z r. 2013, nr 885 z późn. zm.). 6. Uregulowanie zobowiązań ze zbędnym wyprzedzeniem terminów płatności na łączną kwotę ,00 zł. Zalecenie nr 6 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 7. W zakresie regulacji wewnętrznych: a) ustalenie terminu wypłaty wynagrodzenia w sposób powodujący konieczność wypłaty wynagrodzenia przed końcem okresu za który się należy, co jest niezgodne z art ustawy Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z r nr 21 poz. 94 z późn. zm.), b) w regulaminie wynagradzania (w tabeli stanowisk pracy, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników) określenie niezgodnej z rozporządzeniem grupy zaszeregowania pracownika na stanowisku dozorcy, c) regulamin w sprawie przeprowadzenia oceny kwalifikacyjnej pracowników samorządowych oparto o nieobowiązujące w 2013 r. podstawy prawne (uchylone z dniem 1 stycznia 2009 r.), d) w polityce rachunkowości: - brak szczegółowych zapisów określających metody wyceny aktywów i pasywów oraz opisania sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, - wystąpił przypadek zapisu niezgodnego z zarządzeniem organizacyjnym PM- 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice, e) w regulaminie pracy: - brak powołania się na obowiązującą instrukcję odzieżową wprowadzoną zarządzeniem nr 1/2010, - brak ustalenia pory nocnej, - brak określenia sposobu podania ww. regulaminu do wiadomości pracownikom, f) w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych brak sposobu pozyskiwania dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną, g) w regulacjach dotyczących przetwarzania danych osobowych: - brak wskazania programów zastosowanych do przetwarzania danych, - brak opisu struktury zbiorów danych wskazującego zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi, - brak sposobu przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami, - bardzo ogólny opis środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych, - brak procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności, - brak opisu sposobu, miejsca i okresu przechowywania elektronicznych nośników zawierających dane osobowe, - brak stosowanych metod i środków uwierzytelnienia oraz procedur związanych z ich zarządzaniem i użytkowaniem, 3

4 - brak wskazania programów i narzędzi programowych służących do przetwarzania kopii zapasowych zbiorów danych, - brak opisu sposobu, miejsca i okresu przechowywania kopii zapasowych, - nie wskazano sposobu realizacji wymogów, o którym mowa w 7 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, - nie wskazano procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych, h) niejednolity sposób wprowadzania zarządzeń dyrektora oraz przypadki braku wprowadzania regulacji i ich zmian zarządzeniami dyrektora. Zalecenie nr 7 a) dostosować regulamin wynagradzania do potrzeb jednostki i zgodności z obowiązującym prawem, b) politykę rachunkowości opracować na podstawie obowiązujących przepisów: - art. 7, 16, 25 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U z r. 2013, poz. 330 z późn. zm), - 6 ust. 5 i 6, 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszu celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 289), - zgodnie z zarządzeniem organizacyjnym nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie: szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku, c) w regulaminie w sprawie przeprowadzenia oceny kwalifikacyjnej pracowników samorządowych powoływać się na obowiązujące podstawy prawne, d) w regulaminie pracy: - ustalić zasady wyposażenia pracowników w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej w celu spełnienia wymogu wynikającego z art pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks Pracy (j.t. Dz.U. z r nr 21 poz. 94 z późn. zm.), - określić porę nocną zgodnie z z art pkt 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks Pracy (j.t. Dz.U. z r nr 21 poz. 94 z późn. zm.), - określić sposób podania ww. regulaminu do wiadomości pracownikom, e) w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określić sposób pozyskiwania informacji dotyczących dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną, f) w regulacjach dotyczących przetwarzania danych osobowych dokonać zmian zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z r. 2004, nr 100, poz.1024), g) regulacje wewnętrzne wprowadzać w sposób jednolity zarządzeniami dyrektora. 4

5 Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne należy dołączyć dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 5