Zapytanie ofertowe. Organizację obozu rekreacyjnego z elementami żeglarstwa dla 20 osób młodzieży gimnazjalnej w wieku lat.

Transkrypt

1 GKRPA Dobromierz, dnia 20 marca 2015 r. Zapytanie ofertowe Gmina Dobromierz działając na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) zaprasza do składania ofert na: Organizację obozu rekreacyjnego z elementami żeglarstwa dla 20 osób młodzieży gimnazjalnej w wieku lat. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie wypoczynku letniego w formie obozu rekreacyjnego z elementami żeglarstwa dla maksymalnie 20 osób młodzieży gimnazjalnej w wieku lat. W trakcie turnusu będzie realizowany program rekreacyjny z elementami żeglarstwa. 2. Wielkość zamówienia: 20 osób w jednym 14 dniowym turnusie. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników obozu, przy czym prognozowaną liczbę poda Wykonawcy w terminie 10 dni przed rozpoczęciem turnusu, natomiast rozliczenie nastąpi na podstawie faktycznej liczby osób uczestniczących w obozie. Wartością zamówienia będzie iloczyn liczby osób faktycznie uczestniczących w wypoczynku i podanej przez Wykonawcę ceny organizacji obozu dla 1 osoby brutto. 3. Uczestnicy: młodzież gimnazjalna w wieku lat. 4. Wyżywienie: 4 posiłki dziennie (śniadanie, obiad, podwieczorek, kolacja). Zamawiający wymaga aby stołówka mieściła się w budynku murowanym i była wyposażona w stoły, krzesła oraz sztućce, talerze, kubki i inne naczynia niezbędne do spożycia posiłków. Podczas pobytu na obozie uczestnicy wypoczynku muszą mieć stały dostęp do napojów. 5. Zakwaterowanie: baza noclegowa zlokalizowana nad jeziorem, zakwaterowanie w namiotach maksymalnie 6 osobowych, wyposażonych w łóżka (typu kanadyjka, polowe) z materacem, kołdrą, kocem, poduszką i pościelą. Każdy namiot musi być wyposażony w regał, podest na buty, wieszaki na ubrania i ławkę do siedzenia. Umywalnie i sanitariaty winny być dostępne w budynku murowanym przez 24 godziny na dobę. Na terenie obozowiska winno być dostępne pomieszczenie (np. świetlica) wyposażone w stały dostęp do energii elektrycznej, umożliwiające zasilenie telefonów komórkowych. Obiekt obozowy powinien być ogrodzony. 6. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca: a) dowiezie uczestników obozu autokarem wyposażonym w klimatyzację na miejsce obozu i z powrotem z miejscowości, która jest siedzibą Zamawiającego, pod opieką pedagogiczną wychowawców. Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom i wychowawcom miejsca siedzące w autokarze. Na miejsce zbiórki autokar zostanie podstawiony nie później niż 2 godziny przed ustaloną godziną wyjazdu. Podstawiony autokar będzie obsługiwany przez wykwalifikowanych kierowców. Transport może odbywać się tylko autokarem sprawnym, spełniającym warunki określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. z 2015 r., poz. 305), b) zapewni suchy prowiant i napoje podczas powrotu do domu, c) nie będzie pobierał żadnych opłat od uczestników obozu, d) zapewni uczestnikom ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków na czas przejazdu i pobytu na obozie, e) zapewni bezpłatną opiekę medyczną, lekarsko - pielęgniarską, f) zapewni bezpłatny dostęp do obiektów sportowych i kąpielisk, g) zapewni organizację obozu oraz kadrę pedagogiczną zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997r., w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. z 1997 r., Nr 12 poz. 67 z późn. zm.),

2 h) zapewni warunki bezpieczeństwa, a w szczególności a w szczególności podczas kąpieli, zgodnie z ustawą z dnia 18 sierpnia 2011 r. o bezpieczeństwie osób przebywających na obszarach wodnych (Dz. U. Nr 208, poz z późn. zm.). 7. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone przez uczestników obozu. Obowiązek posiadania ubezpieczenia OC. Termin wykonania zamówienia sierpnia 2015 r. Złożona oferta musi zawierać: 1. Nazwę i adres oferenta; 2. Cenę oferty ( netto, brutto); 3. Termin ważności oferty; 4. Oferta musi być opatrzona pieczątką i podpisem oferenta. 5. Do oferty należy załączyć: a) aktualną koncesję organizatora turystyki lub decyzji właściwego wojewody zezwalającą na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług turystycznych lub wypoczynku zorganizowanego albo organizacji imprez turystycznych, b) aktualną polisę, a w przypadku jej braku, inny opłacony dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, c) wykaz wykonanych i wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat tego typu usług, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie (referencje), d) opis obiektu obozowego wraz ze zdjęciami, e) kalkulację kosztów organizacji obozu dla 1osoby, uwzględniającą koszt posiłków, transportu, noclegów, wynagrodzenia kadry, ubezpieczenia uczestników i realizację programu w przeliczeniu na jednego uczestnika obozu (wg wzoru załącznik nr 1), f) propozycję programu rekreacyjnego z elementami żeglarstwa, g) zgodę na publikację wizerunku wg wzoru załącznik nr 2. Dokumenty składane w formie kopii winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, przy zastosowaniu formuły: poświadczam za zgodność z oryginałem. Termin złożenia ofert upływa w dniu 31 marca 2015 r. o godz Oferty należy składać w sekretariacie Urzędu Gminy Dobromierz, Plac Wolności 24 lub listownie na adres Gmina Dobromierz pl. Wolności 24, Dobromierz, lub faksem nr tel Cenę oferty stanowi cena organizacji obozu zgodnie opisem przedmiotu zamówienia dla 1 osoby. Wybór oferty nastąpi w oparciu o kryterium: CENA 100% Osoba do kontaktu: Anna Kłys Tel , aklys@dobromierz.pl Załączniki: - formularz oferty, - kalkulacja kosztów organizacji obozu dla 1 osoby (załącznik nr 1), - zgoda na publikację wizerunku ( załącznik nr 2), - umowa - projekt. Wójt Gminy Dobromierz (-) Jerzy Ulbin

3 .. (pieczęć adresowa Wykonawcy) REGON. telefon. faks OFERTA W odpowiedzi na zapytanie ofertowe pn. Organizacja obozu rekreacyjnego z elementami żeglarstwa dla 20 osób młodzieży gimnazjalnej w wieku lat oferuję realizację przedmiotu zamówienia za cenę : Cena oferty cena organizacji obozu dla 1 osoby Cena netto...zł ( słownie:...) VAT...zł ( słownie:...) cena brutto...zł ( słownie:...) Obóz zorganizuję w miejscowości.( nazwa i adres placówki ) w następującym terminie... wyjazd w dniu... godz.. powrót w dniu... godz. Termin ważności oferty: 30 dni. Oświadczam, że: 1. posiadam uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem zamówienia, 2. posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. 3. dysponuję odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4. znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 5. nie zalegam z opłatą podatków i składek ZUS oraz nie ciążą na mnie zobowiązania podatkowe, a także nie prowadzi się w stosunku do mnie egzekucji administracyjnych z tytułu należności niepodatkowych. 6. akceptuję zastrzeżenie Zamawiającego, dotyczące możliwości zmniejszenia liczby uczestników obozu. 7. zapoznałem się ze opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz zdobyłem konieczne informacje potrzebne do właściwego wykonania zamówienia. 8. akceptuję projekt umowy i nie wnoszę do niego zastrzeżeń, Wskazuję osobę do kontaktów, odpowiedzialną za wykonanie zobowiązań umowy:... tel. kontaktowy... faks:... Do oferty załączam: miejscowość, data... (podpis i pieczęć Wykonawcy lub osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy )

4 Załącznik nr 1 KALKULACJA KOSZTÓW ORGANIZACJI OBOZU DLA 1 OSOBY Dotyczy zapytania ofertowego na Organizację obozu rekreacyjnego z elementami żeglarstwa dla 20 osób młodzieży gimnazjalnej w wieku lat. 1. wyżywienie. 2. zakwaterowanie. 3. transport. 4. realizacja programu rekreacyjnego z elementami żeglarstwa.. 5. ubezpieczenie NNW. 6. wynagrodzenie kadry.. 7. materiały pomocnicze ( np. nagrody, dyplomy ).. 8. inne.. Razem: słownie złotych... miejscowość, data... (podpis i pieczęć osoby upoważnionej)

5 Załącznik nr 2 ZGODA NA PUBLIKACJĘ WIZERUNKU Ja, niżej podpisany/a, reprezentujący: firmę. z siedzibą... REGON wyrażam zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie wizerunku mojej firmy (w tym między innymi bazy obozowej, transportu, realizacji programu obozu za wyjątkiem indywidualnych zajęć terapeutycznych i zajęć z psychologiem) przez Gminę Dobromierz z siedzibą przy Placu Wolności 24, Dobromierz. Zgoda dotyczy publikacji zdjęć związanych z pobytem dzieci z Gminy Dobromierz na obozie.. w terminie Zdjęcia będą publikowane w celach niekomercyjnych na stronie miejscowość, data... (podpis i pieczęć osoby upoważnionej do reprezentowania firmy)

6 Umowa nr.. Projekt zawarta w dniu... r. w Dobromierzu pomiędzy Gminą Dobromierz, z siedzibą przy Placu Wolności 24, Dobromierz REGON , NIP reprezentowaną przez Wójta Gminy - Jerzego Ulbina zwaną dalej Zamawiającym a. reprezentowaną/ym przez zwaną/ym dalej Wykonawcą Umowa jest następstwem dokonanego przez Zamawiającego rozeznania rynku i wyboru najkorzystniejszej oferty złożonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia GKRPA Przedmiotem umowy jest Organizacja obozu rekreacyjnego z elementami żeglarstwa dla 20 osób młodzieży gimnazjalnej w wieku lat. 2. Obóz odbędzie się w terminie od dnia do dnia 2015 r. Uczestnicy będą zakwaterowani w...pobyt rozpocznie się obiadokolacją, a zakończy się obiadem. 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników obozu, przy czym prognozowaną liczbę poda Wykonawcy w terminie 14 dni przed rozpoczęciem turnusu, a Wykonawca wyraża na to zgodę. 4. Wykonawca zobowiązuje się przedstawić Zamawiającemu w terminie 10 dni od dnia rozpoczęcia turnusu potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku do Kuratora Oświaty właściwego ze względu na miejsce siedziby lub zamieszkania organizatora wypoczynku. 2. W ramach umowy Wykonawca zabezpiecza: 1. Zakwaterowanie w namiotach maksymalnie 6 osobowych, wyposażonych w łóżka (typu kanadyjka, polowe) z materacem, kołdrą, kocem, poduszką i pościelą. Każdy namiot jest wyposażony w regał, podest na buty, wieszaki na ubrania i ławkę do siedzenia. Umywalnie i sanitariaty będą dostępne w budynku murowanym przez 24 godziny na dobę. Na terenie obozowiska będzie dostępne pomieszczenie ( np. świetlica) wyposażone w stały dostęp do energii elektrycznej, umożliwiające zasilenie telefonów komórkowych. Obiekt obozowy ogrodzony. 2. Wyżywienie: 4 posiłki dziennie (śniadanie, obiad, podwieczorek, kolacja) i stały dostęp do napojów. Stołówka mieści się w budynku murowanym i jest wyposażona w stoły, krzesła oraz sztućce, talerze, kubki i inne naczynia niezbędne do spożycia posiłków. 3. Realizację programu zgodnym z opisem przedmiotu zamówienia i złożoną ofertą. 4. Transport autokarem wyposażonym w klimatyzację na miejsce wypoczynku i z powrotem, pod opieką pedagogiczną wychowawców. Wyjazd w dniu..r. o godz. miejsce zbiórki: Dobromierz Pl. Wolności, powrót w dniu w godz.. miejsce zbiorki: Dobromierz Pl. Wolności. W trakcie transportu Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom i wychowawcom miejsca siedzące w autokarze. Na miejsce zbiórki autokar zostanie podstawiony nie później niż 2 godziny przed ustaloną godziną wyjazdu. Podstawiony autokar będzie obsługiwany przez wykwalifikowanych kierowców. Transport może odbywać się tylko autokarem sprawnym, spełniającym warunki określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. z 2015 r., poz. 305). Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przedstawienia najpóźniej w dniu poprzedzającym podstawienie autokaru ważnego zaświadczenia o sprawności autokaru, wydanego przez policjantów ruchu drogowego. W przypadku awarii pojazdu lub innej nieprzewidzianej sytuacji prowadzącej do niepodstawienia właściwego środka transportowego

7 Wykonawca ma obowiązek bezzwłocznie zapewnić bez dodatkowej opłaty przewóz zastępczy. W przypadku nie zapewnienia takiego przewozu w czasie do 1 godziny od planowego odjazdu, Zamawiającemu przysługuje prawo wynajęcia transportu na koszt Wykonawcy. Wykonawca odpowiada za stan techniczny autokaru oraz dopełnienie wszystkich wymogów ustalonych przy przewozach dzieci. Wykonawca może powierzyć wykonanie przewozu innym wykonawcom jednakże ponosi odpowiedzialność za ich czynności jak za swoje własne. 5. Ponadto Wykonawca : - zapewni suchy prowiant i napoje podczas powrotu do domu, - nie będzie pobierał żadnych opłat od uczestników obozu, - zapewni uczestnikom ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków na czas przejazdu i pobytu na obozie, - zapewni bezpłatną opiekę medyczną, lekarsko - pielęgniarską, - zapewni bezpłatny dostęp uczestników obozu do obiektów sportowych i kąpielisk, - zapewni organizację kolonii oraz kadrę pedagogiczną zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997r., w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. z 1997 r., Nr 12 poz. 67 z późn. zm.), - zapewni warunki bezpieczeństwa, a w szczególności podczas kąpieli, zgodnie z ustawą z dnia 18 sierpnia 2011 r. o bezpieczeństwie osób przebywających na obszarach wodnych (Dz. U. Nr 208, poz z późn. zm.) Wykonawca przejmuje pełną odpowiedzialność za terminowość i jakość usługi oraz właściwą opiekę nad dziećmi z miejsca wyjazdu i w drodze powrotnej, a także podczas trwania obozu. 2. Wykonawca przejmuje pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone przez uczestników podczas transportu i pobytu na obozie. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za krzywdy i szkody wynikłe na majątku i osobie uczestnika podczas transportu i pobytu na obozie. 4. Jeżeli z przyczyn niezależnych od Wykonawcy wystąpią zmiany programu w trakcie trwania wypoczynku, Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie Zamawiającego i do zorganizowania świadczeń zastępczych. W przypadku braku możliwości organizacji świadczeń zastępczych, Zamawiającemu przysługuje zwrot wartości niezrealizowanych świadczeń, przeliczony zgodnie z zawartą do oferty Kalkulacją kosztów jednego skierowania. 5. Zamawiający zobowiązuje się: 1. w terminie 14 dni przed rozpoczęciem turnusu powiadomić pisemnie Wykonawcę o prognozowanej liczbie uczestników obozu i przesłać wypełnione karty kwalifikacyjne uczestników, 2. zobligować rodziców (opiekunów prawnych dzieci) do podania wszystkich ważnych informacji dotyczących stanu zdrowia ich dziecka w szczególności chorób wrodzonych bądź nabytych, dysfunkcji oraz wykaz stałych leków przyjmowanych przez dziecko, 3. zobligować dzieci do przestrzegania na obozie obowiązujących regulaminów Ustala się cenę organizacji obozu dla 1 osoby, zgodnie z ofertą Wykonawcy. 2. Cena netto..zł, (słownie złotych...), 3. Podatek VAT 4. Cena brutto, (słownie złotych ). 5. Wartością zamówienia będzie iloczyn liczby dzieci faktycznie uczestniczących w wypoczynku i ceny organizacji obozu dla 1 osoby. 6. Wynagrodzenie płatne będzie następująco: a) I rata w kwocie zł brutto (słownie: dziewięć tysięcy złotych) w terminie od 20 lipca 2015 r. na podstawie poprawnie wystawionej faktury VAT. b) II rata, w kwocie stanowiącej różnicę między wartością zamówienia ustaloną zgodnie z ust. 5 a kwotą I raty, po zakończeniu realizacji zamówienia, w terminie do 14 dni od dnia złożenia przez Wykonawcę poprawnie wystawionej faktury VAT.

8 7. Wynagrodzenie Zamawiający zapłaci przelewem na konto Wykonawcy Wykonawca ma prawo odwołania organizacji wypoczynku z przyczyn od siebie niezależnych: klęski żywiołowe, działania wojenne, decyzja władz państwowych lub innych instytucji. 2. W przypadku, o którym mowa w ust.1, Wykonawca zwraca Zamawiającemu wartość zapłaconego wynagrodzenia w terminie 7 dni od dnia wezwania. W przypadku przekroczenia terminu płatności Zamawiającemu przysługują ustawowe odsetki. 3. W przypadku nie wywiązania się przez Wykonawcę z umowy lub rezygnacji z jej wykonania z innych przyczyn niż określone w ust. 1, Zamawiający pomniejszy wynagrodzenie Wykonawcy o wartość niezrealizowanych świadczeń wyliczoną na podstawie załączonej do oferty Kalkulacji kosztów jednego skierowania lub odstąpi od zapłaty wynagrodzenia, a jeżeli płatność I raty wynagrodzenia zostanie dokonana, Wykonawca zwróci Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia rezygnacji z wykonania zamówienia, zapłaconą wartość wynagrodzenia powiększoną o ustawowe odsetki Zamawiający ma prawo do : 1) bezpośredniego kontaktu z dziećmi w trakcie trwania turnusu, w formie rozmowy telefonicznej, 2) odwiedzin dzieci w miejscu pobytu, 3) wizji lokalnej bazy kolonijnej przed rozpoczęciem turnusu lub w trakcie jego trwania. 2. W razie trudności wynikających w trakcie pobytu dzieci Zamawiający będzie się zwracać z problemami bezpośrednio do kierownika obozu. 9. Umowa nabiera mocy prawnej w momencie podpisania jej przez obie strony Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają dla ich ważności zachowania formy pisemnej w formie aneksu. 2. Niedopuszczalna jest zmiana postanowień umowy w stosunku do treści oferty chyba, że konieczność wprowadzenia takich zmian wyniknie z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego. 11. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 12. Ewentualne spory, mogące wyniknąć na tle stosowania umowy będą rozstrzygane polubownie, a w przypadku gdy nie będzie to możliwe, zostaną skierowane do rozstrzygnięcia przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 13. Integralną część umowy stanowią: 1. zapytanie ofertowe, 2. oferta Wykonawcy, 3. zgoda na publikację wizerunku, 4. kalkulacja kosztów organizacji obozu dla 1 osoby. 14. Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Zamawiający Wykonawca.