MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ WP.VII Kraków, r. Pani Barbara Baczyńska Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Gorlicach Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, przeprowadził kontrolę problemową w kierowanej przez Panią jednostce w dniach 8-9, czerwca 2010 roku. Celem kontroli była ocena organizowania szkoleń przez Powiatowy Urząd Pracy w Gorlicach, zgodnie ze standardami usług rynku pracy określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca w sprawie standardów usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 314) oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 315). Kontrolą objęto okres od roku do roku. Kontrolą objęto zadania ujęte w budżecie zadaniowym Wojewody Małopolskiego - Funkcja 14, Zadanie 14.1 Wspieranie zatrudnienia i przeciwdziałanie bezrobociu, Podzadanie Nadzór nad publicznymi służbami zatrudnienia, Działanie Kontrola realizacji zadań urzędów pracy oraz w budżecie zadaniowym Wojewody Małopolskiego na 2010 rok - Zadanie 14.3 Zapewnienie prawidłowości działania publicznych służb zatrudnienia w tym zgodności z ustalonymi standardami usług rynku pracy, Podzadanie "Zapewnienie zgodności funkcjonowania urzędów z ustalonymi standardami usług na rynku pracy Działanie Zapewnienie klientom publicznych służb zatrudnienia usług dobrej jakości. Ilekroć w niniejszym wystąpieniu użyto następujących skrótów, oznaczają one: ustawa o promocji - ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.), rozporządzenie w sprawie standardów - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie standardów usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 314), rozporządzenie w sprawie warunków - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 315), ustawa prawo zamówień - ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 z późn. zm.), Kontrola dotyczyła następujących tematów: I. Zagadnienia organizacyjne. II. Sposób organizacji usługi szkoleń w oparciu o standard szkoleń, obejmujący postępowania dotyczące: 1) Zbadanie sposobu rozpowszechniania informacji o możliwościach i zasadach korzystania ze szkoleń; 2) Analiza procedury diagnozowania potrzeb szkoleniowych rynku pracy; 3) Zbadanie prawidłowości sporządzania planu szkoleń; 4) Zlecanie realizacji szkoleń; 5) Badanie sposobu kierowania osób uprawnionych na szkolenia; 6) Analiza metod monitorowania szkoleń; Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 - 2-7) Badanie realizacji zasad finansowania kosztów egzaminów, uzyskania licencji lub studiów podyplomowych; 8) Weryfikacja sposobu udzielania pożyczki szkoleniowej bezrobotnemu lub żołnierzowi rezerwy; 9) Metody badania skuteczności i efektywności szkoleń; 10) Czy przeprowadzone szkolenie zwiększyły szanse na zatrudnienie osób bezrobotnych? 11) Ustalenie liczby specjalistów ds. rozwoju zawodowego; 12) Mierniki zastosowane do oceny skuteczności i efektywności szkoleń; 13) Weryfikacja sposobu współpracy instytucji szkoleniowych z urzędem pracy. Na podstawie analizy zgromadzonego w toku kontroli materiału dowodowego oraz ustaleń kontroli zawartych w protokole kontroli, podpisanym 2 listopada 2010 roku, przez Panią Barbarę Baczyńską Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Gorlicach, dokonuje się następującej oceny realizacji badanych zagadnień: I. Zagadnienia organizacyjne Realizacja obowiązku ustawowego związanego z wyodrębnieniem w urzędzie pracy Centrum Aktywizacji Zawodowej (CAZ) zgodnie z art. 9b ust. 1 i 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tj. Dz. U. z 2008 roku Nr 69, poz. 415 z późn. zmianami) w związku z art. 30 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 roku o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2009 roku Nr 6, poz. 33), została oceniona podczas odrębnej kontroli doraźnej jednostki, przeprowadzonej na podstawie dyspozycji Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w dniach od 30 lipca 2010 roku do 30 sierpnia 2010 roku (wystąpienie z dnia 3 listopada 2010 roku, znak: WP.VII ). W związku z przeprowadzoną kontrolą doraźną w powyższym zakresie (wystąpienie z dnia 3 listopada 2010 roku, znak: WP.VII ), zagadnienie nie podlegało ocenie. II. Skuteczność i prawidłowość realizacji przez powiatowe urzędy pracy usługi szkoleń w oparciu o standard szkoleń w tym: 1) Zbadanie sposobu rozpowszechniania informacji o możliwościach i zasadach korzystania ze szkoleń; Zadanie realizowane zgodnie z 27 rozporządzenia o warunkach oraz punktem 1 części V rozporządzenia w sprawie standardów. 2) Analiza procedury diagnozowania potrzeb szkoleniowych rynku pracy: Powiatowy Urząd Pracy w Gorlicach opracował materiał zbiorczy pn. Diagnoza zapotrzebowania na zawody i specjalności na lokalnym rynku pracy zawierający Listy zawodów i specjalności oraz wykazy potrzeb szkoleniowych osób uprawnionych do szkolenia na 2009 i 2010 rok, zgodnie z wymogami 28 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie warunków, oraz pkt 2 część V rozporządzenia w sprawie standardów. Właściwa realizacja 28 pkt 1 i 2 oraz pkt 2. części V rozporządzenia w sprawie standardów.

3 - 3-3) Zbadanie prawidłowości sporządzania planu szkoleń: Zgodnie z pkt 3 części V rozporządzenia w sprawie standardów, urząd przygotował Projekt planu szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy do realizacji w 2009 i 2010 roku. Plan szkoleń zawiera uzasadnienie wyboru kierunków szkoleń, popartego argumentami wynikającymi z przeprowadzonych analiz materiałów źródłowych i przeprowadzonych badań ankietowych. Realizacja zadania zgodna z wymogami określonymi w 30 rozporządzenia w sprawie warunków oraz postępowaniem, określonym w pkt 3 części V rozporządzenia w sprawie standardów. 4) Zlecanie realizacji szkoleń: Powiatowy Urząd Pracy w Gorlicach w 2009 roku stosował tryb przetargu z wolnej ręki zarówno w przypadku organizacji szkoleń indywidualnych jak i grupowych, wynikający z zapisu art. 66 w powiązaniu z art. 5 ust 1 ustawy Prawo Zamówień. Urząd sporządził odrębny dokument ustalający przyjęte i stosowane kryteria wyboru instytucji szkoleniowych, uwzględniający wszystkie kryteria zawarte w katalogu określonym w 31 ust.1 rozporządzenia w sprawie warunków. Kontrola stwierdziła uchybienie formalne, polegające na braku potwierdzenia pieczęcią z upoważnienia Starosty - Zarządzeń Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Gorlicach (działającego z upoważnienia Starosty i legitymującego się stosownym upoważnieniem w tym zakresie) wprowadzające powyższe kryteria. W 2008 roku, urząd przyjął jako dodatkowe kryteria wyboru instytucji szkoleniowych m.in. czas realizacji szkolenia.( 0-3 pkt.) dostępność miejsca szkolenia. (0-2 pkt.) liczby instruktorów do zajęć praktycznych (jeżeli dotyczy) (0-2 pkt.) program szkolenia wzbogacony o dodatkowe elementy, w szczególności większa liczba zajęć praktycznych (0-7pkt). posiadanie doświadczenia z zakresu realizacji szkoleń o podobnej tematyce (0-2 pkt). W 2010 roku urząd dokonuje wyboru instytucji szkoleniowych do organizacji szkoleń grupowych z zastosowaniem trybu określonego w ustawie Prawo Zamówień tzn. przetargu nieograniczonego. Przyjęte Zarządzeniem Dyrektora PUP w Gorlicach kryteria (po uzupełnieniu właściwą pieczęcią z upoważnienia starosty), spełniają wymóg 31 ust.1 rozporządzenia w sprawie warunków. Za podstawowe kryteria wyboru instytucji szkoleniowych uznano: cenę oferty, kwalifikacje i umiejętności kadry dydaktycznej oraz certyfikat jakości usług. Zamawiający przypisuje odpowiednim kryteriom wagi procentowe. W przypadku analizowanej dokumentacji szkoleń Urząd zastosował m.in. następujące wartości: cena oferty brutto 60%, kwalifikacje i umiejętności kadry dydaktycznej 39%, certyfikat jakości usług 1%. Pozostałe kryteria zawarte są w SIWZ oraz w załącznikach do SIWZ. W 2010 roku urząd uwzględnia dodatkowe kryterium tzn. dostępność miejsca szkolenia z przypisaną punktacją od 0-6 pkt. Wątpliwość budzi, brak sprecyzowanego opisu sposobu oceny

4 - 4 - tzn. przyznawania punktacji w przypadku zarówno ww. kryterium jak i kryterium pn. zaangażowanie instytucji szkoleniowej w pozyskanie miejsc pracy dla przeszkolonych osób. Zarządzeniem 11/2008 z 6 maja 2008 roku, zmienionym Zarządzeniem Nr 5/2010 z 1 lutego 2010 roku powołano 5 osobową Komisję Przetargową oraz opracowano Regulamin do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie organizowania szkoleń Realizacja zadania wykazała brak: potwierdzenia pieczęcią upoważnienia Starosty - Zarządzeń Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Gorlicach (działającego z upoważnienia Starosty i legitymującego się stosownym upoważnieniem w tym zakresie), wprowadzające ustalone kryteria wyboru instytucji szkolących na 2009 i 2010 r. brak jednoznacznego sprecyzowania, przyjętego sposobu oceny kryteriów tj.. dostępność miejsca szkolenia oraz zaangażowania instytucji szkoleniowej w pozyskanie miejsc pracy (w zakresie przyjętej do oceny punktacji) wyboru jednostki szkolącej. 5) Badanie sposobu kierowania osób uprawnionych na szkolenia Wnioski wynikające z ustaleń kontroli: Tryb kierowania osób bezrobotnych na szkolenia, realizowany jest zgodnie z 34 i 35 rozporządzenia w sprawie warunków oraz zgodnie z pkt 5 i 6 części V rozporządzenia w sprawie standardów, dotyczy to zarówno szkoleń grupowych, szkoleń na wniosek osoby (tzw. indywidualnych) jak i szkoleń z zakresu aktywnego poszukiwania pracy, czy zajęć w klubie pracy. Informacje wymagane ppkt 5.6 i 6.7 części V rozporządzenia w sprawie standardów, urząd odnotowuje w jednym z następujących dokumentów bezrobotnych: formularzu IPD, karcie ewidencyjnej osoby korzystającej z poradnictwa zawodowego, szkolenia i uczestnictwa w klubie pracy lub karcie rejestracyjnej osoby skierowanej. Realizacja zadania zgodna z wymogami określonymi w 34 oraz 35 rozporządzenia w sprawie warunków oraz postępowaniem określonym w punkcie 5 i 6 części V rozporządzenia w sprawie standardów. 6) Analiza metod monitorowania szkoleń. Wnioski wynikające z ustaleń kontroli: Monitorowanie przebiegu szkoleń grupowych odbywa się zgodnie z uwzględnieniem wszystkich elementów określonych w 36 rozporządzenia w sprawie warunków oraz punktem 7 części V rozporządzenia w sprawie standardów. Natomiast nie wszystkie szkolenia indywidualne są wizytowane. Urząd dokonuje wizytacji wybranych szkoleń zgodnie z przyjętym Planem kontroli na dany rok kalendarzowy, tzn. przyjęto zasadę wizytacji 1 szkolenia na kwartał. Urząd dokonuje wizytacji szkolenia indywidualnego także w sytuacji zgłoszenia przez uczestnika szkolenia nieprawidłowości z przebiegu jego realizacji. Wyjaśnienie Dyrektora urzędu, zawarte w piśmie znak PUPI-MS-091-3/10 z 10 listopada 2010 roku, potwierdzające przyjęty sposób postępowania, pozwala przyjąć powyższe po uzupełnieniu przyjętej zasady o merytoryczne uzasadnienie wyboru konkretnych szkoleń podlegających wizytacji.

5 - 5 - Urząd powinien wizytować szkolenia, aby cel przepisu określonego 36 pkt 1 rozporządzenia w sprawie warunków mógł zostać zrealizowany, konieczne jest wykonanie wszystkich elementów monitoringu adekwatnie do potrzeb, co zostało wykazane w protokole z kontroli w pkt 5 na str. 9. Odstąpienie od realizacji wizytacji szkolenia, każdorazowo wymaga wyczerpującego uzasadnienia z podaniem powodu takiego działania. Natomiast podczas kontroli monitoringu szkoleń w Urzędzie, nie stwierdzono aby w każdym badanym szkoleniu indywidualnym w którym wizytacja nie została przeprowadzona, istniały udokumentowane powody odstąpienia urzędu od wizytacji. 7) Badanie zasad finansowania kosztów egzaminów, uzyskania licencji lub studiów podyplomowych. Urząd realizuje procedurę dofinansowania kosztów studiów podyplomowych zgodnie z 39 rozporządzenia w sprawie warunków oraz zgodnie z pkt 8. części V rozporządzenia w sprawie standardów. 8) Weryfikacja sposobu udzielania pożyczki szkoleniowej bezrobotnemu lub żołnierzowi rezerwy. Wnioski wynikające z ustaleń kontroli: Urząd w 2009 roku oraz do dnia przeprowadzenia kontroli nie otrzymał żadnego wniosku o udzielenie pożyczki na sfinansowanie kosztów szkolenia, zwanej pożyczką szkoleniową. Zamieszczono na stronie internetowej Urzędu informację, dotyczącą realizacji 38 pkt 1 rozporządzenia w sprawie warunków oraz pkt 9 części V rozporządzenia w sprawie standardów. 9) Metody badania skuteczności i efektywności szkoleń. Urząd dokonał analizy skuteczności i efektywności szkoleń z uwzględnieniem elementów wymienionych w 40 rozporządzenia w sprawie warunków. Zadanie realizowane prawidłowo. Urząd upowszechnia informacje o wskaźnikach skuteczności i efektywności zgodnie z pkt części V rozporządzenia w sprawie standardów, opracowując i rozpowszechniając raporty pn. Analizy skuteczności i efektywności szkoleń na dany rok jak również Analizy efektywności i skuteczności szkoleń w ramach Klubu Pracy. 10) Czy przeprowadzone szkolenie/szkolenia zwiększyły szansę na zatrudnienie osób bezrobotnych? Powiatowy Urząd Pracy w Gorlicach podjął czynności zmierzające do zwiększenia szansy zatrudnienia bezrobotnym poprzez umożliwienie nabycia przez uczestników szkoleń uprawnień zawodowych lub zyskanie umiejętności zawodowych. Nie opracowano wewnętrznych dokumentów dotyczących zasad doboru na szkolenia osób bezrobotnych i poszukujących pracy. Rekrutacja dokonywana jest jednocześnie przez doradców zawodowych i pośredników pracy przy współpracy specjalisty ds. rozwoju zawodowego. Z badanych akt wynika, że wszystkie osoby bezrobotne skierowane na szkolenia spełniały kryteria doboru określone dla danego szkolenia. Zadanie realizowane było prawidłowo.

6 - 6-11)Ustalenie liczby specjalistów do spraw rozwoju zawodowego. Urząd ustalił minimalną liczby specjalistów ds. rozwoju zawodowego na 2009 i 2010 rok, Zarządzeniem Dyrektora PUP w Gorlicach Nr 19/2008 z 23 września 2008 r., zmienione Zarządzeniem Nr 13/2009 z 29 września 2009 r. w sprawie ustalenia minimalnej liczby pracowników realizujących usługi rynku pracy; pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego i informacji zawodowej, organizowania szkoleń oraz pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy. Zgodnie z wymogiem 42 pkt 2 rozporządzenia w sprawie warunków tj. na dwóch pośredników pracy zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy zatrudnia co najmniej jednego specjalistę ds. rozwoju zawodowego w co najmniej połowie pełnego wymiaru czasu pracy. Liczba specjalistów ds. rozwoju zawodowego jest wystarczająca. Realizacja zdania zgodna, z wymogiem 42 pkt 2 rozporządzenia w sprawie warunków. 12)Mierniki stosowane do oceny skuteczności i efektywności szkoleń. Podstawowe mierniki stosowane w analizach opracowywanych przez urząd szczegółowo wskazano w protokole str. 12. Urząd opracował materiały analityczne w formie raportów m. in. Analiza skuteczności i efektywności szkoleń w 2009 roku oraz Analiza efektywności i skuteczności szkoleń pn. Umiejętność aktywnego poszukiwania pracy realizowane w ramach Klubu Pracy w 2009 roku, w których przedstawił m.in. szczegółowo analizę zastosowanych mierników. 13)Weryfikacja sposobu współpracy instytucji szkoleniowych z urzędem pracy. Z uzyskanych w toku kontroli informacji i zestawień wynika, iż w okresie od początku 2007 do 15 czerwca 2010 roku, Powiatowy Urząd Pracy w Gorlicach zrealizował ponad 200 szkoleń grupowych i indywidualnych finansowanych m.in. Funduszu Pracy oraz Europejskiego Funduszu Społecznego. Szkolenia powyższe prowadziło 40 instytucji szkolących m. in. z Warszawy, Krakowa, Nowego Sącza, Krosna, Rzeszowa, Poznania, Łodzi, Wrocławia, Lublina. Większość instytucji w analizowanym okresie prowadziła szkolenia 1-2 razy. W przypadku 1 jednostki szkolenia w 2008 roku przeprowadzono 25 razy w roku, 22 w 2008 roku, 8 razy w 2009 roku oraz 2 razy w 2010 roku. Końcową ocenę określa się jako pozytywną ze stwierdzeniem nieprawidłowości. Ocena powyższa wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości wynikających z: 1. braku pełnej realizacji 36 rozporządzenia w sprawie warunków. Odstąpienie od realizacji wizytacji szkolenia, każdorazowo wymaga wyczerpującego uzasadnienia z podaniem powodu takiego działania. Nie stwierdzono aby w każdym badanym szkoleniu indywidualnym, w którym wizytacja nie została przeprowadzona, istniały udokumentowane powody odstąpienia urzędu od wizytacji. 2. braku potwierdzenia właściwą pieczęcią z upoważnienia Starosty, Zarządzenia Dyrektora PUP w Gorlicach w sprawie ustalenia kryteriów wyboru instytucji szkoleniowych do przeprowadzenia szkoleń organizowanych przez urząd - niezgodne z 31 ust 2 rozporządzenia w sprawie warunków.

7 brak jednoznacznego sprecyzowania, przyjętego sposobu oceny kryterium zaangażowania instytucji szkoleniowej w pozyskanie miejsc pracy (w zakresie przede wszystkim przyjętej punktacji) wyboru jednostki szkolącej. Biorąc pod uwagę rodzaj i skalę wykazanych powyżej nieprawidłowości stwierdza się, że mają one charakter zarówno merytoryczny jak i formalny. Przedstawiając powyższe ustalenia, proszę Panią Dyrektor o podjęcie stosownych działań, zmierzających do wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości poprzez: wizytowanie szkoleń, zgodnie z 36 pkt 1 rozporządzenia w sprawie warunków, doprecyzowanie sposobu oceny wszystkich kryteriów wyboru instytucji szkoleniowej wymaganych 31 rozporządzenia w sprawie warunków w zakresie przyznawania przyjętej do oceny punktacji, potwierdzenie właściwą pieczęcią z upoważnienia Starosty, Zarządzeń Dyrektora PUP w Gorlicach w sprawie ustalenia kryteriów wyboru instytucji szkoleniowych do przeprowadzenia szkoleń organizowanych przez urząd. O sposobie realizacji przedstawionych powyżej wniosków proszę mnie poinformować, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Informuję Panią Dyrektor, iż na podstawie art. 113 ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy przysługuje Pani Dyrektor uprawnienie do złożenia zastrzeżeń do zaleceń pokontrolnych, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie, na gruncie art. 113 ust. 4 i 5 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy jest Pani Dyrektor zobowiązana: 1) w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków, 2) w przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków, mając na uwadze zmiany wynikające z uwzględnionych zastrzeżeń. Otrzymują: Z up. Wojewody Małopolskiego 1 x Adresat (-) Małgorzata Lechowicz 1 x Starosta Gorlicki Dyrektor 1 x aa Wydziału Polityki Społecznej