WP.VII Kraków, r. Protokół kontroli

Transkrypt

1 Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Wydział Polityki Społecznej WP.VII Kraków, r. Protokół kontroli Kontrolę problemową zrealizowano w Powiatowym Urzędzie Pracy w Zakopanem, mieszczącym się przy ul. Ks Stolarczyka 14 w Zakopanem, zwanym dalej Urzędem. W okresie objętym kontrolą, funkcję Dyrektora Urzędu pełnił Pan Jan Gąsienica-Walczak na podstawie powołania Starosty Tatrzańskiego z 1 czerwca 2004 roku, zgodnie z art. 142 ust. 3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, funkcję Zastępcy Dyrektora - Pani Krystyna Grzeszczak. [dowód z akt kontroli str ] Kontrolę w okresie od 21 do 24 września 2010 roku, przeprowadził Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w składzie: - Joanna Stadnik Starszy Inspektor w Wydziale Polityki Społecznej (Upoważnienie nr 30-1/10 z roku), - Anna Nawrot Starszy Inspektor w Wydziale Polityki Społecznej (Upoważnienie nr 30-1/10 z roku). [dowód z akt kontroli str ] Przedmiotem kontroli była realizacja przez Powiatowy Urząd Pracy w Zakopanem usług w zakresie organizacji szkoleń, zgodnie ze standardem szkoleń, w okresie 2009 roku do dnia 29 września 2010 roku oraz w zakresie ustalenia instytucji szkoleniowych, którym Urząd zlecał przeprowadzenie szkoleń w okresie od 2007 roku do dnia kontroli na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z dnia 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie standardów usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 314) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 315). Ilekroć w niniejszym protokole użyto następujących skrótów, oznaczają one: - ustawa o promocji zatrudnienia - ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r., Nr 69, poz. 415 z późn. zm.), - rozporządzenie o standardach - Rozporządzeniami Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie standardów usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 314), - rozporządzenie o warunkach - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 315), Kontrola objęła zagadnienia określone w programie kontroli szkoleń, opracowanym przez Oddział do Spraw Rynku Pracy oraz Zatrudnienia Socjalnego, Wydziału Polityki Społecznej, Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie tj.: I. Zagadnienia organizacyjne. II. Sposób organizacji usługi szkoleń w oparciu o standard szkoleń. 1) Informowanie o możliwościach korzystania ze szkoleń Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 2) Diagnozowanie potrzeb rynku pracy. 3) Sporządzanie i upowszechnianie planu szkoleń. 4) Zlecanie realizacji szkoleń. 5) Kierowanie na szkolenia. 6) Monitorowanie przebiegu szkoleń. 7) Realizacja zasad finansowania kosztów egzaminów, uzyskania licencji lub studiów podyplomowych. 8) Sposób udzielenia pożyczki szkoleniowej bezrobotnemu lub żołnierzowi rezerwy. 9) Sporządzanie analizy skuteczności i efektywności szkoleń. 10) Zbadanie, jak szkolenia realizowane w Urzędzie zwiększyły szansę na zatrudnienie osób bezrobotnych. 11) Ustalenie liczby specjalistów ds. rozwoju zawodowego. 12) Mierniki oceny skuteczności i efektywności szkoleń. 13) Weryfikacja sposobu współpracy instytucji szkoleniowych z Urzędem. Kontrola dotyczyła zadań ujętych w budżecie zadaniowym Wojewody Małopolskiego w 2009 roku Funkcja 14, Zadanie 14.1 Wspieranie zatrudnienia i przeciwdziałanie bezrobociu, Podzadanie Nadzór nad publicznymi służbami zatrudnienia, Działanie Kontrola realizacji zadań urzędów pracy oraz w 2010 roku - Funkcja 14 Rynek pracy, Zadanie 14.3 Budowa nowoczesnych stosunków pracy, Podzadanie Nadzór i Kontrola, Działanie Kontrola zadań realizowanych przez samorządy terytorialne. W okresie objętym kontrolą, Urząd obsługiwał osoby bezrobotne wg stanu na dzień: rok rok liczba osób bezrobotnych z prawem do zasiłku bez prawa do zasiłku stopa bezrobocia 8,6% 9,3% Zakres terytorialny działania Urzędu obejmuje gminy: Zakopane, Biały Dunajec, Bukowina Tatrzańska, Kościelisko, Poronin. Ustalenia kontroli: Ustaleń z kontroli dokonano w oparciu o analizę dokumentów, danych statystycznych oraz na podstawie wyjaśnień ustnych i pisemnych udzielonych przez, Specjalistę ds. Rozwoju Zawodowego Panią Joannę Michalik. I. Zagadnienia organizacyjne. W okresie objętym kontrolą, działanie Urzędu określił Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Zakopanem, zatwierdzony Uchwałą Nr 197/34/08 Zarządu Powiatu Tatrzańskiego z dnia 30 września 2008 roku ze zmianami wprowadzonymi Uchwałą Nr 328/42/09 Zarządu Powiatu Tatrzańskiego z 7 grudnia 2009 roku, dotyczącymi utworzenia Centrum Aktywizacji Zawodowej, podlegające Z-cy Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Zakopanem. Realizacja obowiązku ustawowego związanego z wyodrębnieniem w Urzędzie Centrum Aktywizacji Zawodowej (CAZ) zgodnie z art. 9b ust. 1 i 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tj. Dz. U. z 2008 roku Nr 69, poz. 415 z późn. zmianami) w związku z art. 30 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 roku o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz o zmianie niektórych innych 2

3 ustaw (Dz. U. z 2009 roku Nr 6, poz. 33), została oceniona podczas odrębnej kontroli doraźnej jednostki, przeprowadzonej na podstawie dyspozycji Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w dniach od 30 lipca 2010 roku do 30 sierpnia 2010 roku (wystąpienie z dnia 3 listopada 2010 roku, znak: WP.VII ). Zgodnie z przyjętą strukturą organizacyjną w okresie objętym kontrolą, usługi rynku pracy realizował Dział Aktywizacji Zawodowej. Bezpośredni nadzór nad Działem Aktywizacji Zawodowej, w którym realizowane jest zadanie szkoleń, sprawuje Zastępca Dyrektora Urzędu. Kierownikiem Działu był Pan Bartłomiej Szczerba. Szkolenia realizuje jeden specjalista ds. rozwoju zawodowego. II. Sposób organizacji usługi szkoleń w oparciu o standard szkoleń. 1) Informowanie o możliwościach korzystania ze szkoleń. Zgodnie z zapisem 27 rozporządzenia o warunkach, Urząd informował wszystkie osoby bezrobotne o tematach szkoleń, możliwościach uczestnictwa i zasadach naboru oraz świadczeniach przysługujących bezrobotnym kierowanym na szkolenia. 2) Diagnozowanie potrzeb rynku pracy. Podczas badania sposobu diagnozowania potrzeb rynku pracy w zakresie szkoleń, stwierdzono, że Urząd przygotował na 2009 i 2010 rok opracowania analityczne dotyczące zawodów i specjalności najbardziej poszukiwanych na lokalnym rynku pracy oraz wykaz potrzeb szkoleniowych osób uprawnionych do szkolenia. Powyższe materiały analityczne zawierają wszystkie elementy wymienione w 28 i 29 rozporządzenia o warunkach. 3) Sporządzanie i upowszechnianie planu szkoleń. Zgodnie z pkt 3 części V rozporządzenia o standardach, Urząd przygotował projekt planu szkoleń na 2009 i 2010 rok, przedstawił do konsultacji i akceptacji kierownikom odpowiednich działów i komórek organizacyjnych. Zatwierdzenia ostatecznej wersji planu szkoleń dokonał Zastępca Dyrektora Urzędu. Następnie badaniu poddano poszczególne części składowe Planu Szkoleń na 2009, 2010 rok i stwierdzono, że odpowiadają one zapisom 30 pkt 1 rozporządzenia o warunkach. Plan Szkoleń upowszechniono zgodnie z zapisem pkt 3.4. części V rozporządzenia o standardach. 4) Zlecanie realizacji szkoleń. Szkolenia w Urzędzie realizowane są na podstawie Regulaminu Szkoleń ustanowionego Zarządzeniem Nr 8/2008 Zastępcy Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Zakopanem. Wybór instytucji szkoleniowej W 2009 roku postępowanie w sprawie zlecania organizacji kontrolowanych szkoleń prowadzono w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 66, w związku z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 Nr 223, poz z późn. zm.), zgodnie z zarządzeniem nr 11/2008 Zastępcy Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Zakopanem z dnia 5 maja 2008 roku, w sprawie: wprowadzenia Regulaminu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych. W ramach powyżej wskazanego trybu postępowania, Urząd przygotowuje ogłoszenie o wszczęciu postępowania na zakup usługi szkolenia zawodowego. Z dokumentacji szkoleń oraz z wyjaśnień specjalisty ds. rozwoju zawodowego wynika, że Urząd rozesłał to ogłoszenie wraz z formularzem cenowym do instytucji szkoleniowych, prowadzących szkolenia z danego kierunku szkolenia, współpracujących z PUP. 3

4 Formularz cenowy podpisany przez Z-cę Dyrektora Urzędu, rozsyłany na etapie rozeznania rynku, zawiera następujące kryteria z 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach: -koszty szkolenia -zakres programu szkolenia, -sposób nadzorowania przebiegu szkolenia, -sposób sprawdzania efektów szkolenia, -wykaz i opis pomieszczeń, materiałów dydaktycznych oraz posiadanego sprzętu, -możliwość pozyskania miejsc pracy dla uczestników kursu. Następnie instytucje szkoleniowe składają wypełnione formularze cenowe ogólne z programem szkolenia (ofertą) do Urzędu. Specjalista ds. rozwoju zawodowego wyjaśnił, że cyt. Po analizie dokumentów wybrano firmę, której program szkolenia najbardziej odpowiada oczekiwaniom Zamawiającego i zaproszono danego Wykonawcę do negocjacji. (...) Powyższe wskazuje, że PUP przed zleceniem szkolenia, a więc wezwaniem tylko jednej wybranej przez siebie Firmy (poprzez wysłanie zaproszenia do negocjacji) zgodnie z treścią ww artykułu ustawy PZP, przeprowadza rozeznanie rynku, mając na względzie zapewnienie najwyższej jakości szkolenia przy najbardziej konkurencyjnej cenie. W dokumentacji szkoleń nie znaleziono notatki bądź dokumentu będącego analizą, czy oceną przesłanych ofert. Z badania dokumentacji szkoleń wynika również, że pismo będące zaproszeniem do negocjacji składa się z formularza cenowego (które stanowi załącznik do zaproszenia) a także z dodatkowych wymogów zawierających dwa kryteria wyboru z 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach, nie ujętych w formularzu cenowym, tj. zaświadczenie o ukończeniu szkolenia i określenie kadry dydaktycznej. Zaproszenie do negocjacji podpisane jest przez Z-cę Dyrektora Urzędu. Następnie, po przeprowadzeniu negocjacji, Urząd w protokole dokonuje oceny spełnienia warunków określonych w zaproszeniu do negocjacji na podstawie metody spełnia, nie spełnia, lecz nie dotyczy to warunków określonych we wskazanym powyżej paragrafie rozrządzenia o warunkach. Z powyższych działań Urzędu wynika, że w ofertach instytucji szkoleniowych składających formularze cenowe było zawartych osiem elementów stanowiących odniesienie do ośmiu kryteriów z 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach. [dowód z akt kontroli str ] Powyższe ustalono na podstawie badania szkoleń grupowych: - Fryzjer z elementami wizażu i makijażu, - Kurs spawania blach i rur spoinami pachwinowymi metodą Tig i Mag. W przypadku każdego z powyższych szkoleń: 1. zrealizowano zapis pkt 5.1 części V rozporządzenia o standardach, poprzez ogłoszenia o rozpoczęciu przetargu będące informacją o szkoleniach przewidzianych do realizacji, 2. wszystkie formularze cenowe będące wzorem nie przedstawiały informacji wymaganych w ppkt 2, 5, i 7 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach, natomiast do ofert składanych przez firmy szkoleniowe dołączone były dokumenty odpowiadające kryterium z ppkt 2 i 7 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach, 3. program szkolenia przedstawiony przez firmy szkoleniowe, zawiera elementy wymagane 32 pkt 4 rozporządzenia o warunkach, 4. w aktach znajdują się zaświadczenia o wpisie do Rejestru Instytucji Szkoleniowych. W dokumentacji stwierdzono brak: 1. jednego kryterium określonego w ppkt 5 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach w zaproszeniu do negocjacji oraz w ofertach składanych przez instytucje szkoleniowe, 2. trzech kryteriów określonych w ppkt 2, 5, 7, 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach w formularzu cenowym, wysyłanym we wstępnym rozeznaniu, 4

5 3. udokumentowanego wyboru jednostki zaproszonej do negocjacji, potwierdzającego że przy wyborze kierowano się kryteriami wyboru określonymi w 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach, uwzględniając najwyższą jakość szkolenia przy najniższej cenie, 4. stosowania pieczęci z upoważnienia starosty, który ustala, jakimi kryteriami będzie kierował się Urząd podejmując decyzję o wyborze instytucji szkoleniowej, na podstawie 31 pkt 2 rozporządzenia o warunkach. W związku ze zmianą sposobu organizacji szkoleń w 2010 roku, pobrano do zbadania szkolenie grupowe z zakresu grafiki komputerowej, nr AZ /2010. Postępowanie w sprawie zlecania organizacji szkolenia prowadzono w trybie art. 4 pkt 8, tj. bez zastosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 Nr 223, poz z późn. zm.). W ramach tego trybu zlecania, Urząd przygotował: - Ogłoszenie o wszczęciu postępowania, podpisane przez Z-cę Dyrektora Urzędu, - Załącznik nr 1 do ogłoszenia będący Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia podpisany przez Z-cę Dyrektora Urzędu, - Załącznik nr 2 do ogłoszenia, będący Formularzem cenowym opisanym powyżej, z dodatkowymi załącznikami do pobrania dla oferentów stanowiących informacje dotyczące m. in. posiadania certyfikatu jakości usług, przedłożenia wzoru zaświadczenia, wykazu osób realizujących szkolenie. Powyższe dokumenty zawierają kryteria określone w 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach. W wyniku ogłoszenia o wszczęciu postępowania do Urzędu wpłynęły dwie oferty z instytucji szkoleniowych. Jedna, zawierała wszystkie kryteria, druga nie uwzględniała informacji z zakresu posiadania certyfikatu jakości usług. Wybór udokumentowany został w protokole Nr OAiE /10, przy uwzględnieniu i ocenie jedynie jakości programu szkolenia. Pozostałe kryteria nie zostały w powyższym dokumencie uwzględnione i ocenione. W dokumentacji stwierdzono brak: 1. stosowania pieczęci z upoważnienia starosty, który ustala, jakimi kryteriami będzie kierował się Urząd podejmując decyzję o wyborze instytucji szkoleniowej, na podstawie 31 pkt 2 rozporządzenia o warunkach, 2. w protokole z wyboru ofert, uwzględnienia kryteriów określonych w ppkt pkt 1 rozporządzenia o warunkach. [dowód z akt kontroli str ] Sposób wyboru instytucji szkoleniowych dla szkoleń indywidualnych Proces wyboru instytucji szkoleniowej przebiega w sposób opisany przez specjalistę ds. rozwoju zawodowego, cyt. PUP Zakopane po uzyskaniu zgody Głównego Księgowego i Dyrektora PUP, wszczyna postępowanie na wybór instytucji szkoleniowej, poprzez rozesłanie formularza cenowego wraz z zasadami wyboru, wzorami umów i dziennika zajęć (głównie mailem) do instytucji szkoleniowych, z którymi współpracuje, wyznaczając termin składania dokumentów. Po upływie terminu składania dokumentów rozpatruje otrzymane formularze (sprawdza, czy firma spełnia wymagane kryteria) i wybiera ofertę zapewniającą najwyższą jakość szkolenia przy najbardziej konkurencyjnej cenie. Z przeprowadzonego wyboru sporządza protokół, po czym zawiadamia wyłonioną instytucję o terminie podpisania umowy. Powyższa procedura zlecania zamówienia publicznego opiera się na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych tj. realizacji zamówienia o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty euro. Na podstawie badania szkoleń indywidualnych z 2009 i 2010 roku: - kurs barmana i kelnera, - kurs kosmetyki praktycznej, - kurs florysta-bukieciarz, 5

6 ustalono, że złożone formularze cenowe zawierały wszystkie kryteria wyboru instytucji szkoleniowych zawarte w 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach. Natomiast jak wynika z dokumentacji, formularz cenowy z kryteriami wyboru nie ma cech dokumentu będącego odzwierciedleniem wymogów rozporządzenia o warunkach, w części dotyczącej ustalenia ich przez starostę. Wspomniany formularz rozsyłany jest przez specjalistę ds. rozwoju zawodowego, nie posiadającego upoważnienia do podpisywania dokumentów w imieniu starosty. [dowód z akt kontroli str. 86] W dokumentacji brak: 1. informacji w protokołach z przeprowadzenia postępowania, dotyczącej sposobu oceny ofert złożonych przez instytucje szkoleniowe w zakresie uwzględnienia wszystkich kryteriów z 31 pkt 1 rozporządzenia o warunkach, a jeżeli są, to czy zapewniają standardy jakościowe niezbędne dla danego szkolenia. Ponadto, we wspomnianym protokole, w części uzasadnienia wyboru uwzględnia się głównie cenę i termin realizacji oraz zakres programu szkolenia, 2. brak formalny ustalenia przez organ kryteriów, jakimi będzie kierował się Urząd podejmując decyzję o wyborze instytucji szkoleniowej, na podstawie 31 pkt 2 rozporządzenia o warunkach. [dowód z akt kontroli str ] Umowy o przeprowadzenie szkolenia grupowego Umowy o zorganizowanie szkolenia grupowego: - Nr AZ-553-9/09 z roku, - Nr AZ /09 z roku, - Nr AZ /10 z roku, zawierają elementy określone zapisem 32 pkt 1 i 2 rozporządzenia o warunkach. Wyjątek stanowi umowa Nr AZ-553-9/09 z dnia roku, w której nie użyto pieczęci z upoważnienia starosty. Umowy o organizację szkoleń grupowych, podpisywane są po zakończeniu postępowania dotyczącego wyboru instytucji szkoleniowej. Do umowy, Urząd na podstawie 32 pkt 3 rozporządzenia o warunkach ma obowiązek dołączyć wzór ankiety, program szkolenia, wzór dokumentu potwierdzającego ukończenia szkolenia i uzyskanie kwalifikacji. Wszystkie badane umowy zawierają załączniki określone ww przepisem. Na podstawie zawartych umów opracowano i upowszechniono w miejscach ogólnie dostępnych, ogłoszenia o szkoleniach, zgodnie z 33 rozporządzenia o warunkach. Program szkolenia złożony przez instytucje organizujące analizowane podczas kontroli szkolenia, zawiera wszystkie elementy określone 32 pkt 4 rozporządzenia o warunkach. W analizowanej dokumentacji stwierdzono brak: 1. stosowania właściwej pieczęci z upoważnienia starosty na umowie Nr AZ-553-9/09 z roku., który jest organem uprawnionym do zawierania umów w 32 pkt 1 rozporządzenia o standardach. [dowód z akt kontroli str ] Umowy o przeprowadzenie szkolenia indywidualnego Elementy umów o przeprowadzenie szkolenia indywidualnego: - AZ /09 z roku, - AZ /09 z roku, - AZ-553-3/10 z roku, odpowiadają zapisom 32 pkt 1 i 2 rozporządzenia o warunkach. W wyniku dokonania wyboru instytucji szkoleniowych, Urząd podpisał umowy, do których na podstawie 32 pkt 3 rozporządzenia o warunkach, dołączył wzór ankiety, program szkolenia, wzór dokumentu potwierdzającego ukończenia szkolenia i uzyskanie kwalifikacji. 6

7 5) Kierowanie na szkolenia. W ramach kontroli organizacji usługi szkoleń, w oparciu o standard szkoleń zbadano tryb postępowania i dokumentowania poszczególnych czynności podejmowanych przez specjalistów ds. rozwoju zawodowego. W Urzędzie, postępowanie przy kierowaniu na szkolenie grupowe zgodnie z planem szkoleń, opracowano dokumentem wprowadzonym Zarządzeniem NR 40/2009 Z-cy Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Zakopanem z 22 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu szkoleń dla osób bezrobotnych i innych uprawnionych osób zarejestrowanych w PUP w Zakopanem. Wszystkie badane szkolenia grupowe zrealizowano zgodnie z Planem Szkoleń na 2009 i 2010 rok. Na szkolenie grupowe: Fryzjer z elementami wizażu i makijażu, roku, skierowano 8 osób bezrobotnych. Spośród skierowanych, wszystkie osoby szkolenie ukończyły, 2 podjęły zatrudnienie. Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100%, efektywność 25%, natomiast koszt szkolenia wyniósł zł. Badania dokonano na podstawie dokumentacji akt skierowanych na szkolenie osób bezrobotnych o numerach ewidencyjnych: /003, /0001, 3065, /0001, /0006, /0001, /0072, /024. Na szkolenie grupowe: Kurs spawania blach rur spoinami pachwinowymi metodą TIG (141) i MAG (135), w terminie roku; skierowano 9 osób na kwotę ogólną zł. Badania dokonano na podstawie dokumentacji akt skierowanych na szkolenie osób bezrobotnych o numerach ewidencyjnych: 23054, 16085, , 16659, 6566, 23090, 20609, 22993, Z powyższych akt osób bezrobotnych wynika, że Urząd dokumentuje zdarzenia dotyczące kierowania na szkolenie ze wskazanym tematem, terminem rozpoczęcia i zakończenia szkolenia. Spośród skierowanych, wszystkie osoby szkolenie ukończyły, trzy osoby podjęły zatrudnienie. Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100%, efektywność 33%. Z analizy akt powyższych szkoleń wynika, że Urząd kieruje na szkolenie zgodnie z procedurą zawartą w 34 rozporządzenia o warunkach oraz z pkt 5 części V rozporządzenia o standardach. Kierowanie na szkolenie wskazane przez osobę uprawnioną. W ramach kontroli szkoleń indywidualnych wybrano następujące akta: Kelner - barman, rok. Szkolenie zorganizowano w wyniku złożenia wniosku indywidualnego o zorganizowanie szkolenia z roku, do którego załączone zostało oświadczenie pracodawcy o zamiarze zatrudnienia zgodnie z kierunkiem ukończonego szkolenia. W niosek rozpatrzono pozytywnie. Szkolenie zorganizowano na podstawie Umowy dla 1 osoby na kwotę zł, na które skierowano osobę o nr ewidencyjnym /0005, która ukończyła szkolenie i podjęła pracę od roku. Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100%, efektywność 100%. Kosmetyka praktyczna, rok. Szkolenie zorganizowano w wyniku złożenia przez bezrobotnego wniosku o skierowanie na szkolenie indywidualne roku wraz z uzasadnieniem. Do wniosku dołączono Oświadczenie pracodawcy z roku o zamiarze zatrudnienia bezrobotnego. Wniosek rozpatrzono pozytywnie. 7

8 Z wybraną firmą podpisano umowę dla jednej osoby bezrobotnej skierowanej przez Urząd, która podjęła pracę roku. Koszt szkolenia wynosił zł. Skuteczność szkolenia wynosi 100%, efektywność 100%. Florysta - bukieciarz, rok. Wniosek o skierowanie na szkolenie został złożony r. przez osobę bezrobotną o nr 1849 w związku z zamiarem rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Wniosek rozpatrzono pozytywnie. Skierowanie na szkolenie zawiera podpis z pieczęcią Z-cy Dyrektora Urzędu. Po ukończeniu szkolenia osoba bezrobotna rozpoczęła prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Koszt szkolenia wyniósł 3400 zł. Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100 %, efektywność 100%. Z analizy akt powyższych szkoleń wynika, że Urząd kierował na szkolenia zgodnie z procedurą zawartą w 34 pkt 2 do 5 rozporządzenia o warunkach oraz z pkt 6 części V rozporządzenia o standardach. W pozostałym zakresie sposób postępowania jest zgodny z pkt 5.6, części V rozporządzenia o standardach. W analizowanej dokumentacji stwierdzono brak: 1. daty wystawienia skierowania określonej w 34 pkt 4 rozporządzenia o warunkach, 2. uprawnienia specjalisty ds. rozwoju zawodowego do poinformowania bezrobotnych w imieniu Urzędu o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku na podstawie pkt 6.3, części V rozporządzenia o standardach, 3. właściwej pieczęci z upoważnienia starosty w skierowaniu na szkolenie, wskazanego 34 pkt 2 rozporządzenia o warunkach w aktach szkolenia: florysta bukieciarz. [dowód z akt kontroli str ] 6) Monitorowanie przebiegu szkoleń. W 2009 roku czynności dokumentacyjne dotyczące monitorowania badanych szkoleń są realizowane w zakresie: - badania zgodności faktury z wcześniejszą kalkulacją kosztów szkolenia, - analizy wyników ankiet, którą sporządza instytucja szkoleniowa, - wizytowania szkoleń grupowych. Zapis o obowiązku przedkładania dokumentacji z przebiegu szkolenia wprowadzony został do umów o przeprowadzenie szkolenia w 2 pkt 10 i 15. W 2010 roku Urząd, na podstawie dokumentów przesyłanych od instytucji szkoleniowych, sporządza pełną analizę dokumentacji w szkoleniach grupowych, określoną 36 ppkt 2 i 3 oraz pkt 7.2 do 7.5, części V rozporządzenia o standardach. Z dokumentacji szkoleń wynika również, że Urząd nie wizytował szkoleń indywidualnych. Podczas kontroli akt stwierdzono brak: 1. prowadzenia monitornigu poprzez wizytację kontrolowanych szkoleń indywidualnych, wskazaną 36 pkt 1 rozporządzenia o standardach. Z wyjaśnień Specjalisty ds. rozwoju zawodowego wynika, że w 2009 r. zorganizowano 12 szkoleń grupowych i 26 indywidualnych, w tym przeprowadzono 11 wizyt monitorujących szkolenia grupowe i 10 indywidualnych, 2. sporządzania w 2009 roku, analizy dokumentacji szkoleń przesyłanych od instytucji szkoleniowej określonej 36 pkt 3 i pkt 7.3 części V rozporządzenia o standardach. [dowód z akt kontroli str. 86] 7) Realizacja zasad finansowania kosztów egzaminów, uzyskania licencji lub studiów podyplomowych. Informację o możliwościach i zasadach dofinansowania studiów podyplomowych z Funduszu Pracy zamieszczono na stronie internetowej Urzędu, zgodnie z 39 pkt 1 rozporządzenia o warunkach oraz pkt 8.1 części V rozporządzenia o standardach. 8

9 Natomiast informacja dotyczącą finansowania kosztów egzaminów została umieszczona na stronie BIP tylko w zakresie wzorów formularzy dotyczących egzaminów i studiów. Kucharz małej gastronomii Wniosek o dofinansowanie kosztu egzaminu na tytuł zawodowy w zawodzie kucharz małej gastronomii złożył bezrobotny o nr ewidencyjnym dnia roku wraz z wymaganą dokumentacją zgodnie z 37 pkt 2 rozporządzenia o warunkach. Adnotacja w karcie rejestracyjnej zgodna z pkt 8.5 części V rozporządzenia o standardach. Umowę nr 626-2/09 podpisano roku na kwotę zł. Tego samego dnia zawarto umowę nr AZ-626-2/09 pomiędzy Starostą Tatrzańskim a instytucją szkoleniową. Po uzyskaniu tytułu zawodowego, osoba bezrobotna podjęła zatrudnienie od roku. Analityka medyczna W dniu roku złożony został wniosek o dofinansowanie studiów podyplomowych przez osobę bezrobotną o nr ewidencyjnym Umowa na dofinansowanie kosztów studiów podyplomowych zawarta przez Grodzki Urząd Pracy w Krakowie nr 11/SP/2009 z dnia roku, a kontynuowana przez PUP w Zakopanem nr 2/SP/10 z roku na kwotę zł o terminie realizacji od do roku, nie odpowiada wymogom 39 pkt 3 rozporządzenia o warunkach w zakresie określenia organu, który taką umowę ma prawo zawierać na podstawie powyżej wskazanego paragrafu. W aktach znajdują się dokumenty potwierdzające uczestnictwo i kontynuację studiów przez wnioskującą (zaświadczenie z uczelni z i roku, potwierdzające kontynuacje studiów) oraz deklarację pracodawcy z roku o zatrudnieniu bezrobotnej po zakończeniu studiów. Adnotacja w karcie rejestracyjnej o przyznaniu dofinansowania kosztów studiów podyplomowych z roku, zgodnie z umową. Urząd zrealizował obowiązki wynikające z zapisów pkt 8.7 części V rozporządzenia o standardach oraz 39 pkt 5 rozporządzenia o warunkach. Public Relations Wniosek o dofinansowanie studiów podyplomowych bezrobotna o nr ewidencyjnym złożyła roku. W aktach znajduje się pisemne potwierdzenie rozpatrzenia wniosku o dofinansowanie studiów podyplomowych z roku i deklaracja pracodawcy o zatrudnieniu wnioskującej po zakończeniu studiów. Umowa nr 1/SP/2010 z roku na dofinansowanie kosztów studiów podyplomowych zawarta przez Urząd reprezentowany przez Z-cę Dyrektora, z wnioskującą, na kwotę zł nie odpowiada wymogom 39 pkt 3 rozporządzenia o warunkach, w zakresie niewłaściwego określenia organu uprawnionego do zawierania umowy. Adnotacje w karcie rejestracyjnej zgodne z treścią pkt części V rozporządzenia o standardach. Analiza wykazała brak: 1. określenia organu w poniższych umowach oraz stosowania właściwej pieczęci z upoważnienia starosty na umowie Nr 2/SP/10 i Nr 1/SP/10, który jest organem uprawnionym do zawierania umów na podstawie 39 pkt 3 rozporządzenia o warunkach. [dowód z akt kontroli str ] 8) Sposób udzielenia pożyczki szkoleniowej bezrobotnemu lub żołnierzowi rezerwy. W okresie od stycznia 2009 roku do dnia rozpoczęcia kontroli, tj roku, do Urzędu nie wpłynął żaden wniosek o udzielenie pożyczki szkoleniowej. 9

10 9) Sporządzanie analizy skuteczności i efektywności szkoleń. Urząd raz w roku dokonuje analizy skuteczności i efektywności szkoleń, zawierającej wszystkie elementy wymienione w 40 rozporządzenia. Powyższą informację sporządzono za 2009 i 2010 rok oraz upowszechniono poprzez umieszczenie na stronie internetowej Urzędu. 10) Zbadanie, jak szkolenia realizowane w Urzędzie zwiększyły szansę na zatrudnienie osób bezrobotnych. Urząd podjął szereg czynności zmierzających do zwiększenia szansy zatrudnienia bezrobotnych poprzez szkolenia. W planie szkoleń na 2009 rok scharakteryzował osoby bezrobotne, które muszą spełniać opisane w nim warunki, aby zakwalifikować się na dane szkolenie a instytucje szkoleniowe określały dla nich wstępne warunki uczestnictwa w szkoleniu. Na tej podstawie wybierano osoby bezrobotne do szkoleń. W zależności od rodzaju analizowanego szkolenia, warunkami kwalifikującymi dla osób bezrobotnych były m. in.: - wykształcenie gimnazjalne, - wykształcenie średnie, - dobry stan zdrowia, - powyżej 50 lat życia, - podstawy znajomości j. angielskiego, - podstawy obsługi komputera. Z badanych akt wynika, że wszystkie osoby bezrobotne kierowane na szkolenia spełniały kryteria doboru określone dla danego rodzaju szkolenia. Następnie analizie poddano sposób wykorzystania nowych umiejętności i kwalifikacji przy kierowaniu absolwentów szkoleń do pracy. Badania w tym zakresie dokonano na podstawie postępowania z absolwentami następujących szkoleń: Kelner - barman. Kosmetyka praktyczna. Kurs florystyki i bukieciarstwa. Absolwenci powyższych szkoleń indywidualnych, podjęli pracę zgodnie z kierunkiem szkolenia. Fryzjerstwo. Na szkolenie skierowano 8 bezrobotnych. Spośród nich zatrudniono po szkoleniu 2 osoby, natomiast w stosunku do pozostałych podejmowano czynności mające na celu uzyskanie przez nich zatrudnienia. Absolwentów szkolenia informowano o ofertach pracy będących w dyspozycji Urzędu oraz były wzywane w celu przedłożenia propozycji pracy bądź innej usługi rynku pracy i jak wynika z karty rejestracyjnej osoby bezrobotnej, ze skutkiem negatywnym. W czasie 6 miesięcy od zakończenia szkolenia do Urzędu wpłynęły 3 oferty pracy w zawodzie fryzjera. Na żadną z tych ofert nie zatrudniono absolwentów szkolenia, z powodu odmowy pracodawców. Kurs spawania blach i rur spoinami pachwinowymi metodą TIG i MAG. Na szkolenie skierowano 9 osób. Trzy osoby spośród uczestników podjęły zatrudnienie, przy czym Urząd w okresie 6 miesięcy od zakończenia szkolenia nie dysponował żadną ofertą pracy na stanowisko spawacza. 11) Ustalenie liczby specjalistów ds. rozwoju zawodowego. Z pisemnych wyjaśnień Urzędu, wynika że na 31 grudnia 2009 roku liczba jednego zatrudnionego specjalisty ds. rozwoju zawodowego na 3/4 etatu odpowiada liczbie minimalnej wynikającej ze wskazań określonych 42 pkt 1 rozporządzenia o warunkach. Zachowana została również proporcja wymagana zapisem 42 pkt 2 rozporządzenia o warunkach tj. minimalna liczba etatów, na których zatrudniono pośredników pracy wynosi 3 etaty. [dowód z akt kontroli str. 152] 10

11 12) Mierniki oceny skuteczności i efektywności szkoleń. Na podstawie przedłożonej informacji opracowano poniższą tabelę zawierającą dane liczbowe z przeprowadzonych szkoleń. Szkolenia zrealizowane z FP i EFS r. Liczba uczestników szkoleń, w tym: 257 grupowych 230 indywidualnych 27 Liczba osób kończących szkolenia, w tym: 250 grupowo 223 indywidualnie 27 Liczba zatrudnionych, w tym: 50 grupowo 31 indywidualnie 19 Efektywność ogółem 20% Z przedstawionych zestawień wynika, iż wskaźnik skuteczności szkoleń grupowych wynosi 97%, indywidualnych 100%. W 2009 roku na szkolenia z FP wydatkowano zł, z EFS zł. Ogółem wydatkowano zł wliczając dodatki szkoleniowe i stypendia szkoleniowe. Podczas kontroli zbadano szkolenia stanowiące 10,8% wartości kwoty ogólnej z 2009 roku. [dowód z akt kontroli str ] 13) Weryfikacja sposobu współpracy instytucji szkoleniowych z Urzędem. Z otrzymanego wykazu instytucji szkoleniowych współpracujących z Urzędem, wynika że od 2007 roku do dnia kontroli, szkolenia zlecone przez Urząd organizowało 57 instytucji szkoleniowych. Spośród nich, 52 instytucje były spoza terytorialnej właściwości Urzędu. Przy organizowaniu szkoleń najczęściej współpracowano z instytucją, która zrealizowała 13 szkoleń grupowych dla 179 bezrobotnych, z których zatrudnienie znalazło 40 osób. W szkoleniach indywidualnych uczestniczyło 16 osób w 8 szkoleniach - wszystkie podjęły pracę. Na podstawie analizy protokołów z przeprowadzonych wizyt monitorujących przebieg szkoleń ustalono, że Urząd podejmuje działania zmierzające do wyjaśnienia stwierdzonych nieprawidłowości i nakazuje wykonanie czynności naprawczych. Na tym czynności kontrolne zakończono. Ustaleń zawartych w protokole dokonano na podstawie informacji i dokumentacji wytworzonej przez Powiatowy Urząd Pracy w Zakopanem. Integralną część protokołu stanowią załączniki od strony 13 do

12 Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono kierownikowi jednostki kontrolowanej. Pouczenie 1. Dyrektor podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upoważniona może zgłosić przed podpisaniem protokołu kontroli umotywowane zastrzeżenia, co do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. 2. Dyrektor podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania protokołu kontroli. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do sporządzenia wystąpienia pokontrolnego. Kraków, 23 listopada 2010 roku. Kontrolowany: Z-CA DYREKTORA Powiatowego Urzędu Pracy w Zakopanem (-) mgr Krystyna Grzeszczak DYREKTOR Powiatowego Urzędu Pracy w Zakopanem (-) inż. Jan Gąsienica-Walczak Kontrolujący: Starszy Inspektor (-) mgr Joanna Stadnik Starszy Inspektor (-) mgr Anna Nawrot Protokół podpisano w Zakopanem, dnia 14 grudnia 2010 roku. 12