PROTOKÓŁ. z kontroli przeprowadzonej w dniach 2 3 lutego 2015 r. w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pyrzycach, ul. Dworcowa 23, Pyrzyce.

Transkrypt

1 Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie PROTOKÓŁ z kontroli przeprowadzonej w dniach 2 3 lutego 2015 r. w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pyrzycach, ul. Dworcowa 23, Pyrzyce. Kontrola została przeprowadzona przez Jolantę Wójcicką Kierownika Oddziału Rynku Pracy (kierownik zespołu kontrolnego) i Magdalenę Morawską starszego inspektora wojewódzkiego, pracowników zatrudnionych w Wydziale Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, na podstawie upoważnienia nr 3/2015 z dnia 23 stycznia 2015 r. Przedmiotem kontroli objęto: 1) Profilowanie bezrobotnych i formy pomocy stosowane w ramach profili. 2) Organizację szkoleń bezrobotnych finansowanych z Funduszu Pracy i ich efektywność. 3) Prawidłowość doręczania pism w postępowaniu administracyjnym. 4) Wykonanie zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 lipca 2014 r. nr S MM. Kontrola obejmowała okres od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia rozpoczęcia kontroli. Funkcję Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Pyrzycach sprawuje Pani Elżbieta Gabruch od dnia 1 stycznia 2007 r. Ustaleń w przedmiotowym postępowaniu kontrolnym dokonano na podstawie następujących aktów prawnych: - ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2015 r. poz. 149), - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 r. w sprawie profilowania pomocy dla bezrobotnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 631), - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 września 2010 r. w sprawie standardów i warunków prowadzenia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 177, poz ze zm.), - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 r. w sprawie szczegółowych warunków realizacji oraz trybu i sposobów prowadzenia usług rynku pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 667), - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 sierpnia 2009 r. w sprawie szczegółowego trybu przyznawania zasiłku dla bezrobotnych, stypendium i dodatku aktywizacyjnego (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1189), 1

2 - ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.). USTALENIA : 1. Profilowanie bezrobotnych i formy pomocy stosowane w ramach profili. Regulacją zamieszczoną w art. 33 (ust. 2b - 2c) ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 r. w sprawie profilowania pomocy dla bezrobotnych (Dz. U. z 2014r., poz. 631) zobligowano urzędy pracy do ustalenia, niezwłocznie po dokonaniu rejestracji przez osobę bezrobotną w PUP, profilu pomocy, który zawierać ma właściwy, ze względu na potrzeby osoby bezrobotnej, zakres form pomocy. W ramach czynności kontrolnych ustalono, że PUP w Pyrzycach przy ustalaniu profilu dokonuje analizy sytuacji i szans osoby zarejestrowanej na rynku pracy, biorąc pod uwagę: oddalenie od rynku pracy, czyli czynniki utrudniające wejście lub powrót na rynek pracy, w szczególności: o wiek, o płeć, o poziom wykształcenia, o umiejętności, o uprawnienia, o doświadczenie zawodowe, o czas pozostawania bez pracy, o miejsce zamieszkania pod względem oddalenia od potencjalnych miejsc pracy, o dostępność do nowoczesnych form komunikowania się z powiatowym urzędem pracy i pracodawcami; gotowość do wejścia lub powrotu na rynek pracy, czyli czynniki wskazujące na potrzebę i chęć do podjęcia pracy, w szczególności: o zaangażowanie w samodzielne poszukiwanie pracy, o gotowość do dostosowania się do wymagań rynku pracy, o dyspozycyjność, o powody skłaniające do podjęcia pracy, o powody rejestracji w powiatowym urzędzie pracy, o dotychczasowa oraz aktualna gotowość do współpracy z powiatowym urzędem pracy, innymi instytucjami rynku pracy lub pracodawcami. Powiatowy Urząd Pracy w Pyrzycach, po podjęciu ww. czynności, ustanawia jeden z trzech profili pomocy: profil pomocy I pośrednictwo pracy, a także w uzasadnionych przypadkach poradnictwo zawodowe lub takie formy pomocy, jak: szkolenia, finansowanie kosztów egzaminów i licencji, zwrot kosztów przejazdu i zakwaterowania, jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej, świadczenie aktywizacyjne, pożyczka na podjęcie działalności gospodarczej, bony; 2

3 profil pomocy II usługi i instrumenty rynku pracy, działania aktywizacyjne zlecone przez urząd pracy oraz inne formy pomocy z wyłączeniem Programu Aktywizacja i Integracja; profil pomocy III Program Aktywizacja i Integracja, działania aktywizacyjne zlecone przez urząd pracy, programy specjalne, skierowane do zatrudnienia wspieranego u pracodawcy lub podjęcia pracy w spółdzielni socjalnej zakładanej przez osoby prawne oraz w uzasadnionych przypadkach poradnictwo zawodowe. Następnie PUP w Pyrzycach przetwarza pozyskane informacje wykorzystując narzędzie do profilowania pomocy dla bezrobotnych i po ustaleniu profilu pomocy informuje osobę bezrobotną jakimi formami pomocy może zostać objęta, w ramach ustalonego dla tej osoby profilu. Pomoc przewidziana w ramach profilu pomocy jest realizowana przez urząd pracy na podstawie przygotowanego z bezrobotnym indywidualnego programu działania, zwanego "IPD", w okresie nie dłuższym niż 180 dni dla profilu I, 540 dni dla profilu II, 720 dni dla profilu III. W okresie realizacji IPD, co najmniej raz na 60 dni, pracownik powiatowego urzędu pracy kontaktuje się z bezrobotnym, w celu monitorowania sytuacji i postępów w realizacji działań przewidzianych dla bezrobotnego. Kontakt ten jest realizowany w formie spotkania z bezrobotnym, rozmowy telefonicznej albo wymiany informacji drogą elektroniczną lub pocztową. Kontrolą objęto akta administracyjne 109 osób bezrobotnych, w tym, dla profilu I 17 akt, dla profilu II 45 akt, a dla profilu III 47 akt osób bezrobotnych. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że w okresie od 27 maja 2014 r. (data wejścia w życie zmian do ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy) do 31 grudnia 2014 r. został ustalony profil pomocy dla wszystkich osób bezrobotnych zarejestrowanych w PUP w Pyrzycach. Profile dla osób noworejestrujących się wykonywane są niezwłocznie po dokonanej rejestracji. W powyższym okresie nie wystąpiły przypadki aby osoba, dla której określany był profil nie wyraziła zgody na jego ustalenie. Jeśli w wyniku realizacji IPD, na jakimkolwiek etapie następuje zmiana mająca istotny wpływ na potencjał zatrudnieniowy bezrobotnego (np. podniesienie kwalifikacji, zmiana miejsca zamieszkania), pracujący z nim pracownik urzędu pracy rozważa, czy nie jest wskazane ponowne ustalenie profilu dla tego bezrobotnego albo dokonuje jego zmiany. W ramach czynności kontrolnych dokonano także sprawdzenia ogólnej funkcjonalności i sprawności kwestionariusza wywiadu przeprowadzanego w celu ustalenia profilu pomocy dla osoby bezrobotnej. Oceniono, że kierowana pomoc do osoby bezrobotnej jest planowana w taki sposób, aby przeznaczone na ten cel środki finansowe były optymalnie wykorzystane i właściwie adresowane dostępne formy pomocy. 3

4 Wykaz sprofilowanych osób bezrobotnych, których akta poddano kontroli stanowi zał. nr 1 do niniejszego protokołu, Informacja Dyrektora PUP w Pyrzycach z dnia 2 lutego 2015 r. dotycząca profilowania osób bezrobotnych stanowi zał. nr 2 do protokołu. W powyższym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono. 2. Organizacja szkoleń bezrobotnych finansowanych z Funduszu Pracy i ich efektywność. Zgodnie z dyspozycją art. 40 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy Starosta Pyrzycki inicjuje, organizuje i finansuje z Funduszu Pracy szkolenia bezrobotnych w celu podniesienia ich kwalifikacji zawodowych i innych kwalifikacji zwiększających szansę na podjęcie lub utrzymanie zatrudnienia, innej pracy zarobkowej lub działalności gospodarczej, w szczególności w przypadku: 1. braku kwalifikacji zawodowych, 2. konieczności zmiany lub uzupełnienia kwalifikacji, 3. utraty zdolności do wykonywania pracy w dotychczas wykonywanym zawodzie, 4. braku umiejętności aktywnego poszukiwania pracy. Kontrolowana jednostka corocznie diagnozuje zapotrzebowania na konkretne szkolenia, sporządza plan szkoleń na okres danego roku z uwzględnieniem środków finansowych; dokonuje wyboru oraz zawiera umowy z instytucjami szkoleniowymi zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych warunków realizacji oraz trybu i sposobów prowadzenia usług rynku pracy (Dz. U. z 2014 r., poz. 667). Decyzją Dyrektora PUP w 2014 r. realizowano tylko szkolenia indywidualne w szczególności ze względu na ich efektywność. Powiatowy Urząd Pracy w Pyrzycach corocznie prowadzi analizę skuteczności i efektywności szkoleń. W roku 2014 w ramach środków Funduszu Pracy skierowano na szkolenia 148 osób, szkolenia ukończyło 119 osób, pracę po szkoleniach podjęło 48 osób, co stanowi efektywność w wysokości 40,34% (dane na dzień 31 grudnia 2014 r.). W dniach kontroli część szkoleń rozpoczętych w 2014 r. była w trakcie realizacji, efekty szkolenia badana są w okresie 3 miesięcy od ukończenia szkolenia, ponadto osoby, które podjęły szkolenie z zamiarem rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej na początku 2015 r. składają wnioski o przyznanie środków na tę działalność. Stąd efektywność szkoleń realizowanych w 2014 r. może wzrosnąć. Wykaz szkoleń realizowanych w PUP w 2014 r. stanowi załącznik nr 3 do protokołu, informacja dotycząca efektywności załącznik nr 4 i 4a, informacja dotycząca planu szkoleń i wyboru jednostki szkoleniowej załącznik nr 5. 4

5 Kontrolą objęto akta administracyjne osób bezrobotnych (10 teczek), które zostały skierowane na szkolenie indywidualne imienny wykaz stanowi załącznik nr 6 do protokołu; dokumentację dotyczącą organizacji szkoleń indywidualnych (32 teczki) wykaz stanowi załącznik nr 7. W zakresie sposobu organizacji i realizacji szkoleń dla osób bezrobotnych, nieprawidłowości nie stwierdzono. 3. Prawidłowość doręczania pism w postępowaniu administracyjnym. Kontrolą objęto tryb oraz zasady doręczeń przez PUP w Pyrzycach stronom postępowania wszelkich pism związanych ze sprawą będącą przedmiotem postępowania prowadzonego przez organ, w tym dokonano kontroli czy: - Powiatowy Urząd Pracy w Pyrzycach doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. poz. 1529), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy, - właściwie stosuje przepisy art. 40 ust. 1 5 Kpa w zakresie doręczania pism ustanowionemu przez stronę postępowania przedstawicielowi (pełnomocnikowi), - przestrzega procedury administracyjnej w zakresie stosowania przepisów prawa o doręczeniach zastępczych, o których mowa w art Kpa. Skontrolowano akta osobowe bezrobotnych (37 teczek) w zakresie sposobu doręczeń pism w rozumieniu art Kpa, imienny wykaz stanowi załącznik nr 8 do protokołu. Stwierdzono następujące nieprawidłowości: - w 4 przypadkach (XXXX) na zwrotnym potwierdzeniu odbioru decyzji widnieje jedynie nazwisko (podpis) osoby odbierającej przesyłkę, bez wskazania, czy jest ona adresatem czy też domownikiem adresata (załączniki nr 9 12 do protokołu), - w 2 przypadkach (XXXX) przy potwierdzeniu osobistego odbioru decyzji przez stronę nie odnotowano daty doręczenia, na kopii decyzji widnieje jedynie podpis bezrobotnego, w tym w jednym przypadku nieczytelny (kopie decyzji załączniki nr 13 i 14) - w 1 przypadku decyzję skierowaną do XX doręczono innej osobie XX, bez określenia kim jest w stosunku do adresata (zwrotne potwierdzenie odbioru załącznik nr 15). 4. Wykonanie zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 lipca 2014 r. nr S MM. 5

6 W ww. wystąpieniu pokontrolnym zalecono: 1) stosować właściwy dla danej sprawy tryb postępowania administracyjnego oraz prowadzić postępowanie mając na uwadze granice zakreślone przepisami prawa formalnego i materialnego, 2) w sprawach wymagających przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego przed wydaniem decyzji administracyjnej informować strony o toczącym się postępowaniu i przysługujących im prawach, 3) tryb samokontroli stosować wyłącznie w przypadkach wniesienia odwołania przez stronę i w granicach zakreślonych przepisem art. 132 Kpa, a w wydawanych decyzjach powoływać właściwą podstawę prawną, 4) przeszkolić pracowników Powiatowego Urzędu Pracy wykonujących zadania związane z prowadzeniem postępowania administracyjnego w zakresie stosowania trybów nadzwyczajnych postępowania. Skontrolowano 12 teczek akt osób bezrobotnych w zakresie pkt 1-3, stwierdzono wykonanie zaleceń pokontrolnych (imienny wykaz załącznik nr 16). Ustalono, że pracownicy PUP wymienieni w pkt 4 zostali odpowiednio przeszkoleni (informacja i program szkolenia załącznik nr 17 i 17a). Kontrolujący pozytywnie oceniają działania Powiatowego Urzędu Pracy w Pyrzycach w zakresie objętym kontrolą, z wyjątkiem przestrzegania przepisów Kpa w zakresie doręczania pism. Jednostka prawidłowo realizuje ustawowe zadania mając na względzie politykę lokalnego rynku pracy. Spis załączników: - wykaz sprofilowanych osób bezrobotnych zał. nr 1 - informacja Dyrektora PUP w Pyrzycach z dnia 2 lutego 2015 r. dotycząca profilowania osób bezrobotnych zał. nr 2 - wykaz szkoleń realizowanych w PUP w 2014 r. zał. nr 3 - informacja dotycząca efektywności szkoleń zał. nr 4 i 4a - informacja dotycząca planu szkoleń i wyboru jednostki szkoleniowej zał. nr 5 - imienny wykaz bezrobotnych skierowanych na szkolenie zał. nr 6 - wykaz skontrolowanych szkoleń indywidualnych zał. nr 7 - imienny wykaz akt bezrobotnych dot. doręczeń zał. nr 8 - zwrotne potwierdzenia odbioru zał. nr kopie decyzji zał. nr 13 i 14 - zawrotne potwierdzenie odbioru zał. nr 15 - imienny wykaz bezrobotnych (kontrola sprawdzająca) zał. nr 16 - informacja i program szkolenia (kontrola sprawdzająca) zał. nr 17 i 17a Przedstawicielowi kontrolowanej jednostki po zapoznaniu się z treścią protokołu przysługują następujące uprawnienia: 6

7 1. Prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. 2. Prawo odmowy podpisania protokołu kontroli, z wyjaśnieniem przyczyn tej odmowy, złożonym w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i sporządzenia wystąpienia pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: nr 1 i nr 2, z których egzemplarz nr 1 pozostawiono w jednostce kontrolowanej, egzemplarz nr 2 w Wydziale Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. Kontrolę odnotowano w rejestrze kontroli prowadzonym w kontrolowanej jednostce, pod pozycją 1/2015. Protokół sporządzono w dniu 17 lutego 2015 r. Kierownik jednostki kontrolowanej: Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy mgr Elżbieta Gabruch Kontrolujący: Jolanta Wójcicka Kierownik Oddziału Rynku Pracy Pieczęć Powiatowego Urzędu Pracy w Pyrzycach i data podpisania protokołu Magdalena Morawska starszy inspektor wojewódzki 7