GDAŃSKI UNIWERSYTET MEDYCZNY. Arkusz kalkulacyjny. Ćw. 4 - Teoria

Transkrypt

1 GDAŃSKI UNIWERSYTET MEDYCZNY Arkusz kalkulacyjny Ćw. 4 - Teoria MD

2 Arkusz kalkulacyjny 1 SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie do wykresów Elementy wykresu Wykres kolumnowy Etykiety danych Linia trendu Brak odstępów między kolumnami Skala logarytmiczna Wykres kołowy Kreślenie wspólnych wykresów... 9

3 Arkusz kalkulacyjny 2 1. Wprowadzenie do wykresów Program Microsoft Excel obsługuje wiele rodzajów wykresów, które ułatwiają wyświetlanie danych w sposób zrozumiały dla odbiorców. Tworząc nowy wykres lub zmieniając istniejący, można wybrać jeden z wielu typów wykresów (na przykład wykres kolumnowy lub wykres kołowy) oraz ich podtypów (na przykład wykres skumulowany kolumnowy lub wykres kołowy z efektem 3-W). Ponadto można utworzyć wykres złożony, używając kilku typów wykresów na jednym wykresie. Należy pamiętać, że podczas tworzenia wykresów nie ma znaczenia czy tabela posiada obramowanie lub inne elementy formatowania komórek. Istotny jest tylko format danych liczbowych, czyli jeśli dane w tabeli będą posiadały format walutowy to zostanie on także zastosowany na wykresie Elementy wykresu Wykres zawiera wiele elementów. Niektóre z nich są wyświetlane domyślnie, inne można dodać w razie potrzeby. Sposób wyświetlania elementów wykresu można zmienić, przenosząc je w inne miejsce na obszarze wykresu lub zmieniając ich rozmiar/format. Ponadto jest możliwe usuwanie elementów wykresu, które nie powinny być wyświetlane Rys.1. Przykładowy wykres kolumnowy z zaznaczonymi elementami wykresu. Na Rys.1. zaznaczone zostały najważniejsze elementy wykresu. Trzymając się zaproponowanej numeracji mamy odpowiednio: 1. Obszar wykresu cały wykres i wszystkie jego elementy. 2. Obszar kreślenia obszar ograniczony osiami, zawierający wszystkie serie danych. 3. Punkty danych należące do serii danych ogólnie punkty danych to pojedyncze wartości kreślone na wykresie i reprezentowane przez kolumny, słupki, linie, wycinki koła, wycinki pierścieniowe, punkty lub inne kształty, nazywane znacznikami danych. Znaczniki danych tego samego koloru tworzą serię danych.

4 Arkusz kalkulacyjny 3 4. Osie w tym przypadku pozioma (kategorii) i pionowa (wartości), wzdłuż których są wyświetlane dane na wykresie. 5. Legenda pole, w którym objaśnione są desenie i kolory przypisane do poszczególnych serii danych lub kategorii na wykresie. 6. Tytuły odnoszące się do wykresu i osi, które można umieścić w obszarze wykresu. 7. Etykieta danych umożliwia identyfikację szczegółów dotyczących punktu danych w serii danych. 2. Wykres kolumnowy Wykresy kolumnowe należą do najczęściej stosowanych typów wykresów. Są one przydatne do porównywania punktów danych w jednej lub wielu seriach danych. Na Rys.2. został przedstawiony przykładowy wykres kolumnowy ukazujący zależność sprzedanych towarów w poszczególnych miesiącach. Rys.2. Przykładowy wykres kolumnowy reprezentujący sprzedaż w poszczególnych miesiącach. Ponieważ nazwy miesięcy są zbyt długie, Excel przy kreśleniu wykresu kolumnowego automatycznie wypisze je na osi kategorii pod pewnym kątem. Jeżeli np. chcielibyśmy zachować konwencję poziomego zapisu należy w sposób ręczny zmienić ustawienia osi wybierając opcję Formatuj oś, dostępną po kliknięciu na oś PRAWYM przyciskiem myszy. Wchodząc w opcje formatowania osi, należy wybrać kartę Wyrównanie widoczną w oknie Formatowanie osi. Następnie należy zaznaczyć pożądany kierunek tekstu i upewnić się (w przypadku orientacji poziomej), że kąt niestandardowy ustawiony jest na 0 o. Zatwierdzając zmiany, na osi kategorii pojawią się nazwy miesięcy zapisane poziomo, lecz Excel ukryje co drugą z nich (tak by tekst nie nakładał się na siebie) Rys.3. Zakładamy sytuację, że częściowa prezentacja wartości na osi kategorii nas nie satysfakcjonuje, zatem ponownie wybieramy opcję Formatuj oś i przechodzimy do karty Opcje osi. Ustawiamy jednostkę interwału miedzy etykietami na wartość 1 (czyli określamy co która wartość ma być wyświetlana). Efektem takiego postępowania jest wyświetlenie nazw wszystkich miesięcy na osi kategorii w sposób poziomy, jednakże nazwy te nachodzą na siebie co nie prezentuje się dobrze. Roz-

5 Arkusz kalkulacyjny 4 wiązaniem może być przedstawienie nazwy każdego miesiąca w postaci skróconej np. w postaci pierwszych 3 liter (styczeń sty, luty lut ). Rys.3. Wymuszenie poziomej orientacji tekstu na osi kategorii wykresu kolumnowego. Aby w sposób ręczny nie edytować każdej komórki miesiąca, można zamierzony efekt uzyskać wpisując w dowolnie inną komórkę treść sty i przeciągnąć jej zawartość za uchwyt wypełnienia aż do uzyskania wartości gru. Jeżeli klikniemy teraz na jedną z kolumn wykresu będziemy mogli przeciągnąć obramowanie aktywnych danych dotyczących pełnych nazw miesięcy na ich skrócone wersje Rys.4. aktywne dane obarczone są ramką, którą możemy przesunąd chwytając za jej krawędź LEWYM przyciskiem myszy i przeciągając w wybrane miejsce Rys.4. Przesunięcie obramowania dla aktywnych danych.

6 Arkusz kalkulacyjny Etykiety danych Etykieta zawierająca dodatkowe informacje o znaczniku danych, który reprezentuje pojedynczy punkt danych lub wartość pochodzącą z komórki arkusza kalkulacyjnego. Aby dodać etykiety danych należy kliknąć PRAWYM przyciskiem myszy na dowolnej kolumnie wykresu i wybrać opcję Dodaj etykiety danych. Po kliknięciu na wstawioną etykietę LEWYM przyciskiem myszy możemy ją sformatować korzystając z poleceń dostępnych w zakładce Narzędzia główne (jeżeli klikniemy raz na dowolną etykietę zaznaczymy wszystkie etykiety w obrębie jednej serii, jeżeli natomiast klikniemy 2 razy na dowolną etykietę tylko ona zostanie zaznaczona) Linia trendu Linie trendu są używane do graficznej ilustracji trendów danych i do analizy problemów związanych z prognozowaniem. Linia trendu jest zawsze skojarzona z serią danych, ale nie odzwierciedla ona danych z tej serii. Aby wstawić linię trendu, należy najpierw utworzyć wykres (np. kolumnowy) i wybrać opcję Dodaj linię trendu dostępną po kliknięciu PRAWYM przyciskiem myszy na dowolny znacznik danych (np. kolumnę wykresu) skojarzony z serią danych dla której chcemy wprowadzić linię trendu. Wyświetlone zostanie okno Formatowanie linii trendu, gdzie na karcie Opcje linii trendu należy wybrać typ trendu. Z reguły dla wielu rodzajów danych, szczególnie tych porównywalnych, najlepszym rodzajem jest trend liniowy. Można oczywiście wybrać inne typy w zależności od profilu jaki chcemy wyeksponować. Rys.5. przedstawia wybór linii trendu typu wielomianowego. Rys.5. Wybór linii trendu typu wielomianowego stopnia 6. Przechodząc do karty Styl linii mamy możliwość sformatowania linii trenu, czyli zmiany jej szerokości bądź typu kreskowania (np. z ciągłego na przerywany). Natomiast karta Kolor linii umożliwia pokolorowanie linii w sposób jednolity lub za pomocą wypełnienia gradientowego.

7 Arkusz kalkulacyjny Brak odstępów między kolumnami Przy kreśleniu wykresów kolumnowych mamy także możliwość ustalania szerokości kolumn w obrębie jej przedziału, tak by zmniejszyć lub całkowicie wyeliminować pojawiające się przerwy między poszczególnymi kolumnami na obszarze kreślenia. Prześledźmy poniższy przykład. Krokiem pierwszym jest oczywiście przygotowanie tabeli danych, na podstawie której należy wykreślić wykres kolumnowy. Legendę wykresu możemy usunąć (zaznaczając ją i naciskając klawisz [Del]). Następnie chcielibyśmy usunąć odstępy między kolumnami. W tym celu należy kliknąć PRAWYM przyciskiem myszy na dowolną kolumnę wykresu i wybrać opcję Formatuj serię danych. W oknie dialogowym, które się ukaże, należy przejść do karty Opcje serii i ustawić Szerokość przerwy na 0%. Dodatkowo zaleca się zastosowanie obramowania dla kolumn, tak by wykres był bardziej czytelny (karta Kolor krawędzi, gdzie należy wybrać linię ciągłą). Alternatywną opcją jest pokolorowanie każdej kolumny wykresu na inny kolor. Efekt powyższych ustawień został pokazany na Rys.6. Rys.6. Przykładowy wykres kolumnowy bez odstępów między kolumnami prezentujący liczbę studentów dla zadanych progów punktowych Skala logarytmiczna Czasem zdarza się, że dane na wykresie zawarte są w dużym przedziale. W takim wypadku, gdy poszczególne wartości znacznie różnią się od siebie, pogarsza się przejrzystość całego wykresu. Taka sytuacja może doprowadzić nawet do błędnej interpretacji, z uwagi na brak możliwości prawidłowego odczytania prezentowanych danych (mniejsze wartości są w zasadzie niedostrzegalne). Aby temu zapobiec wykorzystuje się skalę logarytmiczną, która umożliwia wyświetlenie na wykresie zarówno wartości małych jak i dużych. Na Rys.7. przedstawiono przykładową tabelę reprezentującą zyski poszczególnych kupców. Ponieważ zysk jednego z kupców jest dużo większy w porównaniu z zyskami pozostałych, nie ma sensu przedstawiania wartości tych danych na wykresie w skali liniowej. W takiej sytuacji należy posłużyć się skalą logarytmiczną. Mając wykreślony wykres kolumnowy (tak jak na Rys.7.) należy kliknąć PRAWYM przyciskiem myszy na oś OY i wybrać opcję Formatuj oś.

8 Arkusz kalkulacyjny 7 Rys.7. Przedstawienie zysków poszczególnych kupców na wykresie kolumnowym w skali liniowej. Gdy pojawi się okno dialogowe Formatowanie osi należy wybrać kartę Opcje osi i zaznaczyć pole skala logarytmiczna. Teraz wykres będzie bardziej czytelny co zostało zaprezentowane na Rys.8. Skala logarytmiczna sprawiła, że każdy następny poziom danych jest większy 10 razy, gdyż wybrano podstawę skali logarytmicznej równą 10, ale równie dobrze można wybrać każdą inną liczbę z przedziału od 2 do Rys.8. Przedstawienie zysków poszczególnych kupców na wykresie kolumnowym w skali log. 3. Wykres kołowy Wykresy kołowe znakomicie nadają się do prezentowania punktów danych jako procentów całości. Jednak gdy na wykresie znajdzie się wiele punktów danych, z których każdy będzie miał wartość mniejszą niż 5% całości, trudno jest odróżnić od siebie poszczególne wycinki. W zakładce Wstawianie w polu Wykresy mamy możliwość wstawienia dwóch typów wykresów kołowych: 2-W i 3-W. Wykresy 2-W są bardziej czytelne, niestety ze względu na atrakcyjną formę wykresy 3-W stały się popularniejsze i często odbiorcy takich wykresów właśnie oczekują. Wstawiając wykres kołowy, należy pamiętać, że znajdowanie wyświetlanych elementów w legendzie może okazać się dosyć męczące, szczególnie w przypadku gdy jest ich dużo lub gdy ktoś ma problem w rozpoznawaniu zbliżonych do siebie kolorów. Dlatego też zaleca się usunięcie legendy i dodanie zamiast niej etykiet danych. Po ich dodaniu należy je odpowied-

9 Arkusz kalkulacyjny 8 nio sformatować, co zostało pokazane na Rys.9. W tym celu musimy kliknąć na zaznaczone etykiety PRAWYM przyciskiem myszy i wybrać opcję Formatuj etykiety danych. W oknie dialogowym które się pojawi, przechodzimy do karty Opcje etykiet i zaznaczamy np. Nazwę kategorii, Wartość procentową i Koniec zewnętrzny. Rys.9. Formatowanie etykiet danych dla wykresu kołowego. Kolor wycinka wykresu kołowego możemy zmienić klikając na nim dwa razy pojedynczo (z przerwą pomiędzy kliknięciami) co spowoduje jego zaznaczenie, po czym z karty Narzędzia główne, możemy wybrać interesujący nas kolor wypełnienia. Dodatkowo istnieje możliwość przemieszczania poszczególnych wycinków wykresu. Aby wysunąć wybrany wycinek wystarczy go zaznaczyć i przeciągnąć od środka wykresu. Poprawnie sformatowany wykres kołowy może wyglądać tak jak na Rys.10. Rys.10. Poprawnie sformatowany wykres kołowy typu 3-W.

10 Arkusz kalkulacyjny 9 Wykres kołowy możemy także obracać wokół jego środka, samemu decydując który fragment będzie na górze, a który na dole. Po kliknięciu PRAWYM klawiszem myszy na wykresie wybieramy polecenie Obrót 3-W. I tak, obrót względem osi X powoduje obracanie się wykresu wokół jego środka. Obrót względem osi Y powoduje pochylenie wykresu (za pomocą tego obrotu możemy przekształcić wykres typu 3-W w 2-W). Z kolei manipulacja perspektywą pozwala na dopasowania pola widzenia wykresu. 4. Kreślenie wspólnych wykresów Bardzo często zdarza się, że po przygotowaniu tabeli danych nie będziemy wstanie przedstawić jej zawartości w sposób czytelny dla odbiorcy przy użyciu jednego typu wykresu. Rozwiązaniem takiego problemu może być przekształcenie wybranej serii danych na inny typ wykresu, który lepiej zobrazuje jej zmienność. Rozpatrzmy dla przykładu następującą sytuację. Na Rys.11. przedstawiono tabelę obrazującą sprzedaż i uzyskany zysk dla poszczególnych miesięcy. Dla tak przedstawionej tabeli został wykreślony wykres kolumnowy. Jak widać na Rys.11. kolumny odpowiadające zyskom są niewidoczne, co znacznie utrudnia ich dalszą edycję. Aby poradzić sobie z tym problemem należałoby zmienić skalę osi OY z liniowej na logarytmiczną. Rys.11. Wykreślenie wykresu kolumnowego dla przykładowej tabeli danych o 2 seriach danych. Gdy zmienimy skalę osi OY na wykresie kolumnowym automatycznie pojawią się kolumny dla serii danych zysk. Należy je zaznaczyć i wybrać opcję Formatuj serię danych dostępną po kliknięciu na dowolną kolumnę PRAWYM przyciskiem myszy Rys.12. Z okna dialogowego wybieramy kartę Opcje serii i zaznaczamy kreślenie serii na Osi pomocniczej. Efekt tej zmiany nie jest imponujący pojawi się druga oś OY z prawej strony wykresu, a kolumny zysku będą zakrywać częściowo kolumny sprzedaży, szczególnie jeśli ponownie ustawimy skalę liniową dla lewej osi OY. Po ustawieniu skali liniowej dla osi OY należy wybrać opcję Zmień typ wykresu seryjnego dostępną po kliknięciu na dowolną kolumnę serii zysk PRAWYM przyciskiem myszy. Dla serii zysk lepszym typem wykresu powinien być wykres liniowy zatem taki należałoby zaznaczyć. Na zakończenie można jeszcze usytuować legendę pod wykresem i zwiększyć wartość maksymalną na lewej osi OY tak by oba wykresy nie nachodziły na siebie.

11 Arkusz kalkulacyjny 10 Rys.12. Formatowanie serii danych zysk po wcześniejszej zmianie skali osi OY na log. Poprawnie sformatowane wykresy kolumnowy i linowy dla dwóch serii danych przedstawiono na Rys.13. Oczywiście wykres wzbogacić można dodatkowo tytułem, którego szablon znajdziemy w zakładce Układ w polu Etykiety po zaznaczeniu wykresu. Rys.13. Wykres sprzedaży i zysku przedstawionych w postaci kolumnowej i liniowej.