WOJEWODA MAŁOPOLSKI. KA.I Kraków, dnia Szanowny Pan Marcin Gaweł Wójt Gminy Pałecznica. Dotyczy: kontroli kompleksowej

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI KA.I Kraków, dnia Szanowny Pan Marcin Gaweł Wójt Gminy Pałecznica Dotyczy: kontroli kompleksowej Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w IV kwartale 2007 r. kontrolę kompleksową w kierowanym przez Pana Urzędzie, której przedmiotem była ocena prawidłowości wykonywania przez Gminę Pałecznica zadań z zakresu administracji rządowej, realizowanych na podstawie ustawy lub porozumienia z organami administracji rządowej. Kontrolą objęto realizację ww. zadań w okresie od dnia 1 stycznia 2006 r. do 30 czerwca 2007 r. Ustalenia kontroli zawarte zostały w podpisanym przez Pana Wójta protokole, do którego treści nie wniesiono zastrzeżeń. Sprawy finansowo-księgowe Kontrola w zakresie rozliczenia wydatków dokonanych w ramach dotacji celowych udzielonych w 2006 roku z budżetu Wojewody oraz realizacji dochodów budżetowych w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej, poza ustaleniami pozytywnymi, wykazała również nieprawidłowości polegające na: 1. Stosowaniu klasyfikacji budżetowej wydatków niezgodnej z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.). Wydatki ze środków dotacji celowej poniesione przez Gminę w dziale Obrona narodowa, w rozdziale Pozostałe wydatki obronne na sfinansowanie kosztów szkolenia obronnego z zakresu akcji kurierskiej w wysokości 300,00 złotych zostały ujęte w ewidencji księgowej w 4300 Zakup usług pozostałych, podczas gdy zgodnie z powyższym rozporządzeniem prawidłową podziałką klasyfikacji budżetowej dla tego typu wydatków jest 4170 Wynagrodzenia bezosobowe. 2. Kwalifikowaniu wydatków dokonywanych ze środków dotacji celowej z budżetu państwa w podziałkach klasyfikacji budżetowej niezgodnych z określonymi w zawiadomieniu o przyznaniu dotacji zgodnie z pismem Wydziału Finansów i Budżetu Nr FB.I z dnia 2 listopada 2006 r Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. +48 (12) * fax +48 (12)

2 Zarządzeniem Wojewody Małopolskiego Nr 324/06 z dnia 31 października 2006 r. Gminie przyznana została dotacja celowa w kwocie 300,00 zł w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale Pozostała działalność, 2030 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin) z przeznaczeniem na sfinansowanie wydatków związanych z pracami komisji kwalifikacyjnych i egzaminacyjnych powołanych do rozpatrzenia wniosków nauczycieli o wyższy stopień awansu zawodowego. Ustalono, że poniesione wydatki z tytułu udziału w pracach Komisji egzaminacyjnych w wysokości 600,00 zł zostały ujęte w ewidencji księgowej w dziale 801, rozdziale Gimnazja, 4170 Wynagrodzenia bezosobowe. Poleceniem księgowania nr 107/06 z dnia 31 grudnia 2006 r. dokonano przeksięgowania kwoty 200,00 zł, stanowiącej wykorzystaną dotację celową, z rozdziału Gimnazja, 4170 Wynagrodzenia bezosobowe do rozdziału Pozostała działalność, 4170 Wynagrodzenia bezosobowe. Pozostałe wydatki poniesione na realizację zadania ze środków własnych Gminy w wysokości 400,00 zł na koniec roku 2006 pozostały w ewidencji księgowej w rozdziale 80110, 4170, co stanowi naruszenie obowiązującej zasady kwalifikacji wydatków poniesionych ze środków własnych na finansowanie konkretnego zadania w tych samych podziałkach klasyfikacji budżetowej, w których uzyskano dotację z budżetu państwa. 3. Realizacji przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pałecznicy - począwszy od miesiąca listopada 2006 r. - gotówkowych wypłat zasiłków celowych i okresowych, pomimo braku osoby materialnie odpowiedzialnej za podjętą z banku gotówkę oraz jakichkolwiek zabezpieczeń środków pieniężnych w postaci kasy bądź szafy pancernej, co stanowi naruszenie 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858 z późn. zm.) oraz art. 124 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (jt. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). 4. Nieprzestrzeganiu terminów odprowadzania do budżetu państwa dochodów uzyskanych w związku z wydawaniem dowodów osobistych. Zgodnie z 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz z późn. zm.), a od dnia 1 lipca 2006 r. - zgodnie z 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955), jednostka samorządu terytorialnego zobowiązana jest do przekazywania na rachunek budżetu Wojewody wpływów uzyskanych w związku z realizacją zadań zleconych według stanu środków na 10. dzień miesiąca i 20. dzień miesiąca w terminach odpowiednio do 15. i 25. danego miesiąca. 2

3 Na podstawie ewidencji księgowej i dowodów źródłowych ustalono, że w rozdziale Urzędy Wojewódzkie w 2006 r. uzyskano dochody budżetu państwa z tytułu opłat za wydane dowody osobiste w łącznej kwocie ,00 zł. Kontrola ustaliła w 20 przypadkach nieterminowe przekazanie przez Urząd Gminy uzyskanych dochodów z tytułu wydanych dowodów osobistych. Opóźnienia w przekazywaniu uzyskanych dochodów wahały się od 1 do 74 dni, natomiast nieterminowo przekazane kwoty od 85,50 zł do 912,00 zł. Działalność gospodarcza Jak ustalono, zadania z zakresu ewidencjonowania działalności gospodarczej zostały ujęte w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Pałecznica nadanym Zarządzeniem Nr 19 Wójta Gminy Pałecznica z dnia 25 czerwca 2007 r. oraz wpisane do zakresu czynności realizującego je pracownika. Ewidencja działalności gospodarczej prowadzona była w formie manualnej. Gmina Pałecznica powstała w 1991 roku z części gminy Racławice. Przejęta ewidencja dotyczyła przekazanych przez tę gminę przedsiębiorców rejestrowanych od 1989 roku. Wtedy nie wydano z urzędu nowych zaświadczeń o wpisie do ewidencji nadając jej nową numerację dla nowej gminy, tylko wpisywano numerację przyjętą przez poprzednią gminę, co skutkuje brakiem wiedzy, ilu przedsiębiorców faktycznie wpisano, ilu wykreślono, a ilu jest czynnych. Numeracja z lat nie jest pełna (brakujące numery dotyczą przedsiębiorców, którzy pozostali w ewidencji prowadzonej przez Urząd Gminy Racławice). Ponadto ewidencja nie zawiera z uwagi na brak miejsca - wszystkich kolejnych zmian we wpisach, jak również pełnego brzmienia przedmiotu działalności gospodarczej według Polskiej Klasyfikacji Działalności. Należy stwierdzić, iż powyższe trudności w kompletnym prowadzeniu ewidencji rozwiązałoby założenie ewidencji w systemie informatycznym, która to forma będzie w myśl art. 23 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (jt. Dz. U. z 2007 r. Nr 155, poz z późn. zm.) obligatoryjna od dnia 1 października 2008 r. Kontrola wykazała, iż dokumenty dotyczące poszczególnych przedsiębiorców nie były zgromadzone w sposób pozwalający na uzyskanie szybkiej informacji o prowadzonej przez nich działalności i zmianach, gdyż gromadzono oddzielnie poszczególne kategorie dokumentów (np. zgłoszenia o rozpoczęciu działalności, zmiany wpisów, decyzje o wykreśleniu z ewidencji), przy czym w toku kontroli podjęto działania celem skompletowania i połączenia akt przedsiębiorców. By ułatwić przedsiębiorcom załatwianie spraw, opracowano i udostępniono formularze zgłoszenia działalności, dokonywania w niej zmian i wykreślenia z ewidencji. Jak ustalono, w podstawie prawnej ww. formularzy zbędnie powołano art. 3 ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy i organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 34, poz. 198 z późn. zm.) oraz art. 217 ustawy z dnia z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), co skorygowano w toku kontroli. Ponadto w rubryce Adres innego miejsca wykonywania działalności wpisywano błędnie teren całego kraju. W okresie objętym kontrolą pobierano od zgłoszenia działalności bądź zmiany opłatę w kwotach zgodnych z art. 7a ust. 3 ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz z późn. zm.). 3

4 Stwierdzono, iż nie przestrzegano wymogu 5 instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków między gminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.), gdyż na wpływających dokumentach nie odnotowywano daty wpływu. Ponadto przed wpisaniem do ewidencji nie badano, czy wobec zgłaszającego nie został orzeczony zakaz wykonywania działalności. Zobowiązano pracownika do wprowadzenia w druku zgłoszeniowym odpowiedniej formuły oświadczenia, co zostało przyjęte do stosowania, w związku z czym odstępuje się od formułowania zalecenia. Uzupełnienia wpisów dokonanych przed 1 stycznia 2004 r. w zakresie określonym w art. 8 ustawy z dnia 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy Prawo działalności gospodarczej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 2125), to jest głównie w odniesieniu do określenia przedmiotu działalności zgodnie z PKD oraz oznaczenia numeru PESEL przedsiębiorcy, uwzględniane były w dużym stopniu przy bieżącym dokonywaniu zmian wpisów zgłaszanych przez zainteresowanych. Niezależnie od powyższego w dniu kontroli wielu przedsiębiorców miało nieważne wpisy, które winny zostać wykreślone z urzędu w celu uaktualnienia ewidencji. Nie wniesiono zastrzeżeń odnośnie sposobu dokonywania wykreśleń z ewidencji. Jak ustalono, ostateczne decyzje o wykreśleniu prawidłowo wysyłano za potwierdzeniem odbioru do urzędu skarbowego i statystycznego. W rozdzielniku dodatkowo umieszczony był zbędnie ZUS, ale zgodnie z uzyskanym oświadczeniem pracownika, w praktyce kopii decyzji tam nie wysyłano. Rozdzielniki dokumentów zostały skorygowane w trakcie kontroli. Zaświadczenia o wpisie do ewidencji, jak również decyzje o wykreśleniu z ewidencji były jak ustalono wydawane bezzwłocznie. Wszystkie przechowywane w aktach kopie zaświadczeń, zmian zaświadczeń i decyzji wydane do dnia kontroli były pieczętowane pieczęcią okrągłą, co było niezgodne z 30 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej. W Urzędzie Gminy dostępne były dla przedsiębiorców formularze wniosku o nadanie statystycznego numeru identyfikacyjnego w systemie Regon oraz o nadanie numeru NIP. Zadania wynikające z przepisów ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (jt. Dz. U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186) realizowane były w okresie objętym kontrolą w stopniu wystarczającym w szczególności poprzez udostępnienie dla zainteresowanych formularzy wniosków i załączników służących do rejestracji spółki jawnej, Polskiej Klasyfikacja Działalności oraz prowadzeniu ewidencji informacji wpływających z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego. Jedyna stwierdzona nieprawidłowość dotyczyła nieujęcia ww. zadania w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. Kontrolą objęto również wykonywanie zadań dotyczących wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych określonych w ustawie z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (jt. Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz z późn. zm.). Powyższe zadanie zostało uwzględnione w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu nadanym Zarządzeniem Nr 19 Wójta Gminy Pałecznica z dnia 25 czerwca 2007 r. Jak ustalono, Rada Gminy Pałecznica stosownymi uchwałami określiła ilość i zasady usytuowania miejsc sprzedaży napojów alkoholowych. 4

5 W kontrolowanym okresie - jak ustalono Wójt wydał 6 zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, w tym 3 zezwolenia jednorazowe, z naruszeniem zapisów art. 18 ust. 3a, 5 i 6 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Mianowicie żaden ze złożonych wniosków nie miał wymaganych załączników, a Gminna Komisja do Spraw Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie opiniowała wniosków. Niezależnie od powyższego na części wniosków brak było opłaty skarbowej, generalnie nie pobierano także opłaty za załączniki. Ewidencja złożonych wniosków, dokonanych wpłat i wydanych zezwoleń prowadzona była odręcznie w rejestrze zezwoleń z pominięciem daty wniesienia opłaty, która decyduje o ważności wydanego zezwolenia. W trakcie kontroli dokumentów i wydanych zezwoleń stwierdzono, że w zezwoleniach do podstawy prawnej błędnie dopisano art. 104 i 107 Kodeksu postępowania administracyjnego. W związku z powyższym omówiono szczegółowo przepisy w tym zakresie, a wzór zezwolenia został skorygowany. W okresie objętym kontrolą nie wydano żadnej decyzji o wygaszeniu zezwolenia, przy czym ustalenia kontroli wskazują na konieczność wygaszenia jednego opisanego niżej - zezwolenia z uwagi na rezygnację z prowadzenia działalności gospodarczej. Kontrola zezwoleń jednorazowych i dokumentów będących podstawą ich wydania wykazała w przypadku zezwolenia z 2004 r. dla Pelikan Market brak opłaty skarbowej, załączników, postanowienia Gminnej Komisji do spraw Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. To samo dotyczy dwóch kolejnych zezwoleń wydanych w dniu 17 kwietnia 2007 r. dla tego przedsiębiorcy. W trakcie kontroli udało się skompletować dokumentację finansową dla wszystkich trzech zezwoleń jednorazowych. Kontrola kwitów wniesionych opłat wykazała, że terminy opłat i kwoty są prawidłowe. Zwrócono uwagę na konieczność uporządkowania dokumentów w sposób pozwalający na zobrazowanie całości sprawy w trakcie trwania zezwolenia, które w przypadku Gminy Pałecznica wydawane są na okres 10 lat. W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej zezwoleń wieloletnich obowiązujących w okresie objętym kontrolą stwierdzono nieprawidłowości opisane szczegółowo w protokole z kontroli, z których najistotniejsze dotyczyły: - braku przy wniosku wszystkich lub niektórych załączników określonych w art. 18 ust. 5 ustawy (w szczególności tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu, zaświadczenie o wpisie do ewidencji, decyzja Sanepid o dopuszczeniu obiektu do handlu) lub załączenia nieważnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji (wpis nieaktualny), - braku opłaty skarbowej za wniosek i załączniki, - braku wymaganej opinii Gminnej Komisji do Spraw Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, - braku potwierdzenia wniesienia przed wydaniem zezwolenia opłaty wynikającej z art ust. 2 ustawy lub jej nieprawidłowego rozłożenia na raty. W przypadku 1 przedsiębiorcy stwierdzono, iż sklep wymieniony we wniosku nie znajduje się na terenie gminy, zatem w myśl art. 18 ust. 1 ustawy Wójt Gminy Pałecznica nie był właściwy do wydania zezwolenia (sprawa pozostała bez rozpoznania). Ponadto stwierdzono, iż 1 przedsiębiorca posiadał trzy zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych ważne do 2010 r. W dniu 12 września 2006 r. złożył prośbę o wydanie zezwoleń na każdą kategorię alkoholu dla syna, informując o swojej rezygnacji ze sprzedaży i przekazaniu sklepu na jego rzecz (w załączeniu przesłał kserokopię wpisu do ewidencji działalności gospodarczej dotyczącego syna). Jak wykazała kontrola, wydano bezprawnie 3 zezwolenia dla syna przedsiębiorcy. W księgowości odnaleziono kwit opłaty ustawowo 5

6 przewidzianej do wniesienia przed wydaniem zezwolenia. Do dnia kontroli nie wygaszono decyzjami zezwoleń wydanych dla ww. przedsiębiorcy (z powodu rezygnacji z prowadzenia działalności, a tym samym likwidacji punktu sprzedaży), choć obowiązek ten nakłada art. 18 ust. 12 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Sprawy obywatelskie W wyniku kontroli przeprowadzonej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Pałecznicy w zakresie rejestracji stanu cywilnego stwierdzono, iż akty małżeństw i zgonu sporządzone zostały w księgach stanu cywilnego przy zastosowaniu prawidłowej pisowni nazwisk i dat oraz numeracji aktów. Nie wniesiono zastrzeżeń, co do zgodności wydawania odpisów z aktów stanu cywilnego z treścią art. 83 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688). W zakresie rejestracji małżeństw nie stwierdzono nieprawidłowości odnośnie sporządzania i przekazywania przez duchownych zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa, wydawania zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz treść i datę złożonych przed nim oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci na podstawie art. 4 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.) oraz przyjmowania zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. W zakresie rejestracji zgonów stwierdzono, iż akty zgonu sporządzane były terminowo na podstawie prawidłowo dokonywanych zgłoszeń, a akta zbiorowe kompletowane były w sposób prawidłowy. Niezależnie od powyższego w toku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Skorowidze alfabetyczne sporządzone dla aktów małżeństw i zgonu prowadzone były niezgodnie z 16 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 września 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.), gdyż obejmowały okres kilku lat ( ). 2. W aktach zgonu nr 3/2006 i 5/2006 w niewłaściwy sposób (przy użyciu korektora) dokonano korekty oczywistych pomyłek pisarskich powstałych przy sporządzaniu aktu stanu cywilnego, podczas gdy 2 ust. 5 cytowanego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 września 1998 r. stanowi, iż cyt.: Pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktu stanu cywilnego wykreśla się linią ciągłą w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego; prawidłowe brzmienie wyrazu wykreślonego wpisuje się w rubryce uwagi. 3. W jednym przypadku Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego nie wypełnił w akcie zgonu rubryki godzina zgonu, co stanowiło naruszenie art. 67 ust. 2 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego, gdyż prawidłowo w przypadku, gdy zgłaszający zgon nie zna niektórych danych wymienionych w art. 67 ust. 1 (w tym daty zgonu), do aktu zgonu wpisuje się stosowną adnotację. Nieprawidłowość ta została omówiona z Kierownikiem USC. 4. Stwierdzono ponadto nieprawidłowe adnotacje o otwarciu księgi stanu cywilnego po ostatnim sporządzonym w danym roku kalendarzowym akcie. Było to niezgodne z 12 ust. 3 cyt. rozporządzenia. Powyższa nieprawidłowość została uzupełniona w toku kontroli przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Pałecznicy. 6

7 5. W sprawach o sygnaturach USC 5141/1/06, USC 5141/2/06 i USC 5141/3/06, których przedmiotem było skrócenie miesięcznego terminu do zawarcia małżeństwa, w nieprawidłowy sposób wydawano i doręczano decyzje administracyjne. Decyzje adresowano bowiem tylko do jednej ze stron postępowania, podczas gdy zgodnie z art. 28 k.p.a. - stroną postępowania jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności ze względu na swój interes prawny, a w tym przypadku obie osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo. Było to również niezgodne z art k.p.a., który stanowi, że decyzje doręcza się stronom na piśmie. Ponadto, w przypadku, gdy jedna ze stron postępowania występuje z wnioskiem o skrócenie miesięcznego terminu do zawarcia małżeństwa i nie posiada stosownego upoważnienia od drugiej ze stron, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego powinien także na podstawie art k.p.a. zawiadomić wszystkie strony o wszczęciu postępowania administracyjnego. 6. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Pałecznicy niewłaściwie niezgodnie z kartą zgonu - sporządził akt zgonu nr 5/2007. W karcie zgonu stwierdzone było, że zwłoki zostały znalezione, natomiast w akcie zgonu, sporządzonym na podstawie powołanej karty, Kierownik błędnie wypełnił rubryki dotyczące daty, godziny i miejsca zgonu zamiast znalezienia zwłok, naruszając tym samym art. 66 ust. 1 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego, zgodnie z którym akt zgonu sporządza się na podstawie karty zgonu. W związku z powyższym błędnie zredagowany akt stanu cywilnego winien zostać sprostowany na podstawie art. 28 cyt. ustawy. 7. Generalnie w kartach zgonów nie było adnotacji o godzinie zgonu, natomiast w aktach zgonu nr 3/2006, 5/2006 i 6/2006 Kierownik USC wpisał godziny zgonu na podstawie ustnego oświadczenia osoby zgłaszającej zgon, co również stanowiło naruszenie cytowanego art. 66 ust. 1 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego. 8. Stwierdzono, iż Kierownik USC w Pałecznicy w przypadku rejestracji zgonu nie przekazywał do ewidencji ludności w Urzędzie Gminy Pałecznica dowodów osobistych osób zmarłych, do czego obliguje 8 ust. 1a rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112 poz z późn. zm.), w myśl którego kierownik urzędu stanu cywilnego w obecności osoby zgłaszającej zgon unieważnia dowód osobisty w sposób określony w 5 ust. 3a i niezwłocznie zwraca go do wystawcy. Natomiast zgodnie z 8 ust 2 cytowanego rozporządzenia, w przypadku jeżeli osoba zgłaszająca zgon nie zwraca dowodu osobistego zmarłego, powinna złożyć pisemne oświadczenie uzasadniające przyczyny niezłożenia tego dokumentu. Ponadto kontrola wykazała szereg przypadków naruszenia przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Mianowicie prowadzone teczki aktowe posiadały tytuły niezgodne z hasłami klasyfikacyjnymi wynikającymi z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, stanowiącego załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej. W sposób niezgodny z zasadami wynikającymi z 16 ust. 2 i ust. 4 instrukcji utworzono podteczki. W prowadzonej w 2007 roku teczce nr USC Wnioski o wydanie odpisu skróconego korespondencja stwierdzono brak spisu spraw oraz brak na podaniach daty wpływu i znaku sprawy, co stanowi naruszenie zasad wynikających z 17 instrukcji kancelaryjnej. 7

8 Natomiast na podaniach o wydanie odpisów skróconych składanych osobiście w siedzibie Urzędu (podteczka ) nanoszono niepełny znak sprawy (wyłącznie znak akt teczki macierzystej). Nieprawidłowość ta została skorygowana w toku kontroli. Kontrolując realizację zadań dotyczących ewidencji ludności ustalono, iż Urząd Gminy Pałecznica w okresie objętym kontrolą prowadził ewidencję ludności w systemie informatycznym i kartotecznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych. Nie wniesiono zastrzeżeń odnośnie zgodności ewidencji w formie kartotecznej z wymogami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). Stwierdzono również, iż zastosowany program informatyczny do prowadzenia ewidencji ludności spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, określonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Wyrywkowa kontrola wykazała, iż postępowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków prowadzone było bez zastrzeżeń. W sposób zasadniczo właściwy odbywało się zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania. Jedyne stwierdzone w tym zakresie uchybienie dotyczy przypadków przyjmowania niekompletnie wypełnionych zgłoszeń zameldowania i wymeldowania (stwierdzone braki dotyczyły: wpisu nazwiska rodowego małżonka osoby zgłaszającej pobyt, nazwiska rodowego jednego z rodziców, ważności dowodu osobistego nowego wzoru oraz serii i numeru dowodu osobistego osoby zgłaszającej pobyt oraz osoby potwierdzającej pobyt pod wskazanym adresem). Jak ustalono, wykazy zmarłych mieszkańców sporządzano i przekazywano do Urzędu Skarbowego w Proszowicach w części przypadków z naruszeniem terminu wynikającego z art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z późn. zm.). Wojskowi komendanci uzupełnień powiadamiani byli o zmianach osobowoadresowych, jednak powyższa czynności nie zawsze dokonywana była zgodnie z 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. Nr 140, poz. 1480), tj. w terminie 3 dni od powzięcia przez Urząd informacji o zmianie danych osób podlegających obowiązkowi wojskowemu. Stwierdzono również nieterminowe przekazywanie w części przypadków do Wojewody Małopolskiego informacji dotyczących zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych celem aktualizacji wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Zgodnie z 7 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), informacje powyższe przekazuje się w terminie nie dłuższym niż 5 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie. Kontroli poddano również postępowania administracyjne w sprawach zameldowania osób zamieszkałych w lokalu oraz wymeldowania osób niezamieszkałych w lokalu, stwierdzając naruszenie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. 8

9 Mianowicie w jednym przypadku (sprawa SO.I.5115/8/07) nieprawidłowo powiadomiono stronę o dacie wszczęcia postępowania, przyjmując jako datę wszczęcia postępowania datę wysłania zawiadomienia, zamiast daty wpływu wniosku do Urzędu, co było niezgodne z art k.p.a. Ponadto niezgodnie z art. 36 k.p.a. nie zawiadomiono stron o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy oraz nie wezwano stron postępowania do zapoznania się z aktami sprawy przed wydaniem decyzji naruszając tym samym art k.p.a. Niezależnie od powyższego, na wydanej w sprawie decyzji umieszczona została pieczęć urzędowa o treści niezgodnej z art. 2a pkt 3 i art. 16c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (jt. Dz. U. z 2005 r. Nr 235, poz. 2000) w związku z art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Według wymienionych wyżej przepisów oraz zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych w otoku pieczęci urzędowej winien być wskazany organ uprawniony do wydawania decyzji i postanowień w powyższych sprawach (Wójt Gminy Pałecznica). Natomiast w sprawie o sygn. SO.I.5115/9/07 nie zawiadomiono stron o wszczęciu postępowania (co było sprzeczne z art k.p.a.). Ponadto stwierdzono bezczynność organu, gdyż od 5 marca 2007 r. do dnia kontroli nie przeprowadzono żadnego postępowania dowodowego, pozostawiając ją bez rozpoznania. Jak ustalono, w kilku przypadkach wydano poświadczenia zameldowania osobie trzeciej (najczęściej członkowi rodziny) bez pełnomocnictwa osoby, której poświadczenie dotyczyło. W okresie objętym kontrolą nie odnotowano spraw dotyczący zmiany imion i nazwisk. Kontrolą objęto również zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych. Stwierdzono, że wszystkie skontrolowane wnioski o wydanie dowodu osobistego przyjęte zostały prawidłowo. Również przy wydawaniu nowego dowodu postępowano w sposób określony w rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.). Urząd posiadał 1 zestaw komputerowy do realizacji dowodów osobistych. Kartę dostępu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadała 1 osoba, a zatem wnioski przyjmowane w czasie jej nieobecności nie były bezzwłocznie wprowadzone do tego systemu. Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzędu za pośrednictwem Komendy Powiatowej Policji w Proszowicach. Wyrywkowe sprawdzenie aktualizacji danych w gminnym zbiorze meldunkowym w związku z wydaniem nowego dowodu osobistego nie wykazało nieprawidłowości. Dokumentacja stanowiąca podstawę wydania dowodu osobistego przechowywana była - w prawidłowo oznaczonych kopertach dowodowych - w sposób zasadniczo kompletny. Natomiast w przypadku unieważnienia dowodu osobistego z powodu zgonu w kopertach brak było zarówno unieważnionych dowodów, jak i odpisów skróconych aktu zgonu. Naruszono tym samym przepis 34 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). 9

10 Jak ustalono, w sytuacji, gdy kontrolowany Urząd wzywany był do przesłania koperty dowodowej (w związku z utratą dowodu osobistego lub jego wymianą), wezwanie to nie było umieszczane w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty, do czego obliguje 34 ust. 3 cytowanego rozporządzenia. Kontrola wykazała, że dowody osobiste osób zmarłych nie były unieważniane w Systemie Obsługi Obywatela w przypadku dokumentów nowego wzoru. Powyższe stwierdzono kontrolując unieważnienie dowodów osobistych w SOO na podstawie odpisów aktów zgonu znajdujących się na stanowisku pracy ds. ewidencji ludności. Powszechny obowiązek obrony Rzeczypospolitej Polskiej Kontrola realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 241, poz z późn. zm.) i przepisów wykonawczych wykazała zasadniczo prawidłowe wykonanie zadań w zakresie organizacji poboru. W szczególności ustalono, iż lista poborowych została sporządzona według obowiązującego wzoru, a jeden jej egzemplarz po podpisaniu przez Wójta Gminy Pałecznica - przekazany został, zarówno w 2006, jak i 2007 roku, do Powiatowej Komisji Lekarskiej dla Powiatu Proszowickiego Zmiany w treści ww. listy, tj. wykreślenia na podstawie zawiadomienia z innej gminy oraz dopisania w trakcie trwania poboru, dokonywano w sposób nie budzący zastrzeżeń. Stwierdzono terminowe wysłanie wezwań imiennych do poborowych. Wójt Gminy Pałecznica przekazał Wojewodzie Małopolskiemu - za pośrednictwem Starostwa Powiatowego w Proszowicach - wnioski dotyczące liczby poborowych podlegających wezwaniu przed powiatową komisję lekarską. Niezależnie od powyższego ustalono, iż do poboru w 2006 r. nie zgłosił się 1 poborowy rocznika starszego, brak było natomiast dokumentacji świadczącej o powiadomieniu o powyższym fakcie Wojskowego Komendanta Uzupełnień, zgodnie z wymogiem 12 pkt 4) lit. b) rozporządzenia Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 22 grudnia 2005 r. w sprawie przygotowania i przeprowadzenia poboru (Dz. U. z 2006 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.). Według oświadczenia pracownika powyższa informacja została przekazana. W związku ze stwierdzoną nieprawidłowością udzielono stosownego instruktażu. Oddelegowano pracownika Urzędu do pełnienia dyżuru w lokalu komisji oraz prowadzenia gminnej listy poborowych. Zadania związane z rejestracją przedpoborowych realizowane były jak wykazała kontrola prawidłowo. Stwierdzono w szczególności, iż w sposób właściwy i w obowiązującym terminie ogłoszono rejestrację przedpoborowych i wysłano imienne zawiadomienia. Nie wniesiono zastrzeżeń co do sposobu opracowania dokumentacji z powyższego zakresu, tj. zwłaszcza wykazu przedpoborowych i rejestru przedpoborowych. Sprawozdanie z wyników rejestracji przedpoborowych zostało właściwie sporządzone i przekazane w obowiązującym terminie do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. 10

11 Niezależnie od powyższych ustaleń w toku kontroli zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej stwierdzono przypadki naruszenia przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.). Między innymi ustalono, iż w okresie objętym kontrolą prowadzona była teczka aktowa o symbolu 5211, której nie przewiduje obowiązujący Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Przed kontrolą dokumentacja w niej gromadzona została rozdzielona tematycznie i założono teczki zgodnie z JRWA (o symbolach 52110, i 52112). Natomiast na pismach został dopisany obowiązujący symbol liczbowy hasła odpowiadający ww. teczkom, czym naruszono przepis 18 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej określający elementy znaku sprawy. Zawiadomienie o zgłoszeniu się do poboru w miejscu pobytu czasowego zarejestrowano błędnie w teczce o symbolu Organizacja poboru, zamiast w teczce Zawiadomienia o ujęciu do listy poborowych i o zgłoszeniu się do poboru, która nie została założona (pismo nr 52110/3/06). Opisany stan jest niezgodny z 16 ust. 1 i 17 ust. 1 instrukcji. Ponadto stwierdzono przypadek naruszenia 19 ust. 1 pkt 2 instrukcji, bowiem zarejestrowano potwierdzenie odbioru obwieszczeń przez sołtysów (52111/5/06), podczas gdy potwierdzenia odbioru zgodnie z cytowanym przepisem należy dołączyć do akt właściwej sprawy. Środowisko i rolnictwo Kontrola sposobu realizacji zadań wynikających z przepisów ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. Nr 179, poz z późn. zm.) nie wykazała nieprawidłowości w przedmiotowym zakresie. Na terenie Gminy Pałecznica w roku 2006 i zgodnie z rozporządzeniami Wojewody Małopolskiego - mogły być prowadzone uprawy maku niskomorfinowego, obowiązywał natomiast zakaz uprawy maku na tzw.,,potrzeby własne oraz bezwzględny zakaz upraw konopi, o czym Urząd Gminy powiadomił mieszkańców w formie pism wywieszonych na tablicy ogłoszeń Urzędu oraz przekazanych sołtysom z terenu Gminy. Jak ustalono, zezwolenia na uprawę maku niskomorfinowego wydawane były generalnie prawidłowo na podstawie kompletnych wniosków, a rejestr zezwoleń prowadzony był zgodnie z przepisami. Stwierdzono natomiast, iż wpływające wnioski nie zawierały oświadczenia wnioskodawcy, że nie był karany za popełnienie przestępstwa, o którym mowa w art. 63 lub 64 ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii, i wykroczenia, o którym mowa w art. 65 cyt. ustawy, co jest sprzeczne z wymogiem art. 47 ust. 2 ustawy. Analiza wydanych zezwoleń pod kątem elementów wymienionych w art. 47 ust. 3 ustawy wykazała 1 przypadek braku numeru działki, na której miała być prowadzona uprawa. Fakt spalenia słomy makowej został odnotowany na wydanych zezwoleniach. Zgodnie z uzyskanymi wyjaśnieniami podczas wegetacji wspólnie z Policją prowadzono kontrole w gospodarstwach prowadzących uprawę maku niskomorfinowego na podstawie ww. zezwoleń, jak również w innych miejscowościach z terenu gminy Pałecznica (pod kątem występowania nielegalnych upraw maku). W aktach brak jest jednak dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie ww. kontroli, jak również upoważnienia dla pracownika Urzędu Gminy przeprowadzającego kontrole upraw maku, wymaganego w myśl art. 50 ust. 3 ww. ustawy. 11

12 Stwierdzono, iż dokumentacja dotycząca upraw maku w okresie objętym kontrolą rejestrowana była w teczce BGKK 6021 Zezwolenia na uprawę maku i konopi, podczas gdy Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt dla organów gminy i związków międzygminnych przewiduje prowadzenie teczek o symbolach 6032 (Nadzór nad produkcją roślinną) i 6033 (Zezwolenia na uprawę maku i konopi). Kontrolą nie wykazała uchybień w sposobie realizacji zadań związanych z likwidacją skutków klęsk żywiołowych. Analizie poddano dokumentację związaną z wykorzystaniem otrzymanych w 2006 r. i I połowie 2007 r. środków finansowych na usuwanie skutków klęsk żywiołowych z 2004 r. i 2005 r. Jak ustalono, w 2006 r. Gmina otrzymała z rezerw celowych budżetu państwa dotacje w wysokości ,00 zł, które przeznaczono na odbudowę infrastruktury drogowomostowej. W ramach realizacji ww. zadania zawarto umowy z wykonawcami robót, a następnie z Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji na ich dofinansowanie. Po zakończeniu realizacji robót dokonano ich końcowego odbioru i przekazano do Biura do Spraw Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych w MSWiA rozliczenia końcowe. Natomiast w I połowie 2007 r. Gmina Pałecznica otrzymała promesę w wysokości ,00 zł na odbudowę infrastruktury drogowo mostowej. W kontrolowanym okresie zawarto umowy z wykonawcami robót oraz uzyskano opinię Wojewody Małopolskiego do wniosku na przedmiotowe zadanie. W ramach niniejszej kontroli przeprowadzono ponadto wizję w terenie na drogach objętych przedmiotowym zadaniem, stwierdzając wykonanie robót objętych dofinansowaniem. Przyjmowanie, ewidencjonowanie oraz załatwianie skarg i wniosków Jak ustalono, Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Pałecznicy wprowadzony zarządzeniem Nr 19 Wójta Gminy w Pałecznicy z dnia 25 czerwca 2007 r. zawiera uregulowania w zakresie organizacji przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków, w tym w szczególności dotyczące właściwości odnośnie organizacji przyjęć w ramach skarg i wniosków, ich ewidencjonowania oraz załatwiania. W sposób zgodny z art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.) ustalone zostały dni i godziny przyjęć przez Wójta w sprawach skarg i wniosków. Kontrola wykazała jednak, iż stosowna informacja, o której mowa w art k.p.a., nie została wywieszona w siedzibie Urzędu. Jak ustalono, w Urzędzie Gminy Pałecznica prowadzony jest wspólny rejestr dla skarg i wniosków kierowanych do Wójta oraz Rady Gminy. Rejestr oznaczony został prawidłowym symbolem (0560) wynikającym z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, natomiast tytuł rejestru ( Rejestr skarg i wniosków kierowanych do Rady Gminy i Wójta Gminy Pałecznica ) nie jest zgodny z hasłem klasyfikacyjnym określonym w JRWA ( Rejestr skarg i wniosków ). Także forma rejestru budzi zastrzeżenia w związku z brakiem miejsca na wpisanie danych dotyczących: - daty i sposobu załatwienia skargi (wniosku), - organu, do którego kierowana jest skarga bądź wniosek (Wójt lub Rada). 12

13 Niezależnie od powyższego stwierdzono, iż zapisy poszczególnych lat nie są oddzielane zgodnie z dyspozycją 20 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej, tzn. z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Należy zaznaczyć, iż powyższe wymogi dotyczą także sytuacji, gdy w danym roku kalendarzowym nie wpłynęły żadne skargi ani wnioski. W przedmiotowym rejestrze nie odnotowano wpisów za okres objęty kontrolą. Pomoc społeczna W ramach kontroli kompleksowej Gminy Pałecznica skontrolowano także m.in. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pałecznicy. Przedmiotem kontroli była organizacja Ośrodka i kwalifikacje kadr, ocena prawidłowości realizacji przez GOPS w 2006 roku i w I półroczu 2007 roku zadań zleconych i zadań własnych z zakresu pomocy społecznej określonych w ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 z późn. zm.) oraz realizacja w ww. okresie zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (jt. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.) i ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późn. zm.). Ustalenia kontroli zostały zawarte w podpisanym przez Kierownika GOPS protokole. Na podstawie art. 128 ust. 6 ustawy o pomocy społecznej zawiadamiam Pana Wójta o stwierdzonych podczas kontroli kompleksowej GOPS w Pałecznicy uchybieniach w działalności kontrolowanej jednostki. Jak ustalono, Kierownik Ośrodka - Pani Elżbieta Nagło, nie posiada specjalizacji z organizacji pomocy społecznej, zatem nie spełnia wymagań kwalifikacyjnych dla osób kierujących jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej wynikających z art. 122 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Kontrola wykazała m.in., iż Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pałecznicy nie realizował zadań wynikających z art. 17 ust. 1 pkt 12 i 13 ustawy o pomocy społecznej, dotyczących prowadzenia i zapewnienia miejsc w placówkach opiekuńczo-wychowawczych wsparcia dziennego lub mieszkaniach chronionych oraz tworzenia gminnego systemu profilaktyki i opieki nad dzieckiem. W wyniku kontroli kompleksowej ustalono ponadto, że Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej wypełnił wymóg art. 17 ust. 1 pkt 1 cyt. wyżej ustawy, tzn. posiada opracowaną i zatwierdzoną stosowną uchwałą Rady Gminy Pałecznica Gminną Strategię Rozwiązywania Problemów Społecznych na lata , jednakże dokument ten jest bardzo ogólny i wymaga dopracowania, przeformułowania oraz skonkretyzowania w każdej części. Szczegółowy opis zastrzeżeń dotyczących ww. strategii znajduje się w protokole z kontroli w GOPS w Pałecznicy. W wyniku kontroli prawidłowości przyznawania przez GOPS zasiłków stałych stwierdzono m.in., co następuje: 1. Decyzją znak: GOPS /2006 z dnia 22 grudnia 2006 r. przyznano zasiłek stały od dnia 1 grudnia 2006 r. osobie samotnie gospodarującej w wysokości 324 zł, zamiast od dnia 5 grudnia 2006 r. (od daty ustalenia umiarkowanego stopnia niepełnosprawności). W związku z powyższym w grudniu 2006 r. zawyżono wysokość świadczenia o kwotę 41,85 zł. 13

14 2. Decyzją znak: GOPS /2004 z dnia 6 maja 2004 r. przyznano zasiłek stały osobie posiadającej umiarkowany stopień niepełnosprawności (na stałe). Do dochodu rodziny nie wliczono dochodu z gospodarstwa rolnego o powierzchni 1,63 ha przeliczeniowego, ponieważ klient przedstawił umowę-dzierżawy. Powyższą umowę uwzględnił Ośrodek, nie wliczając dochodu uzyskiwanego z gospodarstwa rolnego. Zgodnie z ustawą o pomocy społecznej w przypadku prowadzenia działalności rolniczej dochód ustala się na podstawie wielkości gospodarstwa rolnego. Przepis nie uzależnia naliczania dochodu z hektarów przeliczeniowych od faktu osobistego prowadzenia gospodarstwa. Dochód ten ustalany jest również w sytuacji wydzierżawienia gospodarstwa rolnego innej osobie. W związku z nieuwzględnieniem dochodu z gospodarstwa rolnego w przedmiotowej sprawie wypłacany jest zasiłek w zawyżonej wysokości. Z dokumentacji do decyzji nr: GOPS /2006 z dnia 5 kwietnia 2006 r. przyznającej zasiłek okresowy wynika, iż sprawa dotyczy osoby, która zamieszkuje wraz z mężem i dziećmi na terenie Miasta Kazimierz, natomiast zameldowana jest w Gminie Pałecznica. Świadczenie zostało błędnie przyznane w GOPS Pałecznica, ponieważ zgodnie z art. 101 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej: właściwość miejscową gminy ustala się według miejsca zamieszkania osoby ubiegającej się o świadczenie.. Art. 101 ust. 2 ww. ustawy stanowi, iż w przypadku osoby bezdomnej właściwą miejscowo jest gmina ostatniego zameldowania tej osoby na pobyt stały. W przedmiotowej sprawie rodzina nie mogła jednak być uznana za bezdomną z chwilą wynajęcia mieszkania na terenie innej gminy. W przypadku zaliczki alimentacyjnej przyznanej decyzją nr GOPS /II-1/2006 z dnia 22 września 2006 r. na okres od 1 września 2006 r. do 31 sierpnia 2007 r. ustalono, że decyzja ta winna zostać uchylona w październiku 2006 r., ponieważ utraciła moc z powodu śmierci osoby zobowiązanej do alimentacji. W wyżej wymienionym przypadku GOPS wypłacił zaliczkę alimentacyjną w kwocie 600 zł ojcu dzieci za wrzesień 2006 r. Było to świadczenie nienależnie pobrane, gdyż matka dzieci (tj. osoba zobowiązana do alimentacji) zmarła w dniu 22 sierpnia 2006 r. W dniu 18 października 2006 r. GOPS otrzymał informację o śmierci osoby zobowiązanej do alimentacji i począwszy od miesiąca października zaprzestał wypłaty ww. zaliczki alimentacyjnej. Działając na podstawie art. 15 pkt 2 i art. 25 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (jt. Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 z późn. zm.), w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami w prowadzeniu spraw z zakresu administracji rządowej, zwracam się do Pana Wójta o ich wyeliminowanie poprzez: a) w zakresie spraw finansowo-księgowych 1. Wzmocnienie przez Skarbnika Gminy nadzoru i kontroli wewnętrznej w zakresie planowania i realizacji wydatków we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm). 2. Stosowanie zasady klasyfikowania dochodów i wydatków w budżecie Gminy w tych samych podziałkach klasyfikacji budżetowej, co przyznana dotacja z budżetu państwa na finansowanie konkretnego zadania. 14

15 3. Ścisłe przestrzeganie 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858 z późn. zm.) oraz art. 124 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (jt. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) przy realizacji przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pałecznicy gotówkowych wypłat świadczeń na rzecz osób uprawnionych. 4. Przestrzeganie terminów odprowadzania dochodów na rachunek budżetu państwa wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955). b) w zakresie działalności gospodarczej 5. Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej w sposób kompletny, tj. z uwzględnieniem pełnego brzmienia prowadzonej działalności i wszystkich dokonywanych zmian. 6. Podjęcie działań w celu aktualizacji ewidencji działalności gospodarczej w zakresie określonym w art. 8 ustawy z dnia 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy - Prawo działalności gospodarczej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 2125) poprzez pisemne wystąpienie do przedsiębiorców o uzupełnienie brakujących danych. 7. Uzupełnienie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu o zadania związane z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego-rejestru przedsiębiorców określone w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (jt. Dz. U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186). 8. Przestrzeganie przepisów art i art. 18 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (jt. Dz. U. z 2007 r. Nr 115, poz. 793 z późn. zm.), zwłaszcza odnośnie wysokości i terminów pobierania opłat, egzekwowania wymaganych załączników do wniosku i uzyskiwania postanowień Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych przed wydaniem zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. 9. Gromadzenie dokumentacji dotyczącej wydawanych zezwoleń (w tym także załączników i dowodów wpłat) całościowo dla każdego wydanego zezwolenia. c) w zakresie spraw obywatelskich 10. Prowadzenie skorowidzów alfabetycznych zgodnie z 16 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 września 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 882). 11. Doręczanie wszystkim stronom postępowania decyzji administracyjnych na piśmie, zgodnie z art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.). 15

16 12. Przestrzeganie w prowadzonych postępowaniach administracyjnych dotyczących skrócenia terminu do zawarcia małżeństwa wynikającego z art Kodeksu postępowania administracyjnego obowiązku zawiadomienia wszystkich stron o wszczęciu postępowania. 13. Sporządzanie aktów zgonu na postawie kart zgonów, zgodnie z art. 66 ust. 1 w związku z art. 67 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z późn. zm.). 14. Sprostowanie treści aktu zgonu nr 5/2007 sporządzonego niezgodnie z kartą zgonu na podstawie art. 28 cyt. wyżej ustawy. 15. Przyjmowanie od osób wykonujących obowiązek meldunkowy kompletnie wypełnionych formularzy meldunkowych - zgodnie z przepisami art. 11 ust. 1 i 15 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (jt. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). 16. Przekazywanie urzędowi skarbowemu wykazów osób zmarłych w terminie określonym w art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z późn. zm.). 17. Przekazywanie do Zakładu Obsługi Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie (obsługującego wojewódzki zbiór meldunkowy prowadzony w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie) informacji dotyczących zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych z zachowaniem terminu 5 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie, zgodnie z 7 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996). 18. Przekazywanie właściwemu wojskowemu komendantowi uzupełnień informacji o zmianach osobowo-adresowych - zgodnie z 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. Nr 140, poz.1480). 19. Zamieszczanie na decyzjach z zakresu ewidencji ludności pieczęci urzędowej o treści zgodnej z art. 2a pkt 3 i art. 16c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (jt. Dz. U. z 2005 r. Nr 235, poz. 2000) w związku z art. 15 ust. 2 i art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. 20. Przestrzeganie przy prowadzeniu spraw z zakresu ewidencji ludności przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, a w szczególności art (wzywanie stron postępowania do zapoznania się z aktami sprawy przed wydaniem decyzji), art. 36 (zawiadamianie stron o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy) oraz art (określanie daty wszczęcia postępowania na żądanie strony). 21. Wszczęcie postępowania w sprawie dotyczącej wymeldowania o sygnaturze SO.I.5115/9/07 i zakończenie sprawy poprzez wydanie decyzji merytorycznej. 22. Wydawanie poświadczeń zameldowania osobom trzecim na podstawie przedłożonego pełnomocnictwa. 23. Podjęcie bezzwłocznych działań w celu wydania osobie zastępującej pracownika prowadzącego zagadnienia z zakresu dowodów osobistych karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO). 16