Załącznik do Zarządzenia Nr /05 Burmistrza Miasta Nowy Targ z dnia 31 sierpnia 2005r.

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr /05 Burmistrza Miasta Nowy Targ z dnia 31 sierpnia 2005r. PROCEDURA ORGANIZACJI PRZYJMOWANIA, EWIDENCJONOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW W URZĘDZIE MIASTA W NOWYM TARGU I. Cel procedury: Celem procedury jest zapewnienie prawidłowego pod względem merytorycznym i formalnym procesu przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Miasta w Nowym Targu. II. Odpowiedzialność: 1. Odpowiedzialnym za nadzór nad przestrzeganiem procedury jest Sekretarz Miasta 2. Odpowiedzialnym za przestrzeganie procedury jest Naczelnik Wydziału Organizacyjnego. 3. Odpowiedzialnym za aktualizację procedury jest Podinspektor ds. kadr w Wydziale Organizacyjnym. III. Akty prawne: 1. Kodeks Postępowania Administracyjnego ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. (tekst jednolity Dz.U. z 2000r. Nr 98 poz z póżn.zm.) Dział VIII. 2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5 poz. 46) 3. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta w Nowym Targu (wprowadzony w życie Zarządzeniem Nr /04 Burmistrza Miasta Nowego Targu z dnia 11 maja 2004r.) Rozdział IX. IV. Przebieg procedury: 1. Klasyfikacja skarg i wniosków O tym, czy pismo skierowane do Urzędu Miasta jest skargą, wnioskiem czy podaniem decydują Burmistrz lub Zastępcy Burmistrza, kierując się obowiązującymi przepisami w tym zakresie. - Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy lub przez ich pracowników; naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw ( art. 227 kpa).

2 - Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności ( art. 241 kpa) Prośby o pomoc lub interwencję w różnych sprawach indywidualnych powinny być traktowane jako podania obywateli lub wystąpienia obywateli O tym, czy pismo należy zakwalifikować do skarg, wniosków lub podań decyduje nie forma zewnętrzna, ale treść pisma Wnoszący skargę lub wniosek może zastrzec nieujawnianie swojego nazwiska i adresu. Zastrzeżenie takie jest dla organu rozpatrującego skargę lub wniosek wiążące W uzasadnionych wypadkach można zawiadomić wnoszącego skargę lub wniosek, że bez ujawnienia jego nazwiska brak jest możliwości rozpatrzenia tej skargi lub wniosku. 2. Przyjmowanie i ewidencjonowanie skarg i wniosków Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, dalekopisem, pocztą elektroniczną, a także ustnie do protokołu. Skargi, wnioski wpływające do Urzędu Miasta powinny być rozpatrywane zgodnie z obowiązującymi terminami oraz ustalonym trybem Wszystkie pisemne wystąpienia obywateli powinny być kierowane przez Kancelarię Ogólną do Burmistrza lub Zastępców Burmistrza, którzy ustalają, czy pismo zawiera skargę, wniosek, czy też jest podaniem w indywidualnej sprawie Podania w sprawach indywidualnych rejestrowane są w dzienniku podawczym i dekretowane do właściwej komórki organizacyjnej lub kierowane do jednostki podległej. Terminy załatwiania wystąpień, podań w sprawach indywidualnych określa art. 35 kpa Skargi i wnioski rejestruje się w centralnym rejestrze skarg i wniosków znajdującym się w Wydziale Organizacyjnym. Skargi na Burmistrza i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, rejestrowane są w odrębnym rejestrze prowadzonym przez Biuro Rady Miasta i rozpatrywane przez Radę Miasta Załatwianie skarg, wniosków w terminach określonych przepisami prowadzi wyznaczony pracownik Wydziału Organizacyjnego Rejestracja skarg i wniosków następuje według dat wpływów i dotyczy tylko skarg odnoszących się do komórek organizacyjnych i pracowników Urzędu Miasta oraz jednostek podległych Burmistrzowi.

3 Skargi te rozpatruje Burmistrz, Zastępcy Burmistrza, lub bezpośredni przełożeni Jeżeli w piśmie zawierającym skargę lub wniosek, obywatel wnioskuje o indywidualne spotkanie z Burmistrzem lub Zastępcą Burmistrza, Wydział Organizacyjny przesyła niezwłocznie informację zainteresowanemu o terminie ustalonego spotkania Skargi i wnioski przyjmowane są przez: a) Burmistrza i Z-ców Burmistrza w poniedziałki w godz , b) Sekretarza Miasta w poniedziałki w godz c) naczelników wydziałów w poniedziałki i czwartki w godz. pracy Urzędu oraz każdego innego dnia pracy w miarę swoich możliwości czasowych, d) upoważnionego pracownika Wydziału Organizacyjnego w każdym dniu i godzinach pracy Urzędu W razie zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie, należy skargę lub wniosek przyjąć, sporządzając z jej przyjęcia protokół. Protokół podpisują: wnoszący skargę lub wniosek i pracownik przyjmujący zgłoszenie. W protokole zamieszcza się datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię, nazwisko i adres osoby zgłaszającej oraz zwięzły opis sprawy. Protokół z przyjęcia skargi lub wniosku pracownik Wydziału Organizacyjnego wpisuje do rejestru skarg i wniosków. Przyjmujący skargi i wnioski potwierdza złożenie skargi lub wniosku jeżeli zażąda tego wnoszący. Protokół z przyjęcia indywidualnej prośby o pomoc lub interwencję rejestruje się w dzienniku podawczym Urzędu Miasta i nadaje tryb załatwiania ustalany przez przyjmującego prośbę. 3. Rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków Jeżeli skarga lub wniosek dotyczy kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, Urząd Miasta do którego wniesiono skargę lub wniosek rozpatruje sprawy należące do jego właściwości, a pozostałe przekazuje niezwłocznie ( do siedmiu dni od otrzymania) właściwym organom z kopią skargi lub wniosku, zawiadamiając jednocześnie wnoszącego skargę lub wniosek Skargi lub wnioski adresowane do właściwego organu, a przesłane w odpisie do Urzędu Miasta nie są rejestrowane w rejestrze skarg i wniosków. Odpisy skarg i wniosków oraz związane z nimi dokumenty Wydział Organizacyjny przechowuje w oddzielnej teczce Jeżeli Urząd Miasta nie jest organem właściwym do rozpatrzenia skargi lub wniosku, wyznaczony pracownik Wydziału Organizacyjnego powinien niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni, przekazać ją do organu właściwego, powiadamiając o tym wnoszącego (art. 231 kpa).

4 Jeżeli skarga lub wniosek nie została wniesiona do organu właściwego, a z treści skargi lub wniosku nie można ustalić adresata, lub kiedy z treści wynika, że adresatem są organy wymiaru sprawiedliwości, należy skargę lub wniosek odesłać wnoszącemu w terminie 7 dni z odpowiednim wyjaśnieniem Skargę na pracownika można przekazać do załatwienia również jego przełożonemu służbowemu z tym, że na przełożonym ciąży obowiązek zawiadomienia Burmistrza o sposobie jej załatwienia. O przekazaniu skargi należy powiadomić skarżącego (art 232 kpa). Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej Skargi i wnioski nie zawierające nazwiska i adresu, tzw. anonimy podlegają rozpatrzeniu wyłącznie wówczas, gdy uzasadnia to interes społeczny Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia, w terminie siedmiu dni od daty otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania Zgodnie z art kpa. organ właściwy do załatwienia skargi lub wniosku powinien sprawę załatwić bez zbędnej zwłoki, nie później, niż w ciągu jednego miesiąca. Skargi i wnioski, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień powinny być rozpatrzone w terminie do 14 dni. Zgodnie z art kpa. posłowie na Sejm RP, senatorowie lub radni, którzy wnieśli skargę we własnym imieniu lub przekazali skargę innej osoby do załatwienia powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi najpóźniej w terminie 14 dni od dnia jej wniesienia lub przekazania Jeżeli do sporządzenia odpowiedzi na skargę lub wniosek niezbędne jest wyjaśnienie komórki organizacyjnej Urzędu Miasta lub podległej jednostki, pracownik prowadzący rejestr skarg i wniosków przekazuje kopię protokołu przyjęcia ustnego lub kopię pisma zawierającego skargę, wniosek do odpowiedniego adresata oraz określa termin na udzielenie wyjaśnienia. Wyznaczony termin powinien uwzględniać konieczność sporządzenia projektu odpowiedzi dla skarżącego i uzyskania akceptu Burmistrza lub Zastępców Burmistrza O każdorazowym przypadku nie załatwienia skargi lub wniosku w obowiązującym terminie, należy zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki oraz wskazując nowy termin załatwienia sprawy ( art. 36 kpa ) W stosunku do osób winnych naruszenia obowiązujących terminów załatwiania spraw przewiduje się stosowanie kar porządkowych lub dyscyplinarnych ( art.38 kpa).

5 4. Udzielanie odpowiedzi na skargi i wnioski O sposobie załatwienia skargi lub wniosku zawiadamia się pisemnie wnoszącego sprawę ( art. 237 kpa) Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi powinno zawierać : oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie w jaki sposób została załatwiona (pozytywnie, negatywnie lub wyjaśniająco), oraz podpis z podaniem nazwiska, imienia i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi ( art kpa) Zawiadomienie o negatywnym załatwieniu sprawy powinno zawierać dodatkowe uzasadnienie - faktyczne i prawne W przypadku ponownego złożenia skargi, która była już przedmiotem rozpatrzenia i została uznana za bezzasadną, a skarżący nie wnosi nowych okoliczności - w odpowiedzi na tę skargę można podtrzymać swoje poprzednie stanowisko ( art kpa). O tym fakcie należy powiadomić organ wyższego stopnia (art kpa) Skargi i wnioski powinny być rozpatrywane i załatwiane z należytą starannością, wnikliwie i terminowo. 5. Przechowywanie dokumentacji dotyczącej skarg i wniosków Skargi i wnioski składane i przekazywane do Urzędu Miasta oraz związane z nimi pisma oraz inne dokumenty rejestruje i przechowuje Wydział Organizacyjny w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków Na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. (Dz.U. Nr 112 poz z późn. zm.) w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych - skargi i wnioski klasyfikuje się pod symbolem 056. Rejestr skarg i wniosków oraz analizy i oceny są oznaczone symbolem A. Pozostała dokumentacja związana z rozpatrywaniem skarg i wniosków oraz prowadzonym nadzorem i kontrolą oznaczona jest symbolem B 3 i oznacza dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie 3 lat podlega brakowaniu. 6. Nadzór i kontrola nad przyjmowaniem i załatwianiem skarg i wniosków Wojewoda sprawuje nadzór i kontrolę nad przyjmowaniem i załatwianiem skarg i wniosków przez organy samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne ( art pkt.5 kpa).

6 V. Spis formularzy, szablonów, wzorców. 1. Protokół z ustnego wniesienia skargi lub wniosku. 2. Rejestr skarg i wniosków przyjętych w roku...