WOJEWODA MAŁOPOLSKI. Kraków, dnia 03.MAR.2009 KA.I Pan Jacek Zając. Wójt Gminy Stryszawa

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI KA.I Kraków, dnia 03.MAR.2009 Pan Jacek Zając Wójt Gminy Stryszawa Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w 2008 roku kontrolę kompleksową w kierowanym przez Pana Urzędzie, której przedmiotem była ocena prawidłowości wykonywania przez Urząd Gminy Stryszawa zadań z zakresu administracji rządowej realizowanych na podstawie ustaw lub porozumień. Kontroli poddano realizację zadań w okresie od dnia 1 stycznia 2007 roku do 30 czerwca 2008 roku. Ustalenia kontroli zawarte zostały w protokole podpisanym przez Pana Wójta. Sprawy finansowo-księgowe Kontrolę przeprowadzono w zakresie rozliczenia wydatków dokonanych w ramach dotacji celowych udzielonych w 2007 roku z budżetu Wojewody oraz realizacji dochodów budżetowych w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej. W protokole poza ustaleniami pozytywnymi kontrola wykazała również nieprawidłowości polegające na: 1. Nie odprowadzeniu na rachunek budżetu państwa środków w kwocie 240,00 zł pochodzących z niewykorzystanej w roku 2007 dotacji celowej udzielonej z budżetu Wojewody Małopolskiego w ramach działu 801 Oświata i wychowanie, rozdziału Pozostała działalność z przeznaczeniem na wydatki związane z pracami komisji egzaminacyjnych, powołanych do rozpatrzenia wniosków nauczycieli o wyższy stopień awansu zawodowego. Urząd Gminy otrzymał w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale Pozostała działalność, 2030 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin) kwotę 240,00 zł. W toku kontroli ustalono, że środki te nie zostały wydatkowane i nie dokonano zwrotu na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie środków niewykorzystanej dotacji celowej w wysokości 240,00 zł. Stosownie do postanowień art. 144 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.) niewykorzystane środki dotacji w kwocie 240,00 zł winny zostać zwrócone na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w terminie do dnia 15 lutego 2008 r. Zwrotu dotacji dokonano w trakcie trwania kontroli Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. (12) * fax (12)

2 2. Pobraniu w nadmiernej wysokości środków dotacji celowej udzielonej z budżetu Wojewody Małopolskiego w roku 2007 w ramach wydatków planowanych w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdziale Składki na ubezpieczenie zdrowotne opłacane za osoby pobierające niektóre świadczenia z pomocy społecznej oraz niektóre świadczenia rodzinne, 2010 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie (związkom gmin) ustawami w kwocie 0,04 zł w związku z przekazaniem do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych kwoty wyższej od wynikającej ze złożonej deklaracji korygującej. Nadebraną część dotacji celowej zwrócono na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w trakcie trwania kontroli. 3. Niezgodności między kwotami określonymi w decyzjach a wypłaconymi stypendiami szkolnymi w następujących przypadkach: decyzją nr UG/4341 0/259/07 z 05 czerwca 2007 r. przyznane zostało stypendium szkolne w wysokości 307,40 zł za okres od 01 stycznia 2007 r. do 30 czerwca 2007 r. Na podstawie dowodu księgowego nr 06/247, pod pozycją 116 na liście wypłat stypendium szkolnego za okres styczeń czerwiec 2007 r. stwierdzono, że Urząd Gminy wypłacił kwotę 307,20 zł, decyzją nr UG/4341 0/32/07 z 4 grudnia 2007 r. przyznane zostało stypendium szkolne w wysokości 213,40 zł za okres od 01 września 2007 r. do 31 grudnia 2007 r. Na podstawie dowodu księgowego 12/148, stwierdzono, że osoba wskazana na liście wypłat stypendium szkolnego 2007/2008 pod pozycją 48, otrzymała łącznie na czworo dzieci kwotę 854,40 zł (213,60 x 4). 4. Niezgodności między kwotami określonymi w decyzjach a pobranymi świadczeniami w następujących przypadkach: decyzją Nr GOPS/8123/0/60/2007 z 16 listopada 2007 r. przyznany został zasiłek okresowy z powodu niepełnosprawności w wysokości 86,52 zł miesięcznie, na okres od 1 listopada 2007 do 31 grudnia Na podstawie dowodu księgowego nr 11/517 ustalono, że świadczeniobiorca (pozycja 13 na liście za miesiąc listopad 2007 r.) otrzymał w dniu 30 listopada 2007 r. zasiłek okresowy w kwocie 85,52 zł, tj. w wysokości zaniżonej w stosunku do kwoty określonej w decyzji o 1,00 zł, decyzją Nr GOPS/8123/0/43/2007 z 29 września 2007 r. przyznany został zasiłek okresowy z powodu niepełnosprawności w wysokości 199,81 zł miesięcznie, na okres od 1 października 2007 do 31 grudnia Na podstawie dowodu księgowego nr 10/581 ustalono, że świadczeniobiorca (pozycja 10 na liście za miesiąc październik 2007 r.) otrzymał w dniu 22 października 2007 r. zasiłek okresowy w kwocie 199,80 zł, tj. w wysokości zaniżonej o 0,01 zł, decyzją Nr GOPS/8123/0/58/2007 z 02 października 2007 r. przyznany został zasiłek okresowy inne przyczyny w wysokości 89,55 zł miesięcznie, na okres od 1 października 2007 do 31 grudnia Na podstawie dowodu księgowego nr 10/581 ustalono, że świadczeniobiorca (pozycja 11 na liście za miesiąc październik 2007 r.) otrzymał w dniu 22 października 2007 r. zasiłek okresowy w kwocie 89,54 zł, tj. w wysokości zaniżonej o 0,01 zł, decyzją Nr GOPS/8123/0/42/2007 z 02 października 2007 r. przyznany został zasiłek okresowy z powodu bezrobocia w wysokości 134,91 zł miesięcznie, na okres od 1 października 2007 do 31 grudnia Na podstawie dowodu księgowego nr 10/581 ustalono, że świadczeniobiorca (pozycja 12 na liście za miesiąc październik 2007 r.) otrzymał w dniu 22 października 2007 r. zasiłek okresowy w kwocie 134,90 zł, tj. w wysokości zaniżonej o 0,01 zł. 2

3 5. Stosowaniu klasyfikacji budżetowej poniesionych wydatków niezgodnej z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.) w następujących przypadkach: wydatek w kwocie 35,06 zł za wyrób pieczątki imiennej (dowód księgowy nr 01/4) zakwalifikowany został jako wydatek działu 852 Pomoc społeczna, rozdziału Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, 4210 Zakup materiałów i wyposażenia, podczas gdy właściwą podziałką klasyfikacji budżetowej dla tego rodzaju wydatków jest 4300 Zakup usług pozostałych, wydatek w kwocie 123,22 zł za zakup dyskietek (dowód księgowy nr 01/4) zakwalifikowany został jako wydatek działu 852 Pomoc społeczna, rozdziału Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, 4210 Zakup materiałów i wyposażenia, podczas gdy właściwą podziałką klasyfikacji budżetowej dla tego rodzaju wydatków jest 4750 Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji, wydatek w kwocie 951,60 zł za zakup UPS (dowód księgowy nr 02/18) zakwalifikowany został jako wydatek działu 852 Pomoc społeczna, rozdziału Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, 4210 Zakup materiałów i wyposażenia, podczas gdy właściwą podziałką klasyfikacji budżetowej dla tego rodzaju wydatków jest 4750 Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji. 6. Stosowaniu klasyfikacji budżetowej wydatków niezgodnej z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.) przy planowaniu wydatków pochodzących ze środków dotacji celowej. Zarządzeniem Nr 373/07 Wojewody Małopolskiego z dnia 31 października 2007 r. przyznana została dotacja celowa w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale Pozostała działalność w 2030 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin) w kwocie 240,00 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie w ramach wdrażania reformy oświaty prac komisji kwalifikacyjnych i egzaminacyjnych powołanych do rozpatrzenia wniosków nauczycieli o wyższy stopień awansu zawodowego, zgodnie z decyzją Ministra Finansów Nr FS /12/ZZJ/07/1095 z dnia 15 października 2007 r., o podziale rezerwy celowej (poz. 11) zaplanowanej w ustawie budżetowej na rok Powyższą dotację, Zarządzeniem Nr 83/V/2007 Wójta Gminy Stryszawa z dnia 19 listopada 2007 r. w sprawie zmiany budżetu Gminy Stryszawa i układu wykonawczego na rok 2007 wprowadzono do budżetu i układu wykonawczego w dziale 801, rozdziale 80195, po stronie dochodów w 2030 oraz po stronie wydatków w 4300 Zakup usług pozostałych, podczas gdy właściwą podziałką klasyfikacji budżetowej dla tego rodzaju wydatków jest 4170 Wynagrodzenia bezosobowe. 7. Nie przestrzeganiu przepisów art. 22 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) w zakresie dokonywania poprawek na dokumentach księgowych. 3

4 W toku kontroli stwierdzono, że na dowodach księgowych dotyczących wydatków poniesionych w 2007 r. przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej o numerach: 02/18, 03/90, 08/525, 08/526, 10/126, 10/202 oraz na dowodach księgowych dotyczących dochodów uzyskanych w 2007 r. przez Urząd Gminy z tytułu wydawania dowodów osobistych oraz udostępniania danych o numerach: WB 19/03/07, WB 6/07/07, WB 2/08/07, WB 3/08/07, WB 1/09/07, WB 13/10/07, WB 14/10/07, WB 19/10/07 dokonano poprawek poprzez wymazanie korektorem danych liczbowych oraz innych treści na drukach delegacji, co stanowi naruszenie przepisów art. 22 ust. 1 i 3 ww. ustawy o rachunkowości. Ponadto stwierdzono, że dokumenty objęte kontrolą spełniały wymogi określone w ustawie o rachunkowości w zakresie chronologii zdarzeń, za wyjątkiem dwóch dowodów księgowych odnoszącym się do wpłat dokonanych z tytułu wydania dowodów osobistych na rachunek Urzędu Gminy w dniach: 18 i 19 stycznia 2007 r., którym zostały nadane numery w odwrotnej kolejności niż daty ich wystawienia, tj. dowód księgowy z dnia 19 stycznia 2007 r. posiada numer WB 13/01/07, natomiast dowód księgowy z dnia 18 stycznia 2007 r. posiada późniejszy numer, tj. WB 14/01/ Niezgodnym z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.) rozliczeniu przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej kosztów delegacji w następujących przypadkach: delegacje Nr 23 i 24 z dnia 26 lipca 2007 r. (dowód księgowy nr 07/520 i 07/521), zostały nieprawidłowo rozliczone, tj. błędnie naliczono dietę w wysokości 21,00 zł oraz ryczałt za dojazdy w kwocie 4,30 zł, podczas gdy zgodnie z 4 i 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży, a za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 % diety. Ponadto do powyższych dowodów stanowiących podstawę rozliczenia delegacji nie zostały złożone oświadczenia na okoliczność braku biletów, który to obowiązek wynika z 8 a ust. 3 cyt. wyżej Rozporządzenia. Sprawy obywatelskie Kontrola rejestracji stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Stryszawie wykazała dbałość w zakresie prowadzenia i przechowywania ksiąg stanu cywilnego oraz sporządzania aktów stanu cywilnego. Akty sporządzano w księgach stanu cywilnego pismem ręcznym starannie i czytelnie. Stwierdzono prawidłową numerację aktów stanu cywilnego, właściwą pisownię nazwisk i dat oraz prawidłową pisownię nazw miejscowości położonych za granicą zgodnie z zapisem zawartym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.). Prawidłowo nanoszone były wzmianki i przypiski po sporządzeniu aktu stanu cywilnego. W prawidłowy sposób prowadzono skorowidze alfabetyczne do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego. Kontrola teczek rzeczowych Nr 5130, 5131 i 5132 wykazała prawidłowe kompletowanie dokumentów w aktach zbiorowych do aktów stanu cywilnego. W zakresie rejestracji urodzeń nie stwierdzono uchybień. 4

5 W zakresie rejestracji małżeństw stwierdzono zachowanie terminów przekazania przez duchownych zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa, jak również zachowanie terminu ważności zaświadczenia. Przekazywane przez duchownych zaświadczenia zawierały pieczęć parafii oraz podpis proboszcza lub wikarego. Data wpływu dokumentu do Urzędu odnotowywana była na zaświadczeniu. Akty małżeństw sporządzane były w ustawowym terminie. W przypadku małżeństw zawieranych w formie wyznaniowej ze skutkiem cywilnym, w sporządzanych aktach w prawidłowy sposób odtwarzano podpisy osób zawierających małżeństwo oraz podpisy świadków. W prawidłowy sposób prowadzono rejestr składanych w Urzędzie Stanu Cywilnego w Stryszawie zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz rejestr zaświadczeń wydawanych na podstawie złożonych zapewnień. Zgłoszenia zgonów dokonywane były w ustawowym terminie i przez osoby do tego upoważnione. Stwierdzono zachowanie terminu sporządzania aktów zgonu oraz prawidłowość sporządzania aktów zgonu na podstawie karty zgonu z opisanym niżej zastrzeżeniem dotyczącym wypełniania rubryki godzina zgonu. Odpisy aktów stanu cywilnego wydawane były osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688), zwanej dalej p.a.s.c., określającego krąg osób upoważnionych do występowania z wnioskiem. Generalnie, na podaniach prawidłowo odnotowywano dane z dokumentów tożsamości wnioskodawców. Osobom zamieszkałym poza obszarem Gminy Stryszawa odpisy aktów stanu cywilnego doręczano za pośrednictwem urzędów stanu cywilnego miejsca zamieszkania. Postępowanie wyjaśniające przed wydaniem decyzji prowadzone było wnikliwie i rzetelnie, zgodnie z przepisami p.a.s.c., kpa oraz ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z późn. zm.). W przypadku postępowań administracyjnych toczących się z urzędu, w każdym przypadku zawiadamiano strony o wszczęciu przedmiotowego postępowania, określając datę i przyczyny wszczęcia sprawy. W sprawach dotyczących sprostowania i uzupełnienia treści aktów stanu cywilnego kompletowano dokumenty, na zasadach określonych w 15 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowych zasad (...), każdorazowo włączając do akt sprawy dokumenty stanowiące podstawę wydania decyzji. W sprawach z zakresu zmiany imion i nazwisk nie stwierdzono uchybień merytorycznych, w pozostałym zakresie stwierdzono natomiast następujące nieprawidłowości: Tytuły kilku teczek aktowych nie odpowiadały tytułom określonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 4 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn zm.). W większości sporządzonych aktów zgonu stwierdzono wpisanie w odpowiedniej rubryce godziny zgonu, podczas gdy przedkładana przez osobę zgłaszającą zdarzenie karta zgonu nie zawierała takiej informacji. Zgodnie z treścią art. art. 66 ust. 1 p.a.s.c. podstawę sporządzenia aktu zgonu stanowi karta zgonu. Z uwagi na powyższe, w przypadku, gdy karta zgonu nie zawiera stosownej informacji, koniecznym staje się aby rubryka godzina zgonu pozostała niewypełniona. W przypadku braku danych zgodnie z treścią przepisu art. 67 ust. 2 p.a.s.c. - powinno się wpisać w rubryce aktu zgonu stosowną adnotację. Kontrola stwierdziła prawidłowe realizowanie zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). Dokumentacja związana z ewidencją ludności i dowodami osobistymi prowadzona była zgodnie z przepisami, obieg dokumentacji służącej do aktualizacji gminnego 5

6 zbioru meldunkowego, ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych odbywał się prawidłowo. Zdarzenia wynikające z ruchu ludności oraz ze zmian osobowych (służące do aktualizacji zbiorów meldunkowych) wprowadzane były do bazy danych. Stwierdzono, że zastosowany przez Urząd program informatyczny do prowadzenia ewidencji ludności spełniał wszystkie wymagania w zakresie gromadzenia danych określonych w art. 44a ww. ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy prowadzony w formie książki zameldowań nie zawierał rubryki dot. numeru PESEL osoby podlegającej zameldowaniu, co jest niezgodne z 28 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz z późn. zm.). Stwierdzono przypadki przyjmowania formularzy meldunkowych, które nie zawierały wszystkich danych wymaganych przepisem art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Przekazywanie urzędowi skarbowemu wykazu zmarłych mieszkańców, dokumentacji do Zakładu Obsługi Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie oraz zgłoszeń aktualizacyjnych (NIP-3) naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, odbywało się w sposób prawidłowy, z zachowaniem przewidzianego dla danej czynności terminu. Stwierdzono, iż po przekazaniu danych do Zakładu Obsługi Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie fakt ten nie był dokumentowany w spisie spraw założonym dla teczki aktowej o symbolu SOS 5119 i haśle Informacje przekazywane w systemie PESEL, dla WKU i innych organów i urzędów, co stanowiło naruszenie 16 cyt. wyżej instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych. W sporadycznych przypadkach nie była odnotowywana w spisie spraw założonym dla danej teczki aktowej data załatwienia sprawy, co było niezgodne z przepisami 23 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 112, poz z późn. zm.). W sprawach z zakresu ewidencji ludności oraz w sprawach meldunkowych stwierdzono przypadki naruszenia przepisu art. 9 kpa, poprzez nieprawidłowe wskazanie publikatora ustawy, wskazanej w podstawie prawnej decyzji. W sprawie o symbolu SOS 51151/2/2007 stwierdzono przeprowadzenie postępowania administracyjnego z naruszeniem przepisów art kpa, bowiem nie zawiadomiono stron postępowania o niezałatwieniu sprawy w terminie, z podaniem przyczyny zwłoki i wskazaniem nowego terminu jej załatwienia oraz przepisów art kpa, gdyż przed wydaniem decyzji nie umożliwiono stronom wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Stwierdzono ponadto wydanie decyzji z naruszeniem przepisów art kpa, zgodnie z którym w uzasadnieniu faktycznym decyzji należało przytoczyć treść przepisu art. 15 ust. 2 cyt. wyżej ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W sprawie o symbolu SOS 51151/6/2007 również stwierdzono naruszenie omówionych wyżej przepisów art kpa oraz art kpa. W sprawach o symbolu SOS 51151/3/2007 i SOS 51151/7/07 stwierdzono wydanie decyzji o umorzeniu postępowania z naruszeniem przepisów art kpa, bowiem w uzasadnieniu 6

7 faktycznym decyzji nie przytoczono treści przepisu art kpa, stanowiącego podstawę prawną rozstrzygnięcia sprawy. Stwierdzono, iż sprawa o symbolu SOS 51151/1/2008, która w dniu kontroli nadal pozostawała w toku załatwienia, prowadzona była z naruszeniem omówionych powyżej przepisów art kpa. Kontrola wykazała, że w sprawach dot. udostępniania danych w formie zaświadczeń nie przestrzegano przepisu 18 instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, wprowadzonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. z 1999 r., Nr 112, poz z późn. zm.), zgodnie z którym podania należało zarejestrować nadając im prawidłowo znak sprawy. Sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były prawidłowo. Stwierdzono, iż nie została założona teczka macierzysta o symbolu SOS 5125 i haśle Informacje, zawiadomienia, zaświadczenia z zakresu wydawania dowodów osobistych, natomiast założono podteczkę o symbolu SOS i haśle Unieważnienie dowodów osobistych - co było niezgodne z 16 cyt. wyżej instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych. Kontrola wykazała, że po przekazaniu zgłoszenia aktualizacyjnego (NIP-3) naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, fakt ten nie był dokumentowany w spisie spraw założonym dla teczki aktowej o symbolu SOS 5125 i haśle Informacje, zawiadomienia, zaświadczenia z zakresu wydawania dowodów osobistych - co stanowiło naruszenie 16 cyt. wyżej instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych. Sprawy obywateli załatwiane były prawidłowo i terminowo, poprzez wydawanie dowodów osobistych, wydawanie zaświadczeń i udostępnianie danych z gminnego zbioru meldunkowego. Powszechny obowiązek obrony RP Przeprowadzona kontrola realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony RP (Dz. U. z 2004 r. Nr 241, poz z późn. zm.) oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy wykazała iż zadania te realizowane były prawidłowo, w związku z powyższym nie formułuje się zaleceń pokontrolnych. Rolnictwo Kontrolą objęto realizację zadań zleconych obligatoryjnie gminie z zakresu produkcji roślinnej oraz wykorzystania dotacji na zadania związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych. Kontrola prawidłowości wykorzystania kwoty dotacji na zadania związane z likwidacją skutków klęsk żywiołowych oraz wykorzystania kwoty dotacji na zadanie związane z likwidacją skutków klęsk żywiołowych w ramach Komponentu A Projekt Osłona Przeciwosuwiskowa wykazała, iż: Na usuwanie skutków klęsk żywiołowych Gmina Stryszawa, otrzymała w 2007 r. z rezerw celowych budżetu państwa dotacje w wysokości ,00 zł w wyniku, czego zrealizowała prace mające na celu odbudowę przedmiotowych obiektów. Na usuwanie skutków osuwisk Gmina Stryszawa, otrzymała w 2007 r. z rezerw celowych budżetu państwa dotacje w wysokości ,00 zł w wyniku, czego zrealizowała prace mające na celu odbudowę zniszczonych obiektów. 7

8 Ponadto w okresie o 1 stycznia 2008 r. do 30 czerwca r. Gmina Stryszawa otrzymała, w ramach podziału środków finansowych na usuwanie skutków klęsk żywiołowych w 2008 r. dwie promesy: BUSKŻ /08 z dnia roku w wysokości ,00 zł oraz BUSKŻ /08 z dnia r. w wysokości ,00 zł. Środki przyrzeczone ww. promesami na dzień kontroli nie zostały przekazane na konto Gminy Stryszawa. Na podstawie analizowanej dokumentacji w postaci umów zawartych z wykonawcami, umów zawartych z MSWiA, protokołów rzeczowo-finansowych końcowego odbioru robót, rozliczeń końcowych wraz z fakturami oraz raportów z postępu prac stwierdza się, że z wykonawcami były spisane umowy określające przedmioty i zakresy robót, terminy realizacji i sposób zapłaty za wykonane roboty. Zrealizowane zadania zostały odebrane komisyjnie i rozliczone finansowo z zachowaniem określonych w umowach terminów realizacji. Faktury zawierają wymagane opisy. Dotacja została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem. W wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości W zakresie realizacji zadań z produkcji roślinnej kontrola wykazała, że w Urzędzie Gminy Stryszawa w kontrolowanym okresie zadania wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii były realizowane prawidłowo. Ewidencja działalności gospodarczej Przedmiotem kontroli była: 1. Realizacja zadań w zakresie ewidencjonowania działalności gospodarczej, określonych w ustawie z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz. 1178, z późn. zm.). 2. Wykonywanie określonych czynności (zadań) związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego w trybie ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 17, poz. 209, z późn. zm.). 3. Wykonywanie zadań dotyczących wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, określonych w ustawie z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.). Ewidencja działalności gospodarczej od 1989 roku była prowadzona w trzech zeszytach. Do pierwszego wpisywano dane ze zgłoszenia przedsiębiorcy o wpis do rejestru ewidencji działalności gospodarczej i kolejny numer z zeszytu był numerem zaświadczenia o wpisie do tej ewidencji. Wszystkie dokonywane na przestrzeni wielu lat zmiany, w tym przedmiotu działalności były odnotowywane w drugim zeszycie, p.t.: zmiana we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Trzeci zeszyt był rejestrem wydanych decyzji o wykreśleniu z ewidencji działalności gospodarczej. Taki sposób prowadzenia ewidencji nie pozwalał na sprawne prześledzenie zmian zachodzących w działalności gospodarczej przedsiębiorcy na przestrzeni lat. Ze względu na niedoskonałość prowadzonej w tej formie ewidencji opracowano rejestr ewidencję działalności gospodarczej na bazie programu Microsoft Excel. Ewidencja w tej elektronicznej formie wprowadzona została z końcem 2003 roku. W profesjonalnym programie, zakupionym w kwietniu 2008 roku od firmy Korelacja, odnotowane zostały wszystkie wpisy począwszy od dnia jego uruchomienia. Ponadto przy dokonywaniu zmian dopisywano na bieżąco dane przedsiębiorców zarejestrowanych w latach wcześniejszych. Na dzień kontroli w prowadzonej w tej formie ewidencji działalności gospodarczej brakuje około 1000 wpisów na dokonanych do dnia 25 czerwca 2008 r Dokumenty zgłoszeniowo-aktowe przedsiębiorców wpięte były do segregatorów 8

9 chronologicznie, co nie powinno mieć miejsca. Kontroli poddano dokumentację kilkudziesięciu przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą, a przedmiot jej wielokrotnie zmieniali oraz takich, którzy z ewidencji zostali już wykreśleni. Przeprowadzona analiza ewidencji działalności gospodarczej w oparciu o oba wskazane wyżej programy komputerowe: autorski na bazie programu Microsoft Excel i program firmy Korelacja, wykazała: 1. Dla poddanych kontroli wpisów zgromadzono komplet dokumentów pozwalający na prześledzenie przedmiotu działalności gospodarczej i zachodzących w niej zmian na przestrzeni lat. 2. W ewidencji opracowanej na bazie programu Microsoft Excel widniały podstawowe dane dotyczące zachodzących w działalności zmian, takich jak: data zgłoszenia wpisu lub zmiany, przedmiot wykonywanej działalności, adresy siedzib. Baza ta zawierała wszystkie wpisy z trzech zeszytów przyporządkowane poszczególnym przedsiębiorcom. Do programu profesjonalnego wprowadzono dane z akt z lat i Podstawy prawne wpisów oraz daty dokonania wpisu odbiegały od rzeczywistych. Program samoczynnie zmienia podstawę prawną na aktualną, i tak dla przykładu: wpisana do bazy podstawa prawna z 1989 roku to art. 15. ust 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1988 r. o działalności gospodarczej ( Dz. U. Nr 41, poz. 324), został automatycznie zmieniony na art. 7 (wszedł w życie 1 stycznia 2004r.) ustawy prawo działalności gospodarczej (weszła w życie 1 stycznia 2000 r.). Data wydania dokumentu jest zastępowana zawsze datą aktualną, z dnia dokonania wydruku. W trakcie kontroli zapisów danych w tym programie stwierdzono, że nie ma możliwości automatycznego wpisywania zaświadczeń wydanych w I połowie 2004 roku, to znaczy z zastosowaniem pierwszej wersji PKD, gdyż program przewiduje dopiero drugą wersję tej klasyfikacji, obowiązującą od drugiej połowy 2004 roku i kolejną z 2007 roku. Jak z powyższego wynika program wymaga wprowadzenia bardzo wielu zmian, ponieważ w wersji aktualnej nie spełnia wymogów prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej. Dokumenty zgłoszeniowo aktowe wpinane są do segregatorów chronologicznie. W jednym segregatorze znajdują się zgłoszenia wpisów do ewidencji, dokonywane zmiany i decyzje o wykreśleniu z ewidencji działalności gospodarczej. Kontrola dokumentów dla wybranych wpisów i zmian wpisów wykazała, że wszystkie zgłoszenia rozpoczęcia działalności gospodarczej w punkcie 3 przeznaczonym dla adresu wykonywania działalności miały zapis teren całego kraju, co było błędem. W toku kontroli przeprowadzono w tym zakresie instruktaż, zatem nie formułuje się zaleceń pokontrolnych. Od zgłoszenia wpisu bądź zmiany pobierano opłatę we właściwej wysokości, ale na kwicie opłaty błędnie nazwano ją od wniosku, a nie od zgłoszenia. Pouczono o konieczności zmiany zapisu na zgodny z ustawą, zatem nie formułuje się zaleceń pokontrolnych. Uzupełnienia wpisów dokonanych przed 1 stycznia 2004 r. w zakresie wynikającym z art. 8 ustawy z dnia 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy Prawo działalności gospodarczej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 2125), to jest głównie w odniesieniu do określenia przedmiotu działalności zgodnie z PKD oraz oznaczenia numeru PESEL przedsiębiorcy, uwzględniane były w dużym stopniu przy bieżącym dokonywaniu zmian wpisów zgłaszanych przez zainteresowanych. Nieważne wpisy do ewidencji działalności gospodarczej stwierdzono w przypadku 100 przedsiębiorców. Określone czynności pomocnicze związane z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego rejestru przedsiębiorców wykonywane były w stopniu wystarczającym. Dla zainteresowanych dostępna była do wglądu Polska Klasyfikacja Działalności oraz formularze wniosków i załączników służące do rejestracji spółki jawnej. 9

10 Niezbędne zapisy dotyczące realizacji powyższego zadania w wyniku kontroli zostały wpisane do zakresu czynności odpowiedzialnego pracownika i wprowadzone do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Stryszawa w toku kontroli. W kontrolowanym okresie kontrolowany urząd nie otrzymał informacji z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego. W kontrolowanym okresie Wójt Gminy Stryszawa wydał łącznie 138 zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w tym 17 zezwoleń jednorazowych. Większość z nich spełniała wymogi art. 18 ust. 3a, 5 i 6 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Badaniu kontrolnemu poddano wybrane dokumenty będące podstawą wydania zezwoleń. W wyniku przeprowadzanej analizy tej dokumentacji stwierdzono przypadki, iż opłata za wydanie zezwolenia była rozłożona na raty, choć powinna być wniesiona w całości przed jego wydaniem. Jako podstawę prawną poddanych kontroli zezwoleń wpisano art. 104 i 107 kpa. Zbędnie wprowadzono tam postanowienie Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, a pominięto art ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Uaktualniono wzór zezwolenia, w związku z czym nie formułuje się zaleceń pokontrolnych. Stwierdzono przypadki umieszczania pieczęci okrągłej na egzemplarzu decyzji pozostającym w aktach. Przeprowadzono w toku kontroli instruktaż dotyczący stosowania instrukcji kancelaryjnej dla urzędów gmin i związków międzygminnych, zwłaszcza odnośnie stwierdzonej wyżej nieprawidłowości, tak więc odstępuje się od zaleceń. Dokumenty dotyczące jednego przedsiębiorcy gromadzone były rozłącznie: oddzielnie wnioski z załącznikami, postanowienia komisji i wydane zezwolenia z obowiązującą za nie opłatą, oddzielnie wniesione opłaty oraz oświadczenia o dochodach osiągniętych ze sprzedaży alkoholu. Ten sposób prowadzenia dokumentacji nie jest czytelny i nie pozwala na sprawną analizę i ustalenie podstaw ważności wydanego zezwolenia. Kontrolą objęto również działalność Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Stryszawie w zakresie organizacji, kwalifikacji kadr, realizacji zadań zleconych i zadań własnych z zakresu ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 z późn. zm.) oraz realizację zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.) i ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późn. zm.). Do kierownika ww. gminnej jednostki organizacyjnej skierowałem stosowne wystąpienie pokontrolne, którego kopię przesyłam Panu Wójtowi w załączeniu dla zobrazowania całości wyników kontroli oraz do służbowego wykorzystania. W toku kontroli ustalono, iż Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Stryszawie w 2007 r. nie realizował zadania wynikającego z art. 17 ust.1 pkt 12 wskazanej wyżej ustawy o pomocy społecznej tj. prowadzenie i zapewnienie miejsc w placówkach opiekuńczowychowawczych wsparcia dziennego lub mieszkaniach chronionych. Stwierdzono również nieprawidłowości w zakresie zatrudnienia pracowników socjalnych. W jednostce zatrudnionych jest, bowiem 8 osób, w tym 4 osoby na stanowisku pracownika socjalnego, co nie spełnia wymogów określonych w art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej. Pragnę ponadto zaznaczyć, iż już poprzednia kontrola, która odbyła się w Ośrodku wykazała, iż Ośrodek nie zatrudniał odpowiedniej ilości pracowników socjalnych i nadal nie zastosowano się do zaleceń dotyczących zwiększenia zatrudnienia. 10

11 W wyniku kontroli stwierdzono także nieprawidłowości dotyczące przyznawania świadczeń, w tym m. in. w zakresie prowadzenia wywiadów środowiskowych oraz postępowania administracyjnego. Ponadto kontrolą objęto Przychodnię Zdrowia w Stryszawie i Przychodnię Zdrowia w Krzeszowie. Przedmiotem kontroli było funkcjonowanie ww. zakładów opieki zdrowotnej, w tym w zakresie pediatrii, medycyny szkolnej, ginekologii i położnictwa oraz poprawność prowadzenia dokumentacji medycznej. Do kierowników obu wymienionych wyżej jednostek skierowałem stosowne wystąpienia pokontrolne, których kopie przesyłam Panu Wójtowi w załączeniu dla zobrazowania całości wyników kontroli oraz do służbowego wykorzystania. W przypadku obu Przychodni stwierdzono nieprawidłowości w zakresie prowadzenia dokumentacji medycznej oraz nieaktualne zapisy ich Statutów, które przewidują istnienie komórek organizacyjnych, które w rzeczywistości nie funkcjonują i nie są wpisane do rejestru zakładów opieki zdrowotnej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Ponadto w Przychodni Zdrowia w Krzeszowie brak było cennika za udzielanie świadczeń zdrowotnych dla osób nieubezpieczonych, a przed wejściem do budynku umieszczony był szyld zawierający nazwę Poradni reumatologicznej, która faktycznie nie funkcjonuje. Działając w oparciu o art. 15 pkt 2 i art. 25 ustawy z 5 czerwca z 1998 r. o administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 z późn. zm.), w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami proszę o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie poprzez: w zakresie spraw finansowo-księgowych 1. Wzmocnienie przez Skarbnika Gminy nadzoru i kontroli wewnętrznej ścisłego przestrzegania terminów zwrotu dotacji celowych określonych w art. 144 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.). 2. Zapewnienie zgodności odprowadzonych składek na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ze złożonymi deklaracjami rozliczeniowymi wynikającymi z art. 49 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.). 3. Wzmocnienie przez Skarbnika Gminy nadzoru i kontroli wewnętrznej w zakresie kwalifikacji wydatków we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.) zarówno na etapie planowania, jak i realizacji. 4. Zapewnienie zgodności wypłat świadczeń z tytułu zasiłków okresowych, jak również stypendiów szkolnych z kwotami wynikającymi z wydanych decyzji. 11

12 5. Ścisłe przestrzeganie przepisów art. 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) w zakresie dokonywania poprawek na dokumentach księgowych. 6. Przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.) w zakresie prawidłowości rozliczania kosztów delegacji służbowych. w zakresie ewidencjonowania działalności gospodarczej 7. Niezwłoczne uzupełnienie brakujących wpisów w ewidencji elektronicznej w sposób kompletny, tj. z uwzględnieniem pełnego brzmienia prowadzonej działalności i wszystkich dokonywanych na przestrzeni lat zmian, równoważny dla dokumentacji aktowej i elektronicznej. 8. Spowodowanie, by raz dokonane wpisy do ewidencji działalności gospodarczej, prowadzonej w formie elektronicznej nie podlegały zmianie. 9. Podjęcie działań w celu aktualizacji ewidencji działalności gospodarczej w zakresie określonym w art. 8 ustawy z dnia 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy - Prawo działalności gospodarczej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 2125) poprzez pisemne wystąpienie do przedsiębiorców o uzupełnienie danych. 10. Pobieranie od przedsiębiorców rozpoczynających działalność w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych opłaty za wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w wysokości wynikającej z art ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.). 11. Zmianę systemu gromadzenia akt spraw z zakresu wpisanych do ewidencji działalności gospodarczej przedsiębiorców i wydawanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych poprzez przechowywanie łącznie całej dokumentacji dotyczącej danego przedsiębiorcy. w zakresie spraw obywatelskich 12. Sporządzanie aktów zgonu zgodnie z treścią przepisu art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688) tj. wyłącznie na podstawie kart zgonu, w szczególności zaprzestanie wpisywania w aktach zgonu informacji na temat godziny zgonu, wynikającej z oświadczenia złożonego przez osobę zgłaszającą zdarzenie. 13. Przyjmowanie kompletnie wypełnionych formularzy meldunkowych, zgodnie z przepisami art. 11 ust. 1 i 15 ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). 12

13 14. Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.) w trakcie prowadzonych postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, w szczególności przepisów art i art oraz w wydawanych w tych sprawach decyzjach administracyjnych, w szczególności art. 9 i art Przestrzeganie przepisów dotyczących rejestracji i znakowania spraw, zakładania teczek i podteczek aktowych, ostatecznego załatwiania spraw, określonych intrukcją kancelaryjną, wprowadzoną rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm). O sposobie realizacji wniosków proszę poinformować mnie, za pośrednictwem Wydziału Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. w.z Wojewody Małopolskiego /-/ Stanisław Sorys Wicewojewoda Małopolski 13