WOJEWODA MAŁOPOLSKI. OK.V Kraków, dnia Pan Józef Gąsiorek Wójt Gminy Zembrzyce

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK.V Kraków, dnia Pan Józef Gąsiorek Wójt Gminy Zembrzyce Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w dniach od 10 do 27 sierpnia 2009 r. w Urzędzie Gminy Zembrzyce kontrolę wieloproblemową, której przedmiotem była realizacja w okresie od 1 stycznia 2008 r. do 30 czerwca 2009 r. - następujących zadań z zakresu administracji rządowej, realizowanych na podstawie ustawy lub porozumienia z organami administracji rządowej: 1. Realizacja zadań w zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych 2. Udzielanie zezwoleń przedsiębiorcom na prowadzenie działalności w zakresie objętym regulacją ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach 3. Realizacja przez gminy zadań zleconych z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych oraz przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w związku z wykorzystaniem środków dotacji. W toku kontroli dokonana została również weryfikacja przekazanej przez Gminę Zembrzyce informacji o ilości prowadzonych w 2008 r. spraw dotyczących realizacji zadań zleconych w zakresie: 1. Gospodarki i transportu 2. Spraw obywatelskich W ramach kontroli Gminy Zembrzyce przeprowadzono również kontrolę w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Zembrzycach, badając strukturę organizacyjną Ośrodka, kwalifikacje kadr oraz prawidłowość realizacji zadań z zakresu administracji rządowej i zadań własnych gminy wynikających z ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2008 r. Nr 115, poz. 728 z późn. zm.). W związku z ustaleniami przedstawionymi w protokole kontroli podpisanym przez Pana Wójta w dniu 20 października 2009 r., stosownie do art. 46 ust. 6 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, stwierdzając, iż realizację zadań we wskazanym wyżej zakresie ocenia się pozytywnie, pomimo występowania pewnych nieprawidłowości i uchybień Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. +48 (12) * fax +48 (12)

2 DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA W wyniku kontroli wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych stwierdzono, iż w 2008 r. i I półroczu 2009 r. zezwolenia wydane zostały zasadniczo w sposób zgodny z wymogami ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.), w szczególności na podstawie prawidłowych wniosków złożonych przez przedsiębiorców, do których dołączano stosowne dokumenty. Przed wydaniem zezwolenia uzyskiwano pozytywną opinię Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Wyjątek stanowią jednorazowe zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydane w 2008 r. na wniosek Ochotniczych Straży Pożarnych w Zembrzycach i Tarnawie Dolnej (znak: EDZ-6435/1/2008 i EDZ-6435/2/08). Tym samym w opisanych sprawach naruszono art. 18 ust. 3a cytowanej ustawy. Zarówno zezwolenia jednorazowe, jak i stałe zawierały zapisy ustalające godziny sprzedaży napojów alkoholowych oraz pouczenie o przysługującym prawie wniesienia odwołania do Samorządowego Kolegium Odwoławczego. Decyzji odmownych w przedmiocie odmowy udzielenia wnioskowanych zezwoleń na sprzedaż alkoholu nie wydawano. Nie wniesiono zastrzeżeń odnośnie do wydanych w kontrolowanym okresie decyzji stwierdzających wygaśnięcie zezwolenia z powodu niewniesienia opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, o której mowa art ustawy. Wydane decyzje gromadzi się w teczkach EDZ 6435/08 i EDZ 6435/09 opisanych hasłem klasyfikacyjnym niezgodnym z obowiązującym Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt ( Pisma związane z wydawaniem i cofnięciem zezwoleń na obrót napojami alkoholowymi. Zaświadczenia o położeniu budynków ), w których nieprawidłowo umieszczono również sprawy z zakresu wydawania zaświadczeń o odległościach punktów sprzedaży lub podawania alkoholu od budynków oraz inne związane z wydawaniem zezwoleń. Ponadto stwierdzono, iż ww. zezwolenia nie były ujęte w spisie spraw dla prowadzonej teczki aktowej 6435 oraz nie posiadały znaku sprawy. Jak ustalono, Rada Gminy Zembrzyce ustaliła w drodze uchwał: - szczegółowe zasady wydawania i cofania zezwoleń na prowadzenie sprzedaży napojów alkoholowych oraz kontroli przestrzegania zasad obrotu tymi napojami, - liczbę punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa), przeznaczonych do spożycia poza miejscem sprzedaży, - zasady usytuowania na terenie Gminy miejsc sprzedaży napojów alkoholowych i warunki ich sprzedaży. W okresie objętym kontrolą Urząd Gminy Zembrzyce prowadził kontrole placówek handlowych i gastronomicznych posiadających zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w zakresie przestrzegania ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w wyniku których sporządzono stosowne protokoły. W 2009 r. zorganizowano ponadto szkolenie dla sprzedawców napojów alkoholowych w zakresie przestrzegania przepisów cyt. ustawy. Odnośnie do udzielania zezwoleń przedsiębiorcom na prowadzenie działalności w zakresie objętym regulacją ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2005 r. Nr 236, poz z późn. zm.) ustalono, iż w okresie objętym kontrolą wydano 1 zezwolenie w przedmiotowym zakresie 2

3 (na odbiór odpadów składanych w kontenerach KP-7 oraz opróżnianie zbiorników bezodpływowych i ich transport z terenu Gminy Zembrzyce). W powyższym zakresie nie wniesiono zastrzeżeń. Nie wydawano natomiast decyzji o odmowie udzielenia zezwolenia, jak również o stwierdzeniu wygaśnięcia lub cofnięciu zezwolenia. Jak ustalono, Urząd Gminy Zembrzyce nie prowadził w 2009 kontroli działalności gospodarczej uprawnionych przedsiębiorców w zakresie zgodności wykonywania działalności z udzielonymi im zezwoleniami. SPRAWY OBYWATELSKIE Przedmiotem kontroli była realizacja zadań i obowiązków wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Nie wniesiono zastrzeżeń odnośnie do sposobu prowadzenia ewidencji ludności zarówno w systemie teleinformatycznym, jak i kartotecznym (w formie gminnych zbiorów meldunkowych) - z wyjątkiem stwierdzonych pojedynczych przypadków braku w zbiorze danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy niektórych danych, o których mowa w 29 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz z późn. zm.), tzn. numeru PESEL osoby zgłaszającej pobyt oraz wskazania dokumentu, na podstawie którego potwierdzono tożsamość osoby wykonującej obowiązek meldunkowy. W wyniku kontroli wybranych zgłoszeń meldunkowych pod kątem poprawności ich wypełnienia stwierdzono przypadki braku części danych opisane szczegółowo w protokole kontroli. Pozytywnie oceniono postępowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków, jak również działania podejmowane w związku ze zgonem mieszkańców Gminy, polegające na przekazywaniu do właściwego urzędu skarbowego wykazów zmarłych mieszkańców. Urząd Gminy Zembrzyce przestrzegał wynikającego z 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz z późn. zm.) 3-dniowego terminu zawiadomienia właściwego wojskowego komendanta uzupełnień o zmianach osobowo-adresowych osób podlegających obowiązkowi meldunkowemu. Odnośnie do współpracy kontrolowanego Urzędu z Małopolskim Urzędem Wojewódzkim w Krakowie w zakresie obiegu dokumentacji, aktualizacji zbiorów, wyjaśniania rozbieżności oraz dokonywania korekt w gminnym zbiorze meldunkowym zgodnie z 7 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), stwierdzono w szczególności, iż przestrzegany był 5-dniowy termin przewidziany na przekazywanie tych danych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. 3

4 W wyniku kontroli prawidłowości przepływu pomiędzy gminnym a wojewódzkim zbiorem meldunkowym danych zawartych w wytypowanych skróconych aktach urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz zgłoszeniach pobytu stałego i wymeldowania nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości, a jedynie pojedyncze przypadki: - niewprowadzenia zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące do wojewódzkiego zbioru meldunkowego, - błędnego wprowadzenia daty opuszczenia miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące. Pozytywnie oceniono sposób załatwiania wniosków o udostępnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego. Wszystkie wnioski zostały załatwione ostatecznie i bez zbędnej zwłoki lub w przypadku braku właściwości - przekazane do organu właściwego w trybie art k.p.a. Wyjątek stanowi sprawa EL-5118/234/2008, w przypadku której w aktach sprawy brak było odpowiedzi udzielonej stronie. Stwierdzono również, iż wnioski o udostępnienie danych nie zawsze składane były na właściwym druku. Jak ustalono, w okresie objętym kontrolą wydano 1 decyzję w przedmiocie wymeldowania, natomiast w dniu kontroli w toku załatwiania pozostawały 2 postępowania meldunkowe. W przypadku wszystkich ww. postępowań nie stwierdzono naruszenia przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), jak również ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych stwierdzono, iż nie zostało zapewnione zastępstwo dla pracownika posiadającego dostęp do Systemu Obsługi Obywatela, co w razie nieobecności ww. osoby nie pozwalało na przekazywanie w tym czasie wniosków o wydanie dowodu osobistego do personalizacji. W wyniku dokonanego sprawdzenia sposobu przestrzegania przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.) nie wniesiono istotnych zastrzeżeń. W szczególności ustalono, iż prawidłowo przyjmowano wnioski o wydanie dowodu oraz unieważniano dotychczasowe dowody, jak również aktualizowano dane w gminnym zbiorze meldunkowym. Sprawdzone wyrywkowo koperty dowodowe były prawidłowo oznaczone i uporządkowane oraz zawierały kompletną dokumentację będącą podstawą wydania dowodu osobistego. Nie wniesiono również zastrzeżeń odnośnie do współpracy Urzędu Gminy Zembrzyce z innymi urzędami gmin w zakresie wymiany dokumentacji dotyczącej dowodów osobistych. Jedyne stwierdzone uchybienie dotyczyło dokonywania na wniosku o wydanie dowodu osobistego - na podstawie dołączonego do wniosku aktu stanu cywilnego (odpisu skróconego aktu urodzenia lub małżeństwa) - wpisu w rubryce adnotacje urzędowe, do czego uprawniony jest jedynie kierownik urzędu stanu cywilnego, który dany akt sporządził. 4

5 Jak ustalono, wszystkie operacje związane z obiegiem dokumentacji i unieważnianiem dotychczasowych dowodów osobistych w związku z wymianą i zwrotem tych dokumentów, były dokonane w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych - zarówno w systemie teleinformatycznym, jak i w systemie kartotecznym. W trakcie kontroli stwierdzono brak dokumentacji potwierdzającej realizację wynikającego z ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz z późn. zm.) obowiązku przesyłania zgłoszeń aktualizacyjnych (NIP-3) naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego. Nie wniesiono zastrzeżeń odnośnie do działań podejmowanych przez kontrolowany Urząd w przypadku zgonu posiadacza dowodu osobistego. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE W okresie objętym kontrolą zadania w zakresie planowania, organizacji i prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych zostały określone w: a) Regulaminie Organizacyjnym nadanym Zarządzeniem Nr 61/04 Wójta Gminy Zembrzyce z dnia 31 grudnia 2004 r. (z późniejszymi zmianami), b) Regulaminie udzielania zamówień publicznych przez Urząd Gminy w Zembrzycach stanowiącym załącznik Nr 9 do Zarządzenia Nr 69/2005 Wójta Gminy Zembrzyce z dnia 29 grudnia 2005 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową. Szczegółową analizą objęto sposób udzielenia zamówienia na realizację zadania, na które w okresie kontrolowanym wydatkowano największą kwotę dotacji, tzn. Usuwanie skutków klęsk żywiołowych remont dróg: Bace w Zembrzycach i Do Gęsikowskiego w Tarnawie Dolnej (przetarg nieograniczony na kwotę ,36 zł). Na podstawie dokumentacji wytworzonej przez Zamawiającego ustalono w szczególności, co następuje: Odnośnie do prawidłowości sporządzenia wniosku o przeprowadzenie zamówienia stwierdzono, iż w aktach sprawy brak jest opinii komisji przetargowej bądź pracownika właściwego merytorycznie ze względu na przedmiot zamówienia, który to wymóg wynika z 7 ust. 2 Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez Urząd Gminy w Zembrzycach. Wartość szacunkową zamówienia ustalono w oparciu o kosztorysy inwestorskie sporządzone odrębnie dla każdej z dwóch części zamówienia. W kosztorysach nie stwierdzono błędów kalkulacyjnych. Odnośnie do zgodności terminu ustalenia wartości z wymogiem art. 35 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych stwierdzono, iż kosztorys dla części 1 zadania został sporządzony we właściwym terminie, natomiast na drugim z kosztorysów brak jest daty sporządzenia. Przeliczenia kwoty zamówienia na euro dokonano zgodnie z kursem określonym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 241, poz. 1763). Komisja przetargowa dla kontrolowanego postępowania została powołana - w składzie wynikającym z art. 21 ust. 2 ustawy - zarządzeniem Wójta Gminy Zembrzyce, którym określono także zadania komisji oraz obowiązki jej członków. 5

6 Jak wynika z dokumentacji postępowania, ogłoszenie o zamówieniu zostało prawidłowo zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych, na stronie internetowej Zamawiającego oraz w jego siedzibie. Jedyne stwierdzone uchybienie dotyczy braku w treści ogłoszenia informacji na temat wadium, o której mowa w art. 41 pkt. 8 ustawy. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia została podpisana przez kierownika Zamawiającego (Wójt Gminy Zembrzyce) i zawiera wszystkie wymagane elementy wskazane w art. 36 ust. 1 i 2 ustawy. Zakres dokumentów, jakich żądał Zamawiający od wykonawców, nie wykraczał poza uregulowania rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605). Jak ustalono, jedynymi dokumentami, jakich żądał Zamawiający, były odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, zaś w pozostałym zakresie przy sprawdzeniu spełniania wymogów udziału w postępowaniu opierano się na składanych w tym zakresie oświadczeniach. Kontrola wykazała rozbieżność pomiędzy zapisami SIWZ a przedmiarem robót odnośnie do opisu wykonania zamówienia w zakresie odwodnienia (parametry sączków). Zastrzeżenia budzi również zawarty w Specyfikacji wymóg przedłożenia wraz z ofertą - w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia na zasadach określonych w art. 23 ustawy - kopii umowy lub innego dokumentu potwierdzającego zawarcie konsorcjum/spółki cywilnej. Opisany wymóg stoi w sprzeczności z art. 23 ust. 4 ustawy, zgodnie z którym zamawiający może żądać umowy regulującej współpracę wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie jedynie w sytuacji, gdy ich oferta została wybrana (przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego). W aktach sprawy brak jest potwierdzenia opublikowania SIWZ na stronie internetowej Zamawiającego, jednakże w treści ogłoszenia wskazano stronę internetową, na której Specyfikacja zgodnie z zapisem w ogłoszeniu - została zamieszczona. Nie wniesiono zastrzeżeń co do sposobu wyznaczenia terminu składania ofert, jak również udokumentowania dochowania ww. terminu przez wykonawców. Jak ustalono, oferty zawierały wszystkie dokumenty i oświadczenia wymagane w Specyfikacji, a data ich wystawienia była zgodna z wymogami cytowanego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. Nie wniesiono zastrzeżeń odnośnie do sposobu oszacowania ceny wskazanej w ofertach, nie stwierdzono również rażąco niskich cen. Protokół został sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154) i zatwierdzony przez Wójta Gminy Zembrzyce. Do protokołu załączono sporządzone przez członków komisji wymagane druki oraz oświadczenia. Jedyne uchybienie dotyczące protokołu zamówienia polega na tym, iż w opisie przedmiotu zamówienia nie wskazano, że zamówienie jest podzielone na części, a w częściach szczegółowych protokołu nie podano nazwy zadania częściowego. Zgodnie z zapisem w protokole w postępowaniu nie wniesiono protestów i odwołań. Pisemne zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty zawierają wszystkie informacje, o których mowa w art. 92 ust. 1 ustawy i zostały przekazane wykonawcom, co udokumentowano w aktach postępowania. Ogłoszenie o wyniku przetargu nieograniczonego - zawierające identyczne informacje - zostało również wywieszone w siedzibie Zamawiającego i na jego stronie internetowej. 6

7 Umowy z wykonawcą odrębnie dla każdego z zadań będących przedmiotem zamówienia zostały zawarte z zachowaniem terminów wynikających z ustawy. Przedmiot zamówienia został określony w umowach poprzez odesłanie do kosztorysów ofertowych, które stanowią załącznik do umowy. Stwierdzono, iż wskazany w powyższych kosztorysach przedmiot zamówienia w zakresie wykonania odwodnienia (opisany odmiennie w przedmiarze robót i w treści Specyfikacji) jest zgodny z przedmiarem. Zamawiający w dniu zawarcia umów zamieścił wspólne dla obu zadań ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. POMOC SPOŁECZNA W ramach kontroli wieloproblemowej Gminy Zembrzyce przeprowadzono również kontrolę w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Zembrzycach, której przedmiotem była organizacja Ośrodka i kwalifikacje kadr, jak również ocena prawidłowości realizacji zadań zleconych i zadań własnych gminy wynikających z ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2008 r. Nr 115, poz. 728 z późn. zm.). Na podstawie art. 128 ust. 6 ustawy o pomocy społecznej, zawiadamiam Pana Wójta o uchybieniach stwierdzonych w działalności kontrolowanej jednostki. Stwierdzono m.in., iż do chwili obecnej nie zostało zrealizowane zalecenie pokontrolne sformułowane - w wyniku poprzedniej kontroli przeprowadzonej w 2005 r. w wystąpieniu z dnia 19 grudnia 2005 r., a dotyczące podjęcia działań zmierzających do realizacji zadania określonego w art. 17 ust. 1 pkt 12 cyt. ustawy o pomocy społecznej, tzn. utworzenia placówki opiekuńczo-wychowawczej wsparcia dziennego realizującej zapisy art. 71 ustawy. Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 12 ustawy o pomocy społecznej do zadań własnych gminy o charakterze obowiązkowym należy cyt.: prowadzenie i zapewnienie miejsc w placówkach opiekuńczo-wychowawczych wsparcia dziennego lub mieszkaniach chronionych. Natomiast art. 71 ustawy wprowadza rozróżnienie ww. placówek na dwa typy. Mianowicie, cyt.; w celu wsparcia funkcji opiekuńczych rodziny dziecko może zostać objęte opieką i wychowaniem w następujących placówkach opiekuńczo-wychowawczych wsparcia dziennego: Opiekuńczej, prowadzonej w formie kół zainteresowań, świetlic, klubów, ognisk wychowawczych, które pomagają dzieciom w pokonywaniu trudności szkolnych i organizowaniu czasu wolnego; Specjalistycznej, w której jest realizowany program psychokorekcyjny lub psychoprofilaktyczny, w tym terapia pedagogiczna, psychologiczna, rehabilitacja, resocjalizacja. Ustawodawca nie narzuca obowiązku prowadzenia placówki typu specjalistycznego (ten typ wymaga zatrudnienia specjalistów, np. logopedy, psychologa, terapeuty). Możliwe jest utworzenie placówki opiekuńczej, która nie wymaga takich nakładów finansowych, jak specjalistyczna, natomiast muszą w niej być zatrudnieni wychowawcy i kierownik, którzy posiadają kwalifikacje określone w 37 ust. 3 oraz 38 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 października 2007 r. w sprawie placówek opiekuńczowychowawczych (Dz. U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1455). Ponadto ustawodawca pozostawia wybór prowadzenia placówki opiekuńczo-wychowawczej wsparcia dziennego lub też uruchomienie mieszkania chronionego (w zależności od zdiagnozowanych potrzeb). Należy również zwrócić uwagę, iż ww. placówka nie musi być prowadzona samodzielnie. Jeśli na terenie Gminy brak jest potrzeb w tym zakresie, możliwe jest zawarcie porozumienia z jedną z gmin sąsiednich w sprawie wspólnego prowadzenia jednostki, w której część miejsc będzie przeznaczona dla mieszkańców Gminy Zembrzyce. 7

8 Niezależnie od powyższego zakwestionowano 14 Statutu Ośrodka, stanowiącego załącznik do uchwały nr XV-110/04 Rady Gminy w Zembrzycach z dnia 30 września 2004 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zembrzycach, zmienionego uchwałą nr XXII-155/05 Rady Gminy w Zembrzycach z dnia 19 sierpnia 2005 r. Zgodnie z przedmiotowym przepisem cyt.: Ustala się obsadę etatową pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zembrzycach w ilości cztery etaty, w tym: - jeden Kierownik, - dwóch pracowników socjalnych, - jeden pracownik ds. świadczeń rodzinnych. Regulamin organizacyjny nadany przez Kierownika GOPS ustala strukturę organizacyjną, zasady funkcjonowania i zakres obowiązków. Powyższy zapis jest sprzeczny z art. 110 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, zgodnie z którym Ośrodek pomocy społecznej zatrudnia pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny na 2 tys. mieszkańców, nie mniej jednak niż trzech pracowników. Gmina Zembrzyce liczy mieszkańców, Ośrodek winien zatem zatrudniać 3 pracowników socjalnych (zatrudnionych w wymiarze 3 etatów). W dniu kontroli w Ośrodku zatrudnione były 4 osoby, w tym dwóch pracowników socjalnych w pełnym wymiarze czasu pracy. Zatrudnienie pracowników socjalnych w liczbie ustalonej na podstawie art. 110 ust. 11 ustawy było przedmiotem jednego z zaleceń pokontrolnych sformułowanych w wystąpieniu pokontrolnym po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Ośrodku w 2005 r. WERYFIKACJA ILOŚCI SPRAW PROWADZONYCH PRZEZ URZĄD GMINY W ROKU 2008 W toku kontroli dokonano również weryfikacji przekazanej przez Gminę Zembrzyce informacji o ilości prowadzonych w 2008 r. spraw dotyczących realizacji zadań zleconych w zakresie: 1. Gospodarki i transportu 2. Spraw obywatelskich Informacja o ilości spraw prowadzonych w zakresie zadań zleconych w 2008 r. (służąca opracowaniu zasad podziału środków dotacji z budżetu Wojewody) przekazana została przez kontrolowaną Gminę w związku z pismem Dyrektora Generalnego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie z dnia 15 stycznia 2009 r. (znak: OK.III ). W wyniku dokonanej weryfikacji - przeprowadzonej w oparciu o spisy spraw (rejestry kancelaryjne) oraz dokumentację spraw - stwierdzono liczne rozbieżności pomiędzy ilością spraw zadeklarowaną przez Gminę a ustaloną w toku kontroli. Szczegółowy wykaz rozbieżności w powyższym zakresie został ujęty w załączniku nr 2 do protokołu kontroli. Działając na podstawie art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami w prowadzeniu spraw z zakresu administracji rządowej, zwracam się do Pana Wójta o ich wyeliminowanie poprzez: 8

9 a) w zakresie działalności gospodarczej: 1. Każdorazowe uzyskiwanie pozytywnej opinii Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych przed udzieleniem zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, zgodnie z art. 18 ust. 3a ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowani w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.). 2. Przestrzeganie zapisów instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.), w szczególności w zakresie zakładania oraz oznaczenia teczek i podteczek aktowych. b) w zakresie spraw obywatelskich: 3. Przyjmowanie od osób wykonujących obowiązek meldunkowy kompletnie wypełnionych formularzy meldunkowych zgodnie z przepisami art. 11 ust. 1 i art. 15 ust. 1a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). 4. Gromadzenie danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy zgodnie z przepisem 29 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). 5. Udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych na podstawie prawidłowego wniosku, którego wzór określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 214, poz. 1353). 6. Przestrzeganie w prowadzonych postępowaniach administracyjnych w sprawach ewidencji ludności przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), w tym w szczególności art Podjęcie bezzwłocznych działań w celu wydania osobie zastępującej pracownika prowadzącego zagadnienia z zakresu dowodów osobistych karty do Systemu Obsługi Obywatela. c) w zakresie zamówień publicznych: 8. Przestrzeganie wymogów Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez Urząd Gminy w Zembrzycach dotyczących sporządzania wniosku o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne. 9. Zapewnienie, aby dane zawarte w poszczególnych dokumentach opracowywanych w ramach prowadzonego postępowania w szczególności w zakresie opisu przedmiotu zamówienia i wymogów formułowanych przez zamawiającego były ze sobą zgodne oraz kompletne. 9

10 10. Zaprzestanie formułowania w SIWZ niezgodnego z art. 23 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późn. zm.) wymogu przedłożenia wraz z ofertą - w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia na zasadach określonych w art. 23 ustawy - kopii umowy lub innego dokumentu potwierdzającego zawarcie konsorcjum/spółki cywilnej. 11. Precyzyjne opisywanie w treści protokołu postępowania przedmiotu zamówienia, tj. z określeniem wszystkich jego części, oraz jednoznaczne wskazywanie, których części zadania dotyczą poszczególne protokoły szczegółowe. O sposobie realizacji powyższych wniosków proszę poinformować mnie, zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) za pośrednictwem Biura Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Ponadto w związku z nieprawidłowościami stwierdzonymi w wyniku kontroli przeprowadzonej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Zembrzycach, proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu: 1. Zatrudnienie w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Zembrzycach pracowników socjalnych zgodnie z normą wynikającą z art. 110 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej oraz dokonanie stosownych zmian w Statucie Ośrodka. 2. Zapewnienie realizacji zadania własnego Gminy wynikającego z art. 17 ust. 1 pkt 12 ustawy o pomocy społecznej, dotyczącego utworzenia (samodzielnie lub wspólnie z sąsiednią gminą) placówki opiekuńczo-wychowawczej wsparcia dziennego realizującej zapisy art. 71 ustawy lub mieszkania chronionego. O działaniach podjętych w powyższym zakresie proszę mnie poinformować, zgodnie z art. 128 ust. 7 ustawy o pomocy społecznej, we wskazanym wyżej terminie. Ostateczny termin realizacji zaleceń z zakresu pomocy społecznej ustala się na dzień 31 marca 2010 r. Dla zobrazowania całości wyników kontroli wieloproblemowej przesyłam kopię wystąpienia pokontrolnego skierowanego do Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zembrzycach. Zał. 1 wz. Wojewody Małopolskiego (-) dr Stanisław Sorys Wicewojewoda Małopolski 10