SPRAWOZDANIE Z WYKONANONIA PLANU AUDYTU WEWNĘTRZNEGO ZA ROK 2006

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Plac Magistracki Wałbrzych SPRAWOZDANIE Z WYKONANONIA PLANU AUDYTU WEWNĘTRZNEGO ZA ROK Podstawowe informacje a) Informacje o jednostce sektora finansów publicznych 1 Zidentyfikowane przez audytorów obszary ryzyka w zakresie działania jednostki (główne) 2 Liczba osób zatrudnionych w jednostce a) liczba osób faktycz zatrudnionych b) liczba przyznanych wg planu etatów Bezpieczeństwo i utrzyma porządku publicznego, edukacja publiczna i sport, gospodarka komunalna i ochrona środowiska, gospodarowa lokalami mieszkalnymi i użytkowymi, inwestycje, kultura i ochrona zabytków, mie komunalne, ochrona zdrowia i opieka społeczna, organizacja i prowadze rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej, organizacja Urzędu Miejskiego, podatki i opłaty, polityka informacyjna i promocja miasta, przygotowa i zmiany uchwały budżetowej, realizacja zadań z zakresu administracji rządowej, transport publiczny i drogi, usługi administracyjne 3 Liczba jednostek podległych i nadzorowanych 43 W tym liczba jednostek objętych audytem wewnętrznym - 4 Liczba jednostek podległych i nadzorowanych, które w roku sprawozdawczym przekroczyły kwotę 35 mln zł przychodów lub wydatków ze środków publicznych 5 Kwota przychodów środków publicznych w 2006 r. w mln zł ogółem: w tym środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 Ustawy o finansach publicznych ,65 zł ,90 zł 6 Kwota wydatków środków publicznych w 2006 r. w mln zł ogółem: ,96 zł w tym środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 Ustawy o finansach publicznych strona 1

2 b) Informacje o komórce audytu wewnętrznego1 1 Nazwa komórki audytu wewnętrznego 2 Adres pocztowy / numer telefonu/adres kierownika / koordynatora komórki audytu wewnętrznego 3 Liczba etatów przyznanych komórce audytu wewnętrznego 4 Liczba osób faktycz zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego 5 Nazwa stanowiska / wymiar czasu pracy / zatrud na czas określony (lub określony jaki) / zdany egzamin na audytora wewnętrznego 6 Czy audytor wewnętrzny / kierownik komórki audytu wewnętrznego podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki? 7 Czy komórka audytu wewnętrznego posiada zatwierdzony przez kierownika jednostki dokument określający jej cele zadania i uprawnia? 8 Czy istją pisemne procedury audytu wewnętrznego? 9 Czy dokonywana była była zewnętrzna ocena pracy komórki audytu wewnętrznego? 10 Czy dokonano udokumentowanej samooceny pracy komórki audytu wewnętrznego? 11 Czy opracowano wieloletni / strategiczny plan audytu? 12 Czy prace komórki audytu wewnętrznego są wspomagane przez odpowied systemy informatyczne (jakie)? Stanowisko ds. audytu Urząd Miejski w ; Plac Magistracki 1; Wałbrzych (074) ; audyt@um.walbrzych.pl 2 2 Lp. Nazwa stanowiska Wymiar czasu pracy Zatrud na czas określony lub określony (jaki?) 1 Audytor wewnętrzny 1 etat określony tak 2 Audytor wewnętrzny 1 etat określony tak tak Jeśli NIE, jak jest usytuowany w strukturze organizacyjnej Nazwa dokumentu: Regulamin audytu wewnętrznego Urzędu Miejskiego w tak w przygotowaniu Nazwa dokumentu: Procedury przeprowadzania audytu wewnętrznego Jeśli TAK, to kto dokonał oceny: Jeśli TAK wymienić: Zdany egzamin na audytora wewnętrznego strona 2

3 2. Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych Lp. 1 Realizacja udzielania zamówień publicznych przez Urząd Miejski w 2 Realizacja udzielania zamówień publicznych przez jednostki podległe 3 Dochody uzyskiwane z mienia 4 Sprawowa zarządu nad mieszkaniami komunalnymi 5 Inwestycje wielolet i jednoroczne 6 Obrót ruchomościami Rodzaj audytu Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp? S tak Styczeń / luty S tak Luty / marzec Termin przeprowadzenia zadania planowany zrealizowany 23 stycznia 15 marca kwietnia D kwiecień 29 września 29 listopada D maj / czerwiec D tak Lipiec / sierpień Obszar ryzyka zamówienia publiczne zamówienia publiczne mie komunalne - gospodarowan ie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi Wykorzys -tane zasoby ludzkie (liczba osobodni) Uzyskane opi rzeczoznawców inwestycje - - D tak wrzesień - Mie komunalne 7 Ewidencja lokali D tak listopad - gospodarowan ie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi 8 Gospodarka odpadami D grudzień - gospodarka komunalna i ochrona środowiska F audyt finansowy, S audyt systemu, D audyt działalności, IT audyt systemów komputerowych strona 3

4 3. Zrealizowane zadania audytowe Lp. 1 Realizacja udzielania zamówień publicznych przez Urząd Miejski w 2 Realizacja udzielania zamówień publicznych przez jednostki podległe 3 Audyt dotyczący wniosku o wszczęcie postępowania wyjaśniającego złożonego przez Eco-Procom Sp. z o.o. dnia 3 kwietnia 2006 r. 4 Procedury przyjmowania kontroli zewnętrznych (w szczególności Najwyższej Izby Kontroli), przechowywania dokumentacji związanej z kontrolą oraz wykonywania zaleceń pokontrolnych w Urzędzie Miejskim w 5 Terminowość uiszczania opłat sądowych przez Urząd Miejski w 6 Wydatki i dochody związane z zasobem komunalnym Gminy 7 Egzekucja należności czynszowych Rodzaj audytu Czy dotyczy środków wymieniony ch w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp? Liczba uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu z audytu ( 20 ust. 2 pkt 12 rozp.) Liczba dodatkowych wyjaśń i umotywowanych zastrzeżeń złożonych audytorowi ( 21 ust. 3 rozp.) Uwzględnione w całości Uwzględnione w części odrzucone Liczba podjętych dodatkowych czynności wyjaśniających ( 21 ust. 4 rozp.) S tak S tak D S D D S F audyt finansowy, S audyt systemu, D audyt działalności, IT audyt systemów komputerowych 4. Czynności sprawdzające Lp. Rok realizacji zadania Liczba podjętych czynności sprawdzających realizację uwag i wniosków Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp? Uwagi strona 4

5 5. Ocena efektów zrealizowanych zadań audytowych Lp. 1 Realizacja udzielania zamówień publicznych przez Urząd Miejski w 2 Realizacja udzielania zamówień publicznych przez jednostki podległe Podstawowe uwagi i wnioski ( 20 ust. 2 pkt 12 rozp.) przeprowadze szkoleń dla pracowników wydziałów merytorycznych odpowiedzialnych za przygotowa wniosków o wszczęcie postępowania o udziele zamówienia publicznego i współpracę z Zespołem Zamówień Publicznych w zakresie opracowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia określe w Regulami postępowania w sprawie zamówień publicznych obowiązującym w Urzędzie wymaganych terminów przekazywania informacji zbędnych do wszczęcia postępowań z wydziałów merytorycznych do Zespołu Zamówień Publicznych, ścisłą współpracę pracowników wydziałów merytorycznych i Zespołu Zamówień Publicznych we wstępnej fazie postępowaniu przy przygotowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia. OSiR opracowa aktualnego (zgodnego z aktualnym stanem prawnym) regulaminu w sprawie udzielania zamówień publicznnych, sformalizowa procedury zakupów o wartości poniżej równowartości kwoty euro, wprowadze rejestrów zakupów i postępowań o udziele zamówienia publicznego, wyznacze osoby lub osób ogól odpowiedzialnych za cały proces (za rejestrowa zakupów i postępowań oraz prowadze odpowiedj dokumentacji), zapew osobom odpowiedzialnym za udziela zamówień szkoleń w tym zakresie, ścisłą współpracę z Zespołem Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w zakresie organizowania i przeprowadzania postępowań. WOK uaktual i uzupeł zakresu czynności pracownika odpowiedzialnego za prowadze postępowań o zamówienia publiczne; przeprowadze szkoleń dla pracowników, korzysta z doświadczenia i wiedzy Zespołu Zamówień Publicznych; zwłoczne uporządkowa istjącej dokumentacji; rzetelne dokumentowa wszystkich etapów prowadzonego postępowania zgod z Ustawą Prawo zamówień publicznych; pełjsze dokumentowa postępowań prowadzonych w trybie zapytania o cenę i negocjacji, szczegól w zakresie kierowania wybranych do oferentów zapytań o cenę i prezentowania ustaleń z negocjacji; opracowa procedur dokonywania zakupów poniżej 6000 euro; opracowa procedur prowadzenia postępowań o zamówienia publiczne; opracowa regulaminu określającego organizację, tryb pracy i zakres obowiązków komisji przetargowej; prowadzić rejest zakupów towarów i usług wg nazw i kodów Wspólnego Słownika Zamówień (CPV); opracować i wdrożyć porozumie z Urzędem Miejskim dotyczące zasad zlecania procesu przygotowania i przeprowadzania przetargów, których przedmiotem są prace projektowe i budowlane, a także innych Ocena wykorzystania zgłoszonych uwag i wniosków, ich wpływ na funkcjonowa gospodarki finansowej i efektywność zarządzania jednostką. Opracowano nowy regulamin postępowania w sprawie zamówień publicznych. Wprowadzono część rekomendacji, uporządkowano dokumentację w WOK. Ze względu na skalę prawidłowości stwierdzonych w trakcie audytu i zmianę przepisów prawnych koczne będzie przeprowadze audytu sprawdzającego. strona 5

6 Lp. 3 Audyt dotyczący wniosku o wszczęcie postępowania wyjaśniającego złożonego przez Eco- Procom Sp. z o.o. dnia 3 kwietnia 2006 r. 4 Procedury przyjmowania kontroli zewnętrznych (w szczególności Najwyższej Izby Kontroli), przechowywania dokumentacji związanej z kontrolą oraz wykonywania zaleceń pokontrolnych w Urzędzie Miejskim w 5 Terminowość uiszczania opłat sądowych przez Urząd Miejski w 6 Wydatki i dochody związane z zasobem komunalnym Gminy Podstawowe uwagi i wnioski ( 20 ust. 2 pkt 12 rozp.) skomplikowanych zamówień opisa procesu ewidencji i rejestrowania kontroli zewnętrznych oraz nadzorowania prawidłowości i terminowości realizacji zadań pokontrolnych; doprowadze do zgromadzenia całości dokumentacji i korespondencji w jednym miejscu; wprowadze mechanizmów kontrolnych dot. terminowej realizacji zadań pokontrolnych (wysyłania odpowiedzi, zastrzeżeń oraz innej korespondencji terminowej); wprowadze mechanizmów kontrolnych dotyczących realizacji zaleceń pokontrolnych; przypisa odpowiedzialność za nadzorowa całości procesu jednej osobie Ocena wykorzystania zgłoszonych uwag i wniosków, ich wpływ na funkcjonowa gospodarki finansowej i efektywność zarządzania jednostką. - - Przeszkole pracowników Działu Finansowego. Zwróce uwagi na dokumenty i sprawy priorytetowe, które wiążą się z kocznością zachowania określonego terminu; Wprowadze obowiązku precyzyjnego i czytelnego definiowania terminów zapłaty na dokumentach kierowanych do Działu Finansowego stanowiących podstawę do dokonania przelewów; Monitorowa przez działy merytoryczne terminów płatności realizowanych przez Dział Finansowy zwłaszcza w przypadku krótkich terminów płatności, których przekrocze może skutkować poważnymi konsekwencjami dla Gminy; Uspraw obiegu dokumentów przy szczególnym uwzgledniu spraw objętych krótkim terminem realizacji. jak najszybsze przeprowadze inwentaryzacji zasobu opracowa przez Gminę lub zarządcę systemu informatycznego i stworze opartej na informacjach z inwentaryzacji bazy danych dotyczącej zasobu komunalnego. Zapew Gmi w ramach nadzoru i w ramach wynajmu lokali bezpośredgo i ciągłego i pełnego dostępu do takiej bazy danych. zmiana relacji pomiędzy Gminą a zarządcą. zmiana sposobu rozliczeń pomiędzy Gminą i zarządcą. sprecyzowa w umowie o zarząd obowiązków w zakresie windykacji przedsądowej i sądowej, stworze procedur windykacji wraz z określem stosownych terminów, zmotywowa zarządcy przez określe prowizyjnego systemu W regulami organizacyjnym wprowadzono obowiązek ewidencji protokołów wszystkich kontroli zewnętrznych oraz nadzór nad terminowym udzielam odpowiedzi na zalecenia i wnioski pokontrolne (Zespół bo spraw organizacyjnych) Brak jakichkolwiek ustaleń dotyczących wprowadzenia rekomendacji. Brak informacji o wprowadzeniu rekomendacji. Brak jakichkolwiek ustaleń dotyczących wprowadzenia rekomendacji. Brak informacji o wprowadzeniu rekomendacji. strona 6

7 Lp. 7 Egzekucja należności czynszowych Podstawowe uwagi i wnioski ( 20 ust. 2 pkt 12 rozp.) wynagrodzeń uzależnionego od ściągalności zaległości lub przesie obowiązku windykacji na Gminę. zwiększe zakresu i częstotliwości kontroli przeprowadzonych przez Gminę u zarządcy w związku z faktem dostatecznego rozliczania się przez zarządcę z podejmowanych działań. wprowadze w umowie zapisów dotyczących kar umownych za należyte wykonywa umowy i egzekwowa tych zapisów. Opracowa i wdroże mechanizmów motywujących Zarządcę do podnoszenia efektywności działań w zakresie windykacji przedsądowej lub zlece windykacji innemu podmiotowi zewnętrznemu. Kontrola działań zarządcy w zakresie windykacji, wymusze wcześjszego przekazywania spraw do Biura Prawnego. Stworze w Biurze Prawnym kompleksowego systemu umożliwiającego monitorowa spraw już od momentu ich przyjęcia, określe celów (terminów realizacji wniosków) i stworze sformalizowanych procedur umożliwiających ich realizację. Zwiększe ilości składanych pozwów w celu zmjszenia ogromnej ilości spraw oczekujących i doprowadze do sytuacji, w której pozwy byłyby kierowane w miarę możliwości na bieżąco. Ocena wykorzystania zgłoszonych uwag i wniosków, ich wpływ na funkcjonowa gospodarki finansowej i efektywność zarządzania jednostką. Brak jakichkolwiek ustaleń dotyczących wprowadzenia rekomendacji. Brak informacji o wprowadzeniu rekomendacji. 6. Niezrealizowane zadania audytowe Lp. Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp? 1 Sprawowa zarządu nad mieszkaniami komunalnymi 2 Ewidencja lokali 3 Inwestycje wielolet i jednoroczne tak 4 Obrót ruchomościami 5 Gospodarka odpadami Przyczyna zrealizowania zadania najważjsze aspekty tych zadań zbadano w ramach zadania Dochody uzyskiwane z mienia ; zakres tego zadania został rozszerzony w porozumieniu z kierownikiem audytowanej komórki; przeprowadzone zada nosiło tytuł Wydatki i dochody związane z zasobem komunalnym Gminy koczność przeprowadzenia pozaplanowych zadań audytowych zleconych przez kierownictwo jednostki 7. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego Lp. Zadania Zasoby ludzkie (liczba osobodni) plan wykona Uwagi (przyczyny rozbieżności między planem a wykonam) 1 Przeprowadza zadań strona 7

8 Lp. Zadania Zasoby ludzkie (liczba osobodni) audytowych 2 Opracowa technik przeprowadzania zadania 3 Przeprowadza czynności sprawdzających 4 Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 5 Czynności organizacyjne, w tym plan i sprawozdawczość plan wykona Uwagi (przyczyny rozbieżności między planem a wykonam) Szkolenia i rozwój zawodowy Urlopy / czas dostępny Inne działania (w tym audyt pozaplanowy) Zadania dodatkowe ujęte w pla audytu Lp. Rodzaj audytu Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp? 1 Audyt dotyczący wniosku o wszczęcie postępowania wyjaśniającego złożonego przez Eco-Procom Sp. z o.o. dnia 3 kwietnia 2006 r. 2 Procedury przyjmowania kontroli zewnętrznych (w szczególności Najwyższej Izby Kontroli), przechowywania dokumentacji związanej z kontrolą oraz wykonywania zaleceń pokontrolnych w Urzędzie Miejskim w 3 Terminowość uiszczania opłat sądowych przez Urząd Miejski w 4 Egzekucja należności czynszowych Wykorzystane zasoby (liczba osobodni) Uwagi D 10 - S 16 - D 4 - S 18 - F audyt finansowy, S audyt systemu, D audyt działalności, IT audyt systemów komputerowych 9. Inne uwagi data podpis i pieczęć audytora wewnętrznego / kierownika komórki audytu wewnętrznego strona 8