Regulamin przeprowadzania audytu wewnętrznego. I. Przepisy ogólne

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 93/06 Starosty Powiatu Limanowskiego z dnia r. Regulamin przeprowadzania audytu wewnętrznego I. Przepisy ogólne 1 Regulamin przeprowadzania audytu wewnętrznego, zwany w dalszej części regulaminem, określa zasady organizacji, zakres, cele oraz procedury przeprowadzania audytu wewnętrznego w Starostwie Powiatowym w Limanowej i podległych jednostkach organizacyjnych. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 2 1. Audycie wewnętrznym należy przez to rozumieć ogół działań, przez które Starosta Limanowski uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów zarządzania i kontroli w jednostce oraz czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki 2. Audytorze wewnętrznym - należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Starostwie Powiatowym w Limanowej na stanowisku ds. Audytu Wewnętrznego zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Limanowej. 3. Kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć Starostę Limanowskiego. 4. Jednostce audytowanej należy przez to rozumieć wewnętrzne komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Limanowej: wydział, jak również inne niż wydział komórki organizacyjne, bądź osobę zajmującą samodzielne stanowisko zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Limanowej oraz podległe jednostki organizacyjne. 5. Kierowniku jednostki audytowanej należy przez to rozumieć dyrektorów wydziałów, jak również kierowników innych niż wydział komórek organizacyjnych, bądź osobę zajmującą samodzielne stanowisko zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Limanowej oraz kierowników podległych jednostek organizacyjnych. II. Cele, zasady i zakres audytu wewnętrznego 3

2 Audyt wewnętrzny jest niezależną, obiektywną działalnością o charakterze oceniającym, zapewniającym i doradczym, prowadzoną w celu wniesienia do jednostki audytowanej wartości dodanej i usprawnienia jej funkcjonowania Audyt wewnętrzny obejmuje ocenę i badanie adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz jakości realizowanych zadań. 2. Audyt wewnętrzny szczególności obejmuje badanie : 1) zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi; 2) efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli; 3) wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu Audyt wewnętrzny powinien przyczyniać się do usprawnienia procesu zarządzania jednostką. 2. Celami audytu wewnętrznego są: 1) identyfikacja i analiza ryzyka związanego z działalnością jednostki, a w szczególności ocena efektywności zarządzania ryzykiem oraz ocena systemów kontroli wewnętrznej, 2) wyrażanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanym systemie, 3) dostarczenie kierownikowi jednostki, w oparciu o ocenę systemu kontroli wewnętrznej racjonalnego zapewnienia, że jednostka działa prawidłowo, 4) składanie sprawozdań z poczynionych ustaleń oraz tam gdzie jest to właściwe, przedstawianie uwag i wniosków dotyczących poprawy skuteczności działania jednostki w danym obszarze. III Przygotowanie planu i poszczególnych zadań audytowych 6 1. Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego opartego na analizie ryzyka. 2. Audytor wewnętrzny opracowuje roczny plan audytu w porozumieniu z kierownikiem jednostki W celu przygotowania planu audytu wewnętrznego dokonuje się analizy obszarów ryzyka, biorąc pod uwagę w szczególności: 1) cele i zadania jednostki,

3 2) przepisy prawne dotyczące działania jednostki, 3) wyniki wcześniej przeprowadzanych audytów i kontroli, 4) wyniki wcześniej dokonywanej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej, 5) wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację celów jednostki, 6) uwagi pracowników jednostki, 7) liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych, 8) możliwość dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy, 9) liczbę i kwalifikację pracowników jednostki, 10) działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną, 11) sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu. 2. Przygotowując plan audytu wewnętrznego ustala się kolejność poddania obszarów ryzyka audytowi wewnętrznemu, biorąc pod uwagę stopień ich ważności oraz uwzględnia się czynniki organizacyjne, a w szczególności: 1) czas niezbędny dla przeprowadzenia czynności organizacyjnych oraz zespołu działań podejmowanych w ramach audytu wewnętrznego, 2) czas przeznaczony na szkolenie osób zatrudnionych na stanowisku związanym z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego, 3) dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe, 4) rezerwę czasową na nieprzewidziane działania, 5) szacunkowe koszty przeprowadzenia audytu wewnętrznego. 3. Plan audytu wewnętrznego, o którym mowa w ust. 1 powinien zawierać: 1) analizę obszarów ryzyka w zakresie gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi, 2) tematy audytu wewnętrznego, 3) proponowany harmonogram realizacji audytu wewnętrznego, 4) planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem w latach następnych. 4. Wzór planu określa załącznik nr 1 do zarządzenia Audytor wewnętrzny przedstawia kierownikowi jednostki: 1) do końca marca każdego roku sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni.

4 2) do końca października każdego roku plan audytu na rok następny. 2. Plan audytu na dany rok podpisuje kierownik jednostki i audytor wewnętrzny. 3. Określa się wzór sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni, stanowiący załącznik nr 2 do regulaminu Jeżeli w trakcie realizacji planu audytu, audytor wewnętrzny stwierdzi, że przeprowadzenie wszystkich zaplanowanych zadań audytowych nie jest możliwe, uzgadnia w formie pisemnej z kierownikiem jednostki, zakres realizacji planu audytu. 2. Przepisy ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy audytor wewnętrzny stwierdzi, że realizacja określonego zadania audytowego zawartego w planie audytu jest niecelowa. 3. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny przeprowadza audyt wewnętrzny poza planem audytu na wniosek kierownika jednostki, lub z własnej inicjatywy w uzgodnieniu z kierownikiem tej jednostki. 4. W przypadku, gdy przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem stwarza zagrożenie dla realizacji tego planu audytor wewnętrzny zawiadamia o tym na piśmie kierownika jednostki Poszczególne zadania audytowe przeprowadza się na podstawie programu zadania audytowego. 2. Program zadania audytowego przygotowuje audytor wewnętrzny uwzględniając w szczególności: 1) cele zadania; 2) zadania jednostki w obszarze objętym zadaniem; 3) wyniki analizy ryzyka w obszarze objętym zadaniem; 4) wyniki analizy systemu zarządzania i kontroli w obszarze objętym zadaniem; 5) wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli; 6) wnioski i spostrzeżenia wynikające z przeprowadzonych czynności doradczych; 7) wyniki badań analitycznych określonych problemów; 8) opinie naukowe i specjalistyczne; 9) doświadczenie zawodowe audytora wewnętrznego, 10) dostępność dowodów; 11) potrzebę powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu; 12) datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania zadania. 3. W programie zadania audytowego zamieszcza się w szczególności:

5 1) oznaczenie zadania audytowego ze wskazaniem jego numeru i tematu, 2) cel zadania audytowego, 3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania audytowego, 4) wskazówki metodyczne, w tym: a) techniki przeprowadzania zadania audytowego, b) problemy na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach, c) dowody niezbędne do dokonania ustaleń i sposób ich badania, 5) założenia organizacyjne, 6) harmonogram przeprowadzania zadania audytowego. 4. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny dokonuje zmian programu zadania audytowego w trakcie jego przeprowadzania. 5. W razie ujawnienia w toku oceny okoliczności uzasadniających podejrzenie o popełnienie przestępstwa audytor wewnętrzny winien niezwłocznie zawiadomić kierownika jednostki, który podejmie decyzje, co do dalszych czynności w tym zakresie. 6. Audytor wewnętrzny może, w uzasadnionych przypadkach, dokonać zmiany programu zadania audytowego w trakcie jego przeprowadzania. 7. Audytor wewnętrzny uwzględniając roczny plan audytu może przedłużyć czas trwania zadania audytowego. IV Przeprowadzanie zadań audytowych Audytor wewnętrzny przeprowadza czynności na podstawie pisemnego, imiennego upoważnienia podpisanego przez kierownika jednostki, które przedstawia kierownikowi komórki audytowanej wraz z legitymacją służbową lub dowód tożsamości. 2. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji audytor wewnętrzny może, w uzgodnieniu z kierownikiem jednostki, powołać rzeczoznawcę W terminie 14 dni przed rozpoczęciem działań audytowych kierujący jednostką audytowaną otrzymuje informację o przedmiocie i czasie trwania audytu. 2. W uzasadnionych przypadkach termin określony w ust. 1 może ulec skróceniu Przed przystąpieniem do właściwych czynności związanych z audytem wewnętrznym przeprowadza się w siedzibie jednostki audytowanej naradę otwierającą.

6 2. Naradę zwołuje, na wniosek audytora wewnętrznego, kierownik jednostki audytowanej. 3. Narada otwierająca zwoływana jest w celu określenia tematyki, założeń organizacyjnych planowanego zadania audytowego oraz uzgodnienia sposobu unikania zakłóceń w pracy jednostki audytowanej w czasie przeprowadzania zadania audytowego. 4. Z przeprowadzonej narady audytor wewnętrzny sporządza protokół, który zawiera szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narady Czynności związane z przeprowadzeniem zadania audytowego wykonywane są w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce audytowanej. W przypadkach szczególnych możliwe jest przeprowadzanie audytu poza godzinami urzędowania za zgodą kierownika jednostki audytowanej 2. Kierownik jednostki audytowej ma obowiązek zapewnić audytorowi pomieszczenie do pracy. W szczególnych przypadkach, wynikających np. z braku możliwości otrzymania odrębnego pomieszczenia możliwe jest pobranie dokumentów za pokwitowaniem z audytowanej jednostki i badanie dokumentów w siedzibie audytora wewnętrznego. 3. Realizując nałożone na audytorze wewnętrznym obowiązki audytor ma zagwarantowane prawo dostępu do pomieszczeń jednostki oraz uzyskiwać od kierownika i pracowników jednostki audytowanej informacje oraz wyjaśnienia w celu zapewnienia efektywnego i wydajnego przeprowadzenia audytu wewnętrznego, a w szczególności do: 1) swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń audytowanej jednostki, z zastrzeżeniem, że przy dokonywaniu oględzin magazynu, kontroli kasy i podobnych czynności niezbędna jest obecność osoby odpowiedzialnej materialnie za znajdujące się w pomieszczeniach magazynowych ruchomości lub przydzielone do kasy środki pieniężne. W razie nieobecności osoby odpowiedzialnej materialnie, kierownik jednostki audytowanej powołuje komisję. Z przebiegu wykonania czynności sporządza się protokół, 2) wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością audytowanej jednostki a pozostających w związku z zakresem audytu, w tym również zapisanych na elektronicznych nośnikach informacji, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, 3) sporządzania kserokopii, odpisów, wyciągów z dokumentów, 4) żądania od pracowników audytowanej jednostki sporządzenia zestawień i obliczeń na podstawie dokumentów będących w posiadaniu audytowanej jednostki, 5) przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątkowych i przebiegu określonych czynności, 6) żądania od pracowników audytowanej jednostki udzielania pisemnych i ustnych wyjaśnień, 7) zwoływania narad w trakcie przeprowadzanych czynności audytowych z pracownikami audytowanej jednostki.

7 4. Pracownicy audytowanej jednostki mają prawo z własnej inicjatywy złożyć pisemne oświadczenie dotyczące przedmiotu audytu. Audytor wewnętrzny nie może odmówić włączenia przedmiotowych wyjaśnień do akt bieżących audytu Audytor wewnętrzny w przeprowadzanym zadaniu audytowym wykorzystuje odpowiednie do zadania audytowego techniki, które obejmują w szczególności: 1) zapoznanie się z dokumentami służbowymi, 2) uzyskanie wyjaśnień i informacji od pracowników komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, 3) uzyskanie informacji uzupełniających od innych pracowników jednostki, 4) obserwację wykonywania zadań przez pracowników komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, 5) przeprowadzanie oględzin, w przypadku, gdy należy zweryfikować stan lub istnienie zasobów komórki organizacyjnej jednostki w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, 6) rekonstrukcję zdarzeń lub okoliczności pozwalających ocenić dokładność i prawidłowość zastosowanych działań oraz wiarygodność wyników, 7) sprawdzenie rzetelności informacji przez porównanie jej z informacjami pochodzącymi z innego źródła, 8) porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji gospodarczych nieprawidłowych lub wymagających wyjaśnienia, 9) graficzną analizę procesów, 10) rozpoznawcze badanie próbek ( próbkowanie ), 11) przeprowadzanie testów Audytor wewnętrzny w ramach przeprowadzanego zadania audytowego prowadzi bieżące akta zadania audytowego. 2. Bieżące akta zawierają informacje niezbędne do sformułowania ocen i zaleceń, które będą zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzonego audytu wewnętrznego. 3. Bieżące akta zadania audytowego obejmują w szczególności: 1) dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego, 2) dokumenty związane z przygotowaniem programu audytowego i programu zadania audytowego, 3) protokoły z narad, 4) imienne upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego,

8 5) dokumenty (kserokopie, odpisy, wyciągi, zestawienia itp.), otrzymane od pracowników audytowanej jednostki zgromadzone w trakcie przeprowadzania zadania audytowego, 6) dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego, 7) oświadczenia i wyjaśnienia pracowników audytowanej jednostki, 8) sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, 9) inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego. 4. Powyższe dokumenty włącza się do bieżących akt w kolejności wynikającej z toku dokonywanych czynności, numerując strony akt i zamieszczając na początku każdego tomu akt wykaz dokumentów zawartych w danym tomie z podaniem ich nazwy i numeru. 5. Kierownik jednostki, kierownik jednostki audytowanej oraz osoby przez niego upoważnione mają prawo wglądu do akt bieżących Po przeprowadzeniu zadania audytowego audytor wewnętrzny jednostki zwołuje naradę zamykającą. 2. Narada zamykająca organizowana jest w celu przedstawienia wstępnych ustaleń i wniosków oraz określenia i omówienia środków zmierzających do usprawnienia badanej działalności. Podczas narady zamykającej audytor wewnętrzny przedstawia ustalenia stanu faktycznego, zaistniałe nieprawidłowości, przyczyny ich wystąpienia, konsekwencje oraz wstępne zalecenia dla jednostki audytowanej. W porozumieniu z jednostką adudytowaną określone zostają sposoby i terminy realizacji ustalonych zaleceń. 3. W naradzie zamykającej biorą udział: audytor wewnętrzny realizujący audyt w danej jednostce oraz kierownik audytowanej jednostki i pracownicy przez niego wyznaczeni. 4. Z narady zamykającej sporządza się protokół zawierający opis ustaleń omawianych w trakcie narady. 5. Protokół z narady zamykającej sporządza audytor wewnętrzny w dwóch egzemplarzach. Protokół podpisuje audytor wewnętrzny i kierownik audytowanej jednostki lub wskazany przez niego pracownik jednostki audytowanej. 6. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika jednostki audytowanej audytor wewnętrzny czyni na ten temat wzmiankę w protokole. 7. Kierownik jednostki audytowanej niezwłocznie pisemnie uzasadnia przyczyny odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust Przepisy zawarte w ust. 5-7 mają zastosowanie do protokołu z narady otwierającej.

9 V Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu Ostateczne ustalenia zadania audytowego zawarte są w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu, w którym audytor przedstawia ustalenia i wnioski poczynione w trakcie audytu wewnętrznego. 2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1 winno w szczególności zawierać: 1) oznaczenie zadania audytowego, 2) datę sporządzenia sprawozdania, 3) adres jednostki audytowanej, 4) cele zadania, 5) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania, 6) datę rozpoczęcia i zakończenia zadania audytowego z podaniem ewentualnych przerw w jego przeprowadzeniu, 7) imiona i nazwiska osób, które uczestniczyły w zadaniu audytowym i numery upoważnień do przeprowadzenia audytu, 8) zwięzły opis działań komórki zwłaszcza w obszarze poddanym audytowi, 9) określenie działań i zastosowanych metod przeprowadzania zadania audytowego, 10) zwięzły opis wyników audytu, ze wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, ich rozmiarów i skutków, 11) wnioski i propozycje zmian zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz działań usprawniających funkcjonowanie komórki, 12) opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem 13) informację o pouczeniu kierownika jednostki audytowanej o przysługujących mu uprawnieniach i o możliwości wniesienia ewentualnych zastrzeżeń do sprawozdania, 14) podpisy audytora wewnętrznego uczestniczącego w zadaniu audytowym, 15) zastrzeżenie, że służy tylko do użytku służbowego. 3. Po sporządzeniu sprawozdania z przeprowadzonego zadania audytowego audytor wewnętrzny doręcza sprawozdanie kierownikowi jednostki audytowanej. 4. W terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzonego zadania audytowego kierownik jednostki audytowanej może zgłosić na piśmie wyjaśnienie lub umotywowane zastrzeżenia, co do zawartych w sprawozdaniu treści. 5. W razie zgłoszenia wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4, audytor wewnętrzny winien zbadać zasadność tych zastrzeżeń oraz wyjaśnień i w uzasadnionych przypadkach uzupełnić lub skorygować sprawozdanie w całości lub części.

10 6. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń audytor wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko w formie pisemnej, wraz z uzasadnieniem, kierownikowi jednostki audytowanej. 7. Po rozpatrzeniu przez audytora wewnętrznego wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4, sprawozdanie końcowe przekazywane jest kierownikowi jednostki oraz kierownikowi jednostki audytowanej. Jeden egzemplarz załącza się do akt bieżących 8. Kierownik jednostki audytowanej, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, może zgłosić na piśmie kierownikowi jednostki swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania. 9. Kierownik jednostki audytowanej podejmując na podstawie sprawozdania działania mające na celu usunięcie uchybień lub wprowadzenie usprawnień, wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń zawartych w sprawozdaniu i wskazuje termin ich realizacji oraz informuje o tym audytora wewnętrznego. 10. Kierownik jednostki audytowanej zobligowany jest do przekazania do audytora wewnętrznego w terminie 60 dni od daty otrzymania sprawozdania pisemnej informacji o sposobie realizacji wniosków i uwag zawartych w sprawozdaniu, a w przypadku odmowy ich realizacji lub znaczących opóźnień w ich realizacji o zaistniałych przyczynach. 11. Jeżeli w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego nie zostaną podjęte działania mające na celu usunięcie uchybień, kierownik jednostki informuje o tym Głównego Inspektor Audytu Wewnętrznego oraz audytora wewnętrznego, uzasadniając brak podjęcia działań. 19 W przypadku domniemania, na podstawie materiałów z przeprowadzonego audytu, naruszenia dyscypliny finansów publicznych audytor wewnętrzny przygotowuje zawiadomienie do kierownika jednostki. VI Audyt sprawdzający 1. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny przeprowadza audyt sprawdzający Celem audytu sprawdzającego jest ocena realizacji zaleceń skierowanych do jednostki audytowanej. 3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej. 4. Notatkę informacyjną, o której mowa w ust. 2, audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie. Jeden egzemplarz włącza do akt bieżących. 5. Dopuszcza się uproszczone postępowanie oceniające stopień realizacji zaleceń polegające na uzyskaniu pisemnej informacji w przedmiotowym zakresie. W tym przypadku nie zachodzi konieczność przekazania notatki kierownikowi jednostki audytowanej.

11 VII Czynności doradcze Audytor wewnętrzny wykonuje czynności doradcze jako część zadań audytowych lub na wniosek kierownika jednostki. 2. Audytor wewnętrzny może odmówić wykonywania czynności doradczych, jeżeli uzna, że zakres lub cel tych czynności nie jest zgodny z celami audytu wewnętrznego. W szczególności audytor wewnętrzny nie powinien podejmować czynności doradczych, których wykonywanie prowadziłoby do przyjęcia przez niego zadań lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką. 3. O odmowie wykonania czynności doradczych i jej przyczynach, audytor wewnętrzny zawiadamia pisemnie kierownika jednostki wnioskującego o wykonanie czynności doradczych oraz kierownika jednostki, w której jest zatrudniony. 4. Kierownik jednostki, w której audytor wewnętrzny jest zatrudniony może wydać pisemne polecenie wykonania czynności doradczych. 5. W wyniku czynności doradczych audytor wewnętrzny może przedstawić opinie lub zalecenia dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki. 6. Audytor wewnętrzny może z własnej inicjatywy składać kierownikowi audytowanej komórki organizacyjnej lub kierownikowi jednostki wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania tej komórki lub jednostki. 7. Kierownik jednostki i kierownik komórki organizacyjnej nie są związani wnioskami, zaleceniami i opiniami, o których mowa w ust. 5 i 6 VII Akta stałe audytu Audytor wewnętrzny zobowiązany jest prowadzić i aktualizować akta stałe audytu wewnętrznego. 2. Stałe akta audytu obejmują w szczególności: 1) wykaz podstawowych aktów normatywnych oraz innych aktów prawnych związanych z zakresem działania jednostki oraz regulujących jej funkcjonowanie, 2) wykaz dokumentów zawierających opis systemu kontroli i zarządzania, w tym procedur kontroli finansowej, 3) dokumenty zawierające opisy procedur kontrolnych funkcjonujących w danej jednostce, 4) plany audytu wewnętrznego i sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego, 5) wewnętrzne akty prawne normujące prowadzenie audytu wewnętrznego w jednostce, 6) inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzenie audytu i analizę ryzyka.

12 VII Postanowienia końcowe 23 Integralną część niniejszego Regulaminu stanowią niżej wymienione załączniki: 1. załącznik nr 1 plan audytu wewnętrznego, 2. załącznik nr 2 sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego. 24 Szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego regulują odrębne przepisy.

13 Załącznik nr 1 Plan audytu wewnętrznego.. (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych) PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK Informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego (wg stanu na dzień 30 września roku poprzedzającego rok, na który sporządzony jest plan audytu) Nazwa jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny Podstawowe cele i obszary działania jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny Struktura organizacyjna jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny (zwięzły opis wskazujący na usytuowanie audytora wewnętrznego/komórki audytu wewnętrznego) Wykaz jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny Kwota środków publicznych (w mln zł) planowana do zgromadzenia przez jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, w roku objętym planem audytu, w tym: środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (w mln zł) Planowana kwota wydatków i rozchodów środków publicznych jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, w roku objętym planem audytu (w mln zł), w tym: środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (w mln zł) Liczba osób zatrudnionych w jednostce, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny,

14 8. 9. oraz łączna liczba osób zatrudnionych w pozostałych jednostkach, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny Liczba osób zatrudnionych na stanowisku audytor wewnętrzny Inne informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki 2. Analiza ryzyka 1. Charakterystyka obszaru objętego audytem wewnętrznym 2. Opis metody analizy ryzyka 3. Wyniki analizy obszarów ryzyka 3. Obszary ryzyka zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze Lp Obszar ryzyka Poziom ryzyka (wysoki/średni/niski) 4. Tematy i proponowany harmonogram realizacji audytu wewnętrznego Lp Temat audytu wewnętrznego Proponowany termin przeprowadzenia audytu wewnętrznego Niezbędne zasoby (liczba osobodni,) Obszar ryzyka Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy Uwagi 5. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach Lp Obszar audytu wewnętrznego Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Uwagi

15 6. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego Lp Zadania audytora wewnętrznego 1. Przeprowadzanie zadań audytowych 2. Opracowanie technik przeprowadzania zadania audytowego 3. Przeprowadzanie czynności sprawdzających 4. Współpraca z innymi służbami kontrolnymi Czynności organizacyjne w tym plan i 5. sprawozdawczość 6. Szkolenia i rozwój zawodowy 7. Urlopy/ czas dostępny 8. Inne działania, w tym audyt wewnętrzny poza planem audytu wewnętrznego Zasoby ludzkie (liczba osobodni) Zasoby rzeczowe Uwagi (data) (pieczątka i podpis audytora wewnętrznego) (data) (pieczątka i podpis kierownika jednostki)

16 .. (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych) Załącznik nr 2 Sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU WEWNĘTRZNEGO ZA ROK Podstawowe informacje a) Informacje o jednostce sektora finansów publicznych Wykaz jednostek sektora finansów publicznych, w których 1. audytor wewnętrzny prowadził audyt wewnętrzny w roku sprawozdawczym Liczba osób zatrudnionych w jednostce, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny (jednostce zatrudniającej) 2. Łączna liczba osób zatrudnionych w pozostałych jednostkach, w których audytor wewnętrzny prowadził audyt wewnętrzny (według stanu na dzień 31 grudnia roku, za który sporządzane jest sprawozdanie) b. Informacje o komórce audytu wewnętrznego 1. Nazwa komórki audytu wewnętrznego Adres pocztowy/numer telefonu/adres kierownika/koordynatora komórki audytu wewnętrznego Liczba etatów przyznanych komórce audytu wewnętrznego Liczba osób faktycznie zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego Nazwa stanowiska/wymiar czasu pracy/zatrudnienie na czas nieokreślony (lub określony jaki)/ zdany egzamin na audytora wewnętrznego poszczególnych pracowników komórki audytu wewnętrznego Lp Nazwa stanowiska Wymiar czasu pracy Zatrudnienie na czas nieokreślony lub określony (jaki?) Zdany egzamin na audytora wewnętrzne go Czy audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki Czy komórka audytu wewnętrznego posiada zatwierdzony przez kierownika jednostki dokument określający jej cele, zadania i uprawnienia Czy istnieją pisemne procedury audytu wewnętrznego? 9. Czy dokonywana była zewnętrzna ocena pracy

17 komórki audytu wewnętrznego? Czy dokonano udokumentowanej samooceny pracy komórki audytu wewnętrznego? Czy opracowano wieloletni/strategiczny plan audytu wewnętrznego? Czy prace komórki audytu wewnętrznego są wspomagane przez odpowiednie systemy informatyczne (jakie)? 2. Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych L.p 1. Temat zadania audytowego Rodzaj audytu Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp? Termin przeprowadzeni a zadania audytowego planow any zrealizo wany Obszar ryzyka Wykorzysta ne zasoby ludzkie (liczba osobodni) Opinie rzeczoznawcy Czy uzyskano opinię rzeczoznawcy Jeśli tak, zakres pracy, czas poświęcony zadaniu 3. Wydane zalecenia w ramach zadań audytowych zrealizowanych w roku sprawozdawczym L.p 1. Temat zadania audytowego Rodzaj audytu Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp? Liczba zaleceń zawartych w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu Liczba dodatkowych wyjaśnień i umotywowanych zastrzeżeń złożonych audytorowi uwzględnio ne w całości uwzględnio ne w części odrzucone Liczba podjętych dodatkowych czynności wyjaśniających 4. Czynności sprawdzające L.p. 1. Rok realizacji zadania audytowego Temat zadania audytowego Liczba podjętych czynności sprawdzających Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp? Uwagi 5. Ocena efektów zrealizowanych zadań audytowych L.p. Temat zadania audytowego Podstawowe zalecenia Ocena wykorzystania zgłoszonych uwag i wniosków, ich wpływ na funkcjonowanie i efektywność zarządzania jednostką

18 6. Niezrealizowane zadania audytowe Lp. Temat zadania audytowego Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp? Przyczyna niezrealizowania zadania 7. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego L.p. Zadania Zasoby ludzkie (liczba osobodni) plan wykonanie Uwagi (przyczyny rozbieżności między planem i wykonaniem) 1. Przeprowadzanie zadań audytowych 2. Opracowanie technik przeprowadzania zadania audytowego 3. Przeprowadzanie czynności sprawdzających 4. Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 5. Czynności organizacyjne, w tym plan i sprawozdawczość 6. Szkolenia i rozwój zawodowy 7. Urlopy/ czas dostępny 8. Inne działania w rezerwa czasowa 8. Zadania dodatkowe nie ujęte w planie audytu L.p. Temat zadania Rodzaj audytu Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp? Wykorzystane zasoby (liczba osobodni) Uwagi 9. Inne uwagi (ewentualne zauważone trudności, wnioski zmierzające do usprawnienia pracy audytora wewnętrznego) data podpis i pieczęć audytora wewnętrznego

19