Internet w urzędzie gminy

Transkrypt

1 Internet w urzędzie gminy Kajetan Wojsyk Urząd Miasta Częstochowy Dlaczego gminy zajmują się internetem? Odpowiedź: widocznie mają w tym cel - albo nawet wymierne korzyści; internet wydaje się cennym narzędziem dla urzędu, społeczności lokalnej, przedsiębiorczości, co zostanie pokazane na przykładach

2 Dlaczego gmina powinna zajmować się internetem? Dlatego, że zajmuje się: drogami (transport ludzi, materiałów) dostawą wody i kanalizacją (rurociągi) dostawą gazu (rurociągi) dostawą energii (instalacje energetyczne) Potrzeba dostępu do informacji jest jedną z najważniejszych życiowych potrzeb człowieka (zob Art. 7 Ustawy o samorządzie gminnym) Pytania: W jaki sposób wdrożenie zastosowań informatycznych pomaga w usprawnieniu pracy urzędu gminy (oszczędność czasu, środków, pieniędzy, większa przejrzystość działań)? Jakiego rodzaju usprawnienia organizacyjne można uzyskać wprowadzając internet do pracy urzędu - ułatwienia dla pracowników i dla klientów urzędu (obieg dokumentów, elektroniczna kancelaria)? Jakie korzyści przynosi gminie inwestycja w internet - promocja, rozwój lokalny etc.?

3 Przykłady: 2 sposoby pracy a) tradycyjny, oraz b) oparty o narzędzia informatyczne: tradycyjny informacja trwale związana z nośnikiem (nośnik w postaci papieru: stemplowany, dziurkowany, drutowany, oklejany, zszywany, opisywany ręcznie) nowoczesny informacja uwiarygodniona, niezależna od nośnika (informacja elektronicznie zabezpieczona przed nieuprawnionymi zmianami) Usprawnienie pracy urzędu Sprawa typowa, załatwiana przez urzędników Papier + złote pióro Sprawa nietypowa kosztowna nieciągłość systemu! Pracownicy, zamiast zajmować się tworzeniem jasnych zrozumiałych i algorytmizowalnych reguł, zajmują się każdym przypadkiem oddzielnie

4 Usprawnienie pracy urzędu Sprawa typowa, załatwiana automatycznie Sprawa nietypowa kosztowna nieciągłość systemu, niekiedy uznaniowość! Procedury Usprawnienie pracy urzędu Sprawa typowa, załatwiana automatycznie Kancelaria Sprawa nietypowa - nieciągłość systemu załatwiana dłużej i znacznie drożej, niekiedy uznaniowo(!) Konieczność likwidacji prac ręcznych

5 Usprawnienie pracy urzędu Sprawa typowa, załatwiana automatycznie Sprawa nietypowa kosztowna nieciągłość systemu! Procedury + Elektronika Brak problemów Konieczna ingerencja człowieka Biuletyn Informacji Publicznej Dostępność urzędu gminy dla obywatela Urząd w swym tradycyjnym sposobie funkcjonowania, dostępny jest jedynie w godzinach pracy, z reguły po godz. 16 staje się niedostępny... Informatyzacja procesów znacząco model ten zmienia. Informatyzacja jest też zazwyczaj pewnym etapem wstępnym późniejszej internetyzacji... (przykład na żywo)

6 Promocja gminy w internecie Internetyzacja stan, w którym świat zewnętrzny, dotychczas leżący poza bezpośrednim zasięgiem działania staje się spójnym i logicznym poszerzeniem przestrzeni oddziaływania. W naturalny sposób poszerzona przestrzeń informacyjna nie może pozostać pusta, domaga się zagospodarowania. I rolą władz gminy jest dobrze tę przestrzeń wykorzystać... (przykłady na żywo) Podpis elektroniczny Praktyka pokazuje, że podpis elektroniczny w administracji upowszechnia się słabo; warto zastanowić się nad zmianą tego stanu i rozważyć różne sposoby uwierzytelniania się. Przyczyny: wysoki koszt infrastruktury obawa przed brakiem materialnych dowodów niewinności brak sprzyjających warunków prawnych niepiśmienność informatyczna (przykład na żywo)

7 Oszczędności czasu, materiałów (segregatory, szafy, przestrzeń itd.) wydatków (na papierowe nośniki informacji, tonery) na powielanie raz już wykonanej pracy czasu traconego na poszukiwanie informacji Skąd wziąć na to wszystko pieniądze?

8 Możliwości: Kopie dokumentów na nośnikach magnetycznych/optycznych zamiast na papierze Monitoring wydruków Organizacja sieci i współdzielenie zasobów Edukacja edukacja edukacja ( Korzyści niewymierne większa przejrzystość działań ułatwienia dla pracowników i dla klientów urzędu (obieg dokumentów, elektroniczna kancelaria) promocja, rozwój lokalny etc. (przykład na żywo)

9 Kto płaci podatki? Podstawowym obowiązkiem i interesem władz gminy jest ułatwianie życia podatnikom, inwestorom i oczywiście mieszkańcom Jak? Zwiększanie przejrzystości działania Skrócenie czasu załatwiania spraw Uzasadnione obniżanie kosztów funkcjonowania Odmiejscowienie usług administracji internet! (przykład na żywo) Karta informacyjna załatwiania sprawy: kolor turkusowy pokazuje elementy jednakowe w całym kraju Wyjęcie tych elementów przed nawias byłoby znacznym źródłem oszczędności!

10 Przestrzeń informacyjna Mieszkaniec (osoba fizyczna) Administracja Działania lokalne Przedsiębiorca (osoba prawna) Administracja Przestrzeń informacyjna Administracja Mieszkaniec (osoba fizyczna) Internet Internet Mieszkaniec (osoba fizyczna) Przedsiębiorca (osoba prawna) Przedsiębiorca (osoba prawna) Administracja

11 Podsumowanie: Internet jest poszerzeniem informacyjnej przestrzeni użytkowej Internet umożliwia odmiejscowienie i odmaterializowanie informacji Internet podwyższa sprawność działania Internet jako skrzynka narzędziowa Internet jako narzędzie promocji

12 Dziękuję za uwagę! Kajetan Wojsyk