Pytania do postępowań:

Transkrypt

1 Pytania do postępowań: WDROŻENIE SYSTEMU KLASY ERP W GK PGE W OBSZARZE BIZNESOWYM ZARZĄDZANIE KAPITAŁEM LUDZKIM - Numer postępowania: 007/2011 WDROŻENIE SYSTEMU KLASY ERP W GK PGE W OBSZARZE BIZNESOWYM RACHUNKOWOŚD I LOGISTYKA - Numer postępowania: Zgłoszone pytania Lp. Post. nr Zgłoszono Odpowiedź /2011 Punkt SIWZ Definicje R&L: Obszar biznesowy Rachunkowośd i Logistyka. Prosimy o uzupełnienie definicji o obszar R&L. Akronim dla tego obszaru pojawia się w wielu miejscach SIWZ, natomiast w definicjach podajecie Paostwo jedynie obszary biznesowe ZKL oraz OBE / /2011 Punkt 7.3 SIWZ Oferta cenowa W punkcie tym wskazuje Paostwo wymóg przedstawienia oferty ostatecznie nie mniej korzystnej dla Zamawiającego niż oferty wstępnej. W świetle zapisów SIWZ wskazujących na prawo Zamawiającego do zmiany treści SIWZ (w tym poszerzenia zakresu) oraz przeprowadzenie negocjacji z Oferentami w etapie drugim postępowania, prosimy o sprecyzowanie co rozumiecie Paostwo pod pojęciem nie mniej korzystne warunki. Sugerujemy, iż cena całkowita w ofercie ostatecznej nie może tu byd właściwym kryterium ze względu na możliwośd zmiany zakresu projektu. Załącznik nr 1 do SIWZ Formularz cenowy. W formularzu cenowym, jak i w innych załącznikach do SIWZ, wskazujecie Paostwo na dwa obszary biznesowe: ZKL oraz R&L. Sugerujemy, iż dokumentowanie doświadczeo wdrożeniowych dla obszaru ZKL, który nie jest przedmiotem SIWZ jest nadmiarowe. W związku z tym prosimy o wyjaśnienie czy faktycznie na potrzeby projektu Zamawiający zakłada, że określony w ramach dokumentu SWZ zakres postępowania nie ulegnie zasadniczym zmianą w ramach całego postępowania. Zapis ten nie dotyczy sytuacji, kiedy w wyniku zmiany SIWZ dojdzie do zmiany zakresu, który spowoduje zwiększenie obowiązków Wykonawcy. Postępowanie dotyczy realizacji prac realizowanych w ramach jednego Obszaru Biznesowego. Oferenci są zobowiązani wykazad się doświadczeniem jedynie w Obszarze Biznesowym, którego dotyczy postępowanie. Dokument zawierający Załącznik nr 1 do SWZ jest wspólny dla dwóch postępowao 007/2011 oraz i dlatego zawiera zapisy odnoszące się zarówno do wdrożenia systemu klasy 1

2 4. 007/2011 wdrożenia SAP w zakresie R&L oferenci zobowiązani są wykazad się referencjami w zakresie obszaru ZKL. Załącznik nr 1 do SIWZ Formularz cenowy Przeprowadzenie szkoleo A) Prosimy o wyjaśnienie, jakie szkolenia ma na myśli Zamawiający. Zgodnie z metodyką wdrożeniową ASAP w projekcie są wykonywane co najmniej dwa rodzaje szkoleo: szkolenia zespołów wdrożeniowych (Zamawiający określa je mianem warsztatów w ofercie cenowej) oraz szkolenia użytkowników koocowych. B) Zarówno szkolenia zespołów wdrożeniowych, jak i użytkowników koocowych wymagają wykonania działao przygotowawczych: system szkoleniowy, materiały szkoleniowe, etc. Zakładamy, iż w związku z koniecznością podania w ofercie jednostkowej ceny za Szkoleniowca, działania przygotowawcze zostaną wykonane przez Zamawiającego. C) Ponadto, oczekiwana przez Zamawiającego proporcja stawek konsultanta do szkoleniowca wskazuje na oczekiwanie Zamawiającego, że szkolenia będą prowadzone przez konsultantów o niewielkim doświadczeniu. Ze względu na fakt, iż transfer wiedzy do trenerów / użytkowników koocowych jest kluczowym elementem projektu wdrożenia ERP w GK PGE w Obszarze Biznesowym R&L, jak i w Obszarze Biznesowym ZKL. Oferent powinien uwzględnid jedynie te zapisy Załącznika nr 1, które odnoszą się do Obszaru Biznesowego, którego dotyczy postępowanie. Np. zapis: Minimalna Liczba Użytkowników systemu wynosi: a) Dla Obszaru Biznesowego ZKL 10 b) Dla Obszaru Biznesowego R&L 50 oznacza, że w postępowaniu 007/2011 (ZKL) Minimalna Liczba Użytkowników wynosi 10, natomiast w postępowaniu (R&L) liczba ta wynosi 50. A) W ramach dokumentu SWZ przyjęto następujące założenia: Warsztaty dla Zespołów Wdrożeniowych są to szkolenia Członków Zespołów Wdrożeniowych prowadzone przez Wykonawcę na systemie udostępnionym przez Wykonawcę. Koszty Warsztatów są wliczone w cenę usługi. Szkolenia są to szkolenia dla Użytkowników Koocowych systemu. Szkolenia prowadzone są przez Członków Zespołów Wdrożeniowych przy wsparciu i współpracy przedstawicieli Oferenta na systemie udostępnionym przez Zamawiającego. Koszty tak określonych szkoleo są wliczone w cenę usługi. B) Realizacja Warsztatów/Szkoleo: W przypadku Warsztatów Zamawiający udostępnia pomieszczenia umożliwiające przeprowadzenie Warsztatów realizowanych na systemie udostępnianym przez Wykonawcę, który również dostarcza materiały szkoleniowe. W przypadku Szkoleo Użytkowników Koocowych Zamawiający udostępnia pomieszczenia umożliwiające przeprowadzenie Szkoleo realizowanych na systemie udostępnianym przez Zamawiającego. Szkolenia prowadzone są na materiałach opracowanych w ramach prac projektowych (instrukcje użytkowników koocowych) oraz materiałach szkoleniowych które są niezbędne do prowadzenia Szkolenia udostępnionych przez Oferenta. C) Zlecenia szkoleo Cena usług, którą Oferent jest zobowiązany podad w Załączniku nr 1 do 2

3 systemu ERP, a szczególności projektu o tak dużej rozległości organizacyjnej oraz skomplikowaniu procesów biznesowych, wskazujemy to jako duże ryzyko projektowe. D) Ponadto wskazujemy na koniecznośd uwzględnienia w stawce szkoleniowca pracy poza miejscem zatrudnienia (w przypadku naszej firmy poza Warszawą), ponieważ zgodnie z wymaganiami Zamawiającego szkolenia będą się odbywały w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. W skrajnym przypadku należy się spodziewad, iż wszystkie szkolenia odbędą się w miejscu znacznie oddalonym od Warszawy, co oznacza koniecznośd uwzględnienia w kosztach projektu kosztów podróży i noclegów dla wszystkich szkoleo zaplanowanych do projektu. Oferty odnosi się do dodatkowo płatnych zleceo i nie jest ujmowana w cenie realizacji przedmiotu zamówienia. Podawany w tabeli CP_5 koszt jednego osobodnia szkoleniowca odnosi się do pracownika Oferenta realizującego szkolenie, którego typ zostanie określony w zleceniu. Zlecone szkolenia będą realizowane w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. Koszty dojazdu i zakwaterowania Szkoleniowca pokrywa Wykonawca. Koszt przygotowania sal szkoleniowych i niezbędnego wyposażenia oraz systemu szkoleniowego pokrywa Zamawiający. Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania przypadków szkoleniowych w systemie oraz dokumentacji szkoleniowej w czasie przeznaczonym na realizację szkolenia. Wykonawca odpowiada za skierowanie do prac pracowników o kompetencjach niezbędnych do realizacji zlecenia na wymaganym przez Zamawiającego poziomie. Wykonawca w ramach procesu negocjacji może zaproponowad wprowadzenie zmian w relacjach pomiędzy stawkami konsultant oraz szkoleniowiec. Na potrzeby Postępowania przyjmuje się następujące brzmienie Załącznika nr 2 do SWZ w punkcie Przeprowadzenie warsztatów dla Członków Zespołów Wdrożeniowych oraz przygotowanie, nadzór i wsparcie szkolenia Użytkowników Koocowych. Warsztaty będą zorganizowane w miejscu pracy Członków Zespołów Wdrożeniowych na udostępnionym przez Wykonawcę systemie. Zamawiający udostępni salę wyposażoną w rzutnik oraz zestawy komputerowe. 5. Załącznik nr 1 do SIWZ Formularz cenowy Lista warunków uzupełniających Informacje podane w SWZ oraz odpowiedzi udzielone w punkcie 4 powyżej powinny wystarczyd do oszacowania przez Paostwa wartości. 3

4 Oczekiwaniem Zamawiającego jest wskazanie liczby dodatkowych konsultacji i szkoleo, które odbędą się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Oznacza to, iż poprawna kalkulacja projektowa powinna uwzględniad realizację tych szkoleo poza Warszawą (nie możemy tego wykluczyd). W nawiązaniu do punktu 4 powyżej, prosimy więc o jednoznaczne określenie jaka liczba konsultacji (podana w % całkowitej pracochłonności projektu) odbędzie się poza Warszawą. 6. Załącznik nr 2 do SIWZ Wymagania i doświadczenia Prosimy o doprecyzowanie czy referencje w zakresie modułu TR mogą dotyczyd dowolnego podmodułu TR. W szczególności, czy pod pojęcie modułu TR rozumiecie Paostwo funkcjonalności Cash Management i Bank Ledger. 7. Załącznik nr 2 do SIWZ Tabela D_1 Doświadczenie Wykonawcy Prosimy o wyjaśnienie czy koniecznośd wykazania Liczby rekordów płacowych objętych projektem w postępowaniu obejmującym obszar R&L nie jest omyłką pisarską. Sugerujemy, iż nie ma związku przedmiotowego pomiędzy obszarem R&L a referencjami w zakresie rekordów płacowych. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 2 do SWZ. Tam też podano oczekiwania Zamawiającego odnośnie funkcji realizowanych przez wdrażany system w obszarach, w szczególności Rachunkowości Finansowej i Skarbu. Zamawiający oczekuje, że Oferent wykaże się doświadczeniem w zakresie określonym w Załączniku nr 2 do SWZ lub większym. Opis wypełnienia kolumny E w tabeli D_1 jest przedstawiony punkcie f) Załącznika nr 1 do SWZ (str. 15). Zamawiający odsyła też do opisu kryterium K4 w Załączniku nr 7 do SWZ, gdzie określono, że w przypadku obszaru ZKL oceniana będzie liczba rekordów płacowych, natomiast w przypadku obszaru R&L liczba użytkowników koocowych /2011 Załącznik nr 2 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Na stronie 3 tego rozdziału powołujecie się Paostwo na Koncepcję Biznesową (FI) oraz Koncepcję Wspólną Wzorca Konfiguracji. Jednocześnie z innych rozdziałów SIWZ wynika, iż zadaniem Dostawcy będzie opracowad te dokumenty. Prosimy o bardzo precyzyjne wyjaśnienie, na jakich dokumentach i W ramach Grupy Kapitałowej została wypracowana koncepcja wzorcowa w obszarze Rachunkowości w części związanej z: - wspólnym planem kont, - wspólną baza kontrahentów, - danych podstawowych, Posiadana koncepcja wzorca ma posłużyd, jako baza wyjściowa do opracowania ostatecznej koncepcji biznesowej. Natomiast w obszarze ZKL 4

5 9. 007/ / /2011 materiałach będzie pracował Dostawca w celu opracowania Wzorca dla Grupy Kapitałowej PGE. Dla poprawnej i precyzyjnej wyceny projektu (którą trzeba przedstawid również w ofercie wstępnej) konieczne jest posiadanie wiedzy o tym, jaką zawartośd mają dokumenty i materiały, które zostaną udostępnione Dostawcy na początku projektu. Prosimy więc o szczegółowe informacje o tym, jakie są aktualnie elementy wspólne dla wszystkich spółek i oddziałów w GK PGE w zakresie wdrożenia systemu SAP ERP. Załącznik nr 2 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Przedstawiony przez Zamawiającego poziom ogólności funkcji realizowanych przez system SAP nie pozwala na precyzyjne wyliczenie pracochłonności. Rekomendujemy więc, aby dla uzyskania porównywalności ofert przyjąd założenie, iż wdrożone zostaną standardowe funkcjonalności systemu SAP, a w przypadku rozbieżności pomiędzy procesem biznesowych w wybranej spółce GK PGE a przebiegiem procesu standardowego w systemie SAP, priorytet miał standard SAP. Załącznik nr 5 do SIWZ Podział zadao i obowiązków Z przedstawionej tabeli nie wynika jednoznacznie odpowiedzialnośd za realizację każdego z zadao. Prosimy o potwierdzenie czy Oferent ma sam zaproponowad przypisanie odpowiedzialności za zadania realizowane wspólnie przez ZAM i WYK? Załącznik nr 7 do SIWZ Kryteria oceny ofert oferta wstępna Prosimy o doprecyzowanie, którym kryterium będzie się kierował Zamawiający przy ocenie doświadczenia oferenta: Liczbą użytkowników systemu czy liczbą rekordów płacowych? wypracowano oddzielny dokument zwany Koncepcją Wspólnego Wzorca Konfiguracji uwzględniającą obszary funkcjonalne zgodne z tabela TM_1. Lista modułów systemu, ale bez modułu Zarządzanie Talentami(PA- TM) Zamawiający przyjmuje, że dla potrzeb wyceny Oferty Wstępnej Oferent może przyjąd zaproponowane założenie. Jednocześnie Zamawiający spodziewa się, że w trakcie postępowania, przed złożeniem Oferty Ostatecznej wątpliwości Oferenta zostaną wyjaśnione. W ocenie Zamawiającego taka sytuacja nie ma miejsca. Prosimy o wskazanie konkretnych miejsc wymagających wyjaśnienia. Zamawiający w odpowiedzi na pytanie nr 3 oraz pytanie nr 6 odniósł się do Paostwa wątpliwości. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca wykaże się doświadczeniem w zakresie określonym w Załączniku nr 2 do SWZ, zdobytym w projektach zrealizowanych tylko i wyłącznie w Polsce, w oparciu o obowiązujące w 5

6 Wskazujemy, iż wskaźnik skomplikowania projektu liczony jako suma liczby kontrahentów, jednostek gospodarczych oraz modułów w żaden sposób nie pozwoli na ocenę doświadczeo wdrożeniowych oferenta. Polsce przepisy prawa, zasady i standardy Dla przykładu, klienci SAP działają w różnych branżach. Specyfika branży wskazuje na to, czy Klient SAP posiada kilku czy też kilka milionów kontrahentów. A jednocześnie stopieo skomplikowania organizacyjnego i procesowego może byd znacznie większy w firmie, która posiada jedynie kilku kontrahentów /2011 Tabela TZ_1 Zestawienie dokumentów wiersz f Jakie dokumenty dopuszcza Zamawiający w celu potwierdzenia zatrudnienia w formie umowy o pracę lub umowy o współpracy na wyłącznośd osób z kompetencjami opisanymi w Załączniku nr 1 do Oferty Wstępnej? /2011 Zwracam się z uprzejmą prośbą o przesłanie excelowej, edytowalnej wersji wstępnych harmonogramów ramowych, z rozdziałów 3.5 Załączników nr 2 do SWZ Opis przedmiotu zamówienia. Prośba dotyczy obydwy postępowao zarówno wdrożenia w obszarze biznesowym rachunkowośd i logistyka jak i w obszarze biznesowym zarządzanie kapitałem ludzkim. 14. Czy w przypadku gdy Oferent składa ofertę na postępowanie dotyczące obszaru R&L, czy wówczas musi spełnid określone przez Zamawiającego w dokumencie SWZ wymagania odnoszące się do obszaru ZKL? /2011 Czy w przypadku gdy Oferent składa ofertę na postępowanie 007/2011 dotyczące obszaru ZKL, czy wówczas Oświadczenie Wykonawcy Zamawiający zamieścił na stronie wszystkie dokumenty, które są niezbędne do udziału w postępowaniu. Zamawiający nie przewiduje publikacji harmonogramów w innej formie niż opublikowana obecnie. Wykonawca nie musi spełniad wymagao w ramach obszaru, którego postępowanie nie dotyczy. Proszę o zapoznanie się z odpowiedziami do pytao powyżej. Wykonawca nie musi spełniad wymagao w ramach obszaru, którego postępowanie nie dotyczy. 6

7 / / /2011 musi spełnid określone przez Zamawiającego w dokumencie SWZ wymagania odnoszące się do obszaru R&L? Czy Zamawiający dopuszcza udział w pracach realizacyjnych po stronie Wykonawcy, konsultantów obcojęzycznych, nie posługujących się językiem polskim? Jeżeli Oferent prowadzi prace wdrożeniowe w oparciu o metodykę ASAP, jakiego konkretnego dokumentu o którym mowa w dokumentach SWZ - ust.4 4.1h) Dokument potwierdzający wdrożenie metodyki prac implementacyjnych zgodnej z ASAP Zamawiający oczekuje? Czy może byd to oświadczenie Oferenta? Proszę o przesłanie, jeśli to możliwe, edytowalnej wersji propozycji umowy w postępowaniu na wybór dostawcy wdrożenia systemu ERP w GK PGE. Proszę o zapoznanie się z odpowiedziami do pytao powyżej. Zamawiający oczekuje, że wszyscy przedstawiciele Wykonawcy będą posługiwad się językiem polskim w mowie i piśmie. Językiem projektu ma byd język polski. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca będzie się posługiwał metodyką ASAP lub zgodną. Zamawiający oczekuje oświadczenia Wykonawcy. Na tym etapie postępowania Zamawiający udostępnił wszystkie dokumenty niezbędne do przygotowania oferty wstępnej na stronie Internetowej. 7