Dotyczy postępowania na usługi społeczne pn. Organizacja 9 seminariów branżowych nr sprawy 187/ORE/US/2017

Transkrypt

1 ZUZP/2611/187/2017/ACM Warszawa, 10 października 2017 r. Wykonawcy biorący udział w postępowaniu Dotyczy postępowania na usługi społeczne pn. Organizacja 9 seminariów branżowych nr sprawy 187/ORE/US/2017 Wyjaśnienia treści Ogłoszenia Zamawiający, Ośrodek Rozwoju Edukacji informuje, iż Wykonawcy zwrócili się do niego z prośbą o wyjaśnienie treści Ogłoszenia o zamówieniu. Poniżej Zamawiający przekazuje treść zawartych pytań wraz z odpowiedziami. Pytanie nr 1 Czy zatrudnienie koordynatora seminariów, rozumiane jest jako zatrudnienie nowej osoby, czy też Zamawiający uzna kryterium za spełnione jeżeli osoba wyznaczona do koordynowania wydarzeń jest już zatrudniona w firmie na podstawie umowy o pracę? Zamawiający nie precyzuje terminu zawarcia z koordynatorem wydarzeń umowy o pracę. Zamawiający uzna kryterium za spełnione zarówno, gdy Wykonawca zatrudni nową osobę na podstawie umowy o pracę, jaki i, gdy wyznaczy do koordynowania wydarzeń osobę już zatrudnioną. Pytanie nr 2 Proszę o podanie szacunkowej wartości przedmiotowego zamówienia. Szacunkowa wartość zamówienia wynosi ,75 złotych. Pytanie nr 3 Bardzo proszę o weryfikację treści Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert Punkty z oceny kryterium 1 - Cena brutto za wykonanie przedmiotowego zamówienia (maksymalna ilość punktów które może otrzymać Wykonawca to 80 pkt.) 1

2 kryterium 2 Aspekt społeczny zatrudnienie na umowę o pracę koordynatora wydarzenia, (zobowiązanie zatrudnienia koordynatora wydarzenia na umowę o pracę w wymiarze co najmniej ½ etatu 40 pkt.) Punkty zostaną zsumowane przez Zamawiającego i zadecyduje ocena łączna (suma zdobytych punktów). Oferta może uzyskać maksymalnie 100 pkt. Natomiast wg wytycznych 80 pkt. w kryterium ceny i 40 pkt. aspekt społeczny daje łącznie 120 pkt. Zamawiający informuje iż w opisie sposobu oceny ofert w kryterium Aspekt społeczny znalazła się omyłka pisarska, w związku z powyższym Zamawiający zmienia treść rozdziału XIII Ogłoszenia o zamówieniu pn. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert w zakresie opisu sposobu przyznania punktów w kryterium Aspekt społeczny - zatrudnienie na umowę o pracę koordynatora wydarzenia Punkt 2 rozdziału XIII Ogłoszenia o zamówieniu przyjmuje następujące brzmienie: 1. Aspekt społeczny zatrudnienie na umowę o pracę koordynatora wydarzenia 20% Kryterium- aspekt społeczny dotyczy zatrudnienia koordynatora wydarzenia na umowę o pracę, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w wymiarze co najmniej ½ etatu. Kryterium będzie oceniane na podstawie zobowiązania Wykonawcy zamieszczonego w Formularzu ofertowym. Brak zobowiązania zatrudnienia koordynatora wydarzenia na umowę o pracę w wymiarze co najmniej ½ etatu 0 pkt Zobowiązanie zatrudnienia koordynatora wydarzenia na umowę o pracę w wymiarze co najmniej ½ etatu 20 pkt Pozostałe zapisy Ogłoszenia pozostają bez zmian. Pytanie nr 4 Wykonawca zwróci, wskazanej przez Zamawiającego liczbie uczestników spotkania, koszty podróży na podstawie przedłożonych biletów PKS/BUS lub PKP (bilet 2 klasy) lub innym środkiem transportu lub oświadczenia w przypadku podróży samochodem. Jeśli uczestnik przyjedzie własnym samochodem otrzyma zwrot kosztów w wysokości ceny biletu PKP 2 klasy na danej trasie. Jeden uczestnik może otrzymać zwrot kosztów podróży w kwocie nie większej niż 200,00 zł brutto. Wykonawca zbierze od uczestników oświadczenia albo bilety lub ich kopie oraz potwierdzenia zwrotu kosztów podróży. Zorganizuje w tym celu stanowisko dostępne dla uczestników przez cały czas trwania spotkania. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie do 7 dni licząc od dnia zakończenia spotkania potwierdzenie zwrotu uczestnikom kosztów podróży w formie tabeli zawierającej imię i nazwisko uczestnika, trasę podróży, podstawę udokumentowania kosztów podróży, koszty podróży, oraz kwotę zwróconą, wraz z wyciągiem z banku potwierdzającym dokonanie przelewów na rachunki bankowe uczestników. 2

3 Czy w przypadku zwrotu dla uczestnika spotkania kwoty niższej niż wskazana maksymalna 200 zł brutto np. 100 zł, 150 zł, itp. różnica w tej kwiecie jest wynagrodzeniem Wykonawcy za wykonanie czynności związanych ze zwrotem środków w tym za zorganizowanie w tym celu stanowiska? Wykonawca nie ma prawa od dnia otwarcia ofert do modyfikacji cen jednostkowych znajdujących się w ofercie. W tym przydatku Zamawiający będzie musiał zapłacić Wykonawcy po 200 zł za każdego wskazanego uczestnika któremu należy dokonać zwrot kosztów podróży. Zamawiający zapłaci Wykonawcy rzeczywistą kwotę za zwrot kosztów podróży, nie większą niż 200 zł za osobę, zgodnie z zapisami 6 ust 3 lit c. wzoru umowy, stanowiącego załącznik nr 2 do Ogłoszenia: 3. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za organizację Wydarzenia wynagrodzenie stanowiące sumę: a) iloczynu cen jednostkowych poszczególnych elementów Spotkania, zależnych od liczby uczestników (tj. wyżywienie, noclegi, materiały dla uczestników, ulotki), określonych w formularzu cenowym i liczby zgłoszonych przez Zamawiającego uczestników na każdy dzień Spotkania, w trybie wskazanym w 4 Umowy; b) iloczynu cen jednostkowych poszczególnych elementów Spotkania, niezależnych od liczby uczestników, (tj. sala plenarna, sala konferencyjna, obsługa, druk dodatkowych materiałów itp.) i liczby zgłoszonych przez Zamawiającego usług, w zakresie i w trybie wskazanym w 4 Umowy c) kwot zwrotów kosztów podróży uczestników Spotkania zgodnie z rzeczywistym wydatkowaniem, na podstawie przedstawionego potwierdzenia zwrotu kosztów podróży, zgodnie z wymaganiami określonymi w SOPZ, Podstawą wzajemnych rozliczeń jest liczba usług zgłoszonych w terminach określonych w 4 Umowy, a w przypadku wyżywienia i noclegu liczba usług zgłoszonych w odniesieniu do pierwszego dnia Wydarzenia oraz faktyczna liczba osób zarejestrowanych pierwszego dnia Wydarzenia w odniesieniu do kolejnego dnia Wydarzenia. Pytanie nr 5 Do 3 dni przed terminem Wydarzenia Zamawiającemu przysługuje prawo do zmniejszenia liczby uczestników (oraz zapotrzebowania na nocleg i wyżywienie oraz pozostałe elementy zamówienia wymienione w formularzu cenowym, związane z danym Wydarzeniem) o 50% liczby wyszczególnionej w Harmonogramie. Czy w przypadku zmniejszenia liczby uczestników Zamawiający poniesie koszt wyprodukowanych już materiałów konferencyjne dla uczestników Wydarzenia (teczka, notatnik, długopis) oraz ulotek ORE i ulotek o projektach ORE w ilości 200 sztuk na każde spotkanie. Wykonawca dostarczy siedziby Zamawiającego niewykorzystane materiały szkoleniowe w terminie do 3 dni od zakończenia spotkania. 3

4 W przypadku zmniejszenia zapotrzebowania na pozostałe elementy zamówienia wymienione w formularzu cenowym związanym z danym Wydarzeniem zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie zgodne z zapisami 6 ust 3 lit a i b wzoru umowy, stanowiącego załącznik nr 2 do Ogłoszenia: 3. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za organizację Wydarzenia wynagrodzenie stanowiące sumę: d) iloczynu cen jednostkowych poszczególnych elementów Spotkania, zależnych od liczby uczestników (tj. wyżywienie, noclegi, materiały dla uczestników, ulotki), określonych w formularzu cenowym i liczby zgłoszonych przez Zamawiającego uczestników na każdy dzień Spotkania, w trybie wskazanym w 4 Umowy; e) iloczynu cen jednostkowych poszczególnych elementów Spotkania, niezależnych od liczby uczestników, (tj. sala plenarna, sala konferencyjna, obsługa, druk dodatkowych materiałów itp.) i liczby zgłoszonych przez Zamawiającego usług, w zakresie i w trybie wskazanym w 4 Umowy f) kwot zwrotów kosztów podróży uczestników Spotkania zgodnie z rzeczywistym wydatkowaniem, na podstawie przedstawionego potwierdzenia zwrotu kosztów podróży, zgodnie z wymaganiami określonymi w SOPZ, Podstawą wzajemnych rozliczeń jest liczba usług zgłoszonych w terminach określonych w 4 Umowy, a w przypadku wyżywienia i noclegu liczba usług zgłoszonych w odniesieniu do pierwszego dnia Wydarzenia oraz faktyczna liczba osób zarejestrowanych pierwszego dnia Wydarzenia w odniesieniu do kolejnego dnia Wydarzenia. Pytanie nr 6 Wykonawca zwraca się o zmianę zapisów SOPZ w związku z omyłką, tj. w pkt I ppkt 2. Zamawiający wskazuje, iż ostatnia konferencja odbędzie się w terminie do 28 stycznia 2017 r. W treści pkt I ppkt. 2 Opisu Przedmiotu Zamówienia znalazła się oczywista omyłka pisarska. Ostatnia konferencja odbędzie się w terminie do 28 stycznia 2018 r. Pytanie nr 7 W pkt I ppkt 2. Zamawiający wskazuje, iż obiekty, w których maja odbywać się Wydarzenia muszą znajdować się w odległości do 10 km od Dworca Centralnego. Czy odległość ma być liczona w linii prostej? W treści pkt I ppkt. 2 Opisu Przedmiotu Zamówienia Zamawiający wskazuje, iż obiekty, w których maja odbywać się Wydarzenia mają znajdować się w promieniu do 10 km od 4

5 Dworca Centralnego/Głównego PKP, w przypadku braku Dworca Centralnego/Głównego PKP od Dworca PKS, z dogodnym dojazdem komunikacją miejską. Oznacza to, iż odległość ma być liczona w linii prostej. Pytanie nr 8 Wykonawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów podróży uczestnikom szkolenia. Jaka formę weryfikacji dopuszcza Zamawiający w przypadku osób podróżujących samochodem. Czy Wykonawca może dokonać weryfikacji dowodów rejestracyjnych mając na uwadze schemat, w którym jeden samochód odpowiada 1 uczestnikowi? Wykonawca zwróci, wskazanej przez Zamawiającego liczbie uczestników spotkania, koszty podróży na podstawie przedłożonych biletów PKS/BUS lub PKP (bilet 2 klasy) lub innym środkiem transportu lub oświadczenia w przypadku podróży samochodem. Jeśli uczestnik przyjedzie własnym samochodem otrzyma zwrot kosztów w wysokości ceny biletu PKP 2 klasy na danej trasie. Pytanie nr 9 Czy Zamawiający dopuszcza zmianę terminów Wydarzeń? Warunki zmiany terminów Wydarzeń opisane są w 8 wzoru umowy. Pytanie nr 10 Zamawiający wymaga, aby na Wydarzeniu dostępne były sale: - Sala konferencyjna dla 200 osób dostępna pierwszego i drugiego dnia - 2 Sale panelowe dla 100 osób każda - dostępne drugiego dnia Czy Zamawiający wymaga zatem, aby drugiego dnia Wydarzenia dostępne były 3 sale przez cały czas Wydarzenia? Tak Zmiana treści Ogłoszenia o zamówieniu Zamawiający dodaje do rozdziału IX. Ogłoszenia o zamówieniu pn. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiajacego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów następujący zapis: 5

6 Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści ogłoszenia o zamówieniu. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści ogłoszenia o zamówieniu wpłynął do zamawiającego nie później niż do dnia r. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął po upływie wskazanego terminu lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje zamieszcza na stronie internetowej, na której zamieszczone jest ogłoszenie o zamówieniu. Zamawiający zmienia termin składania ofert, o którym mowa w rozdziale XI Ogłoszenia o zamówieniu w następujący sposób: Ofertę w zamkniętej kopercie - opisanej jak w części X należy złożyć do dnia 17 października 2017 r. do godz. 9:00 Ośrodek Rozwoju Edukacji Warszawa, Aleje Ujazdowskie 28, pok. 202 Otwarcie ofert odbędzie się 17 października 2017 r. o godz. 9:10. Ośrodek Rozwoju Edukacji Warszawa, Aleje Ujazdowskie 28, pok