OR-AG-I.ZP.U MK Załącznik Nr 2 do SIWZ

Transkrypt

1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczącego wyboru firmy Ekspercko-Doradczo- Audytorskiej zw. Ekspertem. Usługa realizowana będzie w ramach Projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - RPO WM pt. Portal Korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług zwanego dalej Projektem. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie przez Eksperta niżej wymienionych prac, które zostały określone w Etapach I-V. I Etap: Identyfikacja i analiza procesów biznesowych i usług 1. Identyfikacja i analiza procesów biznesowych (opracowanie mapy procesów) realizowanych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie zwanego dalej Urzędem, związanych z wymianą i obiegiem dokumentów pod kątem ich cyfryzacji. 2. Identyfikacja i analiza usług pod kątem ich cyfryzacji w szczególności dostępnych na stronie internetowej Urzędu w zakładce Usługi samorządu województwa. 3. Podstawą do identyfikacji i analizy zadań, o których mowa w pkt. 1 i 2 powinna być w szczególności: a) dokumentacja wewnętrzna Urzędu (np. procedury, instrukcje, itp.), b) otoczenie prawne ( prawo powszechne i miejscowe) dotyczące Urzędu, c) wywiady z pracownikami Urzędu po wcześniejszym uzgodnieniu terminu, d) istniejące systemy, Elektroniczny Obieg Dokumentów tzw. ESOD oraz system Archiwum Zakładowe UMWM, e) Studium wykonalności Projektu Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług, zwane dalej Studium, f) Platforma e-puap udostępniane e-usługi na e-puapie, które są zgodne z e-usługami świadczonymi w Urzędzie. 4. Identyfikacja i analiza procesów biznesowych i usług pod względem cyfryzacji powinna obejmować: a) cały Urząd, gdzie Projekt powinien współpracować z systemami już wdrożonymi w Urzędzie w zakresie wymiany danych i dokumentów, b) jednostki współpracujące z Urzędem (wykaz jednostek zał. nr...), które mają własność wspólną w zakresie wymiany danych lub dokumentów z Urzędem, c) klientów zewnętrznych Urzędu poprzez tzw. Usługi zewnętrzne Urzędu publikowane na stronie internetowej zwane dalej e-usługami. 5. Wynikiem przeprowadzonych przez Eksperta prac, o których mowa w pkt. 1-4 ma być dokumentacja: Specyfikacja Wymagań Systemowych, zwana dalej SWS, która będzie stanowiła element szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia zwanego dalej SOPZ na wybór Wykonawcy projektu systemu informatycznego klasy ECM. Przedmiotowa dokumentacja SWS powinna spełniać kryteria wystarczające przyszłemu Wykonawcy systemu informatycznego klasy ECM (ang. Enterprise Content Management) do: a) złożenia oferty na wykonanie systemu klasy ECM, b) dostawy i wdrożenia systemu klasy ECM dostosowanego do potrzeb Urzędu. 6. Dostarczony i wdrożony przez przyszłego Wykonawcę System informatyczny klasy ECM powinien być zbudowany, jako zintegrowane środowisko technologiczne w oparciu o moduły: a) DM (Document Management) zarządzanie dokumentami elektronicznymi ( Elektroniczny Obieg Dokumentów w Urzędzie wraz z Archiwum Zakładowym) w tym system przechwytująco rejestrujący, b) Collaboration narzędzia współpracy grupowej ( Urząd posiada Microsoft SharePoint), c) WCM (Web Content Management) zarządzanie treścią portalu e-usług, 1

2 d) Workflow/BPM przepływ pracy/zarządzanie procesami biznesowymi, e) Centralne repozytorium - hurtownia danych, wszystkie moduły ECM dostarczają dane do jednego repozytorium, co w konsekwencji zapewnia każdej z nich dostęp do dowolnych informacji. 7. Dokumentacja SWS, o której mowa pkt. 5 powinna zostać opracowana w terminie do 60 dni kalendarzowych oraz składać się z dwóch części: a) Część pierwsza powinna zawierać w szczególności: Koncepcję projektu Systemu (w formie diagramu ): podział na moduły, współpraca modułów, przepływ dokumentów i danych pomiędzy modułami, Określenie źródeł, rodzaju pozyskiwanych i wprowadzanych dokumentów oraz danych z określeniem częstotliwości ich wymiany i struktury, szczegółowy opis przepływu dokumentów i danych, ( Model Diagram Obiegu Dokumentów w Urzędzie w tym Archiwum), Kategoryzację wszystkich przychodzących dokumentów w celu ich ujednolicenia w przyszłym systemie klasy ECM oraz możliwości zastosowania technik OCR/ICR/OMR celem automatyzacji wprowadzania dokumentów, Ewentualne załączniki w postaci aktualnie przesyłanych dokumentów papierowych, Zdefiniowanie diagramu: przyjmowania, udostępniania i archiwizacji papierowych dokumentów, Zamodelowane procesy biznesowe niezbędne do obsługi obiegu dokumentów -modelowanie wykonane za pomocą narzędzia CASE (standard BPMN) specjalizowanego do definiowania procesów biznesowych, Opis zidentyfikowanych e-usług ( walidacja pod względem kompletności) w celu implementacji na e-puap ( implementacja zostanie dokonana przez Wykonawcę Systemu klasy ECM), Zamodelowane procesy biznesowe niezbędne do obsługi e-usług - modelowanie wykonać za pomocą narzędzia CASE (standard BPMN) specjalizowanego do definiowania procesów biznesowych, Wymagania funkcjonalne dla całego system klasy ECM: wymagania powinny być przedstawione z podziałem na moduły w których występują zgodnie z MoReq2 SPECIFICATION ( Update and Extension,2008 ) - Wzorcowe wymagania dotyczące Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi, Propozycje reprezentatywnych procesów pracy w Urzędzie typu Workflow (przepływ pracy) wraz z zamodelowaniem za pomocą narzędzia CASE (standard BPMN) specjalizowanego do definiowania procesów biznesowych min. 20, Wymagania programistyczne (głównie tworzenie raportów sposoby prezentacji raportów, Workflow ), Wymagania niefunkcjonalne w tym: Wymagania wydajnościowe - objętości baz danych, prędkości dostępu, szybkość wykonywania operacji, Wymagania w zakresie zabezpieczeń - prawa i metody dostępu do systemu - zarządzanie poprzez Role, Wymagania bezpieczeństwa - kopie awaryjne, procedury awaryjne wymagania jakościowe ( podać wg jakiego modelu), Wskazanie architektury wykonania (client-serwer, trójwarstwowa intranetowa), Wymagania techniczne - systemy operacyjne, systemy telekomunikacyjne, technologie, Integracja propozycja i zasady współpracy procesów i wymiany danych z innymi systemami Urzędu za pomocą szyny integracyjnej zw. ESB, Propozycje ewentualnych zmian w używanym sprzęcie lub oprogramowaniu (uzupełnienie 2

3 o moduły, upgrade y, zastąpienie itd), zgłoszone przez Zamawiającego wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne. b) Część druga powinna zawierać w szczególności: Wykaz osób decyzyjnych w Projekcie uczestnicy i inne osoby, które wywierają lub mogą wywierać wpływ na projekt i określenie ich roli oraz propozycję zespołu zarządzającego projektem w tym jego skład i opis realizowanych zadań, Wykaz wszystkich użytkowników zakres wykonywanych przez nich czynności (ról) w Systemie klasy ECM, Identyfikację i analizę problemów i ograniczeń, Identyfikacja ryzyk projektu, Zarządzanie ryzykiem, opis zarządzania ryzykiem powinien m.in. wskazać najniebezpieczniejsze obszary oraz wskazać sposób ich kontroli i minimalizacji ryzyka, Zarządzanie zmianami w Projekcie, Zarządzanie zmianami w Projekcie - procedury wprowadzania zmian, Wymagania eksploatacyjne Systemu klasy ECM - nadzór autorski, zasady administrowania systemem, Plany rozwojowe - przewidywane ścieżki zmian, Uwzględnienie wykazu funkcji (serwisowych/usług), jakie powinny być dostępne na poziomie serwera. II Etap: Współpraca Eksperta z Zamawiającym związana z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na wybór Wykonawcy systemu informatycznego klasy ECM i jego wdrożenia w Urzędzie w szczególności polegająca na: 1) Przygotowanie w oparciu o zatwierdzony przez przedstawicieli Zamawiającego dokument SWS szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, będącego załącznikiem do SIWZ, w terminie 10 dni kalendarzowych od zatwierdzenia przez Zamawiającego przedstawionej przez Eksperta dokumentacji SWS. 2) Współpraca przy opracowaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia Systemu (dalej SIWZ) w zakresie: a) Wsparcia przygotowania zapisów formalnych SIWZ (np. warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert), b) Właściwego określenia przedmiotu zamówienia w oparciu o dokumentację SWS oraz pod względem zgodności z zasadami określonymi prawem zamówień publicznych, c) Właściwego określenia przedmiotu zamówienia w oparciu o założenia ujęte w opracowanym przez Zamawiającego studium wykonalności Projektu, d) Właściwego określenia warunków udziału w postępowaniu w sposób nienaruszający zasad równego taktowania wykonawców oraz uczciwej konkurencji, a jednocześnie pozwalający na wyłonienie kręgu wykonawców dających rękojmię prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia, e) Właściwego określenia kryteriów oceny ofert, aby przy możliwie jak najlepszym bilansie ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia możliwy był wybór oferty najkorzystniejszej, f) Przygotowania scenariusza prezentacji oprogramowania, g) Organizacji prezentacji oprogramowania, h) Wsparcia w zakresie środków ochrony prawnej oraz opracowanie i przedstawienie do zatwierdzania przedstawicielom Zamawiającego projektu umowy na dostawę i wdrożenie systemu klasy ECM stanowiącej załącznik do SIWZ, w terminie 10 dni kalendarzowych od zatwierdzenia przez Zamawiającego przedstawionej przez Eksperta dokumentacji SWS 3

4 3) Współpraca podczas postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: a) Przygotowywanie dla komisji przetargowej projektów odpowiedzi na pytania wnoszone przez uczestników postępowania na wybór Wykonawcy systemu informatycznego klasy ECM i jego wdrożenia w Urzędzie w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, b) Przygotowywanie dla komisji przetargowej projektu kwalifikacji pod względem funkcjonalno-technicznym złożonych przez Wykonawców ofert (zgodność z SIWZ), c) wsparcie merytoryczne w trakcie ewentualnych odwołań przed KIO, d) rozstrzyganie pozostałych, wyżej niewymienionych problemów prawnych pojawiających się w toku postępowania oraz przygotowywanie pism w tym zakresie. 4) Czynności związane z badaniem i oceną ofert, a w tym: a) sporządzanie ewentualnych informacji o wykluczeniu z postępowania, b) sporządzanie ewentualnych informacji o odrzuceniu oferty, c) udział w wyborze najkorzystniejszej oferty na Wykonawcę systemu informatycznego klasy ECM i jego wdrożenia w Urzędzie. III Etap: Odbiór przez Eksperta projektu technicznego w wersji papierowej i elektronicznej od Wykonawcy wyłonionego w drodze postępowania przetargowego na dostawę systemu informatycznego klasy ECM i jego wdrożenia, w szczególności polegający na: 1) Odbiorze dokumentacji opisującej budowę funkcjonalno - techniczną Systemu klasy ECM pod względem zgodności ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia, 2) Odbiorze dokumentacji konfiguracji Systemu klasy ECM, 3) Odbiorze dokumentacji administratora Systemu klasy ECM, 4) Odbiorze dokumentacji użytkownika Systemu klasy ECM, 5) Odbiorze harmonogramu wdrożenia Systemu klasy ECM w tym szkolenia administratorów i użytkowników, IV Etap: Współpraca związana z implementacją i wdrożeniem systemu informatycznego klasy ECM: 1) Nadzór nad instalacją i wdrożeniem przedprodukcyjnym Systemu klasy ECM: a) nadzór nad instalacją przez Wykonawcę Systemu w środowisku Zamawiającego, a w szczególności: - zagwarantowanie Zamawiającemu uzyskanie optymalnych parametrów technicznych sprzętu oraz platformy systemów operacyjnych i sieciowych, - odbiór od Wykonawcy zainstalowanego systemu na podstawie protokołu odbioru z Wykonawcą, protokół przekazać Zamawiającemu. b) przygotowanie wraz z Wykonawcą Systemu dla Zamawiającego zasady akceptacji Systemu - scenariusze testowania ( forma papierowa i elektroniczna), zapewnienie jakości- testy beta. c) udział we wstępnym testowaniu systemu wraz z Zamawiającym (wg dodatkowych scenariuszy przygotowanych we współpracy z Zamawiającym w siedzibie Zamawiającego) i sporządzenie pisemnej oceny eksperckiej dla Zamawiającego pod kątem zgodności z wymaganiami określonymi w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. 2) Koordynacja i nadzór nad procesem produkcyjnego wdrożenia Systemu, a w szczególności: a) kontrola wykonania Projektu co do zgodności z założeniami, dokumentacją techniczną i harmonogramem, b) wspieranie Zamawiającego w kwestiach technicznych dotyczących realizacji Projektu; c) udział konsultantów w posiedzeniach Komitetu Sterującego, gdzie Komitet Sterujący będzie posługiwał się organizacją pracy i metodyką wdrożenia zaproponowaną przez Dostawcę (Wykonawcę) sytemu 4

5 ECM ; jest powołany przez zamawiającego i złożony z przedstawicieli zamawiającego i dostawcy (Wykonawcy) sytemu ECM d) ocena stanu zaawansowania wdrażania Projektu na danym etapie realizacji, e) zgłaszanie zastrzeżeń i uwag do prowadzonego procesu wdrożenia, f) kontrola kompletności i ocena jakości dokumentacji Projektu (wg standardów jednej z powszechnie stosowanych metodyk zarządzania projektami informatycznymi np. Prince 2 lub równoważnej), g) zdefiniowanie i propozycje realnych rozwiązań w sytuacjach kryzysowych, h) kontrola i ocena przyjętych przez Zamawiającego standardów, i) nadzór i wsparcie merytoryczne przy zarządzaniu zmianami w Projekcie, j) udział w odbiorach poszczególnych etapów i faz wdrożenia, testach aplikacji zgodnie z harmonogramem wdrożenia, k) pisemna, merytoryczna ocena etapowych wyników prac, l) udział w okresowych spotkaniach w siedzibie Zamawiającego w celu wsparcia Zamawiającego w podejmowaniu bieżących decyzji dotyczących wszystkich zagadnień mających wpływ na postęp realizacji Projektu; 3) Sporządzanie comiesięcznych raportów z przebiegu realizacji Projektu i przekazywanie ich do końca każdego miesiąca Kierownikowi Projektu, w zakresie: a) zaawansowania prac na danym etapie wdrożenia, b) zgodności przebiegu prac z przyjętym harmonogramem projektu ze wskazaniem ewentualnych przyczyn niezgodności realizacji Projektu z przyjętym harmonogramem, c) sposobu prowadzenia wdrożenia przez Wykonawcę i ich zgodności z wymaganiami Zamawiającego, d) stosowania przyjętych w Projekcie standardów, e) jakości i kompletności dostarczonej przez Wykonawcę dokumentacji, f) wytycznych dotyczących działań korygujących wraz z uzasadnieniem konieczności ich wprowadzenia, g) opinie proponowanych przez Wykonawcę lub Zamawiającego zmian w projekcie, h) analizę ryzyka na danym etapie realizacji Projektu, V Etap: Wsparcie działań Urzędu w przeprowadzeniu audytu systemu informatycznego klasy ECM po jego wdrożeniu w Urzędzie (audyt powdrożeniowy) poprzez: 1) Audyt powdrożeniowy wykonany w formie pisemnego raportu zawierający w szczególności analizę funkcjonowania oprogramowania w środowisku Zamawiającego z pełnym obciążeniem systemu pod kątem wymagań określonych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz studium wykonalności Projektu - audyt powdrożeniowy (pisemny raport) powinien zostać przedstawiony Kierownikowi Projektu w terminie 10 dni roboczych od daty wdrożenia systemu informatycznego klasy ECM w Urzędzie, 2) Kontrolę wprowadzenia przez Wykonawcę systemu informatycznego klasy ECM ewentualnych zaleceń poaudytowych oraz opracowanie wyników kontroli w formie pisemnego raportu, dostarczonego Kierownikowi Projektu 3) Zaakceptowanie systemu, przed przekazaniem go przez Wykonawcę do eksploatacji, po audycie powdrożeniowym na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego i przekazanie do Zamawiającego pisemnej informacji o spełnianiu przez wdrożony System klasy ECM, założeń zawartych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. 5