Procedura uruchomienia nowych lub zmiany istniejących funkcjonalności w systemie SAP ERP w UJ

Transkrypt

1 Procedura uruchomienia nowych lub zmiany istniejących funkcjonalności w systemie SAP ERP w UJ dr Marian Krupa Kierownik jakości (SAP) Sekcja Wdrożenia Systemu Zintegrowanego Kraków 2009

2 2

3 Spis treści 1. Wprowadzenie do procedury zarządzania zmianą Opis procedury zmiany i rozwoju systemu SAP ERP w Uniwersytecie Jagiellońskim Przygotowanie nowego rozwiązania Przygotowanie wniosku Przyjęcie i wstępna ocena nowego rozwiązania Przygotowanie prototypu nowego rozwiązania Prezentacja prototypu i zebranie opinii i sugestii od kluczowych użytkowników aspekt techniczny Zebranie opinii w zakresie istniejących procedur administracyjnych aspekt formalny Zatwierdzenie nowego rozwiązania decyzja o rozpoczęciu prac projektowych Wdrożenie nowego rozwiązania Wybór wykonawcy Opracowanie koncepcji szczegółowej nowego rozwiązania Prace konfiguracyjne Testowanie nowego rozwiązania prototypowego w systemie Opracowanie dokumentacji technicznej Opracowanie instrukcji stanowiskowych Przeprowadzenie szkoleń Ocena jakościowa procesu przygotowania i wdrożenia nowego rozwiązania Diagram Procedura uruchomienia nowych lub zmiany istniejących funkcjonalności w systemie SAP ERP w UJ... 9 Załącznik nr

4 1. Wprowadzenie do procedury zarządzania zmianą Każdy projekt wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP przechodzi przez trzy fazy. W pierwszej fazie, zasadniczej, następuje wdrożenie podstawowych funkcjonalności w obszarze realizacji kluczowych procesów organizacyjnych (biznesowych). W tej fazie mamy do czynienie z ciągłym przekształcaniem systemu poprzez naprawę dostrzeżonych usterek, zmianę funkcjonalności zapisanych wcześniej w koncepcji szczegółowej, czy też uzupełnianie zakresu projektu o niezaplanowane aczkolwiek istotne dla funkcjonowania całego systemu. W fazie drugiej następuje zamrożenie uzyskanych w fazie pierwszej efektów. Podstawowym działaniem dla tej fazy jest zapewnienie bezpieczeństwa systemu, sprawności i efektywności w realizacji celów biznesowych. Nie mniej jednak, codzienne praca z systemem inspiruje do poszukiwania nowych rozwiązań, próby wykorzystywania nowych funkcjonalności, czy też udoskonalanie wcześniej wdrożonych procedur. Aby jednak działania zwiększające możliwości systemu przebiegały w sposób uporządkowany i zarazem bezpieczny dla bieżących działań i operacji, należy uruchomić procedurę zarządzania zmianą. faz: W niniejszym opracowaniu procedura zarządzania zmianą składa się z trzech 1) Przygotowanie nowego rozwiązania; 2) Wdrożenie nowego rozwiązania; 3) Ocena jakościowa procesu przygotowania i wdrożenia nowego rozwiązania. Opisana w niniejszym dokumencie procedura zarządzania zmianą zawiera opis poszczególnych zadań, wizualizację procedury w formie diagramu tabelarycznego, listę załączników i dokumentów, jak też wzór samego wniosku załącznik nr 1 4

5 2. Opis procedury zmiany i rozwoju systemu SAP ERP w Uniwersytecie Jagiellońskim 2.1. Przygotowanie nowego rozwiązania Przygotowanie wniosku Z chwilą zaistnienia nowej potrzeby, pomysłu, zmienionego zakresu prac administracyjno-projektowych w systemie należy przygotować wniosek. Osoba zgłaszająca (Wnioskodawca) przy pomocy wniosku (załącznik nr 1) potrzebę uruchomienia nowej funkcjonalności w systemie, lub zmianę istniejącej, automatycznie odpowiada za dostarczenie odpowiedniego wsparcia merytorycznego, szczególnie w zakresie przygotowania prototypu jak też późniejszego testowania zaproponowanego przez wykonawcę usługi rozwiązania systemowego. Wnioskodawca przy pomocy wystandaryzowanego wniosku przedstawia nazwę i zakres projektu, cel projektu wraz z uzasadnieniem oraz krótki jego opis (Część I). Tak wypełniony wniosek, wnioskodawca przesyła do Sekcji Wdrożenia (Rozwoju) Systemu Zintegrowanego w celu jego wstępnego zaopiniowania. Dopuszcza się również sytuację, w której to wniosek powstaje w wyniku polecenia służbowego (np. Władze Uczelni, Kierownik Jednostki). W takim przypadku inna osobą będzie Zamawiający (np. Władze Uczelni) a inną realizujący wniosek, tj. Wnioskodawca. Obowiązek wskazania Wnioskodawcy jest po stronie Zamawiającego Przyjęcie i wstępna ocena nowego rozwiązania Na podstawie dostarczonego przez wnioskodawcę wniosku, SWSZ jest zobowiązana do wstępnej jego oceny pod względem funkcjonalnym (aspekt wykonalności) oraz kosztowym (aspekt finansowy) - (Część II). Celem oceny nie jest zatwierdzeni czy też odrzucenie wniosku ile raczej tylko wstępne zaopiniowanie w jakim stopniu zgłaszany pomysł może być w ogóle zrealizowany biorąc pod uwagę ograniczenia techniczne, licencyjne, systemowe itd Przygotowanie prototypu nowego rozwiązania Po wstępnej ocenie wykonalności i poziomu kosztów nowego rozwiązania SWSZ przestępuje, przy ścisłej współpracy z wnioskodawcą, do opracowania prototypu. Poprzez prototyp rozumie się każdą formę wizualizacji nowego rozwiązania z opisem funkcjonalnym, proceduralnym, systemowym. Najlepszą jednak formą przygotowania prototypu jest zastosowanie platform edukacyjnych (IDES) czy też developerskich (DEV). Krótki opis prototypu jest zapisany w dokumencie - (Część III). 5

6 Prezentacja prototypu i zebranie opinii i sugestii od kluczowych użytkowników aspekt techniczny Po przygotowaniu prototypu następuje jego prezentacja dla Administratorów modułowych oraz Sekcji Utrzymania Systemu Zintegrowanego (SUSZ). Następują w tym momencie ocena pod względem funkcjonalnych oraz technicznym aspekt utrzymania, uprawnień, zmian systemowych, potencjalnych zagrożeń itd. - (Część IV) Zebranie opinii w zakresie istniejących procedur administracyjnych aspekt formalny Prototyp podlega również ocenie formalnej przez odpowiedni pion w strukturze organizacyjnej - (Część V). Ocena formalna ma za zadanie sprawdzenie zgodności nowego rozwiązania z istniejącymi przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi Zatwierdzenie nowego rozwiązania decyzja o rozpoczęciu prac projektowych Na podstawie: 1) oceny wykonalności i ocenie kosztowej; 2) oceny technicznej; oraz 3) oceny formalnej, gremium akceptacyjne podejmuje decyzje w zakresie wdrożenia lub też nie nowego rozwiązania (Część VI). Gremium akceptacyjne powołuje Kierownik SWSZ Wdrożenie nowego rozwiązania Wybór wykonawcy Po pozytywnym zatwierdzeniu nowego rozwiązania Kierownik SWSZ określa sposób jego realizacji, jak też wskazuje na wykonawcę wdrożenia (Część VII). Przy definiowaniu sposobu realizacji jak też wybór samego już wykonawcy należy wziąć pod uwagę istniejące umowy, zasoby własne oraz prawo wynikające z ustawy o zamówieniach publicznych. Propozycję opracowaną przez Kierownika SWSZ zatwierdzają odpowiednie władze Uczelni. 6

7 Opracowanie koncepcji szczegółowej nowego rozwiązania Za przygotowanie koncepcji szczegółowej odpowiada wykonawca. Odbiór koncepcji szczegółowej odbywa się poprzez zaakceptowanie jej przez gremium akceptacyjne wskazane przez Kierownika SWSZ. Ocena jakościowa koncepcji będzie przygotowana przez SWSZ - (Część VIII) Prace konfiguracyjne Prace konfiguracyjne realizuje wykonawca. Ocena jakościowa związana z wykonanymi pracami konfiguracyjnym odbędzie się przy pomocy testów etap Testowanie nowego rozwiązania prototypowego w systemie Testowanie rozwiązania prototypowego przeprowadza wnioskodawca przy wsparciu SWSZn a podstawie wcześniej przygotowanych scenariuszy testów. Ocena jakościowa procesu testowania będzie przygotowana przez SWSZ - (Część VIII) Opracowanie dokumentacji technicznej Za opracowanie dokumentacji powykonawczej odpowiedzialny jest wykonawca. Ocena jakościowa dokumentacji będzie przeprowadzona przez kierownika jakości SWSZ - (Część VIII) Opracowanie instrukcji stanowiskowych Za opracowanie instrukcji stanowiskowych jest odpowiedzialny Zespół Szkoleń SWSZ. Ocena jakościowa instrukcji stanowiskowych będzie przeprowadzona przez SWSZ - (Część VIII) Przeprowadzenie szkoleń Za przeprowadzenie szkoleń w oparciu o wcześniej przygotowane instrukcje stanowiskowe jest odpowiedzialny Zespół Szkoleń SWSZ. Ocena jakościowa dokumentacji będzie przeprowadzona przez SWSZ - (Część VIII). Listę osób oddelegowanych do szkoleń przygotowuje Kierownik SWSZ. 7

8 2.3. Ocena jakościowa procesu przygotowania i wdrożenia nowego rozwiązania Po wykonaniu wszystkich obowiązujących testów, przeprowadzeniu szkoleń użytkowników końcowych oraz podjęciu samej decyzji o terminie uruchomienia nowego rozwiązania na systemie produkcyjnym, następuje jego ocena funkcjonalna przez wnioskodawcę jak też innych użytkowników systemu w danym zakresie. Przeprowadzenie oceny jakościowej będzie wykonana przez Kierownika jakości SWSZ - (Część VIII) Ocena jakościowa obejmuje następujący zakres: 1) Ocena fazy przygotowania nowego rozwiązania 2) Ocena koncepcji szczegółowej 3) Ocena testów rozwiązania prototypowego 4) Ocena dokumentacji powykonawczej 5) Ocena instrukcji stanowiskowej 6) Ocena szkoleń użytkowników końcowych 7) Ocena funkcjonalna po starcie produktywnym Przyjmuje się jako skalę ocen z zakresie od 1 do 5, przy czym wartość 5 oznacza ocenę bardzo dobrą, wartość 4 ocenę dobrą, wartość 3 dostateczną, wartość 2 mierną, wartość 1 ocenę niedostateczną. Ocenę końcową uzyskaną w wyniku przeprowadzenia badan jakościowych przez Kierownika jakości (SWSZ) zostaje przekazana odpowiednim władzom uczelni. 8

9 3. Diagram Procedura uruchomienia nowych lub zmiany istniejących funkcjonalności w systemie SAP ERP w UJ Opracowanie procedury uruchomienia nowych lub zmiany istniejących funkcjonalności w systemie SAP ERP w Uniwersytecie Jagiellońskim zostało przygotowane w oparciu o zapis tabelaryczny wraz wizualizacją w postaci diagramu. Opis symboli wykorzystywanych w diagramie zawiera tabela 1. Tabela 1. Opis symboli diagram procedury Symbol Nazwa Opis Wykonujący Uczestnik odpowiedzialny za realizację zadania P Partner Współuczestniczący w realizacji zadania Z Zatwierdzający Aspekt decyzyjny Oi Ui Otrzymujący informację Udzielający informację Ścieżka procesu Uczestnik otrzymujący informację dotyczącą danego zadania Uczestnik od którego wymaga się udzielenie odpowiedniej informacji Archiwizowanie Zapis Źródło: Opracowanie własne. Tworzenie dokumentu i jego archiwizowanie Dokonanie wpisu w rejestrze, notatki, zatwierdzenia działań itd. 9

10 Diagram 1. Procedura uruchomienia nowych lub zmiany istniejących funkcjonalności w systemie SAP ERP w UJ UCZESTNICY ZADANIA Złożenie wniosku Przyjęcie i ocena wniosku Przygotowanie prototypu Prezentacja i zebranie opinii t. Zebranie opinii formalnej Zatwierdzenie rozwiązania Wybór wykonawcy Opracowanie koncepcji szcz. Prace konfiguracyjne Testowanie rozwiązania Opracowanie dokumentacji Opracowanie instrukcji stan. Przeprowadzenie szkoleń użytk. Ocena jakościowa Wnioskodawca Oi SWSZ Ui Użytkownicy kluczowi/ moduły Administratorzy techniczni /SUSZ Władze UJ / Administracja UJ Wykonawca P Ui Ui Ui P Ui Ui Oi Ui Oi P Oi Oi Z Z Oi P P Z P Ui Z Z Z Ui Oi P Ui Z Oi P Dokumenty D1 D1 D1 D1 D1 D1 D1 D2 D3 D4 D5 D6 D1

11 11. Lista załączników - Załącznik nr 1: WNIOSEK dotyczący uruchomienia nowych lub zmiany istniejących funkcjonalności w systemie SAP ERP w UJ

12 12. Lista dokumentów D1: WNIOSEK dotyczący uruchomienia nowych lub zmiany istniejących funkcjonalności w systemie SAP ERP w UJ Załącznik nr 1 D2: Koncepcja szczegółowa D3: Scenariusze testów D4: Dokumentacja powykonawcza D5: Instrukcje stanowiskowe D6: Ocena szkoleń użytkowników końcowych 12

13 Załącznik nr 1 WNIOSEK dotyczący uruchomienia nowych lub zmiany istniejących funkcjonalności w systemie SAP ERP w UJ CZĘŚĆ I: wypełnia wnioskodawca 1. Nazwa i zakres projektu / nowego rozwiązania 2. CEL projektu uzasadnienie uruchomienia nowej funkcjonalności 3. Krótki opis projektu / nowego rozwiązania aspekt funkcjonalny Imię i nazwisko autora wniosku (Wnioskodawcy): Dane do kontaktu (telefon, ): Data: Nazwa jedn. organizacyjnej: Podpis Wnioskodawcy: Imię i nazwisko Zleceniodawcy: Dane do kontaktu (telefon, ): Data: Nazwa jedn. organizacyjnej: Podpis Zleceniodawcy: 13

14 CZĘŚĆ II: wypełnia SWSZ (Sekcja Wdrożenia Systemu Zintegrowanego) 4. Wstępna opinia dotycząca nowej funkcjonalności 5. Wstępna ocena kosztów i sposobu realizacji Imię i nazwisko recenzenta: Ocena: pozytywna negatywna Dane do kontaktu (telefon, ): Data: Nazwa jedn. organizacyjnej: Podpis recenzenta: CZĘŚĆ III: wypełnia SWSZ (Sekcja Wdrożenia Systemu Zintegrowanego) 6. Opis prototypu DEV, IDES, prezentacja PowerPoint, inne Imię i nazwisko: Dane do kontaktu (telefon, ): Data: Nazwa jedn. organizacyjnej: Podpis: 14

15 CZĘŚĆ IV: 7. Opinia funkcjonalna wypełnia Administrator modułowy (Użytkownik kluczowy) Imię i nazwisko: Dane do kontaktu (telefon, ): Data: Nazwa jedn. organizacyjnej: Podpis: 8. Opinia techniczna wypełnia Sekcja Utrzymania Systemu Zintegrowanego (SUSZ) Imię i nazwisko: Dane do kontaktu (telefon, ): Data: Nazwa jedn. organizacyjnej: Podpis: 15

16 CZĘŚĆ V: wypełnia odpowiedni pion w strukturze organizacyjnej UJ 9. Opinia formalna Imię i nazwisko: Dane do kontaktu (telefon, ): Data: Nazwa jedn. organizacyjnej: Podpis: CZĘŚĆ VI: zatwierdzają użytkownicy kluczowi, administratorzy techn., władze UJ 10. Zatwierdzenie nowego rozwiązania Gremium Oświadczenie* data podpis akceptacyjne * Zatwierdzam 16

17 CZĘŚĆ VII: wypełnia SWSZ (Sekcja Wdrożenia Systemu Zintegrowanego) a zatwierdza odpowiedni pion w strukturze organizacyjnej 11. Wybór sposobu realizacji oraz wykonawcy Sposób realizacji: Wykonawca: Imię i nazwisko: Dane do kontaktu (telefon, ): Data: Nazwa jedn. organizacyjnej: Podpis: 17

18 CZĘŚĆ VIII: wypełnia SWSZ (Sekcja Wdrożenia Systemu Zintegrowanego) 12. Ocena jakościowa procesu realizacji wdrożenia nowego rozwiązania [Skala oceny od 1 do 5] 1. Ocena fazy przygotowania projektu: Ocena: 2. Ocena koncepcji szczegółowej: 3. Ocena testów: Ocena: Ocena: 4. Ocena dokumentacji powykonawczej: Ocena: 5. Ocena instrukcji stanowiskowej: Ocena: 6. Ocena szkoleń użytkowników końcowych: Ocena: 7. Ocena funkcjonalna wnioskodawcy i użytkowników: Ocena: OCENA końcowa (wartość średnia): Imię i nazwisko Kierownika jakości: Dane do kontaktu (telefon, ): Data: Nazwa jedn. organizacyjnej: Podpis Kierownika jakości: 18