II. Motor baz danych SQL. a) Motor baz danych SQL w wersji umożliwiającej pracę SEOD dla 70 użytkowników.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 Dostawa obejmuje: 1. Serwerowy system operacyjny dla 100 użytkowników CPV Motor baz danych SQL CPV System Elektronicznego Obiegi dokumentów CPV , dla 70 użytkowników 4. Elektroniczny Urząd Podawczy: CPV I. Serwerowy system operacyjny a) System w wersji polskojęzycznej. b) System operacyjny umożliwiający jednoczesny dostęp do serwera 100 użytkownikom. c) Autoryzacja użytkowników jest realizowana poprzez LDAP ze szczególnym uwzględnieniem Active Directory. d) Prawami dostępu użytkowników do usług sytemu można zarządzać poprzez Active Directory. II. Motor baz danych SQL. a) Motor baz danych SQL w wersji umożliwiającej pracę SEOD dla 70 użytkowników. III. Specyfikacja systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD) dla 70 użytkowników: 1. Wymagania ogólne dotyczące budowy systemu a) SEOD jest zbudowany w oparciu o nowoczesne technologie posiadające wsparcie wśród wiodących na rynku producentów sprzętu i oprogramowania. Zamawiający zobowiązany jest do umieszczenia w ofercie szczegółowego opisu technologii zaoferowanych do wykonania zamówienia. Jako nowoczesna uważana jest technologia powszechnie używana i stabilnie działająca posiadająca pełną dokumentację. b) SEOD jest zbudowany w architekturze trójwarstwowej z wyróżnieniem warstwy danych, aplikacji oraz prezentacji. c) Wszystkie elementy SEOD posiadają interfejs w języku polskim. Jako element interfejsu zamawiający określa również elementy konfiguracji poszczególnych części składowych systemu. W języku polskim są również wyświetlane wszystkie komunikaty przekazywane przez SEOD, włącznie z komunikatami o błędach d) Wszystkie elementy SEOD umożliwiają pracę poprzez przeglądarkę internetową Internet Explorer w wersji 6 lub nowszą oraz Firefox 1,5 lub nowszą lub inną zgodną. Skanowanie dokumentów oraz podpis elektroniczny mogą być realizowane poprzez aplikacje instalowane po stronie stacji roboczej.

2 e) SEOD powinien posiadać otwartą architekturę umożliwiającą jego rozwój w przyszłości f) SEOD udostępnia możliwość konfiguracji systemu na poziomie globalnym oraz lokalnym. przez poziom globalny rozumie się poziom aplikacji gdzie opcja konfiguracyjna ma zastosowanie dla całej aplikacji. przez poziom lokalny rozumie się poziom profilu konta pojedynczego użytkownika SEOD gdzie opcja konfiguracyjna ma zastosowanie jedynie dla tegoż konta. repozytorium elementów binarnych (skanów dokumentów, plików itd.) SEOD systemu musi zostać oddzielone od bazy danych. Oznacza to, że w bazie danych powinny być przechowywane jedynie linki do tych elementów. SEOD musi dbać o integralność danych oraz o unikalne nazewnictwo wszystkich elementów przechowywanych w repozytorium 2. Wymagania ogólne dotyczące instrukcji obsługi i dokumentacji technicznej a) SEOD jest opatrzony polskojęzyczną instrukcją obsługi przeznaczoną do oferowanej wersji (zwaną dalej instrukcją) opisującą szczegółowo zarówno aspekty techniczne (instalację, konfigurację, wymagane komponenty do poprawnej pracy) oraz funkcjonalne wszystkich elementów. b) Instrukcja jest podzielona względem poszczególnych części składowych SEOD, ich funkcjonalności. c) Instrukcja jest opracowana w sposób umożliwiający zidentyfikowanie sposobu wykonania określonej czynności np.: Aby założyć sprawę użyj funkcji Załóż sprawę znajdującej się w itd. Instrukcja jest aktualizowana po każdorazowej zmianie części składowej SEOD dokonywanej po stronie Zamawiającego. Instrukcja obsługi zawiera zrzuty ekranów odnoszące się do opisywanych funkcji. d) Instrukcja SEOD zawiera następujące elementy: opis interfejsu użytkownika, każdej części składowej z dokładnością do pojedynczego elementu, opis działania i zastosowanie poszczególnej części składowej systemu z dokładnością do pojedynczej funkcji związanej z interfejsem użytkownika, informacja dotycząca poszczególnych funkcji zastosowanych w częściach składowych SEOD jest przekazana w formie instrukcji krok po kroku opisującej wykonanie określonej czynności, wymagania techniczne oraz warunki pracy SEOD, sposób instalacji oraz uruchomienia poszczególnych części SEOD, konfiguracji oraz sposobu działania SEOD e) Instrukcja opisująca funkcjonalność jest przygotowana w postaci: instrukcji dostępnej co najmniej z poziomu SEOD (przeglądarki internetowej) w postaci HTML albo XML, pliku pomocy Windows Help (CHM), piku PDF, piku RTF f) Instrukcja techniczna jest przygotowana w postaci (wymaganie podstawowe): pliku PDF, piku RTF. g) Instrukcja jest wyposażona w wyszukiwarkę i indeks wyrażeń

3 h) Dla SEOD instrukcja jest zintegrowana z interfejsem w formie pomocy kontekstowej odnoszącej się do zawartości okna wyświetlanego w danym czasie na ekranie użytkownika SEOD. i) Dostęp do pomocy kontekstowej jest możliwy poprzez odnośnik umieszczony na poziomie okna. Po użyciu odnośnika użytkownik ma dostęp do treści opisującą aktualnie używaną przez niego funkcję umieszczoną w oknie, którego dotyczy pomoc. 3. Wymagania funkcjonalne a) SEOD posiada narzędzia umożliwiające jego konfigurację poprzez graficzny interfejs. Konfiguracji poprzez graficzny interfejs muszą podlegać: Struktura organizacyjne oraz podległości służbowe, Rejestry urzędowe (dokumentów oraz spraw), Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, Definicje kategorii dokumentów, plików, notatek Cele, w których przesyła się dokument, Definicje sposobów dostarczenia dokumentu, Definicje folderów i przydzielania dostępu do tych folderów wybranym użytkownikom (foldery pełnią rolę kontenerów dla dokumentów) Definicje stanów spraw (np.: zamknięta, archiwalna, publiczna), Definicja formularzy warunkowych umożliwiających definicję następujących typów pól: - Pole tekstowe, - Pole liczbowe, - Pole opisu, - Pole wyboru (check), - Pole opcji (radio), - Pole kombi, - Pole listy, - Pole daty. Szablony dokumentów, Definiowanie terminarzy i przydzielanie uprawnień dostępu do nich użytkownikom, Użytkownicy, Rezerwacje zasobów i przydzielanie uprawnień do ich rezerwacji wybranym użytkownikom, Definicje urlopów, Definicje zastępstw, Definicje delegacji, b) SEOD pracuje pod kontrolą systemu operacyjnego Linux (Unix) oraz Windows. c) Oferowany SEOD jest zgodny ze specyfikacją XPDL opracowaną przez Workflow Management Coalition lub inną posiadającą podobne zastosowanie i charakterystykę (oferowane rozwiązanie musi wspierać co najmniej eksport i import definicji procesów zgodnie ze standardem XPDL). Specyfikacja posiada wsparcie i jest stosowana przez powszechnie znanych producentów oprogramowania na świecie. Zgodność ze specyfikacją jest potwierdzona przez autorów specyfikacji, w formie pisemnej (dokument potwierdzający zgodność) lub opublikowana jako powszechnie dostępna informacja np.: w Internecie. Na listę zgodności musi zostać wpisany oferowany System Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

4 d) SEOD posiada możliwość przechowywania dowolnej treści istniejącej w postaci elektronicznej. e) SEOD posiada możliwość przesyłania notatek pomiędzy użytkownikami, które nie muszą być powiązane ze sprawami czy dokumentami. f) SEOD posiada mechanizmy pracy grupowej umożliwiające np.: wspólną pracę nad prowadzonymi sprawami. g) SEOD posiada możliwość wglądu do spraw z poziomu dokumentu oraz wglądu do dokumentów z poziomu spraw zgodnie z posiadanymi uprawnieniami. h) SEOD posiada mechanizm umożliwiający swobodny wgląd do spraw i dokumentów użytkownika przez osoby pełniące rolę jego przełożonych. i) SEOD posiada wbudowany mechanizm tworzenia słowników miejscowości i ulic oraz umożliwia powiązanie tych danych z podziałem terytorialnym kraju na gminy, powiaty i województwa. j) SEOD posiada mechanizm dynamicznych formularzy umożliwiający dodawanie dowolnych pól co najmniej do formatek opisu dokumentu. k) SEOD posiada funkcję umożliwiającą definiowanie wielopoziomowej struktury organizacyjnej oraz definicję podległości służbowych. l) SEOD posiada mechanizm definiowania rejestrów dokumentów oraz przyznawania dostępu do nich wybranym użytkownikom. m) SEOD zapewnia możliwość zablokowania dostępu do danej sprawy/dokumentu dla danego użytkownika któremu wcześniej sprawa/dokument został przydzielony. n) SEOD posiada mechanizm umożliwiający modyfikację dokumentów pakietu Microsoft Office (Word) 200x albo Open Office (Writer) bezpośrednio z tych aplikacji. Użytkownik posiada możliwość zapisania informacji z poziomu wyżej wymienionych aplikacji bezpośrednio w systemie. Aplikacje MS Office albo Open Office są w tym celu wyposażone w odpowiednie funkcje umożliwiające integracje z SEOD. Po kliknięciu na plik MS Word umieszczony w SEOD ten otwierany jest w programie MS Word. Po modyfikacji pliku istnieje możliwość zapisania zmodyfikowanego pliku bezpośrednio w SEOD z poziomu MS Word. Plik jest zapisany jako kolejna wersja uprzednio edytowanego pliku. o) SEOD zawiera funkcję blokującą dostęp do dokumentów podlegających edycji na czas edycji. SEOD musi informować użytkownika o zablokowaniu edycji dokumentu. p) SEOD posiada funkcję umożliwiającą kontrolę liczby zalogowanych użytkowników, oraz zdalne wylogowanie wszystkich bądź wybranych użytkowników. q) SEOD posiada możliwość definicji przez każdego użytkownika grup złożonych z dowolnych użytkowników SEOD. r) SEOD posiada możliwość rozsyłania elementów do zdefiniowanej liczby odbiorców bez konieczności jej powielania (każdy dokument w systemie musi istnieć tylko w jednym egzemplarzu).rozesłanie elementu wielu odbiorcom nie może skutkować powieleniem jego zeskanowanego obrazu bądź innego elementu istniejącego w wersji binarnej. Może zostać jedynie powielony wpis w bazie danych będący odnośnikiem do tego elementu. s) SEOD posiada możliwość dołączania do dokumentów i spraw elementów w formie elektronicznej. t) SEOD posiada możliwość tworzenia przez każdego z użytkowników wielopoziomowej struktury folderów ułatwiających grupowanie dokumentów i spraw.

5 u) SEOD umożliwia wyłączenie powiadamiania użytkownika o zmianach w elementach, do których ten ma dostęp. Wyłączenie powiadamiania powinno być dostępne na poziomie grupy elementów jak i pojedynczego elementów np.: dla wszystkich spraw, dla wybranej sprawy. v) SEOD posiada możliwość skanowania bezpośrednio z poziomu wbudowanego narzędzia uruchamianego i osadzonego w oknie przeglądarki zintegrowanego z SEOD. Dopuszcza się stosowanie tego narzędzia z poziomu stacji roboczej wyposażonej w Windows albo Linux. w) SEOD umożliwia wykorzystanie i weryfikację kwalifikowanego i niekwalifikowanego podpisu elektronicznego w zakresie dokumentów elektronicznych przychodzących do urzędu oraz dokumentów wysyłanych przez uprawomocnionych pracowników oraz znakowanie dokumentów kwalifikowanym znacznikiem czasu x) SEOD musi umożliwiać publikowanie stanu sprawy w Biuletynie Informacji Publicznej y) SEOD musi integrować się z Elektroniczną skrzynką podawczą, co musi być potwierdzone referencją. 4. Zarządzanie systemem a) SEOD umożliwia zarządzanie kontami użytkowników z poziomu użytkownika uprzywilejowanego Administratorowi Systemu: możliwość dodawania nowych kont, możliwość edycji kont, możliwość blokowania kont, możliwość uzupełnienia danych osobowych danego użytkownika, możliwość definiowania uprawnień do edycji bazy adresowej SEOD. możliwość definicji uprawnień do rejestrów dokumentów, możliwość definicji uprawnień do rezerwacji zasobów. b) SEOD gwarantuje możliwość przydzielenia roli administratora do więcej niż jednego użytkownika systemu. c) SEOD umożliwia synchronizację kont użytkowników poprzez LDAP ze szczególnym uwzględnieniem Active Directory. d) SEOD posiada możliwość definiowania/dodawania kategorii dokumentów obsługiwanych w systemie. e) Zarządzanie hierarchią podległości służbowych i strukturą organizacyjną jest dostępne w SEOD z poziomu użytkownika posiadającego uprawnienia administratora SEOD. f) SEOD umożliwia zarządzanie i dodawanie stanów spraw (np.: zamknięta, otwarta, archiwalna). g) SEOD umożliwia definiowanie szablonów dokumentów obsługiwanych w systemie w formacie RTF. h) SEOD posiada możliwość zarządzania kontami pocztowymi obsługiwanymi w SEOD z poziomu użytkownika pełniącego rolę administratora systemu. Administrator posiada możliwość utworzenia konta poczty elektronicznej i przypisania go jednemu lub wielu użytkownikom. i) SEOD umożliwia zarządzanie terminarzami z poziomu panelu administracyjnego. Administrator posiada możliwość utworzenia terminarza i przypisania go jednemu lub wielu użytkownikom. j) SEOD oferuje możliwość rozbudowy i modyfikacji bazy adresowej systemu z poziomu użytkownika będącego administratorem systemu, wraz z możliwością dodawania atrybutów opisujących podmioty, generowania raportu.

6 k) SEOD gwarantuje możliwość dodawania/edycji źródeł pochodzenia danych dla podmiotów w bazie adresowej z poziomu panelu administracyjnego. l) Administrator SEOD posiada możliwość definicji przedmiotów współdzielonych pomiędzy użytkownikami jak i ustalenia uprawnień dla tych przedmiotów. m) SEOD umożliwia przeglądanie danych dotyczących logowania użytkowników do systemu. Rejestrowane muszą być próby udanego i nieudanego logowania z datą i godziną. Dostęp do tych informacji posiada administrator SEOD. n) Administrator SEOD posiada możliwość zarządzania etapami spraw. W SEOD musi istnieć możliwość definiowania wzorca sprawy, na podstawie którego możliwe jest utworzenia sprawy podzielonej na określone etapy. Tak utworzony wzorzec może być udostępniony użytkownikom. o) Każdy użytkownik SEOD posiada możliwość utworzenia podteczki, korzystając z JRWA i automatycznie rozbudowując JRWA. p) SEOD umożliwia modyfikację JRWA z poziomu interfejsu graficznego będącego częścią SEOD. 5. Przesyłanie informacji i dekretacja a) SEOD umożliwia dekretację wielopoziomową wraz z odzwierciedleniem historii dekretacji b) SEOD umożliwia ustawienie następujących parametrów podczas dekretacji: cel pole słownikowe umożliwiające wybór celu dekretacji, pilny oznaczenie dokumentu jako pilny, data ważności data ważności dokumentu, notatka służbowa umożliwia wpisanie informacji dla odbiorcy. c) SEOD umożliwia przesyłanie informacji do: użytkowników zajmujących określone stanowisko np.: Naczelnik Wydziału, użytkowników w komórce organizacyjnej np.: Wydział Organizacyjny, użytkowników należących do grup zdefiniowanych przez użytkownika, bezpośrednio do wybranego użytkownika. d) Rozwiązanie jest wyposażone w mechanizm akceptacji, który umożliwia co najmniej: Akceptację przez jednego użytkownika element jest zaakceptowany tylko do jednego użytkownika (np.: jeden z jeden) Przesłanie dokumentu do wielu i akceptację przez jednego z nich element jest zaakceptowany gdy tę operację wykona jeden z grupy użytkowników (np.: jeden z trzech) Przesłanie i akceptacje przez wielu użytkowników element jest zaakceptowany gdy tę operację wykona większość użytkowników (np.: dwóch z trzech) Przesłanie i akceptację przez wszystkich element jest zaakceptowany gdy te operację wykonają wszyscy użytkownicy (np.: trzech z trzech) SEOD umożliwia przesyłanie do akceptacji dowolnych plików załączonych do spraw czy zeskanowanych dokumentów oraz informacji w postaci tekstowej stworzonej poprzez wbudowany w SEOD edytor WYSIWYG. Wymagania dotyczące bezpieczeństwa a) SEOD spełnia podstawowe warunki bezpieczeństwa poprzez: zapis operacji wykonywanych przez użytkownika w zakresie: - Zapis notatki do sprawy i do dokumentu,

7 - Odczyt nowego dokumentu i nowej sprawy przesłanej do użytkownika, - Zapis i modyfikacja pliku dodanego do dokumentu i sprawy, - Zablokowanie dostępu do sprawy lub dokumentu, - Utworzenie sprawy, - Nadanie lub usunięcie znaku sprawie, - Dołączenie oraz odłączenie dokumentu do sprawy, - Dodanie oraz usunięcie pliku dołączonego do dokumentu oraz sprawy, - Dodanie notatki tekstowej do sprawy oraz dokumentu, - Akceptacja oraz odrzucenie pliku, - Przekazanie do akceptacji pliku, - Połączenie sprawy w wybranym kontaktem z bazy adresowej, - Dołączenie oraz odłączenie użytkownika do/od terminarza, - Modyfikacja opisu oraz innych parametrów sprawy, - Dołączenie oraz odłączenie maila do/od sprawy, - Wysłanie dokumentu mailem, szyfrowanie informacji przesyłanych do użytkownika z systemu protokołem SSL, możliwość pracy w systemie poprzez VPN. b) SEOD umożliwia jednoznaczną identyfikację użytkownika. c) SEOD posiada możliwość dodania pól dowolnego typu (np.: data, tekstowe, liczbowe) wraz z walidacją wpisywanych w nich danych, do formatki rejestracji dokumentu. d) SEOD posiada możliwość autoryzacji użytkowników poprzez LDAP ze szczególnym uwzględnieniem Active Directory. Użytkownik po zalogowaniu się do domeny Urzędu nie musi logować się po raz kolejny do SEOD. Użytkownik jest uwierzytelniany automatycznie po wpisaniu adresu, pod którym dostępny jest SEOD i skierowany na przypisane do niego konto. SEOD posiada możliwość synchronizacji kont użytkowników poprzez LDAP. e) SEOD posiada mechanizm logowania zmian następujących w związku z pracą wykonywaną przez użytkowników f) SEOD umożliwia przeglądanie historii zmian dotyczącej wszystkich elementów z określeniem czasu i opisu zmian, informacją o osobach, które tych zmian dokonały, elementu, którego dotyczy zmiana oraz czynności, której dotyczy zmiana. Konieczne jest umożliwienie filtrowania historii zmian według następujących parametrów: użytkownika, który wykonał operację, elementu, którego zmiana dotyczy (minimalnie 4 parametry dokument, sprawa, notatka, plik), czynności (minimalnie trzy parametry modyfikacja, dodanie, usunięcie). SEOD musi wyróżniać zmianę, która nastąpiła poprzez opisanie elementu, w którym ta zmiana nastąpiła np.: dodano użytkownika, zmieniono nazwę sprawy, itd. SEOD musi posiadać możliwość sortowania historii zmian względem daty wykonania operacji. SEOD musi posiadać eksportu historii zmian do sformatowanego pliku tekstowego, w którym dane oddzielone są separatorami. g) SEOD musi zawierać mechanizm tworzenia wersji dla plików, dokumentów oraz notatek tekstowych. Użytkownik może dodać kolejną wersję pliku. Wszystkie

8 zmiany zostają odnotowane w SEOD. SEOD musi sygnalizować próbę użycia nieaktualnej wersji. h) SEOD umożliwia graficzną prezentację informacji o użytkownikach posiadających dostęp do wybranych elementów np.: spraw lub dokumentów w postaci drzewa o strukturze hierarchicznej (wielopoziomowej). Na podstawie tej informacji musi istnieć możliwość identyfikacji użytkownika, który przydzielił określony zasób opatrzony datą przydzielenia oraz kiedy wybrany użytkownik odczytał przydzielone mu informacje. i) SEOD posiada wbudowaną książkę pocztową, możliwość wydruku tej książki oraz możliwość zmiany wzoru wydruku. 6. Wymagania dotyczące wyszukiwania, raportowania i grupowania informacji a) SEOD posiada mechanizm definicji raportu z danych, do których dostęp ma użytkownik. SEOD umożliwia wygenerowanie co najmniej następujących raportów: raport zarejestrowanych dokumentów z uwzględnieniem pól: przedział czasowy od do, numery dokumentów od do, kategoria dokumentu, komórka organizacyjna, sposób dostarczenia dokumentu, nadawca, adresat, podziała na przychodzące, wychodzące wewnętrzne, osoba rejestrująca dokumenty Istnieje możliwość dodania do raportu kolumn: podpis i lokalizacja umożliwiających odpowiednio podpisanie się na wydrukowanym raporcie określonego użytkownika np.: odbierającego dokument oraz wydruk lokalizacji fizycznej, w której umieszczono dokument papierowy. książka doręczeń z uwzględnieniem następujących pól: data wprowadzenia dokumentu, numer kolejny dokumentu, kategoria dokumentu, data na dokumencie, znak na dokumencie, nadawca, adresat, opis dokumentu, data odbioru, data zwrotu. książka pocztowa z możliwością uwzględnienia wzoru ogłoszonego przez Pocztę Polską z uwzględnieniem pól: przedział czasowy od do, numery dokumentów od do, komórka organizacyjna, typ listu (zwykły, polecony) danych osobowych zgodny z ustawą o Ochronie Danych Osobowych, spraw i dokumentów powiązanych z wybranym podmiotem, bazy adresowej umożliwiający podział na podmioty prawne i fizyczne, oraz zawierający wszystkie pola opisujące podmiot w bazie spis dokumentów i spraw, do których dostęp posiadają podwładni wybranego użytkownika z uwzględnieniem pól: imię i nazwisko, sprawy (otwarte, zamknięte), dokumenty, przedział czasowy od do, spis spraw wybranej komórki organizacyjnej z uwzględnieniem pól: przedział czasowy od do, właściciel sprawy, osoby prowadzące sprawy, spis spraw i dokumentów własnych zawierający informacje o elementach, których użytkownik jest właścicielem bądź uczestniczy jako osoba prowadząca z uwzględnieniem pól: przedział czasowy od do, Raporty są dostępne z poziomu dedykowanych funkcji nie poprzez wyszukiwanie. b) SEOD umożliwia eksportowanie raportów w formie graficznej widocznej na ekranie po ich wygenerowaniu do formatów xls lub pdf. 7. Wymagania dotyczące obsługi poczty elektronicznej a) SEOD posiada wbudowanego klienta poczty elektronicznej obsługującego protokoły POP3, SMTP. Wbudowany klient poczty elektronicznej posiada następujące funkcje: Utwórz wiadomość umożliwia utworzenie nowej wiadomości

9 Odpowiedz umożliwia udzielenie odpowiedzi nadawcy wraz z cytowaniem i oznaczenie cytowanego tekstu napisanego przez nadawcę Odpowiedz wszystkim umożliwia udzielenie odpowiedzi nadawcy oraz z przesłaniem jej na pozostałe adresy wymienione w polu Do, Do wiadomości oraz Ukryty do wiadomości wraz z cytowaniem i oznaczenie cytowanego tekstu napisanego przez nadawcę Prześlij dalej umożliwia przesłanie poczty elektronicznej kolejnemu odbiorcy Przenieś umożliwia przenoszenie poczty elektronicznej pomiędzy folderami na wybranym koncie Drukuj umożliwia wydrukowanie poczty elektronicznej Dołącz umożliwia dołączenie poczty elektronicznej do sprawy lub dokumentu Odbierz umożliwia ręczne odebranie poczty elektronicznej Usuń umożliwia usunięcie wybranej poczty elektronicznej Znajdź umożliwia uruchomienie wyszukiwania poczty elektronicznej Rejestruj umożliwia rejestrację poczty elektronicznej jako dokumentu w systemie w sposób analogiczny do rejestracji dokumentu zeskanowanego b) SEOD musi udostępniać możliwość konfiguracji konta poczty elektronicznej każdemu użytkownikowi lub tylko administratorowi w zależności od globalnej konfiguracji SEOD. c) SEOD zapewnia możliwość konfiguracji dowolnej ilości kont poczty elektronicznej dla każdego użytkownika. d) SEOD posiada funkcję umożliwiającą przypisanie pojedynczego konta poczty elektronicznej użytkownikowi bądź grupie użytkowników. e) SEOD umożliwia rejestrację poczty elektronicznej jako dokumentów w systemie z podziałem na treść i załączniki. Funkcja Rejestracji musi być możliwa z poziomu klienta poczty elektronicznej wbudowanego w SEOD użytkownikowi zgodnie z nadanymi uprawnieniami. SEOD musi umożliwiać dołączanie poczty elektronicznej do dokumentów lub spraw. Dołączenie musi być możliwe z poziomu klienta poczty elektronicznej wbudowanego w system. f) SEOD posiada możliwość przeszukania każdego z kont poczty elektronicznej względem następujących parametrów: Od pole nadawcy poczty elektronicznej Do pole odbiorcy poczty elektronicznej Temat pole tematu poczty elektronicznej Treść pole treści poczty elektronicznej W podfolderach możliwość przeszukania wszystkich bądź wybranych podfolderów na koncie g) SEOD umożliwia wysyłanie i odbieranie poczty elektronicznej wraz z załącznikami. h) SEOD umożliwia wysyłanie poczty elektronicznej w formacie HTML. SEOD poprawnie interpretuje pocztę elektroniczną w formacie HTML. 8. Wymagania dotyczące obsługi dokumentów a) SEOD posiada mechanizm rejestracji dokumentów w dowolnej liczbie jednostek Zamawiającego, rozproszonych geograficznie z rozróżnieniem poszczególnych punktów rejestracji oraz osób rejestrujących.

10 b) SEOD posiada centralną numerację dokumentów, gwarantującej unikalność numeracji. SEOD musi nadawać automatycznie numer wszystkim rodzajom dokumentów. c) SEOD umożliwia lokalizację dokumentów w postaci papierowej oraz możliwość zmiany informacji o lokalizacji. d) SEOD umożliwia łączenie dowolnych dokumentów ze sobą oraz ze sprawami. Z poziomu dokumentu muszą być widoczne wszystkie połączenia. e) SEOD umożliwia rejestrację dokumentu przez każdego użytkownika oraz możliwość przekazania dokumentu do rejestracji innemu użytkownikowi. Rejestracja dokument polega na wypełnieniu formatki opisującej ten dokument oraz zatwierdzenia tego opisu. Podczas rejestracji użytkownik musi widzieć treść rejestrowanego dokumentu o ile opisuje skan dokumentu wraz z formatką na jednym ekranie. f) SEOD posiada możliwość rejestracji kosztów w przypadku rejestracji korespondencji związanej z opłatami. W przypadku rejestracji dokumentu musi istnieć możliwość dodania informacji np.: o kosztach poniesionych w związku z doręczeniem przesyłki. g) Dokumenty przyłączone do spraw muszą dziedziczyć znaki nadane tym sprawom wraz z indywidualnym oznaczeniem naniesionym na dokument określającym numer tego dokumentu w sprawie. Indywidualny numer dokumentu może zostać wyłączony podczas konfiguracji SEOD. h) SEOD umożliwia dołączenie jednego dokumentu do wielu spraw jednocześnie. W takim przypadku dokument musi dziedziczyć znaki ze wszystkich spraw, do których należy. Wszystkie znaki muszą być widoczne z poziomu dokumentu. Po wybraniu odpowiedniego znaku musi nastąpić przekierowanie do odpowiedniej sprawy, a sprawa wyświetlona zgodnie z uprawnieniami użytkownikowi. 9. Wymagania dotyczące obsługi spraw a) SEOD umożliwia hierarchiczne łączenie dowolnej ilości spraw w relacji nadrzędna podrzędna. b) SEOD posiada możliwość wyznaczenia osób lub osoby prowadzącej sprawę. c) SEOD posiada możliwość zakładania spraw przez każdego użytkownika i opisania jej co najmniej według następujących parametrów: nazwa nadanie nazwy sprawie, stan np.: otwarta, zamknięta, zwieszona, opis nadanie rozszerzonego opisu sprawie, termin rozpoczęcia oraz termin zakończenia pracy nad sprawą, priorytet pilny, ważny, normalny. d) SEOD posiada mechanizm automatycznie łączący sprawę z danymi teleadresowymi podmiotu, którego ta sprawa dotyczy. Użytkownik posiada możliwość połączenia sprawy z więcej niż jednym podmiotem. e) SEOD posiada funkcję określenia cykliczności przypomnień dla realizowanych spraw. f) SEOD umożliwia dzielenie spraw na sprawy podrzędne i delegowania ich do różnych osób System musi być wyposażony w mechanizm umożliwiający hierarchiczne tworzenie spraw w strukturze nadrzędna podrzędna i przedstawienie tego połączenia w postaci drzewa z zagnieżdżonymi sprawami podrzędnymi. g) SEOD posiada możliwość przekazywania spraw bez utraty kontroli nad ich realizacją. Użytkownik po przekazaniu sprawy musi mieć możliwość zachowania dostępu do tej sprawy.

11 h) SEOD generuje spis spraw z użyciem następujących parametrów: komórka organizacyjna, symbol z JRWA, rok, data rozpoczęcia Od, data zakończenia Do, stan sprawy (np.: zakończona, otwarta itd.). Raport generowany jest do postaci tabelarycznej i możliwy do pobrania w wersji XLS oraz PDF. i) SEOD powiadamia o przekroczonych terminach załatwienia spraw poprzez oznaczanie wybranych spraw oraz możliwość filtrowania spraw o przekroczonych terminach. 10. Wymagania dotyczące terminarzy a) SEOD posiada wbudowany mechanizm terminarzy umożliwiający definiowanie terminarzy indywidualnych oraz grupowych umożliwiający ustalanie i kontrolę nad terminami. b) Każdy użytkownik posiada możliwość udostępnienia swojego terminarza innemu użytkownikowi do wglądu bądź do zapisu. c) Przełożony posiada wgląd do terminarzy swoich podwładnych. d) SEOD posiada możliwość ustalania uprawnień do dodawania i do wglądu terminarzy dostępny dla każdego użytkownika. Uprawnienia muszą dotyczyć indywidualnie każdego terminarza. e) Wpisy o terminach dokonane przez różnych użytkowników w udostępnionym terminarzu muszą są oznaczone innym kolorem. f) SEOD udostępnia następujące widoki terminarzy: dzienny, tygodniowy, miesięczny. W każdym z tych widoków muszą zostać wyświetlone informacje na temat ustalonych terminów. g) SEOD musi informować użytkownika o terminach nakładających się i jednocześnie proponować najbliższy wolny termin. h) SEOD posiada funkcję cyklicznego przypominania o zdarzeniach zapisanych w terminarzach. Powiadamianie musi być możliwe za pomocą wyskakującego okienka, w którym zostaną wymienione zdarzenia pochodzące ze wszystkich terminarzy, do których dostęp ma użytkownik. Musi istnieć możliwość odłożenia przypomnienia o zdarzeniach na określony czas dla wszystkich terminów jednocześnie oraz dla każdego z osobna lub odrzucenia powiązanego z usunięciem przypomnienia o wybranym terminie lub grupie terminów. 11. Wymagania dotyczące funkcji zastępstw a) Mechanizm zastępstw nie wymusza przekazywania haseł pomiędzy użytkownikami na czas nieobecności. b) Każdy użytkownik systemu posiada możliwość wskazania początku oraz końca okresu, w którym będzie zastępowany. c) Wszystkie operacje wykonywane przez zastępcę w systemie zostają odnotowane. Na ich podstawie jest tworzony spis wykonanych operacji. d) SEOD posiada możliwość modyfikacji osoby zastępowanej bądź zastępującej. e) Wszystkie operacje realizowane przez zastępcę zostają zapisane w historii zdarzeń i umożliwiają identyfikację osoby, która je wykonała. f) Wszystkie elementy, na których zastępca wykonał jakiekolwiek operacje są przedstawione w postaci zbiorczej listy by zastępowany mógł je zidentyfikować po podjęciu pracy po nieobecności. 12. Wymagania dotyczące rezerwacji zasobów

12 a) SEOD umożliwia dodawanie, modyfikację, usuwanie dowolnych zasobów przeznaczonych do rezerwacji. b) SEOD umożliwia grupowanie zasobów przeznaczonych do rezerwacji (np.: grupa rzutniki, w której dostępne są konkretne przedmioty). c) SEOD umożliwia nadawanie uprawnień do pojedynczych zasobów (np.: wybranego rzutnika) do: możliwość rezerwacji zasobu, do wglądu w rezerwacje, możliwości usuwania rezerwacji zasobu, możliwość rezerwacji zasobu oraz przeglądania rezerwacji z użyciem kalendarza, widoki kalendarza rezerwacji z podziałem co najmniej na: dzień, tydzień, miesiąc, oznaczanie różnym kolorem rezerwacji wykonanych przez różnych użytkowników, d) W SEOD istnieje możliwość wykonania rezerwacji w imieniu innej osoby. e) SEOD informuje użytkownika o rezerwacjach nakładających się. 13. Wymagania dotyczące personalizacji ustawień a) SEOD umożliwia dynamiczną konfigurację szerokości kolumn wyświetlających informacje o elementach systemu. Mechanizm działa w sposób analogiczny do modyfikacji ustawień kolumn w oprogramowaniu Microsoft Excel albo Open Office Calc. b) SEOD umożliwia wyłączenia powiadamia o aktualizacjach w sprawach i dokumentach. c) SEOD umożliwia ukrywanie wybranych kolumn opisujących dokument lub sprawę. Każdy użytkownik posiada możliwość wyboru kolumn, które są widoczne w jego profilu. d) SEOD umożliwia zmiany sortowania dokumentów i spraw względem określonych kolumn. 14. Wymagania dotyczące Workflow a) Workflow jest wyposażony w graficzne narzędzie umożliwiające definiowanie ścieżki dostępne z poziomu przeglądarki internetowej. b) Workflow jest wyposażony w mechanizm graficznej prezentacji ścieżki Workflow dostępny z poziomu przeglądarki. Narzędzie umożliwia rozmieszczanie elementów ścieżki (punktów ścieżki) metodą przeciągnij i upuść (ang. drag and drop). c) Workflow umożliwia definicję punktów w ścieżce oraz połączeń pomiędzy tymi punktami. d) Workflow umożliwia opisanie czynności, które muszą zostać wykonane w wybranym punkcie ścieżki. e) Workflow musi informować poprzez odpowiednie oznaczenie graficzne, w którym punkcie realizacji znajduje się użytkownik. f) Workflow zapisuje pełną historię wszystkich zdarzeń, które miały miejsce w ścieżce wraz z oznaczeniem daty i godziny wykonania oraz użytkownika, który wykonywał wybraną operację. 15. Wymagania dotyczące Komunikatora IM a) SEOD współpracuje z aplikacją umożliwiającą wymianę informacji pomiędzy użytkownikami - komunikator (w sposób analogiczny do GaduGadu czy ICQ). b) Aplikacja do wymiany informacji powinna zapewnić możliwość powiadamiania użytkownika o zmianach zachodzących pośród informacji w SEOD. 16. Aplikacja do wymiany informacji powinna posiadać następujące funkcje:

13 a) Dwukierunkowe rozmowy tekstowe pomiędzy użytkownikami systemu. b) Przechowywanie listy użytkowników na serwerze. c) Informowanie o zmianach statusów użytkowników przy użyciu ikon oraz okien z aktualnym statusem użytkownika. d) Komunikacja pomiędzy użytkownikami jest poprzedzona autoryzacją przez użytkownika, do którego kierowana jest rozmowa. e) KIM umożliwia konstruowanie wizytówki w oparciu o dane zawarte w systemie oraz pola uzupełniane przez użytkownika f) KIM umożliwia przeglądanie wizytówek przez każdego użytkownika systemu g) KIM umożliwia informowanie użytkownika animowaną ikoną o nowej wiadomości h) KIM umożliwia wykonanie procesów kalibracji urządzeń dźwiękowych wymaganych do prowadzenia rozmów i) KIM umożliwia ustawienie formatowania tekstu (rodzaju czcionki, typu czcionki, rozmiaru oraz stylu) dla wiadomości przychodzących oraz wychodzących j) KIM umożliwia włączenie i wyłączenia funkcji wyświetlania ikon odzwierciedlających emocje (emotioikon) dla wiadomości tekstowych k) KIM umożliwia przesłanie tekstu z opcją wyświetlenia tekstu czcionką o stałej długości znaku bez formatowania i dzielenia tekstu (np. do wysyłania fragmentu źródeł programów, tabel itp.) l) KIM umożliwia podłączenie kompozycji graficznych zmieniających interfejs aplikacji w zakresie tła, koloru okien, ikon m) KIM umożliwia włączenie i wyłączenie skrótów klawiaturowych umożliwiających szybką zmianę statusu n) KIM umożliwia konfigurację terminarza w zakresie wyświetlanych godzin, w których można dodawać terminy oraz skali czasookresu w jakim można dodawać terminy. o) Możliwość uruchamiania po zalogowaniu się użytkownika do systemu operacyjnego. p) Wyświetlenie informacji dotyczących dostępności użytkowników. q) Możliwość ukrywania użytkowników ze statusem nieaktywny (offline). 17. Wymagania dotyczące serwera Komunikatora IM a) Współpracuje współpracować z serwerem relacyjnych baz danych SQL. b) Autoryzacja użytkowników jest realizowana poprzez LDAP ze szczególnym uwzględnieniem Active Directory. c) Przechowuje wszystkie wiadomości przekazywane pomiędzy użytkownikami. d) Zapewnia pełną kompatybilność z komunikatorem. 18. Zgodność SEOD z następującymi aktami prawnymi, związanymi z jego funkcjonowaniem: a) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych. (tekst jednolity: Dz. U. 2002, Nr 101, poz. 926), z późniejszymi zmianami, b) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. 1998, Nr 160, poz. 1074), z późniejszymi zmianami, c) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. 1999, Nr 112, poz. 1319), d) Ustawa z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001, Nr 112, poz. 1198), e) Ustawa z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2001, Nr 130, poz. 1450), z późniejszymi zmianami,

14 f) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002 r. w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego.(dz. U Nr 128, poz. 1094), g) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 2004, Nr 100, poz. 1024), h) Ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2005, Nr 64, poz. 565), i) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 września 2005 roku w sprawie warunków organizacyjnych-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. 2005, Nr 200, poz. 1651), j) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2005, Nr 212, poz. 1766). k) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005r w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz.U z dnia 28 października 2005r.) Dz.U l) Rozporządzenie Ministra Spraw wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. z dnia 17 listopada 2006r) Dz.U m) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. z dnia 17 listopada 2006r.) Dz.U Specyfikacja dotycząca instalacji i wdrożenia: a) Instalacja serwera wraz z UPS-em w miejscu wskazanym przez zamawiającego. b) Instalacja i konfiguracja serwerowego systemu operacyjnego oraz integracja z domeną zamawiającego. c) Instalacja oprogramowania monitorującego UPS. d) Instalacja i konfiguracja silnika baz danych SQL. e) Instalacja i konfiguracja wersji testowej SEOD. f) Instalacja skanera na wskazanym stanowisku i uruchomienie go w SEOD. g) Naniesienie schematu organizacyjnego Urzędu Miasta w SEOD. h) Naniesienie dwóch ścieżek obiegu dokumentów. i) Przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników i administratorów w zakresach tematycznych obejmujących wszystkie moduły funkcjonalne SEOD oraz całości funkcjonowania, obsługi użytkowania, administrowania i utrzymania Systemu. Szkolenia obejmą: dwóch administratorów SEOD dwie osoby z kancelarii, 50 użytkowników j) Instalacja roboczej wersji SEOD w czasie wskazanym przez zamawiającego i przeniesienie wskazanych słowników i ustawień nie później niż do 1 grudnia 2007r.

15 Gwarancja i opieka techniczna: a) Wykonawca udzieli Zamawiającemu 24-miesięcznej gwarancji na oprogramowanie SEOD, której bieg rozpocznie się od daty podpisania końcowego protokołu zdawczo-odbiorczego SEOD. b) W okresie trwania gwarancji Wykonawca świadczyć będzie nieodpłatnie pełny zakres usług wiążących się z zapewnieniem prawidłowego działania Systemu. c) W okresie trwania gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania i instalacji nieodpłatnie nowych wersji oprogramowania jeśli konieczność zmian wynika ze zmiany stanu prawnego. d) W okresie gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do przyjmowania zgłoszeń dotyczących oferowanego rozwiązania (sprzętu i oprogramowania) w trybie 24/7/365 (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku). ). Czas reakcji na zgłoszenie awarii nie może być dłuższy niż 8 godzin. W okresie trwania gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do usuwania błędów i usterek w systemie zauważonych zamawiającego dostarczonym systemie. e) W okresie trwania gwarancji opisanej w niniejszej specyfikacji Wykonawca jest zobowiązany do utrzymania aktualności oprogramowania w związku ze zmianami w przepisach obowiązującego prawa. Wszystkie zmiany musza zostać dostarczone Zamawiającemu przed okresem wejścia ich w życie, chyba, że Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą postanowią inaczej. Zaktualizowane oprogramowania musi być dostarczone Zamawiającemu bezpłatnie. f) Czas zgłoszenia jest liczony od chwili potwierdzenia przekazania kompletnego zgłoszenia serwisowego. g) W przypadku wystąpienia błędu Wykonawca zobowiązany jest do jego usunięcia odpowiednio: a. Krytycznego uniemożliwiającego pracę w dostarczonym rozwiązaniu do ciągu 24 godzin od chwili potwierdzenia zgłoszenia. b. Poważnego znacznie utrudniające pracę w dostarczonym rozwiązaniu do 96 godzin od chwili potwierdzenia zgłoszenia. h) W wybranych przypadkach termin usunięcia błędu może zostać przesunięty po stosownych uzgodnieniach pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym. Wymagania dodatkowe: IV. Dostawca musi dołączyć do oferty szczegółowy opis sprzętu i oprogramowania zawierający co najmniej nazwę producentów, nazwy własne produktów, elementów składowych, model/typ, kody produktów. Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty planu szkoleń oraz metodyki szkoleń opisującej zakres oraz osoby prowadzące szkolenia. V. Wykonawca w celu sprawnej obsługi zgłoszeń serwisowych musi umożliwić obsługę tych zgłoszeń poprzez faks, oraz system typu Help Desk dostępny poprzez Internet. Do oferty należy dołączyć wzory zgłoszeń serwisowych, które zamawiający będzie wypełniał przesyłając faks lub . Do oferty należy również dołączyć opis oferowanego systemu typu Help Desk wraz z podaniem nazwy własnej, producenta oraz wersji, która będzie używana. VI. Zamawiający udostępni zdalny dostęp umożliwiający prowadzenie prac serwisowych w ramach przedmiotu zamówienia.

16 VII.Elektroniczny Urząd Podawczy: W skład usługi EUP powinny wchodzić co najmniej następujące elementy: a. Obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej; b. Wystawianie Urzędowych Poświadczeń Odbioru (UPO); c. Obsługa interaktywnych formularzy WWW z bezpiecznym podpisem elektronicznym; d. Bezpieczne długookresowe archiwum podpisanych elektronicznie dokumentów; e. Obsługa komunikacji zwrotnej (od Urzędu do Interesanta); f. Weryfikacja bezpiecznych podpisów elektronicznych za pomocą certyfikatów kwalifikowanych wydawanych przez wszystkie kwalifikowane centra certyfikacji. g. Przygotowanie 15 wzorów elektronicznych formularzy h. Obsługę 1000 przyjętych formularzy z wystawieniem UPO - Urzędowych Poświadczeń Odbioru wraz z archiwizacją w Bezpiecznym Archiwum Elektronicznym; i. Certyfikat na jedno stanowisko, umożliwiający zalogowanie się do Bezpiecznego Archiwum Elektronicznego wraz z aplikacją EUP umożliwiającą przeglądanie Bezpiecznego Archiwum Elektronicznego Usługa musi obejmować okres od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2009 r. z możliwością przedłużenia na lata następne. Usługa musi spełniać wymogi rozporządzenia Prezesa rady Ministrów z dnia r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. z dnia 13 października 2005 r. Nr 200, poz. 1651) co oznacza, że rozwiązanie musi posiadać funkcjonalność Dostępnego publicznie środka komunikacji elektronicznej służącego do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej". Usługa EUP musi być przygotowana do realizacji rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 227 poz. 1664).