IFS Applications Sprzedaż realizacja zamówień

Transkrypt

1 IFS Applications Sprzedaż realizacja zamówień Plan: IFS Applications... 1 Sprzedaż realizacja zamówień... 1 ZAMÓWIENIE KLIENTA A). Oferta... 2 B). Zamówienia klientów...6 C). Rezerwacja na zamówienie klientów D). Obsługa niedoborów zamówień klientów E). Szybki przepływ zamówienia F). Zapytania sprzedaż /15

2 Zamówienie klienta. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych możemy przystąpić do realizacji umów zawartych z klientami. Prześledzimy tutaj cały cykl, począwszy od propozycji oferty a skończywszy na wystawieniu faktury sprzedaży. Zobaczymy też, jaką pomoc zaoferuje system IFS w całym procesie symulacji biznesowej. Poniższy rysunek przedstawia ogólny schemat obsługi klientów. Rysunek 1: Schemat obsługi klientów A). Oferta Ofertę wprowadza się na ekranie ' IFS/Sprzedaż/Zamówienie klienta '. Zamówienie klienta składa się z dwóch poziomów. Pierwszy poziom to nagłówek. Drugi poziom to linie zamówień. Aby wprowadzone dane przekształcić w ofertę, należy podać odpowiedni typ zamówienia. Dokonujmy tego w polu Typ zamówienia. W naszym przypadku jest to typ NQ, który wcześniej został zadeklarowany jako oferta. Przed przystąpieniem do dalszych działań należy wprowadzić nagłówek oferty. Po wybraniu funkcji Nowy wskazujemy klienta, dla którego tworzone jest zamówienie. Z Listy wartości wprowadzamy także koordynatora. Umiejscowienie i data wprowadzane są przez system. Jeśli nie wprowadzono ręcznie numeru umowy, to przy zapisywaniu nagłówka zostanie on wygenerowany automatycznie. Jeżeli klient ma zablokowany kredyt, to przy zapisywaniu nagłówka zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat systemowy. Po zapisaniu nagłówka otrzymuje on status ZAPLANOWANY. 2/15

3 Rysunek 2: Zamówienie klienta/linie zamówienia klienta Następnym krokiem jest wprowadzanie linii zamówień. Służy do tego zakładka Linie zamówień. Po wybraniu funkcji Nowy wprowadzamy numer pozycji sprzedawanej lub pozycji pakietu w kolumnie Nr pozycji sprzedawanej. Możemy go odszukać za pomocą Listy wartości. Podczas dodawania linii do zamówienia klienta można skorzystać ze zdefiniowanych wcześniej szablonów zamówienia. Ponadto możemy powiązać linię zamówienia z określonym cennikiem. W kolumnie Opis zostanie wyświetlony opis pozycji. zawierający zakupową jednostkę miary, cenową jednostkę miary i ewentualne upusty. W kolumnie ilość musimy wskazać ilość zamawianych pozycji. Na dole ekranu widzimy łączną wartość zamówienia oraz wagę netto zamawianych. Pozycja waga, może wskazywać prawidłowe wartości tylko wtedy, jeżeli wcześniej zadeklarowaliśmy wagi dla każdej z pozycji sprzedawanej. Po zapisaniu danych numer dostawy i linii zostanie przypisany automatycznie. Każda linia oferty otrzymuje status OFERTA. Status nagłówka oferty nie zmieni się i dalej ma wartość ZAPLANOWANY. Aktywacji oferty dokonujemy poprzez menu Operacje Aktywuj. Status nagłówka zmienia się wówczas na OFERTA. W odróżnieniu od aktywacji zwykłego zamówienia klienta, funkcja ta nie aktywuje naszej oferty, ale ją zamraża. Tak aktywowaną ofertę można przekazać klientowi. Jeżeli klient nie zaakceptuje oferty, można ją anulować za pomocą menu operacji -ANULUJ. Jeżeli otrzymamy pozytywną odpowiedź klienta możemy taką ofertę przekształcić w zwykłe zamówienie klienta. Informacje o dostawie W zakładce tej precyzujemy warunki dostaw do klienta. 3/15

4 Rysunek 3: Zamówienie klienta/informacje o dostawie Wszystkie wartości wybierane są z Listy dopuszczalnych wartości, za wyjątkiem czasu dostawy, który możemy wprowadzać ręcznie. W zakładce tej decydujemy także o tym, czy do dostawy będziemy dołączali list przewozowy. Adresy zamówienia W tej zakładce ustalamy adresy dostawy oraz adresy dla dokumentów. Rysunek 4: Zamówienie klienta/adresy zamówienia Dane są pobierane przez system z wartości domyślnych zdefiniowanych wcześniej na ekranie Klient. Jeżeli pole Edyc. Poj. zostanie przez nas zaznaczone, to dla tego zamówienia możemy wprowadzić ręcznie inne wartości niż domyślne. Dane uzupełniające Wartości w poszczególnych polach tej zakładki wprowadzamy przy pomocy Listy wartości. 4/15

5 Rysunek 5: Zamówienie klienta/dane uzupełniające Definiujemy tutaj również sprzedawcę, który obsługuje to zamówienie. Wykorzystanie to zostanie w systemie do naliczania należnych prowizji, jakie otrzymują poszczególni sprzedawcy naszej firmy. Aktywując pole Dozwol. Zam opóź dopuszczamy możliwość opóźnienia realizacji zamówienia. W polu Płatnik wskazujemy, jeżeli zachodzi konieczność, innego płatnika zamówienia, niż klient.. Może to być np. firma nadrzędna w stosunku do klienta. Oznacz to, że faktura zostanie dostarczona właśnie pod adres Płatnika a nie adres klienta, który złożył zamówienie. Dane korespondencyjne Definiujemy tu wszelkie parametry związane z wydrukami dokumentów związanych z danym zamówieniem. Rysunek 6: Zamówienie klienta/dane korespondencyjne W lewej części deklarujmy, jakie dokumenty drukować. Mamy tu możliwość wyboru trzech opcji: Potwierdzenie zamówienia, Dowód dostawy oraz Lista wydań. Po prawej stronie widzimy jakie dokumenty zostały już wydrukowane w trakcie obiegu zamówienia klienta. 5/15

6 Zakładka Kod wydruku uzupełniana jest z Listy wartości wcześniej zadeklarowanych w systemie. Historia Zakładka służy do przeglądu działań związanych z danym zamówieniem. Rysunek 7: Zamówienie klienta/historia Wszystkie informacje w tej zakładce generowane są przez system IFS. Widać tutaj poszczególne kroki wykonywane w trakcie obiegu zamówienia. Zakładkę należy odczytywać w odwrotnej kolejności. Pierwsze z działań znajduje się na samym dole. Ostatnie wykonane zdarzenie jest umieszczone w pierwszej linii zakładki. B). Zamówienia klientów Dokonaliśmy stworzenia oferty. Jej status systemowy to OFERTA. Jeżeli otrzymaliśmy pozytywną odpowiedź klienta możemy taką ofertę przekształcić w zwykłe zamówienie. Używamy do tego funkcji Utwórz zamówienie z oferty. Jest ona dostępna w menu Operacje. Utworzone zamówienie może następnie przechodzić przez kolejne etapy obiegu zamówień. Po zapisaniu danych status oferty zmienia się na AKTYWNY. Jednak wcześniej system sprawdza, czy nie istnieje w danych klienta zapis o przekroczeniu limitu kredytowego klienta. Ustrzegamy się w ten sposób przed nadmiernym zadłużeniem klienta. Do oceny stanu finansowego klienta stosuje się sumowanie wartości wszystkich linii zamówień, które mają status od Aktywny aż do Dostarczony. Brane są pod uwagę kwoty z linii, których jeszcze nie zafakturowano. Uwzględniane są również wszelkie faktury kredytowe. Jeżeli limit został przekroczony to zamówienie otrzymuje status KREDYT ZABLOKOWANY. Zamówienie takie zostaje wtedy zablokowane i nie jest dalej realizowane. Jeżeli osoba odpowiedzialna za tą transakcję uzna, że w konkretnym przypadku można przekroczyć limit kredytowy, istnieje możliwość ręcznej akceptacji takiego zamówienia. Nie jest ono wtedy blokowane i może być przeznaczone do dalszej realizacji. Jeżeli chcemy aktywować kilka ofert to dokonujemy tego na ekranie Obsługa dostaw bezpośrednich. W trakcie operacji związanych z zamówieniem klientów znowu możemy zaobserwować działanie systemu, które znacznie ułatwia zarządzanie procesem obsługi klienta i wpływa na poprawę dynamiki sprzedaży. Okazuje się bowiem iż przy aktywacji zamówienia klienta 6/15

7 może zostać automatycznie wygenerowane zapotrzebowanie zakupu lub zapotrzebowanie na zlecenie produkcyjne. Dzieje się tak wtedy, gdy system stwierdzi, że nie jest w pełni możliwe zrealizowanie zamówienia. Wygenerowane zapotrzebowanie jest następnie realizowane przez odpowiednie działy firmy zajmujące się zaopatrzeniem magazynów w niezbędne, brakujące pozycje sprzedawane. Przegląd - prowizje dla linii zamówienia klienta. Ekran umożliwia przegląd sprzedawców, którzy otrzymają premie za przeprowadzone transakcje z klientami. Rysunek 8: Przegląd - prowizje dla linii zamówienia klienta Aby wprowadzić odpowiednią prowizje zaznaczamy odpowiednia linię zamówienia. Następnie korzystamy z menu z menu Operacje i wybieramy polecenie Prowizja linii zamówienia. Rysunek 9: Menu Operacje Prowizja linii zamówienia Sprzedawca, który został wprowadzony w zamówieniu klienta jest wyświetlany automatycznie. Można go zmienić wpisując nowy kod sprzedawcy lub wybierając z listy dopuszczalnych wartości. Prowizję od sprzedaży można określić podczas wprowadzania linii zamówienia klienta. Prowizja może mieć wartość procentową, może też być stałą kwotą. Możliwe jest łączenie obu typów prowizji. Łączne prowizje określane procentami nie mogą przekroczyć 100%. Prowizje naliczane kwotowo nie mogą przekroczyć wartości zamówienia. Drukuj fakturę pro forma 7/15

8 W trakcie obsługi klienta mamy możliwość wydrukowania faktury pro forma dla wybranego zamówienia klienta. Jest to możliwe w dowolnym momencie między aktywacją zamówienia a zafakturowaniem. Układ takiej faktury będzie taki sam, jak układ zwykłej faktury. Możemy ponadto drukować dowolną ilość kopii takiej faktury pro forma. C). Rezerwacja na zamówienie klientów. Ekran służy do przeglądania nie zarezerwowanych linii zamówień klientów. Wykorzystuje się go także do planowania wydań oraz do ręcznej rezerwacji linii. Rysunek 10: Rezerwacja na zamówienie klientów Możliwość ręcznego zarezerwowania przechowywanych pozycji istniej od momentu wprowadzenia zamówienia klienta. Można jej dokonywać w każdym momencie przed terminem realizacji. Aby dokonać ręcznej rezerwacji zaznaczamy odpowiednie linie. Następnie z menu Operacje wybieramy Rezerwacja ręczna. Wyświetlimy wtedy ekran Rezerwacja ręczna linii zamówienia klienta. Rezerwacja ręczna umożliwia samodzielne określenie lokalizacji magazynowej oraz liczby pozycji do wydania. Można przeprowadzić rezerwację poszczególnych pozycji sprzedawanych lub rezerwację całych palet. Jeżeli chcemy zmienić zarezerwowaną ilość dla poszczególnej pozycji sprzedawanej pojedynczo, to w zakładce Ilość zarezerwowana wprowadzamy nową wartość i zapisujemy zmiany. Jeżeli chcemy zmienić wartości zarezerwowanych palet mamy dwie możliwości wyboru. Pierwsza z nich to anulowanie rezerwacji całej palety i ewentualnie zarezerwowanie innej. Drugą możliwością jest redukcja ilości zamówionej w poszczególnych paletach. Obydwie te metody dostępne są w menu Operacje- Zarezerwuj/Anuluj. Zmianach w rezerwacji możemy dokonywać wielokrotnie, jednak tylko do momentu wygenerowania listy wydań. Zazwyczaj przeprowadza się rezerwację z wykorzystaniem harmonogramowanego zadania w tle. W zamówieniu zaznaczamy odpowiednie linie a następnie z menu Operacje wybieramy Zarezerwuj. 8/15

9 Rysunek 11: Menu Operacje Zarezerwuj Przy rezerwacji w tle pod uwagę bierze się po uwagę przede wszystkim tę lokalizację magazynową, która ma najwcześniejszą datą ważności lub datą przyjęcia. Rysunek 12: Parametry rezerwacji Możemy dodatkowo przeprowadzić kontrolę dostępności danej pozycji sprzedawanej. Możemy również zezwolić na częściowe pobieranie linii zamówienia, jeśli nie istnieje możliwość pełnej rezerwacji. Sytuacja taka występuje np. wtedy, gdy występują braki w zaopatrzeniu i ilość potrzebnego towaru jest mniejsza niż aktualny stan magazynowy. Propozycja wydań dla zamówień klientów. Ekran służy służące do automatycznej rezerwacji. Wykorzystywany jest w planowaniu wszystkich linii zamówienia. Rezerwację taką stosuje się ją wtedy, gdy użytkownik nie chce czekać na kolejne planowanie wydań. Rysunek 13: Propozycja wydań dla zamówień klientów 9/15

10 Zaznaczenie pola Przepr.kontrolę dostępności, spowoduje systemową kontrolę dostępności pozycji rezerwowanych. Jeśli klient akceptuje dostawy częściowe możemy zaznaczyć pole 'Zezwól na częściowe wydanie zamówienia. Umiejscowienie, w którym zostanie utworzony plan wydań, możemy wybrać z lisy lub zastosować zapytanie. Jeżeli użyjemy % to oznacza wybranie wszystkich dostępnych dla klienta umiejscowień. W polu Data realizacji możemy wprowadzić żądane wartości. Zaznaczenie pola Aktywny powoduje uruchomienie procesu automatycznej rezerwacji. Aktywne stają się wtedy opcje planowania czasu harmonogramowania. Użytkownik ma możliwość wyboru dnia oraz dokładnej godziny, o której ma zostać uruchomiona automatyczna rezerwacja. D). Obsługa niedoborów zamówień klientów Ekran służy do przeglądania i obsługi linii zamówień, które nie zostały do tej pory zarezerwowane. Jeżeli dokonujemy automatycznej rezerwacji system próbuje zarezerwować zamówioną ilość pozycji sprzedażnych. Jeżeli w magazynie nie ma wystarczającej ilości zamówionej pozycji, system wstrzymuje obieg danego zamówienia. Zamówienie nie zarezerwowane można następnie prześledzić na ekranie Obsługa niedoborów zamówienia klienta. Jeżeli zaznaczymy określoną linię możemy sprawdzić przyczynę braku rezerwacji. Widoczna jest ona w polu Opis problemu wydania. Aby rozwiązać problem niedoborów używamy menu Operacje. Zaznaczamy następnie opcję Symulacja zamówienia klienta. Przejdziemy wtedy do ekranu z symulacją i tam poszukamy rozwiązania naszych problemów. Poniższy rysunek przedstawia ekran Obsługa niedoborów klienta. Rysunek 14: Obsługa niedoborów zamówień klientów Symulacja zmian linii zamówienia Jeżeli brakuje nam niektórych pozycji oznacza to dla firmy starty, ponieważ produkty nie zostaną dostarczone do klienta na czas. Aby rozwiązać ten problem, można uruchomić symulację linii zamówienia. Poniższy ekran służy do symulowania zmian linii zamówienia. Jest to przydatne do obliczenia optymalnego czasu dostawy. 10/15

11 rys.84. Symulacja zmian linii zamówienia/ Parametry symulacji W zakładce musimy podać numer zamówienia. Jeżeli zamówiono pakiet to w polu Nr pozycji musimy podać numer zamówienia. Pole Poz. Sprzed określa numer identyfikacyjny bieżącej pozycji sprzedawanej. W polu Ilość widnieje ilość pozycji zarejestrowanych dla danej linii zamówienia. W polu Pozostało widnieje ilość pozycji pozostałych do dostawy. Po ustaleniu parametrów symulacji możemy przejść do następnej zakładki, w której możemy obejrzeć jej wyniki. Rysunek 15: Symulacja zmian linii zamówienia/ Planowanie z uwzględnieniem parametrów symulacji Ilość danej pozycji podanej na zamówieniu klienta widzimy w kolumnie Wielkość wydań. Należy odjąć ją od salda dostępnego. Wielkość przychodu, np. z zamówienia zakupu, należy dodać do aktualnego salda. Pole W dyspozycji określa saldo będące w dyspozycji dla danego zdarzenia. Liczba ujemna, np. 75, oznacza niedobory. Jeżeli wyświetlona jest liczba , to oznacza, że data realizacji jest późniejsza niż data zakupu. Przyjmuje się wtedy, iż realizacja nastąpi terminowo. 11/15

12 Problem niedoborów można rozwiązać na kilka sposobów. Możemy na przykład przesunąć datę dostawy towaru. Możemy również zmniejszyć ilość określoną w linii zamówienia klienta. Po rozwiązaniu problemu niedoborów możemy ponownie zarezerwować określoną pozycję. Dokonujemy tego ponownie z menu Operacje zarezerwuj. Możemy także zaniechać rezerwacji ręcznej i poczekać na wykonanie rezerwacji zgodnie z harmonogramem. E). Szybki przepływ zamówienia Ekran służy do śledzenia i obsługi całego procesu zamówienia klienta, od jego aktywacji aż do utworzenia faktury sprzedaży. Tutaj mamy wgląd w aktualne operacje oraz w stopień ich zaawansowania (zakładka Status ). Rysunek 16: bsługa dostaw bezpośrednich Z menu Operacje możemy dokonywać dodatkowych czynności, między innymi drukować potwierdzenie zamówienia dla klienta. Również na tym ekranie widzimy dodatkową pomoc systemu. Istnieje bowiem kolumna Następny etap w przepływie zamówienia klienta. Jest to znaczne usprawnienie, ponieważ od razu widać, co musimy dalej robić, aby zamówienie klienta weszło w następny etap realizacji. Oznacza to, iż zamówienie może być realizowane płynnie, bez żadnych dodatkowych przestojów. Wpływa to na korzystnie na komfort obsługi a jednocześnie pozwala na lepszą koordynację naszych działań. Drukuj potwierdzenie zamówienia Funkcja umożliwia wydruk wprowadzonego zamówienia klienta. Wydruk taki można następnie wysłać go do klienta. Będzie on stanowił dla niego potwierdzenie księgowania. Funkcję tę wywołujemy z menu Operacje. 12/15

13 Rysunek 17: Menu Operacje Drukuj potwierdzenie zamówienia Poniżej przedstawiam potwierdzenie zamówienia wygenerowane przez system. Po aktywacji zamówienia klienta wydruk jest możliwy na dowolnym etapie obiegu zamówień. Wydruk taki jest opcjonalny. Nie powoduje on żadnych istotnych zmian w systemie. Drukowanie listy wydań Drukowanie listy wydań odbywa się na ekranie Drukowanie listy wydań dla zamówień klientów. Na ekranie widzimy numer zamówienia oraz aktualny status danego zamówienia. Są one oczywiście związane z konkretnym klientem. Przed przystąpieniem do tworzenia i drukowania listy wydań konieczne jest zarezerwowanie linii zamówień klienta. Rysunek 18: Drukowanie listy wydań dla zamówień klientów Wydrukowanie lisy wydań jest niezbędne. Służy ona osobom obsługującym wydawanie towaru. Otrzymują one informacje dotyczące pozycji sprzedawanych oraz ilości, jakie powinny być wydane dla określonego zamówienia. Gdy dana pozycja zamówienia jest paletą, należy dla każdej palety wydrukować osobną listę wydań. Jeżeli są to pojedyncze pozycje sprzedawane, wtedy takie listy tworzymy dla każdej grupy lokalizacji.. 13/15

14 Pozycje, dla których będziemy tworzyli listę wydań znajdujemy za pomocą funkcji wszystkie rekordy lub zapytanie. Następnie korzystamy z menu Operacje i wybieramy opcję Utwórz listę wydań. Po utworzeniu listy wydań nie można wykonywać żadnych zmian. F). Zapytania sprzedaż Jest to dział modułu IFS Sprzedaż, który służy do przeglądu wszelkich opcji związanych z transakcjami. Zapytania linie zamówień klientów Na tym ekranie możemy przejrzeć wszystkie informacje związane z liniami zamówień klientów. Informacje można sortować przez standardowe zapytanie do bazy danych i wyszukiwać informacje według interesujących nas kryteriów. Zapytania - planowanie dostępności wg pozycji Ekran służy do wyświetlania danych na temat dostępności pozycji sprzedawanych. Pomaga on w analizowaniu wielkości zaopatrzenia i zapotrzebowania w odniesieniu do konkretnej pozycji. Można go wyświetlić na kilka sposobów, z różnych miejsc w systemie. Najprościej można ten ekran jednak znaleźć w kategorii Zapytanie. Konkretną pozycję można znaleźć w bazie danych. Pozycja taka musi być pozycją magazynową ewentualnie pozycją sprzedawaną zarejestrowaną w magazynie, oraz kupowaną lub produkowaną w zakładzie należącym do firmy. Na ekranie można znaleźć informacje na temat czasu potrzebnego do produkcji, czasu realizacji zakupu pozycji i stanu magazynowego. Działania na tym ekranie nie mają żadnego wpływu na system. Jest to, typowe dla systemu IFS, okno wspomagające analizę i ułatwiające zarządzanie sprzedażą w tym zintegrowanym środowisku. Zapytania marża pokrycia Marża stanowi różnicę pomiędzy ceną sprzedaży a ceną standardową. Jest oparta na jednostce sprzedaży. Ekran zawiera dane na temat wartości marży na jednostkę sprzedaży. Mamy możliwość śledzenia wartości marży dla poszczególnych linii zamówienia. Możemy także sprawdzić wielkość upustów udzielonych klientowi oraz na jakiej podstawie zostały udzielone. W przedstawionej kalkulacji system uwzględnia wszystkie możliwe upusty, jakich udzielono klientowi. Na ekranie możliwe jest analizowanie dodatkowych upustów i ich wpływ na wielkość marży. Można tego dokonać wprowadzając wartość dodatkowego upustu. Służy do tego pole Dodatkowy upust. Trzeba tu jednak wyraźnie zaznaczyć, iż wprowadzenie danych w tym polu nie ma żadnego wpływu na system, ponieważ dane rzeczywiste wprowadza się w linii zamówień klientów. Zapytania zamówienia zapóźnione Ekran umożliwia przegląd zamówień, które z różnych powodów nie zostały zrealizowane. 14/15

15 Na ekranie widzimy między innymi pole o wartości nie zrealizowanych zamówień. Możemy także przejrzeć obiecane daty dostawy oraz nie wydane ilości konkretnych pozycji. Jest to okno informacyjne i służy jedynie celom poznawczym. Zapytania stan zaopatrzenia na zamówienie klienta Ekran służy do przeglądania danych na temat ilość pozycji pozostałych do dostawy w ramach linii zamówienia klienta. Dane możemy wybierać na dwa sposoby. Możemy wybrać pole Nr zamówienia i dokonać wyboru zamówienia, którego dane nas interesują. Jeżeli mamy bardzo dużą ilość danych wyboru dokonujemy stosując systemowe zapytanie do bazy danych z paska menu, gdzie wybieramy opcję szukaj. Zapytania wartość bieżących zamówień Możemy tutaj śledzić jakie pozycje są aktualnie zamówione przez klientów, jaka jest wielkość zakupów. W tym oknie sprawdzimy także łączną wartość zakupów jaka przypada na poszczególne zamówienia. Zapytania statystyka realizacji dostaw Ekran umożliwia przegląd zrealizowanych dostaw. Jeżeli w bazie znajduje się bardzo duża ilość danych, możemy zastosować systemowe zapytanie i odszukać żądane pozycje wg wybranych przez nas kryteriów. 15/15