PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA Projekty parasolowe REKOMENDACJE I WSKAZÓWKI. Rzeszów, r.

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA 2007-2013. Projekty parasolowe REKOMENDACJE I WSKAZÓWKI. Rzeszów, 13-14.03.2014 r."

Karol Laskowski
8 lat temu
Przeglądów:

1 PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA Projekty parasolowe REKOMENDACJE I WSKAZÓWKI Rzeszów, r.

2 Umowa o dofinansowanie dokumentacja projektu Dokumenty dotyczące projektu muszą być łatwo dostępne, przechowywane w sposób uporządkowany i ułatwiający przeprowadzenie kontroli upoważnionym do tego organom, zaś Beneficjent/Partner ma obowiązek poinformować Instytucję Kontraktującą o miejscu ich przechowywania. (zgodnie z art General Conditions)

3 Umowa o dofinansowanie dokumentacja projektu Do 7 lat po płatności końcowej mogą mieć miejsce kontrole przeprowadzane przez następujące organy: Komisja Europejska, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, Europejski Trybunał Obrachunkowy, audytorzy zewnętrzni upoważnieni przez WIZ. (zgodnie z art General Conditions)

4 Umowa o dofinansowanie dokumentacja projektu Wymagane zapewnienie dostępu do: miejsc wdrażania Projektu, w tym do systemów informacyjnych, jak również dokumentów i baz danych związanych z technicznym i finansowym zarządzaniem Projektem; dokumentów pomocniczych stanowiących podstawę ewidencji księgowej; dokumentów księgowych i innych dokumentów mających związek z finansowaniem projektu. (zgodnie z art General Conditions)

5 Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Zatrudnianie własnego personelu (zatrudnionego już na umowę o pracę) na umowy cywilnoprawne w projekcie w sytuacji, gdy zakres obowiązków jest tożsamy; Nieprzestrzeganie zasad źródła pochodzenia i narodowości, brak świadectw pochodzenia i deklaracji pochodzenia; Naruszenia PZP, np. wybór błędnej procedury, brak ogłoszeń na stronach UE, u partnerów BY, UA rozstrzyganie przetargów zgodnie z prawem narodowym, ale nie Aneksem IV, PRAG;

6 Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Brak dokumentów/analizy potwierdzającej, iż wybór wykonawcy był przeprowadzony w oparciu o zasady konkurencyjności, przejrzystości i braku konfliktu interesów (najczęściej 3 oferty); Zlecanie usług/dostaw podmiotom powiązanym z Beneficjentem/ Partnerem bez przestrzegania ww. zasad; Zbyt ogólne zapisy umów z wykonawcami WAŻNE: precyzyjność opisu przedmiotu zamówienia, w tym np. informacje o formie i zakresie opracowania/publikacji, innowacyjności w stosunku do już istniejących opracowań, etc.

7 Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Brak wydzielonych osobnych lub analitycznych kont księgowych dla celów realizacji projektu, WAŻNE: wydatki w projekcie mają być łatwo identyfikowalne i weryfikowalne! Niespójność danych w dokumentach projektu, WAŻNE: Aneks I i III do umowy o dofinansowanie a raporty opisowe i finansowe, raporty indywidualne, częściowe a raport skonsolidowany, etc.

8 Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Niekompletne dokumenty, UWAGA na: protokoły odbioru, karty czasu pracy, sprawozdania z wykonanych w projekcie czynności przez osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne, dokumentację przetargową, listy obecności ze spotkań, faktury, dowody zapłaty, etc. Brak upoważnienia dla osoby podpisującej dokumenty.

9 Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Błędne opisy faktur, np.: - błędne kwoty kosztów kwalifikowalnych (VAT), - opis wydatku bez wykazania związku z projektem i niezbędności w projekcie, - w przypadku faktury obejmującej np. 2 linie budżetowe wskazanie tylko numerów linii, brak kwot rozliczanych w ramach każdej z nich. UWAGA: Faktury opłacone częściowo (zaliczka) można rozliczyć po odebraniu przedmiotu zamówienia (protokół odbioru pracy/produktu) w wysokości kwoty wypłaconej w okresie objętym raportem finansowym.

10 Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Raportowanie w szczególności uwaga na: przestrzeganie okresów raportowania i terminów składania raportów, stosowanie odpowiednich formularzy - aktualne wersje: wypełnianie formularzy zgodnie z instrukcją, składanie do WST raportu 4-miesięcznego obejmującego wszystkie działania w projekcie parasolowym z okresu raportowania, raporty finansowe: kompletność raportu audytora wszystkie załączniki wymagane wg. Aneksu VII do umowy o dofinansowanie, czytelność i kompletność wydruków!

11 Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Zmiany w projektach w szczególności uwaga na: zmiany wymagające aneksu do umowy grantowej a zmiany dopuszczalne na zasadzie pisemnego zgłoszenia, zmiany budżetowe dotyczące kosztów administracyjnych i rezerwy na nieprzewidziane wydatki każdorazowo wymagają zgody WIZ i aneksu do umowy o dofinansowanie, stosowanie odpowiednich formularzy zgłaszania zmian aktualne wersje: czytelność i kompletność wydruków!

12 Nieprawidłowości/błędy beneficjentów Programu Brak lub niewłaściwe oznakowania promocyjne zapisy umowy o dofinansowanie, wytyczne KE, konsultacje z WST; Problemy w komunikacji pomiędzy partnerami prowadzące do problemów z realizacją działań w projekcie spotkania, system przepływu informacji w ramach mikroprojektu oraz pomiędzy partnerami w mikroprojektach a partnerem wiodącym projektu parasolowego, system monitoringu i raportowania, etc.

13 Podsumowanie - kwestie kluczowe - Znajomość i stosowanie zapisów umowy o dofinansowanie i jej załączników, Stosowanie właściwych formularzy, Dbanie o rzetelność i prawidłowość przedstawianych danych/informacji, Korzystanie ze wskazówek zamieszczanych na stronie Programu Korzystanie z możliwości konsultacji indywidualnych.

15 Połączenie sił to początek, pozostanie razem to postęp, wspólna praca to sukces. Henry Ford

16 Dziękuję! Wspólny Sekretariat Techniczny Tel

Podobne dokumenty

EISP PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA WPROWADZENIE DO RAPORTOWANIA

EISP PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA-BIAŁORUŚ-UKRAINA 2007-2013 WPROWADZENIE DO RAPORTOWANIA Lublin, 5-6 II2013 Raporty: Obowiązki wynikające z Umowy o dofinansowanie: Artykuł 2 Warunków Ogólnych