Aspekty finansowe projektów w ramach programu IEE

Transkrypt

1 Aspekty finansowe projektów w ramach programu IEE Monika Jarzemska Krajowy Punkt Kontaktowy IEE Krajowa Agencja Poszanowania Energii S.A. Nowowiejska 21/25, Warszawa kpkiee@kape.gov.pl

2 Budżet projektu

3 Kategorie kosztów w budżecie Kategorie kosztów występujące w projektach IEE: > Koszty personalne > Koszty pośrednie > Usługi zewnętrzne > Koszty podróży > Koszty zakupu sprzętu > Inne koszty projektu

4 Koszty osobowe > Należy określić wszystkie kategorie personelu niezbędne w projekcie (kierownik projektu, ekspert, starszy ekspert, młodszy ekspert, starszy inżynier, technik itp.) > W kosztach bezpośrednich można ująć jedynie koszy personelu technicznego i specjalistycznego; personel administracyjny oraz obsługa sekretariatu nie może być bezpośrednio wliczona, ponieważ ujęta jest w kosztach pośrednich. > Wyjątek może zostać uczyniony kiedy zadania opisane w działaniu uzasadniają znaczące i ciągłe zaangażowanie personelu administracyjnego lub sekretarskiego. W tym wypadku muszą one być wyłączone z wyliczeń kosztów pośrednich.

5 Kalkulacja kosztów personalnych > Całkowite Koszty Personalne = Całkowita ilość godzin spędzonych na projekt (w okresie raportowania) przez pracowników * stawki personalne poszczególnych pracowników; > Stawki godzinowe NIE SĄ UZGODNIONE na etapie negocjacji!!! > NADGODZINY mogą być rozliczane TYLKO gdy zostały uwzględnione przy zdefiniowaniu CZASU PRODUKTYWNEGO > Tylko koszty personalne, a NIE CENY (np. stawka godzinowa + marża) - > koszty powinny być rozsądne, uzasadnione, znaczące odchyłki od średnich krajowych kosztów personalnych za taką samą pracę należy uzasadniać.

6 Koszty podwykonawstwa > Usługi zewnętrzne są świadczone przez osoby trzecie poza organizacją i poza konsorcjum projektu. Odnoszą się one wyłącznie do zakupu usług, nie towarów. > Podwykonawstwo może jedynie odnosić się do ograniczonej części działania. > Podwykonawcy powinni być wybierani w oparciu o jasne zasady, najlepsza ofertę, uwzględniając cenę i jakość (najlepszy stosunek jakości do ceny). Zgodnie z bardzo uproszczoną procedurę należy pozyskać trzy różne oferty i poddać je ocenie zgodnie z ustalonymi ogólnymi kryteriami, aby zapewnić sprawiedliwe i równe traktowanie każdego z oferentów.

7 Podwykonawstwo (in house consultant) > Forma podwykonawstwa; > Rozliczana w kosztach personalnych gdy spełnione są następujące warunki: : > UMOWA z konsultantem > MUSI pracować pod NADZOREM beneficjenta; > MUSI pracować w SIEDZIBIE (wyjątek: telepraca stosowana jako standardowe rozwiązanie) i KORZYSTAĆ z infrastruktury beneficjenta (koszty pośrednie)!!!! > WYNIKI należą do beneficjenta > KOSZTY są rozsądne, zgodne z praktyką oraz kosztami pracowniczymi w tej samej kategorii; > Koszty PODRÓŻY są opłacane bezposrednio przez beneficjenta.

8 Koszty podróży > Koszty podróży i utrzymania personelu pracującego bezpośrednio nad projektem kalkulowane są na podstawie zwyczajowej praktyki uczestnika. > Należy podać jasny opis podróży: > Powód podróży > Cel podróży > Liczba osób podróżujących

9 Zakup sprzętu > W związku z rodzajem działania (nie-technologiczne) jakikolwiek sprzęt do promocji i rozpowszechniania projektów programu IEE będzie zaakceptowany na wyjątkowych warunkach i jedynie za uprzednią zgodą, np. oprogramowanie baz danych, specjalistyczny sprzęt do monitorowania itd. > Podstawowy sprzęt biurowy (PC, laptop, drukarka, itp.) jest częścią kosztów pośrednich i nie kwalifikuje się jako koszt bezpośredni do tej kategorii. > Jedynie cześć amortyzacji sprzętu, odpowiadająca czasowi trwania akcji oraz stopie rzeczywistego użycia dla celów akcji, może być brana pod uwagę jako koszty kwalifikowane.

10 Inne koszty projektu > Koszty związane z organizacją szkoleń i wydarzeń. > Koszty kolacji na spotkaniach projektowych, uznawane za koszty kwalifikowane do granicy maksimum 40 na osobę. Ponadto łączna suma ograniczona jest do maksymalnie dwa razy większej niż liczba uczestników konsorcjum. Na spotkanie jedynie koszty jednej kolacji będą uznane za dozwolone. > Drukowanie materiałów promocyjnych i informacyjnych. > Koszty podróży dla osób niebędących ani członkami personelu, ani podwykonawcami. > Opłaty wpisowe na konferencje i inne wydarzenia. > Koszty gwarancji bankowych. > Koszty raportów audytu.

11 Jakie koszty są kwalifikowane? > Związane z projektem, > Zawarte w szacunkowym budżecie (Annex II), > Niezbędne do realizacji działań projektu, > Poniesione w czasie trwania projektu (wyjątek stanowią koszty związane z raportem końcowym/ audytem mogą zostać poniesione w przeciągu maksymalnie 2 miesięcy od zakończenia projektu), > Rozsądne, udokumentowane, zgodne z wewnętrznymi regułami księgowymi beneficjenta oraz zgodnie z zasadą rozsądnego zarządzania finansowego, szczególnie efektywności kosztowej i value for money, Identyfikowalne, weryfikowalne i poniesione zgodnie z obowiązującymi regułami księgowymi, Poniesione i zaksięgowane nie później niż w dniu zakończenia projektu (z wyłączeniem kosztów raportu/audytu patrz powyżej) Zgodne z wymaganiami odnośnego prawa podatkowego i socjalnego Potwierdzone przez odpowiedni dowód pozwalający na identyfikację i sprawdzenie (z wyjątkiem ryczałtowych kosztów pośrednich) 11

12 Które koszty są niedozwolone? > koszty hipotetyczne, np. przewartościowanie wyposażenia budynków/kapitału, szacowana bądź wymyślona korzyść, szacowane koszty wynajmu, > wartość wkładu rzeczowego (przez stronę, która nie podpisała kontraktu, wniesiona wiedza, sale spotkań, broszury itp. wolne od opłat jako wkład do projektu), > zwrot z kapitału, włączając dywidendy/inne zyski, > rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania, długi i opłaty za obsługę długów, niezapłacone odsetki, długi wątpliwe, zasoby udostępnione beneficjentowi nieodpłatnie, nadmierne lub nierozważne wydatki, podatek VAT, chyba że beneficjent jest w stanie wykazać, że jego zwrot jest niemożliwy, koszty zadeklarowane przez beneficjenta związane z innymi działaniami lub pracami objętymi dotację wspólnotową, straty na kursach wymiany walut. 12

13 Współfinansowanie > Finansowanie oparte jest na zasadzie podziału kosztów!!! > EACI pokrywa maksymalnie 75% kosztów kwalifikowanych; > Koszty niekwalifikowane oraz pozostałe koszty kwalifikowane powinny być finansowane poprzez dofinansowanie z innych źródeł (własnych/trzeciej strony) Sposób pozyskania brakujących 25% należy dokładnie objaśnić.

14 Twój kontrakt Charakterystyka kontraktu Prawa i obowiązki, Pomiędzy EACI i wszystkimi beneficjentami, Jeden z beneficjentów, jako koordynator, ma dodatkowe obowiązki dotyczące współpracy z EACI. Kontrakt właściwy Warunki szczegółowe: dotyczą szczególnych wymagań programu IEE Warunki ogólne: Aneksy Elementy kontraktu postanowienia prawne, administracyjne, finansowe. (I): Opis działań (II): Szacunkowy budżet (III): Raporty finansowe i techniczne (IV): Upoważnienia 14

15 Budżet a koszty rzeczywiste Na etapie wniosku: Na etapie raportu końcowego: > koszty/godziny ujęte w budżecie: -> oszacowanie, aczkolwiek powinno być realistyczne i zgodne z zadaniami do zrealizowania (np. rozmienianie godzin starszych ekspertów na więcej godzin młodszych ekspertów nie zawsze będzie akceptowane!) > rzeczywiste koszty/godziny: -> w oparciu o dokumentację księgową tj. harmonogramy pracy, faktury, kwitki wypłat, w skrajnych przypadkach deklaracje podatkowe 15

16 Co dzieje się w przypadku zmian? Aneksy (Artykuł II.13) > Różne rodzaje aneksów w zależności od rodzaju zmian: > Porozumienie uzupełniające ( Contract Amendment ) > Istotne zmiany, np. zmiana partnerów, znacząca zmiana w aneksie I/II, > zmiany budżetu > 20% > Wymiana listów ( Letter Amendment ) > Niewielkie zmiany, np. zmiana konta bankowego, zmiana harmonogramu raportów... > Modyfikacje odnoszące się tylko do praktycznych aspektów administracyjnych, nie powodujących zmian finansowych, mogą być uzgodnione drogą ową > np. zmiana adresu korespondencyjnego czy zmiana osoby reprezentującej firmę ) 16

17 Uproszczenie Zmiany budżetowe (Artykuł I.4.4/II.13) > Przesunięcia w budżecie nie wymagają zmiany kontraktu jeżeli: > Nie wpływają na realizację działań, > Przesunięcia pomiędzy kategoriami kosztów nie przekraczają 20% całkowitych kosztów kwalifikowanych budżetu beneficjenta, > Przesunięcie pomiędzy beneficjentami nie przekracza 20% całkowitych kosztów kwalifikowanych beneficjenta, który środki otrzymuje. > Nie zapomnij poinformować EACI o zmianach w momencie składania raportu końcowego > Uwaga: Zespół projektowy ponosi odpowiedzialność za realizację projektu na zasadach zapisanych w kontrakcie 17

18 Raportowanie (Artykuł I.7) > Raport techniczny z postępu prac (PR) > Jeden raport z prac zrealizowanych pomiędzy 18 a 27 miesiącem kontraktu (jeśli projekt trwa 36 miesięcy) > Raport połówkowy (IR) Dotyczy okresu od 1 do 17 miesiąca, > W przeciągu 30 dni od zakończenia okresu raportowania, > Zawiera połówkowy raport finansowy w przeliczeniu na Euro (zasada ta obowiązuje od 2010 r. i objęła wstecznie także projekty z konkursu 2008) > Raport końcowy (FR) Dotyczy okresu od 1 do 36 miesiąca, składany w przeciągu 60 dni od zakończenia projektu, > Zawiera końcowy raport finansowy w Euro. Sprawdź wzory raportów w zakładce Wdrażanie projektu na stronie internetowej IEE! 18

19 Informacje dotyczące przeliczania kosztów!!! > Zmiana klauzuli kursu przeliczeniowego walut w kontraktach IEE2 (zaczynających się od IEE/XX/XXX): > wszyscy partnerzy mają obecnie 2 możliwości przeliczania poniesionych kosztów na euro: =>miesięczny kurs przeliczeniowy ustalony przez Komisję i publikowany na jej stronach > w dniu, w którym koszt został poniesiony, > pierwszego dnia roboczego miesiąca następującego po okresie, którego dotyczy raport finansowy. 19

20 Płatności (Artykuł I.5/II.16.2) > EACI ma 90 dni na ocenę zaakceptowanie bądź odrzucenie raportu i wypłatę środków > EACI może zawiesić przyjęcie raportu i opóźnić płatność > kiedy dostarczony raport(-y) jest (są) niekompletne lub > kiedy niezbędne jest dostarczenie dodatkowych dokumentów lub potwierdzeń/informacji (patrz II.15.2) > Koordynator ma 20 dni na dostarczenie dodatkowych informacji/dokumentów lub nowego (-ych) raportu (-ów). > Opóżnienie przyjęcia raportu/płatności liczy się od momentu, kiedy EACI otrzyma oryginały i wersje elektroniczne raportu 20

21 Kontrakt realizacja projektu Pierwsza płatność 30% (zaliczka) w ciągu 45 dni Raport przejściowy merytoryczny Raport połówkowy merytoryczny miesiąc 18 lub 70% zrealizowanej pracy Druga płatność 30% (zaliczka) w ciągu 90 dni od złożenia raportu Raport końcowy merytoryczny i finansowy Raport przejściowy merytoryczny Płatność końcowa 40% (w ciągu 90 dni od złożenia raportu) Projekt 3 letni

22 Pytania? Krajowy Punkt Kontaktowy IEE Krajowa Agencja Poszanowania Energii S.A. ul. Nowowiejska 21/25, Warszawa