Regulamin zatwierdzania i rozliczania imprez programowych, szkoleniowych Hufca Jastrzębie-Zdrój

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Regulamin zatwierdzania i rozliczania imprez programowych, szkoleniowych Hufca Jastrzębie-Zdrój"

Agnieszka Dudek
5 lat temu
Przeglądów:

1 Regulamin zatwierdzania i rozliczania imprez programowych, szkoleniowych Hufca Jastrzębie-Zdrój 1

2 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin zatwierdzania i rozliczania imprez programowych i kształceniowych Hufca ZHP Jastrzębie-Zdrój, zwany dalej Regulaminem określa zasady zatwierdzania i rozliczania imprez śródrocznych, organizowanych przez jednostki organizacyjne Hufca ZHP Jastrzębie-Zdrój. Nie ma obowiązku zatwierdzenia zbiórek wynikających z planu pracy gromady/drużyny, które organizowane są poza miejscem stałych zbiórek, jeżeli nie wiążą się one z wydatkami. 2. Regulamin ma na celu zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów i wydawania zezwoleń na organizację imprez programowych i kształceniowych Hufca. 3. Imprezę programową organizować może jedna lub kilka jednostek organizacyjnych. 4. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: imprezie śródrocznej, zwanej dalej imprezą rozumie się przez to biwaki, rajdy, złazy, zloty, wycieczki, manewry, festiwale, itp., trwające ponad 24 godziny lub odbywające się poza miejscem działania jednostki lub związane z odpłatnością, organizowane poza HAL i HAZ. jednostce organizacyjnej Hufca ZHP Jastrzębie-Zdrój, zwanej dalej jednostką rozumie się przez to gromady, drużyny, załogi, szczepy i kręgi Hufca ZHP Jastrzębie-Zdrój; imprezie środowiskowej rozumie się przez to imprezę organizowaną przez co najmniej dwie jednostki organizacyjne, preliminarzu rozumie się przez to dokument, w którym ujęto wszystkie planowane wpływy i wydatki związane z organizacją imprezy. DOKUMENTACJA Dokumentację programową stanowią: program imprezy wraz z proponowaną informacją dla rodziców, karta wycieczki/imprezy/biwaku (załącznik nr 2), preliminarz (załącznik nr 3), 2

3 zgody rodziców/opiekunów na udział w imprezie osób niepełnoletnich (załącznik nr 4), lista uczestników (załącznik nr 5), potwierdzenia dokonanych rezerwacji (noclegów, środków transportu, wynajmu obiektu itp.). 1. Dokumentacja imprezy sporządzana jest w dwóch egzemplarzach jeden egzemplarz otrzymuje organizator, a drugi osoba zatwierdzająca. WYMAGANIA KADROWE 1. W każdej imprezie, poza organizatorami, zobowiązani są uczestniczyć także kierownik imprezy i opiekun/opiekunowie. Kierownik może być jednocześnie opiekunem. 2. Kierownikiem imprezy może być osoba pełnoletnia, która spełnia jedno z poniższych wymagań: jest instruktorem harcerskim; ukończyła kurs kierowników wycieczek szkolnych; posiada uprawnienia przewodnika turystycznego, przodownika lub instruktora turystyki kwalifikowanej lub pilota wycieczek. 3. Opiekunem może być każda osoba pełnoletnia. 4. W przypadku uczestników do 10 roku życia oraz w przypadku turystyki kwalifikowanej (wysokogórskiej, kajakarskiej, żeglarskiej, rowerowej itp.) na 1 opiekuna przypada nie więcej niż 10 uczestników. W pozostałych przypadkach na 1 opiekuna przypada nie więcej niż 15 uczestników. UWAGA! Wycieczki piesze lub narciarskie na terenach górskich, leżących na obszarach parków narodowych i rezerwatów przyrody oraz leżących powyżej m n.p.m., mogą prowadzić tylko górscy przewodnicy turystyczni. W skład kadry imprezy żeglarskiej (przewidującej zajęcia na wodzie), obowiązkowo musi wchodzić osoba posiadająca co najmniej patent żeglarza jachtowego. 3

4 PROCEDURA ZATWIERDZANIA IMPREZY I. OSOBA ZATWIERDZAJĄCA Osobą zatwierdzającą imprezę pod kątem programowym jest zastępca komendanta hufca ds. programowych oraz finansowo skarbnik hufca. W szczególnie uzasadnionych okolicznościach osobami upoważnionymi do zatwierdzenia imprezy są również komendant hufca oraz zastępca komendanta ds. pracy z kadrą. II. DOKUMENTACJA DO ZATWIERDZENIA IMPREZY Dokumentami niezbędnymi do zatwierdzenia imprezy są: 1. Program imprezy Program imprezy powinien określać przede wszystkim: 1.1. organizatora, 1.2. termin i miejsce, 1.3. cele i zamierzenia, 1.4. fabułę, 1.5. listę uczestników, 1.6. listę kadry, 1.7. ekwipunek uczestników, 1.8. ramowy plan imprezy 2. Preliminarz Organizator wypełnia załącznik nr Karta wycieczki/biwaku/rajdu III. TERMINY 1. TERMIN ZATWIERDZENIA IMPREZY Impreza jednostki winna być zgłoszona najpóźniej na posiedzeniu komendy hufca poprzedzającym jej rozpoczęcie, Impreza środowiskowa winna być zgłoszona najpóźniej na posiedzeniu komendy hufca poprzedzającym jej rozpoczęcie. 4

5 2. TERMIN DOSTARCZENIA DOKUMENTACJI Dokumentację niezbędną do zatwierdzenia imprezy, tj. ramowy plan imprezy oraz preliminarz należy złożyć w komendzie hufca lub przesłać na adres mailowy osoby zatwierdzającej najpóźniej na posiedzeniu komendy hufca poprzedzającym wyjazd. Pozostałą dokumentację imprezy, taką jak: o kartę wycieczki/imprezy, o listę uczestników, o potwierdzenie rezerwacji, Należy przedłożyć osobie zatwierdzającej najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem imprezy. IV. FINANSE 1. Wpłaty dodatkowych składek członkowskich zadaniowych za udział w imprezie, a także rozliczenia imprez załatwiane są bezpośrednio ze skarbnikiem hufca. 2. Wpłaty uczestnicy dokonują na konto HUFCA w tytule wpisując nazwy imprezy i nazwiska uczestnika. Bank Spółdzielczy w Jastrzębiu-Zdroju nr. konta : , 7 dni przed wyjazdem. 3. Komendant imprezy przedstawia skarbnikowi listę uczestników imprezy 7 dni przed datą rozpoczęcia imprezy. 4. Konieczność pobrania zaliczki na organizację imprezy należy zgłosić telefonicznie skarbnikowi hufca 7 dni przed datą rozpoczęcia imprezy. 5. Wszelkie wydatki muszą być potwierdzone fakturą wystawioną na: Związek Harcerstwa Polskiego, Chorągiew Śląska, Hufiec Jastrzębie-Zdrój, ul. 1-go Maja 39-41, Jastrzębie-Zdrój, NIP: Na odwrocie faktury należy do konać opisu faktury: w jakim celu zostało dokonano zakupu. Jeżeli faktura jest wystawiona na artykuły spożywcze należy do niej dodać listę uczestników imprezy z PODPISAMI. Przykładowe opisy faktur stanowią załącznik nr Jeżeli na organizowanej imprezie przewidziano nagrody dla uczestników należy przedłożyć wraz z dokumentacją listę uczestników korzystających z wyżywienia wraz z podpisami. 7. Jeżeli na organizowanej imprezie przewidziano wyżywienie dla jej uczestników przedłożyć wraz z dokumentacją listę odbioru nagród z podpisami nagrodzonych. 5

6 8. Przed rozliczeniem imprezy należy przesłać na adres mailowy skarbnika: zestawienie faktur, wypełniony formularz rozliczenia imprezy, stanowiący załącznik nr 8 do niniejszego regulaminu. 9. Impreza winna być rozliczona w terminie 14 dni od jej zakończenia. 10. W celu rozliczenia imprezy należy: przedłożyć listę uczestników oraz oryginały faktur wraz z ich opisem przedłożyć wydrukowane zestawienie faktur, wpłacić saldo z imprezy do kasy hufca. (rozliczyć zaliczkę) V. ZGODA NA ORGANIZACJĘ IMPREZY Osoba zatwierdzająca imprezę, po przedłożeniu przez organizatora kompletu dokumentów i uregulowaniu kwestii finansowych ze Skarbnikiem Hufca wystawia organizatorowi zgodę na organizację imprezy (załącznik nr 7). Jeżeli organizacja imprezy wymaga wypożyczenia sprzętu z magazynu hufca należy zgłosić zapotrzebowanie kwatermistrzowi hufca na formularzu wypożyczalni hufcowej na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem imprezy załącznik nr 9 VI. PROMOCJA IMPREZY Organizator imprezy hufca jest zobowiązany do promocji imprezy na stronie internetowej hufca i na facebooku. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za promocję imprezy nie zwalnia odpowiedzialności organizatora imprezy za promocję. VII. OCENA REALIZACJI IMPREZY Ewaluacja imprezy hufca następuje na zbiórce drużynowych celem oceny realizacji imprezy. Ocena imprezy ma za zadanie wykluczenie na przyszłość błędów popełnionych podczas organizacji i przebiegu imprezy, oraz znalezienie dobrych zachowań organizatorów (pochwalenie). Ocenie będą podlegać następujące obszary: A) Przygotowanie imprezy a) plan b) finanse 6

7 c) Zatwierdzenie B) Przebieg imprezy a) sposób realizacji planu C) Kwatermistrzostwo D) Rozliczenie a) terminowość b) finanse c) promocja Ocena imprezy będzie oceną do mapy kompetycji instruktorskiej każdego członka sztabu organizatorów imprezy. Skala oceny imprezy jest pięciostopniowa. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Nie przedłożenie dokumentów w terminach, o których mowa w niniejszym regulaminie skutkować będzie brakiem zgody na organizację imprezy. 2. Po zatwierdzeniu imprezy wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej i powinny być zgłaszane oraz konsultowane z osobą zatwierdzającą. 7

Podobne dokumenty

Hufiec ZHP Ziemi Gliwickiej

Hufiec ZHP Ziemi Gliwickiej ZASADY ZATWIERDZANIA I ROZLICZANIA BIWAKÓW, RAJDÓW WYCIECZEK I INNYCH IMPREZ Rozdział I. Zasady ogólne. 1. Biwak jest formą wypoczynku dzieci i młodzieży trwającą od 2 do 5