Zarządzanie projektami

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami Rafał Derlacz Zakład Regulacji Metabolizmu, Wydział Biologii, UW

2 Skąd się biorą projekty (spełnianie czyichś potrzeb): przestarzałość istniejących produktów, rozwiązań siły konkurencji (walka o pozycję na rynku) wymagania odbiorcy = klienta sugestie pracowników konieczność reorganizacji przedsiębiorstwa?? KIEROWNIK PROJEKTU Chęci i potrzeby Cele Wymagania funkcjonalne Wymagania techniczne

3 Ocena potrzeb: potrzeby istnieją na różnych poziomach potrzeby trzeba oddzielić od chęci projekty mogą dotyczyć sprzecznych ze sobą potrzeb klienci często nie znają lub nie rozumieją swoich potrzeb potrzeby ocenia się poprzez analizę dokumentacji, wywiady, badania, adudyty

4 Prototypowanie i doprecyzowanie potrzeb: Prototypowanie: określenie wymagań budowa prototypu lub modelu, który pomaga w sprecyzowaniu wymagań tworzy się określone reguły, które mają zapobiec chaosowi Doprecyzowywanie: dopracowanie na kolejnych etapach początkowe określenie zakresu, który jest uszczegóławiany w miarę trwania projektu nie wolno mylić uszczegóławiania zakresu z jego rozrostem

5 Formułowanie właściwych celów: porozumienie między kimś, kto czegoś potrzebuje, a kimś kto może to zapewnić na wszystkich poziomach: firmy, projektu, zespołu, zadania opiera się na modelu SMART: Specific Measurable Agreed upon Realistic S M A R T Sprecyzowany Mierzalny Akceptowalny Realistyczny Time constrained Terminowy

6 Wymagania: Funkcjonalne CO? nietechniczne zrozumiałe specyfikacje dotyczące wydajności właściwości i osiągi zorientowane na klienta Techniczne JAK? szczegółowe komponenty określone technologie specyfikacje projektowe zorientowane na zespół Podstawowe problemy przy określaniu wymagań: klienci podający wymagania techniczne członkowie zespołu projektowego chcący poprawić wymagania funkcjonalne klienta

7 Projekt: (sens podejmowania realizacji projektu dyktuje potrzeba) tymczasowa działalność podejmowana w celu wytworzenia unikatowego wyrobu, usługi lub osiągnięcia unikatowego rezultatu Projekt A PROGRAM 1 Projekt B Projekt C Ciągła działalność organizacji Projekt D Projekt E PROGRAM 2

8 Projekt: (cechy charakterystyczne) tymczasowość, ale nie krótkotrwałość = określony początek i koniec A) projekt jest często efektem tak zwanej okazji rynkowej, co ma charakter przejściowy B) zespół projektowy rzadko funkcjonuje dłużej niż sam projekt unikatowość wyrobu, usługi czy rezultatu stopniowe doprecyzowywanie = tworzenie czegoś w kilku etapach, dodając kolejne szczegóły

9 Zarządzanie projektem: określenie wymagań wyznaczenie jasnych i osiągalnych celów utrzymywanie równowagi między trudnymi do pogodzenia wymaganiami wyznaczającymi jakość: A) zakresu B) czasu C) kosztów dostosowanie specyfikacji do różnych interesariuszy

10 Zarządzanie projektem: określenie wymagań wyznaczenie jasnych i osiągalnych celów utrzymywanie równowagi między trudnymi do pogodzenia wymaganiami wyznaczającymi jakość: A) zakresu B) czasu C) kosztów dostosowanie specyfikacji do różnych interesariuszy

11 Potrójne ograniczenie projektu Zakres Koszt odpowiednie wyważenie trzech wymiarów potrójnego ograniczenia połączenie sztuki i rzemiosła stałe doprecyzowywanie projektu Czas

12 Zarządzanie projektem: określenie wymagań wyznaczenie jasnych i osiągalnych celów utrzymywanie równowagi między trudnymi do pogodzenia wymaganiami wyznaczającymi jakość: A) zakresu B) czasu C) kosztów dostosowanie specyfikacji do różnych interesariuszy

13 Interesariusze i ich wpływ na projekt Instytucje nadzorujące Sponsor Użytkownicy Interesariusze mają różną możliwość wpływania na Projekt Podmioty zewnętrzne Członkowie zespołu Projekt Podmioty wewnętrzne Ważne jest aby zbadać, kto może zabić Projekt. Wymagania tego podmiotu należy spełnić w pierwszej kolejności. Podwykonawcy Wyższe kierownictwo Dostawcy

14 Relacje między interesariuszami a projektem Projekt Sponsor Kierownik projektu Zespół kierujący projektem Zespół realizujący projekt Interesariusze projektu

15 Zarządzanie projektem Kanon wiedzy o zarządzaniu projektem Umiejętności interpersonalne Wiedza i umiejętności z zakresu zarządzania Wiedza, normy, standardy z danego obszaru zastosowań Zrozumienie otoczenia projektu

16 Zarządzanie projektem definicja cyklu życia projektu Kanon wiedzy o zarządzaniu projektem pięć grup procesów zarządzania projektem dziewięć obszarów wiedzy Umiejętności interpersonalne Wiedza i umiejętności z zakresu zarządzania Wiedza, normy, standardy z danego obszaru zastosowań Zrozumienie otoczenia projektu

17 Cykl życia projektu Rozpoczęcie Planowanie Realizacja Zakończenie kolejne etapy następują zwykle jeden po drugim koszty oraz zaangażowanie zasobów są na początku niskie, następnie zaczynają wzrastać poziom niepewności jest najwyższy na początku projektu, a więc najwyższe jest ryzyko możliwość wywierania wpływu przez interesariuszy jest największa na początku projektu, potem stopniowo malej

18 Cykl życia projektu, typowa kolejność etapów Materiały wejściowe Pomysł Zespół kierujący projektem Etapy POCZĄTKOWY POŚREDNIE KOŃCOWY Rezultaty kierowania projektem Karta Plan Deklaracja zakresu Wykonanie projektu Plan bazowy Akceptacja Zatwierdzenie Przekazanie Produkt

19 Karta projektu: (zwięzły dokument, wyznaczenie obszaru pełnomocnictw, określa nazwiska i stanowiska pod kątem obowiązków w projekcie, planuje przepływ informacji i dostęp do dokumentacji, określa oczekiwania względem kontroli zmian, budżetowania i raportów wykonawczych) źródło uprawnień w czasie realizacji projektu pisemne porozumienie między kierownictwem firmy, kierownikiem projektu, a kierownikami funkcyjnymi wstępne przypisanie ról i obowiązków (odpowiedzialności) Dokument wymagań projektu: dokumentuje cele i wymagania projektu dokumentuje analizę ekonomiczno finansową jest przygotowywany przez zespół projektowy do zatwierdzenia przez kierownictwo firmy i część interesariuszy często wykorzystywany do osiągania kompromisu między interesariuszami

20 Cykl życia projektu, typowa kolejność etapów Aktualizacja Cykl życia produktu Biznesplan Użytkowanie produktu Wycofanie Pomysł Produkt Cykl życia projektu ETAP POCZĄTKOWY ETAPY POŚREDNIE ETAP KOŃCOWY

21 Cykl życia projektu, wpływ interesariuszy WYSOKI Wpływ interesariuszy Koszty zmian NISKI Czas trwania projektu

22 Cykl życia projektu, poziom ponoszonych kosztów Ponoszone koszty i zaangażowanie personelu Etap początkowy Etapy pośrednie projektu Etap końcowy Czas

23 Grupy procesów zarządzania projektem 1. Grupę procesów rozpoczęcia 2. Grupę procesów planowania 3. Grupę procesów realizacji 4. Grupę procesów monitorowania i kontroli 5. Grupę procesów zakończenia ZAPLANUJ WYKONAJ DZIAŁAJ SPRAWDŹ

24 Grupy procesów zarządzania projektem 1. Grupę procesów rozpoczęcia 2. Grupę procesów planowania 3. Grupę procesów realizacji 4. Grupę procesów monitorowania i kontroli 5. Grupę procesów zakończenia Proces monitorowania i kontroli Proces planowania Proces rozpoczęcia Proces zakończenia Proces realizacji

25 Grupy procesów zarządzania projektem granice projektu Granice projektu Proces monitorowania i kontroli Proces planowania Produkty Użytkownicy Inicjator (Sponsor) Materiały wejściowe Proces rozpoczęcia Proces zakończenia Proces realizacji Archiwa Aktywa procesów

26 Oddziaływanie między grupami procesów Poziom wzajemnego oddziaływania Grupa procesów rozpoczęcia Grupa procesów planowania Grupa procesów monitorowania i kontroli Grupa procesów realizacji Grupa procesów zakończenia POCZĄTEK Czas KONIEC

27 Dziewięć obszarów wiedzy zarządzania projektem Zarządzanie integracją projektu Zarządzanie zakresem projektu Zarządzanie czasem w projekcie Zarządzanie kosztem projektu Zarządzanie jakością w projekcie Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie Zarządzanie komunikacją w projekcie Zarządzanie ryzykiem w projekcie Zarządzanie zamówieniami w projekcie

28 Zarządzanie projektem Zarządzanie integracją projektu Zarządzanie zakresem projektu Zarządzanie czasem w projekcie a. tworzenie karty b. tworzenie deklaracji zakresu c. opracowanie planu kierowania d. kierowanie i zarządzanie projektem e. monitorowanie i kontrola prac f. zintegrowana kontrola zmian g. zamknięcie projektu a. planowanie zakresu b. precyzowanie zakresu c. tworzenie struktury podziału prac d. weryfikowanie zakresu e. kontrola zakresu a. określenie działań b. określenie kolejności działań c. szacowanie zasobów działań d. szacowanie czasu trwania działań e. tworzenie harmonogramu f. kontrola harmonogramu

29 Zarządzanie projektem Zarządzanie kosztem projektu Zarządzanie jakością w projekcie Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie a. szacowanie kosztów b. budżetowanie kosztów c. kontrola kosztów a. planowanie jakości b. przeprowadzenie zapewnienia jakości c. przeprowadzenie kontroli jakości a. planowanie zasobów ludzkich b. pozyskiwanie zespołu projektu c. kształtowanie zespołu projektu d. kierowanie zespołem projektu

30 Zarządzanie projektem Zarządzanie komunikacją integracją w projektu projekcie Zarządzanie ryzykiem zakresem w projekcie projektu Zarządzanie zamówieniami czasem w w projekcie a. planowanie komunikacji b. dystrybucja informacji c. sprawozdawczość wykonania d. zarządzanie interesariuszami a. planowanie zarządzania ryzykiem b. identyfikacja ryzyk c. jakościowa analiza ryzyk d. ilościowa analiza ryzyk e. planowanie reakcji na ryzyka f. monitorowanie i kontrola ryzyka a. planowanie zakupów i przejęć b. planowanie kontraktów c. analizowanie ofert d. wybór dostawców e. administracja kontraktami f. zamknięcie kontraktów

31 Zarządzanie projektem Kanon wiedzy o zarządzaniu projektem Umiejętności interpersonalne Wiedza i umiejętności z zakresu zarządzania Wiedza, normy, standardy z danego obszaru zastosowań Zrozumienie otoczenia projektu

32

33 Zarządzanie projektem Kanon wiedzy o zarządzaniu projektem Umiejętności interpersonalne Wiedza i umiejętności z zakresu zarządzania Wiedza, normy, standardy z danego obszaru zastosowań Zrozumienie otoczenia projektu

34 Umiejętności interpersonalne: skuteczna komunikacja wywieranie wpływu na organizację (skuteczne działanie) przywództwo motywowanie negocjowanie i zarządzanie konfliktami rozwiązywanie problemów

35 Zarządzanie projektem Kanon wiedzy o zarządzaniu projektem Umiejętności interpersonalne Wiedza i umiejętności z zakresu zarządzania Wiedza, normy, standardy z danego obszaru zastosowań Zrozumienie otoczenia projektu

36 Wiedza i umiejętności z zakresu szeroko rozumianego zarządzania: zarządzanie finansowe i rachunkowość zamówienia i zaopatrzenie sprzedaż i marketing kontrakty i prawo handlowe wytwarzanie i dystrybucja logistyka i łańcuch dostaw planowanie strategiczne struktury organizacyjne rozwiązania dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy technologie informatyczne

37 Zarządzanie projektem Kanon wiedzy o zarządzaniu projektem Umiejętności interpersonalne Wiedza i umiejętności z zakresu zarządzania Wiedza, normy, standardy z danego obszaru zastosowań Zrozumienie otoczenia projektu

38 Narzędzia wyboru // oceny projektu: narzędzia ilościowe A) wskaźnik opłacalności (BCR) B) wartość bieżąca (PV) i wartość bieżąca netto (NPV) C) okres zwrotu nakładów czynniki jakościowe A) nastawienie interesariuszy B) zgodność organizacyjna C) analiza ryzyka

39 Narzędzia wyboru // oceny projektu: narzędzia ilościowe A) wskaźnik opłacalności (BCR) B) wartość bieżąca (PV) i wartość bieżąca netto (NPV) C) okres zwrotu nakładów Wskaźnik opłacalności (Benefit Cost Ratio) Analiza porównawcza korzyści względem kosztów Korzyści // Koszty czynniki jakościowe A) nastawienie interesariuszy B) zgodność organizacyjna C) analiza ryzyka

40 Narzędzia wyboru // oceny projektu: narzędzia ilościowe A) wskaźnik opłacalności (BCR) B) wartość bieżąca (PV) i wartość bieżąca netto (NPV) C) okres zwrotu nakładów czynniki jakościowe A) nastawienie interesariuszy B) zgodność organizacyjna C) analiza ryzyka jak jest wartość przyszłych przepływów pieniężnych w chwili obecnej? PV = FV/(1+ i) n FV wartość przyszła i wartość kapitału (stopa procentowa lub wewnętrzna stopa dyskontowa) n liczba okresów od chwili obecnej

41 Narzędzia wyboru // oceny projektu: narzędzia ilościowe A) wskaźnik opłacalności (BCR) B) wartość bieżąca (PV) i wartość bieżąca netto (NPV) C) okres zwrotu nakładów jak jest wartość przyszłych przepływów pieniężnych w chwili obecnej? NPV = PV (korzyści) PV (inwestycji) Dla stopy dyskontowej (procentowej) = 10% czynniki jakościowe A) nastawienie interesariuszy B) zgodność organizacyjna C) analiza ryzyka

42 Narzędzia wyboru // oceny projektu: narzędzia ilościowe A) wskaźnik opłacalności (BCR) B) wartość bieżąca (PV) i wartość bieżąca netto (NPV) C) okres zwrotu nakładów Osiągnięcie zysku nie jest jedynym celem projektu Ważne jest: jak szybko osiągnie się ZYSK jak szybko odzyska się zainwestowany KAPITAŁ czynniki jakościowe A) nastawienie interesariuszy B) zgodność organizacyjna C) analiza ryzyka

43