Zapytanie Ofertowe nr: MOTO LAB 2/POIG 8.1/2014

Transkrypt

1 Zapytanie Ofertowe nr: MOTO LAB 2/POIG 8.1/2014 W związku z realizacją projektu pt.: Stworzenie innowacyjnej platformy umożliwiającej zarządzanie relacjami z klientami i tworzenie kampanii marketingowych dedykowanej dla branży motoryzacyjnej przez: MOTO LAB Sp. z o.o. w ramach działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zapraszam Pan stwa do udziału w konkursie ofert, kto rego celem jest wyłonienie Wykonawcy realizującego usługi marketingowe w ramach w/w projektu. Warszawa, dnia 17 marca 2014r. 1

2 I. INFORMACJE WPROWADZAJĄCE: MOTO LAB Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej: Zamawiającym lub MOTO LAB) zaprasza do składania ofert na wykonanie/realizację następujących zadan w poszczego lnych etapach: ETAP II ( r r.) 1. Zakup usługi prowadzenia profilu Fan Page na Facebook u; ETAP III ( r r.) 1. Zakup usługi prowadzenia profilu Fan Page na Facebook u; 2. Zakup usługi pozycjonowania strony internetowej; ETAP IV ( r r.) 1. Zakup usługi prowadzenia profilu Fan Page na Facebook u; 2. Zakup usługi pozycjonowania strony internetowej; 3. Zakup zewnętrznej usługi marketingowej polegającej na prowadzeniu reklamy w wyszukiwarkach (AdWords, linki sponsorowane); ETAP V ( r r.) 1. Zakup usługi prowadzenia profilu Fan Page na Facebook u; 2. Zakup usługi marketingowej polegający na prowadzeniu reklamy w wyszukiwarkach (AdWords, linki sponsorowane). Dane Zamawiającego: MOTO LAB Sp. z o.o. tel.: g.gwiazdowski@gmail.com, REGON: NIP:

3 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamo wienia jest wykonanie prac zdefiniowanych powyz ej w Dziale I. Wskazane działania będą realizowane w siedmiu etapach, w okresie od 1 kwietnia 2014 roku do dnia 31 marca 2015 roku. Projekt oferowany przez firmę MOTO LAB Sp. z o.o. polega na stworzeniu i wdroz eniu na polski oraz niemiecki rynek innowacyjnej platformy umoz liwiającej zarządzanie relacjami z klientami i tworzenie kampanii marketingowych dedykowanych dla branz y motoryzacyjnej. E-usługa stanowiąca narzędzie online skierowana zostanie zaro wno do przedsiębiorstw, w tym szczego lnie warsztato w, jak i odbiorco w kon cowych, czyli kliento w tychz e firm. Dla przedsiębiorstw będzie to nowatorska platforma wpierająca budowanie relacji oraz działania marketingowe skierowane do kliento w. Dla odbiorco w kon cowych natomiast serwis stanowił będzie swego rodzaju program lojalnos ciowy czy newsletter uwzgledniający ich szczego łowe potrzeby. Oferta będzie bowiem obok informowania o akcjach promocyjnych, odnosic się ro wniez do rzeczywistego stanu samochodu uz ytkownika i jego potrzeb. SEwiadczenie e-usługi będzie się odbywac poprzez platformę o nazwie Autoplug (Zamawiający zastrzega moz liwos c zmiany nazwy platformy). Za pomocą oferowanej e-usługi uz ytkownik z branz y motoryzacyjnej będzie mo gł zaplanowac i przeprowadzic w sposo b kompleksowy działania promocyjne, dzięki kto rym zwiększy zadowolenie obecnych kliento w i pozyska nowych. Uz ytkownik kon cowy natomiast uzyska moz liwos c skorzystania z szeregu akcji promocyjnych oraz opiekę nad swoim samochodem ze strony danego przedsiębiorstwa w postaci przypomnien o koniecznos ci sprawdzenia odpowiednich częs ci np. na podstawie rzeczywistego przebiegu. Celem e-usługi będzie przeniesienie relacji B2C w branz y motoryzacyjnej na nowy zaawansowany technologicznie poziom - usprawniający proces komunikacji. Platforma udostępnia nowe moz liwos ci zarzadzania relacjami z klientami wysyłania komunikato w informacyjnych i promocyjnych. Z drugiej strony aplikacja umoz liwi klientom docelowym prowadzenie własnej ksiąz ki serwisowej, proste uzyskiwanie informacji i korzystanie z akcji marketingowych. Znaczny poziom wykorzystania aplikacji przyczyni się do polepszenia stanu 3

4 samochodo w kierowco w, gdyz promocyjne ceny spowodują częstsze serwisowanie. Szczego łowy zakres zamo wienia obejmuje przeprowadzenie następujących działan marketingowych: Zadanie: Zakup usługi prowadzenia profilu Fan Page na Facebook u Opis zadania: Zadaniem Wykonawcy będzie przeprowadzenie kampanii w serwisie społecznos ciowym Facebook. Przy pomocy tego kanału promocji Zamawiający zamierza pozyskiwac nowych kliento w i utrzymywac juz tych pozyskanych. Serwisy społecznos ciowe umoz liwiają promowanie fanpageo w dzięki zaawansowanej wyszukiwarce potencjalnych odbiorco w witryn. Wykonawca będzie odpowiedzialny za utrzymywanie ruchu na fanpageach, dzięki kto remu Zamawiający w bardzo łatwy i szybki sposo b będzie mo gł informowac swoich kliento w o zachodzących zmianach w aplikacji, prowadzic akcje promocyjne oraz pozyskiwac nowych kliento w aplikacji. FanPage umoz liwia, bowiem gromadzenie ws ro d aplikacji społecznos ci, kto rej członkowie będą pierwszymi jej uz ytkownikami i zapewnią pierwsze przychody. Kampania na Facebooku powinna byc prowadzona zaro wno w języku polskim jak i niemieckim by juz w początkowej fazie promocji mo c pozyskiwac niemieckich kliento w. Zadanie: Zakup usługi pozycjonowania strony internetowej Opis zadania: Pozycjonowanie strony internetowej będzie wymagało od Wykonawcy stworzenia stosownej listy sło w kluczowych opisujących stronę Autoplug, kto re będą skutecznie zachęcały internauto w do jej odwiedzenia. Przygotowana lista sło w kluczowych powinna byc oparta na 2-3 lub 4 frazach. Działania z zakresu pozycjonowania powinny zmierzac do osiągniecia przez dany serwis internetowy jak najwyz szej pozycji w wynikach wyszukiwania wyszukiwarek internetowych dla wybranych sło w np. marketing, platforma marketingowa 4

5 online, relacje z klientami, branz a motoryzacyjna, kierowcy, narzędzia usprawniające prowadzenie kampanii marketingowych, e-marketing oraz ich odpowiedniko w w języku niemieckim. Dzięki pozycjonowaniu zamawiający chce: dostarczyc informacji na temat oferowanych przez siebie usług potencjalnym uz ytkownikom, zwiększyc sprzedaz przez Internet, wykreowac pozytywny wizerunek firmy, sprawic by marka stała się bardziej widoczna w sieci. Zadanie: Zakup zewnętrznej usługi marketingowej polegającej na prowadzeniu reklamy w wyszukiwarkach (AdWords, linki sponsorowane) Opis zadania: Kampania Google Adwords jest jednym z kluczowych działan promocyjnych dla wdraz anej e- usługi, kto re ma na celu pozyskiwanie odbiorco w aplikacji. Dzięki niej moz na, bowiem pozyskac wartos ciowy ruch na stronie oraz wysoki wspo łczynnik konwersji, tj. zakupu, rejestracji, wypełniania formularza, zapisania się na listę mailingowa itp. Obecnie kaz da licząca się na rynku firma prowadzi kampanie przy uz yciu Google Adwords, co pozwala na obecnos c w linkach sponsorowanych na pierwszej stronie wyszukiwarki, jako odpowiedz na szukane frazy i słowa. Gło wnym celem kampanii będzie utrzymywanie reklam w pierwszej dziesiątce. Wg statystyk udostępnianych przez Google pozycje te są najczęs ciej klikane przy wyborze pojawiających się reklam. Wykonawca w ramach realizacji tego zadania winien przeprowadzic następujące czynnos ci w kampanii Google AdWords: Wybo r sło w kluczowych; Ustawienie raporto w; Podpięcie statystyk do Google Analytics w celu weryfikacji przeprowadzanych działan. Kampania AdWords powinna byc prowadzona zaro wno pod kątem kliento w polskich jak i 5

6 kliento w z Niemiec III. ZAKRES OFERTY ORAZ KOMPLET DOKUMENTÓW, JAKIE ZOBOWIĄZANY JEST DOTARCZYĆ WYKONAWCA Oferta składana przez Wykonawcę na realizację prac szczegółowo opisanych w dziale II musi zawierać następujące informacje: nazwę i adres Wykonawcy, dane kontaktowe Wykonawcy, datę sporządzenia oferty, cenę jednostkową za wykonanie opisanych w ofercie działań, skrócony opis posiadanych doświadczeń w zakresie działań opisanych w dziale II, oświadczenie Wykonawcy, iż jego sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewni wykonanie opisanych w zapytaniu ofertowym prac w pełnym zakresie i terminie. Wymogi formalne oferty: oferta musi byc przygotowana w języku polskim; oferta powinna byc waz na przez okres 90 dni od daty zakon czenia składania ofert; cena usługi musi byc podana w złotych polskich (netto i brutto); dopuszcza się składania ofert częs ciowych; do oferty musi byc dołączone os wiadczenie Wykonawcy o braku powiązan osobowych i kapitałowych z MOTO LAB Sp. z o.o.; *Oferenci mogą składac oferty na niniejsze zapytanie za pos rednictwem Formularza Ofertowego, stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania. 6

7 IV. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT. OTWARCIE OFERTY I WYBÓR WYKONAWCY 1. Miejscem składania ofert jest siedziba Zamawiającego (Warszawa, , ul. Nowogrodzka 31). 2. Termin składania ofert upływa w dniu 27 marca 2014 roku o godzinie Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone bez otwierania. O terminie złożenia decyduje faktyczna data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. 3. Oferta wraz z załącznikami powinna znajdować się w kopercie zaadresowanej do siedziby zamawiającego wraz z dopiskiem wskazującym nazwę projektu wskazaną w zapytaniu ofertowym. 4. Otwarcia ofert nastąpi w dniu 27 marca 2014 roku o godzinie Wybór Wykonawcy zostanie ogłoszony w dniu 27 marca 2014 roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się jedynie z Oferentem, który zostanie wskazany jako Wykonawca. V. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBY OCENY OFERTY Oferty złożone w terminie oraz spełniające opisane powyżej wymogi formalne i merytoryczne zostaną ocenione zgodnie ze wskazanymi poniżej wagami parametru oceny. L.p. Parametr Waga procentowa 1. Cena za wykonanie usługi 90% 2. Doświadczenie Wykonawcy w przygotowywaniu tego typu działań marketingowych 10% Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia szczego łowej oferty przedstawiającej ceny za wykonanie poszczego lnych zadan wg. poniz szego wzoru: 7

8 Nazwa działania marketingowego I Etap - zadanie II Etap Razem Cena PLN [Netto] Cena PLN [Brutto] Cena - waga 90 % obliczana będzie wg. wzoru: PK1= [CN/CR] x 90 PK1 ilos c punkto w przy proponowanej cenie, CN cena oferty najkorzystniejszej czyli najniz szej, CR cena oferty rozpatrywanej, Dos wiadczenie- waga 10% obliczana będzie wg. wzoru: 10%- uzyskuje podmiot, kto ry przeprowadził min. 3 kampanie promocyjne dla podmioto w zewnętrznych w przeciągu ostatnich 3 lat kalendarzowych, 5%- uzyskuje podmiot, kto ry przeprowadził min. 1 kampanię promocyjną dla podmiotu zewnętrznego w przeciągu ostatnich 3 lat kalendarzowych, 0%- uzyskuje podmiot, kto ry nie przeprowadził z adnej kampanii promocyjnej dla podmiotu zewnętrznego w przeciągu ostatnich 3 lat kalendarzowych. * W razie pozytywnego zweryfikowania dos wiadczenia lub kwalifikacji znaczenie będzie miała cena. 8

9 VI. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia postępowania dotyczącego wyboru Wykonawcy bez podania przyczyn. Oferentom, do których zostanie skierowane zapytanie ofertowe, nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego w tym w szczególności z tytułu wyboru innej oferty, odwołania lub zamknięcia całego postępowania bez wskazania Wykonawcy. 2. Zamawiający zastrzega sobie, że każdy z Oferentów ma obowiązek traktować informacje dotyczące projektu, jego zakresu oraz faktu otrzymania zaproszenia do złożenia oferty i do udziału w postępowaniu, jako poufne. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania dodatkowych, istotnych z punktu widzenia Wykonawcy oświadczeń, zawiadomień, informacji lub dodatkowych wyjaśnień za pośrednictwem danych teleadresowych wskazany w dziale I. 4. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, według wskazanych w niniejszym zapytaniu zadań. 5. Zamawiający zastrzega sobie jednocześnie prawo dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej odrębnie dla każdej z zaprezentowanych przez Oferenta propozycji wykonania części zamówienia również w sytuacji, gdy Wykonawca złoży ofertę na realizację więcej niż jednego zadania. 6. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, może otrzymać zaproszenie do negocjacji w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi. Przedmiotem negocjacji będzie określenie ostatecznego poziomu wynagrodzenia oraz czasu realizacji usług informatycznych określonych w przedmiocie zamówienia, a także formalnoprawnych warunków umowy na wykonanie prac. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo wpisania do Umowy, jaką zawrze z Oferentem wskazanym na Wykonawcę zapis, na podstawie którego będzie dokonywał akceptacji składu zespołu projektowego realizującego zlecenie, który zagwarantuje jego wykonanie zgodnie z Zamówieniem oraz wymogami realizowanego Projektu. 8. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca oraz Zamawiający nie dojdą do porozumienia w sprawie ustalenia ostatecznego kształtu warunków finansowych oraz formalno- 9

10 prawnych warunków Umowy, Zamawiający - z uwagi na niespełnienie się warunku o podpisaniu Umowy - zastrzega sobie prawo do anulowania wyników wyboru Wykonawcy i przygotowania kolejnego Zapytania Ofertowego w przedmiotowej sprawie. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji poszczególnych modułów przedstawionych w niniejszym zapytaniu jeżeli okaże się, że zmiany te są niezbędne z punktu widzenia efektywności realizacji Serwisu. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość renegocjowania warunków Umowy. a. Renegocjacja nastąpi, jeżeli wysokość świadczenia, termin, cena, miejsce wykonywania zlecenia okaże się nieodpowiednie do nowych potrzeb Zamawiającego, pojawienia się nowocześniejszych lub wydajniejszych rozwiązań technologicznych lub skuteczniejszych niż uprzednio założono rozwiązań informatycznych. b. Strony mają obowiązek podjęcia rokowań w razie zmiany okoliczności wskazanych w lit. a w przeciągu tygodnia od pisemnego stwierdzenia ich wystąpienia przez Zamawiającego, przesłanego na adres Wykonawcy. c. Na drodze podjętych rokowań, strony złożą zgodne oświadczenie woli o treści dostosowanej do zaistniałych okoliczności w formie pisemnego aneksu do Umowy, pod rygorem nieważności. VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający wymaga, aby wybrany Wykonawca przystąpił do wykonania przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego w dniu następującym po dniu zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta na okres realizacji projektu i będzie określała szczegółowy zakres przedmiotowy zamówienia wraz z jego ceną. Zamówienie zostanie uznane za zrealizowane, po sporządzeniu stosownych protokołów odbioru potwierdzonych obustronnym podpisem. Warszawa, dnia 17 marca 2014r. 10

11 ZAŁĄCZNIK NR 1 Miejscowość, data FORMULARZ OFERTOWY NR 2/POIG 8.1/2014 Dotyczący: Wykonania prac marketingowych w ramach projektu: Stworzenie innowacyjnej platformy umożliwiającej zarządzanie relacjami z klientami i tworzenie kampanii marketingowych dedykowanej dla branży motoryzacyjnej I. Dane oferenta: Nazwa firmy: Adres: Miejscowość: NIP: Osoba do kontaktu: Telefon kontaktowy: Fax: II. Oferta: W imieniu <nazwa firmy > składam ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 2/POIG 8.1/2014 firmy MOTO LAB Sp.zo.o na następujących warunkach 1 : Nazwa zadania ETAP II ( r r.) Zakup usługi prowadzenia profilu Fan Page na Facebook u ETAP III ( r r.) Zakup usługi prowadzenia profilu Fan Page na Facebook u Cena netto (w zł) Cena brutto (w zł) 1 Oferent proponuje cenę dla danego elementu zamówienia. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Ocenione zostaną wyłącznie kompletne oferty tj. zawierające wyceny, dane teleadresowe Oferenta itp. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zgodnie z umową o dofinansowanie nr Fundusze Europejskie

12 Zakup usługi pozycjonowania strony internetowej ETAP IV ( r r.) Zakup usługi prowadzenia profilu Fan Page na Facebook u Zakup usługi pozycjonowania strony internetowej Zakup zewnętrznej usługi marketingowej polegającej na prowadzeniu reklamy w wyszukiwarkach (AdWords, linki sponsorowane) ETAP V ( r r.) Zakup usługi prowadzenia profilu Fan Page na Facebook u Zakup usługi marketingowej polegający na prowadzeniu reklamy w wyszukiwarkach (AdWords, linki sponsorowane) RAZEM III. Skrócony opis posiadanych doświadczeń: <.> IV. Oświadczam, że: 1. Zapoznałem się z warunkami Zapytania ofertowego 2/POIG 8.1/2014; 2. Posiadam uprawnienia niezbędne do wykonywania przedmiotowego zamówienia; 3. Sytuacja ekonomiczna i finansowa firmy zapewni wykonanie opisanych w zapytaniu ofertowym prac w pełnym zakresie i w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym; 4. Będę ściśle współpracował z innymi wykonawcami realizującymi prace na rzecz firmy MOTO LAB Sp.zo.o 5. W związku z ubieganiem się o realizację usług marketingowych zawartych w zapytaniu ofertowym nr: 2/POIG 8.1/2014 w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Stworzenie innowacyjnej platformy umożliwiającej zarządzanie relacjami z klientami i tworzenie kampanii marketingowych dedykowanej dla branży motoryzacyjnej pragnę oświadczyć, iż firma <nazwa> nie jest powiązana osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym, tj. z MOTO LAB Sp.zo.o 6. Niniejsza oferta jest ważna do dnia <dd.mm.rrrr.>. 7. Wyrażam zgodę na dokonanie przez Zamawiającego wyboru oferty najkorzystniejszej odrębnie dla każdej z zaprezentowanych przez Oferenta propozycji wykonania części Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zgodnie z umową o dofinansowanie nr Fundusze Europejskie

13 zamówienia również w sytuacji, gdy Wykonawca złoży ofertę na realizację więcej niż jednego zadania. Z poważaniem, Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zgodnie z umową o dofinansowanie nr Fundusze Europejskie