KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED

Transkrypt

1 KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED Podręcznik użytkownika Katowice 2011

2 Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja Katowice Telefon: (0-32) Fax: (0-32) Internet: @kamsoft.pl

3 S P I S T R E Ś C I Moduł 44 Deklaracje 1. Wprowadzenie Funkcje Przeglądanie listy deklaracji pacjentów Wprowadzanie do systemu deklaracji pacjentów Wprowadzanie deklaracji osobistej pacjenta Wprowadzanie deklaracji osobistej obcokrajowcowi ubezpieczonego na podstawie umowy o dobrowolne ubezpieczenie Wprowadzanie deklaracji nieosobistej pacjenta Wprowadzanie deklaracji pacjenta korzystającego z ubezpiecznia innego pacjenta jednostki służby zdrowia Wprowadzanie deklaracji pacjenta korzystającego z ubezpieczenia innego pacjenta jednostki służby zdrowia z poziomu osoby ubezpieczającej Wprowadzanie deklaracji pacjenta korzystającego z ubezpieczenia innej osoby nie będącej pacjentem jednostki służby zdrowia Wprowadzanie deklaracji pacjenta korzystającego z ubezpieczenia innej osoby, dla której znany jest tylko PESEL Wycofanie deklaracji Przepisywanie deklaracji Usuwanie deklaracji Wydruk deklaracji Seryjne tworzenie i seryjny wydruk deklaracji Seryjne tworzenie deklaracji Seryjny wydruk deklaracji Zmiana daty deklaracji aktywnych Sprawdzanie poprawności deklaracji Wycofanie deklaracji tymczasowych Generowanie zleceń Generowanie zleceń na podstawie deklaracji Generowanie zleceń na podstawie grup pacjentów Weryfikacja kodu pocztowego Deklaracje medycyny szkolnej Wiązanie deklaracji medycyny szkolnej ze szkołami Importowanie i eksportowanie deklaracji Eksport deklaracji do pliku *.xsp Import deklaracji z pliku *.xsp Import deklaracji medycyny szkolnej z pliku *.csv Import deklaracji z komunikatu deklaracji (*.pdx) Zestawienie deklaracji Opcje Opcje Odświeżanie opcji Funkcje dodatkowe Przypisanie pacjentów do grupy na podstawie deklaracji Dodawanie alarmów i notatek Prosty dostęp do najważniejszych funkcji modułu Jak wprowadzić nową deklarację? Jak wydrukować deklarację? Jak wygenerować zlecenia wykonane przez położne na podstawie grupy pacjentów iii

4 S P I S T R E Ś C I 7.4. Jak automatycznie przepisać wszystkie aktywne deklaracje pacjentów do innego lekarza, ustawiając jednocześnie nową datę deklaracji iv

5 KS-SOMED Moduł 44 Deklaracje

6 Moduł 44 Deklaracje 1. Wprowadzenie Moduł Deklaracje został wyposażony w funkcje specjalne, które umożliwiają rejestrowanie nowych oraz modyfikację złożonych już deklaracji pacjentów w zakresie Podstawowej Opieki Zdrowotnej. Moduł umożliwia rejestrowanie: deklaracji osobistych pacjentów ubezpieczonych, deklaracji członków rodziny korzystających z ubezpieczenia pacjenta jednostki medycznej, deklaracji członków rodziny, którzy korzystają z ubezpieczenia osoby niebędącej pacjentem jednostki medycznej. W przypadku rejestracji deklaracji pacjenta korzystającego z ubezpieczenia innych osób, w Karcie pacjenta w zakładce NFZ/Ubezpieczenie w polu Rodzaj ubezpieczenia, należy ustawić pozycję C-osoba będąca członkiem rodziny osoby podlegającej ubezpieczeniu, w przeciwnym zaś razie należy ustawić pozycję U-osoba podlegająca obowiązkowi ubezpieczenia, lub D-osoba objęta dobrowolnym ubezpieczeniem. Poprawnie wprowadzona deklaracja zgłoszona do Podstawowej Opieki Zdrowotnej jest warunkiem koniecznym do sporządzania raportów wymaganych przez oddziały Narodowego Funduszu Zdrowia do rozliczania umowy POZ zawartej z jednostką służby zdrowia. 2. Funkcje W menu głównym Funkcje przechowywane są informacje o złożonych i wycofanych deklaracjach oraz o wszelkich operacjach, jakie były na nich wykonane Przeglądanie listy deklaracji pacjentów Deklaracje pacjentów wprowadzonych do bazy można przeglądać w oknie Deklaracje zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, po użyciu funkcji Lista deklaracji, lub zastosowaniu skrótu klawiaturowego Ctrl+L. Wyświetloną listę deklaracji pacjentów można ograniczyć przez zastosowanie parametrów: pole Data złożenia: od... do, pole Status : aktywne, wycofane, wszystkie, pole Typ : osobiste, członków rodziny, wszystkie, pole Rodzaj : wszystkie, lekarz rodzinny, medycyna szkolna, pielęgniarka środowiskowa, położna, opieka nad pacjentem z cukrzycą, opieka nad pacjentem zarażonym HIV, ginekolog, lekarz rodzinny pielęgniarka położna, lekarz rodzinny - pielęgniarka, lekarz rodzinny położna,, pielęgniarka położna, opieka paliatywna, lekarz szkolny, Spośród wszystkich pozycji rozwijalnej listy wyboru Rodzaju deklaracji, obecnie używane są tylko sześć: lekarz POZ, medycyna szkolna, pielęgniarka środowiskowa, położna, opieka nad pacjentem z cukrzycą, opieka nad pacjentem zarażonym HIV. Pozostałe rodzaje deklaracji obowiązywały do 2003 roku i pozostawiono je w systemie w celu zachowania spójności danych. pole Rozszerzenie rodzaju deklaracji, pole Data urodzenia: od... do, pole Numer deklaracji, pole Miejscowość pacjenta, pole Gmina pacjenta, pole Ulica pacjenta, pole Deklaracje pracownika, pole Deklaracje bez przypisanego pracownika, pole Deklaracje grupy pracowników, pole Poradnia, opcja Deklaracje bez poradni, opcja Weryfikacja (tylko w Śląskim Oddziale NFZ): zweryfikowane zaliczone, zweryfikowane odrzucone, niezweryfikowane, brak weryfikacji, pole Pacjent, opcja Grupa pacjentów, pole Szkoła dla MS. W dolnym prawym rogu pod tabelą dostępne są przyciski, któe umożliwiają zaznaczanie, odznaczanie widocznych na liście elementów oraz odwrócenie zaznaczenia. Użycie przycisku, spowoduje wyświetlenie informacji o zaznaczonych deklaracjach. Rys. 1. Okno: Deklaracje zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej. 2

7 Moduł 44 Deklaracje Sposób przepisywania deklaracji pacjentów od dotychczasowego do innego lekarza, został opisany w rozdziale Przepisywanie deklaracji. Uzupełnij poradnię - umożliwia: uzupełnienie lekarza w zaznaczonych deklaracjach, bądź przepisanie zaznaczonych deklaracji pacjenta do innego lekarza, uzupełnienie poradni w zaznaczonych deklaracjach, bądź przepisanie zaznaczonych deklaracji pacjenta do innej poradni, wycofanie zaznaczonych deklaracji. Rys. 2. Okno: Informacja o zaznaczonych elementach. W dolnej części okna znajdują się przyciski, które umożliwiają wykonanie różnych operacji na deklaracjach: F3 Pokaż wyświetla zaznaczoną deklarację w trybie przeglądania, F4 Popraw wyświetla zaznaczoną deklarację w trybie edycji, Poprawa danych w deklaracji jest możliwa, jeżeli nie została ona jeszcze uwzględniona w raporcie do NFZ. W przeciwnym wypadku można dokonywać modyfikacji na karcie deklaracji po włączeniu następujących opcji: Pozwól na zmianę lekarza w deklaracjach wysłanych już do oddziału NFZ, Pozwól na zmianę szkoły w deklaracjach wysłanych już do NFZ, Pozwól na zmianę numeru deklaracji w deklaracjach wysłanych już do NFZ. F10 Wycofaj wycofuje pojedyńczą zaznaczoną deklarację. Zostanie wyświetlone okno główne deklaracji, w którym wycofanie odbywa się w dostępnej wówczas sekcji Wycofanie deklaracji. F9 Wyc.zazn. umożliwia: wycofanie zaznaczonych deklaracji, uzupełnienie lekarza w zaznaczonych deklaracjach, bądź przepisanie zaznaczonych deklaracji pacjenta do innego lekarza, uzupełnienie poradni w zaznaczonych deklaracjach, bądź przepisanie zaznaczonych deklaracji pacjenta do innej poradni, Sposób wycofywania deklaracji pacjentów, został opisany w rozdziale Wycofanie deklaracji. F8 Przep. zazn. umożliwia: uzupełnienie lekarza w zaznaczonych deklaracjach, bądź przepisanie zaznaczonych deklaracji pacjenta do innego lekarza, uzupełnienie poradni w zaznaczonych deklaracjach, bądź przepisanie zaznaczonych deklaracji pacjenta do innej poradni, wycofanie zaznaczonych deklaracji Wprowadzanie do systemu deklaracji pacjentów Przed wprowadzeniem deklaracji pacjentów, zaleca się w Opcjach modułu Deklaracje dokonanie odpowiednich ustawień parametrów. Aby dodać deklarację pacjenta z menu głównego Funkcje, należy użyć funkcji Deklaracje pacjenta lub zastosować skrót klawiaturowy Ctrl+D. Zostanie wyświetlone okno Wybieranie pacjenta, w którym należy wskazać pacjenta. Zatwierdzenie przyciskiem OK spowoduje wyświetlenie okna Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej z listą już wprowadzonych, bądź wycofanych deklaracji tego pacjenta. Rys. 3. Okno: Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej. Deklaracje pacjenta można ograniczyć przez zastosowanie parametrów: pole Status ; pole Typ ; pole Rodzaj ; pole Stan : widoczne, ukryte; pole Weryfikacja (tylko w Śląskim Oddziale NFZ): zweryfikowane-zaliczone, zweryfikowane-odrzucone, 3

8 2. Funkcje niezweryfikowane, brak weryfikacji; opcja Wyróżnij deklaracje przypisane do bieżącej jednostki. W sekcji Dane pacjenta wyświetlane są dane osobowe pacjenta, oddział NFZ oraz rodzaj ubezpieczenia, pobierane z Karty pacjenta. W dolnej części okna znajdują się przyciski umożliwiające wykonywanie różnego rodzaju operacji na deklaracjach: F2 Dodaj dodaje nową deklarację, F3 Pokaż wyświetla zaznaczoną deklarację w trybie przeglądania, F4 Popraw wyświetla zaznaczoną deklarację w trybie edycji, F8 Usuń usuwa zaznaczoną deklarację, F6 Przełącz pozwala na przejście z deklaracji osobistej wybranego pacjenta do deklaracji osoby korzystającej z ubezpieczenia tego pacjenta. Funkcja ta działa w obie strony, co oznacza, że umożliwia przejście np. z deklaracji dziecka do deklaracji rodzica i na odwrót. Alt+F2 Pacj. -umożliwia zmianę pacjenta, F10 Wycofaj wycofuje zaznaczoną deklarację, F9 Wyc.zazn. wycofuje wszystkie deklaracje, którym ustawiono znacznik w pierwszej kolumnie tabeli, Drukuj drukuje zaznaczoną deklarację, Drukuj zazn. drukuje wszystkie deklaracje, którym ustawiono znacznik w pierwszej kolumnie tabeli, Przepisz zazn. umożliwia: uzupełnienie lekarza w zaznaczonych deklaracjach, bądź przepisanie zaznaczonych deklaracji pacjenta do innego lekarza, uzupełnienie poradni w zaznaczonych deklaracjach, bądź przepisanie zaznaczonych deklaracji pacjenta do innej poradni, wycofanie zaznaczonych deklaracji Wprowadzanie deklaracji osobistej pacjenta Deklarację osobistą może złożyć każda osoba objęta ubezpieczeniem, która posiada rodzaj ubezpieczenia: U-osoba podlegająca obowiązkowi ubezpieczenia, lub D-osoba objęta dobrowolnym ubezpieczeniem. Aby zarejestrować deklarację osobistą pacjenta w oknie Wybieranie pacjenta, należy wskazać pacjenta i użyć przycisku OK. Jeżeli osoba nie korzystała jeszcze z usług danej jednostki i nie ma jej w bazie pacjentów, wówczas w oknie Wybieranie pacjenta, należy użyć przycisku F2 Dodaj i w wyświetlonej Karcie pacjenta wprowadzić wymagane dane pacjenta. Dodawanie nowego pacjenta do systemu zostało opisane w instrukcji do modułu Kartoteki. Po wybraniu pacjenta zostanie wyświetlone okno Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, w którym należy użyć przycisku F2 Dodaj. Rys. 4. Okno: Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej. Spowoduje to wyświetlenie okna Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej. Funkcja umożliwiajaca wycofanie lub przepisanie deklaracji została opisana w rozdziale Przeglądanie listy wszystkich deklaracji. W górnej części okna w sekcji Czy pacjent korzysta z innego ubezpieczenia znajdują się dodatkowe przyciski, umożliwiające wykonywanie różnych operacji na deklaracjach nieosobistych: F5 Pacjent umożliwia wybranie pacjenta, którego ubezpieczenie jest wykorzystywane w deklaracji nieosobistej, F7 Osoba umożliwia wybranie osoby, której ubezpieczenie jest wykorzystywane w deklaracji nieosobistej, Alt+F8 Usuń ukrywa deklarację nieosobistą pacjenta (niewidoczną z poziomu danych członka rodziny ubezpieczonego). Rys. 5. Okno: Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej. 4

9 Moduł 44 Deklaracje Podczas dodawania deklaracji sprawdzane jest czy w Karcie pracownika oraz w Karcie pacjenta zostały wprowadzone wymagane dane. Jeżeli np: W Karcie pacjenta nie został uzupełniony numer PE- SEL pacjenta, to pomimo włączonych opcji na to zezwalających w Opcjach bazy pacjentów, po użyciu przycisku F2 Dodaj zostanie wyświetlony komunikat z błędem: 2. Zakładka Informacje podstawowe : sekcja Deklaracja : opcja Zgłoszenie osobiste opcja jest automatycznie włączona. Gdy opcja jest wyłączona, wówczas dostępna jest sekcja Zgłoszenie członka rodziny, do której można wprowadzić dane wymagane dla zgłoszenia deklaracji nieosobistej opis dodawania tego rodzaju deklaracji, został zamieszczony w dalszej części instrukcji, pole Rodzaj deklaracji w polu należy ustawić właściwy rodzaj nowotworzonej deklaracj. W bieżącym roku możliwe jest tworzenie deklaracji następujących typów: lekarz POZ, medycyna szkolna, pielęgniarka środowiskowa, położna, opieka nad pacjentami z cukrzycą, opieka nad pacjentami zakażonymi HIV. Rys. 6. Okno: Komunikat. Zatwierdzenie komunikatu przyciskiem TAK spowoduje wyświetlenie Karty pacjenta w trybie edycji, w celu uzupełnienia brakujących danych. Użycie przycisku Nie, uniemożliwia wprowadzenie deklaracji. W Karcie pacjenta nie została uzupełniona miejscowość zamieszkania pacjenta oraz/lub numer domu pacjenta, wówczas przy zatwierdzanu deklaracji zostanie wyświetlony komunikat z ostrzeżeniem: Jeżeli w Opcjach modułu Deklaracje w zakładce Domyślne w polu Domyślny rodzaj nowotworzonych deklaracji został ustawiony rodzaj deklaracji, wówczas pole to automatycznie jest uzupełnione tym rodzajem deklaracji. W przeciwnym wypadku pole uzupełnione jest domyślnym rodzajem deklaracji: Lekarz POZ. pole Data złożenia : Pole domyślnie uzupełnione jest datą bieżącą - jeżeli w Opcjach modułu Deklaracje w zakładce Ogólne wyłączona jest opcja Wyświetl komunikat w chwili wprowadzenia deklaracji z datą bieżącą. Jeżeli opcja ta jest włączona, wówczas pole to pozostaje puste i przy zatwierdzaniu deklaracji zostanie wyświetlony komunikat z ostrzeżeniem: Rys. 7. Okno: Komunikat. Użycie w oknie komunikatu przycisku TAK spowoduje wyświetlenie Karty pacjenta w trybie edycji, w celu uzupełnienia brakujących danych. Użycie przycisku Nie, umożliwia pomimo nieuzupełnienia danych zatwierdzenie deklaracji. Okno Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej zawiera elementy: 1. Sekcja Dane osoby zgłaszającej dane pobierane są z Karty pacjenta : Imię i nazwisko, Adres, Data urodzenia, Rodzaj ubezpieczenia. Rys. 8. Okno: Komunikat. pole Godzina złożenia pole domyślnie uzupełnione jest godziną bieżącą, pole Do przychodni : Pole domyślnie uzupełnione jest podmiotem głównym. Jeżeli jednak w Opcjach modułu deklaracje w zakładce Domyślne w polu Domyślny podmiot nowotworzonych dekla- 5

10 2. Funkcje racji, został ustawiony inny podmiot gospodarczy, wówczas pole to automatycznie jest uzupełnione tym podmiotem. pole NFZ pole automatycznie uzupełnione jest oddziałem NFZ, który został wprowadzony w Karcie pacjenta. Jeżeli w Karcie pacjenta oddział NFZ jest inny niż oddział NFZ wybrany podczas dodawania/edycji deklaracji, wówczas przy zatwierdzaniu deklaracji zostanie wyświetlony komunikat: pole Do poradni : Od r obowiązują nowe zasady w raportowaniu deklaracji do OW NFZ. Aktualny format komunikatu deklaracji POZ/KAOS wymaga podania identyfikatora komórki organizacyjnej i identyfikatora technicznego komórki organizacyjnej, w której złożono deklarację. Z tego względu podczas dodawania deklaracji wymagane jest wprowadzenie poradni. Z wybranej poradni do komunikatu przekazywane jest miejsce wykonywania usług, które zawiera powyżej wymienione identyfikatory (VII część kodu resortowego, kod miejsca wykonywania usług). System kontroluje wymóg wprowadzenia poradni w deklaracjach i: jeżeli data złożenia deklaracji jest po r, wówczas wymagane jest wprowadzenie poradni, powiązanej z aktywnym miejscem wykonywania usług, wynikającym z umowy OW NFZ. Rys. 9. Okno: Komunikat. Użycie w oknie komunikatu przycisku TAK spowoduje, że ustawiony oddział NFZ w Karcie deklaracji automatycznie zostanie dodany do Karty pacjenta. Użycie przycisku Nie spowoduje, że oddział NFZ w Karcie pacjenta nie zostanie zmieniony. pole Do lekarza należy wybrać pracownika, do którego składana jest deklaracja pacjenta. W sytuacji, gdy pole to nie zostanie uzupełnione, wówczas przy zatwierdzaniu deklaracji zostanie wyświetlony komunikat z ostrzeżeniem: Sposób wiązania poradni z aktywnymi miejscami wykonywania usług został opisany w instrukcji do modułu Rozliczenia. Pole Do poradni zostanie automatycznie uzupełnione po wprowadzeniu w polu Do lekarza lekarza, który w swojej Karcie w polu Domyślny gabinet ma wprowadzony gabinet powiązany z odpowiednią poradnią. Jeżeli poradnia nie zostanie wprowadzona, wówczas nie jest możliwe zatwierdzenie deklaracji, zostanie wyświetlony komunikat z błędem: Rys. 10. Okno: Komunikat. Jeżeli w Opcjach modułu Deklaracje w zakładce Ogólne została włączona opcja Wymuszaj przypisanie pracownika do deklaracji, wówczas zatwierdzenie deklaracji będzie możliwe tylko wówczas, gdy pracownik zostanie wprowadzony. Rys. 11. Okno: Błąd. jeżeli data złożenia deklaracji jest do r, wówczas nie jest wymagane wprowadzenie poradni i możliwe jest zatwierdzenie deklaracji. 6

11 Moduł 44 Deklaracje pole Poprzednia przychodnia, pole Poprzedni lekarz, pole Poprzedni oddział NFZ, pole Szkoła pole jest dostępne tylko dla rodzaju deklaracji: medycyna szkolna. Wymagane jest wybranie właściwej szkoły w celu prawidłowego sporządzenia Komunikatu deklaracji POZ. Gdy pole nie zostanie uzupełnione, wówczas nie jest możliwe zatwierdzenie deklaracji. pole Klasa pole jest dostępne tylko dla rodzaju deklaracji: medycyna szkolna, pole Prog. fluorkowy pole jest dostępne tylko dla rodzaju deklaracji: medycyna szkolna. Wymagane jest ustawienie właściwej wartości Tak lub Nie w zależności, czy pacjent uczestniczy w programie fluoryzacji czy nie. Gdy pole nie zostanie uzupełnione, wówczas nie jest możliwe zatwierdzenie deklaracji. sekcja Zgłoszenie członka rodziny sekcja jest aktywna, gdy wyłączona jest opcja Zgłoszenie osobiste. Dane do tej sekcji wprowadza się w przypadku zgłoszenia deklaracji nieosobistej opis dodawania tego rodzaju deklaracji, został zamieszczony w dalszej części instrukcji. Sekcja zawiera elementy: pole Typ pokrewieństwa : D dziecko w wieku poniżej 18 lat, S dziecko kształcące się w wieku do 26 lat, B dziecko niepełnosprawne (niezależnie od wieku), M małżonka/ek, R krewni wstępni pozostający we wspólnym gospodarstwie, przycisk F3 Wybierz wyświetla okno wyboru pacjenta, którego dane zostają wpisane do sekcji (imię i nazwisko, adres, data urodzenia, rodzaj ubezpieczenia). 3. Zakładka Informacje dodatkowe : pole Rozszerzenie rodzaju deklaracji pole należy uzupełnić właściwym typem szkoły, w przypadku gdy wprowadzana jest deklaracja typu: medycyna szkolna. Dane te wymagane są w celu prawidłowego sporządzenia Komunikatu deklaracji POZ. Aby poprawnie przygotować listę aktywną populacji, konieczne jest wprowadzenie odpowiednich deklaracji do systemu. Można dokonać tego przez ustalenie rozszerzenia rodzaju deklaracji. Sposób modyfikacji umowy, który automatycznie uwzględnia dane deklaracji w raporcie, opisano w rozdziale Umowy. Spośród wszystkich pozycji rozwijalnej listy wyboru obecnie większość nie obowiązuje. Pozostawiono je w systemie w celu zachowania spójności danych. DPS leżący dla podopiecznych obłożnie chorych, DPJ podopieczny Domu Pogodnej Jesieni, DSS podopieczny Domu Spokojnej Starości, DMD Dom Małego Dziecka, DD Dom Dziecka, SOSZW Specjalne Ośrodki Szkolno - Wychowawcze, PO Pogotowie Opiekuńcze, MON Żołnierz Służby Zasadniczej MON, MS Funkcjonariusz w służbie kandydackiej (służba zasadnicza), MSWiA Funkcjonariusz w służbie kandydackiej (służba zasadnicza), studenci 3/12 miejsce zamieszkania, studenci 9/12 miejsce nauki, uczniowie miejsce zamieszkania, uczniowie miejsce nauki, Żołnierz Służby Zasadniczej poborowy, Żołnierz Służby Zasadniczej + miejsce pełnienia służby, Deklaracja składana w miejscu pełnienia służby, skala Barthel, skala Barthel wizyta domowa, uczeń w szkole typu I.1, uczeń w szkole typu I.2 w klasie integracyjnej lub sportowej, uczeń w szkole typu I.3 A z niepełnosprawnością typu A, uczeń w szkole typu I.3 B z niepełnosprawnością typu B., uczeń w szkole typu I.3 C z niepełnosprawnością typu C, uczniowie szkół zawodowych i techników prowadzących naukę w warsztatach, uczniowie szkół specjalnych z lekkim upośledzeniem umysłowym, sprawni ruchowo, niewidomi i niedowidzący, głusi i niedosłyszący, przewlekle chorzy, uczniowie szkół specjalnych z lekkim upośledzeniem umysłowym, niepełnosprawni ruchowo, z umiarkowanym upośledzeniem umysłowym i sprawni ruchowo, uczniowie szkół specjalnych z umiarkowanym lub znacznym upośledzeniem umysłowym i niepełnosprawni ruchowo; szczególne środowisko nauczania i wychowania, uczniowie szkół podstawowych, gimnazjów, liceów (bez nauki w warsztatach). Gdy pole Rozszerzenie rodzaju deklaracji nie zostanie uzupełnione, wówczas przy zatwierdzaniu deklaracji zostanie wyświetlony następujący komunikat: DPS Dom Pomocy Społecznej, 7

12 2. Funkcje pole Numer deklaracji w polu należy podać kolejny numer deklaracji. Jeżeli w Opcjach modułu Deklaracje w zakładce Ogólne została włączona opcja Automatyczne nadawanie numeru deklaracji, wówczas system automatycznie nada kolejny numer deklaracji. pole Po raz który w bieżącym roku składana jest deklaracja. Pole Po raz który w bieżącym roku składana jest deklaracja widoczne jest, gdy w zakładce Informacje podstawowe został wybrany jeden z następujących rodzajów deklaracji: lekarz POZ, pielęgniarka środowiskowa lub położna. Rys. 12. Okno: Komunikat. pole Podtyp deklaracji dotyczy dodatkowych, specyficznych cech wpływających na sposób rozliczenia deklaracji. Pole może przyjmować wartości: nie dotyczy, student w miejscu nauki, uczeń w miejscu nauki, deklaracja składana w miejscu pełnienia służby, deklaracja składana w miejscu pełnienia służby + Żołnierz Służby Zasadniczej poborowy, Żołnierz Służby Zasadniczej poborowy (POO). pole Kod podstawy wpisu : po raz pierwszy, za zgodą Narodowego Funduszu Zdrowia, za opłatą manipulacyjną, promesa z innego Narodowego Funduszu Zdrowia, zmiana Narodowego Funduszu Zdrowia, po upływie 6 miesięcy; pole Filia ; Pole Filia dostępne jest, gdy licencja Użytkownika obejmuje moduł Replikacje. opcja Deklaracja tymczasowa opcja obecnie nie jest używana; pozostawiono ją w systemie w celu zachowania spójności danych; pole PESEL osoby ubezpieczającej pole wymagane jest podczas dodawania deklaracji nieosobistej, jeżeli z danych osoby z ubezpieczenia, której korzysta pacjent znany jest tylko numer PESEL opis dodawania tego rodzaju deklaracji, został zamieszczony w dalszej części instrukcji. Pole PESEL osoby ubezpieczającej dostępne jest, gdy dodajemy deklarację przez przycisk F2 Dodaj dla pacjenta korzystającego z ubezpieczenia innej osoby. pole Deklaracja jest podstawą do płatności : Tak pozycję należy ustawić, gdy deklaracja jest podstawą płatności, czyli mamy kapitacyjną metodę finansowania, Nie pozycję należy ustawić, gdy mamy zadaniową metodę finansowania. Pole Deklaracja jest podstawą do płatności jest dostępne, gdy w zakładce Informacje podstawowe został wybrany rodzaj deklaracji pielęgniarka środowiskowa. pole Nr umowy o dobrowolne ubezpieczenie umożliwia wprowadzenie numeru umowy z OW NFZ o dobrowolne ubezpieczenie. Pole Nr umowy o dobrowolne ubezpieczenie jest dostępne, gdy deklaracja dotyczy pacjenta spoza UE, ubezpieczonego w Polsce na podstawie umowy o dobrowolne ubezpieczenie. Sposób wprowadzania pacjenta tego rodzaju został przedstawiony w następnym podrozdziale. 4. Sekcja Wycofanie deklaracji zawiera elementy:, opcja Deklaracja cofnięta opcja jest aktywna podczas edycji deklaracji, jej włączenie umożliwia wycofanie deklaracji, uaktywnia następne pola: pole Data wycofania ; pole Godzina wycofania ; pole Kod podstawy rezygnacji - zawiera następujące pozycje: Zmiana Narodowego Funduszu Zdrowia. Za zgodą Narodowego Funduszu Zdrowia. Zmiana lekarza. 8

13 Moduł 44 Deklaracje Z inicjatywy pacjenta. Za opłatą manipulacyjną. Po upływie 6 miesięcy. Zgon. Inny. Kody podstawy rezygnacji zostały opisane w następnym rozdziale niniejszej instrukcji. pole Przeniósł się do wybór przychodni (zewnętrznej jednostki służby zdrowia), do której pacjent się przeniósł. W polu widoczny jest skrót tej jednostki. Sposób wycofania deklaracji został szczegółowo opisany w podrozdziale Wycofanie deklaracji. pole Inny powód rezygnacji - umożliwia dodanie powodu wycofania deklaracji zdefiniowanego przez użytkownika. Pole aktywne jest tylko, gdy w polu Kod podstawy rezygnacji została wybrana pozycja Inny. 5. Przyciski: Notatka służy do wprowadzania notatek, Archiwum umożliwia podgląd danych archiwalnych. tego względu podczas dodawania deklaracji wymagane jest wprowadzenie poradni. Z wybranej poradni do komunikatu przekazywane jest miejsce wykonywania usług, które zawiera powyżej wymienione identyfikatory (VII część kodu resortowego, kod miejsca wykonywania usług). System kontroluje wymóg wprowadzenia poradni w deklaracjach i: jeżeli data złożenia deklaracji jest po r, wówczas wymagane jest wprowadzenie poradni, powiązanej z aktywnym miejscem wykonywania usług, wynikającym z umowy OW NFZ. Sposób wiązania poradni z aktywnym miejscem wykonywania usług został opisany w instrukcji do modułu Rozliczenia. Pole Do poradni zostanie automatycznie uzupełnione po uprzednim wprowadzeniu pracownika, który w swojej Karcie w polu Domyślny gabinet ma wprowadzony gabinet powiązany z odpowiednią poradnią. Jeżeli poradnia nie zostanie wprowadzona, wówczas nie jest możliwe zatwierdzenie deklaracji, zostanie wyświetlony komunikat z błędem: Po wprowadzeniu danych, deklarację należy zatwierdzić przyciskiem OK. Jeżeli w Opcjach modułu deklaracje w zakładce Ogólne zostały włączone opcje: opcja Podczas dodawania deklaracji do lekarza automatycznie utwórz deklarację do pielęgniarki, opcja Podczas dodawania deklaracji do lekarza automatycznie utwórz deklarację do położnej, wówczas po zatwierdzeniu deklaracji do lekarza POZ, system zapropnuje automatyczne utworzenie deklaracji do pielęgniarki oraz do położnej. W wyświetlonym oknie Tworzenie deklaracji na podstawie deklaracji do lekarza automatycznie będą włączone opcje Deklarację do pielęgniarki oraz Deklarację do położnej. Rys. 13. Okno: Tworzenie deklaracji na podstawie deklaracji do lekarza. Rys. 14. Okno: Błąd. jeżeli data złożenia deklaracji jest do r, wówczas nie jest wymagane wprowadzenie poradni i możliwe jest zatwierdzenie deklaracji. Deklarację do położnej można również utworzyć osobie płci męskiej w wieku od 0 do 36 miesięcy (3 lat). Aby było to możliwe w Opcjach modułu Deklaracje w zakładce Ogólne, w polu Pozwól na tworzenie deklaracji do położnej mężczyznom do X miesiąca życia, należy wpisać wiek pacjenta w miesiącach. Ustawienie w tym polu wartości zero uniemożliwia utworzenie deklaracji osobie płci męskiej. W polach obok należy wprowadzić właściwych pracowników. Od r obowiązują nowe zasady w raportowaniu deklaracji do OW NFZ. Aktualny format komunikatu deklaracji POZ/KAOS wymaga podania identyfikatora komórki organizacyjnej i identyfikatora technicznego komórki organizacyjnej, w której złożono deklarację. Z 9

14 2. Funkcje Wprowadzanie deklaracji osobistej obcokrajowcowi ubezpieczonego na podstawie umowy o dobrowolne ubezpieczenie System umożliwia wprowadzenie deklaracji pacjentom - obcokrajowcom, ubezpieczonych w Polsce na podstawie umowy o dobrowolne ubezpieczenie. Dotyczy to pacjentów obcokrajowców bez numeru PESEL i nie rozliczanych na podstawie przepisów o koordynacji. W pierwszej kolejności w Kartach pacjentów należy: w zakładce Informacje dodatkowe : w polu Nr umowy o dobrowolne ubezpieczenie należy ręcznie wprowadzić numer umowy o dobrowolne ubezpiecznie OW NFZ, uzyskany od pacjenta. Numer ten powinien być unikalny. W zakładce NFZ/Ubezpieczenie w polu Rodzaj ubezpieczenia ustawić pozycję: D Osoba objęta dobrowolnym ubezpieczeniem. W zakładce Unia Europejska, należy włączyć opcję Obcokrajowiec. Rys. 16. Okno: Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej. Jeżeli numer umowy o dobrowolne ubezpieczenie nie zostanie wprowadzony, wówczas przy zatwierdzaniu deklaracji przyciskiem OK, zostanie wyświetlony komunikat: Rys. 15. Okno: Karta pacjenta. Aby zarejestrować deklarację tego typu: 1. W oknie Wybieranie pacjenta, należy wskazać pacjenta, któremu dodajemy deklarację oraz użyć przycisku OK, 2. W oknie Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, należy użyć przycisku F2 Dodaj, 3. W oknie Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, oprócz standardowych danych takich jak: rodzaj deklaracji; data złożenia; przychodnia; OW NFZ; lekarz, niezbędne jest wprowadzenie danych: w zakładce Informacje podstawowe : w polu Do poradni należy wprowadzić poradnię powiązaną z aktywnym miejscem wykonywania usług, wynikającym z umowy OW NFZ. Wymóg wprowadzania poradni podczas dodawania deklaracji został opisany powyżej, przy opisie dodawania deklaracji osobistej pacjentowi z rodzajem ubezpieczenia: U oraz D. Rys. 17. Okno: Komunikat Wprowadzanie deklaracji nieosobistej pacjenta System umożliwia wprowadzenie deklaracji nieosobistej pacjentom, którzy korzystają z ubezpieczenia innych pacjentów danej jednostki służby zdrowia, osób nie będących pacjentami oraz osób, dla których znany jest tylko PESEL. Deklarację tego typu można dodać pacjentowi, który w swojej Karcie w polu Rodzaj ubezpieczenia ma ustawiony rodzaj ubezpieczenia: C-osoba będąca członkiem rodziny osoby podlegającej ubezpieczeniu. Każdy ubezpieczony pacjent może zadeklarować do Podstawowej Opieki Zdrowotnej dowolną liczbę członków rodziny, którzy korzystają z jego ubezpieczenia. 10

15 Moduł 44 Deklaracje Wprowadzanie deklaracji pacjenta korzystającego z ubezpiecznia innego pacjenta jednostki służby zdrowia Aby zarejestrować deklarację nieosobistą pacjenta korzystającego z ubezpieczenia innego pacjenta: 1. W oknie Wybieranie pacjenta, należy wskazać pacjenta, któremu dodajemy deklarację oraz użyć przycisku OK, 2. W oknie Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, należy użyć przycisku F5 Pacjent, 3. W oknie Wybieranie pacjenta, należy wskazać pacjenta, którego ubezpieczenie będzie wykorzystywane dla pacjenta, dla którego dodawana jest deklaracja nieosobista. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem OK, 4. W oknie Deklaracja do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, oprócz standardowych danych takich jak: rodzaj deklaracji; data złożenia; przychodnia; OW NFZ; lekarz, niezbędne jest wprowadzenie danych: w zakładce Informacje podstawowe : w polu Do poradni należy wprowadzić poradnię powiązaną z aktywnym miejscem wykonywania usług, wynikającym z umowy OW NFZ. Wymóg wprowadzania poradni podczas dodawania deklaracji został opisany powyżej, przy opisie dodawania deklaracji osobistej pacjentowi z rodzajem ubezpieczenia: U oraz D. w sekcji Zgłoszenie członka rodziny w polu Typ pokrewieństwa, należy wskazać właściwy typ pokrewieństwa pacjenta, któremu chcemy dodać deklarację, D dziecko w wieku poniżej 18 lat, S dziecko kształcące się w wieku do 26 lat, B dziecko niepełnosprawne (niezależnie od wieku), M małżonka/ek, R krewni wstępni pozostający we wspólnym gospodarstwie. Rys. 18. Okno: Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej Wprowadzanie deklaracji pacjenta korzystającego z ubezpieczenia innego pacjenta jednostki służby zdrowia z poziomu osoby ubezpieczającej W rozdziale powyżej został przedstawiony sposób rejestrowania deklaracji nieosobistej pacjenta korzystającego z ubezpieczenia innego pacjenta. Wprowadzenie takiej deklaracji odbywa się po wybraniu z bazy pacjenta, dla którego chcemy dodać deklarację. Poniżej został przedstawiony inny sposób dodawania deklaracji nieosobistej. 1. W oknie Wybieranie pacjenta, należy wskazać pacjenta z ubezpieczenia, którego będzie korzystać pacjent, dla którego dodajemy deklarację. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem OK, 2. W oknie Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, należy użyć przycisku F2 Dodaj, 3. W oknie Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, oprócz standardowych danych takich jak: rodzaj deklaracji; data złożenia; przychodnia; OW NFZ; lekarz, niezbędne jest wykonanie czynności: w zakładce Informacje podstawowe : należy wyłączyć opcję Zgłoszenie osobiste, w polu Do poradni należy wprowadzić poradnię powiązaną z aktywnym miejscem wykonywania usług, wynikającym z umowy OW NFZ. Wymóg wprowadzania poradni podczas dodawania deklaracji został opisany powyżej, przy opisie dodawania deklaracji osobistej pacjentowi z rodzajem ubezpieczenia: U oraz D. w sekcji Zgłoszenie członka rodziny w polu Typ pokrewieństwa, należy wskazać właściwe pokrewieństwo, przy użyciu dostępnego wówczas przycisku F3 Wybierz, należy wskazać właściwy typ pokrewieństwa pacjenta, któremu chcemy dodać deklarację. 11

16 2. Funkcje Rys. 19. Okno: Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej Wprowadzanie deklaracji pacjenta korzystającego z ubezpieczenia innej osoby nie będącej pacjentem jednostki służby zdrowia Aby zarejestrować deklarację nieosobistą pacjenta korzystającego z ubezpieczenia innej osoby, nie będącej pacjentem jednostki służby zdrowia: 1. W oknie Wybieranie pacjenta, należy wskazać pacjenta, któremu chcemy dodać deklarację oraz użyć przycisku OK, 2. W oknie Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, należy użyć przycisku F7 Osoba, 3. W oknie Wybieranie osoby, należy wskazać osobę, której ubezpieczenie będzie wykorzystywane dla pacjenta, dla którego dodawana jest deklaracja nieosobista. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem OK, 4. W oknie Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, oprócz standardowych danych takich jak: rodzaj deklaracji; data złożenia; przychodnia; OW NFZ; lekarz, niezbędne jest wprowadzenie danych: Rys. 20. Okno: Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej Wprowadzanie deklaracji pacjenta korzystającego z ubezpieczenia innej osoby, dla której znany jest tylko PESEL Aby zarejestrować deklarację nieosobistą pacjenta korzystającego z ubezpieczenia innej osoby, dla której znany jest tylko numer PESEL: 1. W oknie Wybieranie pacjenta, należy wskazać pacjenta, któremu chcemy dodać deklarację oraz użyć przycisku OK, 2. W oknie Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, należy użyć przycisku F2 Dodaj. Spowoduje to wyświetlenie komunikatu, w treści którego czytamy: w zakładce Informacje podstawowe : w polu Do poradni należy wprowadzić poradnię powiązaną z aktywnym miejscem wykonywania usług, wynikającym z umowy OW NFZ. Wymóg wprowadzania poradni podczas dodawania deklaracji został opisany powyżej, przy opisie dodawania deklaracji osobistej pacjentowi z rodzajem ubezpieczenia: U oraz D. w sekcji Zgłoszenie członka rodziny w polu Typ pokrewieństwa, należy wskazać właściwe pokrewieństwo, należy wskazać właściwy typ pokrewieństwa pacjenta, któremu chcemy dodać deklarację. Rys. 21. Okno: Komunikat. Powyższy komunikat należy zatwierdzić przyciskiem Tak. 3. W oknie Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, oprócz standardowych danych takich jak: rodzaj deklaracji; data złożenia; przychodnia; OW NFZ; lekarz, niezbędne jest wprowadzenie danych: w zakładce Informacje podstawowe : w polu Do poradni należy wprowadzić poradnię powiązaną z aktywnym miejscem wykonywania usług, wynikającym z umowy OW NFZ. 12

17 Moduł 44 Deklaracje Wymóg wprowadzania poradni podczas dodawania deklaracji został opisany powyżej, przy opisie dodawania deklaracji osobistej pacjentowi z rodzajem ubezpieczenia: U oraz D. w sekcji Zgłoszenie członka rodziny w polu Typ pokrewieństwa, należy wskazać właściwy typ pokrewieństwa pacjenta, któremu chcemy dodać deklarację, w zakładce Informacje dodatkowe : w polu PESEL osoby ubezpieczającej należy wpisać numer PESEL osoby, której ubezpieczenie będzie wykorzystywane dla pacjenta, dla którego dodawana jest deklaracja nieosobista. Rys. 22. Okno: Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej. opcję Deklaracja cofnięta Jeżeli okno zostało wywołane przyciskiem F7 Wycofaj, wówczas automatycznie będzie włączona opcja Deklaracja cofnięta, ponadto należy uzupełnić: pole Data wycofania data, z jaką deklaracja będzie wycofana. Domyślnie pole uzupełnione jest datą domyślną, pole Godzina wycofania domyślnie podany jest aktualny czas, pole Kod podstawy rezygnacji - należy ustawić właściwy typ podstawy rezygnacji: Zmiana Narodowego Funduszu Zdrowia wybór podstawy spowoduje automatyczne wycofanie deklaracji pacjenta, a następnie utworzenie nowej deklaracji dla tego pacjenta. Zostanie wyświetlone nowe okno Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, z wybranym OW NFZ. Użytkownik może zrezygnować z tworzenia nowej deklaracji pacjentowi, w tym momencie (przycisku Anuluj ). Za zgodą Narodowego Funduszu Zdrowia wybór podstawy spowoduje wycofanie deklaracji, Zmiana lekarza wybór podstawy podobnie jak dla podstawy rezygnacji: Zmiana Narodowego Funduszu Zdrowia spowoduje automatyczne wycofanie deklaracji pacjenta, a następnie utworzenie nowej deklaracji. Zostanie wyświetlone nowe okno Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej. Z inicjatywy pacjenta wybór podstawy spowoduje wycofanie deklaracji. Przed wycofaniem deklaracji zostaną wyświetlone komunikaty: Jeżeli pacjent posiada jeszcze inne aktywne deklaracje, zostanie wyświetlony komunikat: Wycofanie deklaracji Deklaracja nie może być wycofana w tym samym miesiącu, w którym została złożona ze względu na to, iż nie została ona jeszcze uwzględniona w raporcie dla OW NFZ. Możliwości wycofania deklaracji: 1. Wycofanie pojedyńczej deklaracji pacjenta. Aby wycofać pojedyńczą deklarację pacjenta z menu głównego Funkcje należy użyć funkcji Lista deklaracji (Ctrl+L), lub funkcji Deklaracje pacjenta (Ctrl+D). W oknach Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej należy wskazać deklarację i użyć przycisku F4 Popraw, lub przycisku F7 Wycofaj. W obu przypadkach zostanie wyświetlone okno główne deklaracji: Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, w którym aktywna będzie sekcja Wycofanie deklaracji. Jeżeli okno główne deklaracji zostało wywołane w trybie edycji, wówczas w sekcji tej należy włączyć Rys. 23. Okno: Komunikat. Użycie w oknie komunikatu przycisku Tak spowoduje, że zostaną automatycznie wycofane również pozostałe aktywne deklaracje pacjenta. Użycie przycisku Nie spowoduje, że zostanie wycofana tylko wskazana deklaracja. Komunikat z zapytaniem: 13

18 2. Funkcje Rys. 24. Okno: Komunikat. Użycie w oknie komunikatu przycisku Tak spowoduje, że po wycofaniu deklaracji, pacjent pozostanie aktywny w bazie pacjentów. Użycie przycisku Nie spowoduje, że pacjent zostanie ukryty. Za opłatą manipulacyjną wybór podstawy spowoduje wycofanie deklaracji. Po upływie 6 miesięcy wybór podstawy spowoduje wycofanie deklaracji. Zgon wybór podstawy spowoduje wycofanie deklaracji. Dodatkowo przed wycofaniem deklaracji - podobnie jak dla podstawy rezygnacji: Z inicjatywy pacjenta zostaną wyświetlone komunikaty opisane powyżej. Inny wybór podstawy spowoduje wycofanie deklaracji. W dostępnym wówczas polu Inny powód rezygnacji można wskazać właściwy opis. pole Przeniósł się do skrót nazwy jednostki zewnętrznej (w przypadku wybrania zgonu jako kodu podstawy rezygnacji pole jest zablokowane do edycji). 2. Zbiorowe wycofanie deklaracji tego samego pacjenta. Aby wycofać wszystkie deklaracje tego samego pacjenta np. do lekarza; do położnej; do pielęgniarki z menu głównego Funkcje należy użyć funkcji Lista deklaracji, lub funkcji Deklaracje pacjenta. W oknach Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej w pierwszych kolumnach w rekordach deklaracji, należy ustawić znaczniki zaznacznia i użyć przycisku F9 Wyc.zazn.. Zostanie wyświetlone okno Wycofanie/przepisanie deklaracji. Dalsze czynności jakie należy wykonać w oknie Wycofanie/przepisanie deklaracji są analogiczne jak opisane poniżej w pkt Zbiorowe wycofanie deklaracji różnych pacjentów. Aby wycofać deklaracje różnych pacjentów z menu głównego Funkcje, należy użyć funkcji Lista deklaracji. W oknie Deklaracje zgłoszenia do Podstawowej Opieji Zdrowotnej, w pierwszych kolumnach w rekordach deklaracji, należy ustawić znaczniki zaznacznia i użyć przycisku F9 Wyc.zazn.. Zostanie wyświetlone okno Wycofanie/przepisanie deklaracji, w którym w zakładce Wycofanie deklaracji automatycznie będzie włączona opcja Wycofaj deklaracje. Rys. 25. Okno: Wycofanie/ przepisanie deklaracji. W oknie Wycofanie/przepisanie deklaracji ponadto należy uzupełnić: pole Data wycofania pole domyślnie uzupełnione jest datą bieżącą, pole Godzina wycofania pole domyślnie uzupełnione jest godziną bieżącą, pole Kod podstawy rezygnacji - należy ustawić właściwy typ podstawy rezygnacji: Zmiana Narodowego Funduszu Zdrowia wybór podstawy spowoduje automatyczne wycofanie zaznaczonych deklaracji pacjentów, a następnie utworzenie nowych deklaracji z wybranym OW NFZ. Przed wycofaniem deklaracji zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat: Rys. 26. Okno: Komunikat. Za zgodą Narodowego Funduszu Zdrowia wybór podstawy spowoduje wycofanie zaznaczonych deklaracji. Po wycofaniu zostanie wyświetlony następujący komunikat: Rys. 27. Okno: Komunikat. 14

19 Moduł 44 Deklaracje Zmiana lekarza wybór podstawy spowoduje automatyczne wycofanie zaznaczonych deklaracji pacjentów, a następnie utworzenie nowych deklaracji z wybranym pracownikiem. Przed wycofaniem deklaracji zostanie wyświetlony taki sam komunikat, jak dla podstawy rezygnacji Zmiana Narodowego Funduszu Zdrowia. Użycie w oknie komunikatu przycisku Tak spowoduje, że po wycofaniu deklaracji, pacjenci pozostaną aktywni w bazie pacjentów. Użycie przycisku Nie spowoduje, że pacjenci zostaną ukryci. Komunikat podsumowujący. Na zakończenie operacji zostanie wyświetlony komunikat podsumowujący. Jeżeli Użytkownik zdecydował wcześniej, że mają zostać wycofane również wszystkie aktywne deklaracje pacjentów oprócz zaznaczonych deklaracji, wówczas komunikat ten będzie zawierał taką informację. Rys. 28. Okno: Komunikat. Z inicjatywy pacjenta wybór podstawy spowoduje wycofanie zaznaczonych deklaracji. Przed wycofaniem deklaracji zostaną wyświetlone komunikaty: Jeżeli pacjenci posiadają jeszcze inne aktywne deklaracje, zostanie wyświetlony komunikat: Rys. 29. Okno: Komunikat. Użycie w oknie komunikatu przycisku Tak spowoduje, że zostaną automatycznie wycofane również pozostałe aktywne deklaracje pacjentów. Użycie przycisku Nie spowoduje, że zostaną wycofane tylko zaznaczone deklaracje. Komunikat z zapytaniem: Rys. 31. Okno: Komunikat. Za opłatą manipulacyjną wybór podstawy spowoduje wycofanie zaznaczonych deklaracji, Po upływie 6 miesięcy wybór podstawy spowoduje wycofanie zaznaczonych deklaracji, Zgon wybór podstawy spowoduje wycofanie zaznaczonych deklaracji. Dodatkowo przed wycofaniem deklaracji podobnie jak dla podstawy rezygnacji: Z inicjatywy pacjenta zostaną wyświetlone komunikaty opisane powyżej. Inny wybór podstawy spowoduje wycofanie deklaracji. W dostępnym wówczas polu Inny powód rezygnacji można wskazać właściwy opis. pole Inny powód rezygnacji - umożliwia dodanie powodu wycofania deklaracji zdefiniowanego przez Użytkownika. Pole aktywne jest tylko, gdy w polu Kod podstawy rezygnacji została wybrana pozycja Inny. pole Przeniósł się do skrót nazwy jednostki zewnętrznej (w przypadku wybrania zgonu jako kodu podstawy rezygnacji pole jest zablokowane do edycji). pole Oddział NFZ pole aktywne jest tylko, gdy w polu Kod podstawy rezygnacji została wybrana pozycja Zmiana oddziału NFZ, pole Oddział NFZ pole aktywne jest tylko, gdy w polu Kod podstawy rezygnacji została wybrana pozycja Zmiana oddziału NFZ, pole Do lekarza pole aktywne jest tylko, gdy w polu Kod podstawy rezygnacji została wybrana pozycja Zmiana lekarza. Rys. 30. Okno: Komunikat. 15

20 2. Funkcje Przepisywanie deklaracji Możliwości przepisania deklaracji do innego lekarza oraz/lub do innej poradni są analogiczne jak dla wycofania deklaracji, opisane w rozdziale powyżej. Przy użyciu funkcji Deklaracje pacjentów można zmienić, lub uzupełnić lekarza/ poradnię w pojedyńczej deklaracji tego samego pacjenta, lub we wszystkich jego deklaracjach. Przy użyciu funkcji Lista deklaracji można zmienić, lub uzupełnić lekarza/ poradnię również w deklaracjach różnych pacjentów. W tym celu w oknie Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej w pierwszych kolumnach w rekordach deklaracji, należy ustawić znaczniki zaznaczania i użyć przycisku F8 Przepisz zaznaczone. Zostanie wyświetlone okno Wycofanie/przepisanie deklaracji w którym w zakładce Przepisanie deklaracji automatycznie będą włączone opcje: opcja Zmień Uzupełnij pracownika, opcja Zmień Uzupełnij poradnię. Rys. 32. Okno: Wycofanie/ przepisanie deklaracji. W oknie Wycofanie/przepisanie deklaracji w dostępnych polach, należy ustawić właściwego pracownika oraz/lub właściwą poradnię. Zmianę pracownika oraz/lub poradnię w deklaracjach można również dokonać przy użyciu przycisku Uzupełnij poradnię, dostępnym w oknie Deklaracje zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej po użyciu funkcji Lista deklaracji. Na deklaracjach zostaną zmienione jedynie dane osobowe lekarza oraz/lub nazwa poradni, natomiast pozostałe dane w tym również daty złożenia deklaracji pozostaną niezmienione Usuwanie deklaracji Usunięcie deklaracji jest możliwe, jeżeli nie została ona jeszcze uwzględniona w raporcie dla NFZ. W przeciwnym wypadku deklaracje mogą zostać tylko wycofane. Aby usunąć deklarację osobistą pacjenta w oknie Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej należy wskazać deklarację i użyć przycisku F8 Usuń. Użycie przycisku ALT+F8 Usuń, znajdującego się w górnej części okna, spowoduje usunięcie deklaracji nieosobistej pacjenta Wydruk deklaracji Funkcja wydruku deklaracji umożliwia drukowanie tylko deklaracji aktywnych, które są deklaracjami wyboru lekarza, pielęgniarki lub położnej. Aby wydrukować deklaracje pacjenta należy wykonać następujące czynności: 1. Z poziomu menu należy wybrać funkcję Deklaracje pacjenta. 2. Wyświetlone zostanie okno Wybieranie pacjenta, w którym należy zaznaczyć wybranego pacjenta na liście oraz użyć przycisku OK. 3. Wyświetlone zostanie okno Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, w którym - po uprzednim zaznaczeniu wybranej deklaracji należy użyć przycisku Drukuj znajdującego się w dolnej części okna. 4. Wyświetlone zostanie okno Opcje wydruku deklaracji, w którym można podać następujące informacje: pole Data podpisania deklaracji - do wyboru są następujące możliwości: zgodna z datą utworzenia deklaracji, dzisiejsza, nie uzupełniaj, opcja Nie drukuj daty złożenia deklaracji, opcja Wydruk dwustronny gdy opcja nie jest włączona, wówczas wydruk pierwszej i drugiej strony deklaracji odbędzie się na osobnych kartkach. Jeżeli opcja zostanie włączona, wówczas deklaracja zostanie wydrukowana dwustronnie. Szczegółowo funkcjonalność została opisana poniżej. opcja Drukuj numer kartoteki gdy opcja zostanie zaznaczona, na wydruku deklaracji pojawi się również numer kartoteki pacjenta w systemie, opcja Nie drukuj pracownika opcja ta może być przydatna w sytuacji zmiany deklaracji przez pacjenta (odejście lekarza nowy lekarz). Umożliwia ona wraz z opcją Nie drukuj daty złożenia deklaracji wydrukowanie dotychczasowej deklaracji, bez danych o dacie złożenia i lekarza i następnie przedstawienie jej pacjentowi do uzupełnienia i podpisu. Tym sposobem można uzyskać nową deklarację pacjenta bez konieczności uzupełniania przez niego wszystkich wymaganych pól. opcja Wydruk wg wzorca obow. od VII.2007 umożliwia wydrukowanie deklaracji złożonej przed r według wzoru obowiązującego od r. Opcja jest aktywna, gdy zostały włączone opcje: Nie drukuj daty złożenia deklaracji oraz Nie drukuj pracownika. pole Adres do korespondencji - umożliwia wydrukowanie na deklaracji adresu do korespondencji z: adresu stałego, 16

21 Moduł 44 Deklaracje adresu tymczasowego, nie drukować, opcja Wydruk deklaracji (lekarz rodzinny), opcja Wydruk deklaracji (pielęgniarka), opcja Wydruk deklaracji (położna), opcja Wydruk instrukcji umożliwia wydrukowanie instrukcji wypełniania deklaracji, opcja Wydruk deklaracji (cukrzyca), opcja Wydruk deklaracji (HIV). Rys. 34. Okno: Podgląd wydruku deklaracji. 5. W celu wydrukowania deklaracji należy użyć przycisku Drukuj. Jak napisano powyżej włączenie w oknie Opcje wydruku deklaracji opcji Wydruk dwustrony, umożliwia dwustronne wydrukowanie deklaracji. W tym celu pojawią się dwie dodatkowe sekcje. Rys. 33. Okno: Opcje wydruku deklaracji. W oknie Opcje wydruku deklaracji znajduje się przycisk Podgląd. Jego użycie umożliwia podgląd wydruku deklaracji. Na wydruku deklaracji w polu Kod Oddziału NFZ, drukowany jest kod Oddziału NFZ na terenie, którego świadczeniobiorca dokona wyboru: lekarza podstawowej opieki zdrowotnej/ pielęgniarki podstawowej opieki zdrowotnej/ położnej podstawowej opieki zdrowotnej. Właściwy kod Oddziału NFZ pobierany jest z Karty podmiotu gospodarczego z zakładki Recepty z pola OW NFZ. Deklaracje wyboru w której znajdują się dwa przyciski. Zgodnie z widoczną informacją aby wydrukować pierwszą stronę deklaracji, należy użyć przycisku Pierwsza str.. Po wydrukowaniu należy odwócić kartkę i włożyć ją do podajnika drukarki niezadrukowaną stroną. Następnie należy użyć przycisku Druga str.. W sekcji znajduje się opcja Drukuj drugie strony w odwrotnej kolejności której funkcjonalność została opisana pod słowem pomoc. Instrukcja wypełniania deklaracji w której znajduje się przycisk Instrukcja. Przycisk ten jest aktywny, gdy została włączona opcja Wydruk instrukcji. Użycie przycisku spowoduje, że wraz z deklaracją zostanie wydrukowana instrukcja wypełniania deklaracji. 17

22 2. Funkcje Rys. 35. Okno: Opcje wydruku deklaracji. Jeżeli wydrukowanych ma być więcej niż jedna deklaracja tego samego pacjenta, wówczas w oknie Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, właściwym deklaracjom w pierwszej kolumnie, należy ustawić znacznik zaznaczania i użyć przycisku Drukuj zazn Seryjne tworzenie i seryjny wydruk deklaracji Funkcja seryjnego tworzenia deklaracji umożliwia seryjne wygenerowanie tylko deklaracji wyboru pielęgniarki i położnej, na podstawie deklaracji wyboru lekarza. Funkcja seryjnego wydruku deklaracji umożliwia seryjne wydrukowanie deklaracji wyboru lekarza, pielęgniarki i położnej. pole Data urodzenia: od... do ; pole Wiek: od... do ; pole Liczba deklaracji wszystkie zaznaczone, pierwszych X (gdzie X ilość deklaracji; możliwe wartości: ); opcja Data i godzina złożenia deklaracji : ta sama co w deklaracji pacjenta lub wprowadzona ręcznie przez Użytkownika; pole Miejsce zamieszkania ; pole Ulica dwa rodzaje pól: edycyjne lub wyszukiwanie z bazy. Pole Ulica bez zaznaczenia miasta udostępnia pole edycyjne do wprowadzenia ręcznie nazwy ulicy. Wyszukiwanie z bazy możliwe jest wówczas, gdy zaznaczona jest opcja: Opcje/Opcje/ Używaj tabeli ulic przy wyborze ulicy w module Bazy. Następnie w oknie Seryjne tworzenie/wydruk deklaracji należy zaznaczyć opcję Miejsce zamieszkania i wybrać z listy odpowiednią miejscowość. Zaznaczenie opcji Ulica i opcji Wybór ulicy pozwala na wybór szukanej ulicy z listy rozwijalnej. Jeśli pole z nazwą miasta pozostanie puste, to pokażą się ulice o tej nazwie we wszystkich miastach, natomiast jeśli miasto jest wybrane to tylko ulice z tego miasta; opcja Tylko deklaracje pracownika ; opcja Sortuj łączenie opcji spowoduje, że lista pacjentów zostanie wysortowana Seryjne tworzenie deklaracji Aby seryjnie wygenerować deklaracje do pielęgniarki/ położnej w oknie Seryjne tworzenie/wydruk deklaracji, należy wykonać czynności: włączyć przycisk Utwórz nowe, w sekcji Deklaracje wyboru, należy włączyć właściwą opcję: pielęgniarki lub położnej, włączyć opcję Deklaracja wyboru pielęgniarki / Deklaracja wyboru położnej / i w polu obok ustawić właściwego pracownika, w polu Poradnia ustawić właściwą poradnię. Od r obowiązują nowe zasady w raportowaniu deklaracji do OW NFZ. Aktualny format komunikatu deklaracji POZ/KAOS wymaga podania identyfikatora komórki organizacyjnej i identyfikatora technicznego komórki organizacyjnej, w której złożono deklarację. Z tego względu podczas dodawania deklaracji wymagane jest wprowadzenie poradni. Z wybranej poradni do komunikatu przekazywane jest miejsce wykonywania usług, które zawiera powyżej wymienione identyfikatory (VII część kodu resortowego, kod miejsca wykonywania usług). Rys. 36. Okno: Seryjne tworzenie/wydruk deklaracji. Wyświetloną listę deklaracji wyboru lekarza można ograniczyć przez zastosowanie parametrów: pole Płeć : kobieta, mężczyzna; System kontroluje wymóg wprowadzenia poradni w deklaracjach i: jeżeli data złożenia deklaracji jest po r, wówczas wymagane jest wprowadzenie poradni, powiązanej z aktywnym miejscem wykonywania usług, wynikającym z umowy OW NFZ. 18

23 Moduł 44 Deklaracje Sposób wiązania poradni z aktywnym miejscem wykonywania usług został opisany w instrukcji do modułu Rozliczenia. Pole Do poradni zostanie automatycznie uzupełnione po uprzednim wprowadzeniu pracownika, który w swojej Karcie w polu Domyślny gabinet ma wprowadzony gabinet powiązany z odpowiednią poradnią. Jeżeli poradnia nie zostanie wprowadzona, wówczas nie jest możliwe zatwierdzenie deklaracji, zostanie wyświetlony komunikat z błędem: włączyć opcję Data złożenia deklaracji i w polach obok ustawić właściwy przedział dat, można włączyć opcję Grupa pacjentów i w polu obok ustawić właściwą grupę pacjentów, należy wyszukać właściwe deklaracje pacjentów. W tym celu można zastosować dodatkowe parametry i użyć przycisku F7 Szukaj, w pierwszych kolumnach w rekordach deklaracji, należy ustawić znaczniki zaznaczania, użyć przycisku Drukuj. W wyświetlonym oknie Opcje wydruku deklaracji, należy włączyć właściwe opcje i zatwierdzić przyciskiem Drukuj. Seryjny wydruk deklaracji następuje według wzoru obowiązującego na dzień złożenia deklaracji. Aby wydrukować deklaracje obowiązujące do r, należy zawęzić datę złożenia deklaracji do r Zmiana daty deklaracji aktywnych Rys. 37. Okno: Błąd. jeżeli data złożenia deklaracji jest do r, wówczas nie jest wymagane wprowadzenie poradni i możliwe jest zatwierdzenie deklaracji. należy wyszukać właściwe deklaracje pacjentów wyboru lekarza. W tym celu można zastosować dodatkowe parametry i użyć przycisku F7 Szukaj, w pierwszych kolumnach w rekordach deklaracji, należy ustawić znaczniki zaznaczania, użyć przycisku F5 Generuj. Po wygenerowaniu deklaracji zostanie wyświetlony komunikat podsumowujący. Zatwierdzenie komunikatu spowoduje, że deklaracje wyboru lekarza, na podstawie których zostały wygenerowane deklaracje wyboru pielęgniarki/ położnej znikną z listy deklaracji. Deklaracje do położnej można również utworzyć osobie płci męskiej w wieku od 0 do 36 miesięcy (3 lat). Aby było to możliwe w Opcjach modułu Deklaracje w zakładce Ogólne, w polu Pozwól na tworzenie deklaracji do położnej mężczyznom do X miesiąca życia, należy wpisać wiek pacjenta w miesiącach. Ustawienie w tym polu wartości zero uniemożliwia utworzenie deklaracji osobie płci męskiej Seryjny wydruk deklaracji Aby seryjnie wydrukować deklaracje pacjentów w oknie Seryjne tworzenie/wydruk deklaracji, należy wykonać czynności: włączyć przycisk Przeglądaj istniejące, w sekcji Deklaracje wyboru, należy włączyć właściwą opcję, Wywołanie z poziomu menu funkcji Zmiana daty deklaracji aktywnych powoduje wyświetlenie okna Wybieranie pacjenta, w którym należy zaznaczyć wybranego pacjenta na liście oraz użyć przycisku OK. Po wybraniu pacjenta pojawia się okno Zmiana daty aktywnych deklaracji pacjenta, w którym po zaznaczeniu wybranej deklaracji należy użyć przycisku F4 Zmień datę złożenia deklaracji znajdującego się w dolnej części okna. Wówczas wyświetlone zostaje pole z automatycznie uzupełnioną datą. Po zmianie daty można ją zatwierdzić za pomocą przycisku OK. Rys. 38. Okno: Zmiany daty deklaracji aktywnych. Zmiana daty deklaracji aktywnych kolejnego pacjenta możliwa jest po użyciu przycisku F5 Wybierz pacjenta znajdującego się w dolnej części okna Sprawdzanie poprawności deklaracji Funkcja ta pełni rolę zabezpieczenia przed odrzuceniem przez Narodowy Fundusz Zdrowia deklaracji z powodu braków i błędów na nich występujących. Po jej wywołaniu pojawia się okno Sprawdzenie deklaracji. 19

24 2. Funkcje Rys. 39. Okno: Sprawdzenie deklaracji. Użycie przycisku Sprawdź pozwala na sprawdzenie poprawności wypełnienia wszystkich deklaracji złożonych w zadanym okresie. Przycisk Raport wyświetla natomiast zestawienie deklaracji i błędów, jakie zostały w nich odnalezione Wycofanie deklaracji tymczasowych Funkcja Wycofywanie deklaracji tymczasowych umożliwia wycofanie tylko deklaracji złożonych w przeciągu ostatnich dwunastu miesięcy. Funkcja ta dostępna jest z poziomu menu lub po użyciu skrótu klawiaturowego Ctrl+M. Aby wycofać deklaracje tymczasowe, w oknie Wycofywanie deklaracji tymczasowych należy wybrać miesiąc złożenia tych deklaracji. Za polem automatycznie zostanie wpisany odpowiedni rok. W dolnej części okna dodatkowo zostanie wyświetlony komunikat o ilości znalezionych deklaracji tymczasowych lub o ich braku. Rys. 40. Okno: Wycofanie deklaracji tymczasowych. W przypadku gdy istnieją deklaracje do wycofania, zamiast przycisku Zamknij pojawia się przycisk OK, umożliwiający wycofanie deklaracji tymczasowych. Funkcja Wycofanie deklaracji tymczasowych dostępna jest z poziomu menu lub po użyciu skrótu klawiaturowego Ctrl+M Generowanie zleceń Jeżeli dane zlecenie jest wykonywane dla dużej liczby pacjentów (np. w zakresie medycyny szkolnej, w ramach której wykonuje się usługi całym klasom), wówczas zamiast wprowadzać zlecenia pojedynczo, można skorzystać z funkcji generowania zleceń Generowanie zleceń na podstawie deklaracji W celu generacji zleceń na podstawie deklaracji, z poziomu menu należy wybrać funkcję Generacja zleceń / Na podstawie deklaracji, a następnie w oknie Generacja zleceń na podstawie deklaracji, należy uzupełnić: pole Oddział NFZ wybór oddziału, do którego deklaracje zostały złożone; pole Miesiąc miesiąc, za który deklaracja była aktywna; sekcja Data zlecenia opisano poniżej; pole Usługa wybór usługi, która ma zostać wykonana po wygenerowaniu zleceń; pole Lekarz wykonujący wskazanie lekarza, który wykona zlecenia; pole Gabinet ; pole Poradnia ; pole Podmiot. Można również uzupełnić: pole Rodzaj ogranicza listę pacjentów do deklaracji określonego rodzaju. Do wyboru są następujące wartości: lekarz rodzinny, medycyna szkolna, pielęgniarka środowiskowa, położna; pole Rozszerzenie rodzaju deklaracji - ogranicza listę do jednego z rozszerzeń rodzaju deklaracji; pole Kod jednostki chorobowej kod ICD10, który zostanie dodany do zlecenia; punkt umowy (przycisk Wybierz ) - wymuszenie punktu umowy, w ramach którego ma być wykonywana usługa. Po użyciu przycisku F5 Generuj, znajdującego się w dolnej części okna, zostaną utworzone zlecenia z datą wykonania określoną za pomocą opcji Data zlecenia : z deklaracji data rozpoczęcia wykonywania zlecenia jest datą pierwszego dnia miesiąca, chyba że deklaracja została złożona po tym dniu, wówczas jest ona datą złożenia deklaracji. Data zakończenia wykonania zlecenia jest datą ostatniego dnia miesiąca, chyba że deklaracja została wycofana przed tym dniem, wówczas jest ona datą wycofania deklaracji; Przykład 1: Jeżeli data złożenia deklaracji to , a zlecenia generowane są na podstawie deklaracji za miesiąc październik 2005 roku, wówczas wykonane zostanie jedno zlecenie z ilością 31, datą początkową i datą końcową Przykład 2: Jeżeli data złożenia deklaracji to , a zlecenia generowane są na podstawie deklaracji za miesiąc październik 2005 roku, wówczas wykonane zostanie jedno zlecenie z ilością 22, datą początkową i datą końcową Przykład 3. Jeżeli data złożenia deklaracji to , data wycofania , a zlecenia generowane są na podstawie deklaracji za miesiąc październik 2005 roku, wówczas wykonane zostanie jedno zlecenie z ilością 12, datą początkową i datą końcową wprowadzana z klawiatury dla każdej deklaracji zostanie utworzone zlecenie na wykonanie pojedynczej usługi z datą początkową równą dacie końcowej podanej w polu; wprowadzana z klawiatury jako data rozpoczęcia wykonania zlecenia oraz data zakończenia wykonania zlecenia dla każdej deklaracji zostanie utworzone zlecenie na 20

25 Moduł 44 Deklaracje wykonanie usługi wielokrotnej z ilością równą liczbie dni z podanego zakresu. Data początkowa i końcowa zlecenia pobierane są z pól edycyjnych. Proces generacji kończy się komunikatem o ilości utworzonych zleceń i całkowitej liczbie zleceń, która miała zostać wygenerowana. wprowadzaną z klawiatury dla każdego pacjenta z grupy zostanie utworzone zlecenie na wykonanie pojedynczej usługi z datą początkową równą dacie końcowej podanej w polu; wprowadzaną z klawiatury jako data rozpoczęcia wykonania zlecenia oraz data zakończenia wykonania zlecenia dla każdego pacjenta z grupy zostanie utworzone zlecenie na wykonanie usługi wielokrotnej z ilością równą liczbie dni z podanego zakresu. Data początkowa i końcowa zlecenia pobierane są z pól edycyjnych. Proces generacji kończy się komunikatem o ilości utworzonych zleceń i całkowitej liczbie zleceń, która miała zostać wygenerowana. Rys. 41. Okno: Generacja zleceń na podstawie deklaracji. Dane deklaracji i generowanych na ich podstawie zleceń można filtrować dodatkowo według następujących kryteriów: pole Rodzaj deklaracji, pole Rozszerzenie rodzaju deklaracji, pole Kod jednostki chorobowej, według punktu umowy (tylko jeden naraz) Generowanie zleceń na podstawie grup pacjentów Aby wygenerować zlecenie dla grupy pacjentów z poziomu menu, należy wybrać funkcję Generacja zleceń/ Na podstawie grup pacjentów. Następnie w oknie Generacja zleceń na podstawie grup pacjentów należy uzupełnić: pole Grupa pacjentów, pole Data zlecenia, pole Usługa, pole Lekarza wykonującego usługę, pole Gabinet, pole Poradnia, pole Podmiot. Można również uzupełnić: Rys. 42. Okno: Generacja zleceń na podstawie grupy pacjentów Weryfikacja kodu pocztowego Funkcja umożliwia weryfikację poprawności zapisu kodów pocztowych. Po wywołaniu funkcji Weryfikacja kodu pocztowego wyświetli się okno Sprawdzanie kodu pocztowego, w którym należy użyć przycisku Sprawdź. System rozpocznie wówczas sprawdzanie w oparciu o bazę miejscowości, jaka została w nim zaimplementowana. W wypadku gdy napotka błędy, zaproponuje wykonanie następujących czynności: wybranie kodu spośród zaproponowanych, wpisanie kodu z klawiatury, zaakceptowanie zaproponowanego kodu. pole Kod jednostki chorobowej, punkt umowy za pomocą przycisku Wybierz. Po użyciu przycisku F5 Generuj, znajdującego się w dolnej części okna, zostaną utworzone zlecenia z datą wykonania określoną za pomocą opcji Data zlecenia : Rys. 43. Okno: Sprawdzanie kodu miejscowości. 21

26 2. Funkcje Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić, naciskając przycisk Akceptuj Deklaracje medycyny szkolnej Deklaracje pacjentów dla medycyny szkolnej wprowadzonych do systemu, można przeglądać w oknie Lista deklaracji dla medycyny szkolnej, po użyciu funkcji Deklaracje medycyny szkolnej. W oknie Lista deklaracji dla medycyny szkolnej można wykonać różne operacje na deklaracjach. W pierwszje kolejności w rekordach właściwych deklaracji, należy ustawić znaczniki zaznaczania. Przycisk Wycofaj deklaracje - umożliwia wycofanie jednej lub kilku deklaracji. Sposób wycofania deklaracji został opisany w podrozdziale niniejszej instrukcji. Program fluork. umożliwia zmianę programu fluorkowego w deklaracjach. W oknie Deklaracje - zmiana programu fluorkowego w dostępnym polu należy ustawić właściwą pozycję i użyć przycisku Wykonaj. Rys. 45. Okno: Deklaracje zmiana programu fluorkowego. Rys. 44. Okno: Lista deklaracji dla medycyny szkolnej. Wyświetloną listę deklaracji pacjentów dla medycyny szkolnej można ograniczyć przez zastosowanie parametrów: pola Data złożenia deklaracji od...do, pola Data urodzenia od...do., pole Miejscowość, pole Szkoła, pole Program fluorkowy : TAK; NIE, opcja Klasa włączenie opcji uaktywnia pole z numerem klasy, pole Rozszerzenie rodzaju, pole Status deklaracje wszystkie; aktywne; wycofane, pole Poradnia, opcja Bez poradni, opcja Grupa pacjentów włączenie opcji uaktywnia pole do wyboru właściwej grupy pacjentów, pole Stopień niepełnosprawności : wszyscy; pacjenci sprawni; pacjenci niepełnosprawni; lekki; umiarkowany; znaczny. Po ustawieniu właściwych parametrów, należy użyć przycisku F7 Szukaj. Wyświetloną listę deklaracji można posortować według następujących parametrów: Daty złożenia, Nazwisko, imię, PESEL pacjenta. Zmiana szkoły/ rozszerzenia rodzaju/ klasy umożliwia zmianę w deklaracjach: szkoły; rozszerzenia rodzaju oraz klasy. W oknie Deklaracje - zmiana szkoły należy włączyć właściwe opcje i użyć przycisku Wykonaj. Są to opcje: opcja Szkoła, opcja Klasa, opcja Rozszerzenie rodzaju. Rys. 46. Okno: Deklaracje zmiana szkoły. Przycisk F3 Podgląd umożliwia wyświetlenie zaznaczonej deklaracji w trybie przeglądania. Uzupełnij poradnię - umożliwia: uzupełnienie lekarza w zaznaczonych deklaracjach, bądź przepisanie zaznaczonych deklaracji pacjenta dla medycyny szkolnej do innego lekarza, uzupełnienie poradni w zaznaczonych deklaracjach, bądź przepisanie zaznaczonych deklaracji pacjenta dla medycyny szkolnej do innej poradni, wycofanie zaznaczonych deklaracji Wiązanie deklaracji medycyny szkolnej ze szkołami Funkcja umożliwia wiązanie deklaracji medycyny szkolnej ze szkołami z pliku.csv. Plik ten powinien zawierać tylko dane: PESEL pacjenta, REGON szkoły. 22

27 Moduł 44 Deklaracje Podczas importu powiązane zostaną tylko istniejące w bazie deklaracje z istniejącymi szkołami, dlatego też zarówno deklaracje jak i szkoły należy wcześniej wprowadzić do systemu. Konieczne jest, aby szkoły miały uzupełniony REGON, musi on być taki sam jak w pliku.csv. Kolejnym etapem jest wybór pracowników. Należy wybrać jedną z dwóch możliwości: wszyscy lub wybrani. W przypadku wybranych pracowników należy ich wskazać w polu poniżej i użyć przycisku Dalej. Rys. 47. Okno: Wiązanie deklaracji medycyny szkolnej ze szkołami. Przykładowy plik.csv wygląda następująco: Rys. 50. Okno: Eksport deklaracji wybór pracownika. W trzecim etapie należy wskazać/wpisać nazwę pliku, do którego będą eksportowane deklaracje i użyć przycisku Dalej. Pojawi się wówczas dodatkowe okienko z komunikatem o przygotowywaniu danych. Po jego zamknięciu nastąpi zapisywanie do pliku. Zakończenie eksportu zostanie zasygnalizowane poprzez wyświetlenie komunikatu. Rys. 48. Okno: Przykładowy plik Excel. 3. Importowanie i eksportowanie deklaracji Funkcja Eksport/Import deklaracji pozwoli na przenoszenie deklaracji z jednej instalacji systemu KS-SOMED do drugiej instalacji. Przenosić można wszystkie lub tylko wybrane deklaracje (poprzez wskazanie lekarza i jednostki) Eksport deklaracji do pliku *.xsp Wywołanie z poziomu menu funkcji Eksport deklaracji spowoduje wyświetlenie okna o tej samej nazwie. Należy w nim wybrać jedną z dwóch możliwości: wszystkie podmioty lub wybrane podmioty. W przypadku wybranych podmiotów należy je zaznaczyć w polu poniżej i użyć przycisku Dalej. Rys. 51. Okno: Eksport deklaracji plik Import deklaracji z pliku *.xsp Wywołanie z poziomu menu funkcji Import deklaracji spowoduje wyświetlenie okna o tej samej nazwie, w którym należy wskazać plik z wyeksportowanymi deklaracjami i użyć przycisku Dalej. Rys. 52. Okno: Import deklaracji wybór pliku. Drugim etapem jest Przyporządkowanie podmiotów. Program wyświetli listę podmiotów znajdujących się w pliku z deklaracjami. Jeśli będzie to możliwe, przyporządkuje im podmioty z bazy. W celu przyporządkowania podmiotom z Rys. 49. Okno: Eksport deklaracji wybór podmiotu. 23

28 3. Importowanie i eksportowanie deklaracji pliku innego podmiotu z bazy, należy zaznaczyć wybrane podmioty, a następnie użyć przycisku Zmień. W celu zaznaczenia wszystkich podmiotów należy użyć przycisku Zaznacz. Po zaznaczeniu co najmniej jednego podmiotu do importu należy użyć przycisku Dalej. W pierwszym wierszu plik.csv może zawierać dane szkoły: Nazwa szkoły, REGON szkoły, Typ szkoły: Jeżeli w pierwszym wierszu plik.csv zawiera dane szkoły, system sprawdzi czy importowana szkoła istnieje w bazie. W przypadku gdy, system znajdzie szkołę to zostanie ona wybrana, jeżeli nie znajdzie to pojawi się zapytanie czy dodać szkołę do bazy. Jeżeli w pliku.csv nie ma danych szkoły, wówczas należy wybrać szkołę z bazy. Rys. 53. Okno: Import deklaracji przyporządkowanie podmiotów. W kolejnym etapie program wyświetli listę pracowników znajdujących się w pliku z deklaracjami. Jeśli będzie to możliwe, przyporządkuje im pracowników z bazy. W celu przyporządkowania pracownikom z pliku innych pracowników z bazy, należy zaznaczyć pracowników, a następnie użyć przycisku Zmień. W celu zaznaczenia wszystkich pracowników należy użyć przycisku Zaznacz. Import deklaracji, której postęp będzie widoczny na pasku, nastąpi po zaznaczeniu co najmniej jednego pracownika i użyciu przycisku Import. Rys. 54. Okno: Import deklaracji przyporządkowanie pracowników Import deklaracji medycyny szkolnej z pliku *.csv Funkcja Import deklaracji medycyny szkolnej umożliwia dodanie do systemu nowych deklaracji oraz zmianę i wycofanie istniejących deklaracji medycyny szkolnej. Zmiana deklaracji jest możliwa, gdy deklaracja znajduje się zarówno w systemie jak i w importowanym pliku.csv, a deklaracja z pliku zawiera aktualniejsze dane niż deklaracja w systemie. Wycofanie deklaracji jest możliwe, gdy deklaracja pacjenta dla danego typu szkoły znajduje się w systemie, a nie ma jej już w importowanym pliku.csv. Sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku, gdy pacjent ukończył szkołę danego typu. Aby można było dokonać importu deklaracji plik.csv musi posiadać kolumny z następującymi danymi pacjenta: IMIE imię pacjenta, NAZWISKO nazwisko pacjenta, PESEL Pesel pacjenta, Rys. 55. Okno: Zapytanie. W drugim wierszu plik.csv oprócz wymaganych kolumn z danymi pacjenta: IMIE, NAZWISKO, PESEL, może zawierać kolumny z następującymi danymi: PESLOPIEK gdy plik zawiera Pesel opiekuna, deklaracja zostanie utworzona jako deklaracja nieosobista z opiekunem, FLUR w zależności czy uczeń uczestniczy w programie fluoryzacji, kolumna przyjmuje oznaczenie T tak lub N - nie, TYPUCZNIA typ ucznia, kolumna przyjmuje wartości liczbowe: 11 uczeń w szkole typu I.1, 12 uczeń w szkole typu I.2 w klasie integracyjnej lub sportowej, 13A uczeń w szkole typu I.3 A z niepełnosprawnością typu A, 13B uczeń w szkole typu I.3 B z niepełnosprawnością typu B, 13C uczeń w szkole typu I.3 C z niepełnosprawnością typu C, 2 uczniowie szkół zawodowych i techników prowadzących naukę w warsztatach, 3 uczniowie szkół specjalnych z lekkim upośledzeniem umysłowym, sprawni ruchowo, niewidomi i niedowidzący, głusi i niedosłyszący, przewlekle chorzy, 4 uczniowie szkół specjalnych z lekkim upośledzeniem umysłowym, niepełnosprawni ruchowo, z umiarkowanym upośledzeniem umysłowym i sprawni ruchowo, 5 uczniowie szkół specjalnych z umiarkowanym lub znacznym upośledzeniem umysłowym i niepełnosprawni ruchowo; 24

29 Moduł 44 Deklaracje TYPPOKREW typ pokrewieństwa, kolumna przyjmuje oznaczenia: D oznacza dziecko w wieku poniżej 18 lat, S oznacza dziecko kształcące się w wieku do 26 lat, B oznacza dziecko niepełnosprawne (niezależnie od wieku), M oznacza małżonka/ek, R oznacza krewni wstępni pozostający we wspólnym gospodarstwie, OWNFZ - kolumna przyjmuje wartości od numeru 1 do 17, NAZWMISC nazwa miejscowości, KODGMIN kod gminy GUS, OBSZARWIEJSKI obszar wiejski, kolumna przyjmuje oznaczenie: T tak lub N nie, KODPOCZT numer kodu pocztowego, ULICA nazwa ulicy, NRPOSESJI numer posesji, NRMIESZK numer mieszkania. Aby adres pacjenta był uwzględniany podczas importu danych, plik.csv musi zawierać następujące kolumny z danymi adresowymi tzn: NAZWMISC, KODPOCZT, ULICA, NRPOSESJI, NRMIESZK, w przeciwnym razie pojawi się następujący komunikat: Rys. 57. Okno: Przykładowy plik.csv z danymi szkoły. Rys. 58. Okno: Przykładowy plik.csv. bez danych o szkole. Import deklaracji dla medycyny szkolnej odbywa się w kilku etapach. 1. Etap I. Rys. 56. Okno: Informacja. Adres pacjenta jest dodawany do Karty pacjenta, jeżeli plik.csv zawiera wszystkie wyżej wymienione kolumny z danymi adresowymi, oraz w pliku tym uzupełnione są następujące kolumny: NAZWMISC i NRPOSESJI. Jeżeli plik.csv dla danego pacjenta zawiera tylko uzupełnione kolumny: NAZWMISC i NRPOSESJI, to na Karcie pacjenta uzupełnione zostaną pola: Miejscowość oraz Posesja, pozostałe dane adresowe zostaną wykasowane. Rys. 59. Okno: Import deklaracji medycyny szkolnej etap I. W oknie Import deklaracji medycyny szkolnej w etapie I, należy podać ścieżkę do pliku.csv. Spowoduje to automatyczne uzupełnienie pól: pole Szkoła pole zostanie automatycznie uzupełnione jeżeli importowana szkoła istnieje w bazie w systemie. W przeciwnym razie należy ręcznie ustawić szkołę, pole Do przychodni. 25

30 3. Importowanie i eksportowanie deklaracji Ponadto należy uzupełnić: pole Data złożenia deklaracji - należy ustawić datę złożenia deklaracji, pole Do pracownika należy ustawić pracownika, do którego składane są deklaracje dla medycyny szkolnej, opcja Zmień pracownika na istniejących deklaracjach włączenie opcji spowoduje, że ustawiony pracownik zostanie ustawiony na wszystkich deklaracjach pacjentów w bazie w systemie, w polu Poradnia należy ustawić właściwą poradnię. jeżeli data złożenia deklaracji jest do r, wówczas nie jest wymagane wprowadzenie poradni i możliwe jest kontynuowanie importu. opcja Zmień poradnię na istniejących deklaracjach włączenie opcji spowoduje, że ustawiona poradnia zostanie ustawiona na wszystkich deklaracjach pacjentów w bazie w systemie, Aby przejść do następnego etapu importu, należy użyć przycisku Dalej. 2. Etap II. Od r obowiązują nowe zasady w raportowaniu deklaracji do OW NFZ. Aktualny format komunikatu deklaracji POZ/KAOS wymaga podania identyfikatora komórki organizacyjnej i identyfikatora technicznego komórki organizacyjnej, w której złożono deklarację. Z tego względu podczas dodawania deklaracji wymagane jest wprowadzenie poradni. Z wybranej poradni do komunikatu przekazywane jest miejsce wykonywania usług, które zawiera powyżej wymienione identyfikatory (VII część kodu resortowego, kod miejsca wykonywania usług). System kontroluje wymóg wprowadzenia poradni w deklaracjach i: jeżeli data złożenia deklaracji jest po r, wówczas wymagane jest wprowadzenie poradni, powiązanej z aktywnym miejscem wykonywania usług, wynikającym z umowy OW NFZ. Sposób wiązania poradni z aktywnym miejscem wykonywania usług został opisany w instrukcji do modułu Rozliczenia. Pole Do poradni zostanie automatycznie uzupełnione po uprzednim wprowadzeniu pracownika, który w swojej Karcie w polu Domyślny gabinet ma wprowadzony gabinet powiązany z odpowiednią poradnią. Jeżeli poradnia nie zostanie wprowadzona, wówczas nie jest możliwe przejście do kolejnego etapu importu, zostanie wyświetlony komunikat z błędem: Rys. 61. Okno: Import deklaracji medycyny szkolnej etap II. W oknie Import deklaracji medycyny szkolnej w etapie II, należy dokonać wyboru wartości jakie zostaną dodane importowanym deklaracjom, a które w pliku.csv nie zostały ustawione. Wartości te znajdują się w polach: pole Oddział NFZ należy ustawić oddział NFZ, pole Program fluorkowy należy ustawić wartość Tak lub Nie, w zależności czy uczeń uczestniczy w programie fluoryzacji, pole Typ pokrewieństwa dla deklaracji nieosobistych należy ustawić jedną z pozycji: D oznacza dziecko w wieku poniżej 18 lat, S oznacza dziecko kształcące się w wieku do 26 lat, B oznacza dziecko niepełnosprawne (niezależnie od wieku), M oznacza małżonka/ek, R oznacza krewni wstępni pozostający we wspólnym gospodarstwie, brak, Rys. 60. Okno: Błąd. 26

31 Moduł 44 Deklaracje pole Rozszerzenie rodzaju deklaracji (typ ucznia) należy ustawić jedną z pozycji: 11 uczeń w szkole typu I.1, 12 uczeń w szkole typu I.2 w klasie integracyjnej lub sportowej, 13A uczeń w szkole typu I.3 A z niepełnosprawnością typu A, 13B uczeń w szkole typu I.3 B z niepełnosprawnością typu B, 13C uczeń w szkole typu I.3 C z niepełnosprawnością typu C, 2 uczniowie szkół zawodowych i techników prowadzących naukę w warsztatach, 3 uczniowie szkół specjalnych z lekkim upośledzeniem umysłowym, sprawni ruchowo, niewidomi i niedowidzący, głusi i niedosłyszący, przewlekle chorzy, 4 uczniowie szkół specjalnych z lekkim upośledzeniem umysłowym, niepełnosprawni ruchowo, z umiarkowanym upośledzeniem umysłowym i sprawni ruchowo, 5 uczniowie szkół specjalnych z umiarkowanym lub znacznym upośledzeniem umysłowym i niepełnosprawni ruchowo; Aby przejść do następnego etapu importu, należy użyć przycisku Dalej. 3. Etap III. Aby przejść do następnego etapu importu, należy użyć przycisku Dalej. 4. Etap IV. Rys. 63. Okno: Import deklaracji medycyny szkolnej etap IV. W oknie Import deklaracji medycyny szkolnej w IV etapie użycie przycisku Importuj spowoduje uruchomienie procesu importu. W sytuacji, gdy dane o miejscowościach z pliku.csv są niepełne lub zawierają błędy, przed importem deklaracji medycyny szkolnej, system wyszuka te miejscowości w bazie danych i wyświetli je w oknie Wiązanie miejcowości. Okno Wiązanie miejscowości pojawia się, gdy plik.csv zawiera choćby jeden błąd lub uwagę w pozycjach importowanych miejscowościach. Rys. 64. Okno: Wiązanie miejscowości. Rys. 62. Okno: Import deklaracji medycyny szkolnej etap III. W oknie Import deklaracji medycyny szkolnej w III etapie istnieje możliwość wycofania deklaracji, których nie ma w pliku csv, a które istnieją w systemie i mają przypisaną szkołę. W tym celu: należy włączyć opcję Wycofaj deklaracje uczniów, których nie ma w pliku.csv, a w systemie mają deklaracje do wybranej szkoły, ustawić datę wycofania deklaracji. Można również zapisać raport z przebiegu importu włączając opcję Zapisz do pliku szczegółowe informacje z importu. W oknie Wiązanie miejcowości po lewej stronie nazwy zaimportowanej miejscowości mogą znajdować się następujące oznaczenia: oznacza, że import danej miejscowości przebiegł prawidłowo, system znalazł w bazie tą miejscowość i gminę, oznacza, że pozycja danej miejscowości zawiera błędy lub, że baza danych nie zawiera nazwy tej miejscowości lub kodu pocztowego, system podpowiada, że dane te zostaną dodane automatycznie, oznacza, że pozycja danej miejscowości zawiera błędy i system nie może zlokalizować tej miejscowości w bazie danych. 27

32 3. Importowanie i eksportowanie deklaracji W pozycji zaimportowanej miejscowości mogą pojawić się komunikaty dotyczące błędów i poprawności danych: Kod GUS gminy formalnie nieprawidłowy oznacza, że kod GUS jest błędny. Prawidłowo wypełniony kod GUS gminy to wartość pusta lub liczba składająca się z 7 cyfr (na początku mogą być zera), Brak danych do wyszukania gminy (kod GUS, nazwa gminy, nazwa powiatu) oznacza, że kod GUS gminy jest pusty lub formalnie nieprawidłowo wypełniony, nie podano nazwy gminy i nazwy powiatu, Gmina ukryta oznacza, że znaleziona gmina jest ukryta, Nie znaleziono gminy o podanych parametrach oznacza, że na podstawie podanych parametrów (kod GUS gminy, nazwa gminy i powiatu) program nie znalazł żadnej gminy, Brak możliwości automatycznego dopasowania gminy, ponieważ dla danych powiązanych z nazwą miejscowości znaleziono kilka gmin komunikat ten pokaże się, jeżeli w pliku znajdują się pozycje o tej samej nazwie miejscowości, a dane dotyczące gminy wskażą różne gminy oraz istnieje pozycja z tą nazwą miejscowości i danymi dotyczącymi gminy uniemożliwiającymi jej wskazanie, Jedynym identyfikatorem gminy jest jej nazwa, znaleziono kilka gmin o tej nazwie oznacza, że w danych dotyczących gminy była wypełniona tylko nazwa gminy, znaleziono kilka gmin o tej nazwie, Przyjęto gminę poprzez domniemanie - oznacza, że dane dotyczące gminy w tej pozycji nie pozwoliły na wyznaczenie gminy. Istnieje natomiast inna pozycja z tą samą nazwą miejscowości, dla której dane dotyczące gminy pozwoliły wyznaczyć gminę, więc dla tej pozycji przyjęto gminę poprzez domniemanie, Gmina OK oznacza, że na podstawie danych dotyczących gminy, program poprawnie wyszukał gminę, Dla podanego kodu pocztowego znaleziono inną miejscowość oznacza, że dla podanego kodu pocztowego program znalazł miejscowość o innej nazwie, Miasto o podanej nazwie nie zostało odnalezione oznacza, że program nie znalazł miejscowości o podanej nazwie w bazie, Miejscowość ukryta oznacza, że znaleziona miejscowość jest ukryta, Znaleziono kilka miejscowości o podanej nazwie oznacza, że program znalazł klika miejscowości o podanej nazwie, Na podstawie kodu pocztowego znaleziono kilka miejscowości oznacza, że program dla podanego kodu pocztowego znalazł kilka miejscowości w bazie, Brak lub błędny kod pocztowy kod pocztowy nie będzie dodany do bazy oznacza, że kod pocztowy nie jest prawidłowo wypełniony i nie zostaną dodane do bazy dane dotyczące tego kodu pocztowego, Propozycja automatycznego dodania kodu pocztowego oznacza brak w bazie kodu pocztowego powiązanego z daną miejscowością i że rekord zostanie dodany do bazy, Propozycja automatycznego dodania miejscowości oznacza brak w bazie tej miejscowości i że rekord zostanie dodany do bazy, Miasto OK oznacza, że dane miasto zostało prawidłowo skojarzone z miastem istniejącym w bazie danych, Dane wskazane przez użytkownika - jest to informacja o tym, że to użytkownik wskazał powiązanie pomiędzy danymi zawartymi w pliku.csv i bazie danych. W oknie znajdują się elementy: Przycisk F4 Powiąż umożliwia użytkownikowi dokonanie powiązania miejscowości z pliku.csv z istniejącymi w bazie danych. Aby było możliwe dokonanie tego powiązania, zarówno miejscowości jak i gminy nie mogą być w bazie ukryte, oraz każda miejscowość musi być przypisana do gminy. W celu powiązania należy podświetlić wybraną pozycję miejscowości i użyć przycisku, a następnie wybrać miejscowość z bazy danych. Przycisk Jako błąd przywraca wartości wskazane przez system, Przycisk Usuń pow. usuwa powiązanie miejscowości dokonane przez użytkownika, Pole Filtr umożliwia określenie czy mają zostać wyświetlone wszystkie miejscowości i gminy czy tylko te, które zawierają błędy: Pop./akcept. wyświetlane są pozycje poprawne i akceptowane, Tylko błędne wyświetlane są tylko pozycje zawierające błędy, Błędy gmin wyświetlane są pozycje zawierające błędy w danych gminach, Błędy miast wyświetlane są pozycje zawierające błędy w danych miejscowościach, Wszystko. Po prawidłowym powiązaniu miejscowości należy użyć przycisku Import. Program w pierwszej kolejności uzupełni dane miejscowości w bazie, następnie rozpocznie się import deklaracji dla medycyny szkolnej. Po imporcie zostanie wyświetlone okno Import deklaracji medycyny szkolnej z uzupełnionym Raportem z importu. 28

33 Moduł 44 Deklaracje Rys. 65. Okno: Import deklaracji medycyny szkolnej. Rys. 66. Okno: Import deklaracji z komunikatu deklaracji PDX etap I Import deklaracji z komunikatu deklaracji (*.pdx) Funkcja Import deklaracji z komunikatu deklaracji (*.pdx) umożliwia w razie potrzeby zaimportowanie do systemu deklaracje pacjentów, które zostały wygenerowane za dany okres rozliczeniowy w Komunikacie deklaracji POZ. UWAGA: Pacjent nie zostanie zaimportowany z pliku *.pdx do systemu w następujących przypadkach: Jeżeli numer PESEL pacjenta nie ma uzupełnionej części z datą urodzenia pacjenta: numer PESEL pacjenta w pliku *.pdx ma postać: , Jeżeli numer PESEL nie zawiera daty urodzenia pacjenta: przykładowy numer PESEL w pliku *.pdx jest: Jeżeli data urodzenia w numerze PESEL pacjenta jest błędna. W powyższych przypadkach pacjenci oraz ich deklaracje nie zostaną zaimportowani zostaną pominięci. W raporcie z importu zostaną wykazani w pozycji: Deklaracje pominięte. Dodatkowo w raporcie z importu, znajdującym się w katalogu LOG, dostępnym w katalogu głównym systemu KS-SOMED pod pozycją pacjentów pominiętych, zostanie wyświetlony komunikat: PL-A0636;Błędna część numeru PESEL odpowiadająca dacie urodzenia! W pierwszym etapie importu, w oknie o tym samym tytule należy uzupełnić pola: W drugim etapie importu zostanie wyświetlone okno Wiązanie miejscowości. Okno to pojawi się jeżeli dane o miejscowościach w pliku *.pdx, są niepełne lub zawierają błędy. Sposób wiązania miejscowości szczegółowo przedstawiono, przy opisie funkcji Import deklaracji medycyny szkolnej w rozdziale 3.3. Następnie należy użyć przycisku Importuj. W trzecim etapie nastąpi import deklaracji po zakończeniu, którego zostanie wyświetlony raport z importu. W przypadku, gdy w zaimportowanym pliku *.pdx, znajdują się pacjenci, którzy są obcokrajowcami i w kartach dokumentów uprawniających do świadczeń nie mają uzupełnionych wszystkich wymaganych danych, wówczas w oknie dodatkowo zostanie wyświetlony komunikat o ilości dokumentów UE do uzupełnienia. Pole Plik *.PDX należy wskazać ścieżkę do pliku *.pdx, Pole Do przychodni wybór podmiotu gospodarczego, Pole Oddział NFZ wybór oddziału NFZ. Można również włączyć opcję Zapisz do pliku szczegółowe informacje z importu, następnie należy kliknąć przycisk Importuj. Rys. 67. Okno: Import deklaracji z komunikatu deklaracji PDX etap III. Aby uzupełnić brakujące dane w tych dokumentach, należy użyć przycisku. Wówczas zostanie wyświetlone okno Poprawa dokumentów uprawniających do świadczeń w UE. 29

34 4. Zestawienie deklaracji Rys. 70. Okno: Opcje modułu Deklaracje. Rys. 68. Okno: Poprawa dokumentów uprawniających do świadczeń w UE. Posłużenie się przyciskiem F4 Popraw wyświetli Kartę dokumentu uprawniającego do świadczeń, w której należy uzupełnić brakujące dane i zatwierdzić przyciskiem OK. Rys. 69. Okno: Karta dokumentu uprawniającego do świadczeń. 4. Zestawienie deklaracji Zestawienie deklaracji zostało opisane w instrukcji do modułu Zestawienia. 5. Opcje 5.1. Opcje Użytkownik ma możliwość dostosowania działania modułu Deklaracje do własnych potrzeb. Opcje podzielone zostały na trzy grupy: opcje ogólne, domyślne oraz opcje eksportu i importu danych. 1. Zakładka Ogólne : opcja Pozwól przyjmować deklaracje z datą złożenia równą dacie wycofania poprzedniej deklaracji po zaznaczeniu tej opcji będzie można w tym samym dniu wycofać deklarację wybranego pacjenta, następnie wprowadzić dla pacjenta nową deklarację z bieżącą datą; opcja Pozwól na zmianę lekarza w deklaracjach wysłanych już do oddziału NFZ po włączeniu opcji możliwa będzie zmiana lekarza na deklaracji wysłanej już do NFZ; opcja Pozwól na zmianę szkoły w deklaracjach wysłanych już do NFZ na deklaracjach wysłanych do NFZ będzie możliwa zmiana szkoły; opcja Automatyczne nadawanie numeru po włączeniu opcji, numer deklaracji będzie nadawany automatycznie, opcja Pozwól na zmianę numeru deklaracji w deklaracjach wysłanych już do NFZ po włączeniu opcji zmiana numeru deklaracji będzie możliwa nawet po wysłaniu jej do NFZ; opcja Wyświetl komunikat w chwili wprowadzenia deklaracji z datą bieżącą jeśli opcja ta jest włączona, wówczas nowa deklaracja nie ma wprowadzonej daty złożenia. Jeśli użytkownik wprowadzi datę bieżącą, pojawi się stosowny komunikat. Opcja ta ma zapobiec kwestionowaniu deklaracji przez NFZ w przypadku raportowania listy aktywnej zawierającej wiele deklaracji złożonych w tym samym dniu; opcja Podczas dodawania deklaracji do lekarza automatycznie utwórz deklarację do pielęgniarki ; opcja Podczas dodawania deklaracji do lekarza automatycznie utwórz deklarację do położnej ; opcja Wymuszaj przypisanie pracownika do deklaracji ; pole Pozwól na tworzenie deklaracji do położnej mężczyznom do X miesiąca życia umożliwia stworzenie deklaracji mężczyznom od chwili narodzin aż do momentu ukończenia trzeciego roku życia (gdzie X ilość miesięcy; możliwe wartości: 0-36). 30

35 Moduł 44 Deklaracje 2. Zakładka: Domyślne : pole Domyślny rodzaj nowo tworzonych deklaracji rozwijalna lista wyboru z rodzajami deklaracji: Lekarz POZ, Medycyna szkolna, Pielęgniarka środowiskowa, Położna, Op. nad pacjentem z cukrzycą, Op. nad pacjentem zaraż. HIV, Ginekolog, Lekarz Pielęgniarka - Położna, Lekarz Pielęgniarka, Lekarz Położna, Opieka paliatywna, Lekarz szkolny, pole Domyślny podmiot nowo tworzonych deklaracji rozwijalna lista wyboru z nazwami podmiotów gospodarczych wprowadzonych z licencji; Aktualizuj grupę wszyscy pacjenci, których deklaracje spełniają podane kryteria, zostają dodani do wybranej grupy, a pacjenci, których deklaracje nie spełniają tych kryteriów, zostają usunięci z grupy. 3. Zakładka: Eksport/Import : opcja: Eksport miejscowości ukrytych zaznaczenie tej opcji spowoduje wyeksportowanie wszystkich deklaracji, łącznie z tymi, w których miejscowości zostały ukryte; opcja: Eksport pacjentów ukrytych zaznaczenie tej opcji spowoduje wyeksportowanie wszystkich deklaracji, łącznie z tymi, w których dane pacjentów zostały ukryte; opcja: Eksport deklaracji wycofanych zaznaczenie tej opcji spowoduje wyeksportowanie wszystkich deklaracji, łącznie z tymi, które zostały wycofane; opcja: Odkrywanie pacjenta podczas importu deklaracji zaznaczenie tej opcji spowoduje, że podczas importu deklaracji ukryte dane pacjentów zostaną odkryte; opcja: Import deklaracji wycofanych zaznaczenie tej opcji spowoduje zaimportowanie wszystkich deklaracji, łącznie z tymi, które zostały wycofane Odświeżanie opcji Funkcja pozwala na pobranie aktualnej wartości opcji z bazy danych. Szczegółowy opis działania funkcji Odśwież opcje przedstawiono w instrukcji do modułu Administrator. 6. Funkcje dodatkowe 6.1. Przypisanie pacjentów do grupy na podstawie deklaracji Wywołanie z poziomu menu funkcji Grupy pacjentów pozwala na przypisanie pacjentów do grupy na podstawie deklaracji. Użycie tej funkcji powoduje wyświetlenie okna Przypisz pacjentów do grupy, w którym należy uzupełnić: pole Grupa, do której zostaną przypisani pacjenci, pole Rodzaj deklaracji. Po użyciu przycisku Wykonaj (znajdującego się w dolnej części okna) pacjenci zostaną przypisani do podanej grupy w sposób określony za pomocą opcji: Rys. 71. Okno: Przypisz pacjentów do grupy. Dane deklaracji, na podstawie których pacjenci przypisywani są do grup, można filtrować dodatkowo według: pola Rozszerzenie rodzaju deklaracji, pola Pracownik, pola Odział NFZ, pola Data złożenia deklaracji Dodawanie alarmów i notatek Dodawanie alarmów i notatek zostało opisane w instrukcji do modułu Administrator. 7. Prosty dostęp do najważniejszych funkcji modułu 7.1. Jak wprowadzić nową deklarację? 1. Z menu głównego Funkcje, należy wybrać funkcję Deklaracje pacjenta. 2. W oknie Wybieranie pacjenta należy zaznaczyć lub dodać pacjenta, który składa deklarację. Zatwierdzić przyciskiem OK. 3. W oknie Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, należy użyć przycisku F2 Dodaj. 4. W oknie Deklaracja zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, należy wprowadzić odpowiednie dane pacjenta. 5. Posłużenie się przyciskiem OK umożliwia zatwierdzenie danych i wprowadzenie deklaracji do systemu. Dodaj pacjentów do grupy wszyscy pacjenci, których deklaracje spełniają podane kryteria, zostają dodani do wybranej grupy, 31

36 7. Prosty dostęp do najważniejszych funkcji modułu 7.2. Jak wydrukować deklarację? 1. Z menu głównego Funkcje, należy wybrać funkcję Deklaracje pacjenta. 2. W oknie Wybieranie pacjenta należy zaznaczyć lub dodać pacjenta, którego deklaracja ma zostać wydrukowana. Zatwierdzić przyciskiem OK. 3. W oknie Deklaracje zgłoszenia pacjenta do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, należy zaznaczyć deklarację przez ustawienie znacznika w pierwszej kolumnie. Następnie należy użyć przycisku Drukuj. 4. W oknie Opcje wydruku deklaracji, należy określić własne preferencje wydruku. 5. Posłużenie się przyciskiem Drukuj umożliwia zatwierdzenie zmian i wydrukowanie deklaracji. 6. Aby deklarację wydrukować dwustronnie w oknie Opcje wydruku deklaracji, należy włączyć opcję Wydruk dwustronny. 7. W dostępnej wówczas sekcji Deklaracje wyboru, należy użyć przycisku Pierwsza strona. 8. Następnie po wydrukowaniu pierwszej strony deklaracji, należy odwrócić kartkę, włożyć do podajnika drukarki niezadrukowaną stroną i użyć przycisku Druga strona. Rys. 72. Okno: Pozycja (punkt) umowy z oddziałem NFZ. 2. Krok II. Uzupełnienie na kartach usług pola K. świad. właściwym kodem świadczenia. Można tego dokonać w module Kartoteki wybierając z menu głównego Usługi, funkcję Usługi Jak wygenerować zlecenia wykonane przez położne na podstawie grupy pacjentów Od r NFZ wprowadził obowiązek rejestrowania usług świadczonych przez położne zgodnie z umową z OW NFZ, a następnie raportowania ich w Komunikacie świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych. Zlecenia o których mowa można tradycyjnie rejestrować pojedyńczo w module Zlecenia. Można również wygenerować grupowo w module Deklaracje, na podstawie zdefiniowanej wcześniej grupy pacjentów. W pierwszej kolejności należy dokonać odpowiednich ustawień. Dla przykładu użyto usługę: Wizyta patronażowa. 1. Krok I. Sprawdzenie w umowie z OW NFZ ustawień. W szczególności czy w odpowiednich punktach umowy zostało prawidłowo dokonane powiązanie poradni z miejscem udzielania świadczeń. Można tego dokonać w module Rozliczenia wybierając z menu głownego Funkcje, funkcję Lista umów z NFZ a następnie po wejściu do umowy i do odpowiedniego punktu na zakładce Miejsce wykonywania. Samo powiązanie poradni z miejscami udzielania świadczeń można dokonać w momencie wczytywania umowy z OW NFZ. 3. Krok III. Rys. 73. Okno: Karta usługi. Utworzenie grupy pacjentów, dla której będą świadczone usługi. Można tego dokonać w module Kartoteki wybierając z poziomu menu Pacjenci, funkcję Grupy pacjentów. Utworzoną grupę pacjentów należy w zależności od potrzeb modyfikować, poprzez dodawanie nowych lub usuwanie nieaktywnych pacjentów. 32

37 Moduł 44 Deklaracje Rys. 74. Okno: Przeglądanie listy grup pacjentów. 4. Krok IV. Generowanie zleceń na podstawie grupy pacjentów. W tym celu w module Deklaracje z menu głównego Funkcje, należy wybrać funkcję Generowanie zleceń na podstawie grup pacjentów. W wyświetlonym oknie o tym samym tytule należy uzupełnić pola: pole Grupa pacjentów wybór właściwej grypy pacjentów, pole Data zlecenia data udzielenia świadczenia, pole Usługa wybór właściwego świadczenia, pole Lekarz wybór położnej, która udzieliła świadczenia, pole Kod jedn. chorob. wybór właściwego kodu jednostki chorobowej, czyli kodu ICD-10. Wybór kodu ICD-10 jest wymagane. pole Gabinet wybór gabinetu, który został przypisany do położnej, pole Poradnia wybór poradni, która powiązana została z gabinetem położnej, pole Podmiot wybór podmiotu. Można również wybrać właściwy punkt umowy z OW NFZ. W tym celu należy posłużyć się przyciskiem Wybierz. Przycisk Usuń usuwa wybrany punkt. Posłużenie się następnie przyciskiem F3 Pokaż wyświetla listę pacjentów, którym udzielono świadczenia. Aby wygenerować zlecenia należy użyć przycisku F5 Generuj, następnie zostanie wyświetlony komunikat o ilości utworzonych zleceń. Rys. 75. Okno: Generacja zleceń na podstawie grup pacjentów. Wygenerowane w ten sposób zlecenia, można przeglądać w module Zlecenia w oknie Wykonywanie zleceń. 5. Krok V. Rys. 76. Okno: Wykonywanie zleceń moduł Zlecenia. Wykonanie synchronizacji świadczeń. Jeżeli zostaną wykonane prawidłowo powyżej przedstawione czynności, wykonanie synchronizacji rejestru świadczeń nie wykaże żadnych błędów ani ostrzeżeń w zestawach. Można przystąpić do wygenerowania raportu Komunikat świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych. Zapisanie raportu do pliku jest równoznaczne z wysłaniem tego pliku do OW NFZ. 33

38 7. Prosty dostęp do najważniejszych funkcji modułu właściwych deklaracji pacjentów, należy ustawić odpowiednie filtry. Następnie listę deklaracji należy zaznaczyć przez ustawienie znacznika w pierwszej kolumnie. W tym celu można posłużyć się przyciskiem. Rys. 77. Okno: Nowy komunikat świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych moduł Rozliczenia. Szczegółowy opis generowania Komunikatu świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych, został przedstawiony w instrukcji do modułu Rozliczenia Jak automatycznie przepisać wszystkie aktywne deklaracje pacjentów do innego lekarza, ustawiając jednocześnie nową datę deklaracji. Wykonanie operacji jest możliwe przez wcześniejsze wycofanie wszystkich deklaracji, a następnie założenie nowych deklaracji. Poniżej została przedstawiona procedura, którą należy zastosować. 1. Krok I. Włączenie w Opcjach modułu Deklaracje na zakładce Ogólne, opcji Pozwól przyjmować deklaracje z datą złożenia równą dacie wycofania poprzedniej deklaracji. Włączenie opcji spowoduje, że w tym samym dniu będzie możliwość wycofania oraz wprowadzenia nowych deklaracji pacjentów, z nową bieżącą datą. Rys. 79. Okno: Deklaracje zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej. 3. Krok III. Kolejnym krokiem jest użycie w oknie Deklaracje zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej przycisku F9 Wyc. zazn.. W wyświetlonym oknie Wycofanie/przepisanie deklaracji na zakładce Wycofanie deklaracji, należy uzupełnić następujące pola: Pole Data wycofania pole domyślnie uzupełnione jest datą dzisiejszą, Pole Godzina wycofania pole domyślnie uzupełnione jest bieżącą godziną, Pole Kod podstawy rezygnacji należy wskazać powód: zmiana lekarza, Pole Do lekarza należy wskazać lekarza, do którego deklaracje po wycofaniu, zostaną przypisane, Opcja Wycofaj deklaracje jest automatycznie włączona. 2. Krok II. Rys. 78. Okno: Opcje modułu Deklaracje. Po wybraniu z menu głównego Funkcje, funkcji Lista deklaracji (Ctrl+L) w oknie Deklaracje zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej, w celu wyświetlenia Rys. 80. Okno: Wycofanie/przepisanie deklaracji. Zatwierdzenie przyciskiem OK spowoduje, że system wycofa deklaracje i wyświetli komunikat z informacją ile z zaznaczonych deklaracji zostało wycofanych. Jeżeli z jakiegoś powodu deklaracja nie może zostać wycofana, 34

39 Moduł 44 Deklaracje wówczas w komunikacie zostanie wyświetlona informacja dla ilu z zaznaczonych deklaracji wystąpił błąd i, że szczegóły błędów znajdują się w katalogu Log, dostępnym w katalogu Raporty i w głównym katalogu systemu KS-SOMED. 4. Krok IV. Wycofane deklaracje zostały automatycznie na nowo utworzone z bieżącą datą dzięki włączonej opcji o której mowa w kroku I. Można je przeglądać w oknie Deklaracje zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej po ustawieniu odpowiednich filtrów. Rys. 81. Okno: Deklaracje zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej. 35