Program do elektronicznej wymiany danych pomiędzy świadczeniodawcami a Narodowym Funduszem Zdrowia KS-SWD

Transkrypt

1 Program do elektronicznej wymiany danych pomiędzy świadczeniodawcami a Narodowym Funduszem Zdrowia KS-SWD Zmiany dotyczące rodzaju świadczeń: Zaopatrzenie ortopedyczne i środki pomocnicze Katowice, czerwiec 2007

2 Strona 2 z 16 KONSORCJUM KAMSOFT SPIN

3 SPIS TREŚCI 1 Rejestracja realizacji zaopatrzenia Wprowadzanie realizacji zaopatrzenia Funkcja dodawania - zmiany Pierwsza rejestracja wykonania świadczenia Rejestracja wykonania świadczenia Uzupełnianie karty Realizacji zaopatrzenia Uzupełnienie informacji podstawowych pola wymagane Uzupełnienie informacji o zleceniu Uzupełnienie informacji o produktach w ramach kontaktu Zapis realizacji zaopatrzenia Sprawozdanie z realizacji zaopatrzenie ortopedycznego Tworzenie sprawozdania z realizacji zaopatrzenia Sprawdzenie raportu statystycznego Zatwierdzenie raportu statystycznego Generowanie komunikatu statystycznego do OW NFZ Potwierdzenie danych sprawozdawczych Modyfikacja danych zarejestrowanych w formacie niezgodnym z Zarządzeniem nr 32/ Modyfikacja / dodanie informacji o zleceniu Modyfikacja realizacji zaopatrzenia wprowadzonej w dotychczasowej wersji systemu...13 Strona 3 z 16

4 Szanowni Państwo! W związku z Zarządzeniem nr 32/2007 Prezesa NFZ z dnia 28.maja 2007 roku w systemie świadczeniodawcy KS-SWD zostały wprowadzone zmiany dotyczące rodzaju świadczeń: Zaopatrzenie w przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze. Wprowadzone modyfikacje dotyczą przede wszystkim dostosowania systemu do zmian w formacie wymiany danych. Zmiana ma wpływ na sposób wprowadzania realizacji świadczeń. W związku z powyższym prosimy o zapoznanie się z załączoną dokumentacją! Strona 4 z 16

5 1 Rejestracja realizacji zaopatrzenia W celu wprowadzenia realizacji wydania lub naprawy środka pomocniczego należ wybrać opcję Rejestracja Wykonane usługi. Czynność ta spowoduje wyświetlenie okna Lista produktów. Rysunek 1-1 Przykładowe okno produktów 1.1 Wprowadzanie realizacji zaopatrzenia Funkcja dodawania - zmiany W nowej wersji systemu, ze względu na rozbieżności we wprowadzaniu danych zależne od rodzaju wprowadzanych świadczeń, zmodyfikowane zostały funkcje rejestracji produktu. Dotychczasowe funkcje Nowe funkcje Domyślnie przy pierwszej próbie dodania realizacji wydania/naprawy produktu klawisz dodawania (F2) ustawiony jest w pozycji dodawania wizyty ambulatoryjnej. Uwaga! Opcja F2-Dodaj wizytę służy do wprowadzania świadczeń ambulatoryjnych. Wybór opcji nie pozwoli realizatorowi zarejestrować wykonania świadczenia na podstawie karty/wniosku na zaopatrzenie Pierwsza rejestracja wykonania świadczenia Rejestracja pierwszego świadczenia w rodzaju: zaopatrzenie w przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze, wymaga wybrania opcji Dodaj. Kliknięcie w funkcję spowoduje wyświetlenie dodatkowego menu, z którego należy wybrać opcję Dodaj realizację zaopatrzenia. Rysunek 1-2 Wybór opcji rejestracji realizacji zaopatrzenia Czynność spowoduje: wyświetlenie Karty realizacji zaopatrzenia dodawanie Strona 5 z 16

6 ustawienie domyślnej funkcji dodawania na F2-Dodaj realizację zaopatrzenia [funkcja będzie domyślnie aktywna również po zamknięciu i ponownym uruchomieniu programu] Rejestracja wykonania świadczenia Czynność rejestracji kolejnych realizacji zaopatrzenia wykonuje się wybierając opcję F2-Dodaj realizację zaopatrzenia zaopatrzenia dodawanie.. Czynność spowoduje wyświetlenie Karty realizacji Uzupełnianie karty Realizacji zaopatrzenia Karta realizacji zaopatrzenia zbliżona jest wizualnie do dotychczasowej formatki Karty kontaktu. Rysunek 1-3 Przykładowa karta realizacji zaopatrzenia dodawanie Uzupełnienie informacji podstawowych pola wymagane W celu rejestracji informacji podstawowych należy uzupełnić pola: oddział rozliczający numer oddziału, z którym świadczeniodawca ma zawartą umowę na realizację świadczeń; miejsce wykonywania świadczeń (zgodnie z obowiązującą umową!); kod świadczenia (zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia) pacjent, dla którego jest realizowane zaopatrzenie wraz z informacją o: o uprawnieniu pacjenta o ubezpieczeniu (domyślnie: ubezpieczony) zlecenie informacja o dokumencie, na podstawie którego została wykonana realizacja zaopatrzenia (dotychczas informacja o dokumencie była wprowadzana w karcie produktu w polu zgoda płatnika ); ICD10 główne; data kontaktu: o o data początku udzielania świadczenia lub przyjęcia do realizacji (naprawy) data końca (data odbioru przedmiotu ortopedycznego bądź środka pomocniczego, a w przypadku naprawy data dokonania naprawy); produkty w ramach kontaktu Uzupełnienie informacji o zleceniu Informację o zleceniu (wniosku na zaopatrzenie/ karcie zaopatrzenia) uzupełnia się w Karcie realizacji zaopatrzenia w polu Zlecenie. Strona 6 z 16

7 Aby zarejestrować informację o zleceniu należy kliknąć w przycisk Z w polu zlecenia lub ustawić kursor w polu Zlecenie a następnie wybrać (na klawiaturze) klawisz spacji. Rysunek 1-4 Przykładowe okno karty realizacji zaopatrzenia Powyższa czynność spowoduje wyświetlenie okna Listy zleceń dla wybranego podczas rejestracji pacjenta. Rysunek 1-5 Przykładowe okno wyboru zleceń W przypadku, gdy realizacja zaopatrzenia odbywa się na podstawie nowego zlecenia (karta wniosku/zlecenia na zaopatrzenie o podanym numerze nie występuje na liście zleceń) należy wybrać opcję F2-Dodaj. Czynność spowoduje wywołanie okna Karty zlecenia dodawanie. Domyślne wywołanie okna Wybór rodzaju zlecenia Karta zlecenia dla realizacji środków zaopatrzenia ortopedycznego Strona 7 z 16

8 W zleceniu konieczne jest uzupełnienie pól: pacjent (domyślnie uzupełniony na podstawie karty realizacji zaopatrzenia); data wystawienia (zlecenia) numer dokumentu zlecenia w formacie: o dla wniosków: OO-DD-RR-NNNNNN-S o dla karty zaopatrzenia: OOOO-RR-NNNNNN-S (gdzie: O ciąg znaków określający numer oddziału; D ciąg znaków określający numer delegatury; R ciąg znaków określający rok wydania wniosku; N ciąg znaków określający numer wniosku/karty; S cyfra sumy kontrolnej) rodzaj zlecenia: o karta zaopatrzenia o wniosek na zaopatrzenie Po uzupełnieniu wszystkich informacji kartę należy zapisać wybierając opcję OK. Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne i nie chcemy ich zachować wybieramy opcję Anuluj. Zapisana karta zostanie umieszczona na liście zleceń pacjenta. Rysunek 1-6 Przykładowe okno listy zleceń Aby wybrać dodane zlecenie do karty realizacji zaopatrzenia należy wybrać opcję OK. Strona 8 z 16

9 Rysunek 1-7 Przykładowe okno karty realizacji zaopatrzenia Uwaga! Zlecenia mogą być rejestrowane przed wprowadzaniem informacji o realizacji zaopatrzenia. Czynność tą wykonuje się analogicznie wybierając funkcje dostępne w menu: Rejestracja Zlecenia Uzupełnienie informacji o produktach w ramach kontaktu Podobnie jak w poprzednich wersjach systemu informację o realizacji produktu rejestruje się w karcie realizacji zaopatrzenia przez wybranie opcji F2-Dodaj. Rysunek 1-8 Przykładowa karta realizacji zaopatrzenia dodawanie Wybór opcji F2-Dodaj wykona otwarcie okna Karty produktu. Strona 9 z 16

10 Rysunek 1-9 Przykładowa karta realizacji zaopatrzenia W wyświetlonym oknie konieczne jest uzupełnienie informacji o realizacji świadczenia wraz z informacją o ilości i refundacji świadczenia. (Pola do uzupełnienia zostały również przedstawione na ilustracji) data wykonania produktu: o o od data początku udzielania świadczenia lub przyjęcia do realizacji/naprawy do data odbioru przedmiotu ortopedycznego bądź środka pomocniczego, a w przypadku naprawy data dokonania naprawy umowa umowa na świadczenie usług w rodzaju ZPO punkt umowy zakres realizowanych świadczeń pozycja z pakietu kod przedmiotu ortopedycznego bądź środka pomocniczego, a w przypadku naprawy: kod naprawy przedmiotu ilość sztuk wydana ilość przedmiotów (w przypadku naprawy ilość jest równa 1) część limitu dotyczy zaopatrzenia w środki pomocnicze wydane na podstawie karty zaopatrzenia comiesięcznego, które nie zostały zakontraktowane jednostkowo (na sztuki) przez OW NFZ. Rzeczywista wydana ilość przedmiotów wyznaczana jest jako stosunek liczby wydanych środków pomocniczych do liczby środków przysługujących pacjentowi w ramach danego okresu użytkowania wynikających ze stosowanych rozporządzeń MZ kwota refundacji od bieżącej wersji kwota refundacji nie jest automatycznie obliczana, należy ją uzupełnić! dopłata pacjenta kwota dopłaty ze strony pacjenta umiejscowienie wymagane dla określonych środków /lewa strona/prawa strona/obie strony Wszystkie wprowadzone informacje należy zatwierdzić wybierając opcję OK. lub Ctrl+N Następny produkt w przypadku realizacji większej liczby świadczeń. Czynność ta spowoduje wyświetlenie okna informacji o nr zrealizowanego zlecenia. Rysunek 1-10 Informacja o nr zrealizowanego zlecenia Uwaga! Zgodnie z Zarządzeniem: numer zrealizowanego zlecenia obligatoryjnie musi zostać naniesiony na postać papierową Zlecenia. W przypadku nie naniesienia informacji na zlecenie papierowe w trakcie rejestracji realizacji zaopatrzenia, informacja o numerze będzie dostępna na liście zleceń. Strona 10 z 16

11 Zapis realizacji zaopatrzenia W przypadku, gdy wszystkie informacje o realizacji zaopatrzenia zostały uzupełnione należy zatwierdzić kartę realizacji zaopatrzenia. Czynność tą wykonuje się wybierając opcję Ok. w karcie realizacji zaopatrzenia. Poprawnie wprowadzone informacje zostaną zapisane na Liście kontaktów. Po wprowadzeniu wszystkich danych za określony miesiąc sprawozdawczy konieczne jest utworzenie i wygenerowanie komunikatu zaopatrzenia w przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze. Czynność tą wykonuje się z poziomu menu: Raporty Raporty do NFZ. 1.2 Sprawozdanie z realizacji zaopatrzenie ortopedycznego Po wprowadzeniu wszystkich danych za określony miesiąc sprawozdawczy konieczne jest utworzenie i wygenerowanie komunikatu zaopatrzenia w przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze. Czynność tą wykonuje się z poziomu menu: Raporty Raporty do NFZ Tworzenie sprawozdania z realizacji zaopatrzenia Po wyświetleniu okna Listy POZ, raporty statystyczne i komunikaty SWX należy wybrać opcję F2-Dodaj a następnie wskazać opcję: Raport statystyczny ZPX do umowy zaopatrzenie. Rysunek 1-11 Przykładowe okno dodawania raportu z realizacji zaopatrzenia ortopedycznego Czynność spowoduje otwarcie okna Wybierania umowy, w którym konieczne jest wskazanie dokumentu elektronicznego, do którego przygotowywane jest sprawozdanie. Kliknięcie w odpowiednią umowę a następnie wybranie opcji OK. umożliwi przejęcie do kolejnego kroku tworzenia raportu. Drugim krokiem jest wybór roku i okresu sprawozdania. W polu rok należy wpisać lub ustawić za pomocą strzałek rok sprawozdawczy (rok ustawiany jest domyślnie wg ostatnich użytych w oknie parametrów). W polu okres, należy z listy rozwijalnej wybrać miesiąc sprawozdawczy. Wprowadzone dane należy potwierdzić wybierając opcję Zastosuj. Na skutek powyższych czynności, na liście Tworzenia raportu statystycznego wyświetleni zostaną pacjenci, dla których w wybranym miesiącu została zarejestrowana realizacja zaopatrzenia. Wybierz opcję ShF6-Generuj aby utworzyć raport statystyczny. Wybierz opcję Zamknij aby zakończyć proces tworzenia raportu. Strona 11 z 16

12 Utworzony raport statystyczny zostanie zapisany na liście raportów ze statusem WPR. Oznacza to, że dokument w razie konieczności może zostać usunięty. Rysunek 1-12 Przykładowe okno listy raportów Sprawdzenie raportu statystycznego Zapisane na liście raportów sprawozdanie przed zatwierdzeniem powinno zostać sprawdzone pod kątem poprawności uzupełnienia wymaganych danych. Czynność tą wykonuje się wybierając opcję Sprawdź Zatwierdzenie raportu statystycznego Zapisane na liście raportów sprawozdanie przed zatwierdzeniem powinno zostać sprawdzone pod kątem poprawności uzupełnienia wymaganych danych. Czynność tą wykonuje się wybierając opcję Sprawdź. Jeśli procedura sprawdzania wskazała, że raport został poprawnie przygotowany, należy go zatwierdzić. Czynność tą wykonuje się wybierając opcję Zatwierdź. Uwaga! Operacja zatwierdzania raportu statystycznego jest nieodwracalna! Generowanie komunikatu statystycznego do OW NFZ Zatwierdzony komunikat jest gotowy do wygenerowania i przesłania do OW NFZ. W celu wygenerowania pliku komunikatu należy wybrać opcję ShF6-Generuj plik. Rysunek 1-13 Okno wprowadzania nr dokumentu finansowego Strona 12 z 16

13 Zgodnie z Zarządzeniem każdy komunikat statystyczny z realizacji zaopatrzenia ortopedycznego powinien mieć przyporządkowany numer dokumentu finansowego. Numer dokumentu jest numerem, który został/zostanie nadany dla rachunku/faktury VAT za realizację świadczeń ZPO wykazanych w bieżącym sprawozdaniu. Wygenerowany plik zostanie domyślnie zapisany w katalogu \KSSWD_XML\EKSPORT. Plik uzyska rozszerzenie ZPX. 1.3 Potwierdzenie danych sprawozdawczych Zgodnie z procedurą, po wygenerowaniu komunikatu ZPX, plik z danymi zostaje przesłany do OW NFZ. Przesłanie wykonywane jest za pośrednictwem serwera dostępowego SZOI. W trakcie przesłania wykonywana jest weryfikacja struktury przekazywanego pliku ze schematem komunikatu ZPX. W przypadku wystąpienia problemów system SZOI wskaże komunikat błędu przesłania pliku na serwer. Poprawnie przekazane pliki, importowane są do systemu informatycznego OW NFZ. W tym procesie sprawdzana jest zgodność przekazywanych danych w stosunku do danych istniejących już w systemie. W przypadku wystąpienia problemów, system informatyczny OW NFZ, dokona automatycznej generacji komunikatu zwrotnego zawierającego informację o niezaimportowanych pozycjach raportu statystycznego. Komunikat o którym mowa, zostanie udostępniony na serwer SZOI jako plik raportu zwrotnego z rozszerzeniem ZPZ. Poprawnie zaimportowane dane podlegają procedurze weryfikacyjnej, dokonującej sprawdzenia z realizacji umowy. W trakcie procedury weryfikacyjnej dokonywana jest analiza wagi wykrytych problemów. W przypadku, gdy w trakcie weryfikacji zostaną wykryte ważne problemy, poszczególnym produktom zostanie nadany status: Błąd. Informacje o błędach są przekazywane do świadczeniodawcy w komunikatach zwrotnych ZPZ. Komunikat ZPZ powinien zostać pobrany przez świadczeniodawcę i zaimportowany do systemu KS- SWD. Czynność importowania danych wykonuje się wybierając funkcje z menu: Raporty Raporty do NFZ, a następnie Import raportów zwrotnych. 2 Modyfikacja danych zarejestrowanych w formacie niezgodnym z Zarządzeniem nr 32/2007 Wszystkie dane, które zostały wprowadzone do systemu informatycznego i mają być sprawozdane zgodnie z Zarządzeniem nr 32/2007 Prezesa NFZ muszą zostać poprawione w zakresie: uzupełnienia informacji o zleceniach uzupełnienia informacji o ilości sztuk 2.1 Modyfikacja / dodanie informacji o zleceniu Informację o zleceniu można dodawać w trakcie rejestracji realizacji zaopatrzenia lub korzystając z opcji dostępnych w menu: Rejestracja Zlecenia, natomiast modyfikacja zleceń może być wykonywana tylko i wyłącznie po wybraniu z menu opcji Rejestracja Zlecenia. Wszystkie czynności dodawania / modyfikacji wykonywane są na liście zleceń. Opcja Opis Funkcja Dodaj umożliwia wprowadzenie nowego zlecenia realizacji zaopatrzenia. Strona 13 z 16

14 Czynność spowoduje otwarcie Karty zlecenia dodawanie, w którym należy uzupełnić informację o wniosku/karcie na zaopatrzenie (pacjent, data zlecenia 1, numer zlecenia, rodzaj dokumentu) Funkcja Podgląd umożliwia przeglądanie wprowadzonego zlecenia realizacji zaopatrzenia bez możliwości edycji. Czynność spowoduje otwarcie Karty zlecenia przeglądanie. Funkcja Popraw umożliwia wprowadzenie modyfikacji zlecenia realizacji zaopatrzenia. Czynność spowoduje otwarcie Karty zlecenia poprawianie, w którym można dokonać zmiany informacji o wniosku/karcie na zaopatrzenie (pacjent, data zlecenia 2, numer zlecenia, rodzaj dokumentu) Funkcja Usuń umożliwia usunięcie wprowadzonego zlecenia realizacji zaopatrzenia. Funkcja Drukuj umożliwia wykonanie wydruku listy wprowadzonych zleceń realizacji zaopatrzenia zgodnie z ustawionymi filtrami. 2.2 Modyfikacja realizacji zaopatrzenia wprowadzonej w dotychczasowej wersji systemu W trakcie generowania komunikatu ZPX w nowym formacie wymiany danych (komunikat statystyczny generowany za okres sprawozdawczy czerwiec 2007) mogą wystąpić błędy poprawności uzupełnienia informacji. Dwa najczęściej występujące problemy wynikające z rejestracji realizacji zaopatrzenia w dotychczasowym formacie to: 1. Dane pozycji sprawozdania 415: Numer dokumentu zaopatrzenia musi wystąpić i składać się najwyżej z 24 znaków. 2. Dane wydanego przedmiotu 415: Data zlecenia musi wystąpić dla karty zaopatrzenia 3. Dane pozycji sprawozdania 415: Wydana ilość przedmiotów musi być z zakresu Dwa pierwsze komunikaty wskazują na brak karty zlecenia w realizacji (do uzupełnienia w karcie realizacji zaopatrzenia). Trzeci wskazuje na brak informacji o ilości wydanych przedmiotów (do uzupełnienia karcie produktu). Informacja Dane pozycji sprawozdania 415 wskazuje, w którym kontakcie występuje problem. W celu uzupełnienia informacji należy wykonać następujące czynności: wyszukać kontakt, w którym wystąpił problem: Na liście kontaktów [Rejestracja-Wykonane usługi] należy wybrać w polu wyszukiwania Szukaj wg nr i podać numer poszukiwanego kontaktu (np.: 415). W przypadku, gdy w formatce nie jest włączone automatyczne odświeżanie listy, należy dodatkowo wybrać opcję F7-Szukaj. Rysunek 2-1 Przykład: Wyszukiwanie 1 data zlecenia jest wymagana tylko dla kart zaopatrzenia Strona 14 z 16

15 przejść w tryb poprawiania kontaktu Dla wyszukanego kontaktu należy wybrać opcję F4-Popraw. Rysunek 2-2 Przykład: Poprawa kontaktu uzupełnić informację o zleceniu W karcie realizacji zaopatrzenia należy uzupełnić informację o Zleceniu (zgodnie z opisem w pkt. Uzupełnienie informacji o zleceniu) Rysunek 2-3 Przykład: uzupełnienie zlecenia uzupełnić informację o ilości wydanego produktu Po uzupełnieniu informacji o zleceniu, należy wybrać opcję Popraw i w karcie produktu wprowadzić liczbę sztuk wydanego produktu. Rysunek 2-4 Przykład: uzupełnienie zlecenia Strona 15 z 16

16 Rysunek 2-5 Przykład: uzupełnienie informacji o ilości sztuk Uwaga! Pole ilość zostanie wyświetlone wtedy gdy w zostanie zaznaczone pole środek pomocniczy. zatwierdzić wprowadzone zmiany Po naniesieniu poprawek operator powinien powtórnie sprawdzić poprawność wprowadzonego wcześniej raportu z zaopatrzenia ortopedycznego i wygenerować raport statystyczny do pliku ZPX. Strona 16 z 16