Zasoby enova CRM Konfiguracja uprawnień

Transkrypt

1 Zasoby enova CRM Konfiguracja uprawnień Soneta Sp z o.o. ul. Wadowicka 8a, wejście B Kraków tel./fax +48 (12) crm@enova.pl

2 Spis treści 1. Wstęp Opis funkcjonalności Uprawnienia do zasobów CRM... 3 a. Uprawnienia związane bezpośrednio z rezerwacjami... 3 b. Uprawnienia wynikające z aktywności (zadania, zdarzenia) Przykłady konfiguracji uprawnieo Wstęp Funkcjonalnośd rezerwacji zasobów dostępna jest w enova CRM już od pierwszych publikacji modułu. Od wersji 8.0 została jednak rozbudowana o nowe możliwości konfiguracyjne, poprawiono ergonomię pracy. Rezerwacje zasobów pozwalają przypisad zasób w postaci pomieszczenia lub sprzętu do zadania lub projektu na czas jego realizacji. Zasób może byd zarezerwowany tylko jeden raz w danym okresie. 2. Opis funkcjonalności Rezerwacja zasobów pozwala powiązad zasób, czyli pracownika, urządzenie bądź element ewidencji środków trwałych z aktywnością CRM lub projektem. Najprostszym sposobem na prowadzenie pracy z zasobami, jest przejście do kalendarza zasobów w module CRM/Zasoby/Kalendarz zasobów. Znajdują się tam wszelkie zasoby oraz ich rezerwacje przedstawione w widoku kalendarza. Rysunek 1 - Kalendarz zasobów

3 Po zaznaczeniu okresu za pomocą myszy na kalendarzu i wciśnięciu <enter>lub wybraniu pozycji Dodaj na belce górnej pojawi się formularz rezerwacji. Rysunek 2 - Formularz rezerwacji zasobu Na kalendarzu pojawiają się wyłącznie rezerwacje z zaznaczonym polem Rezerwowany. Dostęp do sekcji 1 oraz 2 na formularzu rezerwacji jest określany przez konfigurację aktywności. Dokładny opis funkcjonalności zasobów znajduje się w dokumentacji modułu. 3. Uprawnienia do zasobów CRM Uprawnienia do rezerwacji wynikają z praw i konfiguracji aktywności CRM. Odpowiednia konfiguracja tychże pozwala na dostosowanie zachowania programu, zakresu widoczności rezerwacji do potrzeb firmy. a. Uprawnienia związane bezpośrednio z rezerwacjami Pierwszym miejscem od którego warto rozpocząd konfigurację uprawnieo jest prawo na roli w gałęziach Zadania/Zadania i zdarzenia CRM oraz Zadania/Zasoby powiązane z zadaniem Rysunek 3 - Konfiguracja uprawnieo roli

4 (1) Zasoby innych operatorów - Prawo pozwala ustalid zakres dostępności operatora do rezerwacji, powiązanej z zadaniem na którym operator nie jest ani prowadzącym ani wykonującym. Zalecane ustawienie to prawo Tylko odczyt. Taka konfiguracja pozwoli operatorowi na podgląd, w jakim czasie zasób jest niedostępny oraz przez kogo został zarezerwowany. Operator nie będzie jednak mógł zmienid okresu rezerwacji. (2) Zasoby powiązane z zadaniem/page/ogólne Umożliwia ukrycie lub wyłączenie edycji zakładki rezerwacji. Zalecane ustawienie to prawo Pozwolenie. (3) Zasoby powiązane z zadaniem/simple/dodawanie zasobów - określa czy operator pracujący w ramach roli, może rezerwowad zasoby (4) Zasoby powiązane z zadaniem/simple/edycja zasobów - określa czy operator pracujący w ramach roli, może edytowad dodane wcześniej zasoby (5) Zasoby powiązane z zadaniem/simple/kasowanie zasobów - określa czy operator pracujący w ramach roli, może usuwad dodane wcześniej zasoby Dla praw (3)(4)(5) zalecane ustawienie to prawo Pozwolenie b. Uprawnienia wynikające z aktywności (zadania, zdarzenia) Prawa dostępu do zasobów wynikają także z konfiguracji definicji zadao. Podstawowe prawo do prawo do definicji aktywności do której podpięta jest rezerwacja. Jeśli operator nie posiada uprawnieo do definicji aktywności, na kalendarzu pojawi się wpis, jednak operator nie będzie miał możliwości sprawdzid kto zarezerwował zasób: Rysunek 4 - Kalendarz zasobów bez praw do definicji aktywności Uprawnienia do definicji aktywności, powinny wynikad w firmie z zajmowanego stanowiska, zakresu obowiązków czy procesów w obsłudze których uczestniczy operator.

5 Rysunek 5 - Definicja aktywności, konfiguracja zasobów Poza konfiguracją praw do definicji można także zmodyfikowad parametry definicji. Na formularzu definicji zakładka Opcje zawiera dwa pola pozwalające dostosowad zachowanie programu do potrzeb firmy: (A) czasu zasobu steruje zachowaniem czasu rezerwacji (patrz Rysunek 2 - Formularz rezerwacji zasobu sekcja 2)pozwala określid czy i w jakim zakresie operator może modyfikowad czas rezerwacji zasobu w stosunku do czasu aktywności CRM. Pole posiada trzy wartości: Brak Dla takiego ustawienia operator może ustawid dowolną datę rezerwacji zasobu podpiętego aktywności Ostrzegaj Program ostrzeże operatora komunikatem, jeśli data lub godzina rezerwacji będzie wykraczała poza okres trwania aktywności

6 Zabraniaj Program nie będzie pozwalał operatorowi na zmianę terminu rezerwacji. Data i czas rozpoczęcia jak i zakooczenia rezerwacji będą ściśle powiązane z analogicznymi polami na aktywności ich zmiana będzie możliwa wyłącznie przez zmianę okresu na aktywności. (B) dostępności urządzenia steruje zachowaniem pola Rezerwacja (patrz Rysunek 2 - Formularz rezerwacji zasobu sekcja 1). Pole wykorzystywane dotąd tylko w Serwisie i Wypożyczalni sterowało zachowaniem pozycji wypożyczenia jak i zleceniem serwisowym. Określało czy dane urządzenie może byd wypożyczone lub serwisowane w tym samym czasie jednocześnie. Obecne znaczenie wartości pola w CRM (ich rola w serwisie i wypożyczalni nie zmieniła się) Brak/Ostrzegaj W takim ustawieniu, rezerwacje tworzone są z polem rezerwacja domyślnie wyłączonym, operator ma możliwośd modyfikacji tego pola. Zabraniaj Rezerwacja jest tworzona zawsze z ustawionym polem Rezerwacja. Program uniemożliwi operatorowi zmianę wartości tego pola 4. Przykłady konfiguracji uprawnień Operator pracuje w ramach roli Handlowcy. Ma możliwośd rezerwowania zasobów na swoje wyjazdy oraz spotkania z klientem na czas nieobecności w firmie (a nie tylko czas spotkania). Ma możliwośd podglądu rezerwacji zasobów innych operatorów, jednak bez możliwości ich modyfikacji. Sprzęt pobrany z firmy zawsze powinien byd rezerwowany definicji aktywności czasu zasobu dostępności urządzenia zasobów innych operatorów Dodawanie edycja, kasowanie rezerwacji Wartośd Zezwalaj Zabraniaj Zabraniaj Podgląd Zezwalaj Operator pracuje w ramach roli Sekretariat i zajmuje się rejestrowaniem wniosków o rezerwację pomieszczeo w firmie. Wszelkich korekt rezerwacji dokonuje wyłącznie kierownik sekretariatu pracujący na osobnej roli. Operator ma wgląd w kalendarze zadao innych operatorów, nie może ich jednak podobnie jak zasobów, modyfikowad. definicji aktywności czasu zasobu dostępnośd urządzenia zasobów innych operatorów Edycja, Kasowanie rezerwacji Dodawanie rezerwacji Wartośd Podgląd Ostrzegaj Zabraniaj Podgląd Zabraniaj Zezwalaj