enova365 Wypożyczalnia

Transkrypt

1 enova365 Wypożyczalnia Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

2 Moduł Wypożyczalnia Moduł Wypożyczalnia służy do ewidencjonowania wszelkiego rodzaju obiektów, które mogą być przedmiotem wypożyczenia. Dzięki bardzo elastycznej konfiguracji możliwe jest ewidencjonowanie dowolnych przedmiotów. Doskonale sprawdzi się zarówno w przypadku biblioteki, jak i firmy budowlanej dystrybuującej ciężki sprzęt na prowadzone budowy. Funkcjonalność: Funkcjonalność modułu oparta jest o urządzenie, czyli element reprezentujący przedmiot, który jest wypożyczany. Pozwala na ewidencjonowanie posiadanych urządzeń, informacji o aktualnym stanie (np. zarezerwowane, wypożyczone, zwrócone) oraz rejestrowanie aktywności, w związku z czym dla każdego urządzenia dostępna jest pełna historia wypożyczeń. Możliwość przypisania poszczególnych urządzeń do zdefiniowanych wcześniej modeli ułatwia operatorowi dostęp do informacji, ile egzemplarzy wybranego modelu jest dostępnych do wypożyczenia w żądanym terminie. Wypożyczenie może być wprowadzone dla jednego przedmiotu, ale również na jednym wypożyczeniu można uwzględnić wiele obiektów. Moduł wyposażony jest w mechanizmy, które łączą się z pozostałymi modułami i bezpośrednio z poziomu wypożyczenia pozwalają rozliczać wypożyczenie oraz wystawiać dokumenty handlowe, podpowiadając kwoty należne za każde wypożyczane urządzenie. Strona 2 z 26

3 Wprowadzenie W wielu firmach jednym z elementów działalności jest prowadzenie wypożyczalni w aspekcie ewidencyjnym jak i rozliczeniowym. W procesach związanych z wypożyczeniami, dla klienta najważniejsza jest szybkość obsługi. Od strony przedsiębiorstwa istotny jest sprawny system pozwalający na strukturalne ewidencjonowanie urządzeń i wypożyczeń, powiązany z mechanizmami badania dostępności wypożyczanych urządzeń oraz prosta możliwość rozliczania zakończonych wypożyczeń. Takie możliwości dostarcza moduł Wypożyczenia systemu enova, który pozwoli usprawnić proces wypożyczenia i zwrotu urządzeń, co w rezultacie prowadzi do zmniejszenia kosztów nakładu czasu pracy oraz często prowadzi do zwiększenia zadowolenia klienta ze względu na szybka i profesjonalną obsługę. Przed dokładnym opisem modułu Wypożyczalni zapraszamy do zapoznania się z ogólnymi zasady poruszania się po aplikacji, gdzie wyjaśnione zostaną poszczególne składowe programu. Od wersji enova 7.0 Wypożyczalnia została wydzielona z modułu CRM i stała się osobnym modułem. Do korzystania z tej funkcjonalności wymagana jest dodatkowa licencja. Moduł Wypożyczenia udostępnia funkcje wspomagające prowadzenie obsługi związanej z rejestracją i rozliczaniem wypożyczeń. Podobnie jak w przypadku zleceń serwisowych obsługa wypożyczeń zorganizowana jest wokół urządzeń. Oznacza to, że dla każdego wypożyczenia, musi być określone co najmniej jedno urządzenie. Dzięki temu możliwe jest śledzenie historii wypożyczeń dla każdego urządzenia. Strona 3 z 26

4 Konfiguracja modułu Wypożyczalni Konfiguracja modułu Wypożyczalni obejmuje tworzenie definicji wypożyczeń, urządzeń oraz ustawianie jednostek czasowych do rozliczania wypożyczeń. Konfiguracja Wypożyczalni dostępna jest w Narzędzia -> Opcje -> Wypożyczenia. Ogólne Folder Ogólne, w konfiguracji Wypożyczeń pozwala na określenie jednostek używanych przy rozliczaniu dokumentów wypożyczeń. Tworzone w module Handel usługi o przeznaczeniu rozliczania wypożyczeń muszą mieć ustawioną jedną z jednostek wprowadzonych w tej konfiguracji : Ustawianie jednostek rozliczeniowych Rodzaje urządzeń W celu utworzenia nowej definicji urządzenia należy przejść do Narzędzia -> Opcje -> Wypożyczenia -> Rodzaje urządzeń, a następnie wybrać po czym otworzony zostanie nowy formularz, na którym należy wypełnić poniższe pola: Zakładka Ogólne Nazwa nazwa typu urządzenia; Symbol symbol typu urządzenia; Domyślny ustawienie tego parametru powoduje, iż stworzona definicja będzie domyślnym typem urządzenia podczas dodawania nowego. Tylko jeden typ urządzenia może być domyślny. Filtr towaru pole to umożliwia ustawienie domyślnej listy, która będzie wyświetlana przy wypełnianiu pola Towar na formularzu urządzenia. Kliknięcie w przycisk wywoła okno lookup z pełną kartoteką towarów zarejestrowanych w systemie. Jeżeli jednak w pole filtr wpiszemy np. [Kod] like BUT% wówczas po kliknięciu wywołana zostanie lista towarów, których kod rozpoczyna się od znaków BUT. Ta sama lista zostanie wywołana na formularzu urządzenia po kliknięciu w pole Towar. Należy pamiętać, że pole Towar na formatce urządzenia, jest dostępne tylko wtedy, gdy zaznaczony jest checkbox przy jednoczesnym odznaczeniu checkboxa (domyślnie takie ustawienie występuje dla definicji rodzaju urządzenia w Zleceniach serwisowych ). Strona 4 z 26

5 Uwaga! Do tworzenia filtrów warto korzystać z mechanizmu konstrukcji filtrów zaawansowanych na listach z poziomu organizatora widoku. Z przygotowanych filtrów, w trybie edycji można bezpośrednio skopiować odpowiednie wyrażenie filtrujące. Tworzenie wyrażeń filtrujących Gwarancja (zastosowanie w module Zleceń Serwisowych) okres gwarancji wyrażony w miesiącach np. 12, 24. Podczas rejestrowania urządzenia, na podstawie tej wartości oraz daty sprzedaży, system sam wygeneruje dokładną datę gwarancji. Planowany przegląd (zastosowanie w module Zleceń Serwisowych) jeżeli dany typ urządzenia powinien być regularnie sprawdzany tutaj można zaznaczyć, co ile miesięcy należy dokonać przeglądu. Na podstawie tej wartości, oraz okresu gwarancji i daty sprzedaży (wprowadzanej na formularzu urządzenia) enova zaproponuje terminy obowiązkowych przeglądów. Definicja zlecenia (zastosowanie w module Zleceń Serwisowych) wartość dostępna z listy wyboru. Znajdują się na niej wszystkie definicje zadań i zleceń serwisowych Rodzaj formularza zwykły lub użytkownika. W przypadku wyboru drugiej opcji zostanie wywołana zakładka Użytkownika, na której będzie można zdefiniować formularz użytkownika. Opis zakładki w kolejnym podrozdziale. Prefix jest wykorzystywany przy automatycznym nadawaniu identyfikatorów urządzeniom. Identyfikatory będą zaczynać się znakami wprowadzonymi w tym polu Długość wyznacza liczbę cyfr dodawanych po znakach prefixu. Np. 3 spowoduje, że numeracja zakończy się po 999 urządzeniu. Zakładka Prawa danych Zakładka prawa danych służy do określenia, dla których ról będzie widoczna dana definicja. Dopuszczalne są wartości: Pełne prawo do edycji. Operator będzie mógł tworzyć urządzenia o takiej definicji, modyfikować je i usuwać; Strona 5 z 26

6 Prawo do podglądu (tylko odczyt). Operator będzie mógł przeglądać urządzenia o takiej definicji, ale nie będzie ich mógł dodawać, modyfikować ani kasować; Zakaz dostępu. Operator w ogóle nie widzi na listach urządzeń o określonej definicji. Zakładka Użytkownika Po wybraniu rodzaju formularza jako użytkownika na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. Lewy-górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova (wyświetlanych informacji na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola Filtr można przeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących formatkę. Po zaznaczeniu parametrów pokazuj kolekcje (podlisty) oraz właściwości biznesowe, pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstu wybranej definicji. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Użytkownika ). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: Tytuł - określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole; Pole - nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola; Szerokość opisu - stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; Szerokość kontrolki - stanowi długość kontrolki (pola); Wysokość kontrolki - stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel, etc. Linia oddzielająca - pozwala na tworzenie sekcji w ramach formatki. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę; Tylko odczyt - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; Z poprzednim - pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. Uwaga! Na widoku formularza użytkownika musi znajdować się pole wymagalne Nazwa. Bez niej nie będzie możliwe zapisanie urządzenia. Definicje dokumentów wypożyczeni W celu utworzeni nowej definicji wypożyczenia należy przejść do Narzędzia -> Opcje -> Wypożyczenia - > Definicje Wypożyczeń, a następnie wybrać po czym otworzony zostanie nowy formularz, na którym należy wypełnić poniższe pola: Zakładka Ogólne Standardowa użytkownik nie ma wpływu na wartość tego checkboxa. Jeśli pole jest wypełnione oznacza to, że definicja została wprowadzona do systemu przez producenta i nie można jej usunąć. Nazwa nazwa definicji; Symbol symbol definicji, musi być unikalny; Drugi - oznacza alternatywny symbol definicji, pozwala na numerowanie w jednym ciągu dwóch definicji w ramach jednego symbolu podstawowego; Domyślna jeśli jest zaznaczona, kliknięcie przycisku [Nowy] na liście wypożyczeń wywoła formularz Strona 6 z 26

7 wypożyczenia dla tej definicji. Tylko jedna definicja może być domyślna; Algorytm - zaznaczenie pola powoduje udostępnienie zakładki Kod kalkulatora zadań pozwalającego modyfikować zachowanie definicji; Zablokowana zaznaczenie spowoduje brak możliwości dodania zadania o tej definicji; Rodzaj formularza pole umożliwia wybranie jedną z 3 opcji: Pełny/Prosty (w przypadku definicji wypożyczeń nie ma różnicy pomiędzy tymi opcjami) na formularzu wypożyczenia dla wprowadzania i wyświetlania danych dostępne są foldery(zakładki) : Wypożyczenie, Urządzenia, Dokumenty; Użytkownika wygląd folderu(zakładki) Wypożyczenie jest konfigurowany przez operatora (nazwa zakładki zostaje zmieniona na Użytkownika). Mechanizm definiowania zakładki użytkownika jest taki sam jak w przypadku definicji rodzajów urządzeń. Definicja zadania generowanego przy zamknięciu (ogólna funkcjonalność aktywności CRM) jest to definicja aktywności CRM (w tej grupie zaliczamy zadania, zdarzenia, wypożyczenia, zlecenia serwisowe), która będzie automatycznie wygenerowana przy przestawianiu stanu zadania na nieaktywny stan ( wybór jednego ze stanów o takim statusie). Definicja zadania grupowego (funkcjonalność przeznaczona dla zadań/zdarzeń CRM) jeżeli dla zadania zostanie określona definicja zadania grupowego, wówczas zadanie takie będzie posiadało zakładkę Uczestnicy i będzie możliwe dodawanie innych operatorów wykonujących to zadanie. W takim wypadku dla każdego operatora wskazanego na liście uczestników zostanie utworzone zadanie zgodnie z podaną definicją zadania grupowego (patrz Spotkania w dokumentacji CRM); Definicja dokumentu handlowego tutaj należy wskazać definicję dokumentu handlowego, która będzie brana pod uwagę podczas rozliczania urządzeń. Należy także podać magazyn, na którym dokument handlowy ma operować. Numeracja - mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieść w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie.* Zakładka Stany Służy do określania stanów. Każdy zdefiniowany stan zlecenia zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę; Pole Aktywny określa, czy wypożyczenie w tym stanie jest otwarte. Zakładka Priorytety Służy do określania priorytetów dla wypożyczenia. Każdy zdefiniowany priorytet zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę; Zakładka Opcje Sekcja Opcje zawiera: Kategorie - pozwala na przypisania definicji aktywności CRM do określonej kategorii. Definicje wypożyczeń powinny być przypisane do Kategorii Wypożyczenie. Kategorie definiowane są w Strona 7 z 26

8 Narzędzia->Opcje-> CRM-> Ogólne -> Kategorie aktywności. Funkcjonalność służy do grupowania definicji w celu łatwiejszego przypinania wydruków. Rejestracja historii zmian przy każdej zmianie wypożyczenia tworzony jest zapis zadania przed zmianą wraz z informacją o operatorze dokonującym zmiany. Dzięki temu można śledzić pełną historię zmian wartości zadania. Historia zmian jest dostępna na zakładce Historia na formularzu wypożyczenia; Opis HTML zaznaczenie dodaje dodatkową zakładkę Opis na formularzu zadania, której tekstowi można nadawać standardowe atrybuty graficzne (pogrubienie, kursywa itp.) opcja pomijana w przypadku wypożyczeń (funkcjonalność niedostępna). Całodzienne przy dodawaniu zadania zainicjalizowane zostaną pola Rozpoczęcie (0:00) i Zakończenie (23:59) opcja pomijana w przypadku wypożyczeń (funkcjonalność niedostępna). Inicjuj nazwę przy dodawaniu zadania w polu Nazwa pojawi się nazwa definicji zadania; Definicja do importu maili określa czy dana definicja będzie służyć do importu maili z programu Outlook 2007/2010 (pod warunkiem zainstalowania dodatku enova.outlook). Zaimportowane maile zostaną dodane w enova, jako nowa pozycja na liście wypożyczeń. Powiąż czas wykonania - zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne sumowanie czasu stopera podczas otwarcia danej definicji opcja pomijana w przypadku wypożyczeń (funkcjonalność niedostępna). Dostępny stoper - zaznaczenie parametru spowoduje dodanie stopera na definicji zadania opcja pomijana w przypadku wypożyczeń. Automatyczny stoper - zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne włączanie się stopera podczas otwierania formatki opcja pomijana w przypadku wypożyczeń (funkcjonalność niedostępna). Sekcja enova.net opcje tutaj ustawione są pomijane w przypadku wypożyczalni (funkcjonalność niedostępna): Dostęp określa czy w internetowej wersji enova użytkownicy będą mieli dostęp do wypożyczeń o tej definicji. Możliwe są 3 opcje: Brak całkowity zakaz dostępu, Podgląd - możliwość przeglądania zadań, Edycja możliwość zmiany treści zadań; Dodawanie określa czy w internetowej wersji enova, będzie można dodać nowe zadanie o tej definicji; Widoczna w module - pozwala na określenie miejsca pojawienia się definicji w enova.net Sekcja Zasoby CRM: Filtr typu zasoby - pozwala na ustawienie filtru na zasobach firmy opcja pomijana w przypadku wypożyczeń (funkcjonalność niedostępna). Kontrola czasu na zasobie - określa sposób kontroli czasu podczas dodawania zasobów: Zablokowany (Czerwony tekst na kalendarzu i liście) uniemożliwia wyjście okresu rezerwacji zasobu poza okres zadania. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania. Ostrzegaj (Zielony tekst na kalendarzu i liście) powoduje inicjowanie okresu rezerwacji zasobu datami z aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności Brak (Czarny) - tekst aktywności do której zasób jest podłączony. Uwaga! W przypadku Wypożyczeń jedynymi zasobami branymi pod uwagę są urządzenia wprowadzone na wypożyczeniu. W tym przypadku sterowanie okresu użycia zasobu jest sterowane przez zadanie wypożyczenia, czyli nie ma możliwości wyjść poza okres zadania. Rezerwacja zasobu urządzenia w okresie jego wypożyczenia następuje w przypadku ustawienia na definicji Kontrola dostępności urządzenia na zabraniaj. Przy pozostałych dwóch opcjach użycie zasobu jest jedynie ewidencjonowane. Sekcja Dokumenty CRM: Strona 8 z 26

9 Wartość- pole wyboru określające jakie wartości mają być brane podczas dodawania dokumentów na formularzu zadania. Uwaga! W przypadku Wypożyczeń nie ma pola wyświetlającego sumę wartości podpiętych dokumentów. Taką informację można wyciągnąć na zakładce użytkownika bądź w na zakładce cech na drodze wdrożeniowej. Sekcja Cechy: Pozwala na wprowadzenie oraz określenie sposobu ich zachowania podczas kopiowania zadania. Sekcja Zadanie dla roli: Rola - wybranie roli spowoduje automatyczne inicjowanie zadania dla danej roli. Sekcja Wypożyczenia/Serwis Kontrola dostępności urządzeni - określa sposób zachowania się systemu w przypadku wykorzystywania urządzenia w jednym czasie. Można nie kontrolować dostępności urządzenia, ostrzegać bądź zabraniać rezerwacji urządzenia. Uwaga! Należy pamiętać, iż opcja przypisana jest do definicji wypożyczenia, czyli jak na definicji A jest zaznaczona kontrola na zabraniaj i na definicji B kontroli brak, to jeżeli w danym okresie urządzenie zostało wypożyczone na dowolnym wypożyczeniu, będziemy w tym okresie mogli wypożyczyć to urządzenie za pomocą wypożyczenia B. Zakładka Mail Pozwala na określenie zasad wysyłania poczty elektronicznej na podstawie zadań. Posiada dwie grupy parametrów: Wysyłaj pocztę do w tej grupie oznaczamy osoby, do których będzie wysyłana poczta Wykonującego poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Wykonujący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora, na zakładce CRM, adresu ; Prowadzącego poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Prowadzący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora, na zakładce CRM, adresu ; Kontrahenta poczta będzie wysyłana do kontrahenta. Wymaga to uzupełnienia na kartotece kontrahenta jego adresu ; Automatyczne powiadomienia o pozwala na określenie sytuacji, w których będzie automatycznie wysyłana poczta: Utworzeniu zostanie wysłany w przypadku utworzenia nowego zadania; Edycji zostanie wysłany za każdym razem, gdy zostanie zmodyfikowane zadanie; Zamknięciu zostanie wysłany w przypadku zmiany stanu zadania na nieaktywne (przy zamknięciu zadania), Okno potwierdzenia - pozwala na określenie czy podczas wysyłania wiadomości ma pokazywać się okno wysyłki wiadomości Aby było możliwe wysyłanie poczty przez nova, konieczne jest wprowadzenia danych serwera SMTP w Opcje -> Systemowe -> Asystent. Zakładka Prezentacja danych Strona 9 z 26

10 Zakładka Prezentacja danych pozwala na określenie warunków kolorowania zapisów na wszystkich listach. Konstrukcja filtrów jest identyczna jak podczas definiowania kolorowania na listach. Dodatkowo można ustawić informację wyświetlane w podwidokach typu kalendarz na wypożyczeniach, za pomocą pól Nazwa określa pierwszą linie wyświetlaną w kalendarzu oraz Opis - określa drugą linie wyświetlaną w kalendarzu. W przypadku definiowania informacji na kalendarzu użytkownik może używać odwołań biznesowych do pól wypożyczenia (lista dostępnych pól pojawi się po użyciu przycisku ) oraz na sztywno wprowadzonych napisów, które należy umieszczać w cudzysłowach. Dodatkowo poszczególne wpisy można łączyć za pomocą operatora arytmetycznego +. Uwaga! Przed zapisaniem definicji warto sprawdzić poprawność wprowadzonego kodu za pomocą przycisku Sprawdź kod Konfiguracji prezentacji danych w kalendarzu ma jedynie sens, gdy wypożyczenia są realizowane w zakresie jednego dnia ( nie całego), gdyż będą widoczne jedynie w widoku prezentacji tygodnia ( rozbicie na okresy godzinowe). Zakładka Prawa danych Służy do określenia operatorów, którzy będą mieć dostęp do zadań o wskazanej definicji. Każdemu operatorowi można przypisać pełne prawa, prawa tylko do odczytu, lub ustawić zakaz do zadań określonej definicji. Prawa te mogą być również określane na formularzu operatora. Wypożyczania jako podsystem CRM Koncepcja jak i mechanizmy wykorzystywane w Wypożyczeniach narodziły się z modelu CRM w systemie enova. Tak też obiekty urządzeń mają wiele wspólnego z obiektami zasobów w CRM i tak samo jak one podlegają rezerwacją. Dokumenty wypożyczeń ogólnie rzecz biorąc są obiektami aktywności CRM, kategoryzowane jako Wypożyczenia. Warto o tym pamiętać, gdyż niektóre mechanizmy z CRM można wykorzystywać właśnie w module wypożyczeń. Przykładem takiego mechanizmu jest funkcjonalność opiekuna kontrahenta opisana w dokumentacji enova CRM. Dodatkowo system uprawnień w dużej mierze jest wspólny dla CRM i Wypożyczeń, dlatego też znajomość modułu CRM znacząco wpływa na umiejętność konfiguracji Wypożyczalni. Strona 10 z 26

11 Ewidencja wypożyczeń urządzenia (Lista wypożyczenia) Lista Wypożyczenia zawiera listę wszystkich zarejestrowanych wypożyczeń dla danego urządzenia. Dzięki temu mamy możliwość łatwego przeglądania całej historii wypożyczeń tego urządzenia. Na tej liście możliwe jest również dodanie nowego zlecenia dla urządzenia oraz rozliczenie poszczególnych wypożyczeń. Zakładka "Wypożyczenia" Wprowadzanie wypożyczenia Nowe wypożyczenie można wprowadzić z poziomu formularza urządzenia używając przycisku Utwórz wypożyczenie. Można dodawać nowe wypożyczenie z poziomu zakładki wypożyczenia. Jest to wygodne przede wszystkim wówczas, gdy równocześnie chcemy mieć wgląd w historię wypożyczeń. Ponadto nowe wypożyczenie można dodać na liście wszystkich wypożyczeń. Jest to wygodne wówczas, gdy rezerwując wypożyczenia chcemy mieć wgląd we wszystkie już wcześniej zaplanowane wypożyczenia. Lista wypożyczeń Do przeglądania wszystkich wypożyczeń zarejestrowanych w systemie służy lista Wypożyczenia w folderze CRM->Wypożyczenia. Strona 11 z 26

12 Lista wypożyczeń Lista wypożyczeń jest wyposażona standardowo w pasek selekcji (zestaw filtrów) umożliwiający wyszukanie pozycji po: Okres pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się wypożyczenie. Ponieważ wypożyczenie posiada swój okres trwania (datę początkową i końcową), musi ono albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranie okresu oznacza, że data początkowa wypożyczenia nie może być późniejsza niż koniec wybranego okresu, a data końcowa wypożyczenia nie może być wcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie wypożyczenia niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres (pojawi się na nim napis wszystko ); Definicja zadania umożliwia wyświetlenie wypożyczeń tylko jednego rodzaju. Stworzenie większej liczby definicji wypożyczeń jest możliwe w konfiguracji. Aby wyświetlić wszystkie wypożyczenia, niezależnie od rodzaju, należy pozostawić pole Definicja puste; Kontrahent umożliwia wyświetlenie wypożyczeń dotyczących wybranego kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie wypożyczenia, niezależnie od kontrahenta, należy pozostawić pole Kontrahent puste; Osoba umożliwia wyświetlenie wypożyczeń dotyczących wybranego przedstawiciela (osoby). Aby wyświetlić wszystkie wypożyczenia, niezależnie od osoby, należy pozostawić pole Osoba puste; Prowadzący umożliwia wyświetlenie wypożyczeń dotyczących wybranej osoby prowadzącej (nadzorującej). Aby wyświetlić wszystkie wypożyczenia, niezależnie od prowadzącego, należy pozostawić pole Prowadzący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu wypożyczeń); Wykonujący umożliwia wyświetlenie wypożyczeń dotyczących wybranego operatora. Aby wyświetlić wszystkie wypożyczenia, niezależnie od operatora, należy pozostawić pole Wykonujący puste (aktualny operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu zlecenia); Uwzględniaj dla roli w sytuacji, gdy wybrany jest w filtrach operator wykonujący, zaznaczenie tego pola powoduje wyświetlenie wypożyczeń na których, wykonującym jest wybrany operator oraz wypożyczeń przypisanych do wszystkich ról, do których przynależy ten operator. Stan zadania umożliwia wyświetlenie wypożyczeń w odpowiednim stanie (np. bufor, zatwierdzony). Jako, że każda z definicji wypożyczenia może posiadać różne stany, w pierwszej kolejności należy wybrać definicję, w której stosowany będzie filtr stan zadania. Pozostawienie pola pustego oznacza wyświetlenie wszystkich stanów; Stan realizacji umożliwia wyświetlenie wypożyczeń w zależności od stanu aktywności (otwarte/zamknięte), w którym znajduje się wypożyczenie. Aktywność poszczególnych stanów zadania definiowana jest z poziomu definicji wypożyczenia; Szukaj w treści jest to specjalny filtr pozwalający na wyszukiwanie wypożyczeń na podstawie słów zawartych w treści. Przeszukiwana jest zawartość pól Nazwa (Temat), Opis i Uwagi. Wyświetlone zostaną te wypożyczenia, w których każde z wpisanych w tym filtrze słów wystąpi, co najmniej raz w Strona 12 z 26

13 dowolnym z powyższych pól. Wielkość liter nie jest brana pod uwagę; Rodzaj urządzenia umożliwia pokazanie wypożyczeń zawierających wybrany rodzaj urządzenia, o ile zdefiniowano więcej, niż jeden typ urządzenia; Urządzenie umożliwia filtrowanie listy w kontekście konkretnego urządzenia. Dodawanie nowego wypożyczenia Na pasku narzędzi znajduje się przycisk [Nowy]. Jego wciśnięcie powoduje dodanie nowego wypożyczenia domyślnego rodzaju (o domyślnej definicji). W standardowej konfiguracji domyślnym zleceniem jest kontakt (Wypoż). Jeżeli chcemy dodać zdarzenie innego rodzaju (o innej definicji), należy: Wcisnąć strzałkę menu rozwijanego obok przycisku Nowy Lub wcisnąć klawisz Lub wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy) W każdym z tych przypadków zostanie wyświetlona lista dostępnych definicji wypożyczeń (rodzajów), z której należy wybrać żądaną definicję. Zakładka Wypożyczenie Blok Numer : Wypożyczenia Definicja wyświetla kod definicji wypożyczenia. Domyślna definicja w systemie to WYPOŻ. Strona 13 z 26

14 Numer unikalny numer wypożyczenia nadawany przez system, zgodnie z formatem ustalonym przy definiowaniu rodzaju wypożyczenia. Blok Zlecenie : Urządzenie wybieramy główne urządzenie, którego dotyczy wypożyczenie. Pole jest wymagane. Model jeżeli wybrane urządzenie główne jest przypisane do danego modelu jego nazwa jest prezentowana w tym miejscu. Kontrahent kontrahent, który wypożycza urządzenia. Pole jest także wykorzystywane podczas rozliczania wypożyczeń jest przepisywany na dokument handlowy generowany dla wypożyczenia. Przedstawiciel osoba ze strony kontrahenta odpowiedzialna za kontakt. Zwykle będzie to osoba wypożyczająca urządzenie. Prowadzący operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego wypożyczenia. Zwykle będzie to osoba przyjmująca, rejestrująca wypożyczenie Telefon numer kontaktowy Nazwa tytuł wypożyczenia np. Sprzęt budowlany Opis dodatkowy opis wypożyczenia Uwagi miejsce na dodatkowe uwagi Blok Daty : Od określa początek wypożyczenia. Do określa koniec wypożyczenia. Data i czas zwrotu jeżeli wypożyczone urządzenia zostały wcześniej oddane, niż to wynika z czasu trwania zlecenia, tutaj można wprowadzić datę faktycznego zwrotu. Data jest uwzględniania w operacjach rozliczania urządzeń oraz podczas badania dostępności urządzenia. Blok Stan : Priorytet określa poziom ważności wypożyczenia. Może być przydatny przy rezerwacji urządzeń. Dostępna lista priorytetów określana jest na definicji wypożyczenia. Stan wyświetla etap realizacji wypożyczenia, z listy określonej na definicji wypożyczenia. Zmiana etapu jest dokonywana ręcznie przez użytkownika. Standardowa definicja wypożyczenia ma stany: Zarezerwowane, Wypożyczone stany aktywne oraz Zwrócone, Odwołane stany nieaktywne. Aktywny pole prezentuje czy aktualny stan (etap) wypożyczenia jest aktywny. Aktywność poszczególnych stanów określana jest na definicji wypożyczenia i jest powiązana z dostępnością urządzeń znajdujących się na wypożyczeniu. Zakładka Urządzenia Wypożyczenie w systemie enova może być realizowane dla wielu urządzeń na raz. Na zakładce Urządzenia prezentowana jest lista urządzeń związanych z wypożyczeniem. Zakładka Urządzenia Lista urządzeń jest wyposażona standardowo w pasek selekcji (zestaw filtrów) umożliwiający filtrowanie pozycji po: Strona 14 z 26

15 Rodzaj urządzenia umożliwia pokazanie urządzeń konkretnego typu, o ile zdefiniowano więcej, niż jeden typ urządzenia. Pusty wpis powoduje wyświetlenie wszystkich rodzajów urządzeń. Modele urządzeń jeżeli zdefiniowano modele urządzeń opcja pozwala na wyświetlenie urządzeń z danego modelu. Dodawanie urządzeń do wypożyczenia Aby dodać urządzenia do wypożyczenia można z poziomu formularza wypożyczenia: Użyć opcji Dodaj Urządzenia z menu Czynności pojawi się formularz wyboru urządzenia, który po rozwinięciu pozwala na dodanie wielu urządzeń z listy. Dodawanie urządzeń do zlecenia Użyć opcji Dodaj urządzenia według modelu z menu Czynności pojawi się formularz wyboru modelu oraz ilości urządzeń jakie chcemy dodać. Czynność ta wyszukuje dostępne urządzenia o podanym modelu i dodaję do wypożyczenia zgodnie ze wskazaną ilością. Dodanie urządzenia według modelu W przypadku barku wymaganej ilości urządzeń o wybranym modelu pojawi się odpowiedni komunikat, który daje użytkownikowi możliwość zadecydowania jak program ma się zachować. Strona 15 z 26

16 Komunikat o braku urządzeń Na liście Urządzenia użyć przycisku, bądź wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy). Pojawi się formularz pośredni Urządzenia użytego, w którym obowiązkowo należy wybrać urządzenie, można także określić stan zadania, datę i czas zwrotu. Uwaga! Obiekt urządzenia użytego jest łącznikiem pomiędzy zadaniem wypożyczenia, a konkretnym urządzeniem dlatego też określenie poszczególnych wartości np. stanu nie odnosi się do całego wypożyczenia, ale właśnie tego powiązania urządzenie-wypożyczenie, reprezentowanego przez urządzenie użyte. Formularz urządzenia użytego Na liście Urządzenia użyć przycisku Insert, bądź kliknąć na ostatni wiersz z listy urządzeń ( wiersz dodawania nowego wpisu). Wiersz prezentuje obiekty pośrednie Urządzenia Użytego i tak samo jak na formularzu należy uzupełnić urządzenie i można także modyfikować pozostałe własności. Zakładka Dokumenty Na zakładce Dokumenty znajdują się dokumenty handlowe i księgowe powiązane z wypożyczeniem. Można tam rejestrować np. faktury wystawione z tytułu świadczonej usługi. Przycisk [Nowy] umożliwia wskazanie dokumentu na liście dokumentów handlowych, bądź księgowych i powiązanie go z wypożyczeniem. Strona 16 z 26

17 Funkcjonalność zakładki Dokumenty dostępna jest wyłącznie dla użytkowników posiadających moduł Faktury lub Handel. W tym miejscu wyświetlane są także dokumenty handlowe będące rezultatem rozliczenia wypożyczenia poszczególnych urządzeń. Rozliczanie wypożyczenia Enova posiada zaimplementowane rozwiązanie fakturowania kontrahentów na podstawie istniejącego wypożyczenia dla poszczególnych urządzeń w nim zawartych. Fakturowanie może odbywać się poprzez użycie przycisku [Rozlicz urządzenia] z poziomu formularza wypożyczenia, na zakładce urządzenia. Po zaznaczeniu urządzenia na liście, bądź wielu urządzeń (klikanie z Shift, CTRL). Użycie przycisku powoduje wygenerowanie dokumentu handlowego rozliczającego wypożyczenie w zakresie zaznaczonych urządzeń. Aby rozliczanie urządzeń było możliwe należy: Rozliczanie urządzeń na wypożyczeniu Na definicji zlecenia wybrać definicję dokumentu handlowego oraz magazyn wykorzystywany do rozliczania : Strona 17 z 26

18 Ustawianie definicji dokumentu handlowego Stworzyć w module handel usługę/usługi wykorzystywane do rozliczania wypożyczenia opierającą się o jednostki czasowe zdefiniowane w konfiguracji Wypożyczalni, na zakładce ogólne ( domyślnie miesiąc, dzień, godzina). Strona 18 z 26

19 Usługa rozliczająca wypożyczenie Na formularzach urządzeń wprowadzić na zakładce Inne wcześniej stworzoną usługę do rozliczania wypożyczeń. Gdy chcemy, aby była brana inna stawka pod uwagę, niż zdefiniowana, na usłudze należy wprowadzić odpowiednią kwotę w polu Stawka. Można także określić typ zaokrąglania kwot ze względu na przyjęte jednostki czasowe. Zakładka Inne W wyniku przeprowadzenia takich operacji można rozliczać wypożyczenie. W wyniku rozliczenia powstanie dokument handlowych zgodnie z ustawioną definicją, zawierający pozycje z usługami przypisanymi to poszczególnych urządzeń. Strona 19 z 26

20 Dokument handlowy rozliczający wypożyczenie W ten sposób wygenerowany dokument automatycznie podpinany jest do dokumentów powiązanych wypożyczenia zakładka Dokumenty. Dokumenty powiązane Anulowanie otwartych wypożyczeni Z poziomu listy wypożyczeń oraz formularza wypożyczenia wprowadzono szybki mechanizm anulowania dokumentu. Z poziomu listy czynność można wywołać dla zaznaczonych dokumentów wypożyczenia w dwojaki sposób : Wybierając opcję z menu czynności Anuluj wypożyczenie ; Wybierając opcję z menu kontekstowego ( kliknięcie prawym przyciskiem myszy na zaznaczonych wierszach) z grupy czynności : Anuluj wypożyczenie. Z poziomu formularza opcja dostępna jest w menu czynności Anuluj wypożyczenie. Strona 20 z 26

21 Czynność: Anuluj wypożyczenie W rezultacie wykonania tej czynności użytkownik wybiera finalny stan dokumentu z listy stanów niekatywnych. Wybór nieaktywnego stanu Przeprowadzenie takiej operacji powoduje, iż dokument wypożyczenia jest jedynie ewidencją w systemie i nie tworzy żadnych skutków systemowych (np. rezerwacji urządzeń). Uwaga! Anulowanych wypożyczeń nie należy przywracać do stanu aktywnego, ponieważ operacja taka nie ustawia stanu rezerwacji zasobów. Obsługa różnych terminów zwrotu urządzeń W przypadku ustawienia na definicji wypożyczenia (opis w dalszej części dokumentu) kontroli dostępności urządzenia, sprawdzane są daty poszczególnych zadań wypożyczeń w celu badania możliwości ich wypożyczenia. Strona 21 z 26

22 W ogólnej sytuacji okres zajętości urządzenia określony jest na zakładce Wypożyczenie w polach dat Od i Do. W przypadku, gdy urządzenia są zwrócone wcześniej/później należy ustawić datę zwrotu na zakładce wypożyczenie, aby udostępnić/zablokować urządzenia z tego wypożyczenia w okresie będącą różnicą między datą planowana, a rzeczywistą datą zwrotu urządzenia. Ustawianie zwrotu urządzeń Zarzadzanie czasem wypożyczeń jest także możliwe, osobno dla poszczególnych urządzeń ujętych na wypożyczeniu, z poziomu zakładki Urządzenia. Należy pamiętać, iż prezentowane tutaj indywidulane zadania wypożyczeń są obiektami pośrednimi tzw. Urządzeniami Użytymi, w których można ustawiać stany i daty pojedynczych zadań wypożyczeń w obrębie całego wypożyczenia. Stany wypożyczenia Urządzenia użyte Strona 22 z 26

23 Każdy dokument wypożyczenia jest w określonym stanie, który prezentowany jest na zakładce Wypożyczenie. Lista tych stanów określana jest na poziomie definicji wypożyczenia. Stany dzielimy na aktywne, gdy dokument wypożyczenie nie jest jeszcze dokumentem finalnym i nieaktywne, gdy praca z dokumentem już została zakończona. Wypożyczenie w stanie nieaktywnym nie podlega edycji. W sytuacji, kiedy potrzebujemy przywrócić dokument wypożyczenia należy użyć w menu Czynności opcji Zmień stan zadania : I wybrać odpowiedni nowy stan : Zmiana stanu zadania Wybór stanu zadania Uwaga! Do używania czynności zmiany stanu zadania niezbędne jest przyznanie na Roli przypiętej do użytkownika pełnego prawa do Zadania->Zadania i Zdarzenia CRM -> Worker -> Zmień stan zadania. Na zakładce urządzeń przy ustawianiu indywidualnych stanów na poszczególnych Urządzeniach użytych lista stanów pobierana jest z definicji wypożyczenia. Strona 23 z 26

24 Historia wypożyczeń urządzenia Lista Wypożyczenia na formularzu urządzenia zawiera listę wszystkich wypożyczeń dla danego urządzenia. Dzięki temu mamy możliwość łatwego przeglądania całej historii wypożyczeń tego urządzenia. Na tej liście możliwe jest również dodanie nowego dokumenty wypożyczenia dla urządzenia. Jak opisano wcześniej nowe wypożyczenia można wprowadzić przycisk Utwórz wypożyczenie na formularzu urządzenia. Historia Wypożyczeń Na liście wypożyczeń prezentowane są indywidualne zadania wypożyczeń (Urządzenie Użyte), a nie dokumenty Wypożyczenia. Stąd też prezentowane dane odnoszą się do pojedynczego urządzenia, a nie całego wypożyczenia. Przejście do wypożyczenia następuję przez otwarcie formularza Urządzenia Użytego : Urządzenie użyte Z tego poziomu możemy już bezpośrednio przejść do dokumentu wypożyczenia rozwijając pole Wypożyczenie. Strona 24 z 26

25 Modele Lista modeli pozwala na definiowanie modeli urządzeń. Model można traktować jako podkategorię rodzaju urządzenia. Np. jako rodzaj urządzenia możemy zdefiniować samochód osobowy, a modele to klasa A, Klasa B, Klasa C itp. Każde zarejestrowane urządzenie tego typu, będzie miało odrębnie przypisany markę i model samochodu np. Audi, A4. Dodawanie modelu W celu stworzenia nowego modelu należy na liście: wybrać przycisk ; lub wcisnąć klawisz ; lub wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy); Na formularzu modelu widnieją następujące pola: Nazwa nazwa modelu; Symbol symbol modelu; Opis dodatkowe informacje; Aktywny określa czy dany model będzie widoczny na liście modeli na formularzu urządzenia. Definicja modelu Strona 25 z 26

26 last-page Pomoc techniczna , techniczne@enova.pl Pomoc Handel , handel@enova.pl Pomoc Księgowość , ksiegowosc@enova.pl Pomoc Kadry i płace , place@enova.pl Pomoc CRM , crm@enova.pl Pomoc Workflow , workflow@enova.pl Soneta Sp.z o.o. ul. Wadowicka 8A, Kraków, tel./fax , info@enova.pl,