Jak...korzystać z funkcji PO Convert, aby ze zlecenia zakupu utworzyć fakturę

Transkrypt

1 1 / 6 Jak...korzystać z funkcji PO Convert, aby ze zlecenia zakupu utworzyć fakturę 1. Logowanie na konto w serwisie OB10 Wejdź na stronę Jeżeli potrzebujesz pomocy, możesz skorzystać z poradnika Jak się zalogować. 2. Wybór Przyjętych zleceń zakupu Na stronie głównej konta użytkownika serwisu OB10 kliknij Przyjęte w Zestawieniu zleceń zakupu. Uwaga: Poradnik Jak... przeglądać zlecenia zakupu i podejmować działania z nimi związane zawiera instrukcje dotyczące zatwierdzania zleceń zakupu.

2 2 / 6 3. Wybierz zlecenie zakupu mającego stanowić podstawę dla tworzonej faktury/noty Kliknij numer zlecenia zakupu mającego stanowić podstawę dla tworzonej faktury. Warto zwrócić uwagę na fakt, że użytkownink może również odrzucić bądź zarchiwizować zlecenie zakupu, które znajduje się na liście zatwierdzonych zleceń zakupu. W tym celu należy kliknąć pole wyboru powiązane z danym zleceniem zakupu, a następnie kliknąć ikonę X, aby odrzucić to zlecenie zakupu, lub ikonę folderu, aby je zarchiwizować. 4. Przeglądaj zlecenia zakupu i wybierz funkcję PO Convert. Kliknij przycisk PO Convert u dołu ekranu.

3 3 / 6 5. Wprowadź numer faktury/ noty 6. Zastosuj się do poniższej instrukcji, jeżeli chcesz wygenerować pełną fakturę dla wszystkich pozycji i wszystkich ilości (w przeciwnym wypadku przejdź do punktu 7): Kliknij rubrykę obok pola Ilość, wówczas system OB10 automatycznie zaznaczy pole dla każdej pozycji i wprowadzi ich ilości ze zlecenia zakupu na fakturę. 7. Jeżeli chcesz wygenerować fakturę cząstkową/ notę uznaniową, zastosuj się do instrukcji zawartych w tym punkcie: Kliknij rubrykę obok pola Ilość dla każdej pozycji, która ma zostać zafakturowana. System OB10 wprowadzi ilość zleceń zakupu dla każdej zaznaczonej pozycji. Wartość ta może być zmieniona, jeżeli faktura wystawiona jest na niepełną kwotę. Uwaga: Klient użytkownika może nie zezwolić na konwersję zleceń zakupu w przypadku faktur cząstkowych.

4 4 / 6 8. Zastosuj się do poniższej instrukcji, jeżeli chcesz zastosować tę samą stawkę podatku dla wszystkich pozycji faktury (w innym wypadku przejdź do punktu 9): Kliknij strzałkę w dół, aby rozwinąć listę dostępnych kodów fiskalnych. Z menu rozwijanego, zawierającego listę kodów fiskalnych, wybierz odpowiedni kod. Uwaga: Lista dostępnych kodów fiskalnych jest automatycznie konfigurowana przez serwis OB10 w zależności od kraju, w którym ma siedzibę firma użytkownika. (Patrz Zarządzanie firmą pod funkcją Zarządzanie kontem ). 9. Jeżeli użytkownik nie może zastosować tej samej stawki podatku dla wszystkich pozycji faktury, zalecamy zastosować się do instrukcji w tym punkcie: Kliknięciem strzałki w dół rozwiń listę dostępnych kodów fiskalnych dla danej pozycji. Z rozwijanego menu wybierz odpowiedni kod. 10. Tworzenie faktury/ noty Przejrzyj wprowadzone do tej pory informacje i kliknij przycisk Utwórz fakturę u dołu ekranu.

5 5 / Potwierdzenie faktury/ noty System OB10 oblicza podatki i wyświetla uaktualnioną kwotę faktury. Przejrzyj wyświetlone dane i potwierdź je kliknięciem przycisku Potwierdź u dołu ekranu. 12. Edytowanie i wysyłanie faktury/ noty Po wybraniu Potwierdź, system OB10 odwzorowuje dane zlecenia zakupu w odpowiednich polach szablonu faktury i wyświetla fakturę użytkownikowi do zatwierdzenia. Możesz zmodyfikować lub dodać takie pola, jak adres płatności, warunki rabatu, dodatkowe opłaty itp. Jeśli chcesz utworzyć notę kredytową wybierz z rozwijanego menu Faktura/ Nota uznaniowa. Jeśli, po przeanalizowaniu danych faktury, stwierdzisz, że jest ona kompletna, kliknij polecenie Wyślij fakturę u dołu ekranu.

6 6 / 6 Często zadawane pytania 1. Z kim mogę się skontaktować, aby otrzymać pomoc? Masz takie same opcje jak w przypadku elektronicznego fakturowania. Możesz wysłać zgłoszenie o wsparcie do działu technicznego OB10 na stronie Możesz również skontaktować się telefonicznie z działem pomocy (na stronie znajdują się właściwe numery telefonów). 2. Czy aby uzyskać dostęp do usług internetowych serwisu OB10 w zakresie zleceń zakupu muszę się zarejestrować? Tak. Twój profil w serwisie OB10 musi być odpowiednio skonfigurowany, aby umożliwić mu dostęp do usług serwisu OB10 w zakresie zleceń zakupu. Zauważ, ze istnieje warunek wstępny, zgodnie, z którym przynajmniej jeden z klientów użytkownika musi korzystać z serwisu OB10 do przesyłania zleceń zakupu elektronicznie. 3. Dlaczego nie mogę utworzyć faktury cząstkowej? Twój klient decyduje, czy masz prawo wygenerować fakturę cząstkową. Jeśli nie możesz wygenerować faktury cząstkowej, skontaktuj się ze swoim klientem. 4. Co się stanie w przypadku anulowania konwersji zlecenia zakupu przed wysłaniem faktury? Faktura nie zostaje wygenerowana. Zlecenie zakupu pozostaje na liście zatwierdzonych. Użytkownik może nadal korzystać z funkcji PO Convert, aby wygenerować fakturę w późniejszym terminie. 5. Czy mogę zawiesić funkcję PO Convert i dopełnić procedurę w późniejszym czasie? Tak. Po potwierdzeniu utworzenia faktury (punkt 9), ale przed jej wysłaniem (punkt 10), możesz kliknąć polecenie Zapisz w dolnym prawym rogu ekranu. System OB10 zapisze tę fakturę, ale nie prześle jej do OB10 do zatwierdzenia. Możesz zakończyć proces tworzenia i wysyłania faktury później.