Wystąpienie Pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA OPOLSKI IN.III Opole, dn. 7 kwietnia 2015 r. Wystąpienie Pokontrolne 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Stowarzyszenie Przyjaciół Szkół Katolickich z siedzibą w Częstochowie, ul. Łukasińskiego 24, Częstochowa. 2. Imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego: Violetta Błasiak, Prezes Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich. 3. Imiona i nazwiska kierowników kontrolowanych komórek organizacyjnych: Pani Gabriela Łaskarzewska, Dyrektor Publicznej Szkoły Podstawowej Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w Grabinie. Pan Jacek Błasiak, Dyrektor Publicznej Szkoły Podstawowej Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w Wierzbiu. 4. Imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera: Dariusz Jarosz inspektor wojewódzki w Wydziale Infrastruktury i Nieruchomości Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego Przewodniczący Zespołu Kontrolującego, Grażyna Turczyńska p.o. kierownika Oddziału Infrastruktury i Programów Rządowych Wydziału Infrastruktury i Nieruchomości Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego Członek Zespołu Kontrolującego. 5. Miejsce kontroli: Publiczna Szkoła Podstawowa Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w Grabinie, ul. Nyska 90, Niemodlin. Publiczna Szkoła Podstawowa Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich, Wierzbie 44, ul. Nyska 90, Niemodlin. 6. Termin kontroli: r. 4 dni 7. Zakres kontroli: Weryfikacja zgodności zrealizowanego projektu dot. zakupu pomocy dydaktycznych do miejsc zabaw w Publicznej Szkole Podstawowej Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w Grabinie i Publicznej Szkole Podstawowej Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w Wierzbiu z zapisami umowy o dofinansowanie nr MZ/3/2014/U/1/2014 z dnia 6 maja 2014 r. w sprawie przekazania dotacji celowej z budżetu państwa na zakup pomocy dydaktycznych do miejsc zabaw w szkołach w ramach Rządowego programu wspierania w latach organów prowadzących w zapewnieniu bezpiecznych warunków nauki wychowania i opieki w klasach I-III szkół podstawowych i ogólnokształcących szkół muzycznych I stopnia Radosna szkoła w tym : weryfikacja zgodności zrealizowanego Projektu z wnioskiem organu prowadzącego oraz wnioskami dyrektorów szkół, 1

2 kontrola dokumentacji zw. z realizowaną umową - wniosku dotyczącego rozliczenia finansowego i rzeczowego oraz Załącznika nr 1 i Załącznika nr 2, weryfikacja faktur (innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej), dowodów księgowych potwierdzających dokonanie zapłaty na rachunek dostawcy/wykonawcy i dokumentów potwierdzających odbiór zakupionych materiałów dydaktycznych oraz prac/zakupów związanych z przygotowaniem miejsca zabaw, rozliczonych we wniosku dotyczącym rozliczenia finansowego i rzeczowego, który poświadcza poniesione wydatki zarówno ze środków dotacji, jak i w ramach wymaganego wkładu własnego, weryfikacja zakresu rzeczowego z protokołami odbioru pomocy dydaktycznych, weryfikacja dokumentów potwierdzających przeprowadzenie postępowania w celu wyłonienia wykonawcy zadania, sprawdzenie dokumentacji związanej z realizowanym projektem (w tym korespondencji dotyczącej spraw projektu), sprawdzenie przechowywania i archiwizowania dokumentacji realizowanego projektu. 8. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta: W wyniku przeprowadzonej kontroli działalność Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w kontrolowanym zakresie ocenia się pozytywnie. Powyższą ocenę oparto na następujących ustaleniach: Realizacja projektu odbyła się zgodnie z wnioskiem organu prowadzącego oraz wnioskami dyrektorów szkół i zawartą umową. Całkowity koszt zakupu pomocy dydaktycznych wyniósł ,00 zł (7 500,00 zł. - Publiczna Szkoła Podstawowa w Grabinie, 7 500,00 zł. - Publiczna Szkoła Podstawowa w Wierzbiu), w tym dofinansowanie z budżetu państwa ,00 zł. (6 000,00 zł. - Publiczna Szkoła Podstawowa w Grabinie, 6 000,00 zł. - Publiczna Szkoła Podstawowa w Wierzbiu). Wymagany wkład własny Stowarzyszenia wyniósł 3 000,00 zł. (1 500,00 zł. - Publiczna Szkoła Podstawowa w Grabinie, 1 500,00 zł. - Publiczna Szkoła Podstawowa w Wierzbiu). Potwierdzono zgodność wersji dokumentów (wniosku dotyczącego rozliczenia finansowego i rzeczowego oraz załączników), przekazanych do OUW dnia r. i r. z wersjami dokumentów Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich. Skorygowany wniosek dot. rozliczenia finansowego i rzeczowego dotacji celowej z budżetu państwa w roku 2014 wraz z załącznikiem nr 1 pn. INFORMACJA FINANSOWA DOTYCZĄCA PRZYZNANEJ DOTACJI I WYMAGANEGO WKŁADU WŁASNEGO i Załącznikiem nr 2 pn. EFEKTY REALIZACJI PROJEKTU, przekazany do OUW dnia r. i zatwierdzony przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Infrastruktury i Nieruchomości Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego dn r., został prawidłowo sporządzony. W trakcie kontroli dokonano weryfikacji przedstawionej dokumentacji dotyczącej przeprowadzenia konkursu na wyłonienie dostawcy pomocy dydaktycznych. Publiczna Szkoła Podstawowa Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w Grabinie Postępowanie przeprowadzono w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia r. Prawo zamówień Publicznych (Dz. U.z 2013 r., poz. 907 z późn. zmianami). Rozeznanie rynku w celu wyłonienia wykonawcy zamówienia najbardziej korzystnego na doposażenie Publicznej Szkoły Podstawowej Stowarzyszenia 2

3 Przyjaciół Szkół Katolickich w Grabinie w pomoce dydaktyczne, dla której organem prowadzącym jest Stowarzyszenie Przyjaciół Szkół Katolickich przeprowadzono zgodnie z Regulaminem wyboru wykonawcy w ramach projektów, zgodnie z zasadą konkurencyjności oraz zasadą efektywnego zarządzania finansami, obowiązujący w Stowarzyszeniu Przyjaciół Szkół Katolickich z siedzibą w Częstochowie. Przeanalizowano oferty produktów występujące u 3 producentów:,,novum Wyposażenie Placów Zabaw,,,Nowa Szkoła Sp. z o.o.,,,moje Bambino Sp. z o.o. S.K.A. Kryterium oceny ofert była najniższa cena i specyfika produktów. Po przeanalizowaniu ofert wybrano firmę Novum Wyposażenie Placów Zabaw Sławomir Chmieliński, Grom 36, Pasym W wyniku złożonego zamówienia zostały zakupione następujące pomoce dydaktyczne: basen narożny 1 szt.; zestaw Most 1 szt.; zestaw klocków piankowych III z pokrowcem Miniwieża 1 szt.; złap piłkę 3 szt.; latające jajo 3 szt.; drewniana plansza magnetyczna 1 szt.; labirynt 1 szt.; przewlekanka Paw 1 szt.; zestaw do przewlekania Rybka 2 szt.; emocje 1 szt.; lotto ortografia 2 szt.; zgaduj zgadula 1 szt.; mierzymy czas 1 szt.; mix klocków II 1 szt.; klocki jeżyki i kolczaki (180 szt.) 1 komplet; zoo 2 szt.; duża lupa 5 szt.; sylaby 1 szt.; zestaw klocków piankowych Biedronka 1 szt. W ramach projektu zakupiono pomoce dydaktyczne różniące się od pomocy wskazanych we wniosku Dyrektora szkoły z r. o udzielenie wsparcia finansowego w roku Zaplanowane i zakupione pomoce dydaktyczne różnią się rodzajem i kwotami. Zgodnie z Oświadczeniem Prezesa Zarządu Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich z dn r. przewidywane do zakupu i zakupione pomoce dydaktyczne spełniają to samo przeznaczenie i funkcję, rozwijają te same kompetencje i umiejętności u dziecka w zakresie dużej i małej motoryki oraz integracji zmysłowej i stymulacji wielozmysłowej. Udokumentowane protokołem oględziny miejsca zabaw wyposażonego w ramach programu potwierdziły, iż w ramach zadania zakupiono pomoce dydaktyczne z zakresu dużej i małej motoryki oraz integracji zmysłowej i stymulacji wielozmysłowej (Protokół oględzin dołączono do akt Kontroli jako załącznik nr 1). Na wejściu do pomieszczenia w którym znajdują się pomoce dydaktyczne umieszczono tabliczkę z informacją: Szkolne miejsce zabaw wyposażone w ramach programu rządowego RADOSNA SZKOŁA. W trakcie kontroli potwierdzono, że liczba uczniów w klasach I III, według danych na dzień r. jest zgodna z liczbą uczniów podaną w części II Załącznika nr 2 pn.,,efekty realizacji projektu do zatwierdzonego wniosku dot. rozliczenia finansowego i rzeczowego. W ramach kontroli sprawdzono następujące oryginały faktur: Faktura VAT nr FS/14.08/0025 z r.; Faktura VAT nr 4959/08/2014 z r.; Faktura VAT nr 99/V/NI/08/2014 z r. 3

4 Ww. faktury rozliczone w Załączniku nr 1 do zatwierdzonego wniosku dot. rozliczenia finansowego i rzeczowego, potwierdzają poniesienie wydatków w ramach przyznanej dotacji i częściowo wymaganego wkładu własnego (w wysokości 925,90 zł). Pozostała kwota wkładu własnego w wysokości 812,96 zł. (w tym wymagany wkład własny w wys. 574,10 zł.) stanowi darowiznę od Rady Rodziców przy Publicznej Szkole Podstawowej Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w Grabinie w wysokości 300,96 zł. i wolontariat rodziców na rzecz szkoły w wysokości 512,00 zł. (zgodnie z Rozliczeniem wkładu własnego dla programu Radosna szkoła zgodnie z umową Nr MZ/3/2014/U/1/2014 dla Publicznej Szkoły Podstawowej Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w Grabinie i Protokołem przekazania darowizny ). Na kontroli zweryfikowano poprawność opisu faktur VAT rozliczonych we wniosku dot. rozliczenia finansowego i rzeczowego. W wyniku kontroli stwierdzono, że w opisie faktur prawidłowo wskazano nazwę programu, numer umowy w sprawie przekazania dotacji celowej z budżetu państwa, podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, potwierdzono poprawność formalną i merytoryczną oraz przyporządkowanie wydatku do kalkulacji kosztów. Sprawdzono polecenia przelewu z dnia r., r., r. Ustalono, iż potwierdzają one dokonanie zapłaty na rachunek dostawcy/ wykonawcy. Zakupione, w ramach dotacji pomoce dydaktyczne zostały odebrane w całości w 2014 r., zgodnie z Protokołem przekazania urządzeń/towaru z dn r. Dokumenty związane z realizacją zadania są prawidłowo przechowywane, uporządkowane, znajdują się w opisanym segregatorze. Publiczna Szkoła Podstawowa Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w Wierzbiu Postępowanie przeprowadzono w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia r. Prawo zamówień Publicznych (Dz. U.z 2013 r., poz. 907 z późn. zmianami). Rozeznanie rynku w celu wyłonienia wykonawcy zamówienia najbardziej korzystnego na doposażenie Publicznej Szkoły Podstawowej Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w Wierzbiu w pomoce dydaktyczne, dla której organem prowadzącym jest Stowarzyszenie Przyjaciół Szkół Katolickich przeprowadzono zgodnie z Regulaminem wyboru wykonawcy w ramach projektów, zgodnie z zasadą konkurencyjności oraz zasadą efektywnego zarządzania finansami, obowiązujący w Stowarzyszeniu Przyjaciół Szkół Katolickich z siedzibą w Częstochowie. Przeanalizowano oferty produktów występujące u 3 producentów:,,novum Wyposażenie Placów Zabaw,,,Nowa Szkoła Sp. z o.o.,,,moje Bambino Sp. z o.o. S.K.A. Kryterium oceny ofert była najniższa cena i specyfika produktów. Po przeanalizowaniu ofert wybrano firmę Novum Wyposażenie Placów Zabaw Sławomir Chmieliński, Grom 36, Pasym W wyniku złożonego zamówienia zostały zakupione następujące pomoce dydaktyczne: piankowy domek 1 szt.; zestaw klocków piankowych II 1 szt.; letnie narty 2 szt.; skoczki z konfetti śr. 45 cm 2 szt.; skoczek Filip 2 szt.; liczydło stojące z tablica magnetyczną1 szt.; labirynt 1 szt.; przeplatanka Trampek 1 szt.; zestaw do przewlekania Rybka 1 szt.; kolorowe klocki w wiaderku 1 szt.; 4

5 klocki Cliksy szt.; mix klocków I 1 szt.; mix klocków II 1 szt.; zdjęcia wyrazy twarzy 1 szt.; emocje 1 szt.; nasze emocje gra memory 1 szt.; zegarowe lotto 1 szt.; miarka 1 m 1 szt.; metalowa waga szalkowa 1 szt.; zestaw metalowych odważników 1 szt.; liczmany Rączki 1 szt.; liczmany Rączki zestaw kart 1 szt.; liczmany wielbłądy 1 szt.; liczmany wielbłądy kostki 1 szt.; słuchanie opowieści 2 1 szt.; ładnie mówię głoskę R 1 szt.; 5 zmysłów 1 szt.; sylaby 1 szt.; kółko i krzyżyk 1 szt.; kostka geometryczna 1komplet; pufa piłka do koszykówki 1 szt.; zestaw okrągłych pufek 1 komplet; puf z granulatem 1 szt.; puf z granulatem niebieski 1 szt.; puf z granulatem żółty 1 szt.; truskawka mała 1 szt. W ramach projektu zakupiono pomoce dydaktyczne różniące się od pomocy wskazanych we wniosku Dyrektora szkoły z r. o udzielenie wsparcia finansowego w roku Zaplanowane i zakupione pomoce dydaktyczne różnią się rodzajem i kwotami. Zgodnie z Oświadczeniem Prezesa Zarządu Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich z dn r. przewidywane do zakupu i zakupione pomoce dydaktyczne spełniają to samo przeznaczenie i funkcję, rozwijają te same kompetencje i umiejętności u dziecka w zakresie dużej i małej motoryki oraz integracji zmysłowej i stymulacji wielozmysłowej. Udokumentowane protokołem oględziny miejsca zabaw wyposażonego w ramach programu potwierdziły, iż w ramach zadania zakupiono pomoce dydaktyczne z zakresu dużej i małej motoryki oraz integracji zmysłowej i stymulacji wielozmysłowej (Protokół oględzin dołączono do akt Kontroli jako załącznik nr 2). Na wejściu do pomieszczenia w którym znajdują się pomoce dydaktyczne umieszczono tabliczkę z informacją: Szkolne miejsce zabaw wyposażone w ramach programu rządowego RADOSNA SZKOŁA. W trakcie kontroli potwierdzono, że liczba uczniów w klasach I III, według danych na dzień r. jest zgodna z liczbą uczniów podaną w części II Załącznika nr 2 pn.,,efekty realizacji projektu do zatwierdzonego wniosku dot. rozliczenia finansowego i rzeczowego. W ramach kontroli sprawdzono następujące oryginały faktur: Faktura VAT nr FS/14.08/0023 z r.; Faktura VAT nr 1/09/2014 z r. Ww. faktury rozliczone w Załączniku nr 1 do zatwierdzonego wniosku dot. rozliczenia finansowego i rzeczowego, potwierdzają poniesienie wydatków w ramach przyznanej dotacji i wymaganego wkładu własnego. Na kontroli zweryfikowano poprawność opisu faktur VAT rozliczonych we wniosku dot. rozliczenia finansowego i rzeczowego. W wyniku kontroli stwierdzono, że w opisie faktur prawidłowo wskazano nazwę programu, numer umowy w sprawie 5

6 przekazania dotacji celowej z budżetu państwa, podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, potwierdzono poprawność formalną i merytoryczną oraz przyporządkowanie wydatku do kalkulacji kosztów. Sprawdzono polecenia przelewu z dnia r. i r., Ustalono, iż potwierdzają one dokonanie zapłaty na rachunek dostawcy/ wykonawcy. Zakupione, w ramach dotacji pomoce dydaktyczne zostały odebrane w całości w 2014 r., zgodnie z Protokołem przekazania urządzeń/towaru z dn r. Dokumenty związane z realizacją zadania są prawidłowo przechowywane, uporządkowane, znajdują się w opisanym segregatorze. 9. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: W ramach kontroli Zespół Kontrolujący nie stwierdził nieprawidłowości. Projekt został zrealizowany zgodnie z założeniami zawartymi we wniosku aplikacyjnym oraz warunkami przyjętymi w umowie nr MZ/3/2014/U/1/2014 z dnia 6 maja 2014 r. na zakup pomocy dydaktycznych do miejsc zabaw w szkołach. Kontrolę wpisano do książki kontroli: Publicznej Szkoły Podstawowej Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w Grabinie w poz. 7. Publicznej Szkoły Podstawowej Stowarzyszenia Przyjaciół Szkół Katolickich w Wierzbiu w poz. 1/ Nie zgłoszono zastrzeżeń do ustaleń z kontroli. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz przekazano kierownikowi podmiotu kontrolowanego (lub osobie przez niego upoważnionej). Z up. WOJEWODY OPOLSKIEGO Radosław Miążek Z-ca Dyrektora Wydziału Infrastruktury i Nieruchomości Dyrektor Wydziału (pieczątka imienna kierownika komórki ds. kontroli/ osoby upoważnionej, data i miejsce podpisania) 6