Informacja o wynikach kontroli

Transkrypt

1 ZF-III Opole, dn r. Informacja o wynikach kontroli 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pradziad ul. Klasztorna 4, Prudnik 2. Miejsce kontroli: Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pradziad ul. Klasztorna 4, Prudnik 3. Termin kontroli: od r. do r. 4. Zakres kontroli: Kontrola wydatkowania środków przeznaczonych na pokrycie kosztów operacyjnych zw. z przeprowadzeniem kontroli trwałości mikroprojektów w ramach Programu Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA Czechy Polska Fundusz Mikroprojektów w Euroregionie Pradziad. Weryfikacja zgodności zrealizowanej Umowy nr 3/2010 z 27 grudnia 2010r. zawartej między Wojewodą Opolskim a Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pradziad z Wnioskiem o uruchomienie rezerwy celowej nr ZV.IV /10 z dn r., w tym : weryfikacja sprawozdania merytorycznego z wykorzystania środków dotacji celowej wraz z rozliczeniem finansowym ze środków z rezerwy celowej z budżetu państwa na pokrycie kosztów operacyjnych, sprawdzenie dowodów i dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków i dokonanie płatności, weryfikacja innych dokumentów związanych z realizowaną umową, w tym: zawartych umów zlecenia, informacji pokontrolnych z realizacji wizyt monitorujących dla mikroprojektów, list sprawdzających do kontroli dokumentacji z realizacji projektu, protokołów z wizyt monitorujących potwierdzających trwałość mikroprojektów, sprawdzenie przestrzegania procedur (wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego) opisanych w dokumencie pn. Wskazówki dla Instytucji Pośredniczących oraz Euroregionów dotyczące badania trwałości projektów/mikroprojektów w Programach IW INTERREG III A (I aktualizacja) z 25 listopada 2009r., sprawdzenie dokumentacji związanej z realizowaną umową (w tym dokumentów dot. zwrotu nadpłaconych składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - FGŚP), kontrola sposobu przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją umowy. 5. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta: 1

2 Realizacja Umowy nr 3/2010 z 27 grudnia 2010r. odbyła się zgodnie z Wnioskiem o uruchomienie rezerwy celowej budżetu państwa na pokrycie kosztów operacyjnych na wydatki związane z przeprowadzeniem kontroli trwałości mikroprojektów w ramach Programu Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA Czechy-Polska Fundusz Mikroprojektów w Euroregionie Pradziad z dn r. Okres realizacji umowy przebiegał do dnia 30 grudnia 2010 roku (data zapłaty za zrealizowane zadanie). W zakresie finansowej realizacji Umowy nr 3/2010, w trakcie czynności kontrolnych, potwierdzono zgodność Sprawozdania merytorycznego z wykorzystania środków dotacji celowej wraz z rozliczeniem finansowym ze środków z rezerwy celowej z budżetu państwa na pokrycie kosztów operacyjnych z dn r. oraz korekty sprawozdania przekazanej od OUW pismem z dn r. dokumentów przechowywanych w siedzibie Podmiotu, ze sprawozdaniem i jego korektą przekazanym do Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Potwierdzono również zgodność oryginału nw. rachunków i ich opisów z kopiami załączonymi do sprawozdania: Rachunek nr 1/2010 do umowy zlecenie Nr 3/2010, Rachunek nr 1/2010 do umowy zlecenie Nr 4/2010, Rachunek nr 1/2010 do umowy zlecenie Nr 5/2010. Ustalono, iż oryginał wyciągu nr 2010/012 z rachunku bankowego za okres od do jest zgodny z kopią dokumentu przekazanego do Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w celu rozliczenia dotacji. Kwota przekazanych środków dotacji celowej na podstawie zapisów Umowy nr 3/2010 wyniosła ,00 zł. Kwota dotacji rozliczona w sprawozdaniu merytorycznym z wykorzystania środków dotacji celowej wraz z rozliczeniem finansowym ze środków z rezerwy celowej z budżetu państwa na pokrycie kosztów operacyjnych wyniosła ,48 zł. Niewykorzystana kwota dotacji w wys. 71,52 zł została zwrócona na rachunek bankowy Wojewody Opolskiego dnia r. Przeprowadzona w dniach 18 lipca 2012r. 23 lipca 2012r. kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z zakresu min. prawidłowości i rzetelności obliczania składek od wynagrodzeń, ustaliła, iż Stowarzyszenie nieprowadzące działalności gospodarczej nie ma obowiązku odprowadzania składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Nadpłacone składki zostały zwrócone na konto Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Pradziad. Ponieważ przedmiotowe składki zostały rozliczone w sprawozdaniu merytorycznym z wykorzystania środków dotacji celowej wraz z rozliczeniem finansowym ze środków z rezerwy celowej z budżetu państwa na pokrycie kosztów operacyjnych zaistniała konieczność zwrotu nienależnie odprowadzonych składek na FGŚP wydatków dotacji celowej rozliczonych nienależnie. Zgodnie z zapisami 3 ust. 5 Umowy nr 3/2010, w przypadku dotacji pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości podlega ona zwrotowi do budżetu państwa wraz z odsetkami liczonymi od dnia stwierdzenia nieprawidłowego naliczenia lub nienależnego pobrania dotacji. Jako termin stwierdzenia nienależnego pobrania dotacji przyjęto dzień podpisania przez Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregion Pradziad Protokołu kontroli ZUS, tj r. Część dotacji pobranej nienależnie w wys. 12,60 zł. wraz z odsetkami w wys. 0,68 zł. została zwrócona na rachunek bankowy Wojewody Opolskiego dn r. 2

3 Kontrola trwałości mikroprojektów została przeprowadzona na podstawie umów zleceń: nr 3/2010, nr 4/2010, nr 5/2010. Badanie trwałości mikroprojektów odbyło się zgodnie z zapisami Umowy zawartej między Wojewodą Opolskim a Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pradziad dn r. nr IG-2004/PL-CZ/2.16/2.2/U-11/06 pn. Realizacja Mikroprojektów na pograniczu polsko - czeskim w Euroregionie Pradziad - projekt parasolowy. Wybór projektów do kontroli został dokonany na podstawie analizy ryzyka, opartej na następujących czynnikach: charakter mikroprojektu, wartość mikroprojektu, przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji mikroprojektu przez Euroregion, priorytet kontrolera. Utworzoną za pomocą ww. kryteriów listę projektów podzielono na 3 równe grupy, a następnie wybrano min. 5% wszystkich projektów zakończonych osobno dla roku 2006 i 2007, z grupy I 2%, z grupy II 2% oraz z grupy III 1% projektów do kontroli. Do badania zostały wybrane projekty, które uzyskały najwyższe wyniki w swoich grupach. Do kontroli wybrano następujące projekty: Grupa, rok Waga czynników ryzyka Nazwa beneficjenta Nr projektu Nazwa mikroprojektu ,2 Gmina Prudnik EP-I/6 IX Wystawa Twórców Ludowych i Rzemiosła Artystycznego Pogranicza Polsko-Czeskiego, Prudnik ,40 Gmina Nysa EP-II/17 Metalowa Twierdza platformą współpracy rockowej młodzieży Euroregionu Pradziad ,20 Gmina Krapkowice EP-IV/9 Rowerem po Dorzeczu Osobłogi trasy rowerowe Euroregionu Pradziad na terenie Gmin Krapkowice I etap ,20 Gmina Zdzieszowice EP-I/12 Rowerem bliżej naszego dziedzictwa III etap ,70 Powiat Prudnicki EP-VI/1 Nowa płaszczyzna współpracy i promocji pogranicza Perły zabytkowej architektury przemysłowej Po przeprowadzeniu analizy ryzyka sporządzono notatkę służbową, która określa wybrane mikroprojekty, uzasadnienie wyboru oraz szczegółowe dane, na podstawie których dokonano wyboru. 3

4 Podczas dokonywania badania trwałości mikroprojektów (w czasie badania trwałości projektu) weryfikowane było, czy: w mikroprojekcie nie nastąpiły znaczące modyfikacje w rozumieniu art. 30 rozporządzenia Rady nr 1260/1999 z dn. 21 czerwca 1999r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych, mikrobeneficjent wypełnił obowiązki wynikające z umowy w zakresie informacji i promocji, rezultaty mikroprojektu są utrzymywane na wymaganym poziomie, produkty mikroprojektu są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem, w mikroprojekcie dokonano rozliczeń amortyzacji, mikroprojekt generuje dochód, status prawny mikrobeneficjenta nie zmienił się w kontekście odzyskiwania kwoty podatku VAT, w stosunku do informacji zawartej w Oświadczeniu o kwalifiowalności VAT, system archiwizacji akt istnieje i czy jest odpowiedni. Wyniki badania trwałości znalazły odzwierciedlenie w protokołach z wizyt monitorujących potwierdzających trwałość mikroprojektów (sporządzonych na wzorze rekomendowanym przez Instytucję Zarządzającą Ministerstwo Rozwoju Regionalnego). Zgodnie z procedurami (wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego) opisanymi w dokumencie pn. Wskazówki dla Instytucji Pośredniczących oraz Euroregionów dotyczące badania trwałości projektów/mikroprojektów w Programach IW INTERREG III A (I aktualizacja) z 25 listopada 2009r. protokół z wizyty monitorującej trwałość mikroprojektu może zostać podpisany obustronnie bezpośrednio po zakończeniu czynności weryfikujących trwałość mikroprojektu, na miejscu u mikrobeneficjenta, bądź przekazany do mikrobeneficjenta w ciągu 14 dni roboczych od momentu zakończenia czynności. Po przeprowadzonych czynnościach kontrolnych stwierdzono, iż w trzech przypadkach (dla wizyty monitorującej przeprowadzonej w Gminie Nysa, Krapkowice i Powiecie Prudnickim) protokół z wizyty monitorującej potwierdzającej trwałość mikroprojektu został przekazany do mikrobeneficjenta w terminie, tj. w ciągu 14 dni roboczych od momentu zakończenia czynności kontrolnych. W pozostałych dwóch przypadkach przekroczony został termin przekazania protokołów z wizyt monitorujących. Dla mikroprojektu pn. IX Wystawa Twórców Ludowych i Rzemiosła Artystycznego Pogranicza Polsko-Czeskiego, Prudnik 2006 przekroczenie wyniosło 4 dni robocze, natomiast dla mikroprojektu pn. Rowerem bliżej naszego dziedzictwa III etap przekroczenie dotyczy 19 dni roboczych. Ponadto zespół monitorujący dokonał kontroli na miejscu realizacji projektów wybranych na próbie pod kątem zgodności realizacji z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie (przebieg, rozliczenie, kontrola, monitoring), zapisami prawa krajowego i wspólnotowego (zamówienia publiczne, polityki wspólnotowe). Wyniki kontroli zostały przedstawione na listach sprawdzających do kontroli dokumentacji z realizacji projektu i informacjach pokontrolnych. Podmiot prawidłowo przechowuje dokumenty związane z realizacją projektu, są one uporządkowane i znajdują się w opisanych segregatorach w siedzibie Podmiotu. Umowa nr 3/2010 z 27 grudnia 2010r., zawarta między Wojewodą Opolskim a Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pradziad, została zrealizowana 4

5 zgodnie z Wnioskiem o uruchomienie rezerwy celowej budżetu państwa na pokrycie kosztów operacyjnych na wydatki związane z przeprowadzeniem kontroli trwałości mikroprojektów w ramach Programu Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA Czechy-Polska Fundusz Projektów w Euroregionie Pradziad nr ZV.IV /10 z dn r. Wykorzystanie środków finansowych nastąpiło zgodnie z celem i na warunkach określonych Umową nr 3/2010 z 27 grudnia 2010r. Badanie trwałości przeprowadzono zgodnie z procedurami (wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego) opisanymi w dokumencie pn. Wskazówki dla Instytucji Pośredniczących oraz Euroregionów dotyczące badania trwałości projektów/mikroprojektów w Programach IW INTERREG III A (I aktualizacja) z 25 listopada 2009r. W wyniku przeprowadzonej kontroli działalność Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Pradziad w zakresie wydatkowania środków przeznaczonych na pokrycie kosztów operacyjnych zw. z przeprowadzeniem kontroli trwałości mikroprojektów w ramach Programu Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA Czechy Polska Fundusz Mikroprojektów w Euroregionie Pradziad ocenia się pozytywnie z uchybieniami. 9. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: Zespół Kontrolujący nie stwierdził nieprawidłowości. Stwierdzono uchybienie, które dotyczy przekroczenia terminu przekazania do mikrobeneficjenta protokołu z wizyty monitorującej potwierdzającej trwałość mikroprojektu w przypadku mikroprojektu pn. IX Wystawa Twórców Ludowych i Rzemiosła Artystycznego Pogranicza Polsko-Czeskiego, Prudnik 2006 (przekroczenie wyniosło 5 dni roboczych) i mikroprojektu pn. Rowerem bliżej naszego dziedzictwa III etap (przekroczenie dotyczy 16 dni roboczych). 10. Pismem z dnia 13 listopada 2013 r. Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pradziad w Prudniku (w ustawowym terminie) wniosło zastrzeżenia do ustaleń Zespołu kontrolującego w zakresie stwierdzonego uchybienia dotyczącego przekroczenia terminu przekazania do mikrobeneficjenta protokołu z wizyty monitorującej potwierdzającej trwałość mikroprojektu pn. IX Wystawa Twórców Ludowych i Rzemiosła Artystycznego Pogranicza Polsko-Czeskiego, Prudnik 2006 i mikroprojektu pn. Rowerem bliżej naszego dziedzictwa III etap. W wyjaśnieniu wniesionych zastrzeżeń Stowarzyszenie wskazało, iż podczas przedmiotowych wizyt monitorujących stwierdzono uchybienia, które znalazły odzwierciedlenie w informacjach pokontrolnych, czego następstwem były wizyty/kontrole weryfikujące wprowadzenie zaleceń pokontrolnych. Protokoły z wizyt monitorujących przekazane zostały w terminie 14 dni roboczych od zakończenia wizyt weryfikujących wprowadzenie zaleceń pokontrolnych. Pismem znak ZF-III GT z dn r. tut. Urząd poprosił o przedłożenie poświadczonej kserokopii upoważnień i zawiadomień o przeprowadzeniu kontroli i wizyty monitorującej potwierdzającej trwałość mikroprojektu pn. IX Wystawa Twórców Ludowych i Rzemiosła Artystycznego 5

6 Pogranicza Polsko-Czeskiego, Prudnik 2006 oraz mikroprojektu pn. Rowerem bliżej naszego dziedzictwa III etap oraz Podręcznik Procedur Mikroregionów w zakresie procedur i terminów dotyczących podpisywania informacji pokontrolnej z kontroli Mikroprojektu (obowiązujący w czasie przeprowadzania ww. kontroli /wizyt monitorujących). Dnia r. przedmiotowe dokumenty wpłynęły do Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Zgodnie z zapisem pkt. 3.2 wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego pn. Wskazówki dla Instytucji Pośredniczących oraz Euroregionów dotyczące badania trwałości projektów/mikroprojektów w Programach IW INTERREG III A (I aktualizacja) z 25 listopada 2009r., cyt. Protokół z wizyty monitorującej trwałość Mikroprojektu może zostać podpisany obustronnie bezpośrednio po zakończeniu czynności weryfikujących trwałość Mikroprojektu, na miejscu u Mikrobeneficjenta, bądź przekazany do Mikrobeneficjenta w ciągu 14 dni roboczych od momentu zakończenia czynności. W przypadku, gdy podczas wizyty monitorującej zostaną stwierdzone uchybienia lub nieprawidłowości, proces podpisywania Protokołu z wizyty monitorującej powinien przebiegać zgodnie z procedurami i terminami dotyczącymi podpisywania informacji pokontrolnej z kontroli Mikroprojektu. Obowiązujący w 2010r. Podręcznik Procedur Euroregionu Pradziad dla Funduszu Mikroprojektów w ramach Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA (stan na dzień 17 stycznia 2007r.) w pkt c wskazuje termin 14 dni kalendarzowych na przekazanie informacji pokontrolnej do jednostki kontrolowanej. Z uwagi na rozbieżne terminy na przekazanie dokumentu do mikrobeneficjenta, określone w ww. dokumentach, przyjęto względniejszy dla Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregion Pradziad w Prudniku, termin 14 dni roboczych. W przypadku mikroprojektu pn. IX Wystawa Twórców Ludowych i Rzemiosła Artystycznego Pogranicza Polsko-Czeskiego, Prudnik 2006 termin kontroli określono na dzień r., co znajduje odzwierciedlenie w zawiadomieniu vo przeprowadzeniu kontroli z dn r., upoważnieniu z r. i Protokole z wizyty monitorującej z dn r (protokół z wizyty monitorującej przekazano mikrobeneficjentowi dn r). Dla mikroprojektu pn. Rowerem bliżej naszego dziedzictwa III etap termin kontroli określono na dzień r., co znajduje odzwierciedlenie w zawiadomieniu o przeprowadzeniu kontroli z dn r., upoważnieniu z r. i Protokole z wizyty monitorującej z dn r (protokół z wizyty monitorującej przekazano mikrobeneficjentowi dn r). 11. Zalecenia. W związku z oceną wydatkowania środków przeznaczonych na pokrycie kosztów operacyjnych zw. z przeprowadzeniem kontroli trwałości mikroprojektów w ramach Programu Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA Czechy Polska Fundusz Mikroprojektów w Euroregionie Pradziad w kontrolowanym zakresie zaleca się: wzmocnienie nadzoru nad przestrzeganiem procedur (wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego) w zakresie terminowości przekazywania protokołów z wizyt monitorujących potwierdzających trwałość mikroprojektów. 6