PROTOKÓŁ KONTROLI nr 01/DO/2019 spisany w dniu 26 sierpnia 2019 r.

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ KONTROLI nr 01/DO/2019 spisany w dniu 26 sierpnia 2019 r. W dniu r. przeprowadzono bieżącą kontrolę w Przedszkolu Niepublicznym im. Jana Pawła II w Bojanie przy ulicy Wawelskiej 1A, Bojano, prowadzonym przez Parafię Rzymsko-Katolicką p.w. Św. Jadwigi Królowej w Bojanie reprezentowaną przez: ks. Piotra Maciołka Proboszcza Parafii Rzymsko-Katolickiej p.w. Św. Jadwigi Królowej w Bojanie, wpisanym do ewidencji placówek niepublicznych Gminy Szemud pod sygnaturą 2/2006 z dnia r. Kontrolę przeprowadzono na podstawie : 1) Ustawy ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz z późn. zm.) 2) 10 i 11 uchwały Nr XXXVIII/491/2017 Rady Gminy Szemud z dnia 15 grudnia 2017 r. w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji dla niepublicznych placówek wychowania przedszkolnego i niepublicznych szkół dla których Gmina Szemud jest organem rejestrującym (Dz. Urz. Woj. Pomorskiego z 2018 r. poz. 175), 3) Zarządzenia nr 167/V/2019 Wójta Gminy Szemud z dnia 14 sierpnia 2019 r. w sprawie wyznaczenia Kontrolerów do przeprowadzenia kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji przez Przedszkole Niepubliczne im. Jana Pawła II w Bojanie, wpisanego w dniu roku pod nr 2/2006 do ewidencji szkół i placówek niepublicznych prowadzonej przez Wójta Gminy Szemud przyznanej na dziecko legitymujące się opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, udzielonej z działu 801 rozdziału z budżetu Gminy Szemud w I półroczu 2019 roku (od stycznia 2019r. do czerwca 2019r.) 4) Imienne upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wystawione przez Wójta Gminy Szemud z dnia 14 sierpnia 2019 r. Kontrolę przeprowadzono celem sprawdzenia wykorzystania dotacji otrzymanej z budżetu Gminy Szemud zgodnie z art. 35 ust. 4 ustawy z dnia 27 października 2017 r o finansowaniu zadań oświatowych (tekst jednolity DZ.U. z.2017 r. poz z późn. zm.), w związku z realizacją zadań związanych z organizacją kształcenia specjalnego (art. 127 ust. 1 ustawy z dnia Prawo oświatowe (tekst jednolity DZ. U. z 2019 r poz z późn. zm.) Kontrolę przeprowadziła: 1. Magda Padowska Inspektor ds. podatku VAT i rozliczeń finansowych. 2. Beata Węzeł Inspektor ds. kultury, w obecności: 1. Grażyny Szyndlarewicz Dyrektor przedszkola 1

2 Miejsce przeprowadzenia kontroli finansowej: Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Przedszkola Niepublicznego im. Jana Pawła II w Bojanie przy ulicy Wawelskiej 1A, Bojano. Zakres kontroli: Kontroli poddano: 1. W szczególności weryfikację prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji przyznanej na dziecko legitymujące się opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, udzielonej z działu 801 rozdziału z budżetu Gminy Szemud. 2. Prawidłowość pobrania dotacji zgodnie z danymi podanymi we wniosku o udzielenie dotacji na rok 2019, który był podstawą udzielenia dotacji oraz danych podanych w miesięcznych informacjach o rzeczywistej liczbie uczniów, które były podstawą przekazania dotacji. 3. Prawidłowość wykorzystania dotacji na podstawie wydatków poniesionych z dotacji i ustalenie ich zgodności lub niezgodności z przepisami ustawy, a także ustalenia rzetelności dokumentacji identyfikującej poniesione wydatki. 2. Rodzaje dokumentów poddanych kontroli: W toku kontroli, kontrolujący mieli prawo wglądu do prowadzonej dokumentacji finansowej, organizacyjnej i dokumentacji przebiegu nauczania, które miały znaczenie dla oceny prawidłowości wykorzystania dotacji, w tym w szczególności: 1) faktury, rachunki dotyczące poniesionych w kontrolowanym okresie wydatków bieżących, 2) potwierdzenia płatności 3) umowę zawartą z rodzicami, 4) dzienniki zajęć, 5) dowody wpłat za pobyt dziecka w przedszkolu, 3. Okres objęty kontrolą: Kontrola obejmowała wydatki sfinansowane z dotacji udzielonej w okresie od stycznia 2019 r. do czerwca 2019 r.(i i II kwartał 2019 r) 4. Sposób badania (prewencyjny, pełny, wyrywkowy): Kontrola miała charakter pełny polegający na sprawdzeniu faktur VAT za okres od stycznia 2019 r. do czerwca 2019 r. Ponadto zapoznano się z treścią opinii o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, Indywidualnym Programem Wspomagania Rozwoju, dziennikiem zajęć, potwierdzeniami uiszczenia opłaty stałej przez rodziców, jak również zawartej umowy pomiędzy organem prowadzącym, a rodzicami dot. okresu uczęszczania ucznia (dziecka) do placówki w danym miesiącu. 2

3 5. Opis stanu faktycznego W badanym okresie styczeń 2019r. czerwiec 2019r. z budżetu Gminy Szemud udzielono dotacji dla Przedszkola Niepublicznego im. Jana Pawła II w Bojanie na dziecko legitymujące się opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka w łącznej kwocie 2.373,96 zł (słownie: dwa tysiące trzysta siedemdziesiąt trzy złote 96/100), w tym w poszczególnych miesiącach przekazano następujące kwoty: Lp. M-c Wysokość udzielonej dotacji z budżetu Gminy Szemud w okresie I-VI 2019 r Styczeń zł 2. Luty ,30 zł 3. Marzec ,30 zł 4. Kwiecień ,74 zł 5. Maj zł 6. Czerwiec ,66 zł Razem zł Źródło: uchwała budżetowa na rok 2019, umowa dotacyjna nr 22/DO/2019/RO z dnia 17 stycznia 2019 r., rozliczenie dotacji z budżetu Gminy Szemud za I kwartał 2019 r. (nr rej. 5634/2019) i II kwartał 2019 r. (nr rej. 9949/2019) 6. Wskazanie wyników kontroli: Przeprowadzona kontrola odbyła się w dwóch etapach: I. Sprawdzenie zgodności liczby dzieci legitymujących się opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka zgodnie z danymi podanymi w informacjach miesięcznych o rzeczywistej liczbie uczniów ze stanem faktycznym, II. Sprawdzenie, czy przyznaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem wyłącznie na realizację zadań związanych z organizacją kształcenia specjalnego. Ad. 1. W toku kontroli sprawdzono na podstawie dzienników zajęć prawidłowość wykazywania liczby dzieci w informacjach miesięcznych za okres od stycznia 2019 r. do czerwca 2019 r. W załączniku nr 1 sporządzono zestawienie zbiorcze dotyczące wysokości kwot dotacji w poszczególnych miesiącach otrzymanych na dziecko legitymujące się opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka uczęszczające w danym okresie do Przedszkola Niepublicznego im. Jana Pawła II w Bojanie. Ponadto sporządzono załącznik nr 2 stanowiący wykaz miesięcznych obecności dziecka, w rozbiciu na ilość dni obecnych i nieobecnych w danym miesiącu. Dodatkowo weryfikacji poddano dokumenty potwierdzające wpłaty rodziców w danym miesiącu ( r., r., r., r., r., r.), jak również okres zawarcia umów przez organ prowadzący 3

4 z rodzicami dot. okresu uczęszczania ucznia (dziecka) do Przedszkola Niepublicznego im. Jana Pawła II w Bojanie. Ad. 2. Dotacja oświatowa przekazana na uczniów i wychowanków, posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych oraz na uczniów oddziałów integracyjnych w szkołach może być wykorzystana wyłącznie na pokrycie wydatków związanych z organizacją kształcenia specjalnego, o którym mowa w art. 127 ust. 1 ustawy Prawo oświatowe, oraz na organizację zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w art. 36 ust. 17 ustawy - Prawo oświatowe. Dla przedszkoli, oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych oraz szkół, innych form wychowania przedszkolnego dopuszczalne są wydatki na realizację zaleceń zawartych w orzeczeniu o potrzebie kształcenia specjalnego, opinii o potrzebie wczesnego wspomaganiu rozwoju i stworzonych na jej podstawie indywidualnych programach edukacyjno- terapeutycznych o których mowa w art. 127 ust. 3 ustawy Prawo oświatowe, oraz zapewnienie warunków ich realizacji. W załączniku nr 3 sporządzono zestawienie wydatków za okres od stycznia 2019 r. do czerwca 2019 r. z uwzględnieniem daty zapłaty gdzie zaznaczono kwotę wydatków sfinansowaną z dotacji oraz wydatki, które zdaniem kontrolujących mogą zostać sfinansowane z dotacji. Dodatkowo dokonano dokumentacji fotograficznej zakupionych pomocy dydaktycznych finansowanych dotacją. W czasie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: Z uwagi na to, iż księgowość przedszkola prowadzona jest przez biuro rachunkowe do wglądu otrzymano kserokopie fa dokumentujących poniesione wydatki na dziecko. Stwierdzono brak opisu fa, z których wynikałaby wysokość poniesionych wydatków finansowanych dotacją jak również brak nr dowodów księgowych. Kontrolujący w dużej mierze musieli opierać się na wyjaśnieniach słownych wnoszonych do poszczególnych pozycji. Otrzymano szczegółowe i wyczerpujące wyjaśnienia. 7. Zalecenia pokontrolne: Osoba otrzymująca dotację zobowiązana jest do prowadzenia dokumentacji finansowo księgowej w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych wydatków bieżących finansowanych z dotacji, przeznaczonej na daną placówkę. Każdy dokument potwierdzający poniesione wydatki powinien być opatrzony na odwrocie pieczęcią placówki oraz zawierać w sposób trwały opis zawierający informacje, w jakiej części kwotowo poniesiony wydatek został sfinansowany z otrzymanej dotacji i jakie było przeznaczenie wydatku. Zalecono dostarczenie do wglądu prawidłowo opisanych dokumentów księgowych potwierdzających poniesiony wydatek sfinansowany ze środków otrzymanej dotacji budżetu Gminy Szemud w kwocie przypadającej na dziecko legitymujące się opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju. 4

5 Protokół jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Niniejszy protokół podlega publikacji w wersji elektronicznej w Biuletynie Informacji Publicznej zgodnie z postanowieniami: 1) Art. 6 ust. 1 pkt. 4 lit a z zastrzeżeniem art. 8 ust. 5 ustawy z dnia r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz z późn. zm.) 2) Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. z 2007 r., Nr 10, poz. 68). Na tym protokół zakończono. Kontrolowanemu, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, przysługuje prawo złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia z równoczesnym wskazaniem stosownych wniosków dowodowych. W przypadku nie złożenia wyjaśnień lub zastrzeżeń w w/w terminie przyjmuje się, że kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli. Jeden egzemplarz protokołu kontrolujący przekazali organowi prowadzącemu kontrolowanej placówki. Szemud, dnia r /podpisy kontrolujących/ Pokwitowanie odbioru protokołu... 5