Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Grundtvig Spotkanie z Beneficjentami akcji Warsztaty Grundtviga w roku 2012 Warszawa, 15 czerwca 2012

2 Krótko: Co nas dziś czeka? założenia merytoryczne i organizacyjne (w tym finanse) akcji Warsztaty Grundtviga zasady selekcji i wyniki selekcji w roku 2012 Dłużej: zasady realizacji warsztatu (promocja, rekrutacja uczestników, działania przygotowawcze i upowszechniające, ewaluacja) finanse - płatności, kwoty ryczałtowe, kwoty rozliczane wg kosztów rzeczywistych, działania uprawnione do dofinansowania zasady dotyczące realizacji Umowy Finansowej pytania, dyskusja, ew. konsultacje

3 WARSZTATY GRUNDTVIGA Krótkie przedstawienie się Beneficjentów oraz tematyki dofinansowywanych warsztatów: - imię i nazwisko oraz organizacja i miasto, - temat warsztatu, - ew. wcześniejsze doświadczenie w tej akcji.

4 WARSZTATY GRUNDTVIGA Akcja programu Grundtvig, wprowadzona w roku 2009, która odniosła ogromny sukces w skali Europy GRATULUJEMY!

5 WARSZTATY GRUNDTVIGA Selekcja 2012 Spłynęło 135 wniosków na łączną kwotę euro - ocena formalna Narodowa Agencja - ocena merytoryczna - 2 niezależnych ekspertów - wspólne dla całej Europy wzory karty oceny formalnej i karty oceny merytorycznej - przyznanie przez członków Komitetu Ewaluacyjnego punktów za spełnienie priorytetu narodowego - maj wyniki selekcji w Polsce (inne kraje mogą mieć wyniki nieco później) - europejski katalog warsztatów - czekamy (KE obiecała najpóźniej w lipcu)

6 WARSZTATY GRUNDTVIGA Cel/założenia: Celem akcji jest umożliwienie dorosłym słuchaczom wzięcia udziału w edukacyjnych warsztatach tematycznych odbywających się w innym kraju europejskim. Warsztaty trwają od 5 do 10 dni (w okresie od 1 września 2012 do 31 sierpnia 2013) + działania przygotowawcze

7 WARSZTATY GRUNDTVIGA Liczba słuchaczy - minimum 10 a maksimum 20 dorosłych słuchaczy przyjeżdżających indywidualnie z zagranicy. Uczestnicy muszą reprezentować minimum 3 kraje inne niż kraj organizatora, przy czym żaden kraj nie może mieć więcej niż 1/3 uczestników. Minimum 10 słuchaczy musi być z zagranicy (obywatele nie polscy), by warsztat mógł być dofinansowany. Obywatele polscy mogą brać udział w warsztatach, ale bez dofinansowania z programu Grundtvig i nie może być ich więcej niż 1/3.

8 WARSZTATY GRUNDTVIGA UWAGA!!! Warsztat nie może być skierowany do żadnej grupy zawodowej, w szczególności do kadry/nauczycieli i nie może dotyczyć doskonalenia żadnych umiejętności zawodowych, w tym doskonalenia kadry edukacji dorosłych (dla tej grupy przeznaczone są aż 3 akcje programu Grundtvig) Trzeba się zastanowić: kim byłby profesjonalista na moim warsztacie? Zwracamy uwagę nie tylko na zawód, ale też na motywację.

9 WARSZTATY GRUNDTVIGA 2012 promocja warsztatu wg. zapisów we wniosku poprzez organizacje zagraniczne poprzez Eurodesk, Europe Direct poprzez sieć kontaktów własnych organizacji poprzez katalog strona internetowa warsztatu UWAGA: logo, disclaimer

10 WARSZTATY GRUNDTVIGA 2012 katalog Zostanie opublikowany w lipcu Możliwe przed publikacją zmiany: Redakcja streszczenia Korekta językowa (NA) Tytuł warsztatu w języku roboczym

11 WARSZTATY GRUNDTVIGA 2012 zgłaszanie się uczestników Indywidualni słuchacze wnioskujący o uczestnictwo w Warsztatach muszą mieć ukończone 18 lat oraz być: - obywatelami kraju uczestniczącego w Programie Uczenie się przez całe życie, ale nie mogą być obywatelami kraju, w którym odbywa się Warsztat ; - lub obywatelami innych krajów, pod warunkiem, że biorą udział w regularnym kształceniu w szkołach, na uczelniach wyższych, w instytucjach prowadzących szkolenie zawodowe, w organizacjach edukacji dorosłych, lub są zatrudnieni w krajach biorących udział w programie, na warunkach określonych przez uczestniczące kraje, przy jednoczesnym zachowaniu zasad programu. Słuchacz może aplikować o udział tylko w jednym warsztacie, a gdy nie jest przyjęty, może ubiegać się o udział w innym warsztacie. Słuchacz może uczestniczyć w Warsztatach Grundtviga raz na 3 lata. (uczestnicy podpisują się pod deklaracją na ten temat na formularzu zgłoszenia, a Organizatorzy Warsztatów są zobowiązani informować uczestników o tym ograniczeniu)

12 Wnioskowanie słuchaczy: WARSZTATY GRUNDTVIGA 2012 zgłaszanie się uczestników Słuchacze uczestnicy warsztatu zgłaszają się bezpośrednio do organizatora UWAGA. Organizator zobowiązany jest używać Komisyjnego wzoru tzw. learner application form: - do rekrutacji przesyła wszystkim zainteresowanym (najlepiej umieścić formularz na stronie www) - do potwierdzenia przyjęcia uczestnika (odesłanie podpisanego formularza) Bardzo ważny jest dobry kontakt z uczestnikami szybkie odpowiadanie na maile, wyznaczanie wyraźnych terminów, udzielanie rzetelnej informacji.

13 WARSZTATY GRUNDTVIGA 2012 rekrutacja Podstawą wyboru uczestników jest grupa docelowa opisana we wniosku! Zebranie formularzy aplikacyjnych Powołanie komisji rekrutacyjnej Wybór uczestników, stworzenie listy rezerwowej poinformowanie odrzuconych Kontakt z Narodową Agencją przesłanie listy wyselekcjonowanych uczestników Imię i nazwisko Kraj Wiek Zawód Motywacja (przeklejona z formularza aplikacyjnego) Poinformowanie wybranych uczestników

14 Problemy WARSZTATY GRUNDTVIGA Zgłosiło się mniej niż 10 uczestników z zagranicy - warsztat jest odwoływany (cancellation of workshop) z powodów formalnych - organizator raportuje, jak prowadził rekrutację (zgłoszenia!) i jakie poniósł koszty - NA ocenia wykonane prace i poniesione koszty i, jeśli dowody są przekonujące uznaje poniesione koszty, jeśli nie, organizator zwraca całą pierwsza ratę 2. Zgłosiło się mniej uczestników z zagranicy niż założono we wniosku, ale min.10 - warsztat się odbywa - nie wolno go odwołać - ostateczne dofinansowanie jest redukowane o niewykorzystane kwoty na koszty utrzymania i podróży nieobecnych uczestników 3. Warsztat się zaczyna, zgłoszonych było min. 10 uczestników, ale faktycznie pojawia się mniej niż 10 uczestników - warsztat jest nieuprawniony (nie spełnia wymogów formalnych) i NA może zażądać zwrotu całego dofinansowania, jednakże - Organizator powinien dostarczyć informacje o działaniach rekrutacyjnych, na podstawie których NA starannie rozpatruje okoliczności - jeśli organizator nie ponosi żadnej winy za nieobecność wymaganej min. liczby uczestników (np. na planowanych 11 uczestników jedenasty i dziesiąty uczestnik w ostatniej chwili poważnie zachorował) NA rozważa redukcję dofinansowania z uznaniem poniesionych kosztów

15 WARSZTATY GRUNDTVIGA 2012 kontakt z uczestnikami, podróż Dobra praktyka: rozmowa telefoniczna z uczestnikami Dwie możliwości: - Zakup biletów przez organizatora - Zakup biletów przez uczestnika Każda opcja ma swoje konsekwencje

16 WARSZTATY GRUNDTVIGA 2012 działania przygotowawcze Dobra praktyka: stworzyć w Internecie miejsce, poprzez które uczestnicy będą mogli nawiązać ze sobą kontakt przesłać materiały o Polsce oraz polskich zwyczajach Należy przeprowadzić działania zapisane we wniosku. W przypadku otrzymania dofinansowania na koszty przygotowania językowego/kulturowego/ pedagogicznego należy je wydatkować przed warsztatem!

17 WARSZTATY GRUNDTVIGA 2012 kadra prowadząca zajęcia Posiadająca odpowiednie kompetencje językowe i merytoryczne, zgrana doświadczona starannie wyselekcjonowana

18 WARSZTATY GRUNDTVIGA 2012 ewaluacja i monitoring Prowadzona na bieżąco, zarówno wśród uczestników, jak też wśród kadry prowadzącej zajęcia. UWAGA! Każdy uczestnik po zakończeniu warsztatu musi wypełnić imienną ewaluację warsztatu na formularzu Komisji Europejskiej! Karty wypełnione przez wszystkich uczestników są częścią raportu końcowego i są niezbędne do rozliczenia warsztatu!

19 WARSZTATY GRUNDTVIGA 2012 upowszechnianie rezultatów Dobre praktyki: kontakty z mediami artykuły w lokalnych gazetach oraz na portalach internetowych wernisaże, występy informacje wśród współpracujących organizacji inne pomysły?

20 WARSZTATY GRUNDTVIGA Korzyści z organizacji warsztatu: Dla słuchaczy Dla pracowników Dla organizacji Dla społeczności lokalnej Wszystko zależy od tego, w jakim stopniu zaangażujemy te grupy w warsztat.

21 WARSZTATY GRUNDTVIGA Umowa finansowa z Narodową Agencją lipiec/sierpień podpisanie Umowy i przekazanie (w większości przypadków) 80% wysokości dofinansowania - rekrutacja uczestników - jeśli mniej niż 10 uczestników - obywateli innych krajów warsztat nie dochodzi do skutku; zwrot wypłaconego dofinansowania pomniejszonego o uznane poniesione koszty - wrzesień sierpnia realizacja warsztatu, ponoszenie kosztów i uzyskanie informacji zwrotnej od uczestników (wzór formularza ewaluacyjnego w Umowie) - monitoring NA - do 60 dni po zakończeniu warsztatu - przesłanie raportu końcowego do NA wraz z formularzami ewaluacyjnymi uczestników - ew. kontrola dokumentacji świadczącej o prawidłowym wydatkowaniu dofinansowania - do 45 dni od zaakceptowania raportu płatność końcowa raty dofinansowania 20% Wyjątek: badanie zdolności finansowej i finansowo-operacyjnej

22 WARSZTATY GRUNDTVIGA 2012 Aspekty finansowe realizacji umowy

23 DOFINANSOWANIE 1. koszty związane z organizacją warsztatów, 2. koszty utrzymania z uwzględnieniem kosztów podróży, ubezpieczenia i wiz, 3. koszty przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego, 4. koszty uczestnictwa osób ze specjalnymi potrzebami.

24 DOFINANSOWANIE Koszty związane z organizacją warsztatu Zryczałtowana stawka na koszty związane z organizacją Warsztatu w Polsce wynosi Kwota ta pokrywa koszty przygotowania i promocji Warsztatu, honoraria prowadzących, koszty administracyjne oraz koszty materiałów.

25 DOFINANSOWANIE Koszty utrzymania, podróży i ubezpieczenia Zryczałtowane stawki na koszty utrzymania, podróży i ubezpieczenia uczestników obejmują: - koszty utrzymania uczestnika podczas dni zajęć warsztatowych oraz maksymalnie dwóch dni przeznaczonych na podróż, - koszty podróży i ubezpieczenia uczestnika warsztatu.

26 DOFINANSOWANIE Koszty utrzymania, podróży i ubezpieczenia - 5 dni : dni : dni : dni : dni : dni : dni : dni : 1.170

27 DOFINANSOWANIE Zryczałtowana stawka na koszty przygotowania uczestników językowego, kulturowego i pedagogicznego na jedną osobę (pod warunkiem, że są one konieczne i dobrze uzasadnione we wniosku) wynosi 50. Przygotowanie językowe, kulturowe i pedagogiczne uczestników musi odbyć się przed Warsztatem!

28 DOFINANSOWANIE Koszty związane ze specjalnymi potrzebami uczestników wg. kosztów rzeczywistych - bez określania limitu, w przypadku potrzeby poniesienia takich kosztów wysokość dofinansowania będzie przyznawana indywidualnie na podstawie rzeczywistych, odpowiednio uzasadnionych kosztów określonych we wniosku.

29 KOSZTY UPRAWNIONE poniesione w okresie kwalifikowalności art. II.2 umowy, ściśle związane z realizowanym celem umowy, należące do jednej z kategorii budżetowych, udokumentowane, ujęte w ewidencji jednostki, muszą być poniesione przez beneficjenta, muszą być uzasadnione, zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami.

30 DOFINANSOWANIE Beneficjent poniesie wszelkie inne koszty wynikające z realizacji umowy na Warsztaty Grundtviga.

31 DOFINANSOWANIE Narodowa Agencja zaleca, aby wszystkie dokumenty, które stanowią koszt realizowanej umowy, zostały opisane w następujący sposób: Wydatek w wysokości. został sfinansowany z Programu LLP Grundtvig na realizację umowy nr kategoria budżetowa opis data i podpis.

32 KOSZTY, KTÓRE NIE MOGĄ BYĆ POKRYTE Z PRZYZNANEGO DOFINANSOWANIA koszty nie związane z realizowaną umową, koszty nieudokumentowane, koszty finansowane z innych źródeł, w szczególności z funduszy Unii Europejskiej w ramach innych programów, VAT jeżeli jest odliczany, koszty różnic kursowych, koszty otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych (koszty transferu funduszy mogą natomiast być pokryte z przyznanego dofinansowania), koszty związane z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie.

33 ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA W przypadku dofinansowania udzielonego w formie płatności ryczałtowej, beneficjent musi być w stanie udowodnić, że działanie, na które udzielono dofinansowania, miało faktycznie miejsce. Beneficjent jest zobowiązany do posiadania dokumentacji finansowej poświadczającej poniesione koszty. Dot. kosztów związanych z organizacją warsztatów, kosztów utrzymania z uwzględnieniem kosztów podróży, ubezpieczenia i wiz, kosztów przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego.

34 ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA W przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów rzeczywistych, dot. tylko kosztów związanych ze specjalnymi potrzebami uczestników, beneficjent zobowiązany jest przechowywać wszystkie dowody poniesionych wydatków do przedstawienia na żądanie Narodowej Agencji.

35 ROZLICZENIE DOFINANSOWANIA Wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyrażone w EUR. W tym celu beneficjent zobowiązany jest dokonać przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na EUR po kursie zależnym od waluty wskazanego przez Beneficjenta rachunku. Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu.

36 KOSZTY RZECZYWISTE W przypadku, gdy rachunek bankowy Beneficjenta prowadzony jest w PLN, Beneficjent zobowiązany jest dokonać przeliczenia wydatków poniesionych w PLN na EUR stosując rzeczywisty kurs banku NA z dnia wykonania płatności zaliczkowej na rzecz Beneficjenta.

37 KOSZTY RZECZYWISTE W przypadku wydatków poniesionych w innej walucie niż PLN i EUR do przeliczeń na EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez NA na rzecz Beneficjenta.

38 KOSZTY RZECZYWISTE W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek prowadzony w walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR, należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z miesiąca dokonania płatności zaliczkowej przez NA na rzecz Beneficjenta

39 WARSZTATY GRUNDTVIGA zagadnienia finansowe Pytania 1. Czy uczestnicy mogą zostać w Polce po warsztacie na tydzień, żeby zwiedzić kraj? Nie, ponieważ dofinansowanie przyznawane jest na podstawie dowodów przyjazdu i wyjazdu w postaci np. biletu elektronicznego lub karty pokładowej. Data przyjazdu i wyjazdu powinna być zatem jak najbardziej zbieżna z terminem warsztatu. 2. Uczestnik z Rumunii chciałby przyjechać samochodem. W jaki sposób zwrócić mu koszty podróży? Zgodnie z interpretacją KE najwygodniejszą formą zwrotu będzie równowartość biletu PKP na tej samej trasie w 2 klasie (lub kilometrówka - nie więcej niż 0,22 euro/km). Jeśli kilkoro uczestników jedzie tym samym samochodem, zwrot przysługuje tylko raz. 3. Po jakim kursie powinienem zwrócić uczestnikom środki za bilety lotnicze? Zgodnie z przyjętą w Państwa organizacji polityką rachunkowości. 4. Kiedy mogę ponosić koszty na przygotowanie językowe, kulturowe i pedagogiczne uczestników? Tylko przed rozpoczęciem Warsztatu przygotowanie z założenia następuje przed wydarzeniem. i inne

40 PYTANIA

41 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

42 WARSZTATY GRUNDTVIGA Umowa finansowa oraz raport końcowy

43 WARSZTATY GRUNDTVIGA jeszcze raz Umowa finansowa z Narodową Agencją lipiec/sierpień podpisanie Umowy i przekazanie (w większości przypadków) 80% wysokości dofinansowania - rekrutacja uczestników - jeśli mniej niż 10 uczestników - obywateli innych krajów warsztat nie dochodzi do skutku; zwrot wypłaconego dofinansowania pomniejszonego o uznane poniesione koszty - wrzesień sierpnia realizacja warsztatu, ponoszenie kosztów i uzyskanie informacji zwrotnej od uczestników (wzór formularza ewaluacyjnego w Umowie) - monitoring NA - do 60 dni po zakończeniu warsztatu - przesłanie raportu końcowego do NA wraz z formularzami ewaluacyjnymi uczestników - ew. kontrola dokumentacji świadczącej o prawidłowym wydatkowaniu dofinansowania - do 45 dni od zaakceptowania raportu płatność końcowa raty dofinansowania 20% Wyjątek: badanie zdolności finansowej i finansowo-operacyjnej

44 WARSZTATY GRUNDTVIGA Najczęstsze sytuacje wymagające podpisania aneksu: - zmiana formy prawnej i w konsekwencji nazwy beneficjenta - zmiana terminu warsztatu - zmiana numeru rachunku bankowego O wszystkich planowanych zmianach względem wniosku Beneficjent musi poinformować Narodową Agencję i uzyskać zgodę.

45 WARSZTATY GRUNDTVIGA 2012 zagadnienia finansowe WAŻNE dwa dokumenty: zasady obliczania końcowej kwoty dofinansowania (załącznik III do Umowy Finansowej) potwierdzenie otrzymania środków finansowych (załącznik IV do Umowy Finansowej) wysłany listem poleconym na początku 2013 roku

46 WARSZTATY GRUNDTVIGA Dokumentowanie przebiegu warsztatu: - indywidualne formularze ewaluacji uczestników, - listy obecności (podpisywane codziennie), - certyfikaty uczestnictwa, - zbieranie dowodów podróży (karty pokładowe, bilety PKP, itp.), - dokumentacja zdjęciowa (zgoda od uczestników na rozpowszechnianie zdjęć), - materiały merytoryczne (program, scenariusze zajęć, materiały dla uczestników) UWAGA. Materiały warsztatowe powinny być opatrzone logo programu oraz informacją o wyłączeniu odpowiedzialności KE za zamieszczone treści (tzw. disclaimer)

47 WARSZTATY GRUNDTVIGA Rodzaje monitoringów i kontroli: Wizyta monitoringowa Kontrola on-the-spot check (umowy losowane lub wskazane w związku z podejrzeniem nieprawidłowości) Kontrola deck check (umowy losowane lub wskazane w związku z podejrzeniem nieprawidłowości) Audyt specjalny w przypadku podejrzenia nieprawidłowości Bieżące kontakty ze strony NA

48 WARSZTATY GRUNDTVIGA Raport końcowy należy przesłać w terminie 60 dni od daty zakończenia działań NA ma 45 dni na zaakceptowanie lub odrzucenie raportu złożenie raportu jest jednocześnie wnioskiem o wypłatę pozostałych 20 % dofinansowania integralną częścią raportu końcowego są formularze ewaluacyjne uczestników Prosimy załączyć produkty (podręczniki, zdjęcia, nagrania) Na podstawie raportu końcowego zostaną wytypowane przykłady dobrej praktyki

49 WARSZTATY GRUNDTVIGA Jakie dokumenty należy dołączyć do raportu końcowego? Do raportu końcowego należy załączyć formularze ewaluacyjne wypełnione oddzielnie przez każdego uczestnika. Ponadto NA może zażądać za pomocą osobnego wniosku, przesłania oryginałów następujących dokumentów: - listy obecności podpisanej przez każdego uczestnika, zawierająca nazwisko uczestnika jak również daty rozpoczęcia i zakończenia Warsztatu oraz formularz ewaluacyjny - część raportu końcowego - wypełniony przez każdego uczestnika, - świadectw uczestnictwa, i/lub innych odpowiednich dokumentów potwierdzających (faktury, rachunki, wykorzystane bilety na podróż, karty pokładowe), -

50 WARSZTATY GRUNDTVIGA dowodu przeprowadzenia działań przygotowawczych (językowych, kulturowych, osobistych) przed przyjazdem uczestników na Warsztat, - w odniesieniu do dofinansowania na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów (tylko kategoria specjalne potrzeby): dowody poniesionych kosztów wraz z uzasadnieniem. Zwrot oryginalnych dokumentów nastąpi po przeprowadzeniu stosownej kontroli.

51 WARSZTATY GRUNDTVIGA Pytania nadesłane przez uczestników spotkania: 1. Czy osoby, które uczestniczyły w Warsztatach w roku 2010 ( runda 2009/2010) mogą aplikować ponownie w rundzie 2012/ Warsztaty odbędą się w roku Czy obywatel kraju UE przebywający w Polsce jako Asystent Grundtviga może brać udział w Warsztatach? 3. Kwestie dotyczące dysponowania środków przeznaczonych na przygotowanie językowe uczestników. 4. Zakładając, że uczestnicy sami kupują sobie bilety lotnicze, a my zwracamy im gotówkę (w walucie w jakiej kupiono bilet) wg jakiego kursu mamy przeliczyć wypłacone kwoty (śr kurs z dnia zakupu biletu, wymiany waluty, czy wypłaty waluty uczestnikom warsztatu)? 5. Sposób rozliczenia dotacji. 6. Problemy, z jakimi borykali się organizatorzy warsztatów w ubiegłych latach.

52 WARSZTATY GRUNDTVIGA Czy macie Państwo pytania?

53 WARSZTATY GRUNDTVIGA Dziękuję za uwagę!