Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej

Transkrypt

1 KSIĘGA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ wg PN-EN ISO 9001:2009 Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej Egzemplarz nadzorowany Egzemplarz informacyjny WYDANIE VIII EGZEMPLARZ NR... Rawa Mazowiecka, dnia 3 listopada 2014 r.

2 Strona /Stron 2 z 22 Księgę Jakości opracował Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Sławomir Stefaniak Księgę Jakości zatwierdził Starosta Rawski Józef Matysiak

3 Strona /Stron 3 z 22 Spis treści: 1. Przedmiot, zakres i zasady nadzorowania Księgi Jakości Definicje Prezentacja Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej System zarządzania jakością Wyłączenia Dokumentacja SZJ Odpowiedzialność Kierownictwa Deklaracja Najwyższego Kierownictwa Misja i Polityka Jakości Planowanie i doskonalenie jakości Odpowiedzialność Kierownictwa Przedstawiciel Kierownictwa Przegląd zarządzania Zarządzanie zasobami ludzkimi Infrastruktura Realizacja usług Procedury SZJ Mapa procesów Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej Procesy główne Procesy zasadnicze Procesy SZJ Procesy wspomagające Monitorowanie i pomiary usług Identyfikacja i identyfikowalność Własność klienta Wykaz zmian...22

4 Strona /Stron 4 z Przedmiot, zakres i zasady nadzorowania Księgi Jakości Księga Jakości jest podstawowym, nadrzędnym dokumentem Systemu Zarządzania Jakością stosowanym w Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej. Księga Jakości przedstawia opis Systemu Zarządzania Jakością oparty na wymaganiach normy PN-EN ISO 9001:2009, przywołuje udokumentowane procedury ustanowione dla SZJ oraz przedstawia opis wzajemnego oddziaływania między procesami Systemu Zarządzania Jakością. Księga Jakości pełni funkcję przewodnika po Systemie Zarządzania Jakością i adresowana jest do wszystkich pracowników Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej oraz klientów urzędu. W Księdze Jakości są przywołane udokumentowane procedury oraz procesy główne przyporządkowane poszczególnym komórkom organizacyjnym. Za opracowanie, aktualizację oraz archiwizację Księgi Jakości odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. SZJ. Księga Jakości podlega zatwierdzeniu przez Starostę Rawskiego. Księga Jakości podzielona jest na rozdziały Na pierwszej stronie Księgi Jakości widnieje numer egzemplarza oraz informacja o sposobie nadzoru Księgi Jakości egzemplarz nadzorowany, egzemplarz informacyjny. Każda strona Księgi Jakości opatrzona jest nagłówkiem (herb powiatu, strona/stron, nr i data wydania). Wprowadzenie zmian następuje przez wymianę Księgi Jakości. Egzemplarze nadzorowane dostępne są u Pełnomocnika ds. SZJ oraz Najwyższego Kierownictwa. Egzemplarz informacyjny Księgi Jakości został umieszczony na dysku sieciowym Starostwa Powiatowego, dostępnym dla każdego pracownika oraz na stronie internetowej Zmiany w formie elektronicznej możliwe są do dokonania przez Pełnomocnika ds. SZJ, który posiada wyłączne uprawnienia do dokonywania zmian w dokumentach umieszczonych na dysku.

5 Strona /Stron 5 z Definicje Definicje stosowane w niniejszej Księdze Jakości oraz w pozostałych dokumentach systemu jakości są zgodne z normą PN-EN ISO 9001:2009. Urząd - Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej. Naczelne Kierownictwo Starosta, Wicestarosta, Skarbnik Powiatu, Sekretarz Powiatu. Pełnomocnik ds. SZJ przedstawiciel najwyższego kierownictwa powołany przez Starostę stosownym zarządzeniem. Procedura ustalony sposób działania. Proces zbór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia. Procesy zasadnicze (PZ) - procesy, do których należą działania ukierunkowane na strategiczne obszary funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej oraz procesy przyczyniające się do tworzenia wartości dodanej w urzędzie. Procesy główne (PG) - procesy będące podstawowymi usługami realizowanymi przez Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej. Procesy wspomagające (PW) - procesy, które zapewniają niezakłócony przebieg procesów zasadniczych oraz procesów głównych. Wejścia i wyjścia procesu - wyjścia procesu są zazwyczaj wejściami innych procesów. Wejścia i wyjścia mogą być materialne lub niematerialne. Przykładami wejść i wyjść mogą być między innymi: wyposażenie, materiały, informacje, zasoby finansowe. Dokument informacja i jej nośnik (rysunek, mapa, norma, raport). Zapis dokument, dostarczający obiektywnego dowodu przeprowadzonych działań. Polityka Jakości ogół zamierzeń i celów dotyczących jakości wyrażony w sposób formalny przez Najwyższe Kierownictwo. Polityka Jakości w Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej stanowi element Księgi Jakości i podlega nadzorowi. Norma ISO 9001:2009 polska norma PN-EN ISO 9001:2009 wydana w oparciu o międzynarodową normę EN ISO 9001:2008.

6 Strona /Stron 6 z Prezentacja Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej zostało utworzone jako jednostka organizacyjna powiatu rawskiego na podstawie ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym. Organizację oraz zasady funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej określa Regulamin Organizacyjny uchwalony przez Radę Powiatu Rawskiego. Kierownikiem Starostwa Powiatowego od 1999 roku jest Starosta - Józef Matysiak. Funkcję Wicestarosty sprawuje od 1999 roku Marian Krzyczkowski. Na wniosek Starosty Rawskiego, Rada Powiatu w 1999 roku powołała na stanowisko Sekretarza Powiatu Sławomira Stefaniaka, pełniącego jednocześnie od 2004 roku funkcję Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Od marca 2005 roku decyzją Rady Powiatu funkcję Skarbnika Powiatu sprawuje Marzena Pakuła. Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej zlokalizowane jest w 3 budynkach na terenie miasta Rawa Mazowiecka: Plac Wolności 1, ul. Kościuszki 5, ul. Tomaszowska 8. Strukturę organizacyjną Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik do Księgi Jakości. Wykaz najważniejszych aktów prawnych: Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 roku. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym. Ustawa z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu. Uchwała Rady Powiatu Rawskiego w Rawie Mazowieckiej w sprawie Statutu Powiatu Rawskiego z późniejszymi zmianami. Uchwała Rady Powiatu Rawskiego w Rawie Mazowieckiej w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy.

7 Strona /Stron 7 z System Zarządzania Jakością 4.1 Wyłączenia Wśród zidentyfikowanych procesów realizowanych przez Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej nie występują procesy specjalne, których wyniku nie można by zweryfikować w następstwie monitorowania i pomiarów. W związku z powyższym do elementu normy PN-EN ISO 9001: Walidacja procesów produkcji i dostarczania usługi - stosuje się wyłączenie z Systemu Zarządzania Jakością. Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej nie realizuje prac projektowych związanych zakresem usług objętych certyfikacją. Przepisy prawa stanowią wymagania zewnętrzne oraz określają sposób dokumentowania czynności w urzędzie. W związku z powyższym element 7.3 Projektowanie i Rozwój ulega wyłączeniu. Podstawę działania Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej stanowią obowiązujące przepisy prawa, akty prawa miejscowego, akty normatywne wewnętrzne. Uzupełnienie powyższych stanowi dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością.

8 Strona /Stron 8 z Dokumentacja SZJ W dokumentacji SZJ zawarty jest zbiór uregulowań dla wszystkich procesów oraz działań związanych z realizacją tych procesów, istotnych z punktu widzenia Starostwa Powiatowego jak również klientów i zawiera: - strukturę Starostwa Powiatowego, - organizację przebiegu procesów i sposobu postępowania podczas ich realizacji, - kompetencje, odpowiedzialności i uprawnienia. Za dokumentację Systemu Zarządzania Jakością odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. SZJ. Szczegółowe informacje w zakresie nadzoru nad dokumentacją zawarte zostały w Załączniku Nr 2 do PSZJ-1 Macierz dokumentów i zapisów. Dokumentację systemu zarządzania jakością w Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej stanowią: Deklaracja Najwyższego Kierownictwa Misja i Polityka Jakości Cele dotyczące jakości Księga Jakości Procedury i procesy Zapisy wymagane przez normę Dokumentacja SZJ podzielona została na: Procedury systemu zarządzania jakością, Procedury zasadnicze, Procedury główne, Procedury wspomagające. Szczegółowe informacje w zakresie dokumentacji SZJ funkcjonującej w Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej opisane zostały w rozdziale 8 niniejszej Księgi Jakości.

9 Strona /Stron 9 z Odpowiedzialność Kierownictwa 5.1 Deklaracja Najwyższego Kierownictwa Poprzez właściwie wdrożony i nadzorowany System Zarządzania Jakością, Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej pragnie: spełniać wymagania, potrzeby oraz oczekiwania klientów, umacniać rolę urzędu jako instytucji pełniącej służbę publiczną, określać procesy oraz niezbędne odpowiedzialność dla osiągnięcia założonych celów jakościowych, monitorować realizację procesów, identyfikować obszary do poprawy i stale je doskonalić, określać i nadawać priorytety tym potencjałom poprawy, które mogą dać optymalne wyniki.

10 Strona /Stron 10 z Polityka Jakości Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej Misja Misją Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej jest zapewnienie profesjonalnej i życzliwej obsługi klientów, prowadzenie i wspieranie działań mających na celu rozwój powiatu rawskiego. Polityka Jakości Kluczowym czynnikiem sukcesu w realizacji usług w administracji samorządowej jest jakość. Głównymi celami jakościowymi są: zadowolenie i satysfakcja klientów, zadowolenie pracowników, Cele te pragniemy uzyskać poprzez: doskonalenie organizacji pracy w celu stałej poprawy jej efektywności, rzetelne, profesjonalne i terminowe świadczenie usług, systematyczny wzrost zaangażowania wszystkich pracowników Starostwa Powiatowego w zarządzaniu jakością, ciągłe szkolenie pracowników podnoszące ich kwalifikacje, stwarzanie odpowiednich warunków pracy w celu osiągnięcia satysfakcji pracowników, zapewnianie sprawnego przepływu informacji wewnątrz urzędu i w kontaktach z otoczeniem, podnoszenie świadomości o służebnej roli urzędu. Tak rozumianą Politykę Jakości wraz z pracownikami będę realizować Starosta Rawski Rawa Mazowiecka, 3listopada 2014 r. Józef Matysiak

11 Strona /Stron 11 z Planowanie i doskonalenie jakości Działania wszystkich komórek organizacyjnych ujęte w dokumentacji SZJ przebiegają w sposób planowy i mają charakter systemowy. Charakteryzują się wyraźnym rozłożeniem kompetencji, odpowiedzialności i podziałem zadań pozwalającym na planowanie jakości. Zmiany wprowadzone do Systemu Zarządzania Jakością są planowane i wdrażane. Przed ich wprowadzeniem są opracowane, opiniowane i zatwierdzane przez upoważnione osoby. Zmiany mające wpływ na System Zarządzania Jakością są wprowadzane w sposób nadzorowany, poprzedzony stosownym zarządzeniem. W Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej przeprowadzane jest planowanie Systemu Zarządzania Jakością w celu spełnienia wymagań i oczekiwań klienta, a także osiągnięcia celów dotyczących jakości poprzez: planowanie dokumentacji SZJ, planowanie procesów, planowanie zasobów i informacji, planowanie działań. Wymagania Klientów Wymagania zewnętrzne Planowanie Systemu Zarządzania Jakością System Zarządzania Jakością zgodny z wymaganiami CIĄGŁE DOSKONALENIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ KLIENT Odpowiedzialność kierownictwa KLIENT WYMAGANIA Objaśnienia: Zarządzanie zasobami WEJŚCIE Realizacja usług Analiza i doskonalenie WYJŚCIE usługa ZADOWOLENIE Działania dające wartość dodaną Przepływ informacji

12 Strona /Stron 12 z Odpowiedzialność i uprawnienia W Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej przyporządkowane są kompetencje, odpowiedzialność i uprawnienia osób kierujących komórkami organizacyjnymi w celu zapewnienia skutecznego zarządzania jakością, które ujęte są w: Księdze Jakości, Procedurach, Regulaminie Organizacyjnym, Uchwałach Rady Powiatu Rawskiego, Uchwałach Zarządu Powiatu Rawskiego, Zarządzeniach Starosty Rawskiego. Weryfikacja prac mających wpływ na jakość świadczonych usług ma kluczowe znaczenie dla optymalnego funkcjonowania wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością. Osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych procesów posiadają uprawnienia do: inicjowania działań korygujących i zapobiegawczych, identyfikowania i dokumentowania wszelkich niezgodności dotyczących usługi, procesu oraz Systemu Zarządzania Jakością, weryfikacji wdrażania nowych rozwiązań. 5.5 Przedstawiciel kierownictwa W związku z wdrożeniem Systemu Zarządzania Jakością Starosta Rawski Zarządzeniem Nr 14/2004 z dnia 21 maja 2004 r. powołał na stanowisko Pełnomocnika ds. SZJ Sławomira Stefaniaka Sekretarza Powiatu, który odpowiedzialny jest za: zapewnienie, że niezbędne do funkcjonowania systemu zarządzania jakością procesy są zidentyfikowane, wdrożone oraz utrzymywane, sporządzanie i zarządzanie harmonogramem audytów wewnętrznych, udział w corocznym przeglądzie zarządzania dokonywanym przez Najwyższe Kierownictwo, zapewnienie zgodności funkcjonującego w Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej Systemu zarządzania Jakością zgodnie z PN EN ISO 9001:2009. Szczegółowe obowiązki i uprawnienia Pełnomocnika ds. SZJ wynikają z jego zakresu czynności.

13 Strona /Stron 13 z Przegląd zarządzania Przegląd zarządzania dokonywany jest przez Najwyższe Kierownictwo na początku każdego roku kalendarzowego zgodnie z procedurą PZ-2 Przegląd zarządzania stanowiącą integralną część dokumentacji SZJ. W przeglądzie udział biorą: Starosta Rawski, Wicestarosta, Skarbnik Powiatu, Sekretarz Powiatu pełniący jednocześnie funkcję Pełnomocnika ds. SZJ. 6. Zarządzanie zasobami ludzkimi Zasoby ludzkie to wszyscy pracownicy Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej. Zarządzanie tymi zasobami opiera się na przepisach prawa ustawa o pracownikach samorządowych oraz aktach normatywnych wewnętrznych. Szczegółowy zakres zarządzania zasobami ludzkimi zawiera udokumentowana procedura PZ-1 Zarządzanie zasobami ludzkimi. 7. Infrastruktura Zgodnie z pkt 6.3 PN-EN ISO 9001:2009, Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej zapewnia i utrzymuje infrastrukturę niezbędną do osiągania zgodności realizowanych usług z wymaganiami. Nadzór nad infrastrukturą opisany został w udokumentowanej procedurze PW-2 Nadzorowanie infrastruktury. Procedura stanowi integralny element dokumentacji SZJ.

14 Strona /Stron 14 z Realizacja usług 8.1 Procedury Systemu Zarządzania Jakością Procedury zostały opracowane w celu dokładnego opisania zidentyfikowanych procesów w Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej. Wśród udokumentowanych procedur znajdują się procedury wymagane przez normę PN-EN ISO 9001:2009, które są przełożeniem wymagań normy na realizowane praktycznie procesy. Oprócz podstawowych procedur, funkcjonuje szereg procedur wynikających ze specyfiki działalności urzędu. Wykaz procedur Systemu Zarządzania Jakością: Lp. Nr procedury Właściciel Tytuł procedury/instrukcji 1 PSZJ-1 PS Nadzór nad dokumentami i zapisami 2 PSZJ-2 PS Audyt wewnętrzny 3 PSZJ-3 PS Nadzór nad usługą niezgodną 4 PSZJ-4 PS Działania korygujące i zapobiegawcze 5 PZ-1 Or Zarządzanie zasobami ludzkimi 6 PZ-2 NK Przegląd Zarządzania 7 PG-1 S Monitorowanie i pomiary procesów 8 PW-1 Or Zakupy 9 PW-2 S Nadzorowanie infrastruktury 10 PW-3 S Identyfikacja wymagań klienta 11 PW-4 PS Badanie zadowolenia klienta 12 PW-5 S Analiza danych i ciągłe doskonalenie Objaśnienia: PSZJ procedura systemu zarządzania jakością PZ procedura zasadnicza PG procedura główna PW procedura wspomagająca

15 Strona /Stron 15 z Mapa procesów Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej PROCESY ZASADNICZE PROCESY SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Proces zarządzania zasobami ludzkimi Proces przeglądu zarządzania Proces działań korygujących i zapobiegawczych Proces nadzoru nad usługą niezgodną Proces audytów wewnętrznych Proces nadzoru nad dokumentami i zapisami Badanie potrzeb klienta Proces analizy danych i ciągłego doskonalenia K L I E N T WYMAGANIA Proces identyfikacji wymagań klienta Proces monitorowania i pomiaru procesów głównych Proces pomiaru zadowolenia klienta K L I E N T ZADOWOLENIE PROCESY GŁÓWNE I WSPOMAGAJĄCE INFORMACJ POZOSTAŁE PROCESY WSPOMAGAJĄCE DZIAŁANIA Proces nadzorowania infrastruktury Proces zakupów

16 Strona /Stron 16 z Procesy główne Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym oraz wymaganiami wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością, zdefiniowane zostały 58 procesy główne realizowane przez Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej. Dla każdego realizowanego procesu jego właściciel zobowiązany jest prowadzić kartę procesu zgodnie z procedurą PG-1 Monitorowanie i pomiary procesów głównych. W Księdze Jakości zostały jedynie wymienione nazwy procesów realizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne: Wydział Infrastruktury - Zarząd Dróg Powiatowych (WI.I.): Proces zarządzania ruchem na drogach powiatowych i gminnych. Proces wydawania zezwoleń, licencji lub zaświadczeń na przewóz osób lub rzeczy. Wydział Infrastruktury - Oddział Komunikacji (WI.II.): Proces wydania prawa jazdy. Proces rejestracji pojazdu, zmiany dokumentów i wyrejestrowanie pojazdu. Proces czasowej rejestracji pojazdu. Proces wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców. Proces wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów. Proces wydania indywidualnych uprawnień diagnosty. Proces wydania legitymacji instruktora nauki jazdy. Wydział infrastruktury Oddział Inwestycji (WI.III.): Proces przygotowania i realizacji inwestycji. Wydział Polityki Społecznej Oddział Zdrowia i Spraw Obywatelskich (WPS.II.): Proces kontroli i nadzoru nad SP ZOZ w Rawie Mazowieckiej. Proces ustalania rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych. Proces profilaktyki i promocji zdrowia. Proces monitoringu funkcjonowania SP ZOZ w Rawie Mazowieckiej. Proces monitoringu funkcjonowania systemu ochrony zdrowia na terenie powiatu rawskiego. Proces prowadzenia Biura Rzeczy Znalezionych Wydział Polityki Społecznej Oddział Oświaty, Kultury i Sportu (WPS.III.): Proces realizacji działań w zakresie kultury. Proces realizacji zadań oświatowych. Proces realizacji zadań w zakresie sportu, turystyki, rekreacji i wypoczynku. Wydział Polityki Społecznej Oddział Zarządzania Kryzysowego (WPS.IV.): Proces realizacji akcji kurierskiej. Proces zapobiegania klęskom żywiołowym. Proces realizacji zadań obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego. Proces realizacji planu operacyjnego powiatu. Proces przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej na terenie powiatu rawskiego Proces wydawania zezwolenia na sprowadzenie zwłok i szczątków z obcego państwa. Proces przeprowadzania zbiórek publicznych na terenie powiatu rawskiego. Proces rejestracji stowarzyszeń nieposiadających osobowości prawnej. Proces nadzoru nad stowarzyszeniami zarejestrowanymi przez sąd. Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności (ZOON): Proces wydania legitymacji osoby niepełnosprawnej.

17 Strona /Stron 17 z 22 Wydział Geodezji, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami (GG): Proces prowadzenia ewidencji gruntów i budynków. Proces prowadzenia gospodarki nieruchomościami. Proces uzgodnienia dokumentacji projektowej. Proces prowadzenia spraw indywidualnych rolników. Proces prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Wydział Środowiska, Architektury i Budownictwa Oddział Środowiska i Rolnictwa (SAB.I.): Proces związany z ochroną powierzchni ziemi. Proces wydawania pozwolenia na emisję do środowiska. Proces wydawania pozwolenia na usunięcie drzew lub krzewów. Proces prowadzenia nadzoru nad lasami nie stanowiącymi własności Skarbu Państwa. Proces prowadzenia gospodarki łowieckiej, oraz rejestracja zwierząt podlegających ograniczeniom na podstawie przepisów UE. Proces wydania dokumentu upoważniającego do połowu ryb oraz rejestracji sprzętu do amatorskiego połowu ryb. Proces wydania koncesji i zatwierdzenia dokumentacji geologicznej. Proces ustalania linii brzegu. Wydział Środowiska, Architektury i Budownictwa Oddział Architektury i Budownictwa (SAB.II.): Proces udzielania pozwoleń na budowę, rozbiórkę, roboty budowlane, zmianę sposobu użytkowania, orzekających o niezbędności wejścia na teren sąsiedniej nieruchomości/budynku lub lokalu, zmiany decyzji o pozwoleniu na budowę, wydawania decyzji o zezwoleniu na realizacje inwestycji drogowej. Proces przyjmowania zgłoszeń zamiaru budowy/robót budowlanych, rozbiórki, zmiany sposobu użytkowania. Proces wydawania zaświadczeń o samodzielności lokali i zaświadczeń potwierdzających powierzchnię użytkową oraz wyposażenie techniczne do dodatków mieszkaniowych. Proces uzgadniania projektów decyzji o warunkach zabudowy, o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, uzgadniania projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz projektów zmian miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego. Wydział Organizacyjny (Or): Proces przygotowywania projektów uchwał i podejmowania uchwał przez Zarząd Powiatu Rawskiego. Proces udostępniania informacji publicznej na wniosek. Biuro Rady (R): Proces przygotowywania projektów uchwał i podejmowania uchwał przez Radę Powiatu Rawskiego. Powiatowy Rzecznik Konsumentów (RK): Proces poradnictwa konsumenckiego i informacji prawnej w zakresie ochrony praw konsumentów. Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie (PCPR): Proces umieszczania dziecka w placówce opiekuńczo-wychowawczej. Proces udzielania dofinansowania ze środków PFRON w ramach rehabilitacji społecznej osób niepełnosprawnych. Proces udzielania pomocy pieniężnej na częściowe pokrycie kosztów utrzymania dziecka przyjętego do rodziny zastępczej. Proces udzielania pomocy osobom i rodzinom będącym w kryzysie.

18 Strona /Stron 18 z 22 Proces udzielania pomocy pieniężnej na usamodzielnienie, kontynuowanie nauki oraz na zagospodarowanie. Proces nadzoru nad działalnością Warsztatu Terapii Zajęciowej. Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI): Proces ochrony danych osobowych. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych (OIN): Proces ochrony informacji niejawnych. 8.4 Procesy zasadnicze W skład procesów zasadniczych zdefiniowanych przez Starostwo Powiatowe wchodzą: Zarządzanie zasobami ludzkimi. Przegląd zarządzania.

19 Strona /Stron 19 z 22 Powyższe procesy zdefiniowane zostały w dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w postaci procedur. 8.5 Procesy Systemu Zarządzania Jakością W Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej zdefiniowane zostały 4 procedury wymagane przez normę PN-EN ISO 9001:2009: Nadzór nad dokumentami i zapisami. Audyt wewnętrzny. Nadzór nad usługą niezgodną. Działania korygujące i zapobiegawcze. Właścicielem powyższych procedur jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. 8.6 Procesy wspomagające W ramach wdrożonego i funkcjonującego Systemu Zarządzania Jakością, zdefiniowano tzw. procesy wspomagające, które w znaczący sposób wpływają na realizację usług świadczonych przez Starostwo Powiatowe jak i potwierdzenie spełnienia wymagań w odniesieniu do norm, na których zbudowany został system. Zdefiniowano następujące procesy wspomagające: Zakupy Nadzorowanie infrastruktury Identyfikacja wymagań klienta Badanie zadowolenia klienta Analiza danych i ciągłe doskonalenie Wykaz procedur oraz ich identyfikację zawiera strona 16 niniejszego dokumentu. Procedury stanowią integralną część dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością. 8.7 Monitorowanie i pomiary usług W Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej są monitorowane właściwości usług na poszczególnych etapach ich realizacji. Komórki organizacyjne biorące udział w realizacji usług monitorują poszczególne etapy procesu realizacji usług w celu

20 Strona /Stron 20 z 22 zapewnienia, że zostały spełnione określone wymagania klienta oraz obowiązujące przepisy prawne. Monitorowanie obejmuje działania związane z pomiarem właściwości usług w miejscach umożliwiających wykorzystanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów. Na podstawie monitorowania i pomiarów tworzone są zapisy ( protokoły, notatki, protokoły odbioru, raporty itp.) dokumentujące i potwierdzające zgodność realizowanych usług z wymaganiami klientów. W przypadku wykrycia niezgodności podczas monitorowania i pomiarów podejmowane zostają działania korygujące lub zapobiegawcze zgodnie z PSZJ-4 Działania korygujące i zapobiegawcze. 8.8 Identyfikacja i identyfikowalność Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej zapewnia identyfikację i identyfikowalność poprzez prowadzenie szczegółowej dokumentacji wszystkich etapów realizowanych usług, (w tym również w formie elektronicznej), co umożliwia dokładną weryfikację ich przebiegu. Potrzeby i zakres identyfikacji i identyfikowalności usług oraz statusu monitorowania i pomiarów są określane na podstawie: potrzeb wynikających z wymogów prawa (Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, ochrona danych osobowych, ochrona informacji niejawnych), technicznych możliwości zastosowania metod identyfikacji i identyfikowalności (Elektroniczny Obieg Dokumentów - Docusafe, Legislator), potrzeb wynikających z Systemu Zarządzania Jakością i realizacji procesów związanych z realizacją usług. 8.9 Własność klienta Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej nadzoruje własność klienta w czasie wykorzystywania jej przez urząd. Przez własność klienta rozumieć należy: dane osobowe, dokumenty. Dane osobowe klientów przetwarzane w trakcie realizacji usług w Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej podlegają nadzorowi oraz zabezpieczeniu zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Ponadto zakres ochrony danych osobowych uregulowany został w aktach normatywnych wewnętrznych.

21 Strona /Stron 21 z 22 Starosta Rawski Zarządzeniem Nr 2/2006 z dnia 25 stycznia 2006 wprowadził Instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych oraz Politykę bezpieczeństwa w Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej. Na podstawie powyższych uregulowań ochrona danych osobowych realizowana jest poprzez połączenie różnych form zabezpieczeń: zabezpieczenia fizyczne (np. monitoring wizyjny i system alarmowy i przeciwpożarowy w budynkach starostwa), procedury organizacyjne (np. wydawanie kluczy osobom uprawnionym, polityka przechowywania haseł, szkolenia pracowników, stażystów, praktykantów, udzielanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych), oprogramowanie systemowe (np. oprogramowanie antywirusowe, antyspamowe, firewall, tworzenie kopii zapasowych, monitoring zainstalowanego oprogramowania, polityka identyfikatorów i haseł), aplikacje (np. system obiegu dokumentów) oraz użytkowników. Dokumenty stanowiące własność klienta, są odpowiednio identyfikowane, weryfikowane zgodnie z Instrukcją kancelaryjną. WYKAZ ZMIAN W KSIĘDZE JAKOŚCI Zmiana do wersji Nr wniosku o zamianę OPIS ZMIANY

22 Strona /Stron 22 z 22 VII 1/2013 Na wniosek dyrektora Wydziału Polityki Społecznej roku w sprawie zgłoszenia procesu głównego realizowanego przez Wydział WPS jakim jest Prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych. Zarządzenie Starosty Nr 16/2013 z 19 września 2013 roku w sprawie Regulaminu Biura Rzeczy Znalezionych. Regulamin określa zasady funkcjonowania Biura oraz określa druki jakimi powinno posługiwać się Biuro.