Zarządzenie wewnętrzne Nr 1 / 2011

Transkrypt

1 D/BK-K /11 Zarządzenie wewnętrzne Nr 1 / 2011 Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej w Namysłowie z dnia r. w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej w Powiatowej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej w Namysłowie. Na podstawie art. 10 ust. 4 ustawy z dnia 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz. U z 2006 r. Nr 122, poz. 851 z późn. zm. 1 ), 5 Statutu Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Namysłowie, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Wojewody Opolskiego Nr 243 / 09 z dnia 28 grudnia 2009 r. w sprawie nadania Statutu Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Namysłowie oraz art. 53 w związku z art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U z 2009 r. nr 157, poz. 1240), w celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej zarządza się, co następuje : 1 Standardy kontroli zarządczej w PSSE w Namysłowie W PSSE w Namysłowie wdraża się standardy kontroli zarządczej w następujących obszarach: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzanie ryzykiem, 3) mechanizmy kontroli, 4) informacja i komunikacja, 5) monitorowanie i ocena. 2 Środowisko wewnętrzne 1. Właściwe środowisko wewnętrzne w PSSE w Namysłowie jest fundamentem dla 1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006r. Nr 104, poz. 708, Nr 143, poz. 1032, Nr 170, poz. 1217, Nr 171, poz. 1225, Nr 220, poz. 1600, z 2007r. Nr 176, poz. 1238, z 2008r. Nr 227, poz. 1505, Nr 234, poz. 1570, z 2009r. Nr 18, poz. 97, Nr 20, poz. 106, Nr 92, poz. 753, Nr 157, poz. 1241, z 2010r. Nr 21, poz. 105, Nr 81, poz. 529, Nr 130, poz. 871 oraz Nr 213, poz

2 pozostałych elementów kontroli zarządczej. 2. Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażają się w: 1) przestrzeganiu wartości etycznych, 2) posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracowników, 3) istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej, 4) praktyce identyfikacji zadań wrażliwych, 5) właściwym powierzaniu (delegowaniu) obowiązków. 3. Dyrektor, kierownicy oraz pracownicy PSSE w Namysłowie powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w PSSE w Namysłowie i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. Pracownicy postępują zgodnie z aktualnie obowiązującym Kodeksem Etyki, wprowadzonym zarządzeniem Dyrektora PSSE w Namysłowie. 4. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających poprzez opracowany system szkoleń, zgodnie z zapisami Procedury Ogólnej SZJ PO Struktura organizacyjna Struktura organizacyjna PSSE w Namysłowie oraz zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych PSSE są określone w regulaminie organizacyjnym i powinny być na bieżąco dostosowywane do aktualnie realizowanych celów i zadań. Obowiązki, uprawnienia, odpowiedzialność i podległość pracowników powinny być określone w sposób precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania, ryzyka z nimi związanego, pisemnie dla poszczególnych stanowisk pracy, zawarte w zakresach czynności pracowników PSSE. Przyjęcie zakresu czynności potwierdza pracownik własnoręcznym podpisem. 4 Delegowanie uprawnień 1. Należy precyzyjnie określać zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. 2. Przyjęcie tych obowiązków powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego 2

3 imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. 3. Wszystkie wydane upoważnienie i pełnomocnictwa podlegają rejestracji. 4. Rejestry wydanych upoważnień i pełnomocnictw prowadzą wyznaczeni pracownicy Powiatowej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej w Namysłowie posiadający w zakresie obowiązków czynności w obszarach, w których wydaje się wymienione powyżej upoważnienia i pełnomocnictwa. 5 Cele i zarządzanie ryzykiem 1. Standard Cele i zarządzanie ryzykiem stanowią dwa obszary : 1) misja, cele i zadania jednostki, 2) zarządzanie ryzykiem. 2. Misją PSSE w Namysłowie jest tworzenie warunków sprzyjających zachowaniu zdrowia mieszkańców powiatu, poprzez prowadzenie działalności oświatowej oraz promowanie zdrowego stylu życia, czuwanie nad bezpieczeństwem żywności i żywienia, zdrowotnym wody, zapobieganie powstawaniu chorób, w tym chorób zakaźnych i zawodowych poprzez sprawowanie zapobiegawczego i bieżącego nadzoru sanitarnego. Misja zawarta została w aktualnej Polityce Jakości Państwowej Inspekcji Sanitarnej województwa opolskiego. 3. Cele i zadania PSSE w Namysłowie określane są w rocznej perspektywie. Należy zadbać, aby przy określaniu celów i zadań wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji. 4. Cele i zadania PSSE w Namysłowie określane są w dokumencie pn. Plan zasadniczych przedsięwzięć Powiatowej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej w Namysłowie na... rok, opracowanym każdorazowo na podstawie wytycznych opracowanych przez Opolskiego Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego w oparciu o wytyczne Głównego Inspektora Sanitarnego. 5. Realizację celów i zadań należy prowadzić zgodnie z zasadami skuteczności, efektywności i oszczędności. 6. W PSSE w Namysłowie prowadzi się bieżącą ocenę (monitoring) realizacji celów i zadań. 7. Zwiększeniu prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i zadań przyjętych do realizacji przez PSSE w Namysłowie służy zarządzanie ryzykiem. 8. W ramach zarządzania ryzykiem należy: 3

4 1) dokonywać identyfikacji ryzyka, 2) analizować ryzyko, 3) określać reakcje na ryzyko i działania zaradcze. 6 Identyfikacja ryzyka 1. Nie rzadziej niż raz w roku, jednak nie później niż do końca I kwartału każdego roku kalendarzowego należy dokonywać identyfikacji ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami jednostki, dotyczącego zarówno działalności całej jednostki, jak i realizowanych przez jednostkę konkretnych programów, projektów czy zadań. 2. Identyfikację ryzyka należy dokonać w ramach : 1) przygotowania dokumentu pn. Sprawozdanie z realizacji planu zasadniczych przedsięwzięć Powiatowej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej w Namysłowie w.. roku lub 2) przeprowadzanego przeglądu zarządzania, zgodnie z Procedurą Ogólną SZJ PO W przypadku istotnej zmiany warunków w roku kalendarzowym, w których funkcjonuje jednostka, identyfikacja ryzyka jest przeprowadzana ponownie. 7 Analiza ryzyka Zidentyfikowane ryzyka należy poddawać analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Dyrektor PSSE lub upoważnieni pracownicy określają akceptowany poziom ryzyka. 8 Reakcja na ryzyko 1. W wyniku identyfikacji ryzyka określa się rodzaj reakcji na każde istotne ryzyko. Reakcja może polegać na tolerowaniu prawdopodobieństwa wystąpienia niekorzystnych zdarzeń, przeniesieniu odpowiedzialności za skutki ich wystąpienia, wycofaniu się z określonych działań lub podjęciu określonych działań. 2. Dyrektor PSSE lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. 4

5 9 Identyfikacja obszarów wrażliwych W PSSE w Namysłowie tworzy się co roku zestawienia zadań wrażliwych, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej. Zadania wrażliwe stanowią wykonywane przez pracowników czynności lub prowadzone procesy. 10 Mechanizmy kontroli zarządczej W PSSE w Namysłowie wprowadza się następujące mechanizmy kontroli zarządczej: dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. 11 Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. Sposób dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych opisuje Polityka rachunkowości. 12 Nadzór kierowniczy 1. W PSSE w Namysłowie prowadzi się nadzór nad wykonaniem zadań celem ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 2. Nadzór kierowniczy obejmuje w szczególności jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników i systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie oraz zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami. 3. Nadzór kierowniczy prowadzony jest poprzez audity wewnętrzne, miesięczne narady kierownictwa z pracownikami, miesięczną kontrolę realizacji harmonogramów, 5

6 weryfikację i zatwierdzanie bieżącej dokumentacji w nadzorze i administracji, jak również audyty wewnętrzne lub zewnętrzne. 13 Ciągłość działalności Celem odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej ma być utrzymanie, w każdym czasie i okolicznościach, ciągłości działalności jednostki, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych, oraz ochrona zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych. Osiąganie tego celu możliwe jest poprzez wykorzystywanie wyników analizy ryzyka. 14 Ochrona zasobów Dostęp do zasobów jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki, zgodnie z aktualnie obowiązującymi zarządzeniami Dyrektora PSSE w sprawie : a) dostępu do kluczy, b) wykorzystywania sprzętu komputerowego, c) zapewnienia bezpieczeństwa informacji., d) instrukcja inwentaryzacji. 15 Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych W PSSE w Namysłowie wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, a w tym: 1) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, 2) zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione, 3) podział kluczowych obowiązków, 4) weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych określa dokument pn. Polityka rachunkowości wprowadzona zarządzeniem Dyrektora PSSE w Namysłowie. 6

7 16 Dokumentowanie operacji finansowych i gospodarczych Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia powinny być rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu. 17 Zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych 1. Dyrektor PSSE w Namysłowie lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają wszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją. Poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych powinny być wykonywane wyłącznie przez pracowników do tego upoważnionych. 2. Operacje finansowe, gospodarcze i inne istotne zdarzenia powinny być weryfikowane przed i po realizacji, m.in. zgodnie z Procedurą Ogólną SZJ PO-07 Nabywanie usług i dostaw. 18 Podział obowiązków Kluczowe obowiązki dotyczące zatwierdzania, realizacji i księgowania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń należy rozdzielać pomiędzy różnych pracowników, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego jednostki określonych w przepisach prawa. 19 Główny księgowy Główny księgowy PSSE w Namysłowie jest pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. 20 Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych W PSSE w Namysłowie wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. Składają się na nie mechanizmy kontroli dostępu do zasobów informatycznych, sprzętu, systemu, aplikacji, danych mające na celu ich ochronę przed 7

8 nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem czy mechanizmy kontroli oprogramowania systemowego w jednostce, zgodnie z Procedurą Ogólną SZJ PO-01 Nadzór nad dokumentacją oraz Instrukcją zarządzania systemem informatycznym. 21 Informacja i komunikacja 1. W PSSE w Namysłowie zapewnia się wszystkim pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym, zgodnie z Procedurą Ogólną SZJ PO-01 Nadzór nad dokumentacją. 2. Osobom zarządzającym i pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe i rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. 22 Monitorowanie i ocena 1. Dyrektor PSSE w Namysłowie odpowiedzialny jest za ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostce. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej mogą być zobowiązane także inne osoby pełniące funkcje kierownicze. 2. Ocena systemu kontroli zarządczej może odbywać się także poprzez odrębne oceny dokonywane przez pracowników jednostki (samoocena). Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana. 3. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny, przeprowadzonych audytów i kontroli oraz w ramach współpracy z klientem zewnętrznym, zgodnie z Procedurą Ogólną SZJ PO-01 Nadzór nad dokumentacją. 4. Dyrektor PSSE w Namysłowie corocznie potwierdza uzyskanie powyższego zapewnienia w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 23 Procedury wewnętrzne 8

9 1. W celu sprawnego realizowania kontroli zarządczej w PSSE w Namysłowie funkcjonują następujące dokumenty, m.in. : 1) procedury i instrukcje SZJ, 2) polityka rachunkowości w PSSE w Namysłowie, 3) procedura wydatkowania środków publicznych, 4) procedury kontroli finansowej, 5) instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych, 6) instrukcja kasowa, 7) instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów i pasywów, 8) instrukcja zarządzania systemem informatycznym, 9) inne dokumenty kontroli zarządczej. 2. Środki kontroli finansowej wykorzystywane w PSSE w Namysłowie zawarte zostały również w innych zarządzeniach kierownika jednostki oraz zakresach czynności pracowników. 3. Wszystkie procedury kontroli zarządczej podlegają rejestracji, zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Dyrektora PSSE w Namysłowie. 24 Zarządzenia Dyrektora PSSE w Namysłowie wchodzi w życie z mocą wsteczną od dnia 1 stycznia 2011 roku. 9

10 Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej łącznik nr 1 do zarządzenia Dyrektora PSSE w Namysłowie nr / 2011 Bożena Korczowska - Kułakowska Ja niżej podpisany(a) [imię i nazwisko] jako kierownik jednostki : Powiatowej Stacji Sanitarno Epidemiologicznej w Namysłowie oświadczam, iż: zasoby przydzielone do realizacji zadań jednostki w 2010 r. zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego; w jednostce dokonano identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań na rok..,,,,; w jednostce są ustanowione procedury wewnętrzne zapewniające realizacje operacji gospodarczych zgodnie z prawem, w sposób oszczędny, efektywny, skuteczny, terminowy oraz w zgodzie z zasadami etycznego postępowania. Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z: samooceny pracy audytu wewnętrznego instytucjonalnej kontroli wewnętrznej wyników kontroli zewnętrznych.... [podpis i pieczęć] 10