Dotyczy: Projekt nr UDA-POKL /10

Transkrypt

1 Dotyczy: Projekt nr UDA-POKL /10 Wyjaśnienia do Zapytania ofertowego Nr 19/623/2011 z dnia r. na Świadczenie usług szkoleniowych z języka angielskiego, w tym języka angielskiego technicznego w ramach projektu szkoleniowego dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów Szanowni Państwo, W związku ze złożonymi w dniu r. przez jednego z Wykonawców pytaniami do Zapytania ofertowego Nr 19/623/2011 z dnia r. na Świadczenie usług szkoleniowych z języka angielskiego, w tym języka angielskiego technicznego w ramach projektu szkoleniowego dla Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów, informujemy, co następuje: 1. W treści umowy nie określono dokładnie ilości native speakerów, których planują Państwo zatrudnić w projekcie. Nie sprecyzowano, w jakich lokalizacjach będzie potrzebny native speaker, mimo iż Zamawiający na pewno posiada wstępną wiedzę na temat orientacyjnego poziomu znajomości języka przez słuchaczy w poszczególnych lokalizacjach (paragraf 3 punkt 2 a). Native speakerzy prowadzą na ogół zajęcia w grupach intermediate+, dlatego tam gdzie jest poziom podstawowy na pewno będą zbędni. Celem szkoleń jest nabycie umiejętności komunikowania się w języku angielskim. Uczestnicy posiadają umiejętności pisania i czytania, jednak mają barierę w przejściu na język werbalny i tutaj konieczny jest udział native speakera, który pozwoli samodzielnie uczestnikom załatwić wiele spraw. Nie możemy sprecyzować, w których lokalizacjach będzie konieczny udział native speakera, ponieważ jednym z zadań Wykonawcy będzie przeprowadzenie audytu wstępnego (testów) określających podział na grupy według zaawansowania i przyporządkowanie uczestników do grup językowych o właściwym poziomie. 2. Co Zamawiający ma na myśli pisząc o zapewnieniu ewentualnych konsultacji uczestnikom szkoleń z lektorem (paragraf 3 punkt 2s)? Czy chodzi tutaj o krótką konsultację przed lub po zajęciach językowych, czy też o przeznaczenie specjalnego czasu, kiedy słuchacz może spotkać się z lektorem niezależnie od terminu zajęć? (dodatkowy koszt) Uczestnik będzie miał możliwość do konsultacji z Lektorem (rozumianych, jako krótkiej opinii, porady, wskazówek) przed lub po zajęciach językowych. 1

2 3. Jak Zamawiający chciałby rozwiązać kwestię bieżącej konsultacji z przedstawicielem Wykonawcy w kwestiach programu szkoleniowego, zakresu szkolenia, wyjaśnienia nieprawidłowości i innych kwestii organizacyjnych? Czy wystarczy kontakt telefoniczny, czy też miałyby to być cykliczne spotkania w siedzibie Zamawiającego? Jeżeli miałaby to być druga z wymienionych form, prosimy o określenie częstotliwości takich spotkań. Jest to projekt ogólnopolski, o kilku lokalizacjach, co wiąże się z dojazdami do Zamawiającego i ewentualnymi dodatkowymi kosztami. Przedstawienie tego aspektu w paragrafie 3 punkt 2t, nie jest precyzyjne i wymusza pełne i bezsporne dostosowanie się Wykonawcy do Zamawiającego. Oczywiste jest, że Beneficjent Pomocy chce mieć wpływ i posiadać pełną informację na temat programu szkolenia, zakresu szkoleń i wszelkich innych spraw związanych ze szkoleniami, które dotyczą jego pracowników. Ustalenia o formie kontaktów pomiędzy Wykonawcą a Beneficjentem Pomocy zostaną doprecyzowane po zawarciu umowy. Nie możemy jednak wykluczyć, że Beneficjent Pomocy będzie życzył sobie wizyty Wykonawcy w jego siedzibie, celem omówienia spraw związanych z realizacją szkoleń. 4. Co Zamawiający ma na myśli pisząc o rezultacie, który chciałby uzyskać na koniec szkolenia: Po zakończeniu szkolenia uczestnicy powinni zacząć komunikować się w angielskim i zdobyć umiejętności polegające na uzyskaniu samodzielności w załatwianiu spraw w tym języku (paragraf 2 punkt 5). Ten zapis niepokoi nas szczególnie w połączeniu z zapisem z paragrafu 12 punkt 1 niniejszej umowy ( ) Wykonawca jest zobowiązany do powtórnego przeprowadzenia szkolenia ( ) na swój koszt oraz zwrotu Zamawiającemu uzasadnionych kosztów z tym związanych. Podstawowym zadaniem szkoły językowej jest dochowanie odpowiedniego zaangażowania i należytej staranności w nauczeniu słuchaczy. Rozumiemy obawę Zamawiającego, iż zaniedbanie ze strony lektora może wpłynąć na efektywność szkolenia, jednak nawet najefektywniejsze szkolenie językowe nie jest w stanie pokonać oporu materii słuchaczy, którzy postanowili, że nie nauczą się języka. Na to szkoła językowa nie ma wpływu. Chodzi nam o to, ze łącząc dwa wymienione zapisy umowy, można wymóc na szkole językowej powtórzenie szkolenia na jej koszt, tylko, dlatego, że grupa uczestników nie wykazała się należytym zaangażowaniem w naukę języka. Paragraf 12 pkt.1 dotyczy w szczególności sytuacji niewykonania i nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, tzn. "w tym w sytuacji, gdy lektor Wykonawcy nie pojawi się na szkoleniu bez uprzedzenia, skróci czas zajęć, przeprowadzi szkolenie w sposób nienależyty, w szczególności, co potwierdzą uzasadnione negatywne oceny Uczestników szkolenia". Sankcje na Wykonawcę nie dotyczą przypadku braku "chęci do nauki". Temu właśnie mają służyć m.in. konsultacje z Beneficjentem Pomocy. Ponadto samoistny brak zaangażowania uczestników w naukę języka nie jest okolicznością, która wynika z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, a zatem nie ma mowy o ponoszeniu z tego tytułu odpowiedzialności przez Wykonawcę, a pośrednio też odpowiedzialności Zamawiającego przed Beneficjentem Pomocy. 2

3 5. Czy w kwestii szkolenia techniczno-branżowego STORA ENSO w jakiś sposób wesprze Wykonawcę w przygotowaniu materiałów dodatkowych do szkolenia, np. przedstawiając materiały branżowe do wykorzystania? Na rynku nie ma pozycji książkowych, które traktowałyby angielski wyłącznie w punku widzenia branży produkcji papieru. Zakładanie, że Wykonawca posiada takie materiały, bo już szkolił pracowników firmy z identycznej branży narusza zasady równej konkurencji przy przestawianiu ofert w projektach unijnych i jest mało realistyczne do przedstawienia dla więcej niż jednego Wykonawcy. Wykonawca winien dostosować programy nauczania do potrzeb Beneficjenta Pomocy. Firma STORA ENSO POLAND S.A. jest producentem papieru i naturalne jest, że szkolenia, generalnie techniczne będą związane głównie ze słownictwem stosowanym w branży papierniczej. Język techniczny dotyczy pakietu 5, o czym informujemy w treści zapytania ofertowego. W par. 3 ust.4 Zamawiający wskazał, że Wykonawca powinien dostosować programy nauczania a nie, że powinien je posiadać. Wsparciu w dostosowaniu programów nauczania do potrzeb Beneficjenta Pomocy mają służyć m.in. konsultacje z Beneficjentem Pomocy. Bezpodstawne jest także stwierdzenie, że zakładanie, że Wykonawca posiada takie materiały, bo już szkolił pracowników firmy z identycznej branży narusza zasady równej konkurencji przy przestawianiu ofert w projektach unijnych i jest mało realistyczne do przedstawienia dla więcej niż jednego Wykonawcy., ponieważ warunki udziału dla Wykonawców oraz kryteria wyboru w żaden sposób nie są związane z koniecznością posiadania doświadczenia w szkoleniu z języka angielskiego stosowanego w branży papierniczej (Zamawiający wymagał jedynie posiadania przez Wykonawcę minimum 3-letniego udokumentowanego doświadczenia w realizacji usług szkoleniowych dla dorosłych z zakresu języka angielskiego dla grup zorganizowanych, jako wykonawca lub podwykonawca oraz zapewnienie wykwalifikowanej kadry w postaci minimum 10 lektorów mogących zrealizować szkolenia z języka angielskiego posiadających każdy: minimum 2 lata doświadczenia w prowadzeniu szkoleń orazdyplom ukończenia filologii angielskiej lub międzynarodowe uprawnienia native speaker a do nauczania języka angielskiego, przy czym minimum 1 z lektorów winien posiadać doświadczenie w szkoleniach z języka angielskiego technicznego). 6. W paragrafie 4 punkt 4 niniejszej umowy Zamawiający zakłada, że Wykonawca dokona Audytu poziomów językowych i podzieli uczestników na grupy najpóźniej do dn. 30 września Przy projekcie obejmującym powyżej 150 uczestników, nie możemy tego obiecać bez pisemnego zobowiązania Zamawiającego, do kiedy najpóźniej Zamawiający przestawi nam listę uczestników projektu. Zakładanie, że tak liczną grupę osób, w kilku lokalizacjach można przetestować i podzielić na grupy z jeden lub dwa dni, jest małorealistyczne, biorąc pod uwagę nasze dotychczasowe doświadczenie w realizacji projektów ogólnopolskich, obejmujących niekiedy nie kilka, a kilkanaście lokalizacji w ramach jednego projektu. Imienna lista uczestników projektu jest już znana. Zamawiający może ją przedstawić Wykonawcy niezwłocznie po zawarciu umowy. Termin przeprowadzenia audytu został ustalony w oparciu o zaplanowane terminy szkoleń. 3

4 7. W paragrafie 5 punkt 2 jest mowa o tym, że Zamawiający może zwlekać w wypłatą wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku, gdy nie przedstawi on wraz z fakturą wszystkich wymaganych dokumentów rozliczenia miesiąca. Co się dzieje w sytuacji, gdy wszystko zostanie dostarczone Zamawiającemu w terminie, a mimo to Zamawiający zwleka z płatnością za fakturę? Po jakim czasie trwania takiej praktyki ze strony Zamawiającego, Wykonawca ma prawo odstąpić od realizacji projektu? Czy w takiej sytuacji należą się Wykonawcy odsetki karne za zwłokę w płatności. Płatności za faktury pochodziły będą w pierwszej kolejności ze środków unijnych i budżetu państwa, a w przypadku wyczerpania transz ze środków własnych GFKM. Dokumenty wymienione w paragrafie 5 punkt 2 są Zamawiającemu niezbędne do prawidłowego wykonania i rozliczenia projektu unijnego, a zatem m.in. do otrzymania środków na płatności dla Wykonawcy. Umowa jest wiążąca dla obu stron i w przypadku prawidłowej realizacji umowy przez Wykonawcę brak będzie przesłanek wstrzymujących jakichkolwiek płatności. W przypadku hipotetycznej sytuacji, gdy wszystko zostanie dostarczone Zamawiającemu w terminie, a mimo to Zamawiający zwleka z płatnością za fakturę, Wykonawcy należą się zgodnie z Kodeksem Cywilnym odsetki za czas opóźnienia. Zamawiający jednak dotychczas nie stosował ani nie przewiduje w przyszłości takiej praktyki. Ponadto Zamawiający w tym miejscu poprawia w paragrafie 5 punkt 2 umowy oczywistą omyłkę, tj. w miejsce zwrotu: opisanych w Załączniku nr 1, wchodzi zapis: opisanych w ustępie powyżej, wobec czego paragraf 5 punkt 2 Wzoru umowy otrzymuje następujące brzmienie: Wynagrodzenie będzie wypłacane w terminie do 21 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury częściowej na konto wskazane na fakturze, po realizacji szkoleń opisanych w ustępie powyżej za dany miesiąc i po dostarczeniu prawidłowo wypełnionej dokumentacji związanej z realizacją tych szkoleń, tj.: Listy obecności uczestników szkolenia, skanu bądź kopii Dziennika zajęć, Karty pracy lektorów oraz Raportu cząstkowego, jeżeli w danym miesiącu przypada termin złożenia tego raportu, a w przypadku ostatniej faktury w semestrze po przekazaniu dodatkowo następującej dokumentacji: Raportu podsumowującego przeprowadzone badanie po każdym semestrze, a także pozostałej dokumentacji, o której mowa w 3 ust. 2 niniejszej umowy, zaakceptowanych przez Zamawiającego. 8. Proszę o doprecyzowanie treści ujętej w paragrafie 5 punkt 4, dotyczącym kwestii VAT u. Biorąc pod uwagę fakt, że cena jest pierwszym decydującym czynnikiem wyboru oferty szkoleniowej, trudno jest z góry podwyższać ją o 23% zakładając ewentualną, póki, co nieuzasadnioną, obawę o zmianie stawki VAT na szkolenia. Cena jest stała i nie może ulec zmianie przez cały okres trwania umowy. GFKM (Zamawiający) realizuje projekt unijny i nie może brać odpowiedzialności za ewentualne zmiany podatku VAT, gdyż żadne zmiany nie mogą wpływać na zmianę przyznanego dofinansowania przez PARP. Zamawiający informuje o tym wszystkich Wykonawców jednakowo celem zachowania uczciwej konkurencji. 4

5 9. Czy Wykonawca ma prawo odstąpić od wykonania umowy? Jeżeli tak to, w jakich okolicznościach i z zachowaniem, jakich terminów? Z uwagi na konieczność zapewnienia trwałości Projektu (rozpoczęcie i zakończenie procesu edukacji w sposób jednolity przez tego samego Wykonawcę) nie jest zamiarem Zamawiającego pozostawienie Wykonawcy swobodnej możliwości odstąpienia od umowy. Jednakże możliwości odstąpienia od umów zawarte są w określonych sytuacjach w Kodeksie Cywilnym i przysługują Wykonawcy na zasadach ogólnych. Gdańsk, dnia 19 sierpnia 2011 r. 5