Zarządzanie projektami

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami Dr Sławomir Kotylak WYKŁAD 1

2 Przetrwają gatunki nie najsilniejsze, ani nie najinteligentniejsze, lecz te, które najlepiej reagują na zmiany. Karol Darwin Nic nie jest pewniejszą oznaką szaleństwa niż robić to samo w kółko i oczekiwać innych rezultatów. Albert Einstein

3 Plan wykładów: 1) Wprowadzenie 2) Zespół projektowy 3) Strukturyzowanie i planowanie działań 4) Diagram sieciowy, Harmonogram, 5) Budżet i umowa

4 Faza formułowania projektu Zespół projektowy Struktura organizacyjna Matryca logiczna Struktura podziału prac Metoda ścieżki krytycznej Harmonogram projektu Budżet projektu Przygotowanie wniosku aplikacyjnego

5 Wprowadzenie Pojęcie projektu znane jest od bardzo dawna. Już w starożytności wielkie budowle wykonywane były na podstawie szczegółowych, jednorazowych planów technicznych i organizacyjnych, szczegółowo określających zadania oraz zasady kierowania pracą wykonawców. Złożoność przedsięwzięć i zwykle nowatorska koncepcja w pełni uzasadniały nadanie tym planom nazwy oddającej ich twórczy charakter. Bowiem projekt wywodzi się z łacińskiego słowa proiectus, oznaczającego wysunięcie ku przodowi, co interpretuje się jako zamiar, plan zamierzonej budowy[1]. [1] Matczewski Andrzej, Zarządzanie Projektami, w: Koźmiński K. Andrzej (red. nauk.), Piotrowski Włodzimierz (red. nauk.), Zarządzanie Teoria i Praktyka, Wydanie V, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2004, s.455

6 Wprowadzenie Działania projektu dzieli się na dwie podstawowe grupy[1]: działania podstawowe związane bezpośrednio z powstawaniem przedmiotu projektu, np. pisanie programu komputerowego, działania kierownicze obejmujące wyznaczanie celów, planowanie, organizowanie, motywowanie personelu i kontrolowanie przebiegu projektu, np. spotkanie z zespołem piszącym oprogramowania w celu rozdzielenia zadań. [1] Łada Monika, Kozarkiewicz Chlebowska Alina, Podstawy Controllingu Projektów, Centrum Badań nad Projektami s.c., 2006, s.17

7 Wprowadzenie Mianem projektu można określić przedsięwzięcie realizowane w ramach organizacji, które jest przedsięwzięciem nowym, nietypowym, odmiennym od działań rutynowych, takim z jakim dana organizacja nie miała nigdy wcześniej do czynienia[1]. Zwykle jest ono zainicjowane albo przez jakąś potrzebę organizacji albo na zlecenie klienta[2]. James P. Lewis definiuje projekt jako jednorazowe zadanie, które posiada określony termin rozpoczęcia i termin zakończenia, jasno określone cele, zakres działania i (z reguły) określony budżet [1] Pawlak Marek, Zarządzanie Projektami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006, s.17 [2] Schwindt Christoph, Resource Allocation in Project Management, Springer, 2005, s.1

8 Wprowadzenie Projekt jest przedsięwzięciem jednorazowym i w jego wyniku powstaje jedyny w swoim rodzaju produkt lub usługa. Niektóre czynności powtarzalne, jak na przykład budowa serii typowych domów może wydawać się procesem lub operacją o charakterze powtarzalnym. Jednak w rzeczywistości każda z nich jest odrębnym projektem, realizowanym na terenie o innej charakterystyce podłoża, z udziałem innych ekip budowlanych lub zespołów pracowników, przy różnych relacjach czasowych pomiędzy każdym z poszczególnych etapów wykonywanych prac. W definicji J. M. Jurana pojawia się słowo problem, co sugeruje istnienie rozbieżności pomiędzy obecnym i pożądanym stanem rzeczy, a także uznanie faktu, że likwidacja rozbieżności pociągnie za sobą konieczność pokonania przeszkód. Innymi słowy, celem projektu jest likwidacja wyżej wspomnianej rozbieżności.

9 Cechy projektu ZAKŁADA CEL ANGAŻUJE ZASOBY MA OGRANICZONY CZAS JEST UNIKALNY POWODUJE ZMIANY

10 Można wymienić szereg przykładowych przedsięwzięć, które pasują do definicji. Projektem będzie, więc: stworzenie nowego wyrobu lub usługi, wprowadzenie zmiany w strukturze organizacyjnej, strukturze zatrudnienia lub stylu funkcjonowania organizacji, zaprojektowanie nowego środka transportu, opracowanie lub pozyskanie nowego lub udoskonalonego systemu informatycznego, budowa budynku lub obiektu przemysłowego, budowa instalacji wodno kanalizacyjnych dla potrzeb lokalnej społeczności w kraju rozwijającym się, przeprowadzenie kampanii politycznej, wdrożenie nowej procedury lub procesu w organizacji

11 Projekty zewnętrzne projekty obiektów budowlanych różnego rodzaju (budynków mieszkalnych, budynków użyteczności publicznej, budowli przemysłowych, obiektów infrastruktury itp.); projekty wytwarzania złożonych obiektów technicznych (statków, samolotów, dużych maszyn i urządzeń itp.); produkcja filmów; przygotowanie i realizacja wielkich kampanii promocyjnych; prowadzenie złożonych prac badawczych[1]; organizowanie konferencji, szkoleń itp.; opracowywanie dużych projektów konsultingowych. [1] Definicja projektu [online], Presell Mocne Linki [dostęp 4 lutego 2008r.], dostępny w Internecie:

12 Projekty wewnętrzne wewnętrzne projekty badawczo rozwojowe, wprowadzenie nowych produktów na rynek, rozwój sieci dystrybucyjnej, projektowanie oraz wdrażanie dużych systemów informatycznych, przygotowanie i wdrażanie projektów restrukturyzacyjnych[1]. [1] Klasyfikacja projektów [online], Presell Mocne Linki [dostęp 8 lutego 2008r.], dostępny w Internecie: klasyfikacja projektow.html

13 Rodzaje projektów Źródło: Trocki Michał, Podstawy Zarządzania Projektami prezentacja PowerPoint, SGH w Warszawie, s.5

14 Okres realizacji projektów Źródło: Z. Knecht, Zarządzanie Projektami prezentacja PowerPoint, s.10

15 Rys historyczny Zarządzanie projektami, tym razem jako dziedzina wiedzy człowieka, nie jest dziedziną nową, bo jej początki sięgają czasów II wojny światowej. (Speer Alfred)

16 Co to takiego ZP? Czym więc konkretnie jest zarządzanie projektami? Wyjaśniając to pojęcie mówimy o zdolnościach i umiejętnościach, które sprawiają, że przeprowadzenie projektu jest możliwe[1]. Zwięzła Międzynarodowa Encyklopedia Biznesu i Zarządzania grupuje owe umiejętności w sześć kategorii: planowanie, budżetowanie, sporządzanie harmonogramu, zaopatrywanie, monitorowanie, kontrolowanie[2]. [1] Abrignani Bernard, Gomes Rui, de Vilder Dirk, Zarządzanie Projektem: Pakiet Szkoleniowy Nr3, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, Warszawa 2000, s.39 [2] Kloppenborg J. Timothy, Mantel J. Samuel Jr., Project Management: The Concise International Encyclopedia of Business and Management, 2nd Edition, Thompson Press, London 2001, s.5438

17 Korzyści i trudnosci ZP o o o o o o KORZYŚCI identyfikacja ram czasowych dla harmonogramu zadań; mierzalność stopnia realizacji w stosunku do planów; wczesna identyfikacja problemów, by możliwe było wprowadzenie niezbędnych korekt; polepszenie zdolności szacowania dla przyszłego planowania; umiejętność poznawania, które cele nie mogą zostać osiągnięte lub są poza zasięgiem; zwiększa szansę na sukces w przyszłych projektach i in. TRUDNOŚCI złożoność projektów; specjalne wymagania klienta oraz zmiany zamierzeń; restrukturyzacja organizacyjna; ryzyko projektów; zmiany w technologii; przyszłościowe planowanie i oceny i in. Źródła: Kerzner Harold, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, 7th Edition, John Wiley & Sons, New York 2000, s.23archibald D. Russell, Doskonalenie Project Management artykuł z 17 Światowego Kongresu Project Management, Moskwa 2003, s.1

18 Triada zarządzania projketami Źródło: Trocki Michał, Podstawy Zarządzania Projektami prezentacja PowerPoint, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, s.24

19 Złote zasady ZP W skutecznym zarządzaniu projektami pomocne mogą okazać się poniższe złote zasady zarządzania projektami wymienione przez Nitish Shah: wyznaczenie głównych celów; wyznaczenie celów podrzędnych; określenie zakresu projektu; opracowanie struktury zadań; wymyślenie organizacji i zakresu odpowiedzialności; identyfikacja ryzyka i działań; stworzenie systemu kontroli[1]. [1] Shah Nitish, The Golden Rules Of Project Management prezentacja PowerPoint, s.4

20 Uczestnicy ZP W procesie zarządzania projektem biorą zwykle udział interesariusze wewnętrzni (należący do organizacji) oraz zewnętrzni. Ilość uczestników oraz ich rola uzależnione są w dużym stopniu od charakteru konkretnego projektu. Jednak można wśród nich wyróżnić cztery podstawowe podmioty: sponsor projektu osoba lub podmiot finansujący przedsięwzięcie lub zlecający wykonanie projektu, w przypadku produktów projektów jest to klient, kierownik projektu osoba odpowiedzialna za prawidłową realizację projektu, zespół projektowy pracownicy bezpośrednio zaangażowani w wykonywanie projektu, podwykonawcy podmioty zewnętrzne (przedsiębiorstwa), którym zleca się wykonanie części działań składających się na projekt[1]. (LGOM) [1] Łada Monika, Kozarkiewicz Chlebowska Alina, Podstawy Controllingu Projektów, Centrum Badań nad Projektami s.c., 2006, s.10

21 Co to jest zespół? ZESPÓŁ to grupa ludzi współpracujących ze sobą po to, by zrealizować określony cel. Wspólna praca możliwa jest wtedy, gdy skoordynowane są indywidualne wysiłki poszczególnych osób.

22 Czym jest komunikacja? KOMUNIKACJA Informacja jest absolutnie niezbędna dla utrzymania projektu przy życiu. Wśród problemów z komunikacją występują: komunikacja jako cel, a nie środek; zablokowanie kanałów komunikacji; zniekształcenie informacji.

23 KAŻDY KTOŚ KTOKOLWIEK NIKT Było ważne zadanie do zrobienia i KAŻDYzostał poproszony o jego wykonanie. KAŻDYprzypuszczał, że KTOŚje wykona. KTOKOLWIEKmógł to zrobić, ale nie wykonał tego NIKT. KTOŚz tego powodu się zdenerwował, ponieważ była to praca KAŻDEGO. KAŻDYmyślał, że KTOKOLWIEKmoże to zrobić, NIKTnie zdał sobie sprawy, że KAŻDYtego nie zrobi. Skończyło się na tym, że KTOŚwinił KAŻDEGOpodczas, gdy KTOKOLWIEK nie mógł winić NIKOGO. Można było winić WSZYSTKICH

24 WYSŁANIE WIADOMOŚCI NIE RÓWNA SIĘ ZAKOMUNIKOWANIU WIADOMOŚCI KOMUNIKACJA = STOPIEŃ KOMPLIKACJI KLAROWNOŚĆ ZAUFANIE