Tworzenie projektu w oparciu o metodę PCM

Transkrypt

1 Tworzenie projektu w oparciu o metodę PCM Beata Sławkowska-Domurad Olsztyn 2011 dzień I Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Przetrwają gatunki nie najsilniejsze, ani nie najinteligentniejsze, lecz te, które najlepiej reagują na zmiany. Karol Darwin

3 Nic nie jest pewniejszą oznaką szaleństwa niż robić to samo w kółko i oczekiwać innych rezultatów. Albert Einstein

4 Dokumenty niezbędne na etapie aplikowania i realizacji projektów współfinansowanych z EFS w Polsce: Program Operacyjny Kapitał Ludzki Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Plan Działania Dokumentacja Konkursowa Generator Wniosków Aplikacyjnych z Instrukcją wypełniania Generator Wniosków Płatniczych z Instrukcją wypełniania Plan Komunikacji PO KL System realizacji PO KL UWAGA! Zmiany od

5 Czym jest PROJEKT? NAJMNIEJSZA DAJĄCA SIĘ WYDZIELIĆ JEDNOSTKA STANOWIĄCA PRZEDMIOT POMOCY Narodowy Plan Rozwoju - - słownik terminologiczny O wsparcie ze środków finansowych Unii Europejskiej, niezależnie od procedury aplikowania (konkurs / przetarg), nie można ubiegać się inaczej, jak tylko w formie projektów

6 Sekwencja powiązanych ze sobą działań zorganizowanych i ułożonych w czasie (z określonym początkiem i końcem), nastawiona na osiągnięcie konkretnego celu i mierzalnego wyniku (rezultatów), adresowana do konkretnie określonej grupy odbiorców, wymagająca zaangażowania znacznych, lecz limitowanych zasobów (ludzkich,rzeczowych, finansowych, innych).

7 FUNDAMENTALNE PYTANIA DLACZEGO należy zrealizować projekt - jakie są powody, korzyści i przesłanki ekonomiczne? KTO powinien być zaangażowany? CO ma być rezultatem projektu? JAK projekt jest / będzie realizowany? KIEDY projekt się rozpocznie / zakończy? JAK DŁUGO potrwa realizacja poszczególnych działań? ILE będzie kosztował? JAKIE ZASOBY niefinansowe będą niezbędne? JAKIE CZYNNIKI ZEWNĘTRZNE mogą mieć wpływ na powodzenie projektu? JAKIE są czynniki ryzyka?

8 Zarządzanie projektem Budżet Harmonogram realizacji projektu Regionalne i Lokalne strategie Wartość dodana Projekt Innowacyjność Zasoby: ludzkie, techniczne, organizacyjne, finansowe, etc Informacja i promocja Selekcja i rekrutacja Rezultaty twarde i miękkie Cele: strategiczny, ogólny i cząstkowy Lokalne działania, programy, projekty Partnerstwo i podwykonawstwo Doświadczenie projektodawcy

9 Projekt jest przedsięwzięciem ograniczonym w czasie, jednak zawiera elementy niepewności. Dlatego też, dla usystematyzowania działania konieczne jest wyznaczenie faz, aby móc nadzorować jego przebieg. Poszczególne fazy ustawione od pierwszej do ostatniej nazywamy cyklem życia projektu

10 Termin Zarządzania Cyklem Życia Projektu był stosowany do opisywania czynności zarządzania i procedur podejmowania decyzji używanych w trakcie cyklu życia projektu (włączając kluczowe zadania, role, odpowiedzialności, kluczowe dokumenty i opcje decyzyjne). W 1992 roku Komisja Europejska zaadoptowała zestaw narzędzi do planowania i zarządzania projektami nazwany Zarządzaniem Cyklem Życia Projektu (ang. Project Cycle Management - PCM). Metoda ta główny nacisk kładzie na zapewnienie, że projekt spełni oczekiwania finansującego.

11 Głównym celem, dla którego zastosowano ten zestaw koncepcji było usprawnienie zarządzania projektami współfinasowanymi przez Unią Europejską. Stosowanie PCM w trakcie realizacji projektu jest nazywane "zintegrowanym podejściem" do zarządzania cyklem życia projektu. Literatura: Zarządzanie projektem europejskim, red. Michał Trocki, Bartosz Grucza, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2007.

12 Cykl życia projektu według PCM składa się z 5 faz 1. Programowania - uzgodnienia pomiędzy UE a Krajami Dokumentu Strategii Krajowej. 2. Identyfikacji - identyfikowania projektów zgodnych ze strategią. 3. Formułowania - potwierdzania wykonalności projektów i przygotowania planów projektów. 4. Wdrożenia - dostarczenia rezultatów i osiągania celów poprzez zarządzanie dostępnymi zasobami oraz monitorowanie i raportowanie postępów. 5. Oceny i audytu - oceniania czynności, będących odpowiedzialnością innej strony oraz wyrażanie wniosków dla użytkowników

13 Programowanie to rozpoznawanie problemów na poziomie narodowym i sektorowym w celu określenia obszarów, które należy objąć wsparciem poprzez projekty. Wymaga to przeglądu wskaźników społeczno ekonomicznych, ustalenia priorytetów narodowych oraz określenia wytycznych dla programu, z którego projekty mają być finansowane. Faza programowania kończy się ogłaszaniem konkursów, na które projektodawcy zgłaszają propozycje rozwiązania problemów (wnioskują o dofinansowanie projektów). UCZESTNICY: Komisja Europejska, administracja krajów i regionów, społeczeństwo

14 Identyfikacja to analiza problemów i celów, czyli określenie potrzeb, które projekt ma zaspokoić oraz określenie możliwości ich rozwiązania (koncepcja projektu). UCZESTNICY: potencjalni projektodawcy NARZĘDZIA: drzewo problemów (przyczyny - PROBLEM - skutki) drzewo celów (środki - ROZWIĄZANIE - cele)

15 Formułowanie to przekształcenie koncepcji projektu do postaci wykonalnego i trwałego przedsięwzięcia, zakończone sporządzeniem wniosku o dofinansowanie projektu. faza analizy analiza interesariuszy, problemów, celów i strategii faza planowania matryca projektu, harmonogram realizacji, plan wykorzystania zasobów faza weryfikacji / finansowania złożenie wniosku o dofinansowanie projektu, podjęcie decyzji o dofinansowaniu (zawarcie umowy na realizację projektu) UCZESTNICY: potencjalni projektodawcy, instytucje pośredniczące

16 analiza interesariuszy identyfikacja i charakterystyka gł. odbiorców i uczestników projektu, z uwzględnieniem problemów wymagających interwencji poprzez projekt analiza problemów identyfikacja kluczowych trudności, które mają być choć częściowo rozwiązane za pomocą projektu analiza celów odpowiedź na istniejące problemy oraz wskazanie środków prowadzących do pożądanych zmian analiza strategii określenie dróg osiągnięcia powyższych celów

17 Formułowanie faza planowania matryca logiczna podstawowe narzędzie projektowe pozwalające na precyzyjne zbudowanie struktury projektu, sprawdzenie jego logiki, sformułowanie celów i rezultatów oraz określenie niezbędnych zasobów i przewidywanych kosztów projektu harmonogram projektu pokazuje sekwencję i zależność między zadaniami projektu, podaje czas ich trwania przydziela odpowiedzialność i podkreślenia elementy szczególnie istotne w projekcie plan wykorzystania zasobów zestawienie zapotrzebowania na zasoby i środki (ludzkie, rzeczowe, finansowe, inne); niezbędne narzędzie do skonstruowania spójnego budżetu projektu

18 Wdrażanie - realizacja projektu zgodnie z umową - sprawozdawczość - monitoring realizacji zadań, wykorzystania zasobów i osiągania wskaźników - zmiany w projekcie - rozliczenie projektu UCZESTNICY: projektodawcy, beneficjenci ostateczni, instytucje pośredniczące

19 Ewaluacja badanie jakości przedsięwzięć, a w konsekwencji doskonalenie poprzez dostarczanie informacji służących podnoszeniu ich skuteczności ocena i wykorzystanie wyników oceny do poprawy jakości prowadzonych działań UCZESTNICY: projektodawcy, beneficjenci ostateczni instytucje pośredniczące, instytucje zarządzające

20 Dobre planowanie to: - większa efektywność wykorzystania czasu pracy, - bieżąca weryfikację działań, - podział zadań na osoby, - większe prawdopodobieństwo sukcesu, - oszczędność finansów, - eliminowanie zbędnych zadań, - dobranie zadań do umiejętności ludzi, - precyzyjne określenie celu działania,

21 unikanie konfliktów podczas realizacji działań, gdyż większość jest już przedyskutowana w trakcie procesu planowania, - uporządkowanie zadań i celów, - komfort psychiczny wiem co robić, - łatwość sprzedaży pomysłu zwierzchnikom i sponsorom, -poszerzenie świadomości planujących.

22 Metoda Matrycy Logicznej LFA (Logical Framework Approach), Metoda ta została stworzona w późnych latach 60-tych ubiegłego stulecia w celu wspierania amerykańskiej US Agency of International Development w systemie planowania i oceny projektów. Jej użycie jest wymagane przez Komisję Europejską od roku 1993 jako część systemu Zarządzania Cyklem Projektu. Tworzenie Matrycy Logicznej składa się z 2 etapów: analizy i planowania.

23 Etapy analizy. 1. Analiza interesariuszy. Interesariuszami są osoby, grupy ludzi, instytucje lub firmy, które mogą być zainteresowane sukcesem lub porażką projektu (zarówno jako wdrażający, beneficjenci lub przeciwnicy). Rozróżnia się następujące typy interesariuszy: - interesariusze (osoby lub instytucje, które mogą pośrednio lub bezpośrednio wpływać na projekt), - beneficjenci (ci, którzy w jakiś sposób skorzystają z wdrożenia projektu): grupę docelową + beneficjentów końcowych, partnerzy projektu (ci, którzy wdrażają projekt).

24 2. Analiza problemu. Ma na celu zidentyfikowanie negatywnych aspektów obecnej sytuacji i określenie relacji przyczynowo skutkowych pomiędzy zidentyfikowanymi problemami. Jako rezultat określenia zakresu badania, zdefiniowania ważniejszych problemów, z jakimi spotykają się beneficjenci lub grupy docelowe powstaje Drzewo Problemów

25 3. Analiza celu. Składa się z trzech kroków: a)opisania sytuacji w przyszłości po naprawieniu problemów, b) zweryfikowania hierarchii celów, c) przedstawienia relacji pomiędzy środkami a rezultatami na wykresie.

26 Cele projektu powinny spełniać kryteria SMART: S specific szczegółowość, konkretność - powinny być szczegółowo opisane, dotyczyć konkretnych problemów; M measurable mierzalność cel powinien być łatwo przeformułowany na rezultaty, ujęty w liczby (skwantyfikowany); A acceptable - akceptowalność/trafność, uzgodniony z interesariuszami; R realistic realistyczny możliwy do osiągnięcia poprzez realizację projektu (nie może się odnosić do zadań i obszarów, które projektem nie będą objęte. T- temporable określony w czasie.

27 4. Analiza strategii. Polega na określeniu sposobu i zakresu prac projektu, który rozwiąże zidentyfikowane wcześniej problemy. Wybrana strategia stworzy pierwszą kolumnę Matrycy Logicznej identyfikującą Ogólny Cel, Cel i potencjalne rezultaty.

28 Analiza mocnych i słabych stron organizacji- analiza SWOT Celem analizy jest: Zidentyfikowanie wewnętrznych sił i wad organizacji oraz zewnętrznych okazji i trudności. S (Strengths) W (Weaknesses) O (Opportunities) T (Threats)

29 Analiza organizacji Analizując wnętrze organizacji należy zwrócić uwagę na: dotychczasowe sukcesy i porażki, kultura organizacji, realizowane programy, dotychczasowe strategie, zasoby (czas, pieniądze, środki niematerialne), zarząd, personel, wolontariusze, system informacji wewnętrznej, inne. Analiza otoczenia organizacji Czynniki: - Polityczne, - Ekonomiczne, - Społeczne, - Technologiczne. Spojrzenie na otoczenie poprzez różne grupy pracujące w naszym środowisku: - Odbiorcy naszych usług, - Media, - Sponsorzy, - Lokalne autorytety.

30 ETAP PLANOWANIA Zebrane na poprzednim etapie dane umożliwiają stworzenie Matrycy Logicznej. Matryca dostarcza podsumowania etapu planowania projektu. Matryca Logiczna zawiera: Cel Ogólny Cele Rezultaty Czynności

31 Zalecany jest następujący sposób wypełniania matrycy: Opis projektu od góry do dołu - pierwsza kolumna matrycy nazywana Logiką Interwencji pokazuje logiczne powiązanie pomiędzy środkami, a rezultatem, Założenia od dołu do góry - czwarta kolumna matrycy opisuje zewnętrzne czynniki, które mogą wpływać lub decydować o sukcesie projektu, a pozostają poza kontrolą kierownika projektu,

32 Wskaźniki i Źródła weryfikacji dla Celu ogólnego, Celu oraz Rezultatu od lewej do prawej druga kolumna matrycy definiuje Obiektywnie Mierzalne Wskaźniki, oraz źródło w, którym można potwierdzić czy wskaźniki zostały dobrze zmierzone. Dopiero na podstawie sporządzonej Matrycy Logicznej tworzy się harmonogramy działań i zasobów.

33 Harmonogram czynności: Jest sposobem analizowania i graficznego prezentowania czynności projektu. Harmonogram czynności powinien być ściśle powiązany z dostarczanymi rezultatami projektu, harmonogramem zasobów i budżetem. Następnie tworzony jest harmonogram zasobów i budżet. Po określeniu czynności do każdej z nich określane są zasoby konieczne do ich realizacji. Każdy z zasobów jest przydzielany do odpowiedniej kategorii kosztowej. Na tej podstawie określa się budżet.

34 Ryzyko w projekcie Życie jest ryzykiem. Dlatego należy je wziąć pod uwagę w harmonogramie pracy: - identyfikowanie ryzykownych obszarów, - identyfikowanie znaków ostrzegawczych, - ustalenie opcji i alternatyw, -planowanie!

35 Sukces projektu zależy nie tylko od dobrego rozeznania i zaplanow ania odpow iednich działań. K ażdy projekt jest zależny od ludzi, którzy są z nim zw iązani. Struktura organizacyjna firm y m a istotny w pływ na zdolność organizacji do zarządzania projektam i. Podział cząstkow y prac - W ork B reakdow n Structure

36 Bardzo dziękuję za uwagę. Beata Sławkowska-Domurad Pomorska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. ul. Obrońców Wybrzeża Słupsk tel. 59/ fax 59/ Szkolenie wspólfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego