RAPORT KOŃCOWY Z EWALUACJI EX-POST PROJEKTU

Transkrypt

1 Strona1 RAPORT KOŃCOWY Z EWALUACJI EX-POST PROJEKTU Wsparcie rozwoju mikro i małych przedsiębiorstw branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego poprzez doradztwo bezpośrednie współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Priorytet VIII Regionalne Kadry Gospodarki Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Marzec 2014

2 Strona2 SPIS TREŚCI 1. PODSTAWOWE INFORMACJE O PROJEKCIE EWALUACJA CELE PYTANIA BADAWCZE METODY I NARZĘDZIA BADAWCZE WYNIKI BADANIA - EWALUACJA ZADAŃ PROJEKTU REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY ZARZĄDZENIE CENAMI REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY B ZASADY TWORZENIA KART MENU REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY C WDRAŻANIE SYSTEMU HACCP REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY D USŁUGI CATERINGOWE, PARTY SERVICE REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY E ZARZĄDZANIE FINANSAMI REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY F ZARZĄDZANIE KADRAMI REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY G ASPEKTY PRAWNE PROWADZENIA FIRMY ANALIZA FORMULARZY WYKONANIA USŁUGI DORADCZEJ ZARZĄDZANIE PROJEKTEM OCENA ZARZĄDZANIA PROJEKTEM DEFINIOWANIE PROJEKTU FAZA PLANOWANIA FAZA REALIZACJI ZAMYKANIE PROJEKTU OCENA PROCESU KOMUNIKACJI W PROJEKCIE OCENA OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH OCENA DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH W PROJEKCIE OCENA PROCESU REKRUTACJI DO PROJEKTU PODSUMOWANIE REKOMENDACJE EWALUACYJNE ZESTAWIENIE TABEL, RYSUNKÓW I WYKRESÓW... 77

3 Strona3 1. PODSTAWOWE INFORMACJE O PROJEKCIE Projekt Wsparcie rozwoju mikro i małych przedsiębiorstw branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego poprzez doradztwo bezpośrednie realizowany był przez firmę Ove Arup & Partners International Limited Sp. z o.o. Oddział w Polsce, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, w okresie od 1 października 2012 roku do 31 marca 2014 roku. Projekt, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zrealizowano na podstawie umowy zawartej z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Rzeszowie. Miał on charakter regionalny i obejmował swoim zasięgiem obszar województwa podkarpackiego. We wniosku o dofinansowanie określono następujące cele: Cel główny projektu: Zwiększenie przedsiębiorczości i konkurencyjności podmiotów działających w branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego poprzez doskonalenie kwalifikacji zawodowych 104K i 76M przedsiębiorcy i ich pracownicy z 78 mikro i 42 małych przedsiębiorstw branży gastronomicznej i hotelarskiej woj. podkarpackiego (sekcja I wg PKD działalność związana z zakwaterowaniem i gastronomią) dzięki uczestnictwu w doradztwie bezpośrednim z zakresu: zarządzania finansami, kadrami, aspektu prawnego prowadzenia firmy, zarządzania cenami, wdrażania systemu HACCP, tworzenia kart menu i usług cateringowych, party service w okresie X.2012 III Cele szczegółowe projektu: Przekazanie wiedzy 104 K i 76 M z 120 MMP branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego w okresie X.2012 III.2014 z zakresu tematyki objętej doradztwem bezpośrednim. Zwiększenie umiejętności 104 K i 76 M z 120 MMP branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego w okresie X.2012 III.2014 z zakresu tematyki objętej doradztwem bezpośrednim. Podniesienie zdolności adaptacyjnych i rozwojowych 120 MMP branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego w okresie X.2012 III.2014 w odniesieniu do zmian zachodzących w gospodarce.

4 Strona4 W ramach Projektu wsparciem objęto 180 osób ze 120 MMP branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego. Wszystkie przedsiębiorstwa, które wzięły udział w projekcie spełniały poniższe kryteria: Wielkość przedsiębiorstwa i zakres prowadzonej działalności - mikro, małe przedsiębiorstwa prowadzące działalność gospodarczą zgodną z kodami PKD sekcji I Działalność związana z zakwaterowaniem i usługami gastronomicznymi". Lokalizacja jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa - siedziba/filia/oddział na obszarze województwa podkarpackiego. Nieprzekroczenie dopuszczalnego limitu pomocy de minimis zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006r., w sprawie stosowa art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 379 z dnia 28 grudnia 2006r.). Niepodleganie wykluczeniu z możliwości uzyskania pomocy de minimis zgodnie z warunkami wyłączeń określonymi w Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008r., Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006r. oraz Rozporządzenia Ministra Rozwoju regionalnego z dnia 15 grudnia 2010r. Nieotrzymanie pomocy z innych programów operacyjnych w odniesieniu do tych samych wydatków kwalifikowalnych. Nieskorzystanie z pomocy udzielanej w ramach Działania 6.2. i Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Do udziału w projekcie zostały zakwalifikowane osoby posiadające: Status przedsiębiorcy (w rozumieniu art. 4 ustawy z dnia 2 lipca 2004r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007r. Nr 155, poz. 1095, z późn. zm.)/pracodawcy lub pracownika delegowanego do udziału w projekcie przez mikro/małe przedsiębiorstwo posiadające siedzibę, oddział, filię na terenie województwa podkarpackiego, prowadzące działalność w sekcji I wg PKD; W przypadku pracownika dodatkowo: zatrudnienie na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej. W rezultacie grupę docelową projektu stanowiły wyłącznie osoby zatrudnione na umowę o pracę. Osoby biorące udział w projekcie wyraziły zgodę na przetwarzanie danych osobowych niezbędne w celu realizacji projektu.

5 Strona5 PRODUKTY PROJEKTU: LP. PRODUKTY PROJEKTU WARTOŚĆ DOCELOWA WSKAŹNIKA WARTOŚĆ OSIĄGNIĘTA OD POCZĄTKU REALIZACJI PROJEKTU K M OGÓŁEM K M OGÓŁEM STOPIEŃ REALIZACJI ZAPLANOWANEJ NA KONIEC OKRESU ROZLICZENIOWEGO WARTOŚCI 1. Liczba uczestników doradztwa ,00% 2. Liczba godzin doradztwa na 1 MMP ,00% 3. Liczba godzin pracy doradcy ,00% 4. Liczba mikro przedsiębiorstw objętych doradztwem bezpośrednim ,00% 5. Liczba małych przedsiębiorstw objętych doradztwem bezpośrednim ,00% 6. Liczba firm, które zostały objęte wsparciem w zakresie doradztwa bezpośredniego ,00% 7. Liczba godzin zrealizowanego doradztwa ,00% 8. Liczba wydanych certyfikatów ukończonego doradztwa bezpośredniego ,00% REZULTATY PROJEKTU (wskaźniki pomiaru celu głównego oraz celów szczegółowych projektu): LP. REZULTATY PROJEKTU 1. Liczba osób, które nabyły wiedzę z zakresu doradztwa 2. Liczba osób, których umiejętności wzrosły dzięki udziałowi w doradztwie bezpośrednim Liczba firm, których personel nabył 3. umiejętności niezbędne w branży gastronomicznej i hotelarskiej w wyniku doradztwa bezpośredniego 4. Liczba firm, których zdolności rozwojowe wzrosły dzięki uczestnictwu w projekcie 5. Liczba firm, których zdolności adaptacyjne wzrosły dzięki uczestnictwu w projekcie K kobiety, M mężczyźni, O ogółem WARTOŚĆ DOCELOWA WSKAŹNIKA WARTOŚĆ OSIĄGNIĘTA OD POCZĄTKU REALIZACJI PROJEKTU K M OGÓŁEM K M OGÓŁEM STOPIEŃ REALIZACJI ZAPLANOWANEJ NA KONIEC OKRESU ROZLICZENIOWEGO WARTOŚCI ,00% ,00% ,00% ,00% ,00%

6 Strona6 2. EWALUACJA 2.1 CELE Ewaluacja jest definiowana jako osąd (ocena) wartości interwencji publicznej, dokonany przy uwzględnieniu kryteriów (trafności, skuteczności, efektywności, użyteczności, oddziaływania, trwałości) i standardów. Osąd dotyczy zwykle potrzeb, jakie muszą być zaspokojone w wyniku interwencji oraz osiągniętych efektów. Ewaluacja oparta jest na specjalnie w tym celu zebranych i zinterpretowanych informacjach za pomocą odpowiedniej metodologii 1. W przedmiotowym projekcie celem ewaluacji projektu była ocena jego jakości oraz wpływu podejmowanych działań na osiągniecie zaplanowanego celu głównego oraz celów szczegółowych realizowanego przedsięwzięcia. W ramach działań ewaluacyjnych w projekcie przeprowadzono: Ewaluację ex-ante przed wdrażaniem projektu, podczas której oceniono na ile planowane działania są trafne z punktu widzenia potrzeb (sektora, beneficjentów) oraz spójne co do celów i sposobów ich realizacji. Wyniki analizy stały się podstawą opracowania wniosku o dofinansowanie projektu. To właśnie dzięki ewaluacji ex-ante zostały ustalone potrzeby branży gastronomicznej i hotelarskiej, a także wynikające z tych potrzeb rezultaty projektu niezbędne do zrealizowania. Prowadząc pierwszy etap ewaluacji, Projektodawca oparł się głównie na wynikach ekspertyz naukowych (publikacje, statystyki GUS), a także na badaniu ankietowym. Ewaluacja ex-post przeprowadzana po zakończeniu projektu. Jej zadaniem jest całościowa ocena trafności, skuteczności, efektywności, użyteczności, oddziaływania, trwałości projektu oraz zgodności projektu w kontekście założonych celów. Szczególne znaczenie ma tu odniesienie do założonych celów oraz sprawdzenie w jakim stopniu zostały one osiągnięte. Ponadto ewaluacja ex-post bada długotrwałe efekty projektu oraz dodatkowe, których nie zakładano podczas programowania interwencji. Ewaluacja ex-post stanowi także cenne źródło informacji przy planowaniu kolejnych programów/ projektów. Efektem tej ewaluacji jest niniejszy raport. 1 Plan Oceny Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

7 Strona7 Celem ewaluacji ex-post jest: Ocena przyjętego sposobu wdrażania zaplanowanych działań; Diagnoza zaistniałych czynników, które miały wpływ na realizację działań projektowych i skuteczność osiągania założonych celów projektu; Ocena skuteczności i efektywności działań, a zwłaszcza osiągniętych rezultatów i celów projektu; Diagnoza zgodności realizacji projektu z celami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Ewaluacja on-going projektu miała charakter zewnętrznej ewaluacji przeprowadzonej przez eksperta. Prowadzona była w sposób ciągły w trakcie całego okresu realizacji projektu. Wyniki przedstawione zostały w formie raportów okresowych sporządzonych na zakończenie każdego okresu rozliczeniowego. Ocenie zostały poddane osiągnięte w danym okresie produkty i rezultaty, jak również aktualny kontekst realizacji projektu celem potwierdzenia lub aktualizacji wstępnych założeń projektu. 2.2 PYTANIA BADAWCZE Kluczowe pytania w kontekście realizacji celów projektu: 1. Czy cele, produkty i efekty zdefiniowane w projekcie zostały osiągnięte? 2. Jak Uczestnicy/Uczestniczki doradztwa ocenili oferowane wsparcie pod kątem tematyki zajęć, zdobytej wiedzy/umiejętności, kadry prowadzącej doradztwo (wiedza, sposób jej przekazywania, itp.), korzyści z udziału w projekcie? 3. Czy projekt spełnił oczekiwana adresatów? 4. Czy projekt przyczynił się do rozwiązania, zmniejszenia zidentyfikowanych problemów? 5. Czy zakres tematyczny realizowanych usług doradczych pokrywał się z potrzebami grupy docelowej? Kluczowe pytania w kontekście zgodności projektu z zasadą równości płci: 1. Czy projekt dotarł do odpowiednich osób? 2. Czy ocena projektu przebiega pod kątem jego wpływu na sytuację kobiet i mężczyzn? Czy rezultaty projektu zapewniają jednakowy udział w życiu gospodarczym i społecznym kobietom i mężczyznom?

8 Strona8 Kryteria ewaluacji Kryteria ewaluacji stanowią rodzaj standardów, według których prowadzony był proces ewaluacji i mają charakter wartościujący. Trafność kryterium pozwala ocenić, w jakim stopniu przyjęte cele projektu odpowiadają zidentyfikowanym problemom w obszarze objętym projektem i realnym potrzebom grupy docelowej. Efektywność - kryterium pozwala ocenić stosunek poniesionych nakładów (nakłady finansowe i kadrowe, czas) do uzyskanych produktów. Pomaga znaleźć odpowiedź na pytanie, czy możliwe byłoby osiągnięcie zakładanych celów niższym kosztem. Skuteczność - pozwala ocenić, w jakim stopniu zostały osiągnięte cele projektu założone na etapie planowania. Użyteczność - kryterium pozwala ocenić, czy projekt wpłynął na wiedzę grupy docelowej, czyli w jakim stopniu realizacja projektu przyczyniła się do rozwiązania problemu i przyniosła korzyści grupie docelowej (wzrost wiedzy i umiejętności). Oddziaływanie/wpływ kryterium pozwala ocenić związek między celem projektu i celami ogólnymi, tj. stopień, w jakim korzyści odniesione przez Beneficjentów miały szerszy wpływ na ogólną liczbę osób na danym terenie. Trwałość - kryterium trwałości pozwala ocenić, czy zaplanowane pozytywne efekty projektu będą widoczne po zakończeniu jego realizacji. Kryterium to ma zastosowanie przy ocenie wartości projektu w kategorii jego użyteczności, w dłuższej perspektywie czasowej. 2.3 METODY I NARZĘDZIA BADAWCZE W procesie ewaluacji projektu ex-post zastosowano badanie wszystkich osób (Uczestników/Uczestniczek projektu) oraz przedsiębiorstw (Beneficjentów pomocy) stanowiących grupę docelową, dzięki czemu możliwe było ustalenie efektywności pomocy w ramach realizowanego projektu oraz oszacowanie oddziaływania projektu w odniesieniu do wyznaczonych celów. Metody i techniki ewaluacji projektu zostały dobrane z uwzględnieniem celu ewaluacji, obszaru badania, postawionych pytań ewaluacyjnych oraz możliwości realizacji badania.

9 Strona9 Zastosowane metody badawcze: DESK RESEARCH - ANALIZA DOKUMENTÓW PROJEKTOWYCH wykorzystanie dokumentów zgromadzonych podczas planowania i realizacji projektu pozwoliło na poznanie założeń ewaluowanego przedsięwzięcia, badanie faktów, zebranie informacji w sposób formalny. Na potrzeby ewaluacji przeanalizowano: 1. Wniosek o dofinansowanie projektu 2. Okresowe sprawozdania z ewaluacji bieżącej 3. Plan promocji i rekrutacji 4. Strategię ewaluacji 5. Materiały promocyjne 6. Ankiety ewaluacyjne, wypełniane przez Uczestników/Uczestniczki projektu uczestniczących w sesjach doradczych dwukrotnie: przed rozpoczęciem sesji doradczej oraz po zakończeniu danej sesji - Część I i Część II.A ankiety stanowiła pierwszą fazę badania ankietowego mającego na celu monitorowanie stopnia osiągnięcia rezultatów projektu. Uczestnicy/Uczestniczki doradztwa zostali poproszeni o udzielenie odpowiedzi na pytania sprawdzające poziom ich wiedzy wyjściowej bezpośrednio przed rozpoczęciem części merytorycznej sesji doradczej z danego tematu (pre-test). Po raz drugi odpowiedzi na te same pytania Uczestnicy/Uczestniczki projektu udzielili bezpośrednio po zakończeniu doradztwa z danego tematu (post-test). Zakres merytoryczny pytań pokrywał się z tematyką zaplanowanych sesji doradczych. Wyniki pierwszej fazy badania stały się punktem odniesienia, dzięki któremu możliwe było monitorowanie wzrostu wiedzy Uczestników/Uczestniczek projektu, który nastąpił w wyniku odbytego doradztwa. - Część II.B ankiety stanowiła drugą fazę badania ankietowego mającego na celu monitorowanie wzrostu umiejętności Uczestników/Uczestniczek projektu. Uczestnicy/Uczestniczki doradztwa zostali poproszeni o udzielenie odpowiedzi na pytania związane z umiejętnościami, jakie nabyli/poszerzyli w wyniku udziału w sesji doradczej z danego tematu. Zakres merytoryczny pytań pokrywał się z tematyką zaplanowanych sesji doradczych. - Część III.C ankiety dotyczyła oceny jakości realizowanego wsparcia doradczego pod kątem kryteriów, tj.: stopnia zainteresowania tematami poruszonymi podczas sesji doradczej; przydatności przekazanych podczas doradztwa wiedzy/umiejętności możliwość zastosowania wiedzy oraz umiejętności nabytych podczas doradztwa w pracy; wiedzy osoby prowadzącej sesję doradczą;

10 Strona10 udzielenia przez doradcę wyczerpujących odpowiedzi na pytania Uczestnika/Uczestniczki doradztwa; umiejętności przekazywania wiedzy przez doradcę; korzyści, jakie przyniosło uczestnictwo w sesjach doradczych. W formularzu zostały zawarte również informacje dotyczące tematu usługi doradczej, doradcy prowadzącego usługę, miejsca i terminu realizacji sesji doradczej oraz płci osoby uczestniczącej w doradztwie. 7. Formularze wykonania usług doradczych Analizie poddano 60 formularzy wykonania usług doradczych pod kątem jakości świadczonych przez doradców usług. Analizie poddano przede wszystkim drugą część formularza zawierającą informacje o zidentyfikowanym celu świadczonego wsparcia, stosowanych metodach dydaktycznych oraz efektach usługi doradczej. Celem analizy tych dokumentów było zbadanie użyteczności i skuteczności świadczonych usług doradczych. 8. Użyteczność i treść strony internetowej projektu AGREGACJA DANYCH Po zebraniu odpowiednich danych, dotyczących badanego projektu, przystąpiono do analizy tych informacji. Analiza danych jest procesem złożonym i w przedmiotowym projekcie dotyczyła zarówno danych jakościowych, jak i ilościowych. Na potrzeby ewaluacji zebrano dane o charakterze ilościowym i jakościowym. Analiza danych ilościowych Dane o charakterze ilościowym dotyczyły wszystkich pozyskanych informacji liczbowych, które zostały wykorzystane do zbadania stopnia zrealizowania wskaźników projektu i osiągnięcia założonych rezultatów. Pozwoliły one również na określenie poziomu zależności, jakie wystąpiły pomiędzy różnymi zmiennymi w ramach projektu. Dane ilościowe poddane zostały analizie statystycznej. Dane ilościowe, pozyskane podczas realizacji projektu zostały przetworzone za pomocą aplikacji Access, a także arkuszy kalkulacyjnych i kreatora wykresów Excel.

11 Strona11 Analiza danych jakościowych Dane jakościowe nie są wyrażane w liczbach i dotyczą opisu, stopnia poznania i zrozumienia badanych zjawisk. Pozyskane w procesie ewaluacji dane jakościowe były niezbędne dla właściwej interpretacji informacji liczbowych. Dane jakościowe w przedmiotowej ewaluacji projektu pochodziły głównie z wywiadów mailowych i telefonicznych z Kierownikiem projektu, analizy formularzy usług doradczych uzupełnianych przez doradców w projekcie, a także analizy dokumentacji przygotowanej na potrzeby realizacji projektu. 3. WYNIKI BADANIA - EWALUACJA ZADAŃ PROJEKTU Założone cele, efekty i produkty projektu zostały osiągnięte. W jego ramach zrealizowano godzin doradczych (doradcy przepracowali godzin). Kobiety wzięły udział w 1635 godzinach, a mężczyźni w Poniższe wykresy obrazują sukcesywną realizację godzin doradczych w poszczególnych okresach sprawozdawczych. Początkowe opóźnienia w realizacji usług doradczych były systematycznie nadrabiane aż do momentu wyrównania z założonymi wskaźnikami - w efekcie końcowym projekt został zrealizowany w zaplanowanym terminie i w ramach założonego budżetu. Wykres 1: Liczba godzin doradczych zrealizowanych w danym okresie w podziale na płeć

12 Strona12 Wykres 2: Narastająca liczba godzin doradczych w podziale na płeć W projekcie wzięło udział 120 firm. Biorąc pod uwagę wielkość przedsiębiorstwa zdecydowaną większość stanowili mikroprzedsiębiorcy. Wykres 3: Liczba firm, które ukończyły projekt w podziale na wielkość przedsiębiorstwa

13 Strona REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH W ramach projektu świadczone były usługi doradcze, z następujących zakresów tematycznych: A ZARZĄDZANIE CENAMI A1 - Wyznaczanie cen produktów i usług, wartości kosztów prowadzonej działalności gastronomicznej i hotelarskiej, marża A2 - Opracowanie szablonu budżetu do wyliczenia opłacalności organizacji imprez okolicznościowych, w tym dobór odpowiedniej ilości personelu A3 - System cen kalkulacyjnych w gastronomii, system rozliczeń metodą FOOD COST A4 - Sporządzanie kalkulacji cen potraw za pomocą programu Excel A5 - Zasady prezentacji oferty cenowej firmy w Internecie B ZASADY TWORZENIA KART MENU B1- Rodzaje kart menu (okolicznościowe, klasyczne i nowoczesne), zasady tworzenia, sezonowość karty (pozycje stałe i zmienne) B2 - Karta menu jako oferta handlowa zakładu gastronomicznego obowiązkowe informacje oraz układ dań w karcie menu umiejętny dobór menu do lokalizacji, standardu lokalu oraz oczekiwań konsumentów rola znajomości karty menu przez obsługę i zarządzających restauracją B3 - Przygotowanie karty menu za pomocą dostępnych narządzi informatycznych B4 - Zasady prezentacji menu w Internecie B5 - Zasady tłumaczenia kart menu na języki obce C WDROŻENIE SYSTEMU HACCP C1 - Wdrażanie i utrzymanie standardu HACCP C2 - Analiza i interpretacja obowiązujących przepisów prawa żywnościowego oraz Kodeksu Żywnościowego C3 - Najczęstsze trudności w realizacji przepisów prawa żywnościowego C4 - Tworzenie formularzy egzekwowanych przez Stacje Sanitarno-Epidemiologiczne C5 - Analiza zagrożeń, metody typowania krytycznych punktów kontrolnych oraz opracowywanie działań korygujących i monitorujących D USŁUGI CATERINGOWE, PARTY SERVICE D1 - Podniesienie atrakcyjności świadczonych usług cateringowych nakrywanie stołów na przyjęcia cateringowe w zależności od menu i okazji karta Manu na przyjęcia cateringowe D2 - Standardy profesjonalnej obsługi gościa restauracji i hotelu obsługa gości VIP obsługa gościa trudnego przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji usług gastronomicznych rozwiązywanie konfliktów na linii pracownik obsługi-gość D3 - Zwiększenie oferty organizowanych imprez zleconych(obsługa konferencji, zjazdów, przyjęć weselnych, itp.) profesjonalna organizacja konferencji poczęstunki i przerwy kawowe (obsługa przyjęć stojących) obsługa kelnerska bankietów zasiadanych (przyjęcia weselne, komunie) D4 - Barmaństwo z elementami wiedzy sommelierskiej techniki przygotowania koktajli, zwiększenie ich oferty oraz skuteczna sprzedaż

14 Strona14 profesjonalna sprzedaż win i skuteczne doradzanie gościom w zakresie doboru win do potraw E ZARZĄDZANIE FINANSAMI E1 - Formy rozliczeń gotówkowych, przedpłata, zaliczka, zadatek, kaucja i ich wpływ na podatek dochodowy i podatek VAT. E2 - Ocena kondycji finansowej obiektu gastronomicznego i/lub hotelarskiego E3 - Zasady i możliwości pozyskania dotacji na rozwój działalności gospodarczej na obszarach wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich E4 - Zasady i możliwości pozyskania zewnętrznych środków na rozwój działalności ze środków Powiatowego Urzędu Pracy, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, funduszy pożyczkowych itp. E5 - Przygotowanie dokumentów do uzyskania kredytu na rozwój prowadzonej działalności E6 - Przygotowanie biznes planów E7 - Efektywne zarządzanie budżetem na działania promocyjne w Internecie F ZARZĄDZANIE KADRAMI F1 - Sposoby rozwiązywania konfliktów w pracy F2 - Sposoby motywowania pracowników F3 - Elastyczne formy zatrudnienia F4 - Korzyści wynikające z wprowadzenia ocen okresowych pracowników, określenie kompetencji pracownika na danym stanowisku, diagnoza poziomu zadowolenia pracowników F5 - Monitorowanie jakości pracy oraz czasu pracy pracowników przy wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi informatycznych G ASPEKTY PRAWNE PROWADZENIA FIRMY G1 - Przygotowanie umów z kontrahentami G2 - Przygotowywanie wniosku o zaszeregowanie obiektu hotelarskiego lub zmiany kategoryzacji obiektu G3 - Opracowanie pism procesowych, pozwów, zażaleń, wniosków, monitów itp. G4 - Windykacja należności Największym zainteresowaniem Uczestników i Uczestniczek projektu cieszył się dział tematyczny związany z usługami cateringowymi i party service. Najmniejsze powodzenie miały usługi doradcze z zakresu zarządzania kadrami.

15 Strona15 Wykres 4: Liczba usług doradczych w ramach poszczególnych zakresów obszarów tematycznych Efektem udziału Uczestników/Uczestniczek Projektu w doradztwie realizowanym w ramach projektu był znaczący przyrost wiedzy z poszczególnych zagadnień (badany na podstawie odpowiedzi na pytania w ankietach ewaluacyjnych udzielanych przed i po zakończeniu części merytorycznej doradztwa) średnio przyrost ten wyniósł 73% - największy był w przypadku usług cateringowych i party service, najmniejszy w przypadku zagadnień wskazanych w dziele zarządzanie kadrami. Po analizie poszczególnych ankiet zaobserwowano, iż początkowy poziom wiedzy w tej tematyce był większy niż w innych przypadkach, co świadczy o chęci podnoszenia przez Uczestników/Uczestniczki Projektu swoich kompetencji w obszarach wiedzy, którą już wcześniej posiadali.

16 Strona16 Wykres 5: Przyrost wiedzy w ramach poszczególnych zakresów tematycznych W wyniku zrealizowanych usług doradczych nastąpiło zdecydowane poszerzenie umiejętności uczestniczek/uczestników sesji doradczych. Przy punktacji tego kryterium zostały wzięte pod uwagę pozycje związane z: wzrostem umiejętności, gdzie na pięciostopniowej skali ocen 1 oznaczało - wcale, 2 w niewielkim stopniu, 3 w średnim stopniu, 4 w dużym stopniu, 5 w bardzo dużym stopniu. samodzielnością wykonywania zadań w przyszłości, gdzie na trzystopniowej skali ocen 1 oznacza nie, 2 tak, ale za pomocą wzoru, 3- tak. swobodą poruszania się w tematyce objętej doradztwem, gdzie na pięciostopniowej skali ocen 1 oznaczało - wcale, 2 w niewielkim stopniu, 3 w średnim stopniu, 4 w dużym stopniu, 5 w bardzo dużym stopniu.

17 Strona17 Wykres 6: Ocenia umiejętności Doradcy świadczący usługi w projekcie byli oceniani przez Uczestników/Uczestniczki doradztwa każdorazowo po ukończonym spotkaniu doradczym z danej tematyki. Ocena doradców dokonywana była za pomocą pytań zawartych w ankietach ewaluacyjnych na 3 płaszczyznach: posiadanej wiedzy, umiejętności jej przekazywania oraz udzielania wyczerpujących odpowiedzi na pytania (skala oceny: od 1 do 6, gdzie 1 to ocena najniższa a 6 to ocena najwyższa). Doradcy zostali przez wszystkich Uczestników/ Uczestniczki ocenieni bardzo wysoko. Średnia ocena wyniosła odpowiednio 5,59; 5,61 oraz 5,66. Świadczy to o tym, iż kadra doradcza zatrudniona w projekcie została odpowiednio dobrana zarówno pod kątem wiedzy merytorycznej, jak i zdolności doradczych. Poniższy wykres obrazuje średnie oceny na każdej ze skal.

18 Strona18 Wykres 7: Ocena doradców W wypełnianej ankiecie ewaluacyjnej Uczestnicy/Uczestniczki projektu oceniali również doradztwo - pod kątem odniesionych korzyści, możliwości zastosowania w praktyce zdobytej wiedzy oraz na ile dany temat interesował uczestnika i odpowiadał jego potrzebom. Doradztwa zostały ocenione bardzo wysoko, co świadczy o trafności i użyteczności projektu. Średnie dla powyższych kryteriów były następujące: 5,62 na skali korzyści; 5,63 na skali zainteresowania oraz 5,61 na skali zastosowania. Najwyższe oceny przyznano usługom doradczym z zakresu zarządzania cenami. Wykres 8: Ocena doradztwa

19 Strona REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY ZARZĄDZANIE CENAMI W ramach zakresu tematycznego A realizowano następujące usługi doradcze: A1- Wyznaczanie cen produktów i usług, wartości kosztów prowadzonej działalności gastronomicznej i hotelarskiej, marża. A2 - Opracowanie szablonu budżetu do wyliczenia opłacalności organizacji imprez okolicznościowych, w tym dobór odpowiedniej ilości personelu. A3 - System cen kalkulacyjnych w gastronomii, system rozliczeń metodą FOOD COST. A4 - Sporządzanie kalkulacji cen potraw za pomocą programu Excel. A5 - Zasady prezentacji oferty cenowej firmy w Internecie. Poniższy wykres prezentuje częstotliwość wyboru poszczególnych tematów jak widać największym zainteresowaniem cieszyło się doradztwo dotyczące systemu cen kalkulacyjnych w gastronomii, systemu rozliczeń metodą FOOD COST. Wykres 9: Liczba usług doradczych: zarządzanie cenami Największy przyrost wiedzy zaobserwowano w przypadku tematu A1 wyznaczanie cen produktów i usług, wartości kosztów prowadzonej działalności gospodarczej i/lub hotelarskiej, marża.

20 Strona20 Wykres 10: Przyrost wiedzy: zarządzanie cenami Uczestnicy/Uczestniczki projektu odpowiedzieli również na pytania związane z umiejętnościami, jakie nabyli/poszerzyli w wyniku udziału w sesjach doradczych. Średnia ocen przedstawiała się następująco: 4,61 na skali wzrostu umiejętności, 2,52 na skali samodzielności wykonywania zadania w przyszłości, 3,87 na skali swobody poruszania się w tematyce objętej doradztwem. Wykres 11: Ocena umiejętności: zarządzanie cenami

21 Strona21 Wykres 12: Wzrost umiejętności Z analizy ankiet ewaluacyjnych wynika, iż najlepiej zostali ocenieni doradcy prowadzący zajęcia z tematu A2 wyliczenia opłacalności organizacji imprez okolicznościowych oraz A4 - Sporządzanie kalkulacji cen potraw za pomocą programu Excel. Wykres 13: Ocena doradcy: zarządzanie cenami Wszystkie zrealizowane usługi doradcze zostały ocenione bardzo wysoko (najniższa średnia 5,50) jako przynoszące korzyści, interesujące oraz mające zastosowanie w codziennej pracy Uczestników Uczestników/Uczestniczek projektu. Najlepsze oceny uzyskało doradztwo z tematyki A4 sporządzanie kalkulacji cen.

22 Strona22 Wykres 14: Ocena doradztwa: zarządzanie cenami REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY B ZASADY TWORZENIA KART MENU W ramach zakresu tematycznego B realizowano następujące doradztwa: B1- Rodzaje kart menu (okolicznościowe, klasyczne i nowoczesne), zasady tworzenia, sezonowość karty (pozycje stałe i zmienne). B2 - Karta menu jako oferta handlowa zakładu gastronomicznego. obowiązkowe informacje oraz układ dań w karcie menu umiejętny dobór menu do lokalizacji, standardu lokalu oraz oczekiwań konsumentów rola znajomości karty menu przez obsługę i zarządzających restauracją. B3 - Przygotowanie karty menu za pomocą dostępnych narządzi informatycznych B4 - Zasady prezentacji menu w Internecie. B5 - Zasady tłumaczenia kart menu na języki obce. Bezapelacyjnie najciekawszym i najpopularniejszym tematem okazał się temat B2 Karta Manu jako oferta handlowa zakładu gastronomicznego jest to doradztwo, które odbywało się najczęściej ze wszystkich tematów realizowanych w ramach projektu.

23 Strona23 Wykres 15: Liczba usług doradczych: zasady tworzenia kart menu Największy przyrost wiedzy nastąpił w przypadku tematu B3 doradztwo z zakresu przygotowanie karty menu za pomocą dostępnych narzędzi informatycznych. Wykres 16: Przyrost wiedzy: zasady tworzenia kart menu Badanie ankietowe pozwoliło zaobserwować, iż w wyniku zrealizowanych sesji doradczych u wszystkich uczestników/ uczestniczek nastąpił wzrost umiejętności.

24 Strona24 Respondenci, na pytanie dotyczące wzrostu umiejętności, głównie wskazywali odpowiedź w bardzo dużym stopniu lub w dużym stopniu. Wykres17: Ocena umiejętności: zasady tworzenia kart menu Wykres 18: Wzrost umiejętności 5,00 4,50 4,00 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 Wzrost umiejętności: zasady tworzenia kart menu 5,00 4,81 4,54 4,58 4,60 0,00 B1 B2 B3 B4 B5 Łącznie Doradcy prowadzący sesje doradcze z zakresu promocji zostali ocenieni bardzo wysoko, najlepsze noty otrzymały osoby prowadzące doradztwo z zakresu prezentacji menu w Internecie w ich przypadku średnia wyniosła 6,0 na wszystkich trzech skalach, co obrazuje poniższy wykres.

25 Strona25 Wykres 19: Ocena doradcy: zasady tworzenia kart menu Doradztwo z zakresu prezentacji Manu w Internecie również zostały ocenione bardzo wysoko, średnia nie spadała poniżej 6,0. Wykres 20: Ocena doradztwa: zasady tworzenia kart menu REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY C WDRAŻANIE SYSTEMU HACCP W ramach zakresu tematycznego C realizowane były następujące doradztwa: C1 - Wdrażanie i utrzymanie standardu HACCP. C2 - Analiza i interpretacja obowiązujących przepisów prawa żywnościowego oraz

26 Strona26 Kodeksu Żywnościowego. C3 - Najczęstsze trudności w realizacji przepisów prawa żywnościowego. C4 - Tworzenie formularzy egzekwowanych przez Stacje Sanitarno-Epidemiologiczne. C5 - Analiza zagrożeń, metody typowania krytycznych punktów kontrolnych oraz opracowywanie działań korygujących i monitorujących. Jak wynikało z poprzednich analiz, usługi doradcze z zakresu wdrażania systemu HACCP nie cieszyły się zainteresowaniem Uczestników/Uczestniczek projektu. Spośród tematów z działu C Uczestnicy/Uczestniczki projektu wybierali jedynie doradztwo C1 związane z wdrażaniem i utrzymaniem standardu HACCP. Wykres 21: Liczba usług doradczych: Wdrażanie systemu HACCP W ramach usług doradczych z zakresu wdrażania i utrzymania standardu HACCP zaobserwowany został przyrost wiedzy o 82%.

27 Strona27 Wykres 22: Przyrost wiedzy: wdrażanie systemu HACCP Przedstawione poniżej wykresy wskazują, iż w wyniku spotkań doradczych zrealizowanych w ramach obszaru tematycznego z grupy wdrażanie systemu HACCP nastąpił wzrost umiejętności do poziomu 4,50. Wykres 23: Ocena umiejętności: wdrażanie systemu HACCP

28 Strona28 Wykres 24: Wzrost umiejętności: wdrażanie systemu HACCP Wzrost umiejętności: wdrażanie systemu haccp 4,50 4,00 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 4,50 4,50 0,00 0,00 0,00 0,00 C1 C2 C3 C4 C5 Łącznie Doradcy prowadzący sesje doradcze z tematu C1 zostali ocenieni bardzo wysoko - w ich przypadku średnia wyniosła 5,57 na wszystkich trzech skalach, co obrazuje poniższy wykres. Wykres 25: Ocena doradcy: Wdrażanie systemu HACCP Doradztwa z działu C zostały ocenione jako przynoszące korzyści, interesujące oraz mające zastosowanie w codziennej pracy Uczestników/Uczestniczek projektu.

29 Strona29 Wykres 26: Ocena doradztwa: Wdrażanie systemu HACCP REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY D USŁUGI CATERINGOWE, PARTY SERVICE W ramach zakresu tematycznego D realizowano następujące doradztwa: D1 - Podniesienie atrakcyjności świadczonych usług cateringowych nakrywanie stołów na przyjęcia cateringowe w zależności od menu i okazji karta Manu na przyjęcia cateringowe. D2 - Standardy profesjonalnej obsługi gościa restauracji i hotelu obsługa gości VIP obsługa gościa trudnego przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji usług gastronomicznych rozwiązywanie konfliktów na linii pracownik obsługi-gość. D3 - Zwiększenie oferty organizowanych imprez zleconych(obsługa konferencji, zjazdów, przyjęć weselnych, itp.) profesjonalna organizacja konferencji poczęstunki i przerwy kawowe (obsługa przyjęć stojących) obsługa kelnerska bankietów zasiadanych (przyjęcia weselne, komunie). D4 - Barmaństwo z elementami wiedzy sommelierskiej techniki przygotowania koktajli, zwiększenie ich oferty oraz skuteczna sprzedaż profesjonalna sprzedaż win i skuteczne doradzanie gościom w zakresie doboru win do potraw.

30 Strona30 Najwięcej osób wzięło udział w usługach doradczych z zakresu: podniesienie atrakcyjności świadczonych usług cateringowych odbyło się 95 takich usług. Temat D1 był jednym z najczęściej wybieranych tematów przez Beneficjentów pomocy. Wykres 27: Liczba usług doradczych: usługi cateringowe, party service Przyrost wiedzy był znaczący, w przypadku każdego z doradztw wyniósł powyżej 60%, przekraczając 73% przy tematyce zwiększenia oferty organizowanych imprez okolicznościowych. Wykres 28: Przyrost wiedzy: usługi cateringowe, party service

31 Strona31 Uczestnicy/Uczestniczki spotkań doradczych po zakończonych sesjach doradczych ocenili również swój poziom umiejętności. Ocena umiejętności dokonywana była za pomocą pytań zawartych w ankietach ewaluacyjnych na 3 płaszczyznach: wzrost wiedzy, swoboda poruszania się w tematyce objętej doradztwem (skala oceny: od 1 do 5, gdzie 1 oznacza wcale, 2 w niewielkim stopniu, 3 w średnim stopniu, 4 w dużym stopniu, 5 w bardzo dużym stopniu ), samodzielność wykonywania zadania w przyszłości (skala oceny: od 1 do 3, gdzie 1 oznacza nie, 2 tak, ale za pomocą wzoru, 3 tak ). Średnia ocen wynosiła odpowiednio 4,64; 4,56 oraz 2,78. Poniższy wykres obrazuje oceny na każdej ze skal. Wykres 29: Ocena umiejętności: usługi cateringowe, party service Jak można zaobserwować na poniższym wykresie, największy wzrost wiedzy nastąpił w przypadku tematu związanego z barmaństwem oraz elementami wiedzy somelierskiej.

32 Strona32 Wykres 30: Wzrost umiejętności: usługi cateringowe, party service Doradcy zostali ocenieni bardzo wysoko powyżej 5,7 na 6-cio stopniowej skali. Wykres 31: Ocena doradcy: usługi cateringowe, party service Również same usługi doradcze zostały ocenione bardzo wysoko, zdecydowanie najlepiej z nich wypadła tematyka barmańska.

33 Strona33 Wykres 32: Ocena doradztwa: Usługi cateringowe, party service REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY E ZARZĄDZANIE FINANSAMI W ramach zakresu tematycznego E realizowano następujące doradztwa: E1- Formy rozliczeń gotówkowych, przedpłata, zaliczka, zadatek, kaucja i ich wpływ na podatek dochodowy i podatek VAT. E2 - Ocena kondycji finansowej obiektu gastronomicznego i/lub hotelarskiego. E3 - Zasady i możliwości pozyskania dotacji na rozwój działalności gospodarczej na obszarach wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich. E4 - Zasady i możliwości pozyskania zewnętrznych środków na rozwój działalności ze środków Powiatowego Urzędu Pracy, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, funduszy pożyczkowych itp. E5 - Przygotowanie dokumentów do uzyskania kredytu na rozwój prowadzonej działalności. E6 - Przygotowanie biznes planów. E7 - Efektywne zarządzanie budżetem na działania promocyjne w Internecie. Większość z Uczestników/Uczestniczek projektu, wybierających doradztwo z zakresu E, decydowało się na temat dotyczący możliwości pozyskania zewnętrznych środków na rozwój działalności ze środków Powiatowego Urzędu Pracy, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, funduszy pożyczkowych, itp. z tego tematu odbyło się 41 spotkań doradczych.

34 Strona34 Nie były realizowane natomiast doradztwa dotyczące możliwości pozyskania dotacji na rozwój działalności gospodarczej na obszarach wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich, Przygotowania dokumentów do uzyskania kredytu na rozwój działalności oraz efektywnego zarządzania budżetem. Wykres 33: Liczba usług doradczych: zarządzanie finansami Średni przyrost wiedzy z tematyki pozyskiwania środków zewnętrznych wyniósł 79%. Wykres 34: Przyrost wiedzy: zarządzanie finansami

35 Strona35 Poniższe dane potwierdzają, iż w wyniku spotkań doradczych z tematów E nastąpił wzrost umiejętności. Najwyższy wzrost umiejętności nastąpił w przypadku tematu E2 i E6. Wykres 35: Ocena umiejętności: zarządzanie finansami Wykres 36: Wzrost umiejętności: zarządzanie finansami

36 Strona36 Doradcy zostali uznani za posiadających dużą wiedzę i jednocześnie umiejących ją przekazać. Respondenci odpowiedzieli również, iż doradcy wyczerpująco odpowiadali na zadawane pytania. Wykres 37 Ocena doradcy: zarządzanie finansami Doradztwo zostało ocenione bardzo wysoko, średnia w tematyce E wyniosła powyżej 5,5. Wykres 38: Ocena doradztwa: zarządzanie finansami

37 Strona REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY F ZARZĄDZANIE KADRAMI W ramach zakresu tematycznego F realizowano następujące doradztwa: F1 - Sposoby rozwiązywania konfliktów w pracy. F2 - Sposoby motywowania pracowników. F3 - Elastyczne formy zatrudnienia. F4 - Korzyści wynikające z wprowadzenia ocen okresowych pracowników, określenie kompetencji pracownika na danym stanowisku, diagnoza poziomu zadowolenia pracowników. F5 - Monitorowanie jakości pracy oraz czasu pracy pracowników przy wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi informatycznych. Spotkania doradcze z obszaru tematycznego dotyczącego zarządzania kadrami nie cieszyły się zbytnim zainteresowaniem wśród beneficjentów pomocy. W ramach projektu zrealizowano jedynie 3 usługi doradcze z tematu F1. Wykres 39: Liczba usług doradczych: zarządzanie kadrami Efektem udziału uczestników/ uczestniczek projektu w usługach doradczych był przyrost wiedzy z zakresu rozwiązywania konfliktów w pracy o ponad 50%.

38 Strona38 Wykres 40: Przyrost wiedzy: zarządzanie kadrami W wyniku zrealizowanych usług doradczych nastąpił wzrost umiejętności uczestników/ uczestniczek projektu co obrazują poniższe wykresy. Wykres 41: Ocena umiejętności: zarządzanie kadrami

39 Strona39 Wykres 42: Wzrost umiejętności: zarządzanie kadrami Doradcy prowadzący sesje doradcze w ramach tematyki F1 zostali bardzo wysoko ocenieni pod kątem: wiedzy doradców, udzielania wyczerpujących odpowiedzi na zadawane pytania, umiejętności przekazywania wiedzy. Nie odnotowano ocen: 1, 2, 3, w wyżej wymienionych kategoriach. Wykres 43: Ocena doradcy: zarządzanie kadrami Doradztwa w ramach tematyki związanej z rozwiązywaniem konfliktów w pracy zostały ocenione jako przynoszące korzyści, interesujące i mające zastosowanie w pracy.

40 Strona40 Wykres 44: Ocena doradztwa: zarządzanie kadrami REALIZACJA USŁUG DORADCZYCH: ZAKRES TEMATYCZNY G ASPEKTY PRAWNE PROWADZENIA FIRMY W ramach zakresu tematycznego G realizowano następujące doradztwa: G1 - Przygotowanie umów z kontrahentami. G2 - Przygotowywanie wniosku o zaszeregowanie obiektu hotelarskiego lub zmiany kategoryzacji obiektu. G3 - Opracowanie pism procesowych, pozwów, zażaleń, wniosków, monitów itp. G4 - Windykacja należności. W ramach obszaru tematycznego dotyczącego aspektów prawnych prowadzenia firmy nielicznie świadczone były jedynie usługi doradcze z tematu: przygotowania umów z kontrahentami oraz opracowania pism procesowych, pozwów itp.

41 Strona41 Wykres 45: Liczba usług doradczych: aspekty prawne prowadzenia firmy Na podstawie analizy wyników odpowiedzi uczestników doradztwa na pytania dotyczące wiedzy, można było zaobserwować znaczący przyrost wiedzy, zobrazowany przez poniższy wykres. Wykres 46: Przyrost wiedzy: aspekty prawne prowadzenia firmy Poniższe wyniki z pytań, w którym uczestnicy/uczestniczki oceniali poziom swoich umiejętności po zakończonych spotkaniach doradczych potwierdzają, iż nastąpił ich zdecydowany wzrost.

42 Strona42 Wykres 47: Ocena umiejętności: aspekty prawne prowadzenia firmy Wykres 48: Wzrost umiejętności: aspekty prawne prowadzenia firmy Średnia ocena doradców prowadzących zajęcia z zakresu Aspektów prawnych prowadzenia firmy była bardzo wysoka i wyniosła ponad 5,51.

43 Strona43 Wykres 49: Ocena doradcy: Aspekty prawne prowadzenia firmy Doradztwo z zakresu G uzyskało bardzo wysokie oceny, które dały średnią 5,47 na skali korzyści, 5,47 na skali zainteresowania oraz 5,47 na skali zastosowania w pracy. Wykres 50: Ocena doradztwa: Aspekty prawne prowadzenia firmy

44 Strona44 WNIOSKI EWALUACYJNE Nastąpił zdecydowany wzrost wiedzy Uczestników/Uczestniczek doradztwa z poszczególnych zakresów tematycznych. Średni przyrost wiedzy dla całego projektu wyniósł 73%. Nastąpiło zwiększenie umiejętności Uczestników/Uczestniczek doradztwa w wyniku udziału w sesji doradczej z danego tematu. Możliwość zastosowania w pracy umiejętności nabytych w czasie doradztwa została oceniona na poziomie 4,59 w skali całego projektu. Uczestnicy/Uczestniczki doradztwa wysoko ocenili jakość oferowanego wsparcia doradczego. Średnia ocena doradcy dla całego projektu wyniosła 5, ANALIZA FORMULARZY WYKONANIA USŁUGI DORADCZEJ Po każdej usłudze doradczej doradca zobligowany był do uzupełnienia części B formularza wykonania usługi doradczej. Formularze zawierały dane przedsiębiorstwa korzystającego z usługi doradczej oraz szczegółowe informacje o przebiegu świadczonego wsparcia (data, miejsce, temat, dane doradcy). W dokumencie, doradcy szczegółowo charakteryzowali cel świadczonej usługi, która powinna być ukierunkowana na rozwiązanie lub przedstawienie propozycji rozwiązania konkretnego problemu, zaś jej efektem powinno być opracowanie i/lub wdrożenie określonych usprawnień i działań w danym obszarze/temacie. Prezentowano również metody i narzędzia wykorzystane podczas realizacji usługi doradczej oraz osiągnięte rezultaty. Na potrzeby procesu ewaluacji projektu przeanalizowano 60 formularzy wykonania usług doradczych. Z analizy wynika, że doradcy dość szczegółowo charakteryzowali cele świadczonych usług. Wstępnym etapem każdego wsparcia było zdiagnozowanie potrzeb i oczekiwań każdego Uczestnika/Uczestniczki w ramach danego tematu doradztwa. Przykładowe diagnozy potrzeb i wyznaczone przez doradców cele świadczonych usług: ID doradztwa: B2 Tematyka doradztwa: Karta menu jako oferta handlowa zakładu gastronomicznego Usługa doradcza miała na celu rozwiązanie problemu przedsiębiorstwa, polegającego na braku umiejętności z zakresu dostosowania karty menu do standardu lokalu oraz do oczekiwań klientów. Usługa doradcza obejmowała: - Omówienie podstawowych zasad dotyczących standardów tworzenia karty menu,

45 Strona45 - Omówienie procedur produkcji i aranżacji potraw znajdujących się w karcie menu, - Przygotowanie we współpracy z uczestnikiem propozycji nowych dań. ID doradztwa: D2 Tematyka doradztwa: Standardy profesjonalnej obsługi gościa restauracji i hotelu Przedmiotowa usługa doradcza miała na celu rozwiązanie problemu polegającego na braku standaryzacji i niskim poziomie obsługi gości lokalu, ze szczególnym uwzględnieniem standardów obsługi gościa trudnego. Usługa doradcza objęła: - Omówienie procedur postępowania z gośćmi trudnymi - Omówienie standardów obsługi gości w lokalu gastronomicznym - Ustalenie wraz z Managerem lokalu standardów i schematów obsługi gości ID doradztwa: D4 Tematyka doradztwa: Barmaństwo z elementami wiedzy sommelierskiej Przedmiotowa usługa doradcza miała na celu rozwiązanie problemu występującego w lokalu związanego z zatrudnianiem przez Firmę stażystów na stanowisko kelnera. Wykształcenie zawodowe pozwala stażystom na swobodne wykonywanie obowiązków kelnera, jednak brak doświadczenia w pracy z ekspresem ciśnieniowym powoduje, że kawa przygotowywana w lokalu jest kiepskiej jakości. Usługa doradcza objęła: - Wykład dotyczący historii kawy, technik jej przygotowywania oraz podstawowych typów kawy włoskiej, - Przeprowadzenie, wraz z Uczestnikiem sesji doradczej, praktycznych ćwiczeń z wykorzystaniem ekspresu ciśnieniowego, polegających na nadzorowanym wykonaniu kaw: espresso, espresso doppio, americano, cafe lungo, cafe latte, cafe latte machiatto oraz cafe con panna. ID doradztwa: E4 Tematyka doradztwa: Zasady i możliwości pozyskania zewnętrznych środków na rozwój działalności ze środków Powiatowego Urzędu Pracy, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, funduszy pożyczkowych itp. Przedmiotowa usługa doradcza miała na celu rozwiązanie problemu przedsiębiorcy polegającego na braku wiedzy dotyczącej możliwości pozyskania środków zewnętrznych na rozwój działalności gospodarczej oraz tworzenia nowych miejsc pracy.

46 Strona46 Doradztwo pozwoliło na zaprezentowanie wniosków i sposobu wypełniania pożyczek dla MŚP z Funduszy Pożyczkowych i Poręczeniowych dla firm które mają słabą zdolność kredytową w pierwszych latach swojej działalności. Wskazano możliwość ubiegania się o środki z Programu Tworzenie i Rozwój Mikroprzedsiębiorstw. Podczas doradztwa przekazano również informacje na temat innych projektów dofinansowanych za środków UE (szkolenia i staże unijne). ID doradztwa: G1 Tematyka doradztwa: Przygotowanie umów z kontrahentami Usługa doradcza miała na celu rozwiązanie problemów przedsiębiorstwa dotyczących kompleksowego przygotowania umów o realizację usług gastronomicznych oraz organizację imprez okolicznościowych, w tym wesel, a także problemów związanych z egzekwowaniem postanowień zawartych w umowach. W toku doradztwa omówione zostały zasady przygotowywania umów, a także stosowania różnego rodzaju klauzul, przydatnych dla dochodzenia ewentualnych roszczeń wynikających z umów. Omówione i zredagowane zostały wzorce umowy na organizację imprezy okolicznościowej, wesela, a także wynajem sal restauracyjnych bez świadczenia dodatkowych usług (na pokazy, konferencje, itp.) W procesie doradczym wykorzystano szereg metod umożliwiających poznanie potrzeb i oczekiwań Uczestników/Uczestniczek świadczonych usług, a także dostarczenie właściwej wiedzy i umiejętności w danym temacie. Wśród stosowanych podczas usług doradczych metod znalazły się m.in.: Wywiad, dyskusja Obserwacja Audyt Rozmowa doradcza (diagnoza problemu) Wykład Ćwiczenia indywidualne/praktyczne Metody testowe Wykorzystanie komputera i Internetu Analiza SWOT, analiza marketingowa 5P, analiza struktury Inscenizacja Praca z księgą HACCP Stosowane przez doradców metody pracy podczas świadczonego doradztwa były właściwie dobierane do tematyki udzielanego wsparcia. Różnorodność metodologii pracy z Uczestnikami i Uczestniczkami projektu przyczyniły się do sukcesu świadczonego doradztwa, o którym świadczy analiza wyników z ankiet oceniających

47 Strona47 pracę poszczególnych doradców (Uczestnicy i Uczestniczki projektu bardzo wysoko ocenili pracę doradców oraz jakość i przydatność przekazywanych informacji). W formularzach określono również rezultaty świadczonych usług doradczych. Dzięki szczegółowym opisom jednoznacznie można stwierdzić, czy świadczone doradztwo rozwiązało zdiagnozowane problemy. Z analizy wynika, że w przypadku każdej usługi doradcom udało się wypełnić oczekiwania Uczestników/Uczestniczek usługi. Przykładowe opisy rezultatów: ID doradztwa: D 5 Tematyka doradztwa: Standardy profesjonalnej obsługi gościa restauracji i hotelu W odpowiedzi na zasygnalizowany problem dotyczący niskiej obsługi gości obiektu uczestniczka usługi doradczej nabyła wiedzę i umiejętności w zakresie wysokich standardów obsługi gości oraz mechanizmów ich wprowadzania w pracy restauracji. Uczestniczka w wyniku realizacji doradztwa wzbogaciła swoją wiedzę i umiejętności w zakresie stosowania procedur profesjonalnej obsługi gościa trudnego w restauracji. ID doradztwa: E1 Tematyka doradztwa: Formy rozliczeń gotówkowych, przedpłata, zaliczka, zadatek, kaucja i ich wpływ na podatek dochodowy i podatek VAT W odpowiedzi na zasygnalizowany problem uczestnik doradztwa zdobył pełną wiedzę na temat zasad prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak również prawidłowych rozliczeń bezgotówkowych i gotówkowych. Doradztwo pozwoli w pełni korzystać z form rozliczeń gotówkowych tj. przedpłata, zaliczka, zadatek, kaucja. Wiedza przekazana uczestnikowi spotkania doradczego jest niezbędna i przyczyni się do prawidłowego obliczania podatku dochodowego i podatku VAT w firmie. ID doradztwa: G1 Tematyka doradztwa: Formy rozliczeń gotówkowych, przedpłata, zaliczka, zadatek, kaucja i ich wpływ na podatek dochodowy i podatek VAT W odpowiedzi na zasygnalizowany problem Beneficjent zdobył wiedzę i umiejętności pozwalające na właściwe i korzystne dla beneficjenta redagowanie umów, w szczególności

48 Strona48 umów na organizację imprez okolicznościowych, jak również uzyskanie gotowych wzorów, które mogą być wykorzystane przez beneficjenta w jego dalszej działalności. WNIOSKI EWALUACYJNE Analiza formularzy usług doradczych pozwoliła stwierdzić, że wypełnione zostało kryterium trafności projektu diagnoza potrzeb przeprowadzona na początku każdej sesji doradczej wskazała na konkretne trudności Uczestników i Uczestniczek w określonych tematach. Świadczone w ramach projektu doradztwo pozwoliło rozwiązać szereg problemów Uczestników i Uczestniczek i realnie przyczyniło się do zaspokojenia potrzeb grupy docelowej. Jednocześnie wypełnione zostało kryterium użyteczności. Warto zaznaczyć również, że analiza tej dokumentacji wskazuje na jednoznaczny pozytywny wpływ projektu na wiedzę grupy docelowej. Rezultaty usług doradczych dotyczyły przekazania Uczestnikom/Uczestniczkom konkretnej wiedzy w danym zakresie i rozwinięcia ich umiejętności w przedmiocie doradztwa. 3.3 ZARZĄDZANIE PROJEKTEM OCENA ZARZĄDZANIA PROJEKTEM Zgodnie z obowiązującymi metodologiami zarządzania projektami, każdy projekt ma swój cykl życia. Najczęściej wyróżnia się 4 fazy cyklu życia projektu: definiowanie, planowanie, wdrożenie, zamykanie. Ewaluacja procesu zarządzania projektem Wsparcie rozwoju mikro i małych przedsiębiorstw branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego poprzez doradztwo bezpośrednie została przeprowadzona w oparciu o powyższy podział cyklu projektowego. Inicjowanie Rysunek 1: Cykl życia projektu Zamykanie Planowanie Wdrożenie

49 Strona DEFINIOWANIE PROJEKTU Definiowanie projektu, lub inaczej jego inicjacja, to faza w której należy szczegółowo scharakteryzować projekt, odpowiadając na kilka podstawowych pytań: Jakiego problemu dotyczy projekt? Co jest celem projektu? Jakie cele szczegółowe powinny być osiągnięte, aby cel główny został zrealizowany? Jakie będą kryteria sukcesu? W jaki sposób oceniamy, czy projekt odniósł sukces? Jakie przeszkody mogą pojawić się na drodze do właściwej realizacji projektu (ocena ryzyka)? Efektem tego etapu powinna być karta projektu, czyli dokument określający zakres projektu. Projekty unijne nakładają na Projektodawcę obowiązek przeprowadzenia fazy inicjacji już na etapie opracowywania wniosku o dofinansowanie, który stanowi swoistą kartę projektu. WNIOSKI EWALUACYJE Projekt pt. Wsparcie rozwoju mikro i małych przedsiębiorstw branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego poprzez doradztwo bezpośrednie został skierowany przez Instytucję Pośredniczącą do realizacji po dokonaniu gruntownej oceny, co potwierdza właściwe skonstruowanie założeń projektu. Ze względu na okres oczekiwania na proces oceny wniosków, każdy projekt, po pozytywnej weryfikacji instytucji pośredniczącej, podlega ponownej ocenie przez Projektodawcę. Faza inicjacji jest ponownie podejmowana, celem sprawdzenia, czy w danym czasie i np. przy obowiązujących cenach produktów i usług, realizacja projektu jest nadal zasadna. Dokładnie taka sytuacja miała miejsce w przypadku przedmiotowego projektu. Po otrzymaniu dofinansowania Projektodawca dokonał ponownej analizy, czy realizacja projektu jest zasadna przy ówczesnej koniunkturze i sytuacji na rynku. Zakończeniem fazy inicjacji było podjęcie decyzji o rozpoczęciu realizacji projektu FAZA PLANOWANIA Na etapie planowania dochodzi do wyznaczenia konkretnych ról w projekcie, podziału obowiązków, ustalenia struktury zarządzania projektem. Projekty unijne rządzą się własnymi prawami, dlatego też charakterystyczne dla tej fazy działania jest to,

50 Strona50 iż przygotowanie szczegółowego harmonogramu projektu, określenie kosztów i zasobów zostało przeprowadzone już na etapie opracowywania wniosku. We wniosku szczegółowo zdefiniowano zakres projektu, określono cele projektu, jego rezultaty, podział obowiązków, harmonogram i budżet. W fazie planowania wyznaczono osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania oraz zdefiniowano zakres ich obowiązków. Po zatwierdzeniu projektu do realizacji, Kierownik projektu przeanalizował ponownie harmonogram projektu i zaplanował działania tak, by przewidziany czas na realizację projektu mógł być jak najlepiej wykorzystany. Na tym etapie powstało kilka istotnych dokumentów, z punktu widzenia dalszej realizacji projektu: System komunikacji i obiegu dokumentów w ramach projektu; System wizualizacji projektu; Plan promocji i rekrutacji; Polityka bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych; Strategia ewaluacji. Powyższe dokumenty stały się podstawą do wdrożenia projektu. WNIOSKI EWALUACYJE Z punktu widzenia metodologii zarządzania projektami działania podjęte w ramach etapu planowania zostały przeprowadzone prawidłowo. Dodatkowe rekomendacje ewaluacyjne dla tej fazy znajdują się w rozdziale FAZA REALIZACJI Każdy projekt opiera się na 3 kluczowych parametrach: zakresie, czasie i dostępnych środkach. Zadaniem kierownika projektu jest kontrola tych parametrów i zarządzanie umożliwiające osiągnięcie zakładanych rezultatów. Rysunek 2: Parametry projektu CZAS ŚRODKI ZAKRES

51 Strona51 CZAS Projekt, zgodnie z założeniem, został zrealizowany w terminie od 1 października 2012r. do 31 marca 2014r. Podczas początkowej fazy realizacji projektu napotkano na przejściowe trudności/opóźnienia w realizacji działań projektowych, mających na celu osiągnięcie zaplanowanych wskaźników projektu. Przyczyną tego stanu było opóźnienie podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Proces promocji i rekrutacji rozpoczął się pod koniec grudnia, a indywidualne spotkania doradcze organizowane były dopiero od r. Szczegółowych danych w tym zakresie dostarczyła analiza raportów kwartalnych z ewaluacji projektu ex-ante: Raport kwartalny nr 1: Raport kwartalny nr 2: Raport kwartalny nr 3: Raport kwartalny nr 4: Raport kwartalny nr 5: Raport kwartalny nr 6: Poniższy wykres przedstawia stopień realizacji wskaźników projektowych w poszczególnych okresach rozliczeniowych. Wdrożenie przez Projektodawcę, z dniem 1 lutego 2013r., stosownych działań naprawczych przyniosło zamierzone rezultaty w postaci systematycznej poprawy w zakresie stopnia realizacji zaplanowanych wskaźników projektowych w kolejnych okresach rozliczeniowych. W okresie od kwietnia 2013r. do marca 2014r. większość wskaźników projektowych przekroczyło zaplanowane wartości do osiągnięcia w poszczególnych okresach rozliczeniowych. Na dzień zakończenia realizacji projektu tj. 31 marca 2014r. wszystkie zaplanowane wskaźniki projektowe zostały osiągnięte.

52 Strona52 Wykres 51: Procent osiągnięcia kluczowych wskaźników w poszczególnych okresach rozliczeniowych W pierwszym okresie rozliczeniowym, tj. od r. do r. planowano przeprowadzenie 485 osobogodzin sesji doradczych. Do projektu miały przystąpić 22 przedsiębiorstwa, z których 12 osób miało ukończyć udział w projekcie (u wszystkich Uczestników/Uczestniczek projektu miało dojść do wzrostu wiedzy). Z uwagi na stopień merytorycznego skomplikowania projektu, jego skalę, jak również opóźnienie podpisania umowy o dofinansowanie, faza przygotowawcza mająca na celu opracowanie systemu skutecznego wdrażania zaplanowanych działań projektowych została wydłużona do końca listopada 2011r., co spowodowało, iż realizacja działań promocyjno rekrutacyjnych została rozpoczęta dopiero w grudniu 2012r. Realizowane prace przygotowawcze objęły m.in. działania z zakresu opracowania dokumentów rekrutacyjnych, regulaminu rekrutacji, planu promocji oraz rekrutacji, a także przeprowadzenie procedury wyboru wykonawców usług w ramach projektu.

53 Strona53 Tabela 1: Rezultaty i produkty zaplanowane do osiągnięcia w ramach pierwszego okresu rozliczeniowego LP PRODUKTY PROJEKTU Liczba uczestników doradztwa Liczba godzin doradztwa na 1 MMP Liczba godzin pracy doradcy Liczba mikro przedsiębiorstw objętych doradztwem bezpośrednim Liczba małych przedsiębiorstw objętych doradztwem bezpośrednim Liczba firm, które zostały objęte wsparciem w zakresie doradztwa bezpośredniego Liczba godzin zrealizowanego doradztwa Liczba wydanych certyfikatów ukończonego doradztwa bezpośredniego WARTOŚĆ WG.HARMONOGRAMU I SZCZEGÓŁOWEGO BUDŻETU PROJEKTU WARTOŚĆ OSIĄGNIĘTA NA KONIEC DANEGO OKRESU ROZLICZENIOWEGO K M OGÓŁEM K M OGÓŁEM STOPIEŃ REALIZACJI ZAPLANOWANEJ NA KONIEC OKRESU ROZLICZENIOWEGO WARTOŚCI ,78% ,57 94,28% ,50% ,56% ,90% ,83% ,50% ,67% LP REZULTATY PROJEKTU Liczba osób, które nabyły wiedzę z zakresu doradztwa Liczba osób, których umiejętności wzrosły dzięki udziałowi w doradztwie bezpośrednim Liczba firm, których personel nabył umiejętności niezbędne w branży gastronomicznej i hotelarskiej w wyniku doradztwa WARTOŚĆ STOPIEŃ REALIZACJI WARTOŚĆ OSIĄGNIĘTA NA WG.HARMONOGRAMU I ZAPLANOWA-NEJ NA KONIEC DANEGO OKRESU SZCZEGÓŁOWEGO BUDŻETU KONIEC OKRESU ROZLICZENIOWEGO PROJEKTU ROZLICZE-NIOWEGO K M OGÓŁEM K M OGÓŁEM WARTOŚCI ,67 % ,67% ,17%

54 Strona bezpośredniego Liczba firm, których zdolności rozwojowe wzrosły dzięki uczestnictwu w projekcie Liczba firm, których zdolności adaptacyjne wzrosły dzięki uczestnictwu w projekcie K kobiety M mężczyźni ,17 % ,17% WNIOSKI EWALUACYJNE Harmonogram projektu został przygotowany w sposób ogólny. Dokonano generalizacji poszczególnych zadań, nie rozbijając ich na szczegółowe zakresy prac. Takie podejście do harmonogramu daje znaczną swobodę we wdrażaniu poszczególnych elementów, umożliwia również elastyczne dostosowywanie działań do zmieniających się czynników zewnętrznych i wewnętrznych w projekcie. Uniknięto dzięki temu wielu korekt harmonogramu na poziomie szczegółowości opisu poszczególnych działań. Jednocześnie założono znaczną tolerancję czasową w realizacji poszczególnych zadań, co umożliwiło swobodne rozłożenie w czasie wskaźników realizacji projektu. Z drugiej strony tak przygotowany harmonogram wymagał dużego doświadczenia i profesjonalizmu ze strony zespołu projektowego, bowiem tylko doświadczony personel będzie w stanie rozbić ogólne zadania na bardziej szczegółowe poddziałania i je skutecznie wdrożyć w założonym czasie. Podczas realizacji projektu nie dokonano żadnych zmian w harmonogramie. ŚRODKI - BUDŻET PROJEKTU Wyznaczenie budżetu projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej jest zazwyczaj kwestią problematyczną, głównie z uwagi na długi okres oczekiwania na zatwierdzenie projektu przez Instytucję Pośredniczącą i skierowanie go do realizacji. Bardzo często od momentu opracowania budżetu do jego wdrożenia mija kilkanaście miesięcy, co może skutkować niemożnością realizacji projektu na podstawie sporządzonej wcześniej kalkulacji kosztów. Ceny towarów i usług bardzo często się zmieniają. To, co dziś kosztuje określoną kwotę, za 2 lata może być dwukrotnie droższe. Taka sytuacja rodzi ogromną trudność we właściwym oszacowaniu kosztów projektu. Do tego dochodzą jeszcze wytyczne dotyczące realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych, które nakładają na Projektodawcę obowiązek dostosowania budżetu do cen obowiązujących w dniu składania wniosku. Zakładanie podwyżek cen

55 Strona55 jest niedopuszczalne, co często skutkuje niemożnością zrealizowania projektu po skierowaniu wniosku do realizacji. WNIOSKI EWALUACYJNE W przedmiotowym projekcie budżet został skonstruowany właściwie, w sposób umożliwiający realizację projektu, pomimo konieczności bazowania na cenach towarów i usług obowiązujących w czasie składania wniosku. Budżet został zbudowany w optymalny sposób, składając się z 21 pozycji wydatków. Brak zbędnej szczegółowości umożliwił skuteczne zarządzanie posiadanymi zasobami finansowymi, zapewnił jednocześnie wymaganą transparentność wydatków. Dla przykładu: Projektodawca określił pozycję budżetową: zapewnienie materiałów promocyjnych (teczka projektowa, długopis, notes) jest to właściwe ujęcie wydatku, bowiem łączna kwota przewidziana na te materiały umożliwia ich zakup, przy czym nie jest istotne, czy długopis kosztował mniej, czy więcej niż zakładano ważne by koszt zestawu materiałów był zgodny z założonym budżetem. Co więcej, tak skonstruowany budżet ułatwia jego kontrolę i monitoring wydatków, a także ewentualne odchylenia od przewidzianych poziomów wydatków. Projektodawca bardzo świadomie dokonał również negocjacji cen i podpisał z dostawcami stosowne umowy na realizację określonych działań lub dostawę określonych towarów (łącznie podpisano 7 umów). Było to rozsądne posunięcie, bowiem umowy gwarantowały niezmienność cen przez cały okres realizacji projektu. W projekcie nie wystąpiły zadania zlecone w rozumieniu POKL. Dążąc do spełnienia obowiązku racjonalności wydatków Projektodawca przeprowadził 1 postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności. Częstym problemem projektodawców jest zbytnia formalizacja projektu, wynikająca między innymi z niewłaściwego zrozumienia konieczności prowadzenia postępowań zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zdarzają się projekty, gdzie postępowania są przeprowadzane na każdy wydatek. Takie działanie jest zbędne, generuje dodatkowe koszty zarządzania oraz utrudnia wdrażanie działań projektowych. W przedmiotowym projekcie postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności zostało przeprowadzone wyłącznie dla wydatku tego wymagającego. Co więcej Projektodawca właściwie dobrał kryteria oceny ofert, nie kierując się wyłącznie ceną (co jest częstym błędem w przypadku projektów unijnych, gdzie zapomina się o konieczności zapewnienia właściwej jakości świadczonych usług). W przypadku wyboru doradców pod uwagę, poza oferowaną ceną, brano również doświadczenie doradcy w świadczeniu usług doradczych. Takie działanie umożliwiło zminimalizowanie ryzyka zatrudniania do projektu osób z małym doświadczeniem doradczym, co mogłoby skutkować problemami w jakości świadczonych usług i koniecznością wymiany personelu podczas trwania projektu.

56 Strona56 Zgodnie z zasadami realizacji projektów POKL w przedmiotowym projekcie przeprowadzono 1 procedurę rozeznania rynku na zapewnienie materiałów dydaktycznych do realizacji sesji doradczych. Projektodawca dokonywał wyboru najkorzystniejszych ofert z punktu widzenia konieczności zachowania najwyżej jakości świadczonych usług za rozsądną cenę. ZAKRES Zakres przedmiotowego projektu został szczegółowo określony na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie, który zawierał: uzasadnienie projektu - opisanie potrzeb, które zdecydowały o konieczności realizacji projektu; opis produktów, jaki powstanie podczas realizacji projektu (szczegółowy opis znajduje się w rozdziale Podstawowe informacje o projekcie ); opis wskaźników do realizacji (szczegółowy opis znajduje się w rozdziale Podstawowe informacje o projekcie ); cele projektu czyli kryteria, które powinny być spełnione, żeby projekt mógł być zakończony. Na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie projektu zaplanowano objęcie wsparciem doradczym 120 przedsiębiorstw z terenu województwa podkarpackiego. W Tabeli wniosku Przewidywana liczba osób/instytucji objętych wsparciem EFS w ramach projektu i ich status (ilościowe) przedstawiono następującą strukturę Beneficjentów pomocy: 78 mikroprzedsiębiorstw (65% ogólnej liczby przedsiębiorstw); 42 małe przedsiębiorstwa (35% ogólnej liczby przedsiębiorstw). Monitoring kampanii promocyjno-rekrutacyjnej do projektu wykazał, że udziałem w projekcie są najbardziej zainteresowane mikro przedsiębiorstwa. Firmy te w znacznie większym stopniu niż przedsiębiorstwa większe, dotknięte są problemem braku środków na rozwój kwalifikacji personelu, co przekłada się na znacznie większe zainteresowanie ze strony tych przedsiębiorstw możliwością skorzystania ze wsparcia doradczego realizowanego w formule de minimis, oferowanego w ramach projektu. WNIOSKI EWALUACYJNE Wszystkie założone produkty i wskaźniki zostały zrealizowane. Osiągnięto wyznaczone cele. Projekt można uznać za zakończony sukcesem.

57 Strona ZAMYKANIE PROJEKTU WNIOSKI EWALUACYJNE W przedmiotowym projekcie faza zamykania projektu została przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi metodologiami zarządzania projektami. Przygotowano niniejszy raport stanowiący szczegółową analizę, odpowiadającą na pytania: Czy rezultaty były zgodne z założeniami wniosku? W jaki sposób zebrane informacje mogą być przydatne w realizacji kolejnych projektów? Czy metodologia zarządzania projektami sprawdziła się i czy zespół projektowy postępował zgodnie z tą metodyką? Jakie wnioski można wyciągnąć z realizacji projektu? OCENA PROCESU KOMUNIKACJI W PROJEKCIE W zakresie zarządzania komunikacją w projekcie przygotowano odrębny dokument o nazwie SYSTEM KOMUNIKACJI I OBIEGU DOKUMENTÓW. Przez cały okres realizacji projektu Kierownik Projektu koordynował organizację spotkań projektowych, które odbywały się regularnie dwa razy w miesiącu oraz dodatkowo w sytuacjach tego wymagających. W spotkaniach udział brali: Kierownik Projektu Specjalista ds. doradztwa Specjalista ds. promocji i rekrutacji Podczas spotkań dyskutowano nad przebiegiem realizacji projektu (m.in. harmonogramu, realizacji wskaźników itp.), omawiano pojawiające się problemy oraz wdrażano nowe wytyczne w zakresie realizacji projektu. OCENA PROCESU KOMUNIKACJI W RAMACH REKRUTACJI W PROJEKCIE Za realizację procesu promocji i rekrutacji w projekcie odpowiedzialny był Specjalista ds. promocji i rekrutacji. Proces rekrutacyjny był realizowany w okresie r r., czyli został skrócony względem pierwotnych założeń o ponad miesiąc.

58 Strona58 Rekrutacja do projektu była wspierana działaniami promocyjnymi (tj. m.in.: publikacja ogłoszeń w prasie lokalnej/regionalnej, dystrybucja plakatów i ulotek). Rekrutacja przebiegała zgodnie z opracowanym Planem Promocji i Rekrutacji oraz Regulaminem rekrutacji do projektu, co potwierdza skuteczność i racjonalność podjętych działań przygotowawczych do realizacji projektu. Na potrzeby procesu rekrutacji wykorzystano przygotowaną w ramach projektu procedurę obiegu dokumentów, która szczegółowo definiowała sposób zgłaszania się beneficjentów do projektu, analizy dokumentacji oraz kwalifikowania uczestników. Każdorazowo realizacja usług doradczych w ramach projektu poprzedzona była zgłoszeniem harmonogramu doradztwa do Instytucji Pośredniczącej. Przygotowana została dokumentacja doradcza składającą się z: 1. Formularza Wykonania Usługi Doradczej; 2. Ankiety Ewaluacyjnej; 3. Karty Doradczej; 4. Certyfikatu zakończenia sesji doradczych; 5. Oświadczenia dot. Odbioru materiałów promocyjnych oraz dydaktycznych (podpisywane po zakończeniu udziału we wszystkich sesjach doradczych). Dokumentacja z sesji doradczych była szczegółowo analizowana przez Specjalistę ds. doradztwa i poddawana archiwizacji. Podczas realizacji sesji doradczych przeprowadzano kontrole w miejscu doradztwa (wizyty monitoringowe realizowane przez Kierownika Projektu, mające na celu kontrolowanie prawidłowości merytorycznego, organizacyjnego i terminowego przebiegu doradztwa). WNIOSKI EWALUACYJNE Komunikacja w projekcie nie budziła zastrzeżeń. Wszystkie problemy były na bieżąco dyskutowane i rozwiązywane. Każdy z członków zespołu projektowego miał prawo głosu i zgłaszania swoich spostrzeżeń i wniosków racjonalizatorskich. Uwagi personelu projektowego były brane pod uwagę w procesie zarządzania. Z analizy wynika, że Beneficjenci pomocy nie mieli problemów ze zgłoszeniem chęci wzięcia udziału w projekcie, zaś proces rekrutacji pomimo początkowego opóźnienia przebiegał sprawnie. Komunikacja w procesie organizacji usług doradczych również była poprawna.

59 Strona OCENA OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH Wszystkie dokumenty księgowe poddawane były szczegółowej kontroli: pod względem formalno-rachunkowym przez Specjalistę ds. doradztwa - sprawdzano czy dowód został technicznie prawidłowo sporządzony, zawierał wymagane elementy prawidłowego dowodu, a dane liczbowe były wolne od błędów arytmetycznych; pod względem merytorycznym przez Specjalistę ds. rozliczeń finansowych/ Kierownika Projektu - sprawdzane czy wydatek był zgodny z budżetem projektu, czy dokument zawierał wszystkie niezbędne elementy określone w ustawie o rachunkowości. Wszystkie dokumenty księgowe zostały opisane na odwrotnej stronie oryginału dokumentu zgodnie z poniższym wzorem: Umowa UDA-POKL /11-00 z dnia r. Wydatek poniesiony w ramach projektu Wsparcie rozwoju mikro i małych przedsiębiorstw branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego poprzez doradztwo bezpośrednie współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. Kwota wydatku kwalifikowanego. poniesionego w związku z realizacją Zadania..,. (nazwa zadania) zgodnego z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu. Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym Sprawdzono pod względem merytorycznym.. (data i podpis osoby upoważnionej) (data i podpis osoby upoważnionej) Źródła finansowania: Budżet Państwa (lub w skrócie BP) Nr wniosku o płatność Wydatek został poniesiony zgodnie z art.. Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz z późn. zm.) Zapłacono dnia.. PRZELEW / GOTÓWKA / KARTA Nr dokumentu..... (data i podpis osoby upoważnionej) Sposób ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych (dekret) W sytuacji gdy dokument będzie dotyczył nabycia towaru / usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności na dowodzie księgowym znajdzie się informacja, że: Zakupu dokonano z zastosowaniem zasady konkurencyjności.

60 Strona60 Każdy dokument księgowy został wprowadzony do systemu, otrzymał unikalny nr FV generowany z systemu księgowego lub JE - przeksięgowywanie kosztów wynagrodzeń personelu zarządzającego projektem oraz kosztów pośrednich, WX - zaksięgowanie opłat bankowych, refundacji z rachunku projektu na rachunek bieżący kosztów pośrednich, kosztów wynagrodzeń. Płatności, w przypadku dostępności środków, dokonywano z rachunku bankowego projektu (w przypadku braku środków dotacji na koncie projektowym wydatek regulowany był z rachunku firmowego, a następnie refundowany z konta projektowego po otrzymaniu kolejnej transzy dofinansowania). WNIOSKI EWALUACYJNE Obieg dokumentów księgowych nie budzi zastrzeżeń OCENA DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH W PROJEKCIE Na potrzeby procesu promocji w projekcie opracowano dokument pt. PLAN PROMOCJI I REKRUTACJI, który zawierał niezbędne wytyczne warunkujące prawidłowy proces realizacji projektu w obszarze związanym z pozyskiwaniem Beneficjentów pomocy oferowanego wsparcia, tworzeniem odpowiedniego wizerunku projektu oraz wypełnieniem obowiązków informacyjnych spoczywających na Projektodawcy. Za działania promocyjne i rekrutacyjne w projekcie odpowiedzialny był Specjalista ds. promocji i rekrutacji. Do zakresu obowiązków Specjalisty ds. promocji i rekrutacji należało w szczególności: - przygotowanie planu promocji i rekrutacji; - przygotowanie regulaminu rekrutacji, dokumentów rekrutacyjnych; - przygotowanie i dystrybucja materiałów informacyjno promocyjnych; - nadzór nad wykonaniem oraz zamieszczaniem ogłoszeń prasowych; - przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej; - aktualizacja strony internetowej projektu; - przygotowanie dokumentacji rekrutacyjnej; - rekrutacja Beneficjentów pomocy zgodnie z harmonogramem rekrutacji do projektu; - weryfikacja kwalifikowalności do udziału w projekcie oraz dokumentów rekrutacyjnych.

61 Strona61 Analiza wykazała, że Projektodawca prawidłowo wyznaczył cele kampanii promocyjnej, do których należało dotarcie do grup docelowych z informacją o oferowanych usługach doradczych oraz korzyściach wynikających z uczestnictwa w projekcie, właściwe informowanie społeczeństwa o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej, jak również wypełnienie wszelkich wymagań związanych z oznaczeniem projektu, a także promocja Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z założeniami promocji i informacji Programu opisanymi w Planie Komunikacji PO KL. Realizacja kampanii promocyjnej projektu była zgodna z: Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz uchylającym rozporządzenie nr 1260/1999 oraz rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiajacego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia oraz Strategią komunikacji funduszy europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności w latach ; Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, stanowiącymi załącznik do Planu Komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; Umową o dofinansowanie projektu; Innymi dokumentami i wytycznymi związanymi z promocją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Przekaz informacyjny, kierowany do grup docelowych (przedsiębiorców oraz pracowników branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego), zawierał charakterystykę oferty programowej usług doradczych wraz ze szczegółowym wykazem proponowanej tematyki doradztwa. Projektodawca skierował działania promocyjne do właściwych grup docelowych, tj. przedsiębiorstw i osób spełniających kryteria udziału w projekcie. Metody, narzędzia i środki realizacji promocji zostały dobrane w sposób umożliwiający dotarcie do wyznaczonych grup docelowych. W ramach działań promocyjnych: Opracowano system identyfikacji wizualnej projektu, zgodny z obowiązującymi normami i wytycznymi promocji projektów współfinansowanych ze środków Unii

62 Strona62 Europejskiej. Na potrzeby projektu stworzono również logo projektu, które zapewniło jego rozpoznawalność wśród potencjalnych grup docelowych. Logo znalazło się na wszystkich materiałach promocyjnych wykorzystywanych w ramach projektu. Rysunek 3: Logo projektu wariant czarno biały Opracowano i wydrukowano ulotkę i plakat projektowy, zawierające wszystkie niezbędne informacje o ofercie projektowej.

63 Rysunek 4: Plakat projektowy Strona63

64 Strona64 Rysunek 5: Ulotka projektowa Zamieszczono 9 ogłoszeń w prasie lokalnej/regionalnej: Gazeta Wyborcza - Podkarpackie, Day & Night. Dystrybuowano plakaty i ulotki, promujące projekt plakaty umieszczane były przy wejściu do siedziby Projektodawcy oraz Biura Projektu w Rzeszowie, w salach i pomieszczeniach, w których realizowane były usługi doradcze. Materiały informacyjno-promocyjne były także przekazywane potencjalnym Beneficjentom pomocy podczas bezpośrednich spotkań informacyjno-rekrutacyjnych. Przekazano Uczestnikom/Uczestniczkom projektu materiały promocyjne tj.: teczka projektowa, notes oraz długopis jak również materiały dydaktyczne, na których zamieszczone zostały odpowiednie logotypy i informacja o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS. Umieszczono logotypy i informacje o współfinansowaniu na dokumentach doradczych, certyfikatach ukończenia sesji doradczych, papierze projektowym.

65 Strona65 Opracowano i zarejestrowano stronę internetową projektu która zawierała wszystkie niezbędne informacje o projekcie oraz zasadach uczestnictwa; strona internetowa była poddana procesowi pozycjonowania, tak by jak najwięcej potencjalnych Uczestników/Uczestniczek mogło się z nią zapoznać. Rysunek 6: Strona internetowa projektu Organizowano spotkania z (potencjalnymi) Beneficjentami pomocy/ Uczestnikami/Uczestniczkami projektu w Biurze projektu.

66 Strona66 Ocena zgodności podjętych działań z harmonogramem działań promocyjnych Proces promocji projektu obejmował trzy etapy: Etap I Działania przygotowawcze październik 2012r. grudzień 2012r. W ramach tego etapu Specjalista ds. promocji i rekrutacji opracował: Plan Promocji; System Wizualizacji projektu Wsparcie rozwoju mikro i małych przedsiębiorstw branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego poprzez doradztwo bezpośrednie, który został wykorzystany do przygotowania wszystkich materiałów informacyjno-promocyjnych, ogłoszeń w prasie, a także w dokumentacji doradczej i w całej dokumentacji związanej z projektem; Materiały promocyjne, tj. plakaty, ulotki, papier projektowy; Tabliczki informacyjne oznaczające dane stanowiska w projekcie oraz biuro projektu; Zlecono również przygotowanie strony internetowej projektu. Etap II Start kampanii promocyjnej grudzień 2012r. Kampania promocyjna projektu rozpoczęła się w połowie grudnia 2012r. Etap II kampanii stanowił wstęp do procesu rekrutacji Beneficjentów pomocy i miał na celu rozpropagowanie idei i celów realizacji projektu. W ramach Etapu II rozpoczęto rozpowszechnianie ulotek i plakatów. Specjalista ds. promocji i rekrutacji zamieścił informację nt. projektu na stronie internetowej projektu. Etap III Wsparcie procesu rekrutacji od grudnia 2011r. do września 2013r. W ramach tego etapu zamieszczono ogłoszenia promocyjne w prasie, przekazawano materiały promocyjne i dydaktyczne Uczestniczkom i Uczestnikom projektu, dystrybuowano materiały promocyjne. Zgodnie z planem wydatkowano budżet kampanii promocyjnej zakładający: Wydruk plakatów promujących inicjatywę projektu, uwzględniających zagadnienia dot. równouprawnienia i równych szans; Usługę wydruku ulotek promujących inicjatywę projektu, uwzględniających zagadnienia dot. równouprawnienia i równych szans; Usługę ogłoszeń prasowych w prasie regionalnej i lokalnej, uwzględniających zagadnienia dot. równouprawnienia i równych szans; Przygotowanie strony internetowej projektu.

67 Strona67 WNIOSKI EWALUACYJNE Przeznaczone kwoty na działania promocyjne okazały się adekwatne do zaplanowanych działań w zakresie przygotowania plakatów, ulotek i strony internetowej. Niemniej całościowy budżet przeznaczony na promocję powinien być większy, ze względu na stopień skomplikowania projektu i konieczność rekrutacji znacznej liczby Beneficjentów pomocy w stosunkowo krótkim czasie. Rekomendacje ewaluacyjne znajdują się w Rozdziale OCENA PROCESU REKRUTACJI DO PROJEKTU Proces naboru Beneficjentów pomocy/uczestników/uczestniczek projektu Wsparcie rozwoju mikro i małych przedsiębiorstw branży gastronomicznej i hotelarskiej województwa podkarpackiego poprzez doradztwo bezpośrednie realizowany był w okresie od października 2012r. do 17 stycznia 2014r. Rekrutacja prowadzona była przez Projektodawcę Ove Arup & Partners International Limited (osoba odpowiedzialna: Specjalista ds. promocji i rekrutacji, wchodzący w skład Zespołu projektowego). 1. Uczestnicy/Uczestniczki projektu Grupa osób możliwych do zakwalifikowania do udziału w projekcie: 180 osób (w tym 104 kobiety i 76 mężczyzn). Uczestnicy/Uczestniczki projektu delegowani byli do udziału w projekcie przez mikro i małych przedsiębiorców. Osiągnięte rezultaty: 180 osób (w tym 104 kobiety i 76 mężczyzn) Rekrutacja do projektu była prowadzona na podstawie Planu i Regulaminu rekrutacji, określającego szczegółowe kryteria uczestnictwa w projekcie oraz zasady rekrutacji i kwalifikowania do udziału we wsparciu, a także zasady uczestnictwa w doradztwie. Proces rekrutacyjny był realizowany w sposób ciągły, aż do zakwalifikowania do udziału w projekcie 120 Beneficjentów pomocy oraz 180 Uczestników/Uczestniczek projektu, w terminie od 1 października 2012r. do 17 stycznia 2014r. Swoim zasięgiem objął zgodnie z planem teren całego województwa podkarpackie. Proces rekrutacji obejmował trzy etapy: 1. Etap - Przygotowanie kampanii rekrutacyjnej (październik-grudzień 2012r.)

68 Strona68 Specjalista ds. promocji i rekrutacji przygotował następujące materiały: Regulamin rekrutacji do projektu; Dokumenty rekrutacyjne; Zaproszenie do udziału w projekcie. 2. Etap - Realizacja kampanii rekrutacyjnej (grudzień 2012r. styczeń 2014r.) Personel projektu informował o zasadach udziału w projekcie za pośrednictwem wyznaczonych linii telefonicznych oraz drogą mailową. Odbywały się również spotkania rekrutacyjne, podczas których potencjalni Beneficjenci pomocy oraz Uczestnicy/ Uczestniczki projektu mogli zapoznać się z dokumentacją projektu i uzupełnić niezbędne formularze. W ramach wsparcia procesu rekrutacji zastosowano dodatkowo następujące metody rekrutacji: Wysyłka zaproszeń do udziału w projekcie pocztą tradycyjną, do których dołączono ulotki promujące projekt wraz z formularzem zgłoszeniowym; ing - wysyłka zaproszeń do udziału w projekcie za pomocą poczty elektronicznej; Telemarketing - prowadzony był przy wykorzystaniu danych z ogólnodostępnych internetowych baz danych. Wsparcie procesu rekrutacji stanowiły również publikacje ogłoszeń w prasie lokalnej/regionalnej oraz dystrybucja plakatów i ulotek informujących o projekcie. Pomimo rozbudowanych działań rekrutacyjnych, w początkowej fazie napotkano na trudności z pozyskaniem przedsiębiorstw do udziału w projekcie. Od dnia rozpoczęcia projektu, tj. od 1 października 2012r. do 30 stycznia 2013r. udział w projekcie rozpoczęło 7 przedsiębiorstw zamiast 22 planowanych. Sytuacja ta wynikała z kilku czynników: Późnego podpisanie umowy o dofinansowanie projektu; Skomplikowania merytorycznego projektu; Specyfiki funkcjonowania przedsiębiorstw branży turystycznej, którą charakteryzuje znaczna sezonowość; pracownicy i właściciele przedsiębiorstw w tej branży najchętniej biorą udział w projektach szkoleniowo doradczych w okresach o najmniejszej liczbie zleceń, czyli poza sezonem turystycznym. W przypadku hoteli i restauracji będzie to okres jesienny oraz wczesna wiosna. Tymczasem pierwsza faza rekrutacji przypadła na okres połowy grudnia i styczeń, czyli czas, kiedy branża gastronomiczna i hotelarska odnotowuje największe obroty. Wielu

69 Strona69 przedsiębiorców w tym właśnie okresie wypracowuje największe względem całego roku przychody. Nie dziwi więc fakt, że napotkano na trudności z rekrutacją. W trakcie procesu rekrutacji przestrzegano zasady równości szans. Beneficjenci pomocy/ Uczestnicy/Uczestniczki projektu zostali wyłonieni na drodze otwartej i niedyskryminacyjnej rekrutacji (zgodnej z zasadą równości szans, w tym równości szans kobiet i mężczyzn). Usługi doradcze dostępne były na równych zasadach dla wszystkich zainteresowanych. Zasada równości szans została spełniona również poprzez równy dostęp do informacji, który był zapewniony poprzez rekrutację do udziału w projekcie, odbywającą się podczas spotkań informacyjno-rekrutacyjnych, zastosowanie w procesie rekrutacji narzędzi i materiałów informacyjno-promocyjnych zawierających odniesienie do zasady równości szans. Rekrutacja była realizowana przez Specjalistę ds. promocji i rekrutacji, który posiadał wiedzę nt. przestrzegania równości szans płci. Regulamin rekrutacji do projektu zawierał równościowy język przekazu. WNIOSKI EWALUACYJNE Wstępne trudności rekrutacyjne zostały pokonane, wdrożono nowe rozwiązania, które pomogły w osiągnięciu zakładanych rezultatów i wskaźników rekrutacyjnych w założonym czasie. Dokumentacja rekrutacyjna była zgodna z wymogami projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Wszystkie dokumenty zostały prawidłowo zarchiwizowane. Rekomendacje ewaluacyjne znajdują się w Rozdziale PODSUMOWANIE Projekt zakończył się sukcesem, zrealizowano wszystkie wyznaczone cele i osiągnięto założone wskaźniki. Ocena projektu z uwzględnieniem poszczególnych kryteriów ewaluacji: 1. Trafność Przyjęte cele projektu odpowiedziały na zidentyfikowane problemy w obszarze objętym projektem i realne potrzeby grupy docelowej; Przyjęte cele projektu w wysokim stopniu odpowiadały rzeczywistym potrzebom i oczekiwaniom Beneficjentów.

70 Strona70 2. Efektywność Poszczególni Wykonawcy zrealizowali zadania zgodnie z ich rolą i kompetencjami; Realizowane działania były prowadzone w optymalny sposób, tzn. ich koszty (finansowe, czasowe) równoważyły korzyści z nich płynące; Stosunek poniesionych nakładów (nakłady finansowe i kadrowe, czas) w odniesieniu do uzyskanych produktów był optymalny, nie było możliwe osiągnięcie zakładanych celów niższym kosztem. 3. Skuteczność Zasadniczą rolę w osiągnięciu założonych celów projektu pełnili doradcy oraz wykonawcy odpowiedzialni za zapewnienie doradców realizujących usługi doradcze, Specjalista ds. promocji i rekrutacji odpowiedzialny za pozyskanie do udziału w projekcie Beneficjentów pomocy oraz Specjalista ds. doradztwa odpowiedzialny za nadzór nad realizacją usług doradczych. Wszystkie wyznaczone wskaźniki zostały osiągnięte. Stopień realizacji poszczególnych produktów i rezultatów projektu został przedstawiony w niniejszym raporcie. 4. Użyteczność Realizowane wsparcie doradcze przyczyniło się do wzrostu wiedzy/umiejętności Uczestników/Uczestniczek projektu; Realizacja projektu przyczyniła się do rozwiązania problemu i przynosi wymierne korzyści grupie docelowej. 5. Oddziaływanie/wpływ Realizacja projektu przyczyniła się do rozpropagowania znaczenia usług doradczych w branży gastronomicznej i hotelarskiej na obszarze objętym projektem. Dzięki szeroko zakrojonym działaniom promocyjnym, o projekcie i jego ofercie dowiedziało się znacznie więcej podmiotów/osób niż przystąpiło do projektu. Pomimo faktu, że nie wszystkie podmioty/osoby, które dowiedziały się o projekcie chciały wziąć w nim udział, otrzymana informacja w przyszłości może wpłynąć na decyzję o skorzystaniu z kolejnych ofert projektów doradczych i szkoleniowych. Warto podkreślić również, że Uczestnicy/Uczestniczki wielokrotnie twierdzili, że zdobytą podczas usług doradczych wiedzę, będą przekazywać innym pracownikom we własnych firmach, tak by jak najwięcej osób mogło skorzystać z przystąpienia przedsiębiorstwa do projektu.

71 Strona71 6. Trwałość Większość pozytywnych efektów projektu będzie widoczna po zakończeniu jego realizacji. Zgodnie z wynikami raportu, zdobyta przez Uczestników/Uczestniczki projektu wiedza będzie procentowała w przyszłości i przekładała się na rozwój umiejętności pracowniczych oraz zmianę sytuacji życiowej Uczestników/ Uczestniczek. W projekcie zostały osiągnięte zaplanowane w harmonogramie i budżecie szczegółowym projektu wartości produktów i rezultatów. Zakres tematyczny realizowanych usług doradczych pokrywał się z potrzebami grupy docelowej, a Uczestnicy/Uczestniczki doradztwa wysoko ocenili oferowane wsparcie pod kątem tematyki zajęć, zdobytej wiedzy/umiejętności, kadry prowadzącej doradztwo (wiedza, sposób jej przekazywania, itp.), a także zadeklarowali, iż odnieśli korzyści z udziału w projekcie. Oferowane w ramach projektu wsparcie dotarło do odpowiednich osób wsparciem objęte zostały zarówno kobiety, jak i mężczyźni. Zgodnie z założeniami projektu, 57,8% grupy docelowej stanowiły kobiety, a 42,2 % mężczyźni, co koresponduje z jednej strony z poziomem zatrudnienia kobiet i mężczyzn w branży gastronomicznej i hotelarskiej, a z drugiej strony z koniecznością objęcia wsparciem w większym zakresie kobiet zatrudnionych w ww. branży na terenie województwa podkarpackiego, z uwagi na istniejącą nierówność w zakresie otrzymywanych wynagrodzeń. Prowadzone w ramach projektu działania realizowane były w sposób równościowy i ukierunkowane były na zapewnienie jednakowego udziału w życiu gospodarczym i społecznym kobietom i mężczyznom: Przedsiębiorstwa, które brały udział w projekcie zostały wyłonione na drodze otwartej i niedyskryminacyjnej rekrutacji (zgodnej z zasadą równości szans, w tym równości szans kobiet i mężczyzn). Równościowy język przekazu treści merytorycznych i praktycznych przekazywanych podczas usług doradczych korzystnie wpływał na wyrównywanie nierówności ze względu na płeć, kształtowanie świadomości Uczestników/ Uczestniczek doradztwa, że zarówno kobieta, jak i mężczyzna są wartościowymi pracownikami. Decyzje podejmowane przez Kierownika Projektu podejmowane były z poszanowaniem zasady równości szans kobiet i mężczyzn. Organizacja pracy zespołu projektowego uwzględniała elastyczne formy pracy, umożliwiała godzenie życia zawodowego i prywatnego pracowników i pracownic.

72 Strona72 Cele projektu zostały zdefiniowane przez poszczególnych członków zespołu projektowego w sposób prawidłowy. W skład zespołu projektowego realizującego projekt weszły osoby posiadające odpowiednie kompetencje i doświadczenie, co stworzyło szansę na zapewnienie wydajnej i efektywnej realizacji działań. Współpraca miedzy członkami zespołu przebiegała w sposób prawidłowy. Realizacja niniejszego projektu, wdrażanego w ramach priorytetu VIII Regionalne Kadry Gospodarki (Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie; Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw ) była zgodna z celami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. W szczególności odpowiedziała na wyzwania celu nr 3 Poprawa zdolności adaptacyjnych pracowników i przedsiębiorstw do zmian zachodzących w gospodarce, poprzez dostarczenie usług doradczych umożliwiających wzrost wiedzy i rozwój kwalifikacji pracowników z obszarów objętych wsparciem. Wdrożenie projektu przyczyniło się również do realizacji celu nr 6 Wzrost spójności terytorialnej, bowiem wpłynęło na podniesienie konkurencyjności regionów poprzez wsparcie przedsiębiorstw i ich pracowników. 5. REKOMENDACJE EWALUACYJNE 1. Planowanie projektu Na etapie planowania Projektodawca powinien opracować dodatkowy dokument dotyczący ryzyka związanego z osiągnięciem zakładanych rezultatów w projekcie. Główna trudność w realizacji projektu dotyczyła pozyskania właściwej liczby przedsiębiorstw i Uczestników/Uczestniczek do udziału w projekcie. Opracowanie szczegółowej analizy odnoszącej się do możliwych trudności z rekrutacją, a także zaproponowanie kilku rozwiązań do każdej potencjalnej sytuacji problematycznej mogłoby znacznie ułatwić dalsze zarządzanie projektem. W dokumencie powinny się znaleźć konkretne rozwiązania wraz z opisem zastosowania każdej z metod. 2. Harmonogram Rekomenduje się przygotowywanie bardziej szczegółowego harmonogramu realizacji zadań w projekcie na poziomie operacyjnym. Kierownik projektu mógł

73 Strona73 skorzystać z popularnej metody harmonogramowania działań w oparciu o wykres Gantta. Za pomocą wykresu Gantta można nie tylko planować i kontrolować wykonanie planu, ale także poprzez zastosowanie odpowiedniego systemu oznaczeń uwzględniać zmienność przebiegu wykonania zadania 2. Wykresy Gantta służą do planowania działań wielopodmiotowych zarówno zespołowych, jak i grupowych. Przedstawiają następstwo kolejnych zdarzeń, uwzględniając również zadania wykonywane równolegle. Dzięki tej technice można także kontrolować realizację zaplanowanego przedsięwzięcia 3. Na wykresie można oznaczyć: Zadania krytyczne, czyli bardzo istotne z punktu widzenia realizacji projektu (np. dowolnie zacieniowany prostokąt); Zadania niekrytyczne, czyli mniej istotne dla projektu, niewarunkujące jego powodzenia, choć mogące stanowić ułatwienie dla osiągnięcia celu (np. prostokąt bez wypełnienia); Podsumowania, czyli oznaczenie pewnego etapu projektu, który składa się z zadań, zazwyczaj po podsumowaniu występuje kamień milowy, który pozwala na zatwierdzenie danej fazy (np. prostokąt, najczęściej wypełniony, z "ząbkami" na końcach); Kamień milowy, czyli sygnał zakończenia pewnej fazy, warunkujący przejście do następnego etapu (np. kwadrat obrócony o 45, wypełniony). Przykłady oznaczeń za Poniżej przedstawiono przykładowy diagram z zastosowaniem powyższych oznaczeń:

74 Strona74 Diagram Gantta za Zastosowanie diagramu Gantta znacznie ułatwiłoby zarządzanie projektem, w kontekście kontroli terminowości wykonania poszczególnych zadań. Zapewniłoby również transparentność poszczególnych działań i terminów ich zakończenia. 3. Promocja projektu W przypadku kolejnych projektów rekomenduje się przeznaczenie większej kwoty na dodatkowe działania promocyjne, bowiem promocja projektu, choć prowadzona całkowicie właściwie i profesjonalnie, w zbyt małym stopniu przełożyła się na wsparcie procesu rekrutacji. Projektodawca pokładał większe nadzieje w ogłoszeniach prasowych, które nie przyczyniły się do napływu znacznej ilości zgłoszeń. Znacznie okrojony budżet promocyjny uniemożliwił podjęcie dodatkowych płatnych działań w zakresie promocji. Z uwagi na fakt początkowych trudności rekrutacyjnych rekomenduje się rozszerzenie działań promocyjnych podobnych projektów o następujące inicjatywy: Rekrutacja za pośrednictwem portali o tematyce gastronomicznej/hotelarskiej, skupiających przedstawicieli branży (płatne mailingi, reklama internetowa); Wykorzystanie płatnej reklamy Google Adwords, ułatwiającej odnalezienie oferty projektu użytkownikom Internetu a jednocześnie wspierającej pozycjonowanie strony internetowej; Prowadzenie działań media relations, umożliwiających nadawanie bezpłatnych materiałów prasowych w mediach;