Elementy podlegające monitoringowi i ewaluacji w ramach wdrażania LSR dla obszaru PLGR

Transkrypt

1 Elementy podlegające monitoringowi i ewaluacji w ramach LSR dla obszaru 1. Monitoring i ewaluacja LSR W niniejszym rozdziale przedstawiono opis prowadzenia ewaluacji i monitoringu w ramach wielofunduszowej LSR oraz funkcjonowania Stowarzyszenia Celem prowadzonych badań i analiz będzie zebranie informacji na temat finansowego, rzeczowego oraz społecznego wymiaru działania i LSR pod kątem skuteczności i wydajności pracy Stowarzyszenia. W związku z tym, że Lokalna Strategia Rozwoju jest dokumentem, który wyznacza kierunki rozwoju na przestrzeni lat etapowane będą kolejne kroki w cyklach dwuletnich. W przypadku monitoringu ustalono bieżącą pracę danych oraz ich gromadzenia. Założenie ogólne: Monitoring LSR jest procesem ciągłym, polega na systematycznej analizie LSR, wszystkich podejmowanych działań przez oraz otoczenia, na które działania wywołują wpływ. Wykonawcą zadań monitoringowych jest Biuro Stowarzyszenia, odpowiedzialnym za monitoring jest Zarząd Stowarzyszenia. Proces monitoringu LSR obejmować będzie zagadnienia istotne dla bieżącej oceny ilościowych i jakościowych zdarzeń związanych z funkcjonowania Stowarzyszenia opisanych w poniższej tabeli nr 1. W zakresie stanu realizacji LSR przy założonej potrzebie bieżącego dostępu do informacji o finansowym i rzeczowym postępie realizacji LSR celem oceny zgodności wdrażanych działań w ramach LSR z zatwierdzonymi założeniami i celami konieczne jest min.: badanie stopnia osiągania wskaźników strategii, także poprzez monitorowanie realizacji LSR na miejscu realizacji operacji (dla projektów grantowych ), kontrolowanie zgodności harmonogramu ogłaszanych konkursów z założeniami oraz bieżąca analiza stanu realizacji budżet LSR. Monitoring LSR jest ściśle powiązany z oceną ewaluacja własną, elementy monitorowane np. w zakresie planu komunikacyjnego oraz funkcjonowania biura częściowo pokrywają się okresowymi mi ewaluacyjnymi, z oczywistych przesłanek podobna sytuacja ma miejsce w przypadku działań monitoringowych i ewaluacyjnych w zakresie LSR. Ewaluacja LSR to proces którego głównym celem jest ocena działań realizowanych w związku z wdrażaniem LSR w celu zdiagnozowania strategicznych obszarów działalności Stowarzyszenia, które wymagają usprawnienia i poprawy. Plan ewaluacji obejmuje analizę zrealizowanych w LSR działań i operacji pod kątem określenia ich efektów oraz wpływu jakie ma ich realizacja na osiągnięcie założonych celów LSR. W przypadku oceny funkcjonowania powinna wskazać czy stowarzyszenie funkcjonuje poprawnie, oceniana będzie efektywność pracy biura i organów LGD, oceniany będzie przebieg konkursów, sposobu przepływu informacji z otoczeniem, efektywność promocji i aktywizacji lokalnej społeczności, efektywność współpracy międzyregionalnej i międzynarodowej. Istotna będzie badanie elementów oceniających proces LSR, czy realizacja LSR przebiega zgodnie z założeniami, m.in.: stopień realizacji celów i wskaźników, wykorzystania budżetu, jakość stosowanych kryteriów wyboru operacji i procedur itp. zgodnie z opisami w tabeli nr. 2. Zaznaczyć należy, że realizacja badań ewaluacyjnych odbywać się będzie z zastosowaniem podstawowych kryteriów ewaluacji, którymi są: trafność, skuteczność, efektywność użyteczność i trwałość.

2 Tabela nr 1 Elementy podlegające monitoringowi. Elementy poddane badaniu Poziom realizacji LSR na podstawie stopnia osiąganych mierzalnych i weryfikowalnych wskaźników celów LSR Stopień realizacji harmonogramu ogłaszanych konkursów Budżet LSR - wydatkowanie środków na poszczególne cele i przedsięwzięcia LSR Zainteresowanie stroną internetową Poziom osiągnięcia założeń Planu Komunikacji Funkcjonowanie Biura Dyrektor Biura i Zarząd ( ocena własna ) Sprawozdania beneficjentów, ankiety beneficjentów, wewnętrzne rejestry danych Wizytacje na miejscu realizacji. Zestawienia ogłaszanych konkursów baza danych Biura, dane księgowe. Licznik odwiedzin strony internetowej, statystyki administratora strony Newsletter rejestr. Analiza ankiet ze szkoleń i warsztatów, analiza wpisów na portalu społecznościowym, analiza wywiadów bezpośrednich podczas konferencji i spotkań, weryfikacja planów emisji radiowych, opinie beneficjentów, raporty z rozmów z mieszkańcami na otwartych spotkaniach. Anonimowe ankiety oraz karty doradztwa. Czas i okres dokonywania pomiaru Stopień realizacji wskaźników określonych w LSR Zgodność ogłaszania konkursów z harmonogramem konkursów LSR, ocena stopnia realizacji zadań w ramach LSR Stopień wykorzystania środków finansowych w odniesieniu do środków LSR oraz środków z umów Skuteczność przekazywania/ uzyskiwania informacji na temat działalności mierzona liczbą odwiedzjących Liczba zarejestrowanych użytkowników newsletteru. Poprawność realizacji zaplanowanych celów i zadań komunikacyjnych, efekty działań komunikacyjnych, szczególnie stopień satysfakcji uczestników z jakości prowadzonych działań szkoleniowych i warsztatowych Ocena efektów pracy pracowników, sposób przekazywania istotnych informacji potencjalnym beneficjentom i beneficjentom pomoc w rozwiązywaniu problemów

3 Tabela nr 2 Elementy podlegające ewaluacji / LSR i Elementy poddane badaniu w zakresie LSR Czas i okres dokonywania pomiaru Stopień realizacji celów LSR stopień realizacji wskaźników / Plan działania Harmonogram rzeczowo - finansowy LSR Budżet LSR Jakość stosowanych procedur wyboru i kryteria wyboru, Efektywność współpracy międzyregionalnej i międzynarodowej pomiędzy LGD wsparte ekspertem zewnętrznym, Zarząd i Rada Zarząd Informacja od beneficjentów, wewnętrzne rejestry danych Wspólna analiza przeprowadzona przez organy i pracowników biura w oparciu o doświadczenie z przeprowadzonych naborów, karty oceny, analizy złożonych protestów, ankiet beneficjentów w zakresie oceny procedur i kryteriów. Analiza raportów i sprawozdań z realizacji projektów współpracy, ankietowe wśród uczestników projektów, analiza wpisów na forach internetowych i portalach społecznościowych Raz na rok. Ostatnia wykonywana w październiku 2023 roku Raz na rok. Ostatnia wykonywana w październiku 2023 roku Ocena celowości i trafności założeń realizowanych w ramach LSR. Określenie stopnia realizacji poszczególnych celów i wskaźników Ocena zgodności ogłaszanych i realizowanych projektów z harmonogramem określonym w LSR Ocena zgodności i wysokości wydatkowania środków finansowych z przyznanego budżetu na poszczególne cele i przedsięwzięcia. Ocena wpływu obowiązujących kryteriów na realizacje wskaźników LSR, poprzez ocena złożonych protestów po zakończeniu całości procedury ilość zasadnych i niezasadnych protestów i przyczyn ich złożenia przez beneficjentów, postrzeganie w zakresie przejrzystości i czytelności procedury dla beneficjentów. Analiza rozbieżności w kartach ocen członków rady. Stopień osiągania zaplanowanych wskaźników i celów dotyczących projektów współpracy.

4 Elementy poddane badaniu w zakresie funkcjonowania Plan komunikacyjny Funkcjonowanie Biura oraz skuteczność promocji, doradztwa i aktywizacji społeczności lokalnej Funkcjonowanie Zarządu Funkcjonowanie Rady Zarząd Komisja Rewizyjna Komisja Rewizyjna Badania ankietowe w trakcie szkoleń i warsztatów w korelacji z listami wybranych projektów oraz pozostałe dokumenty wynikające z realizacji Planu komunikacyjnego (wydruk ze strony internetowej, listy obecności, pojedyncze egzemplarze materiałów informacyjno-promocyjnych wraz z ich rozchodowaniem, kopie artykułów w prasie lokalnej i inne ). Opinia Dyrektora Biura, opinia Prezesa Zarządu, ankiety szkoleniowe, karty doradztwa indywidualnego Sprawozdania z realizacji projektów własnych oraz funkcjonowania i aktywizacji Sprawozdanie zarządu z działalności / opina komisji rewizyjnej, anonimowe ankiety. Sprawozdanie Rady z działalności anonimowe Czas i okres dokonywania pomiaru Ocena roczna w latach , dokonywana do 30 czerwca następnego roku. Ocena roczna w latach , dokonywana do 30 czerwca Ocena stopnia realizacji Planu Komunikacyjnego oraz jego wpływu na wdrażanie LSR, oraz określenie dziedzin w których Plan komunikacyjny powinien zostać ulepszony. Stopień satysfakcji uczestników z jakości prowadzonych działań - analiza skuteczności prowadzonych działań w kontekście uzyskanego wsparcia przez osoby korzystające usług szkoleniowych Ocena poprawności działalności biura, określająca skuteczność realizowanych zadań w odniesieniu do założeń LSR oraz zadań biura. ( rzetelne i terminowe wypełnianie obowiązków wskazanych w umowie, realizacja LSR zgodnie z harmonogramem, inicjatywa, uczestnictwo w posiedzeniach,przestrzeganie regulaminu, jakość świadczonych usług ) Ocena skuteczności promocji oraz działań wdrażanych w ramach aktywizacji LSR i projektów własnych skuteczność animacji społeczności i projektów własnych. Ocena pracy członków zarządu, aktywność i udział w posiedzeniach, zaangażowanie w realizację zadań oraz wpływ na lokalną społeczność. Ocena pracy członków Rady, aktywność i udział w posiedzeniach.

5 ankiety. następnego roku.