SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Rozeznanie rynku I. Przedmiot zamówienia SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest obsługa logistyczna Szkolenia w Polsce nt. polityki miejskiej realizowanego przez Ministerstwo Rozwoju w ramach działania nr 2 projektu nr 366/2016 pod nazwą: Wsparcie administracji publicznej w Mołdawii w zakresie implementacja Krajowej Strategii Rozwoju Regionalnego Mołdawii na lata , współfinansowanego ze środków budżetu państwa w ramach Planu współpracy rozwojowej w 2016 r.. II. Zakres zamówienia II.1. Miejsce szkolenia: Szkolenie odbędzie się w dwóch częściach, przy czym: A. część pierwsza odbędzie się we Wrocławiu zwanym dalej regionem. Zamawiający we własnym zakresie zapewni zakwaterowanie dla uczestników szkolenia. W przypadku Wrocławia, jako miejsce zakwaterowania został wybrany przez Zamawiającego następujący hotel: - Hotel Scandic, ul. Piłsudskiego 49-57, Wrocław, Polska B. część druga odbędzie się w siedzibie Ministerstwa Rozwoju (MR) w Warszawie przy ul. Wspólna 2/4. Zamawiający we własnym zakresie zapewni zakwaterowanie dla uczestników szkolenia. W przypadku Warszawy, jako miejsce zakwaterowania mogą zostać wybrane przez Zamawiającego następujące hotele: II.2. Termin: a) Hotel Mercure Warszawa Centrum, ul. Krucza 28, Warszawa b) Sheraton Warsaw Hotel, ul. Bolesława Prusa 2, Warszawa c) Novotel Warszawa Centrum, ul. Marszałkowska 94/98, Warszawa Szkolenie zostanie zorganizowane w dniach od 25 września do 1 października 2016 r. Harmonogram szkolenia znajduje się w części II.6. II.3. Transport: Wykonawca zapewni podczas realizacji przedmiotu zamówienia: transport samochodowy (łącznie nie więcej niż 600 km) dla uczestników szkolenia. Usługa transportowa będzie świadczona zgodnie z harmonogramem (pkt. II.6). Transport będzie zrealizowany busem/autokarem, z wyłączeniem transportu publicznego, przystosowanym do przewozu min. 15 osób. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia pojazdu wraz z kierowcą będącym w pełnej sprawności psychofizycznej oraz posiadającym odpowiednie uprawnienia do prowadzenia danej kategorii pojazdu, do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego. Środek transportu musi spełniać następujące wymagania: 1) rocznik nie niższy niż 2011, 1

2 2) przebieg nie większy niż km, 3) posiadać aktualne, wymagane prawem dokumenty uprawniające do poruszania się po drogach, 4) posiadać sprawny mikrofon i nagłośnienie dla tłumacza/przewodnika (tłumacza i przewodnika zapewnia Zamawiający), 5) być przystosowany do przewozu osób wraz z bagażami, przy czym miejsce na bagaż musi być wydzielone w taki sposób, by nie zmniejszało komfortu podróżowania pasażerów (np. luk bagażowy pod pokładem busa/autokaru, przyczepa/naczepa bagażowa itp.). Wykonawca jest odpowiedzialny za utrzymanie czystości pojazdu. Kierowca powinien posiadać: 1) aktualne, wymagane prawem dokumenty uprawniające do kierowania pojazdem oraz przewozu osób, 2) doświadczenie w kierowaniu pojazdami oraz przewozu osób minimum 5 lat, Środek transportu wraz z kierowcą powinien być przeznaczony do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego zgodnie z harmonogramem pobytu uczestników szkolenia w Polsce. II.4. Wyżywienie: Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników zgodnie z następującymi wytycznymi: II.4.1. dla części I szkolenia (pkt. II.1.A.): 1. kolacja w restauracji w hotelu wskazanym przez Zamawiającego (zgodnie z harmonogramem odpowiednio 1 i 2 dnia pobytu) dla nie więcej niż 13 osób, 2. obiad w restauracji poza hotelem na trasie przejazdu podczas wizytacji projektów w regionie (zgodnie z harmonogramem odpowiednio 2 dnia pobytu) dla nie więcej niż 16 osób, 3. suchy prowiant dla nie więcej niż 13 osób (odpowiednio 1 i 3 dnia pobytu); II.4.2. dla części II szkolenia (pkt. II.1.B.): 1. kolacja w restauracji w hotelu wskazanym przez Zamawiającego, w którym uczestnicy zostaną zakwaterowani (zgodnie z harmonogramem odpowiednio 3, 4, i 6 dnia pobytu) dla nie więcej niż 10 osób, 2. kolacja robocza w restauracji poza hotelem (zgodnie z harmonogramem odpowiednio 5 dnia pobytu) dla nie więcej niż 18 osób, 3. suchy prowiant dla nie więcej niż 10 osób (odpowiednio 7 dnia pobytu). Wyżywienie dla części I szkolenia (pkt. II.1.A.) i dla części II szkolenia (pkt. II.1.B.) będzie przygotowane zgodnie z następującymi wymaganiami: Obiad w restauracji: 1. Menu będzie składać się z następujących części: a) zakąski zimne, sałatki; 2

3 b) minimum 2 dania ciepłe (możliwość dowolnego wyboru zestawu obiadowego spośród co najmniej 2 propozycji składających się z pierwszego i drugiego dania, w tym minimum 1 danie wegetariańskie na ciepło); c) desery (wyroby cukiernicze, owoce); d) napoje ciepłe i zimne. 2. Wykonawca zapewni podczas obiadu bieżącą obsługę cateringową. 3. Zamawiający nie dopuszcza organizacji obiadu w restauracji w formie tzw. szwedzkiego stołu. 4. Menu obiadu w restauracji uwzględni tradycyjne potrawy regionalne. Kolacja (w hotelu wskazanym przez Zamawiającego): 1. Menu każdego dnia uwzględniające inny zestaw posiłków, będzie składać się z następujących części: 1. minimum 2 dania ciepłe możliwość dowolnego wyboru zestawu obiadowego spośród co najmniej 2 propozycji drugiego dania, w tym minimum 1 danie wegetariańskie na ciepło; 2. desery (wyroby cukiernicze, owoce); 3. napoje ciepłe i zimne. 2. Wykonawca zapewni podczas kolacji bieżącą obsługę cateringową. 3. Wykonawca może zorganizować kolacje w formie tzw. szwedzkiego stołu. Kolacja robocza w restauracji poza hotelem (w terminie zgodnym z harmonogramem): 1. Menu roboczej kolacji będzie składać się z następujących części: a) zakąski zimne, sałatki; b) minimum 2 dania ciepłe możliwość dowolnego wyboru zestawu obiadowego spośród co najmniej 2 propozycji drugiego dania, w tym minimum 1 danie wegetariańskie na ciepło; c) desery (wyroby cukiernicze, owoce); d) napoje ciepłe i zimne. 2. Zamawiający nie dopuszcza organizacji roboczej kolacji w formie tzw. szwedzkiego stołu. Suchy prowiant: Zestaw składający się z: a) kanapka, b) sok 0,25 l i butelka wody mineralnej 0,5 l, 3

4 c) owoc, d) słodka przekąska. II.4.3. Zamawiający określa poniższe wymogi odnośnie restauracji, w których zostaną zorganizowane kolacja robocza (zob. pkt. II.4.2 ppkt. 2) oraz obiad w regionie (zob. pkt. II.4.1. ppkt. 2): 1. Restauracja powinna mieć doświadczenie w obsłudze delegacji zagranicznych oraz spotkań i imprez firmowych. 2. Liczba osób obsługujących gości powinna zagwarantować podanie ciepłych dań wszystkim uczestnikom w czasie nie dłuższym niż 5 minut od podania posiłku pierwszej osobie. 3. W restauracji będą dostępne toalety dla gości, przy czym toalety te powinny być czyste i schludne. II.4.4. Zamawiający zastrzega, aby kolacje w hotelu wskazanym przez Zamawiającego w Warszawie oraz w hotelu zakwaterowania wskazanym przez Zamawiającego w regionie były podane w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania. II.4.5. Wykonawca zapewni menu w dwóch wersjach językowych: w języku polskim oraz języku angielskim. II.4.6 Suchy prowiant zostanie dostarczony przez Wykonawcę i przekazany Zamawiającemu zgodnie z harmonogramem w pkt. II.6. II.5. Ubezpieczenie: II.5.1. Wykonawca wykupi indywidualne ubezpieczenie dla każdej z 10 osób z Mołdawii na okres 7 dni pobytu w Polsce. II.5.2. Zakres ubezpieczenia na osobę powinien obejmować minimum: koszty leczenia i assistance, następstwa nieszczęśliwych wypadków, OC za szkody na osobie oraz OC za szkody na rzeczy. II.5.3. Dane osobowe wymagane do wykupu polisy Zamawiający przekaże Wykonawcy nie później niż na 4 dni kalendarzowe przed terminem planowanej wizyty. II.6 Harmonogram szkolenia: Dzień 1: Wrocław, 25 września 2016 r. (niedziela) 14:40-15:35 - Przylot uczestników z Mołdawii do Warszawy 16:15 - Transport busem z lotniska na dworzec PKP Warszawa Centralna, wydanie suchego prowiantu dla 13 osób 18:11-21:44 - Transport pociągiem z dworca PKP Warszawa Centralna do dworca PKP Wrocław Główny 21:44 - Transport busem z dworca PKP Wrocław Główny do hotelu 22:15 - Kolacja w hotelu Dzień 2: Wrocław 26 września 2016 r. (poniedziałek) Transport z hotelu do Urzędu Miasta Wrocławia i/lub Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego Spotkania w Urzędzie Miasta Wrocławia i/lub Urzędzie Marszałkowskim Województwa Dolnośląskiego 4

5 Przejazd z Urzędu Miasta Wrocławia i/lub Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego do wyznaczonego miejsca wizytacji projektów i wizytacja projektu na terenie Wrocławia Obiad w restauracji we Wrocławiu na trasie przejazdu Transport z restauracji do hotelu Kolacja w hotelu Dzień 3: Wrocław/Warszawa 27 września 2016 r. (wtorek) udział w konferencji Transport z hotelu na dworzec Główny PKP we Wrocławiu, wydanie suchego prowiantu dla 13 osób 18:30-22:10 Przejazd pociągiem z Wrocławia do Warszawy Transport z Dworca Centralnego w Warszawie do hotelu Kolacja w hotelu Dzień 4: Warszawa 28 września 2016 r. (środa) Transport z hotelu do siedziby MR Szkolenie w siedzibie MR Transport z siedziby MR do hotelu Kolacja w hotelu Dzień 5: Warszawa 29 września 2016 r. (czwartek) Transport z hotelu do siedziby MR Szkolenie w siedzibie MR Transport z siedziby MR do hotelu Transport z hotelu do restauracji Kolacja robocza w restauracji poza hotelem Transport z restauracji do hotelu Dzień 6: Warszawa 30 września 2016 r. (piątek) Transport z hotelu do siedziby MR Szkolenie w siedzibie MR Transport z siedziby MR na miejsce wizytacji projektu na terenie Warszawy Transport z miejsca wizytacji projektu w Warszawie do hotelu Kolacja w hotelu Dzień 7: Warszawa 1 października 2016 r. (sobota) Transport z hotelu na lotnisko im. Fryderyka Chopina w Warszawie, wydanie suchego prowiantu dla 10 osób Wylot z Warszawy uczestników z Mołdawii III. Zasady współpracy Zamawiającego z Wykonawcą 1. Zamawiający dopuszcza zmianę lokalizacji miejsca i terminu wykonania przedmiotu zamówienia z przyczyn niezależnych od Zamawiającego. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o nowym miejscu i terminie wykonania przedmiotu zamówienia nie później niż na 4 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia. 2. W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym lub innymi osobami wskazanymi przez Zamawiającego, nie będącymi pracownikami Zamawiającego. 3. Zamawiający wypłaci wynagrodzenie Wykonawcy za zapewnienie zorganizowanego transportu (pkt II.3), zgodnie z przebytą trasą podróży uczestników szkolenia (na podstawie przejechanych kilometrów). 4. Zamawiający zastrzega sobie, w terminie nie później niż na 4 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem realizacji danego etapu zamówienia, prawo do akceptacji pod względem spełniania wymogów określonych w SOPZ m.in.: 5

6 a) miejsca lokalizacji restauracji, w których będą odbywały się obiad i robocze kolacje, b) menu obiadu i kolacji. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości następujących elementów: a) liczby osób korzystających z cateringu, b) liczby osób ubezpieczonych, c) liczby przejechanych kilometrów w ramach usługi transportowej. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany godzin przylotów/odlotów. 7. Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia z należytą starannością, w terminach określonych w harmonogramie. 8. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o miejscu wykonania przedmiotu zamówienia w regionie nie później niż na 4 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia. 9. Wykonawca zobowiązany jest do przetwarzania oraz przechowywania danych osobowych przekazanych dla potrzeb niezbędnych do realizacji zamówienia, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2016 r. poz. 922, z późn. zm.). IV. Warunki udziału w zamówieniu 1. O udział w zamówieniu mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują doświadczeniem zapewniającym należyte wykonanie zadania. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich czterech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) należycie wykonał : a) 2 usługi na łączną kwotę nie mniejszą niż ,00 zł brutto, z których każda polegała na zabezpieczeniu strony logistycznej spotkania/ spotkań krajowych (na terytorium Polski) dla min. 10 osób oraz każda obejmowała zapewnienie uczestnikom co najmniej noclegów i wyżywienia. Na potwierdzenie powyższych wymagań do oferty należy dołączyć Wykaz Usług zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku nr 1 - należy opatrzyć datą, podpisać i skan podpisanego Wykazu Usług załączyć do oferty. 2. Ponadto oferta musi zawierać wypełniony Formularz Ofertowy według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do SOPZ należy opatrzyć datą, podpisać i skan podpisanego formularza załączyć do oferty. 3. Wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty: a) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności Gospodarczej, Ww. dokumenty należy opatrzyć datą, podpisać i skan podpisanych dokumentów załączyć do oferty. 4. Spełnienie wymagań będzie weryfikowane poprzez analizę przesłanych materiałów określonych w pkt IV ppkt 1, 2 i 3 SOPZ. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji, u odbiorców wskazanych usług, przekazanych informacji w zakresie spełnienia warunków i kryteriów przez Wykonawców. 6

7 6. Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do dnia 15 września 2016 r. do godz na adres Grzegorz.Pragert@mr.gov.pl i Magdalena.Zych@mr.gov.pl, wpisując w temacie wiadomości: Obsługa logistyczna szkolenia w Polsce w ramach projektu mołdawskiego. V. Kryteria oceny ofert % cena. 2. Zgodność przekazanych dokumentów wskazanych w pkt IV SOPZ (Warunki udziału w zamówieniu) z wymaganiami określonymi w pkt II SOPZ (Zakres zamówienia). VI. Warunki wyboru Wykonawcy: 1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami, w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 2. Po wyborze Wykonawcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków zamówienia. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę. 4. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w ministerstwie. 5. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. 6. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia, bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. 7. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej, i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy, jego oferta zostanie odrzucona. VII. Osoba do kontaktu: Grzegorz Pragert Departament Programów Pomocowych Ministerstwo Rozwoju tel , Grzegorz.Pragert@mr.gov.pl Magdalena Zych Departament Programów Pomocowych Ministerstwo Rozwoju tel , Magdalena.Zych@mr.gov.pl 7