ZARZADZENIE NR J't /09

Transkrypt

1 l=~ I (. ~~ ~~-- ZARZADZENIE NR J't /09 Dyrektora Sad~ Okr~gowego w Warszawie z dma D.IAP r. w sprawie Instrukcji obiegu dokumentów ksiegowych zwiazanych z przyjmowaniem, wykorzystaniem i zwrotem sum depozytowych w Sadzie Okregowym w Warszawie. Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 wrzesnia 1994 r. o rachunkowosci G.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z póznozm. ) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z póznozm.) zarzadza sie, co nastepuje: 1 Zatwierdzam i wprowadzam do uzytku wewnetrznego Instrukcje obiegu dokumentów ksiegowych zwiazanych z przyjmowaniem, wykorzystaniem i zwrotem sum depozytowych w Sadzie Okregowym w Warszawie. 2 Zobowiazuje Kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych Sadu Okregowego w Warszawie do zapoznania z trescia Instrukcji, o której mowa w l, wszystkich podleglych pracowników. 3 Za przestrzeganie Instrukcji, o której mowa w 1, odpowiedzialni sa Przewodniczacy Wydzialów Sadu Okregowego, Zastepca Dyrektora Sadu Okregowego, Kierownicy Oddzialów, Kierownicy Samodzielnych Sekcji. 4 Zarzadzenie wchodzi w zycie z dniem podpisania. Z-ca DYREKTORA SaduOkregoweg~zawie ~ c c::?'( Marek Piekarelc

2 a- ~ INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW KSIEGOWYCH ZWIAZANYCH Z PRZYJMOWANIEM, WYKORZYSTANIEM I ZWROTEM SUM DEPOZYTOWYCH W SADZIE OKREGOWYM W WARSZAWIE Rozdzial POSTANOWIENIA I OGÓLNE 1 Instrukcje niniejsza opracowano na podstawie obowiazujacych przepisów ogólnych oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktyke rozwiazan w zakresie organizacji kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególnosci na podstawie: 1. Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postepowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z póznozm.). 2. Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z póznozm.). 3. Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z póznozm.). 4. Ustawy z dnia 29 wrzesnia 1994 r. o rachunkowosci (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z pózno zm.). 5. Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postepowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555 z pózno zm.). 6. Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z pózno zm.). 7. Ustawy z dnia r. Prawo o ustroju sadów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz z pózno zm.). 8. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówien publicznych (tj. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z póznozm.). 9. Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z póznozm.) 10.Ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sadowych w sprawach cywilnych (Dz. U. Nr 167, poz z póznozm.). 1

3 r - 11.Ustawy z dnia 18 pazdziernika 2006 r. o likwidacji niepodjetych depozytów (Dz. U. Nr 208, poz. 1537). 12.Rozporzadzenia Ministra Sprawiedliwosci z dnia 18 grudnia 1975 r. w sprawie kosztów przeprowadzenia dowodu z opinii bieglych w postepowaniu sadowym (Dz. U. Nr 46, poz. 254 z póznozm.). 13.Rozporzadzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowosci oraz planów kont dla budzetu panstwa, budzetów jednostek samorzadu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142,poz z póznozm.). 14.Rozporzadzenia Ministra Sprawiedliwosci z dnia 11 stycznia 2008 r. w sprawie szczególowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej i dzialalnosci inwestycyjnej sadów powszechnych (Dz. U. Nr 11, poz. 69). 15.Zarzadzenia Ministra Sprawiedliwosci z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu dzialania sekretariatów sadowych oraz innych dzialów administracji sadowej (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 5, poz. 22 z póznozm.). 2 Ilekroc w niniejszej Instrukcji jest mowa o: 1) Sadzie - oznacza to Sad Okregowy w Warszawie, 2) Prezesie - ~znacza to Prezesa Sadu Okregowego w Warszawie, 3) Dyrektorze Sadu - oznacza to Dyrektora Sadu Okregowego w Warszawie, 4) Glównym Ksiegowym - oznacza to Glównego Ksiegowego Sadu Okregowego w Warszawie, 5) Kierowniku Oddzialu Finansowego - oznacza to Finansowego Sadu Okregowego w Warszawie. Kierownika Oddzialu 3 1. Przestrzeganie i scisle stosowanie postanowien Instrukcji ma na celu zapewnienie prawidlowego funkcjonowania gospodarki finansowej dotyczacej sum depozytowych Sadu Okregowego w Warszawie. 2

4 ~ 2. Pracownicy Sadu z tytulu powierzonych im obowiazków winni zapoznac sie z trescia Instrukcji i bezwzglednie przestrzegac zawartych w niej postanowien. Fakt zapoznania sie z przepisami zawartymi w instrukcji winien byc potwierdzony poprzez zlozenie oswiadczenia, którego wzór stanowi zalacznik nr 1 do niniejszej Instrukcji. 3. Nieprzestrzeganie postanowien Instrukcji stanowi naruszenie obowiazków sluzbowych, grozace odpowiedzialnoscia przewidziana w ustawie - Kodeks Pracy oraz ustawie o finansach publicznych. 4. Pracownicy odpowiedzialni za skuteczne sprawowanie kontroli wewnetrznej, w wyniku której zaniechaja dochodzenia roszczen od osób, o których mowa w ust. 2 ponosza równiez odpowiedzialnosc w drodze regresu, w przypadku dopuszczania do przedawnienia wszelkich naleznosci i roszczen (odsetki za zwloke). 5. Wszelkie operacje z wykorzystaniem dokumentacji finansowo-ksiegowej powinny byc wykonywane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z póznozm.), w szczególnosci nalezy zagwarantowac przetwarzanym w nich danym osobowym: - poufnosc - wlasciwosc zapewniajaca, ze dane osobowe nie sa udostepniane nieupowaznionym podmiotom lub osobom fizycznym; - integralnosc - wlasciwosc zapewniajaca, ze dane osobowe nie zostaly zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany; - rozliczalnosc - wlasciwosc zapewniajaca wykonanie obowiazku informacyjnego przez Administratora Danych Osobowych Sadu Okregowego w Warszawie. 4 Instrukcja okresla podstawowe zasady obiegu i kontroli dowodów ksiegowych zwiazanych z przyjmowaniem, wykorzystaniem i zwrotem sum depozytowych w Sadzie Okregowym w Warszawie w szczególnosci: 1) Wskazanie dokumentów bedacych podstawa ujmowania w ewidencji sum depozytowych, 2) Wskazanie dokumentów bedacych podstawa wykorzystania lub zwrotu wyplat sum depozytowych, 3) Ustalenie terminów sporzadzania i przekazywania do Oddzialu Finansowego tych dokumentów. 3

5 r. Rozdzial II SUMY DEPOZYTOWE Definicja 5 1. Sumy depozytowe sa to sumy obce (srodki pieniezne) otrzymane w zwiazku z postepowaniem sadowym do przechowywania przez Sad. 2. Do sum depozytowych zalicza sie: - sumy na zlecenie - zaliczki sadowe (np. na wynagrodzenia dla bieglych, tlumaczy, kuratorów), - poreczenia majatkowe, - wadia, kaucje, zabezpieczenia majatkowe. Ewidencja 6 Ewidencje sum depozytowych w Sadzie Okregowym w Warszawie prowadzi sie z wykorzystaniem programu finansowo-ksiegowego: - konto sumy na zlecenie, - konto poreczenia majatkowe, - konto sumy depozytowe do wyjasnienia, - konto niepodjete wynagrodzenia i zwroty z poczty, - konto odsetki od poreczen majatkowych, - konto podatki, - konto prowizje i oplaty, - konto 242 Rozrachunki z tytulu depozytów walutowych, - konto 244 Kaucje i depozyty gwarancyjne. 4

6 - l Ewidencje sum depozytowych prowadza pracownicy Oddzialu Finansowego. 2. Ksiegi zamyka sie na koniec kazdego roku kalendarzowego. 3. Na koniec kazdego roku kalendarzowego sporzadza sie wykaz nie rozchodowanych sum depozytowych, który musi byc zgodny z saldem rachunku bankowego sum depozytowych. 4. Wykazy, o których mowa w ust. 3, przekazuje sie do wlasciwych wydzialów, w celu sprawdzenia i przygotowania dokumentacji, na podstawie której Oddzial Finansowy dokona zwrotów niewykorzystanych zaliczek lub przeksiegowan na konto dochodów, badz wydatków Sumy depozytowe, zaliczki na koszty postepowania sadowego, sumy obce oraz sumy depozytowe do wyjasnienia przechowywane sa na wyodrebnionym oprocentowanym rachunku bankowym. 2. Oprocentowanie sum depozytowych zlozonych przez panstwowe jednostki budzetowe, panstwowe zaklady budzetowe i gospodarstwa pomocnicze panstwowych jednostek budzetowych stanowi dochód budzetu panstwa. 3. Oprocentowanie sum depozytowych stanowiacych wlasnosc osób fizycznych, prawnych i innych jednostek organizacyjnych nie posiadajacych osobowosci prawnej powieksza ich wartosc. Wplaty 9 1. Wplat dokonuje sie na rachunek bankowy prowadzony dla sum depozytowych i sum na zlecenie, o którym mowa w 8 ust. 1, lub w kasie Sadu. Sumy depozytowe przyjete do kasy przekazywane sa na wlasciwy rachunek bankowy w dniu przyjecia (wplywu), a w wyjatkowych wypadkach w dniu nastepnym. 5

7 2. Wplaty sa ewidencjonowane i kwalifikowane na podstawie danych zawartych w zalaczniku do wyciagu bankowego lub w dowodzie wplaty gotówkowej w kasie Sadu. 3. Dowód wplaty powinienzawierac nastepujace informacje: a) dane osobowe wplacajacego, b) informacje, czego dotyczy sprawa, c) sygnature akt sprawy, jesli jest znana wplacajacemu, d) kwote. W przypadku poreczen majatkowych - imie i nazwisko osoby, za która zostalo wplacone poreczenie. 4. W przypadku braku opisu lub jego niekompletnosci wyznaczeni pracownicy Oddzialu Finansowego uzgadniaja z pracownikami wydzialów przynaleznosc wplaty do wlasciwej sprawy. W przypadku braku mozliwosci uzgodnienia pracownicy Oddzialu Finansowego, zajmujacy sie ewidencja sum depozytowych, wzywaja wplacajacego do uzupelnienia danych i wyjasnienia wplaty. 5. Po zaksiegowaniu dowodów wplaty, Oddzial Finansowy przekazuje je za pokwitowaniem, do wlasciwego wydzialu Sadu prowadzacego sprawe, celem dolaczenia do akt sprawy. Wydzial ma obowiazek dokladnego zweryfikowania poprawnosci dokonanej wplaty, tj. wysokosci wplaty, numeru sprawy. Dowody wplat blednych, które np. nie dotycza danego wydzialu, wydzial zwraca do Oddzialu Finansowego za pokwitowaniem. W przypadku dokonania wplaty na bledny numer rachunku bankowego, wydzial sporzadza polecenie przeksiegowania na wlasciwy rachunek bankowy. Wykorzystanie sum depozytowych Sumy na zlecenie sa wplacane przez strony postepowania na sfinansowanie czynnosci polaczonych z wydatkami, zgodnie z postanowieniami ustawy o kosztach sadowych w sprawach cywilnych. 2. Srodki zapobiegawcze w postaci poreczenia majatkowego Sad stosuje w celu zabezpieczenia prawidlowego toku postepowania, a wyjatkowo takze w celu zapobiegania popelnienia przez oskarzonego nowego przestepstwa. 3. Poreczenie majatkowe w postaci pieniedzy, papierów wartosciowych, zastawu lub hipoteki moze zlozyc oskarzony albo inna osoba. Wysokosc, rodzaj i warunki poreczenia majatkowego, a w szczególnosci termin zlozenia przedmiotu poreczenia, Sad okresla w postanowieniu. I I 6

8 r 4. Zabezpieczenie nalezytego wykonania umowy wnoszone jest przez wykonawce do umów zawartych w wyniku udzielenia zamówienia publicznego. 5. Wadia wnoszone sa przez wykonawców w zwiazku postepowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. z prowadzonym Wyplaty, zwroty Wyplaty oraz zwroty tj. przekazanie na inny rachunek, rozchód na rzecz osoby, której Sad przyznal wynagrodzenie, dokonywane sa przez Oddzial Finansowy na podstawie prawomocnego orzeczenia Sadu dolaczonego do polecenia wyplaty, którego wzór stanowi zalacznik nr 2 do niniejszej Instrukcji, sporzadzonego przez wydzial i podpisanego przez Przewodniczacego lub sedziego uprawnionego do podpisywania dokumentów finansowych - zgodnie z karta wzorów podpisów. Odpis prawomocnego orzeczenia Sadu nalezy potwierdzic za zgodnosc z oryginalem w nastepujacy sposób: pieczec "na oryginale wlasciwe podpisy" a nastepnie pieczec "za zgodnosc z oryginalem swiadczy" i w tym miejscu imienna pieczec oraz podpis urzednika sadowego z pieczecia okragla danego wydzialu i "odpisem". 2. Polecenie wyplaty musi zawierac oprócz pieczeci sadowych i stempli, o których mowa w ust. 1, równiez oznaczenia wydzialu, którego zarzadzenie to dotyczy, oraz: a) imie i nazwisko oraz dokladny adres osoby, na rzecz której ma byc dokonana wyplata, b) numer rachunku bankowego, jezeli wyplata ma byc dokonana w formie przelewu, c) kwote podlegajaca zwrotowi lub wyplacie, d) pozycje ksiegi, e) date zaksiegowania wplaty, f) wskazanie osoby dokonujacej wplaty. 3. Dokumenty, na podstawie których dokonywany jest zwrot, sprawdzane sa przez upowaznionych pracowników Oddzialu Finansowego, co do zgodnosci ze zlozonymi dokumentami do wyplaty pod wzgledem formalnym i rachunkowym tj: 7

9 .. a) zgodnosci wskazanej pozycji, b) pokrycia wskazanych do wyplaty kwot, w dokonanych wplatach, c) przez kogo kwota zostala wplacona i w jakim dniu zostala zaksiegowana. 4. Podstawa wyplaty wynagrodzen bieglych, tlumaczy, kuratorów itp. sa: rachunki zatwierdzone przez sedziego pod wzgledem merytorycznym (co do nakladu pracy) oraz obligatoryjnie zweryfikowane przez Glównego Ksiegowego lub przez upowaznionego pracownika Oddzialu Finansowego pod wzgledem formalnorachunkowym (prawidlowosc naliczania). W przypadku stwierdzenia nieprawidlowosci w obliczeniach upowaznieni pracownicy Oddzialu Finansowego sporzadzaja wniosek o korekte wyliczenia z podaniem podstawy prawnej. 5. Po otrzymaniu polecenia wyplaty wraz z prawomocnym orzeczeniem Sadu upowaznieni pracownicy Oddzialu Finansowego dokonuja sprawdzenia pod wzgledem formalnym i rachunkowym. Adnotacje na ten temat umieszczaja na odwrocie polecenia wyplaty poprzez wpisanie oznaczenia ksiegi, z jakiej dokonano wyplaty, numeru pozycji ksiegi, kwoty wyplaty, date oraz skladaja podpis. 6. Oddzial Finansowy w dniu dokonania zwrotu poreczenia majatkowego nalicza odsetki, pobierajac wczesniej oswiadczenie podatkowe oraz sporzadza roczna deklaracje PIT-8C o przychodach z innych zródel oraz o niektórych dochodach z kapitalów pienieznych. Oryginal przekazywany jest osobie pobierajacej zwrot, kopie zas przesyla sie do urzedu skarbowego wedlug miejsca zamieszkania. 7. Bledne wplaty niezwlocznie po wyjasnieniu przeksiegowywane sa na wlasciwe rachunki bankowe lub zwracane wplacajacemu. 8. Zwrot sum depozytowych i wyplata naleznosci bieglym powinna nastepowac w formie bezgotówkowej, a w wyjatkowych wypadkach w formie gotówkowej. W takim przypadku po zatwierdzeniu wyplaty przez Glównego Ksiegowego i Dyrektora lub osoby przez nich upowaznione, dokumenty przekazuje sie do wykonania kasjerowi. Jesli wyplata nastepuje dla osoby prawnej lub prowadzacej dzialalnosc gospodarcza, wydzial kierujacy polecenie wyplaty do Oddzialu Finansowego winien ustalic numer konta bankowego. 9. W razie niemoznosci doreczenia sum depozytowych i zaliczek sadowych odbiorcy, sumy te przekazuje sie na rachunek dochodów budzetowych po uzyskaniu stosownych dokumentów z wydzialu. 10.W przypadkach, gdy koszt przeslania przekazem pocztowym jest wyzszy niz kwota zwrotu, Sad podejmuje decyzje o przekazaniu kwoty na dochody budzetu panstwa. 11.Zwrotu niewykorzystanych srodków z zaliczki dokonuje Oddzial Finansowy na podstawie prawomocnego orzeczenia Sadu, niezwlocznie po otrzymaniu orzeczenia z wydzialu. 8

10 12.Wyplata nie rozchodowanych sum depozytowych dokonywana jest z rachunku bankowego lub z kasy i ewidencjonowana w ksiedze sum depozytowych z wykorzystaniem programu finansowo-ksiegowego. 13. W przypadku przebywania osoby, której nalezny jest depozyt w zakladzie karnym lub areszcie sledczym przesyla sie go na rachunek bankowy zakladu karnego lub aresztu sledczego (wczesniej pobierajac oswiadczenie podatkowe) celem przekazania odbiorcy lub wskazanej przez wydzial osobie uprawnionej (posiadajacejstosownepelnomocnictwo). 14. Zwrot wadiów i zabezpieczen dokonuje sie na rzecz wykonawcy, który wniósl wadium lub zabezpieczenie. Zwrotu dokonuje Oddzial Finansowy na podstawie pisemnego wniosku - w przypadku wadiów - Kierownika Samodzielnej Sekcji ds. Zamówien Publicznych, w przypadku zabezpieczen - Kierownika Oddzialu odpowiedzialnego za realizacje umowy. 15. Wniosek o dokonanie wyplatywadium lub zabezpieczenia musi zawierac: a) dane wykonawcy (nazwa firmy lub imie i nazwisko osoby prowadzacej dzialalnosc gospodarcza, adres), b) numer rachunku bankowego, c) kwote wadium/zabezpieczenia, która nalezy wyplacic, d) numer umowy, do której byla dokonana wplata. 16.Do wniosku nalezy zalaczyc: a) w przypadku wadium - kserokopie dowodu wplaty, b) w przypadku zabezpieczenia: - z tytulu gwarancji zgodnego z umowa wykonania przedmiotu umowy - protokól koncowy (protokól odbioru przedmiotu umowy), - z tytulu rekojmi badz gwarancji - protokól sporzadzony po okresie rekojmi badz gwarancji. 17.Wadium wniesione w pieniadzu jest zwracane wraz z odsetkami wynikajacymi z umowy rachunku bankowego, na którym bylo ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia tego rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniedzy na rachunek bankowy wykonawcy, natomiast zabezpieczenie, wniesione w pieniadzu, przechowywane na oprocentowanym rachunku bankowym, zwracane jest wraz z odsetkami wynikajacymi z umowy rachunku bankowego, na którym bylo ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia tego rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniedzy na rachunek bankowy wykonawcy. 9

11 . Rozdzial III DEPOZYT WARTOSCIOWY (ZAMKNIETY) Depozytem wartosciowym. moga byc: przedmioty wartosciowe tj. zloto i monety zlote, platyna, srebro i monety srebrne, wyroby uzytkowe ze zlota, platyny lub srebra, kamienie szlachetne i pólszlachetne, perly naturalne i hodowlane, korale, bursztyny, zagraniczne i krajowe srodki platnicze, zagraniczne i krajowe papiery wartosciowe oraz dokumenty przyjete w zwiazku z postepowaniem karnym, skarbowym, administracyjnym, cywilnym oraz w sprawach o wykroczenia. 2. W Sadzie depozyty wartosciowe (zamkniete) prowadzone sa w rejestrze depozytów wartosciowych przez upowaznionego pracownika Oddzialu Finansowego. 3. Depozyty Sadu w postaci srodków pienieznych, skladane w zwiazku z postepowaniem karnym, w sprawach o przestepstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe, postepowaniem cywilnym oraz w sprawach o wykroczenia, w przypadku koniecznosci zachowania konkretnych egzemplarzy srodków pienieznych, Sad przekazuje do przechowywania do banku w postaci depozytu zamknietego. 4. Koszty przechowywania takiego depozytu pokrywa Sad z wydatków budzetowych. 5. Wlasciwy wydzial Sadu, otrzymuje od organu skladajacego depozyt, dowód depozytowy, deklaracje depozytowa wraz z protokolem zapakowania, które po odnotowaniu w aktach sprawy przekazuje nastepnie do Oddzialu Finansowego Sadu. 6. Zasady prowadzenia ksiegi depozytów wartosciowych: a) ksiege mozna prowadzic przez kilka okresów budzetowych, b) upowazniony pracownik na podstawie otrzymanego dowodu depozytowego dokonuje wpisu depozytu do ksiegi depozytowej, c) kazdy depozyt wartosciowy zapisuje sie na biezaco pod osobna pozycja, przy czym zapis depozytu kazdorazowo ma byc oddzielony linia pozioma, d) po zakonczeniu roku dokonuje sie podsumowania depozytów bedacych w dyspozycji Sadu, co do których Oddzial Finansowy nie otrzymal od wydzialów prawomocnego orzeczenia Sadu, e) kazdy depozyt ma zalozona osobna indywidualna teczke, w której przechowywane sa wszystkie dokumenty dotyczace danego depozytu, 10

12 otrzymane z wydzialów, ulozone w kolejnosci wplywu do Oddzialu Finansowego. Teczki przechowywane sa w kasie pancernej, f) numery kolejne ksiegi depozytów wartosciowych, pod którymi wpisano depozyt, umieszcza sie na wszystkich dokumentach wewnetrznych oraz korespondencji z bankiem, g) upowazniony pracownik Oddzialu Finansowego, przebieg sprawy depozytu odnotowuje w rubrykach ksiegi depozytów wartosciowych. 7. Przyjety przez Sad depozyt wartosciowy, pracownik wyznaczony do kontaktów z bankami sklada w banku, wraz z deklaracja depozytowa sporzadzona w 3 egzemplarzach i podpisana przez Dyrektora Sadu i Glównego Ksiegowego lub osoby przez nich upowaznione. 8. Jako potwierdzenie zlozenia depozytu na przechowanie, bank wystawia dowód depozytowy, który jest dokumentem uprawniajacym do dysponowania depozytem. Dowód ten jest przechowywany w dokumentacji depozytów wartosciowych prowadzonej przez pracownika wyznaczonego do prowadzenia ksiegi depozytów wartosciowych, w kasie pancernej. W ksiedze depozytów wartosciowych umieszcza sie adnotacje o wystawieniu przez bank dowodu depozytowego. Kserokopia tego dowodu dolaczona jest do akt sprawy. 9. Pobranie depozytu z banku i jego wydanie odbiorcy moze nastapic tylko na podstawie prawomocnego orzeczenia Sadu. 10.Bank wydaje depozyt na podstawie pisemnego polecenia wydania depozytu osobie lub instytucji wskazanej przez Sad. 11. W przypadku gdy depozyt z banku odbiera upowazniony pracownik Sadu, jest on zobowiazany sprawdzic nienaruszalnosc opakowania. W przypadku stwierdzenia naruszenia opakowania depozytu, pracownik Sadu odmawia jego odbioru i zawiadamia o tym fakcie niezwlocznie Dyrektora Sadu. 12.Osoba lub instytucja, której nalezy zwrócic depozyt wartosciowy odbiera go w banku, w którym ten depozyt jest przechowywany. Jeden egzemplarz pokwitowania bank niezwlocznie przesyla do Oddzialu Finansowego Sadu, gdzie jest on dolaczany do wlasciwych akt sprawy. Powyzszy fakt jest odnotowywany w ksiedze depozytów wartosciowych. 13.Oddzial Finansowy co kwartal sporzadza wykaz depozytów wartosciowych, do których brak jest postanowienia Sadu co do zasadnosci przechowywania w banku i kieruje je do odpowiednich wydzialów. 14.Oddzial Finansowy sporzadza na dzien 31 grudnia kazdego roku roczne wykazy depozytów wartosciowych przechowywanych w bankach i przesyla je do banku celem potwierdzenia zgodnosci stanu depozytów figurujacych w ksiedze depozytów wartosciowych. 11

13 r ~ Rozdzial IV DEPOZYTY RZECZOWE Pojazdy mechaniczne sa parkowane na parkingach w postaci depozytu rzeczowego. Na parkingu depozytowym przechowywane sa pojazdy mechaniczne zlozone lub zatrzymane w zwiazku z postepowaniem karnym, jako dowody rzeczowe albo dostarczone do Sadu, jako przedmioty ogledzin w postepowaniu cywilnym. 2. Czynnosci zwiazane z przechowywaniem pojazdów moga byc wykonane na pisemne polecenie wlasciwego wydzialu prowadzacego dana sprawe, w ramach którego zostal zabezpieczony pojazd mechaniczny. 3. Pojazdy przechowywane sa na zlecenie Sadu w ramach odrebnej umowy zawartej pomiedzy Sadem a wykonawca. 4. Podstawa przekazania pojazdu do depozytu Sadu jest prawomocne orzeczenie Sadu wraz z nastepujacymi dokumentami: a) b) c) protokól tymczasowego zajecia mienia ruchomego, wykaz rzeczy oddanych na przechowanie, protokól oddania rzeczy na przechowanie. 5. Podstawa wydania pojazdu jest prawomocne orzeczenie Sadu prowadzacego postepowanie wraz z poleceniem wydania wystawionym przez wydzial, do którego dyspozycji pojazd pozostaje oraz protokól wydania pojazdu. Rozdzial V LIKWIDACJA NIEPODJETYCH DEPOZYTÓW Likwidacja depozytu jest przejscie praw do tego depozytu na rzecz Skarbu Panstwa. Likwidacja niepodjetego depozytu z mocy prawa nastepuje w razie niepodjecia go przez osobe uprawniona, mimo uplywu terminu do odbioru, tj. 3 lat od dnia doreczenia wezwania do odbioru uprawnionemu lub wezwania poprzez wywieszenie na tablicy informacyjnej w siedzibie Sadu przez okres 6 miesiecy. 2. Sad wzywa uprawnionego do odbioru depozytu w terminie do 3 lat od dnia doreczenia wezwania oraz poucza go o skutkach jego niepodjecia. 12

14 r 1,. 3. Wezwanie do odbioru depozytu, stanowiace zalacznik nr 3 do niniejszej instrukcji, nastepuje niezwlocznie po jego zlozeniu lub uzyskaniu wiadomosci o wystapieniu okolicznosci, która umozliwia odebranie tego depozytu. 4. W przypadku, gdy nie jest znane miejsce zamieszkania lub siedziba uprawnionego, wlasciwy wydzial wystepuje do organu prowadzacego wlasciwa ewidencje, rejestr lub zbiór danych o udzielenie informacji umozliwiajacych ustalenie tego miejsca. 5. W przypadku braku mozliwosci doreczenia wezwania do odbioru depozytu lub nie ustalenia uprawnionego, Sad dokonuje wezwania poprzez jego wywieszenie na tablicy informacyjnej w siedzibie Sadu na okres 6 miesiecy, jezeli szacunkowa wartosc depozytu przekracza kwote 5000,00 zl, Sad zamieszcza równiez ogloszenie w prasie lokalnej lub w Biuletynie Informacji Publicznej. 6. Po uplywie 3 lat od momentu prawidlowego wezwania uprawnionego do odbioru depozytu wartosciowego, Oddzial Finansowy zwraca sie do banku z prosba o przekazanie dokumentacji zlecajacej wydanie depozytu wartosciowego; informacje o powyzszym fakcie przekazuje do wlasciwego wydzialu. Sad na podstawie otrzymanej informacji podejmuje decyzje o przepadku depozytu wartosciowego na rzecz Skarbu Panstwa. 13