Jednostka kontrolowana: Komendzie Miejskiej Panstwowej Strazy Pozarnej w Kaliszu

Transkrypt

1 Dokumentacja z przebiegu kontroli Jednostka kontrolowana: Komendzie Miejskiej Panstwowej Strazy Pozarnej w Kaliszu Okres objety kontrola: 2010 rok Przedmiot kontroli: Gospodarka magazynowa i kasowa. Zakres kontroli: uregulowania zawarte w przepisach wewnetrznych z zakresu gospodarki kasowej i magazynowej oraz odpowiedzialnosc materialna, kontrola stanu srodków pienieznych oraz druków scislego zarachowania (protokól z kontroli kasy), sprawdzenie dokumentacji kasowej i ewidencji ksiegowej, kontrola magazynu (protokól z kontroli), sprawdzenie dokumentacji magazynowej i ewidencji ksiegowej. Termin przeprowadzenia kontroli: od r. do dnia r. Narada pokontrolna odbyla sie w dniu: r. Zalaczniki: 1. Wystapienie pokontrolne 2. Odpowiedz na wystapienie pokontrolne 3. Uzupelnienie odpowiedzi na wystapienie pokontrolne

2 URZAD hu, S KI W KALISZU WYDZIAL FINANSOWY ~~I; [~_;~~\YKl. ZO~J Nr kor,.. " ". _= '1 PREZYDENT MIASTA KALISZA liosczal.?od[j;". WKW /10 Kalisz, dnia ~O wrzesnia 201 Or. Wystapienie pokontrolne Pan Wienczyslaw Prokop Komendant Miejski Panstwowej Strazy Pozarnej w Kaliszu URZAD l\liejski W KALISZU KANCELAR.IA OGÓLNA ',-" -1 ::~: ~.~ WPl. L:.O. WRZ I lio$c zal. " ", PodOi '...-.~""-'.. '- :..~6J. Dzialajac zgodnie z trescia 26 ust. 1 Regulaminu kontroli instytucjonalnej Urzedu Miejskiego w Kaliszu wprowadzonego Zarzadzeniem Nr 474/2006 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia r. z pózniejszymi zmianami informuje, ze przeprowadzona przez Wydzial Kontroli Wewnetrznej Urzedu Miejskiego w Kaliszu kontrola problemowa w zakresie gospodarki magazynowej i kasowej wykazala nieprawidlowosci, które sa wynikiem nieprzestrzegania nastepujacych przepisów prawa: 1. Ustawa z dnia 29 wrzesnia 1994 r. o rachunkowosci, (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z pózno zm.), 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, (tj. Dz. U. Nr 157, poz z pózno zm.), 4. Zarzadzenia Nr 3/2008 Komendanta Miejskiego Panstwowej Strazy Pozarnej w Kaliszu z dnia 02 kwietnia 2008 roku w sprawie: wprowadzenia Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Finansowych w Komendzie Miejskiej Panstwowej Strazy Pozarnej w Kaliszu. 5. Regulamin kontroli instytucjonalnej Urzedu Miejskiego w Kaliszu, stanowiacego zalacznik do Zarzadzenia 474/2006 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia r. z pózniejszymi.. ZmIanamI.

3 W wyniku kontroli stwierdzono: 1. Nieprawidlowa podstawe prawna w dokumencie powierzenia obowiazków i odpowiedzialnosci osobie pelniacej funkcje Glównego Ksiegowego, co narusza art. 54 ust. 1ustawy o finansach publicznych oraz obowiazujacy porzadek..prawny. (sti. 2 protokolu kontroli) 2. Dowody ksiegowe za miesiac sierpien 2010I. nie zostaly ujete do dnia l l0r. ~.. w ksiegach rachunkowych, co narusza art. 18 ust. 1, art. 20 ust. 1, irt 24c,ust. 1, ust. 3, ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowosci. (sti. 11 protokolu kontroli) 3. Brak na dowodach wplat KP podpisów w miejscu "Sprawdzil", "Zatwierdzil", co narusza art. 4 ust. 1ustawy o rachunkowosci, art. 68 ust. 2 pkt. 1 ustawy o finansach publicznych, oraz przepis wewnetrzny - Instrukcje Obiegu i Kontroli Dokumentów Finansowych w Komendzie Miejskiej Panstwowej Strazy Pozarnej w Kaliszu. (str protokolu kontroli) 4. Brak aktualizacji przepisów wewnetrznych (podstaw prawnych) obowiazujacych w jednostce, co narusza art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowosci, art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. ~ (sti. 6-7, 14 protokolu kontroli) 5. Zalecenie pokontrolne wystosowane po kontroli w 2009I. nie zostalo wykonane, co narusza 27 ust. 3 Regulaminu kontroli instytucjonalnej Urzedu Miejskiego w Kaliszu. (sti. 19 protokolu kontroli) 2

4 W zwiazku z powyzszym polecam: 1. Dokonac aktualizacji przepisów wewnetrznych, oraz stosowac je w praktyce, doprowadzic do stanu zgodnego z obowiazujacymi przepisami powierzenie obowiazków i odpowiedzialnosci Glównemu Ksiegowemu. 2. Ewidencje ksiegowa prowadzic na biezaco zgodnie z obowiazujacymi przepisami prawa w tym zakresie, a brakujace zapisy w ksiegach rachunkowych uzupelnic w trybie natychmiastowym..,' 3. Zalecenia wystosowane po kazdej kontroli nalezy wykonac w calosci w 'terminie okreslonym na wystapieniu pokontrolnym. W celu wyeliminowania w przyszlosci nieprawidlowosci zobowiazuje Pana Komendanta do zwiekszenia nadzoru nad praca Glównego Ksiegowego, a takze do przestrzegania przepisów w zakresie calosci prowadzonej gospodarki finansowej, gdyz przeprowadzona kontrola nie byla kontrola kompleksowa, a tym samym nie objela wszystkich zagadnien gospodarki finansowej jednostki. Jednoczesnie przypominam, ze osoba bedaca kierownikiem jednostki zobowiazana jest do kierowania jednostka w sposób zapewniajacy jej prawidlowe funkcjonowanie we wszystkich aspektach, jednakze wszelkie jej dzialania musza byc podejmowane w granicach obowiazujacego prawa. W zwiazku z powyzszym zwracam uwage na koniecznosc systematycznej aktualizacji ~ stanu prawnego aktów normatywnych oraz ich biezacej analizy, a w razie potrzeby l niezwlocznej nowelizacji wydanych na ich podstawie wewnetrznych aktów prawnych. W sprawach watpliwych nalezy zaciagac opinii radcy prawnego oraz konsultowac sie z pracownikami Wydzialu Finansowego Urzedu Miejskiego w Kaliszu. O sposobie realizacji wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania nalezy powiadomic mnie w terminie nieprzekraczalnym do dnia 30 pazdziernika 2010 r. 1 C&;;;;;!1 Do wiadomosci: 1) Irena Sawicka - Skarbnik Miasta Kalisza, 3 ~ I

5 ,..... rjs1\i \r KAUSZe r SEl\HET.\RIAT PHEZYDE\TTA lics: za! " dotyczace przeprowadzonej przez Wydzial Kontroli Wewnetrznej Urzedu Miejskiego w Kaliszu kontroli problemowej w zakresie gospodarki magazynowej i kasowej. W odpowiedzi na nieprawidlowosci wykazane w wystapieniu pokontrolnym ~ z dnia 30 wrzesnia 2010 r. (wplyw 04 pazdziernika 2010 r.) - znak WKW /l0 wyjasniam, co nastepuje: Ad. 1 Przygotowano, z uwzglednieniem prawidlowych podstaw prawnych, dokument powierzenia obowiazków i odpowiedzialnosci osobie pelniacej funkcje Glównego Ksiegowego. Dokument zostanie podpisany przez Glównego Ksiegowego po powrocie ze zwolnienia lekarskiego. Ad. 2 Dowody ksiegowe za sierpien 2010 r. zostaly ujete w ksiegach rachunkowych. Ksiegi rachunkowe prowadzone sa na biezaco. Ad. 3 Uzupelniono brakujace podpisy na dowodach wplat KP. Biezace dokumenty.~ prowadzone sa w sposób prawidlowy. Ad. 4 Podjeto dzialania majace na celu aktualizacje wewnetrznych przepisów prawnych. Dokumenty sa w trakcie przygotowania, z uwzglednieniem prawidlowych podstaw prawnych. Ad. 5 Zalecenia pokontrolne wystosowane po kontroli w 2009 r. zostaly wykonane (w zalaczeniu potwierdzone za zgodnosc z oryginalem dokumenty). Dokumentacja nie zostala udostepniona kontrolujacym z powodu nieobecnosci Glównego Ksiegowego, poniewaz osoba upowazniona do prowadzenia spraw Sekcji ds. Finansów pod nieobecnosc jej pracowników, A-MP nie miala pelnego dostepu do wszystkich dokumentó

6 ljl~l~l) ~nr.r~er "1,~I~ALISZU ",c~.:!,' SEKRET.lRIAT PREZYDENTA ',>I,~""'" l({)menda MIEJSKA WPL O ~)\~ll'\wowt~j Strazy Pozarnej DNIA l" '\\\~~O~2/2'/l~nplllsK'",)) Nr ==:=: - kor. l "'I""""I"''''''lutl'''ll'11'1'''l' 'Io.~, ,. PRl'AD',.~M.~'~AL '".... ' ~J~r;!CA:~LAiIA OGÓLNA,~::.~m~.:f "v PL. r"o 5. LI S, t "scl:?-i... : ". Poools ""':":.:,:..';'::'::::" I r ,./ ~ Kalisz,dnia03 listop~.~ / Pan dr inz. Janusz Pecherz Prezydent Miasta Kalisza Odpowiedz na wystapienie pokontrolne dotyczace przeprowadzonej przez Wydzial Kontroli Wewnetrznej Urzedu Miejskiego w Kaliszu kontroli problemowej w zakresie gospodarki magazynowej i kasowej. " W odpowiedzi na zalecenia zawarte w wystapieniu pokontrolnym z dnia 30 wrzesnia 2010 r. (wplyw 04 pazdziernika 2010 r.) - znak WKW /l0 wyjasniam, co nastepuje: // Ad. 1 Przygotowano, z uwzglednieniem prawidlowych podstaw prawnych, dokument powierzenia obowiazków i odpowiedzialnosci osobie pelniacej funkcje Glównego Ksiegowego. Dokument zostanie podpisany przez Glównego Ksiegowego po powrocie ze zwolnienia lekarskiego. Podjeto dzialania majace na celu aktualizacje wewnetrznych przepisów prawnych. Dokumenty sa w trakcie przygotowania, z uwzglednieniem prawidlowych podstaw prawnych. Ad. 2 Ewidencja ksiegowa prowadzona jest zgodnie z obowiazujacymi przepisami prawa, natomiast brakujace zapisy w ksiegach rachunkowych zostaly uzupelnione. Ksiegi rachunkowe prowadzone sa na biezaco. URZAD WYDZIAL Ad. 3 Zalecenia pokontrolne wystosowane po kontroli w 2009 r. zostaly wykonane (w zalaczeniu potwierdzone za zgodnosc z oryginalem dokumenty). Dokumentacja nie zostala udostepniona kontrolujacym z powodu nieobecnosci Glównego Ksiegowego, poniewaz osoba upowazniona do prowadzenia spraw Sekcji ds. Finansów pod nieobecnosc jej pracowników, nie miala pelnego dostepu do wszystkich do entów. I,l" A-MP. ~.; EJSIq ~qejski W KALISZU,1/:- Pozarnej KON'I~0~~EWN;~TRZNEJ DNI" WP! 108.1IS. l U ' , ]....' t' " Nrkul lios(;z.d: "... "),:U'o ~.. ~.2.~..,.~...,--...._---.~-----~.,----