Na podstawie 4 statutu organizacyjnegourzedu skarbowego- zalacznik nr 1 do zarzadzenia

Transkrypt

1 Zarzadzenie Nr 5/2002 Naczelnika Drugiego Urzedu Skarbowego w Katowicach z dnia 25 lutego 2002 r. w sprawie systemu kancelaryjnego w Drugim Urzedzie Skarbowym w Katowicach. Na podstawie 4 statutu organizacyjnegourzedu skarbowego- zalacznik nr 1 do zarzadzenia Nr 86 Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 1996, z pózno zmianami oraz zarzadzenia Nr 14 Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001r. w sprawie obslugi kancelaryjnej izb i urzedów skarbowych oraz organizacji zakresu dzialania archiwów zakladowych i skladania akt w tych organach zarzadzam: 1 Prace kancelaryjne w Urzedzie wykonuja: 1) Kancelaria Urzedu, 2) Dzial Ewidencji i Identyfikacji Podatników, 3) Sekretariat Naczelnika Urzedu, 4) Sekretariat Zastepców Naczelnika Urzedu, 5) Kierownicy komórek organizacyjnych / pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie. spraw przydzielonych im do zalatwienia zgodnie z zakresem obowiazków Do obowiazków Kancelarii Urzedu nalezy: 1) przyjmowanie przesylek doreczanych droga pocztowa, 2) sprawdzanie zgodnosci doreczonych przesylek z rejestrem kontrolnym "R", 3) otwieranie przesylek z korespondencja przychodzaca i umieszczanie na pismach i kopertach pieczeci wplywu z data faktycznego otrzymania korespondencji,

2 2 4) kontrola korespondencji przychodzacej z punktu widzenia: a) wlasciwosci skierowania do Urzedu, b) kompletnosci (zalaczniki), c) spelnienia wymogów formalnych (data, podpisy), d) w sprawach podlegajacych podatkowi od czynnosci cywilnoprawnych - sprawdzanie czy podatek zostal uiszczony, czy w prawidlowej wysokosci, 5) odnotowywanie na pismach liczby zalaczników lub faktu ich braku, 6) w)jasnianie niezgodnosci dotyczacych doreczonych przesylek z zapisami w rejestrach kontrolnych "R": a) opracowywanie reklamacji, b) prowadzenie ewidencji reklamacji, 7) sporzadzanie zawiadomien do nadawców korespondencji o braku kompletnosci przesylki, 8) wzywanie nadawców korespondencji celem zlozenia wyjasnien w przypadku niezgodnosci zawartosci przesylek z opisem na kopercie (telefonicznie lub pisemnie), 9) przygotowywanie pism do nadawców w sprawie mylnie skierowanej przez nich korespondencji, 10) przygotowywanie pism - w sprawie mylnie skierowanej korespondencji - do wlasciwych adresatów, 11) przyjmowanie korespondencji skladanej bezposrednio w Urzedzie i umieszczanie na niej pieczeci wplywu z data faktycznego jej otrzymania oraz wykonywanie czynnosci, o których mowa wyzej, w pkt. 4 i 5, 12). potwierdzanie na kopiach pism, dokumentów przyjetych w Urzedzie, ich odbioru przez zamieszczanie pieczeci z data wplywu, 13) odbieranie korespondencji z Kancelarii Izby Skarbowej w Katowicach, 14) przekazywanie deklaracji i zeznan do komórki masowego przetwarzania danych, 15) przekazywanie faktur i rachunków do wlasciwych komórek organizacyjnych, 16) przekazywanie korespondencji przychodzacej do Sekretariatu Naczelnika Urzedu, 17) prowadzenie ewidencji: a) pism tzw. "sadowych" (sady, prokuratura, policja), b) wniosków o wydanie zaswiadczenia, c) listów nie doreczonych do adresata,

3 3 d) przesylek i pism mylnie skierowanych, e) zeznan i deklaracji doreczonych przez poczte i przy.ietychbezposrednio w Kancelarii Urzedu (ilosciowo), f) faktur i rachunków otrzymanychpoczta i przy.ietychbezposrednio w Kancelarii Urzedu (potwierdzenie imienne), 18) przy.imowaniez komórek organizacyjnych korespondencji wychodzacej z Urzedu do wysylki i kontrola ogólna tej korespondencji pod wzgledem spelniania WYmogów formalnych i kompletnosci, 19) wpisywanie korespondencji wychodzacej do pamieci komputera (po podpisaniu przez Naczelnika Urzedu lub Zastepce Naczelnika i po zarejestrowaniu w Sekretariacie NUS), 20) dzielenie korespondencji wychodzacej wg miejsc nadawania i doreczania, a mianowicie: a) Izba Skarbowa w Katowicach, b) Pierwszy Urzad Skarbowy w Katowicach, c) poczta glówna w Katowicach, d) urzad pocztowy obslugujacy US, 21) przygotowywanie przesylek: a) adresowanie kopert, b) skladanie pism i wkladanie do kopert, c) wazenie przesylek,. d) znakowanie kopert (naklejanie znaków "R" i umieszczanie pieczeci "oplata pocztowa zryczahowana"), e) wypisywanie formularzy "za potwierdzeniem odbioru" i doklejanie do kopert, f) wpisywanie przesylek do ksiazek nadawczych (rejestr kontrolny "R" i ksiazki doreczen, 22) doreczanie korespondencji do Izby Skarbowej w Katowicach, na poczte glówna w Katowicach i do Pierwszego Urzedu Skarbowego w Katowicach, 23) przekazywanie przesylek doreczycielowi poczty obslugujacej Urzad (na miejscu w Kancelarii Urzedu).

4 4 2. Dzial Ewidencji i Identyfikacji Podatników wykonuje nastepujace prace kancelaryjne: 1) przyjmowanie wszystkich dokumentów dotyczacych NIP, dostarczanych do Urzedu osobiscie przez podatników, 2) wstepne sprawdzanie skladanych dokumentów NIP pod katem prawidlowosci ich wypelnienia i pod wzgledem formalnym, 3) potwierdzanie w Kancelarii Urzedu daty otrzymania dokumentów NIP pieczecia wplywu, 4) przyjmowanie wniosków o wydanie zaswiadczenia dostarczanych bezposrednio przez podatników i dostarczanych przez Kancelarie Urzedu, 5) rejestrowanie w Kancelarii Urzedu wniosków dostarczanych przez podatników (data wplywu, numer ewidency-inykorespondencji przychodzacej). 3. Do prac kancelaryjnych w Sekretariacie Naczelnika Urzedu nalezy: 1) przyjmowanie korespondencji z Kancelarii (korespondencja przychodzaca) i podzial na korespondencje adresowana bezposrednio do komórek organizacyjnych i wymagajaca dyspozycji Naczelnika Urzedu lub jego Zastepcy dotyczacych w szczególnosci terminu zalatwienia, komórki zalatwiajacej sprawe ewentualnie sposobu zalatwienia, 2) rejestrowanie korespondencji przychodzacej do Urzedu w pamieci komputera i wprowadzanie dyspozycji zamieszczonych na pismach tj. symbolu komórki organizacyjnej, terminu zalatwienia, 3) drukowanie wykazu korespondencji przychodzacej w podziale na poszczególne ko-. mórki organizacyjne, 4) drukowanie realizacji terminarza spraw do zalatwienia i przedkladanie Naczelnikowi Urzedu raz na kwartal, 5) przekazywanie korespondencji przychodzacej wraz z wykazami, o których mowa wyzej w pkt. 3 do Sekretariatu Zastepców Naczelnika celem podzialu zgodnie z zamieszczonymi dyspozycjami, 6) przyjmowanie i przedkladanie Naczelnikowi Urzedu do podpisu lub aprobaty: a) dokumentów i pism wychodzacych z Urzedu, b) dokumentów i pism wewnetrznych, 7) rejestrowanie korespondencji wychodzacej z Urzedu w pamieci komputera,

5 5 8) sprawdzanie, czy formalne elementy przedstawianych pism wychodzacych zostaly poprawnie sporzadzone, 9) przy-imowaniei wysylanie telefaksów oraz prowadzenie rejestru przy-imowanychi wysylanych telefaksów lub wydruków potwierdzajacych wysylanie faksu, 10) przy-imowaniei wysylanie pism przekazywanych poczta elektroniczna, 11) prowadzenie rejestru spraw zalatwionych bezposrednio przez Naczelnika Urzedu, 12) gromadzenie i przechowywanie akt spraw zalatwionych przez Naczelnika Urzedu, 13) prowadzenie terminarza spraw zalatwionych przez Naczelnika Urzedu, 14) zalatwianie spraw zwiazanych ze skargami i wnioskami: a) rejestrowanie skarg i wniosków przychodzacych do Urzedu poczta i spisanych do protokolu, b) przekazywanie skarg i wniosków do zalatwienia zgodnie z dyspozycjami wydanymi przez Naczelnika Urzedu, c) rejestrowanie odpowiedzi na skargi i wnioski, d) przekazywanie odpowiedzi do wysylki przez Kancelarie, e) odkladanie kopii odpowiedzi wraz z kompletem dokumentów do akt, f) sporzadzanie sprawozdan i informacji, 15) prowadzenie ksiazki kontroli zewnetrznych Do prac kancelarxjnych w Sekretariacie Zastepców Naczelnika nalezy: 1) rejestrowanie korespondencji przychodzacej do Urzedu w pamieci komputera i wprowadzanie dyspozycji Naczelnika Urzedu lub jego Zastepcy, zamieszczonej na. pismach tj. symbolu komórki organizacy-inej,terminu zalatwienia, 2) podzial korespondencji przychodzacej, zarejestrowanej na poszczególne komórki organizacy-inezgodnie z zamieszczonymi dyspozycjami i wykazem pism zarejestrowanych, 3) przy-imowaniei przedkladanie Zastepcom Naczelnika do pidpisu lub aprobaty: a) dokumentów i pism wychodzacych z Urzedu, b) dokumentów i pism wewnetrznych, 4) rejestrowanie korespondencji wychodzacej z Urzedu w pamieci komputera, 5) sprawdzanie, czy formalne elementy przedstawionych pism wychodzacych zostaly poprawnie sporzadzone,

6 6 6) przyjmowanie i wysylanie telefaksów oraz prowadzenie rejestru przyjmowanych i wysylanych telefaksów lub wydruków potwierdzajacych wyslanie faksu, 7) przyjmowanie i wysylanie pism przekazywanych poczta elektroniczna, 8) prowadzenie rejestru spraw zalatwionych bezposrednio przez Zastepców Naczelnika, 9) gromadzenie i przechowywanie akt spraw zalatwionych bezposrednio przez Zastepców Naczelnika, 10) prowadzenie terminarza spraw zalatwionych przez Zastepców Naczelnika, 11) zamawianie pieczeci i pieczatek oraz prowadzenie ewidencji z tym zwiazanych, 12) prowadzenie ewidencji zasobu bibliotecznego Urzedu, 13) zamawianie dzienników urzedowych i wydawnictw prasowych oraz ich rozdzial na poszczególne komórki organizacyjne. 5. Kierownicy komórek organizacyjnych 1 pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne prowadzenie spraw wykonuja nastepujace prace kancelaryjne: 1) rejestrowanie spraw w rejestrze Izal. nr 1/, 2) przygotowywanie projektów pism i przekazywanie ich przelozonym do aprobaty, 3) oznaczanie pism znakiem sprawy 4) odkladanie kopii pism do akt prowadzonych spraw, 5) gromadzenie akt spraw zalatwionych. Szczególowy podzial prac kancelaryjnych ustala kierownik komórki organizacyjnej. 6. Obieg pism i dokumentów oraz przesylek elektronicznych w Urzedzie odbywa sie za pokwitowaniem w ewidencji doreczen korespondencyjnych Izal. nr 2/ Kancelaria Urzedu jest uprawniona do przyjmowania wszystkich przesylek (pism, dokumentów, przesylek elektronicznych itp.) z zastrzezeniem uwzglednienia procedur okreslonych w przepisach dotyczacych informacji niejawnych.

7 7 2. Przesylki dotyczace infonnacji niejawnych przyjmuje w Urzedzie pelnomocnik ds. infonnacji niejawnych. 3. Korespondencje moga równiez przyjmowac bezposrednio upowaznieni pracownicy wtedy, gdy wymaga tego charakter sprawy lub sposób zalatwienia. Po potwierdzeniu odbioru na kopii pisma nalezy niezwlocznie przekazac je do kancelarii w celu umieszczenia pieczatki z data wplywu. 4. Do odbioru korespondencji od podatników sa upowaznieni pracownicy nastepujacych stanowisk w sali obslugi podatników: a) punkt infonnacyjno-recepcyjny NIP, b) stanowisko kancelaryjne, c) stanowisko podatku od czynnosci cywilno-prawnych, d) stanowisko wydawania zaswiadczen. Pracownicy ww stanowisk maja obowiazek stosowania ustalen zawartych w pkt Pracownicy zatrudnieni w sekretariatach moga odebrac korespondencje od interesantów pod warunkiem zachowania zasad okreslonych wyzej w pkt.3. 4 Sekretariat Naczelnika Urzedu przedklada Naczelnikowi / Zastepcy NUS do wgladu i de~etacji korespondencje przychodzaca z: a) Ministerstwa Finansów, b) Izby Skarbowej w Katowicach, c) pozostalych izb skarbowych, d) Urzedów Kontroli Skarbowej, e) Urzedów Skarbowych, f) Sadów, Prokuratur i Policji, g) Urzedów Celnych, h) od podatników w sprawach: - ulg i zwolnien w podatkach,

8 8 umorzen zobowiazan podatkowych, odwolan od decyzji podatkowych, stosowania prawa podatkowego. Pozostala korespondencje Sekretariat Naczelnika Urzedu kieruje bezposrednio do kierowników komórek organizacyjnych Schemat obiegu korespondencji przychodzacej przedstawiony zostal w zal. nr Schemat obiegu korespondencji wychodzacej przedstawiony zostal w zal. nr 4. 6 Wszystkie komórki organizacyjne Urzedu maja obowiazek stosowania "Instrukcji w sprawie obslugi kancelaryjnej izb i urzedów skarbowych" - zal. nr 1 do Zarzadzenia nr 14 Ministra Finansów z dnia 27 listopada 200lr. 7 Zarzadzenie wchodzi w zycie z dniem 01 kwietnia 2002r.. f IK NACZijL DRUGIEGO URZtiW S RBOWEGO ~ mgr/m.ria~kop Rozdzielnik: 1. NUS i Z-cy NUS 2. Glówna Ksiegowa 3. wszystkie komórki organizacyjne Urzedu 4. a/a po 1 egz. 1 egz. po 1 egz. 1 egz.