Tracimoc Zarzadzenie nr 19/2005StarostyWolowskiegoz dnia 20 czerwca2005r.

Transkrypt

1 ZARZADZENIE NR STAROSTY WOLOWSKIEGO z dnia. 04 maja 2007 r.,, w sprawie: Regulaminu Kontroli Wewnetrznej w Starostwie Powiatowym w Wolowie i jednostkach organizacyjnych Powiatu Wolowskiego. Dzialajac na podstawie art. 35 ust. 2 i ust. 3 pkt 5) ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorzadzie powiatowym (tekst jednolity Dz.U. z 2001r. Nr 142 poz ze zmianami), 26 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Wolowie z dnia 26 kwietnia 2007r. oraz art. 187 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz ze zmianami) zarzadzam, co nastepuje: 1. Wprowadzam Regulamin Kontroli Wewnetrznej w Starostwie Wolowie i jednostkach organizacyjnych Powiatu Wolowskiego zalaczniku do niniejszego Zarzadzenia. Powiatowym w o tresci jak w 2. Tracimoc Zarzadzenie nr 19/2005StarostyWolowskiegoz dnia 20 czerwca2005r. 3. Wykonanie postanowien Regulaminu powierzam Sekretarzowi Powiatu. 4. Zarzadzenie wchodzi w zycie z dniem podpisania. 1

2 Zalacznik do Zarzadzenia Nr 04/2007 Starosty Wolowskiego f z dnia 04 maja 2007 roku REGULAMIN KONTROLI WEWNETRZNEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W WOlOWIE I JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH POWIATU WOlOWSKlEGO Regulamin niniejszy okresla zasady, sposób i tryb przeprowadzania kontroli, postepowania wyjasniajacego w trakcie kontroli oraz postepowania pokontrolnego, we wszystkich jednostkach organizacyjnych powiatu. 2. Zadaniem kontroli wewnetrznej jest realizacja postanowien art. 187 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz ze zmianami). 3. Celem kontroli jest badanie prawidlowosci realizacji zadan, efektywnosci dzialania, zebranie niezbednych informacji do prawidlowego kierowania gospodarka powiatu oraz podejmowania prawidlowych decyzji. 4. Postanowienia regulaminu maja odpowiednie zastosowanie do wewnetrznych komórek organizacyjnych jednostki, jak i powiazanych z jej budzetem jednostek organizacyjnych. 2. Kontrole przeprowadza sie jako: 1) wstepna - obejmujaca kontrole zamierzen i czynnosci przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania 2) kompleksowa - obejmujaca caloksztalt dzialalnosci kontrolowanej jednostki; 3) problemowa - obejmujaca wybrane zagadnienia z dzialalnosci kontrolowanej jednostki; 4) dorazna - majaca charakter interwencyjny, wynikajaca z potrzeby pilnego zbadania wybranych operacji lub czynnosci; 5) sprawdzajaca - majaca na celu zbadanie wykonania wniosków i zalecen z kontroli. 2

3 3. Kontrola wykonywana jest przez pracowników Biura Kontroli Wewnetrznej Starostwa lub innego wyznaczonego przez Staroste pracownika Starostwa Powiatowego w ( Wolowie Zadania kontrolne realizowane sa w oparciu o plan kontroli wewnetrznych zatwierdzony przez Staroste Wolowskiego oraz plan kontroli jednostek organizacyjnych zatwierdzony przez Zarzad Powiatu. 2. Kontrole dorazne przeprowadza sie na polecenie Starosty lub Sekretarza Powiatu poza planem kontroli Plan kontroli wewnetrznych przedklada sie do zatwierdzenia Staroscie Wolowskiemu w terminie do 31 grudnia roku poprzedzajacego rok, którego plan dotyczy. 2. Plan kontroli podleglych i nadzorowanych przez Zarzad Powiatu jednostek organizacyjnych przedklada sie do zatwierdzenia Zarzadowi Powiatu w terminie do 31 grudnia roku poprzedzajacego rok, którego plan dotyczy. 3. Plan kontroli okresla: 1) jednostke kontrolowana; 2) rodzaj i przedmiot kontroli; 3) miejsce kontroli (adres); 4. Starosta Wolowski oraz Zarzad moga odpowiednio wprowadzac zmiany w planie kontroli. 5. Przy opracowaniu planów, o których mowa w 5 ust. 1 i 2, uwzglednia sie w szczególnosci : 1) zadania wynikajace z przepisów prawa, 2) wyniki wczesniejszych kontroli, 3) wyniki badan i analiz okreslonych problemów oraz skarg i wniosków, Biuro Kontroli Wewnetrznej sporzadza roczne sprawozdanie z przeprowadzonychwszystkichzarzadzonychkontroli. 3

4 2. Sprawozdanie zawiera w szczególnosci zwie~le informacje o: 1) liczbie kontroli przeprowadzonych w,' roku sprawozdawczym z wyszczególnieniem rodzajów i przedmiotu k~ntroli; 2) stwierdzonych nieprawidlow~sciach~ 3) liczbie zawiadomien o ujawnionym ngruszeniu dyscypliny, finansów publicznych skierowanych do rzecznika finansów publicznych; 4) sposobie wykonania wniosków i zalecen. 3. Biuro Kontroli Wewnetrznej przedklada sprawozdanie Staroscie Wolowskiemu w terminie do dnia 31 stycznia nastepnego roku po roku sprawozdawczym. 7. Przeprowadzenie kontroli ma na celu: 1) ustalenie zgodnosci kontrolowanego postepowania z przyjetymi procedurami, obowiazujacymi przepisami prawa, 2) zbadanie efektywnosci dzialania i prawidlowosci realizacji zadan wynikajacych z uchwaly budzetowej powiatu i planów finansowych poszczególnych jednostek organizacyjnych; 3) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych uchybien i nieprawidlowosci oraz osób odpowiedzialnych za ich powstanie; 4) wskazanie sposobów i srodków umozliwiajacych likwidacje stwierdzonych nieprawidlowosci; 5) zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w dzialalnosci jednostek, inicjowanie kierunków prawidlowego dzialania Kontrola prowadzona jest w oparciu o program kontroli lub udzielone przez Staroste Wolowskiego wytyczne dotyczace przedmiotu kontroli. 2. W programach kontroli zamieszcza sie w szczególnosci: 1) wstepne informacje o jednostce kontrolowanej (nazwa jednostki, adres, kwoty globalne planu finansowego, wielkosc zatrudnienia), 2) termin poprzedniej kontroli i stwierdzone najwazniejsze nieprawidlowosci, 3) cel kontroli, tj. okreslenie kierunku badan kontrolnych i problemów wymagajacych oceny, 4

5 u.~ 4) tematyke kontroli, tj. szczególowe okreslenie przedmiotowego zakresu kontroli, 5) wskazówki metodyczne, okreslajace m.in.: a) okres objety kontrola,, b) rodzaje dowodów (w tym ksiegowych), w oparciu o które nalezy dokonac f ustalen kontroli, okresów i sposobu badania, 3. Program kontroli przedstawiany Jest do zatwierdzenia Staroscie Wolowskiemu wraz z upowaznieniem do przeprowadzenia kontroli. 4. Ewentualne zmiany zatwierdzonego programu kontroli wprowadza Starosta Wolowski Kontrolujacy przeprowadza kontrole na podstawie imiennego upowaznienia Starosty Wolowskiego do podjecia kontroli, okreslajacego: podstawe prawna, jednostke kontrolowana, rodzaj i przedmiot kontroli oraz okres waznosci upowaznienia. 2. Upowaznienie do przeprowadzenia kontroli wystawia sie w trzech egzemplarzach: dla komórki kontrolowanej, dla Wydzialu Organizacyjnego do rejestru upowaznien oraz do akt kontroli. 10. Przed rozpoczeciem kontroli, nie pózniej niz 7 dni przed planowana kontrola, Glówny Specjalista Biura Kontroli Wewnetrznej pisemnie zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o planowanym terminie rozpoczecia, przedmiocie i czasie trwania kontroli, zobowiazujac jednoczesnie kierownika i glównego ksiegowego jednostki do obecnosci w trakcie kontroli i przygotowania wskazanych dokumentów. 11. Po udaniu sie do jednostki, w której ma byc przeprowadzona kontrola, kontrolujacy, bezposrednio przed przystapieniem do czynnosci kontrolnych przedklada kierownikowi jednostki kontrolowanej upowaznienie do kontroli, dokonuje wpisu do ksiazki kontroli jednostki kontrolowanej i informuje o przedmiocie kontroli i czasie jej trwania. 5

6 12., Kierownik jednostki kontrolowanej obowiazany jest zapewnic kontrolujacemu warunki i srodki niezbedne do sprawnego i rzetelnegq przeprowadzenia kontroli, poprzez: 1) przygotowanie kontrolujac;emu, odpowiedniego pomieszczenia oraz wyposazenia do przechowywania materialów kontrolnych, 2) udostepnianie ~adanych dokumentów, 3) umozliwienie dokonania ogledzin, 4) zobowiazanie pracowników do udzielania wyjasnien Obowiazkiem kontrolujacego jest obiektywne zbadanie stanu faktycznego oraz rzetelne jego udokumentowanie, a w razie stwierdzenia nieprawidlowosci - ustalenie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych. 2. Dla realizacji obowiazku, o którym mowa w ust.1, kontrolujacy ma prawo do: 1) swobodnego poruszania sie na terenie jednostki kontrolowanej; 2) wgladu do dokumentów i materialów dotyczacych przedmiotu kontroli lub majacych istotne znaczenie dla obiektywnego ustalenia stanu faktycznego oraz pobierania tych dokumentów i materialów w celu ich zabezpieczenia; 3) przeprowadzania ogledzin obiektów i innych skladników majatkowych oraz przebiegu okreslonych czynnosci; 4) zadania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjasnien; Kontrolujacy podlega wylaczeniu, na wniosek lub z urzedu, z postepowania kontrolnego, jezeli: 1) wyniki kontroli moglyby dotyczyc praw, obowiazków lub roszczen jego samego lub jego malzonka (osoby pozostajacej z nim faktycznie we wspólnym pozyciu), krewnych i powinowatych oraz osób zwiazanych z nim z tytulu przysposobienia, kurateli; 2) w razie wystapienia okolicznosci mogacych miec wplyw na bezstronnosc jego postepowania. 2. O przyczynach powodujacych wylaczenie kontrolujacy lub kierownik jednostki kontrolowanej powiadamiaja Staroste Wolowskiego. 3. Starosta Wolowski wylacza kontrolujacego w drodze pisemnej dyspozycji. 6

7 4. W okresie od zawiadomienia do wylaczenia z postepowania kontrolnego, kontrolujacy podejmuje wylacznie czynnosci rhecie'rpiacezwloki. 5. Ustalen kontrolujacego, który zostal wylaczony z postepowania kontrolnego, z zastrzezeniem ust. 4, nie uwzglednia sie W protokole kontroli Ustalen faktów kontrolnych, kontrolujacy dokonuje jedynie na podstawie dowodów, do których zalicza sie: dokumenty, dowody rzeczowe, protokoly z ogledzin, dane ewidencji i sprawozdawczosci, opinie specjalistów bieglych, zdjecia fotograficzne, szkice, oswiadczenia i wyjasnienia zlozone na pismie przez kierownika jednostki kontrolowanej, glównego ksiegowego oraz pracowników odpowiedzialnych za powierzony odcinek pracy. 2. Dowody, o których mowa w ust. 1, zalacza sie do protokolu kontroli, z tym, ze dowody w postaci odpisów, kserokopii i wyciagów z dokumentów powinny byc, przed wlaczeniem, potwierdzone za zgodnosc z oryginalem. 3. Zgodnosc kserokopii lub odpisu dokumentu potwierdza kierownik jednostki kontrolowanej, pracownik sporzadzajacy kserokopie (odpis) lub kontrolujacy. 4. W przypadku kontroli magazynów i kasy kontrolujacy dokonuje kontroli w obecnosci osoby materialnie odpowiedzialnej, a w razie jej nieobecnosci, osoby wyznaczonej przez kierownika jednostki. 5. Kontrolujacy sporzadza odrebne protokoly z przebiegu kontroli, o której mowa w ust. 4 i zalacza go do akt kontroli. 6. W celu ustalenia stanu faktycznego kontrolujacy moze przeprowadzic ogledziny. 7. Ogledziny przeprowadza sie w obecnosci kierownika jednostki kontrolowanej lub pracownika odpowiedzialnego za przedmiot lub czynnosci poddane ogledzinom, a w razie ich nieobecnosci pracownika przywolanego przez kontrolujacego Wykorzystywane w toku kontroli dokumenty kontrolujacy moze zabezpieczac poprzez: 1) zabranie z jednostki kontrolowanej, za potwierdzeniem odbioru, zdeponowanie w siedzibie Starostwa Powiatowego w Wolowie; 7 "

8 2) przechowanie w jednostce kontrol0y'anej, w oddzielnym, zamknietym zabezpieczonym pomieszczeniu; 2. O zwolnieniu dokumentów spoc;lzabezpieczenia decyduje kontrolujacy Pracownicy jednostki kontrolow~mej sa obowiazani udzielic w wyznaczonym terminie wyjasnien ustnych lub pisemnych oraz sporzadzic zestawienia, wyliczenia, wykazy lub analizy w sprawach dotyczacych przedmiotu kontroli. Z ustnych wyjasnien kontrolujacy moze sporzadzic notatke; w takim wypadku notatke podpisuja kontrolujacy i pracownik udzielajacy wyjasnien. 2. Kazdy pracownik jednostki kontrolowanej moze zlozyc z wlasnej inicjatywy pisemne lub ustne oswiadczenie w sprawach zwiazanych z przedmiotem kontroli. 18. W zwiazku z przeprowadzana kontrola, kontrolujacy moze zwrócic sie o udzielenie wyjasnien równiez od osób nie bedacych pracownikami jednostki kontrolowanej. W takim przypadku kontrolujacy zwraca sie pisemnie lub ustnie do wymienionych osób o wyrazenie zgody na zlozenie wyjasnien uzgadniajac z nimi przedmiot, miejsce i czas wyjasnien Kontrolujacy moze w toku kontroli informowac kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych uchybieniach i nieprawidlowosciach w jej dzialalnosci, wskazujac na celowosc niezwlocznego podjecia przez niego srodków zaradczych i korygujacych. 2. Kierownik jednostki kontrolowanej obowiazany jest niezwlocznie poinformowac kontrolujacego o podjetych dzialaniach zapobiegajacych wystepowaniu nieprawidlowosci, o których mowa w ust W razie ujawnienia w toku kontroli faktów i okolicznosci uzasadniajacych podejrzenie popelnienia przestepstwa, kontrolujacy zawiadamia pisemnie Staroste Wolowskiego. 2. Kontrolujacy zabezpiecza zebrane w tej sprawie materialy dowodowe. 8

9 2. W przypadku, gdy protokól kontroli, lub jego czesc zawiera informacje stanowiace tajemnice ustawowo chroniona, nad~je sie mu w calosci lub czesci odpowiednia klauzule tajnosci. 3. Decyzje o nadaniu klauzuli tajnosci podejmuje kontrolujagy Protokól kontroli podpisuja kontrolujacy i kierownik komórki lub jednostki kontrolowanej, a w razie jego nieobecnosci - osoba pelniaca jego obowiazki, w ciagu 7 dni od daty jego otrzymania, z zastrzezeniem ust. 2 i Kierownikowi komórki lub jednostki kontrolowanej lub osobie pelniacej jego obowiazki przysluguje prawo zgloszenia, przed podpisaniem protokolu kontroli, umotywowanych zastrzezen co do ustalen zawartych w protokole kontroli. 3. Zastrzezenia nalezy zglosic kontrolujacym na pismie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokolu kontroli. 4. W razie zgloszenia zastrzezen, o których mowa w ust. 2, kontrolujacy jest obowiazany dokonac ich analizy i, w miare potrzeby, podjac dodatkowe czynnosci kontrolne, a w wypadku stwierdzenia zasadnosci zastrzezen - zmienic lub uzupelnic odpowiednia czesc protokolu kontroli. 5. W razie nieuwzglednienia zastrzezen w calosci lub w czesci, kontrolujacy przekazuje na pismie swoje stanowisko zglaszajacemu zastrzezenia. Od dnia otrzymania stanowiska kontrolujacego biegnie 7-dniowy termin do podpisania protokolu Protokól kontroli, sporzadzony w dwóch egzemplarzach, podpisuja: 1) kontrolujacy; 2) kierownik jednostki kontrolowanej; 3) glówny ksiegowy, jezeli kontrola obejmowala sprawy finansowe. 2. Wszystkie strony protokolu winny byc parafowane przez kontrolujacego kierownika jednostki kontrolowanej Kierownik komórki lub jednostki kontrolowanej badz osoba pelniaca obowiazki moze odmówic podpisania protokolu kontroli, skladajac, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjasnienie tej odmowy. 10

10 3. Podejmowanie decyzji o powiadomieniu organów powolanych do scigania przestepstw Starosty Wolowskiego. lub skierowanie sprawy do rzecznika finansów publicznych nalezy do, 21., 1. Kontrolujacy ma prawo w toku. kontroli zwolywac narady z pracownikami jednostki kontrolowanej dla omówienia kwestii zwiazanych z przeprowadzana kontrola. 2. O planowanym zwolaniu narady kontrolujacy uprzedza kierownika jednostki kontrolowanej, uzgadniajac z nim czas i miejsce narady Dokonane w toku kontroli ustalenia kontrolujacy opisuje w. protokole kontroli. Protokól ten powinien zawierac: 1) oznaczenie jednostki kontrolowanej, jej adres, Regon, NIP, imie i nazwisko kierownika jednostki, a w razie potrzeby imie i nazwisko poprzedniego kierownika i date zaprzestania pelnienia przez niego tej funkcji; 2) imie i nazwisko oraz stanowisko sluzbowe kontrolujacego oraz numer i date pisemnego, imiennego upowaznienia do przeprowadzenia kontroli; 3) date rozpoczecia i zakonczenia kontroli z wymienieniem dni przerw; 4) okreslenie zakresu kontroli (jakie elementy poddano kontroli np. procedury kontroli, dokumenty z okresu, umowy, itp.); 5) okres objety kontrola; 6) opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, a w szczególnosci opis konkretnych nieprawidlowosci z uwzglednieniem, w miare mozliwosci, przyczyn ich powstania i wywolanych skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych; 7) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgloszenia zastrzezen do ustalen zawartych w protokole kontroli oraz o prawie odmowy podpisania protokolu kontroli; 8) dane o liczbie egzemplarzy protokolu wraz ze wzmianka o przeznaczeniu jednego egzemplarza dla kierownika jednostki kontrolowanej; 9) spis zalaczników, w tym wykaz dowodów; 10) miejsce i date podpisania protokolu kontroli; 11) informacje o odmowie podpisania protokolu kontroli wraz z wyjasnieniem przyczyn odmowy. 9

11 2. W przypadku, gdy protokól kontroli, lub jego czesc zawiera informacje stanowiace tajemnice ustawowo chroniona, nadaje sie mu w calosci lub czesci odpowiednia klauzule tajnosci. 3. Decyzje o nadaniu klauzulit~jnosci podejmuje kontrolujacy Protokól kontroli podpisuja kontrolujacy i kierownik komórki lub jednostki kontrolowanej, a w razie jego nieobecnosci - osoba pelniaca jego obowiazki, w ciagu 7 dni od daty jego otrzymania, z zastrzezeniem ust. 2 i Kierownikowi komórki lub jednostki kontrolowanej lub osobie pelniacej jego obowiazki przysluguje prawo zgloszenia, przed podpisaniem protokolu kontroli, umotywowanych zastrzezen co do ustalen zawartych w protokole.kontroli. 3. Zastrzezenia nalezy zglosic kontrolujacym na pismie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokolu kontroli. 4. W razie zgloszenia zastrzezen, o których mowa w ust. 2, kontrolujacy jest obowiazany dokonac ich analizy i, w miare potrzeby, podjac dodatkowe czynnosci kontrolne, a w wypadku stwierdzenia zasadnosci zastrzezen - zmienic lub uzupelnic odpowiednia czesc protokolu kontroli. 5. W razie nieuwzglednienia zastrzezen w calosci lub w czesci, kontrolujacy przekazuje na pismie swoje stanowisko zglaszajacemu zastrzezenia. Od dnia otrzymania stanowiska kontrolujacego biegnie 7-dniowy termin do podpisania protokolu Protokól kontroli, sporzadzony w dwóch egzemplarzach, podpisuja: 1) kontrolujacy; 2) kierownik jednostki kontrolowanej; 3) glówny ksiegowy, jezeli kontrola obejmowala sprawy finansowe. 2. Wszystkie strony protokolu winny byc parafowane przez kontrolujacego kierownika jednostki kontrolowanej Kierownik komórki lub jednostki kontrolowanej badz osoba pelniaca obowiazki moze odmówic podpisania protokolu kontroli, skladajac, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjasnienie tej odmowy.

12 2. O odmowie podpisania protokolu kontroli i zlozenia wyjasnien kontrolujacy czyni wzmianke w protokole. 3. Odmowa podpisania protokolu przez osobe 'wymieniona w ust. 1 nie stanowi przeszkody do podpisania protokolu przez kontrolujacego i realizacji ustalen kontroli. 4. Egzemplarz podpisanego protokolu' z przeprowadzonej kontroli, kontrolujacy ( przekazuje Staroscie Wolowskiemu. 5. Starosta WoloWski podejmuje' decyzje o ewentualnym zwolaniu narady pokontrolnej i ustala, kto ma w niej uczestniczyc. 6. Celem narady pokontrolnej jest omówienie istotnych nieprawidlowosci uchybien, opisanych w protokole, oraz wypracowanie sposobu ich usuniecia W razie stwierdzenia w toku kontroli nieprawidlowosci i uchybien kontrolujacy przygotowuje wystapienie pokontrolne. Wystapienie pokontrolne parafuje glówny Specjalista Biura Kontroli Wewnetrznej i podpisuje Starosta Wolowski. 2. Wystapienie pokontrolne powinno zawierac ocene dzialalnosci kontrolowanej jednostki, wynikajaca z ustalen zawartych w protokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidlowosci - równiez opis przyczyn ich powstania oraz zakresu i skutków stwierdzonych nieprawidlowosci, a takze wnioski i zalecenia w sprawie ich usuniecia oraz termin realizacji. 3. Kierownik kontrolowanej jednostki otrzymuje wystapienie pokontrolne w terminie 14 dni od dnia podpisania protokolu kontroli. 4. Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 14 od dnia otrzymania wystapienia pokontrolnego zawiadamia pisemnie Staroste Wolowskiego o sposobie i realizacji poszczególnych zalecen. W przypadku nie zrealizowania zalecen podaje konkretne przyczyny nie wykonania. 27. W przypadku stwierdzenia nieprawidlowosci skutkujacych naruszeniem dyscypliny finansów publicznych Starosta Wolowski zawiadamia wlasciwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych o ujawnionym naruszeniu. Zawiadomienie przygotowuje pracownik Biura Kontroli Wewnetrznej. 11