Projekt socjalny materiały do zajęć.

Transkrypt

1 mgr Agata Siwek - Szczepanik Projekt socjalny materiały do zajęć. Projekt jest interdyscyplinarnym przedsięwzięciem, to znaczy łączy w sobie wiele różnorodnych elementów. Dąży do osiągnięcia zaplanowanego celu zgodnie z określoną specyfikacją, przy użyciu określonych zasobów, tj. czasu, zespołu, budżetu. Rezultatem projektu jest przewidywana zmiana. Realizacja projektu ma przynieść zmianę na lepsze, poprawę sytuacji ludzi. Nie jest istotne, czy przedmiotem projektu będzie zakup maszyny, przeprowadzenie szkoleń, czy też modernizacja budynku. Najważniejsze jest to, by w efekcie realizacji projektu poprawiła się sytuacja osób, do których jest skierowany projekt. Człowiek jest zawsze w centrum zainteresowania, nawet jeśli przedmiot projektu jest typowo techniczny, np. budowa drogi. Zbudowanie drogi daje bowiem w efekcie zmianę na lepsze ludziom, którzy będą z niej korzystać. Projekty, które są odpowiedzią na potrzeby ludzi można uznać za dobre i zarazem nadające się do realizacji, a zatem do finansowania. Fazy projektu (cykl życia projektu): 1. planowanie (programowanie), 2. definiowanie (identyfikacja), 3. formułowanie projektu (opracowanie), 4. finansowanie, 5. wdrażanie, 6. ewaluacja i audyt. Ad.1) Opracowanie każdego projektu zaczyna się od planowania. W tej fazie ocenia się rzeczywiste potrzeby grupy docelowej(nazywanej w terminologii beneficjentem ostatecznym) i planuje się zarys działań, które maja poprawić sytuację uczestników projektu. 1

2 Beneficjenci ostateczni a grupa docelowa Istnieje wiele grup społecznych, do których może być skierowany projekt, w zależności od tego, który problem uznamy za warty rozwiązania. Beneficjenci ostateczni to osoby, których sytuacja poprawi się w wyniku oddziaływania projektu. Grupa docelowa to osoby, do których skierowany jest projekt i które będą niejako bezpośrednimi i pierwszymi odbiorami projektu. Przy planowaniu projektu należy wziąć pod uwagę następujące elementy: Działania, Zasoby(ludzkie, materialne, wiedzy/know-how, finansowe), Zespół projektowy, Harmonogram, Koszty (budżet), Analiza ryzyka i przeciwdziałanie, Studium wykonalności. Cele projektu Cele projektu powinny spełniać kryteria SMART, czyli być: S (Specific, Simple) - konkretne i proste M (Measurable) - mierzalne ilościowo A (Assesable) - mierzalne jakościowo R (Realistic) - realne do osiągnięcia T -(Time bound)- określone w czasie Należy pamiętać, że proponowane działania mają być środkiem do osiągnięcia zaplanowanych celów!!! 2

3 Elementy określające cele szczegółowe to : doskonałość rezultatów, koszty realizacji, czas realizacji. Przykład celu projektu- studia podyplomowe. Głównym celem jest współpraca przy realizacji przedsięwzięcia zmierzającego do wspierania szeroko rozumianej przedsiębiorczości. A w tym przypadku do wspólnego przygotowania i realizacji ogólnopolskiej sieci studiów podyplomowych. Cele szczegółowe to poprawa zdolności adaptacyjnych przedsiębiorstw i ich pracowników. Także wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw przede wszystkim poprzez podnoszenie kwalifikacji i kompetencji kadr zarządzających oraz pracowników przedsiębiorstw. Ad.2) Identyfikacja służy wyodrębnieniu poszczególnych potrzeb i zarazem celów, które przyczyniają się do rozwiązania części problemów rozpoznanych w tej fazie projektu. W metodologii zalecany jest podział na 3 etapy analizy i definicji problemu: 1. Określenie grupy osób, na które proponowany projekt wywrze wpływ. Jest to punkt wyjścia, gdyż wyznacza ramy, w których zamknie się nasza analiza. Zaleca się przeprowadzenie rozpoznania interesów poszczególnych grup, na które będzie oddziaływał projekt przez dyskusje i wywiad oraz gromadzenie opracowań naukowych i danych statystycznych. 2. Określenie głównych problemów, które dotykają odbiorców. Jest to moment, kiedy zespół projektowy (czasem wraz z zaproszonymi reprezentantami grup odbiorców) pracuje wspólnie nad ustaleniem problemów, które rysują się w danym środowisku. Jednym ze sposobów pracy jest burza mózgów. 3. Określenie drzewa problemów, aby określić ich przyczyny i skutki. Pozwala na pokazanie współzależności i hierarchii ważności poszczególnych problemów 3

4 wyłonionych w trakcie burzy mózgów. Drzewo problemów jest graficzną formą zapisu sieci powiązań poszczególnych problemów. Budowa drzewa przebiega w następujący sposób: wybieramy główny problem stanowiący efekt kumulacji mniejszych problemów i przesuwamy go na górę listy. Będzie to ostateczny skutek innych problemów stanowiących pośrednio i bezpośrednio przyczynę. Hierarchizujemy pozostałe problemy w pionie, przesuwając je względem siebie. Wyżej, jeśli są raczej skutkiem, a niżej, jeśli stanowią w większym stopniu przyczynę. Jeżeli problemy są w jednakowym stopniu przyczyną i skutkiem, to znaczy, że znajdują się na tym samym poziomie i jednocześnie nie odnoszą się bezpośrednio do siebie, pozostawiamy jej na tym samym poziomie. Problemy łączy się z liniami symbolizującymi zależności przyczynowo skutkowe. Powinno się unikać słowa brak oraz skrótów myślowych. Drzewo celów Odniesienie celów do problemów z drzewa problemów powoduje powstanie drzewa celów. Analiza celów jest kontynuacją analizy problemów. Powinna ona być przeprowadzona bezpośrednio po stworzeniu drzewka problemów, przy udziale tych samych osób. W trakcie analiza celów określane są grupy celów oraz cel (cele) bezpośrednie związane z przezwyciężanymi problemami. Zakłada ona przeformułowanie problemów na cele poprzez przekształcenie negatywnych zjawisk w postulaty pozytywnych działań. Jeśli w drzewku celów problemów nie można zmienić na cele, to widocznie zostały zbyt ogólnie sformułowane. Cele rozumiane są tu jako postulat, oczekiwany stan. Nie można ich utożsamiać z działaniami. Cel ma być opisem sytuacji, które zaistnieją, jeśli coś zostanie poprawione, zredukowane, itp. Właśnie sformułowanie celu może wymagać jedynie odwrócenia problemu lub wyobrażenia sobie nowej, korzystnej sytuacji. 4

5 Ad.3) Na podstawie zidentyfikowanych i wyodrębnionych potrzeb i celów przygotowuje się metody i działania, za pomocą których chce się osiągnąć dany cel (cele). W tej fazie opracowuje się również budżet. Tworzenie harmonogramu projektu: Należy posłużyć się diagramem Gantta, który pozwala na rozłożenie poszczególnych zadań w czasie, przydzielenie każdemu działaniu osobę odpowiedzialna za to działanie, wyznaczenie i kontrolowanie tzw. kamieni milowych, które określają cele poszczególnych działań i pozywają na weryfikacje postępów w pracy. Zasady tworzenia harmonogramu: 1. Zrób listę głównych zadań w ramach projektu. 2. Podziel zadnia na etapy, którymi można zarządzać 3. Ustal kolejność i zależności pomiędzy zadaniami/etapami. 4. Ustal czas rozpoczęcia, zakończenia i czas trwania poszczególnych zadań/etapów. 5. Zsumuj czas trwania wszystkich zadań. 6. Zaznacz kamienie milowe (odwrócony trójkąt), rezerwy czasu (do działań, które mogą wymagać więcej czasu do realizacji) 7. Nanieś ciągi czynności (warunkują realizacje projektu, są to działania bez których projekt nie może odnieść sukcesu). Ad.4) Etap finansowania polega na zapewnieniu zasobów finansowych potrzebnych do realizacji projektu. Ad.5) Po zapewnieniu finansowania działalności następuje je wdrożenie zgodnie z harmonogramem i zakresem określonym w projekcie. Ad.6) Po zakończeniu tych etapów następuje ewaluacja, czyli ocenianie efektywności przeprowadzonych działań. Uzyskuje się tu odpowiedź na pytanie na ile udało się zrealizować 5

6 zakładane cele i na ile ich realizacja pomogła w likwidowaniu lub tez złagodzeniu części problemów rozpoznanych na wcześniejszych etapach. Ewaluacja odbywa się po zakończeniu projektu i jest de facto ocena sukcesu projektu, czyli stopnia osiągnięcia zakładanych celów. Kryteria ewaluacji: 1. Odpowiedniość celów projektu w stosunku do problemów, jakie miał rozwiązać. 2. Przygotowanie projektu i jego planu logika i kompletność procesu planowani projektu oraz wewnętrzna logika i spójność planu projektu. 3. Efektywność koszty, szybkość i efektywność zarządzania przy wykorzystaniu których wkład i działania zostały przekształcone w wyniki oraz jakość osiągniętych wyników. 4. Skuteczność- ocena wkładu osiągniętych dzięki wynikom w stosunku do osiągnięcia celu projektu, oraz tego jaki wpływ miały założenia na osiągnięcia projektu. 5. Wpływ- skutek, jaki wywiera projekt w szerszym środowisku oraz jego wkład w osiągnięciu szerszych sektorowych celów. 6. Trwałość- prawdopodobieństwo, że strumień wynikający z projektu będzie płynął nadal. Szczególnie kontynuacja działań w ramach projektu i osiągane wyników. Zanim przystąpi się do pisania projektu należy odpowiedzieć na następujące pytania: 1. Co chce się robić i po co? (opis projektu z podziałem na cele, działania i rezultaty miękkie i twarde). 2. Dlaczego warto się tego podjąć? (uzasadnienie). 3. Dla kogo są przeznaczone te działania? (odbiorcy czyli beneficjenci ostateczni). 4. Jak ma wyglądać organizacja pracy? (zarządzanie) 5. Kto jest potrzebny do zrealizowania zaplanowanych zadań? (zespół projektowy). 6. Ile to będzie kosztowało i jak ma być to sfinansowane? (budżet). 6

7 7. Co może przeszkodzić w realizacji projektu? (ryzyka). 8. Co chce się osiągnąć i jak należy to sprawdzić? (wskaźniki rezultaty, monitoring, ewaluacja audyt). Wstępny opis projektu Pierwszy krok, to zastanowienie się, co konkretnie należy zrobić (działania), w jakim czasie i ile to będzie kosztowało. Nie chodzi tu o szczegółowy budżet i harmonogram projektu, gdyż to będzie uwzględnione w dalszych fazach projektu. Później określamy liczbę uczestników naszego projektu, pamiętając o specyfice danej grupy. Następnie wyznaczamy rezultaty projektu. To one opisują, co konkretnie otrzymają uczestnicy w ramach projektu, np. liczba szkoleń. Przykład wstępnego opisu projektu- szkolenia komputerowe dla kobiet. Projektodawca przewiduje przeprowadzenie szkolenia w zakresie stosowania nowoczesnych technologii informatycznych. Każda uczestniczka weźmie udział w sześciu 3 - dniowych szkoleniach przygotowujących do zdania egzaminu w celu otrzymania certyfikatu ABC. Projekt będzie realizowany na terenie woj. śląskiego na obszarze 10 powiatów. W każdym powiecie zostanie zorganizowane szkolenie dla 15 - osobowej grupy. Łącznie projektem zostanie 150 osób. Skoro wiemy już co chcemy zrobić, to teraz należy zastanowić się nad ramami czasowymi naszego projektu. Cykl szkoleń zabierze 10 tygodni, plus i tydzień na wizyt studyjne. Przed rozpoczęciem nauczania trenerzy muszą mieć jeszcze czas na przygotowanie materiałów szkoleniowych, np., 2 tygodnie. Zanim szkolenia ruszą trzeba zebrać uczestników, czyli przeprowadzić rekrutacje. Dlatego też doliczamy 5 tygodni na przygotowanie i realizację kampanii rekrutacyjnej. Po wykonaniu szkoleń musi być czas na podsumowanie, policzeni, napisanie raportów, itp., np. 2 tygodnie. Po zebraniu wszystkiego naraz projekt potrwa 5 miesięcy. Szkolenia odbywać się będą przez 10 tygodni, po 2 tygodnie dla 2 grup jednocześnie, w grupach 15 osobowych (to zapewni lepszy kontakt wykładowcy z uczestnikami szkolenia oraz ułatwi rozpoznanie ich indywidualnych potrzeb). Kobiety będą uczestniczyły w szkoleniach przez 18 dni 3 dni w tygodniu, po 20 godzin. Zajęcia prowadzone będą przez 2 trenerów. 7

8 Najczęściej popełnianie błędy przy pracy projektowej!!! (na etapie planowanie, realizacji, ewaluacji i raportowania) 1. Projekt tworzony jest na podstawie abstrakcyjnych założeń co do grupy i potrzeb, bez dokładnej analizy i zaangażowania grup docelowych. 2. Sformułowanie cele są nieprecyzyjne lub nierealistyczne. 3. Istnieje niezgodność między zakładanymi celami, wskaźnikami a planowanymi działaniami. 4. Zaplanowane zasoby są nierealistycznie duże w stosunku do potrzeb lub zaplanowano wykorzystanie niedostatecznie dużych zasobów. 5. Koszty przedstawiono zbyt ogólnikowo. 6. Czas przeznaczony na realizację poszczególnych celów jest zbyt krótki. 7. Pominięto niezbędne działania i zadania. 8. Zostawiono zbyt mało czasu na zależności między działaniami. 9. Dopuszczono do konkurowania zasobów (wyznaczono tę sama osobę lub sprzęt do wykonania dwóch lub więcej rzeczy razem) 10. Kolejne działania są zaplanowane zanim zakończą się etapy zamykające kamienie milowe zaburzony jest cykl przyczynowo skutkowy projektu. 11. Nie stworzono analizy ryzyka lub planów przeciwdziałania. 12. Ewaluacja przeprowadzona jest pobieżnie z odgórnym nastawieniem na zaprezentowanie jedynie dobrych stron ocena powinna oddawać rzeczywiste rezultaty, by można poprawić ewentualne błędy. 13. Raport końcowy nie uwzględnia wszystkich wypadków lub nie są udokumentowane. 8