Jak przekształcić pomysł w projekt. Metodologia tworzenia projektów

Transkrypt

1 Jak przekształcić pomysł w projekt Metodologia tworzenia projektów

2 Co to jest projekt? Projekt to zbiór działań podejmowanych dla osiągnięcia określonych celów w założonym czasie przy pomocy przeznaczonych na to środków finansowych (budżetu).

3 Co to jest projekt? Ponadto projekt powinien posiadać następujące cechy: jednoznacznie określone grupy docelowe /beneficjentów ostatecznych; określone narzędzia koordynacji, zarządzania, finansowania; system monitoringu i ewaluacji; odpowiednie uzasadnienia finansowe i ekonomiczne, z których powinno wynikać, że korzyści płynące z projektu przewyższają jego koszty.

4 Projekt a wniosek PROJEKT sekwencja powiązanych ze sobą działań, które przebiegają w pewnym określonym czasie oraz są ukierunkowane na osiągnięcie precyzyjnie zdefiniowanego celu. WNIOSEK oferta na realizację naszego projektu (bądź jego fragmentu) przedstawiana sponsorowi wg jego wzoru (formularz wniosku)

5 METODYKA PCM PROJECT CYCLE MANAGEMENT (PCM) = ZARZĄDZANIE CYKLEM PROJEKTU (ZCP)

6 Fazy metodyki PROGRAMOWANIE EWALUACJA IDENTYFIKACJA WDRAŻANIE FORMUŁOWANIE

7 KONCEPCJA PROJEKTU

8 Jak a jest sytuacja? Jakie są potrzeby? OPIS PROBLEMU Jak to sprawdzę? SPOSÓB OCENY EWALUACJA Po co? Co chcę zmienić? CELE Cykl projektu Co osiągnę? REZULTATY I PRODUKTY Jak to będzie robione i kiedy? DZIAŁANIA I HARMONOGRAM Za ile? Jakich zasobów potrzebuję? BUDŻET

9 OPIS PROBLEMU

10 Nie ma problemu, nie ma projektu!

11 Drzewo problemów SKUTEK SKUTEK SKUTEK SKUTEK SKUTEK SKUTEK SKUTEK PROBLEM GŁÓWNY PRZYCZYNA PRZYCZYNA PRZYCZYNA PRZYCZYNA PRZYCZYNA PRZYCZYNA PRZYCZYNA PRZYCZYNA

12 Opis problemu praktyczne wskazówki OPISUJĄC PROBLEM PRZEDSTAWIAMY: tło sytuacji problemowej miejsce, uwarunkowania społecznogospodarcze; główny problem, którym zajmie się projekt oraz przyczyny i skutki głównego problemu; dane statystyczne określające problem (np. dane GUS, dokumentacja własna, informacje z OPS, PUP, policji, wyniki badań, studiów, ocen); znaczenie problemu dla społeczności lokalnej; opis metod użytych do zdefiniowania problemu, konsultacje i strategie; informacje o innych podmiotach zajmujących się problemem; Dlaczego to my najlepiej przyczynimy się do rozwiązania problem. Należy pisać od ogółu do szczegółu - na tle całościowego problemu opisać ten wycinek (grupę osób), którym zajmie się projekt.

13 CELE PROJEKTU

14 Cele projektu CEL PROJEKTU KONKRETNE, POZYTYWNE ZMIANY Cel określa zmianę społeczną (a nie stworzenie czegoś) tj. zwiększenie, zmniejszenie, wzrost, która ma się dokonać po przeprowadzeniu konkretnych działań na określonym terenie w określonym czasie na rzecz określonej liczby osób. Cel odpowiada na pytania: Co chcemy zmienić? (zwiększyć, zmniejszyć, polepszyć) Dla ilu osób przeznaczony jest projekt? Dla jakich osób (dzieci, kobiet, biernych) przeznaczony jest projekt? Z jakiego terenu są te osoby? W jakim czasie projekt będzie realizowany?

15 Problem - cel Problem Cel Wysoki wskaźnik umieralności niemowląt i matek Ograniczenie wskaźnika umieralności niemowląt i matek Szeroki zakres ostrych powikłań porodowych Zredukowanie zakresu ostrych powikłań porodowych Brak lub opóźniona diagnoza powikłań porodowych Zwiększenie wczesnej diagnozy powikłań porodowych

16 Cele projektu Należy wskazać cel ogólny projektu oraz cele szczegółowe projektu. Cel ogólny projektu powinien wynikać bezpośrednio ze zdiagnozowanych problemów, jakie projektodawca chce rozwiązać dzięki realizacji przedsięwzięcia. Musi on być ściśle powiązany z diagnozą uzasadnieniem, przedstawionym we wniosku i nie może dotyczyć innych obszarów niż te, które zostały opisane. Cele szczegółowe powinny w bezpośredni sposób wpływać na realizację celu poprzez wyjaśnienie jak zostanie zrealizowany cel ogólny. Opis celów szczegółowych jest rozbiciem celu ogólnego na zestaw celów cząstkowych, koniecznych i wystarczających do osiągnięcia celu ogólnego.

17 Dobrze sformułowane szczegółowy cel powinien być jak Konkretny Realny Określony w czasie Wymierny Adekwatny

18 Przykładowe cele 1. Podniesienie kompetencji z zakresu nauk matematyczno przyrodniczych wśród 20 uczniów i 22 uczennic Gimnazjum w Świętajnie w okresie 24 miesięcy. 2. Zwiększenie w ciągu roku poziomu świadomości i wiedzy na temat elastycznych form zatrudnienia wśród 500 właścicieli firm sektora MSP z woj. warmińsko-mazurskiego. 18

19 OPIS GRUPY DOCELOWEJ

20 Opis grupy docelowej Należy opisać osoby i instytucje, które zamierzamy objąć wsparciem w ramach projektu oraz uzasadnić wybór konkretnej grupy docelowej. Punkt ten jest ściśle związany z uzasadnieniem realizacji projektu, a w szczególności problemami jakie napotykają odbiorcy pomocy, także w kontekście równych szans (analiza barier). Należy opisać sposób rekrutacji do projektu: określić sposób dotarcia z informacją o projekcie do odbiorców, procedury rekrutacji, kryteria dostępu i kryteria pierwszeństwa

21 OPIS ZADAŃ

22 Działania to narzędzie do realizacji celów szczegółowych

23 Opis zadań Na co zwrócić uwagę: określić cel zadań określić metody pracy stosować konkretne, mierzalne opisy (ilość godzin, uczestników, częstotliowość wydarzeń); określić zasoby niezbędne do realizacji zadań wyodrębnić i opisać kluczowe produkty i wskaźniki zakup sprzętu itp. musi być adekwatny do planowanych zadań (robimy warsztaty fotograficzne możemy zaplanować kupno aparatu); opis działań musi być spójny z budżetem i harmonogramem;

24 REZULTATY PROJEKTU

25 Rezultaty projektu Rezultaty projektu: Bezpośrednie i natychmiastowe efekty zrealizowanego programu lub projektu. Rezultaty dostarczają informacji o zmianach, jakie nastąpiły w wyniku wdrożenia programu lub projektu u beneficjentów pomocy, bezpośrednio po uzyskaniu przez nich wsparcia. Rezultaty dzielimy na: Produkty Rezultaty twarde Rezultaty miękkie Rezultaty mierzymy za pomocą wskaźników!

26 Produkty Produkty określają dobra i usługi, które powstaną w wyniku działań podjętych w ramach projektu. Produktem (skwantyfikowanym za pomocą wskaźnika produktu) może być zatem: liczba publikacji wytworzonych w ramach projektu, liczba udzielonych porad, liczba osób, które otrzymały dotacje, liczba szkół, które zrealizowały programy rozwojowe, liczba godzin szkolenia przypadająca na jednego uczestnika, liczba badań i analiz opracowanych w ramach projektu.

27 Rezultaty twarde Rezultaty twarde to określone, możliwe do zmierzenia efekty, jakie osiągnął uczestnik projektu, np. : podniesienie kwalifikacji potwierdzone np. dyplomem ukończenia studiów podyplomowych, udział w szkoleniu potwierdzony listą obecności lub świadectwem udziału w szkoleniu, znalezienie pracy.

28 Rezultaty miękkie Rezultaty miękkie dotyczą umiejętności, postaw oraz samooceny osób. Do rezultatów miękkich zaliczyć można m.in. poprawę umiejętności komunikacyjnych uczestników projektu, wzrost pewności siebie, zdobycie umiejętności pracy w zespole, rozwój umiejętności rozwiązywania problemów, zwiększenie motywacji do działania.

29 Pomiar rezultatów - wskaźniki Rezultaty wymagają zastosowania systemu pomiaru dopasowanego do specyfiki danego projektu, specyfiki danej grupy docelowej, posiadanego zaplecza, a także do rodzaju wskaźnika. W tym celu należy wykorzystywać rozmaite narzędzia badawcze (ankiety, wywiady fokusy, obserwację, itp.). Należy określić częstotliwość pomiaru wskaźników (co najmniej dwukrotnie: na początku i na końcu realizacji projektu. Ocena może być również przeprowadzana regularnie podczas trwania projektu).

30 Rodzaj miękkiego rezultatu Przykładowe metody badawcze Wskaźnik rezultatu Zmiana motywacji do (poszukiwania pracy, podjęcia dalszej nauki, podnoszenia swoich kwalifikacji) Zmiana (wzrost) samooceny Nabycie (wzrost) umiejętności komunikacyjnych Nabycie (wzrost) umiejętności korzystania z technologii informatycznych Ankieta (subiektywna ocena uczestnika) Wywiad (subiektywna ocena uczestnika) Obserwacja specjalisty zatrudnionego w projekcie (ocena obiektywna) % (liczba) osób, które deklarują, że zwiększyła się ich motywacja do % (liczba) osób, które uważają, że zwiększyło się ich poczucie własnej wartości % (liczba) osób, które uważają, że nabyli nowe umiejętności % (liczba) osób, które uważają, że nabyli umiejętności korzystania z nowych technologii informatycznych

31 POTENCJAŁ PROJEKTODAWCY

32 - przedstawiamy informacje na temat zaplecza technicznego (np. posiadane sale szkoleniowe, laboratoria, sprzęt szkoleniowy, zaplecze biurowe) oraz kadrowego (nauczyciele, trenerzy, wykładowcy, osoby z doświadczeniem w realizacji projektów itp.). które wykorzystane będzie w związku z realizacją projektu W przypadku, gdy projekt realizowany jest w partnerstwie wszystkie powyższe dane powinny być przedstawione również dla partnerów w takim zakresie, w jakim uczestniczą oni w realizacji zadań w ramach projektu (szczególnie dotyczy to doświadczenia w realizacji podobnych przedsięwzięć). Przedstawiamy swoje doświadczenie w realizacji projektów, szczególnie takich, które są zbieżne z aktualnie planowanym projektem

33 Zarządzanie projektem wnioskodawca przedstawia stanowiska w projekcie, wzajemne powiązania personelu projektu (podległość, nadrzędność) i zadania jakie w ich ramach będą wykonywane. należy określić wymagania, jakie spełniać powinni członkowie zespołu projektowego ważne jest opisanie sposobu podejmowania decyzji w projekcie należy opisać procedury monitoringu i ewaluacji projektu

34 HARMONOGRAM PROJEKTU

35 Harmonogram projektu Harmonogram projektu: 1. Co (jakie działania i zadania będziemy wykonywać) 2. Kiedy (termin rozpoczęcia wykonywania i zakończenia danego działania); 3. Jak długo (ile czasu wymaga realizacja danego działania); 4. Kto (kto będzie odpowiedzialny za zadanie); 5. Gdzie (miejsce realizacji działania);

36 Harmonogram projektu Harmonogram Gannta Używany do planowania projektów Oś pozioma oś czasu Oś pionowa oś działań Porządkuje działania, ułatwia planowanie i kontrolę realizacji projektu

37 Harmonogram diagram Gantta Działanie a b c d e f g

38 BUDŻET PROJEKTU

39 Budżet w układzie rodzajowym pokazuje wydatkowanie środków w ramach projektu z punktu widzenia rodzajów kosztów (np. wynagrodzenia, podróże, materiały, itd.) Budżet w układzie zadaniowym pokazuje wydatkowanie środków w ramach projektu ze względu na realizowane zadania (np. opracowanie materiałów, przeprowadzenie szkolenia, ocena itd.)

40 Nr. NAZWA DZIAŁANIA Kalkulacja A 1 2 B 1 2 C 1 Układ rodzajowy Jednostka Ilość jednostek Stawka Całkowity koszt Źródła finansowania (nazwa sponsora lub partnera) Dotacja Środki własne Wpłaty uczestników Koszty personelu, w tym: 2100 Program, lista gości, itd. (zadanie A,B,C) dzień Materiały szkoleniowe (zadanie D) strona Koszty operacyjne, w tym: 720 Zaproszenie uczestników (zadanie F) osoba Przygotowanie sali i sprzętu prezentacyjnego (Zadanie G) dzień Koszty podwykonawców, w tym: 1000 Powielenie materiałów (Zadanie E) komplet RAZEM

41 Układ zadaniowy

42 Budżet projektu Jednostki w budżecie: godziny, dni, miesiące sztuki, egzemplarze, pakiety, zestawy spotkania/szkolenia/konferencje Kilometry Osoby, osobodni

43 Wkład własny do projektów Wysokość wkładu własnego do projektów określa dokumentacja konkursowa. Wkład może obejmować: Wkład pieniężny; Wkład osobowy; Wkład gwarantowany przez stronę trzecią.

44 Dziękuję za uwagę!