Warsztaty dla początkujących czyli o co chodzi w Funduszach Europejskich? (część II)

Transkrypt

1 Warsztaty dla początkujących czyli o co chodzi w Funduszach Europejskich? (część II) - Planowanie projektu - Anita Płonka Departament Programów Regionalnych Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego 1

2 1. Co to jest projekt? Projekt ciąg powiązanych ze sobą zadań, zmierzających do osiągnięcia zamierzonego celu i adresowany do konkretnej grupy odbiorców. - jasno określony początek i koniec; - zakłada wprowadzenie jakiejś konkretnej zmiany w rzeczywistość; - nie ma problemu nie ma projektu. Projekt odpowiada na konkretną potrzebę, przyczynia się do rozwiązania jakiegoś problemu. Rodzaje projektów: twarde (inwestycyjne); miękkie (społeczne).

3 1. Wnioskodawca musi wiedzieć, co chce zrobić w ramach projektu: - Znać cele długofalowe i krótkofalowe; - Rozpisać dokładnie, co należy zrobić i w jakim czasie; - Jakie mają być efekty i jak sprawdzimy, jak je osiągnęliśmy. 2. Przed rozpoczęciem planowania projektu należy: - Określić strategiczne cele i działania; - Następnie dostosować do tego konkretne projekty, które do tych celów doprowadzą; - Wszystkich celów strategicznych nie osiągniemy w ramach jednego programu należy priorytetyzować.

4 Projekt realizuje cały zespół; Zapoznanie się z warunkami nałożonymi przez grantodawcę; - dotacja? - refundacja? - wkład własny? Wnioskodawca musi widzieć siebie w perspektywie dwóch, trzech, pięciu lat; Ustalamy sobie cele na dany rok (najważniejsze na dany rok): 1. Możliwe jest to, co w stanie jesteśmy zrobić. 2. To co jest potrzebne i czy znajdziemy odbiorców, bez nich nie ma projektu. 3. Na co znajdziemy finansowanie. 4. Źródła finansowania.

5 2. Jak zacząć? Kiedy znamy źródło finansowania możemy planować - LIDER odpowiada za cały proces planowania, gdyż zna strategię projektu oraz cele organizacji, w której działa; - zna terminy konkursów na dany rok, przeznaczone środki oraz kryteria dostępu czy strategiczne;

6 Cechy grupy docelowej do analizy w projekcie: Wiek, Płeć, Miejsce zamieszkania, Stan cywilny, Stan zdrowia, Sytuacja rodzinna, Zawód, Dochody, Wykształcenie, Status zawodowy, Aspiracje, Wartości, Zainteresowania / nawyki, Inne

7 Przy planowaniu udziału w kolejnych konkursach, naszą bazą są poprzednie projekty oraz ich ewaluacja. Grupa docelowa projektu osoby lub instytucje, do których projekt jest bezpośrednio adresowany. Beneficjent, który nie zna grupy docelowej powinien zrobić rozeznanie wśród partnerów w projekcie, w raportach etc. Warto znaleźć aktualne i wiarygodne źródła informacji na temat ich sytuacji, oraz przeanalizować, na ile będą zainteresowani tym, co chcemy zaoferować im w ramach projektu. Na takie źródła będziemy musieli się powoływać na etapie pisania wniosku.

8 A co z grupą docelową, która nie jest adresatem projektu, ale jest w jego otoczeniu? wszystkie instytucje oraz osoby, które dotyczy nasz projekt = INTERESARIUSZE czyli podmioty, które mają jakiś wpływ na powodzenie lub niepowodzenie naszego projektu. Czy nasz projekt jest dobry? odpowiedź na podstawowe pytanie: co jest faktycznym problemem, który chcemy rozwiązać, co jest jego przyczyną, a co skutkiem; analiza jest konieczna, żeby zaplanować dobry projekt.

9 3. Definiowanie celów Dobre narzędzie do planowania celów: najprostsze narzędzia są najlepsze; wraz z zespołem należy sformułować cele projektu; po analizie sytuacji, znamy problem danej grupy; z diagnozy problemu = cel główny projektu + cele szczegółowe cel główny 1 cele szczegółowe 3-5 Cel główny dobrze zdefiniowany problem (aspekt negatywny). Cel jest lustrzanym odbiciem problemu (aspekt pozytywny).

10 PROBLEM, czyli - CEL, czyli + Niski poziom aktywności zawodowej wśród absolwentów kierunków humanistycznych. Niski poziom wiedzy na temat nowych technologii w grupie 60+. Wzrost poziomu aktywności zawodowej wśród absolwentów kierunków humanistycznych do końca 2015 roku. Wzrost poziomu wiedzy na temat nowych technologii w grupie 60+ do końca 2015 roku. Mały dostęp do edukacji przedszkolnej dzieci z terenów wiejskich. Zwiększenie dostępu do edukacji przedszkolnej dzieci z terenów wiejskich do końca 2015 roku.

11 Cele szczegółowe muszą spełniać kryteria SMART. Kryteria SMART: - Specyficzne (specific) konkretne, precyzyjne, jasne; - Mierzalne (measurable) wyrażone w liczbach, kwotach, procentach itp; - Akceptowane / trafne (acceptable/accurate) wynikające bezpośrednio z diagnozy sytuacji i konkretnych potrzeb grupy docelowej projektu i jego otoczenia; - Realistyczne (realistic) możliwe do osiągnięcia w tym projekcie, dopasowane do jego skali; - Terminowe (time-bound) określone w czasie.

12 Na jakie pytania powinien odpowiadać poprawnie skonstruowany cel? 1.Co chcemy zrobić? 2. W jakim zakresie? 3. Ile osób zostanie objętych wsparcie? 4. Kiedy? W jakim terminie zamierzamy osiągnąć cel? 5. Gdzie? Skąd są osoby, które chcemy wesprzeć? 6. Komu? Kim jest grupa docelowa? Wysokie kompetencje 30 osób nieaktywnych zawodowo powyżej 50. roku życia, mieszkańców województwa pomorskiego, z gmin wiejskich i miejsko-wiejskich w zakresie obsługi komputera (MS Office), do 31 grudnia 2015 r.

13 Przykład wpisania celów organizacji i projektu w cele programu miękkiego. Na etapie planowania, należy pamiętać, aby cele projektu wpisywały się w cele programu, aby takie wsparcie otrzymać. Wszystkie cele szczegółowe muszą się wpisywać w celu strategicznym (celu wnioskodawcy). Wpisuj, nie przepisuj! Cel projektu -> Cel programu

14 PRZYKŁAD Problem: Dyskryminacja matek w różnych obszarach życia społecznego Cele organizacji: Zmniejszenie dyskryminacji matek w życiu publicznym na rynku pracy i w kulturze Cel główny projektu: Zmniejszenie (do końca 2015) o 20% poziomu bezrobocia wśród matek mieszkających w województwie pomorskim Cele szczegółowe projektu:.. DZIAŁANIE PRIORYTET CEL SZCZEGÓŁOWY Podniesienie poziomu aktywności zawodowej oraz zdolności do zatrudnienia osób bezrobotnych i biernych zawodowo CEL OGÓLNY Wzrost poziomu zatrudnienia i spójności społecznej

15 Planowanie konkretnych zadań; 4. Zadania Nie należy planować czegoś, czego nie da się zrealizować; Jeżeli nie znamy się na czymś, należy poszukać partnera do projektu; Wymyślone zadania trzeba przesiać przez sito celów, harmonogramu i budżetu, ponieważ wszystko co chcemy zrobić, jest konieczne do osiągnięcia celów; Zadania trzeba rozpisać na etapy zajmują się nimi poszczególne osoby z zespołów odpowiedzialne za przypisane zadania; Należy sprawdzić, czy dobrze zaplanowaliśmy cel główny, szczegółowy i zadania idąc w dół - z celu głównego powinny wynikać cele szczegółowe, z nich z kolei konkretne zadania, a z zadań etapy.

16 Logika projektu Cel główny projektu i cele szczegółowe wynikają z opisu problemu. Przykład: Organizacja uznaje, że problemem w Polsce jest niedostosowanie systemu zatrudnienia do potrzeb młodych matek.

17 Problem: Niedostosowanie Systemu zatrudnienia do potrzeb młodych matek Cel główny projektu Cel szczegółowy projektu Dostosowanie Systemu zatrudnienia do potrzeb młodych matek w firmie X do końca 2015 roku Czyli to, co trzeba osiągnąć w ramach projektu, żeby zrealizować jego cel strategiczny, np. wprowadzenie w firmie X do końca 2015 roku systemu umożliwiającego pracę zdalną Zadanie Czyli konkretne rzeczy do zrobienia, na przykład przeprowadzenie szkoleń dla zdalnych pracowników z obsługi wdrażania systemu Efekt (zmiana jaka zaszła w skutek działań podejmowanych w ramach projektu): Dostosowano System zatrudnienia do potrzeb młodych matek

18 Po co nam harmonogram? 5. Harmonogram Widzimy projekt w całości, wiemy co należy zrobić wcześniej, a co później widzimy konkretnie zadania ze sobą powiązane; Harmonogram pokazuje nam, czy to, co chcemy zrobić, mieścimy się w czasie; Szczegółowy harmonogram przygotowują osoby odpowiedzialne za konkretne zadania; Harmonogram powinien być zapisywany w wykresie Gantta.

19 Wykres Gantta: Ma postać tabeli; W kolejnych wierszach umieszczamy zadania, które dzielimy na etapy, a w kolejnych kolumnach oś czasu w podziale na lata, miesiące, tygodnie; Harmonogram powstaje na przecięciu osi pionowej (zadania/etapy) i poziomej (czas); Każde zadanie należy rozpisać na najważniejsze etapy; Odpowiednio ponumerować zadana i etapy, czyli nadać im uporządkowaną strukturę; Zastanowić się, które zadania są ze sobą powiązane.

20 HARMONOGRAM PROJEKTU X SPP VIII XI X XI XII I Zadanie 1 Zadanie 2 Etap 1 Etap 2 Zadanie 3

21 Najczęściej popełniane błędy na etapie tworzenia harmonogramu: Jego brak; Przygotowanie harmonogramu to jedno, a jego monitorowanie i korygowanie podczas realizacji to drugie; Trudności przy jego tworzeniu: Nie warto wprowadzać restrykcyjnych terminów; Realizacja zadań merytorycznych nigdy nie zaczyna się na samym początku projektu i ich realizacja nie może trwać do samego końca;

22 6. Zasoby projektu Sprawdzamy jakie mamy działania do wykonania i co jesteśmy w stanie zrealizować w ramach własnych kompetencji; Dobieramy osoby z zespołu do odpowiednich działań projektu; Jeżeli nie mamy takich osób, poszukujemy ich na zewnątrz, poprzez zatrudnienie nowych osób, partnerów albo podwykonawców; Przypisujemy konkretne osoby do zadań tworząc strukturę zespołu projektowego. Struktura zespołu projektowego: - szef projektu; - osoby odpowiedzialne za dane obszary (bloki zadań); - pracownicy; - przy szefie osoba odpowiedzialna za finanse i rozliczenie i sekretarz projektu.

23 warto rozdzielać kompetencje, oddzielić zarządzanie od zadań merytorycznych; szef rozdziela zadania pomiędzy pracownikami, powinien rozumieć, znać i kontrolować zadania; natomiast pracownicy merytoryczni powinni rozumieć, że w projekcie muszą być przestrzegane pewne standardy zarządzania i współpracować z szefem, na przykład w obszarze sprawozdawczości; rezerwy ludzkie zaplanowanie i zabudżetowanie w zadaniu Zarządzanie projektem zewnętrznego doradztwa, na przykład wsparcie w zakresie pomocy publicznej, zamówień publicznych, którego możemy potrzebować w trakcie realizacji projektu; powinniśmy zaplanować w projekcie osoby odpowiedzialne do zarządzania projektem, osobę do rozliczeń finansowych, osobę do monitorowania wskaźników projektu, osobę do prowadzenia biura projektu;

24 Poza pracownikami przy projekcie powinniśmy pomyśleć o zasobach materialnych - sprzęcie, - pomieszczeniach, - materiałach i innych rzeczach, - niezbędnych do realizacji projektu. Należy planować projekty tak, żeby w wyniku ich realizacji wzmocniła się także nasza organizacja.

25 7. Budżet Budżet - tworzymy go po to, aby zobaczyć, ile co kosztuje, co zaplanowaliśmy i czy w związku z tym projekt jest realny do zrealizowania. Za przygotowanie budżetu odpowiedzialny jest koordynator zespołu, który planuje go wraz z osobą odpowiedzialną za zarządzanie finansami w organizacji. Księgowość Wnioskodawcy dostarcza informacji, na przykład na temat siatki płac, kosztów pracy czy kosztów eksploatacji, jakie poniósł wnioskodawca za ubiegły rok. Budżet należy planować w Excelu oraz powinien mieć charakter zadaniowy, czyli koszty przyporządkowane do konkretnych zaplanowanych zadań. Następnie należy dodać koszty pośrednie.

26 Budżetowanie kosztów zatrudnienia pracowników np. zadanie Zarządzanie projektem należy zabudżetować etat kierownika projektu, czyli pensję, ale też pochodne (koszty pracy ZUS); Koszty osobowe zawsze rozpisujemy szczegółowo stanowisko, formę zatrudnienia i dopiero koszt, np. Kierownik projektu, etat, 5000 albo Redaktor, umowa zlecenie, 3000 ; Zawsze budżetujemy kwoty brutto. Należy również oszacować inne koszty, które będzie generowało zadanie, np. koszty materiałów, sprzętu, wyposażenia czy podwykonawców. Wszystkie te kwoty, to tzw. koszty bezpośrednie. Należy jeszcze doliczyć koszty pośrednie czyli koszty stałe ponoszone w związku z realizacją całego projektu. Trzeba je policzyć na etapie planowania projektu, gdyż ułatwi to wybór metody rozliczania w trakcie pisania wniosku o dofinansowanie.