Ministerstwo Finansów Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej - Instytucja Audytowa -

Transkrypt

1 Ministerstwo Finansów Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej - Instytucja Audytowa - Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko Audyt Systemu lata

2 Krajowe ramy prawne regulujące funkcjonowanie Instytucji Audytowej W dniu 17 marca 2006 roku Komitet Europejski Rady Ministrów podjął decyzję o powierzeniu zadań Instytucji Audytowej Generalnemu Inspektorowi Kontroli Skarbowej. Zadania Instytucji Audytowej zostały określone w rozporządzeniu Rady (WE) 1083/2006 oraz w rozporządzeniu 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 roku ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej wykonuje zadania za pośrednictwem Departamentu Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej Ministerstwa Finansów i urzędów kontroli skarbowej na postawie ustawy z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej. 2

3 Schemat Departamentu Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej (Dep. DO), Ministerstwo Finansów Dyrektor Departamentu Sekretariat (S) Zastępca Dyrektora (ZD1) Zastępca Dyrektora Zastępca Dyrektora (ZD3) Wydział Audytu Europejskiego Funduszu Społecznego (DO3) Wydział Audytu Funduszy Rolnych (DO1) (ZD2) Wydział Audytu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (DO2) Wydział Audytu Funduszu Spójności i Programów Infrastrukturalnych (DO4) Wydział Audytu Systemów Informatycznych (DO5) Wydział Audytu Programów Współpracy Terytorialnej i Środków Własnych (DO7) Wydział ds. Nieprawidłowości (DO8) Wydział Audytu Inicjatyw Europejskich (DO6) Wydział Organizacyjny (DO9) 3

4 Zadania Instytucji Audytowej - A Zgodnie z art. 62 rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006, Instytucja audytowa programu operacyjnego odpowiada w szczególności za: zapewnienie prowadzenia audytów w celu weryfikacji skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli; zapewnienie prowadzenia audytów operacji na podstawie stosownej próby w celu weryfikacji zadeklarowanych wydatków; przedstawienie Komisji w terminie dziewięciu miesięcy od zatwierdzenia programu operacyjnego, strategii audytu obejmującej podmioty, które będą przeprowadzać audyty systemów i audyty operacji, metodologię, która zostanie zastosowana, metody doboru próby operacji do kontroli oraz indykatywne rozplanowanie audytów; 4

5 Zadania Instytucji Audytowej - B do dnia 31 grudnia każdego roku w latach przedłożenie Komisji rocznego sprawozdania audytowego, przedstawiającego wyniki audytów przeprowadzonych w okresie poprzednich 12 miesięcy, zakończonym dnia 30 czerwca danego roku, zgodnie ze strategią audytu oraz wydawanie opinii, na podstawie kontroli i audytów, czy system zarządzania i kontroli funkcjonuje, tak by dawać racjonalne zapewnienie, że deklaracje wydatków przedstawiane Komisji są prawidłowe, a operacje będące ich podstawą są zgodne z prawem i prawidłowe; przedkładanie w stosowanych przypadkach, deklaracji częściowego zamknięcia zawierającej ocenę zgodności z prawem i prawidłowości danych wydatków; przedłożenie Komisji, nie później niż do dnia 31 marca 2017 r., deklaracji zamknięcia zawierającej ocenę zasadności wniosku o wypłatę salda końcowego oraz zgodność z prawem i prawidłowości operacji będących podstawą sporządzenia końcowej deklaracji wydatków. 5

6 Zakres podmiotowy audytu Zgodnie ze strategią audytu dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko audyt systemów zarządzania i kontroli wykonywany jest przez pracowników Departamentu Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej (DO) oraz pracowników urzędów kontroli skarbowej. W pierwszym roku, w którym zostanie przeprowadzony audyt systemów zarządzania i kontroli, audytowi zostaną poddane wszystkie podmioty zaangażowane we wdrażanie PO Infrastruktura i Środowisko w tym między innymi : Instytucja Pośrednicząca (Ministerstwo Środowiska); Instytucje Pośredniczące II stopnia (Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, 16 Wojewódzkich funduszy ochrony środowiska gospodarki wodnej). 6

7 Zakres podmiotowy audytu Audyt systemów zarządzania i kontroli PO IiŚ w Instytucjach Pośredniczących, Instytucji Zarządzającej oraz Instytucji Certyfikującej zostanie przeprowadzony przez pracowników Departamentu DO. Audyt systemów w pozostałych instytucjach zaangażowanych we wdrażanie PO IiŚ (IP II) zostanie przeprowadzony przez pracowników urzędów kontroli skarbowej. 7

8 Zakres przedmiotowy audytu - A W trakcie audytu systemów w Instytucji Zarządzającej (IZ) oraz Instytucjach Pośredniczących (IP i IP2) przeprowadzone zostanie badanie kluczowych elementów systemu zarządzania kontroli w celu stwierdzenia m.in., czy: został zapewniony właściwy podział funkcji; procedury dotyczące wyboru projektów są adekwatne; wytyczne i informacje dla beneficjentów są odpowiednie; istnieją odpowiednie kontrole zarządcze; istnieje odpowiednia ścieżka audytu; 8

9 Zakres przedmiotowy audytu - B zapewniono wiarygodne skomputeryzowane systemy księgowości i rachunkowości, monitorowania i sprawozdawczości (Krajowy System Informatyczny oraz Lokalny System Informatyczny, z którego nastąpił transfer danych do KSI); podejmowane są odpowiednie działania zapobiegające i korygujące w przypadku wykrycia błędów systemowych. Każdy kluczowy element systemu zarządzania i kontroli będzie oceniany według kryteriów określonych w Wytycznych Komisji Europejskiej nr COCOF 08/0019/01 (Final version of 06/06/2008). Podczas audytu systemu sprawdzone zostanie również wdrożenie rekomendacji wymienionych w Sprawozdaniu z audytu zgodności PO IiŚ 9

10 Proces Audytu Systemów Audyt systemu zarządzania i kontroli składa się z następujących etapów: Wstępny przegląd; Narada otwierająca; Zrealizowanie czynności; Dokonanie oceny kryteriów; Dokonanie oceny kluczowych wymagań kontrolnych; Dokonanie oceny instytucji; Dokonanie oceny systemu. 10

11 Wstępny przegląd - A Przed przystąpieniem do przeprowadzania czynności w audytowanej jednostce należy poddać analizie adekwatne akty prawne i dokumenty programowe, w wersjach obowiązujących na dzień wszczęcia kontroli, w tym w szczególności: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999; Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1090/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1784/1999; 11

12 Wstępny przegląd - B Ustawę z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju; Ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych; Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych; Opis systemu zarządzania i kontroli dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Wytyczne MRR w zakresie informacji i promocji MRR z dnia 13 sierpnia 2007 r.; Wytyczne MRR w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 10 października 2007 r.; Wytyczne w zakresie sprawozdawczości Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 4 stycznia 2008 r. Wytyczne MRR dotyczące PO IiŚ i dalsze dokumenty 12

13 Narada Otwierająca Po przeprowadzeniu przeglądu wstępnego zostanie zorganizowana narada otwierającą z udziałem kierownictwa audytowanej instytucji w celu omówienia i przedstawienia zakresu przedmiotowego audytu systemu i sposobu przeprowadzenia testów kontrolnych, w tym przekazywania danych do wyboru próby. Dane pozyskane podczas audytu zgodności zostaną również zaktualizowane o następujące informacje: czy w celu dostosowania do realizowanego priorytetu/działania/poddziałania jednostka dokonała modyfikacji lub uszczegółowienia wymogów i procedur zawartych w dokumentach programowych PO IiŚ przygotowanych przez MRR; dotyczące zadań jakie są wykonywane w ramach odpowiedniego priorytetu/ działania/poddziałania realizowanych przez daną jednostkę i sposobie delegacji tych zadań przez IZ lub IP; o stanie wdrożenia programu/priorytetu/działania/poddziałania; 13

14 Zrealizowanie czynności Ocena systemów zarządzania i kontroli przeprowadzana jest zgodnie z wytycznymi KE COCOF 08/0019/01-EN Guidance document on a common methodology for the assessment of management and control systems in the Member States ( programming period). Badane będą procedury oraz prowadzone będą testy mechanizmów kontrolnych na podstawie wybranej próby. Ocena poszczególnych mechanizmów kontrolnych w ramach danego kryterium oceny dokonywana będzie na podstawie weryfikacji wyłonionych na podstawie próby operacji/transakcji. Przy wyborze uwzględniane będą różne rodzaje projektów, których wdrażaniem zajmuje się audytowana jednostka 14

15 Dokonanie oceny kryteriów - A Kategoria 1 System działa dobrze, tylko niewielkie usprawnienia są potrzebne. Zastosowanie: Nie stwierdzono luk/słabości systemowych i lub stwierdzone luki/słabości systemowe są niewielkie i nie mają znaczącego wpływu na funkcjonowanie kluczowego wymogu kontrolnego/instytucji/systemu. Kategoria 2 System działa, ale konieczne są usprawnienia. Zastosowanie: Stwierdzono luki/słabości systemowe, które mają umiarkowany wpływ na funkcjonowanie kluczowego wymogu kontrolnego/instytucji/systemu. Wydano rekomendacje przeznaczone do wdrożenia przez audytowaną jednostkę. 15

16 Dokonanie oceny kryteriów - B Kategoria 3 System działa częściowo, istotne usprawnienia są konieczne. Zastosowanie: Stwierdzone luki/słabości systemowe prowadzą lub mogą doprowadzić do nieprawidłowości, a ich wpływ na efektywne funkcjonowanie kluczowego wymogu kontrolnego/instytucji/systemu jest znaczący. Rekomendacje i/lub plan naprawczy powinny zostać wykonane. Kategoria 4 System nie działa. Zastosowanie: Stwierdzono liczne luki/słabości systemowe, które prowadzą lub mogą doprowadzić do nieprawidłowości, a ich wpływ na efektywne funkcjonowanie kluczowego wymogu kontrolnego/instytucji/systemu jest znaczący tzn. funkcjonowanie kluczowego wymogu kontrolnego/instytucji/systemu jest złe lub w ogóle nie funkcjonuje. Luki/słabości mają charakter systemowy i występują w szerokim zakresie w konsekwencji nie można uzyskać zapewnienia z oceny kluczowego wymogu kontrolnego/instytucji/systemu. Oficjalny plan naprawczy powinien zostać przygotowany i zrealizowany. 16

17 Dokonanie oceny kluczowych wymagań kontrolnych Po dokonaniu oceny na poziomie poszczególnych kryteriów należy dokonać konkluzji na poziomie wyższym tj.: na poziomie kluczowych wymagań kontrolnych Dokonując oceny na tym poziomie należy zastosować się do następujących zasad: w przypadku, gdy jedno lub więcej kluczowych kryteriów zostało ocenionych w kategorii 3 (system działa częściowo) lub w kategorii 4 (system nie działa), wówczas nie ma możliwości dokonania oceny w kategorii 1 (system działa dobrze); w przypadku, gdy główne kryteria są ocenione w tej samej kategorii, wówczas można podsumować, że kluczowe wymagania są w tej samej kategorii; każdy z kluczowych wymogów kontrolnych nie może być oceniony wyżej niż najniższe z kryteriów oceny; wyjątkiem mogą być tutaj następujące kryteria dla poszczególnych instytucji. 17

18 Dokonanie oceny instytucji Ocena instytucji zostanie dokonana na podstawie wcześniej przeprowadzonych testów mechanizmów kontroli oraz oceny poszczególnych elementów systemu zarządzania i kontroli. 18

19 Dokonanie oceny systemu Na tym etapie Departament DO dokonuje oceny systemu zarządzania i kontroli dla całego PO IiŚ. Ocena jest dokonywana poprzez połączenie konkluzji wyrażonych na poziomie instytucji z uwzględnieniem wszystkich mechanizmów kontrolnych zaprojektowanych w systemach Zgodnie z Wytycznymi KE* podczas oceny systemu, audytorzy mogą uwzględnić istnienie czynników łagodzących w audytowanej jednostce/jednostkach, które to czynniki wpływają na całościową ocenę systemu zarządzania kontroli. Mechanizmy kontrolne w jednej instytucji mogą być uznane za niwelujące ryzyko występujące w innej instytucji i tym samym wpływające na ocenę całego systemu. Jako czynnik łagodzący może również zostać potraktowany wdrożony plan naprawczy, korygujący główne nieprawidłowości nie wykryte wcześniej *Guidance document on a common methodology for the assessment of management and control systems in the Member States ( programming period) 19

20 Harmonogram prac Zgodnie z art. 62 rozporządzenia Rady nr 1083/2006, Instytucja Audytowa do 31 każdego roku, w latach , przeprowadzi: audyty systemów oraz audyty operacji. Instytucja Audytowa realizować będzie audyty systemów oraz audytu operacji zgodnie z ramowym harmonogramem określonym przez KE: AP ACR Audit period Annual control report ACR RSRP Random sample reference period FCR Final Control Report (31 March 2017) FCR AP1 ACR1 AP2 ACR2 AP3 ACR3 AP4 ACR4 AP5 ACR5 AP6 ACR6 AP7 ACR7 AP8 ACR8 AP9 FCR 20

21 Harmonogram prac Audyt systemu zostanie przeprowadzony w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2009 r. a jego wyniki ujęte w rocznym sprawozdaniu audytowym sporządzonym w terminie do 31 grudnia 2010 r. IP II - lipiec 2009 IP - sierpień 2009 IZ, IC - wrzesień grudzień

22 Dziękuję Państwu za uwagę 22