Zarządzenie Nr 11/2010 Burmistrza Gminy Alwerni z dnia 29 grudnia 2010 roku

Transkrypt

1 F 331-2/2010 Zarządzenie Nr 11/2010 Burmistrza Gminy Alwerni z dnia 29 grudnia 2010 roku w sprawie funkcjonowania programów komputerowych w zakresie rachunkowości, uŝywanych w Referacie księgowości budŝetowej i Referacie podatków i opłat Urzędu Miejskiego w Alwerni Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz z późn. zm.) oraz art. 10 ust.1 pkt. 3b i c i pkt. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 128, poz. 861) Burmistrz Gminy Alwernia zarządza, co następuje: Księgi rachunkowe prowadzi się przy pomocy programów komputerowych. Przy uŝyciu komputera prowadzi się następujące księgi rachunkowe stanowiące zbiory na nośnikach czytelnych dla komputera: zbiorów obrotów zbiorów stanów 3 Zbiór obrotów słuŝy do bieŝącej rejestracji operacji gospodarczych Zbiór stanów umoŝliwia zapoznanie się z aktualnymi stanami finansowymi poszczególnych kont. Do obsługi zadań Urzędu Miejskiego w Alwerni dopuszcza się następujące programy komputerowe: I. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i budŝetu 5 1.System finansowo-księgowy z planowaniem budŝetu DISTRICTUS - Zintegrowany System Informatycznej Obsługi Jednostek Samorządu Terytorialnego autorstwa Korelacja Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Kraków ul. J. Lea Program został skonstruowany w technologii klient-serwer i przeznaczony dla środowiska WINDOWS 2000/NT/XP/7. W wersji sieciowej korzystaja z relacyjnej bazy danych: Microsoft SQL SERVER 2005 EXPRESS zlokalizowanej na serwerze co gwarantuje jednolitość, spójność i integralność danych. 1

2 3.Podstawowe funkcje systemu to: obsługa budŝetu - jest to funkcja wspomagająca działania związane z budŝetem. UmoŜliwia kształtowanie budŝetu jednostki, przez wprowadzanie poszczególnych pozycji planu wraz z zadaniami i jego zatwierdzenie. Dla przyjętego budŝetu moŝliwe jest wprowadzanie korekt. Obsługiwana jest teŝ ewidencja wykorzystywanych pozycji budŝetu i kont z nimi związanych oraz podziału środków na konta. MoŜna przeprowadzać kontrolę dyscypliny budŝetowej przez przeglądanie realizacji pozycji budŝetu. Istnieje moŝliwość generowania sprawozdań budŝetowych, do których tworzenia zobowiązane są jednostki budŝetowe(w tym sprawozdania RB), obsługa obrotów - jest to funkcja wspomagająca działalność księgowego w zakresie dekretacji i księgowania dokumentów źródłowych. Dekretowanie dokumentów realizowane jest jako dekretowanie pojedynczych zapisów źródłowych lub grup zapisów. Funkcja umoŝliwia przeglądanie dokumentów zaksięgowanych oraz udostępnia dziennik księgowań. Obsługuje takŝe akceptację dokumentów przygotowanych wstępnie (automatycznie ) przez programy współpracujące (GM, KPL, ST), obsługa kont - funkcja umoŝliwia definiowanie wzorców kont, a na ich podstawie - planu kont jednostki. ZałoŜono, Ŝe wzorzec konta składa się z syntetyki oraz co najwyŝej 9 segmentów, kaŝdy z segmentów moŝe być oparty na jednym ze słowników systemowych. Szczególnie waŝny jest słownik kontrahentów oraz słownik zadanie planu rocznego (słowniki definiowane są w części administracyjnej systemu). Segmentacja kont daje księgowemu praktycznie nieograniczone moŝliwości w definiowaniu własnego planu kont, przez powiązanie zdefiniowanego we wzorcu segmentu z konkretnym elementem słownika. Tutaj równieŝ zawarta jest obsługa księgi głównej: przeglądanie księgi głównej, przeglądanie obrotów konta oraz przeglądanie dekretów na wybrane konto, obsługa rozrachunków - funkcja pozwala na prowadzenie kartoteki kontrahentów oraz rozrachunków z kontrahentami (kontrola zobowiązań, obroty). MoŜliwe jest przeglądanie kont rozrachunkowych kontrahentów, danych kontrahentów oraz uzyskanie wydruków dotyczące sald i danych rozrachunków, obsługa bilansów - jest to funkcja obsługująca definiowanie uzgodnień bilansu, przeglądanie pozycji oraz tworzenie bilansów (zamykanie) miesięcznych i rocznych. Zamknięcie roku obejmuje kontrolę sald kont, kontrolę uzgodnień (porównanie sum obrotów lub sald na ustalonych przez uŝytkownika grupach kont) oraz zdefiniowane przez uŝytkownika przeksięgowania (np. na wynik finansowy), fakturowanie - jest to podstawowa funkcja programu słuŝąca do przyjmowania i wydawania dokumentów związanych z kupnem i sprzedaŝą - faktury VAT oraz rachunki. MoŜliwe jest równieŝ uzyskanie zestawień wystawionych dokumentów wg terminów, kontrahentów oraz towarów, ewidencja sprzedaŝy i zakupu VAT (rejestry VAT) umoŝliwia sporządzenie deklaracji VAT. ewidencja środków trwałych - umoŝliwia prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz ich obsługę. Dla danego środka moŝemy prowadzić kartotekę, wykonywać odpisy oraz zmieniać jego wartość związaną z np. z przeszacowaniami, obsługa umów dla wydatków budŝetowych na wszelkiego rodzaju dostawy, usługi, roboty budowlane funkcja rejestruje umowy w głównym rejestrze umów, podwiązuje klasyfikację budŝetową oraz angaŝuje wydatki, co pozwala kontrolować wielkość środków budŝetowych, 2

3 administrowanie systemem - funkcje umoŝliwiające administratorowi gospodarowanie uŝytkownikami i notowania sesji (kto i kiedy uŝytkował lub usiłował uŝytkować program) a normalnemu uŝytkownikowi podjęcie działań administracyjnych związanych z działalnością Są nimi przede wszystkim operacje na specyficznych dla FK słownikach oraz zmiana własnego hasła umoŝliwiającego dostęp do systemu, wbudowany zestaw sprawozdań i wydruków sprawozdania RB zestawienia obrotów i sald za miesiąc analityka zapisy i obroty na kontach w miesiącu syntetyka - zapisy i obroty na kontach w miesiącu dziennik obrotów konta plan (dochody, wydatki) 4. System finansowo-księgowy z planowaniem budŝetu DISTRICTUS pracuje w środowisku WINDOWS (5 stanowisk). 5. Szczegóły obsługi programu zawiera instrukcja uŝytkownika opracowana przez autorów w/w II. W zakresie podatków i opłat: 1. Zintegrowany pakiet Podatki Gminne wspomaga pracę Urzędu w zakresie podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości osób fizycznych i prawnych. Integralną częścią Podatków Gminnych jest moduł Windykacja NaleŜności. Program Podatki Gminne (windykacja naleŝności) i Kasa Urzędu są ze sobą ściśle zintegrowane. Pracują na jednej bazie danych, w oparciu o jednorodne dane słownikowe. Z poziomu programu Kasa moŝna obsłuŝyć wszystkie zmiany na kartotekach podatników, a operacje kasowe są automatycznie księgowane w Podatkach w czasie rzeczywistym. Program prowadzi ewidencję podatników oraz przypisanych do nich nieruchomości, gruntów, lasów wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami o właścicielach (podatnikach) i samych nieruchomościach (gruntach, lasach). Zarówno zestaw gromadzonych informacji jak i sposób naliczania podatku i postępowania we wszystkich mogących zaistnieć sytuacjach, jest w pełni zgodny z aktualnym stanem prawnym. Wszelkie stawki w oparciu o które wyliczane jest zobowiązanie podatkowe mogą być w razie potrzeby zmieniane przez uŝytkownika, na początku roku podatkowego. Program Podatki gminne jest zgodny z przepisami prawa obowiązującymi w dniu 1 stycznia 2011r. a w szczególności z ustawami: - Ustawa, z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych ( Dz. U. z 2010r. Nr 95 poz. 613 z późn. zm.), - Ustawa, z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym ( Dz. U. z 2006r. Nr 136 poz. 969 z późn. zm.), - Ustawa, z dnia 30 października 2002r. o podatku leśnym ( Dz. U. z 2002r. Nr 200 poz. 1682z późn. zm. ), - Ustawa, z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji ( Dz. U. z 2005r. Nr 229 poz z późn. zm.). 2. W skład programu wchodzą następujące moduły: a) Wymiar podatku - umoŝliwia dokonania wymiaru indywidualnie dla pojedynczych podatników lub wszystkich kart jednocześnie. Istnieje równieŝ opcja wymiaru tylko dla wybranych grup np. pojedyncza wieś, ulica czy obręb podatkowy. Program umoŝliwia równieŝ inne operacje bezpośrednio związane z wymiarem takie jak np. skreślanie, zawieszanie itp. Posiada automatyczną funkcję sumującą wszystkie przypisy i odpisy w okresie dla celów przekazania ich do księgowości. b) Windykacje - to moduł słuŝący do rozliczania podatników, pozwalając przeglądać aktualny stan naleŝności, księgować wpłaty, tworzyć dokumenty księgowe jak np. upomnienia, 3

4 c) Umorzenia, zwroty itp. Na bieŝąco liczony jest stan karnych odsetek, jeśli je naliczamy. Moduł dostarcza pełnych informacji o bieŝącym stanie rozliczeń, jak równieŝ danych niezbędnych do podejmowania wszelkich decyzji windykacyjnych. WyposaŜony jest m.in. w takie mechanizmy jak: - automatycznego wystawiania upomnień pozwalający na wystawianie upomnień od niezapłaconych w terminie naleŝności, dla wybranej przez uŝytkownika grupy płatników, wpłat zbiorczych np. z wyciągu bankowego, podziału wpłaty na zaległości, odsetki i koszty upomnień w dowolny sposób i dla dowolnej raty płatności. Istnieje moŝliwość wyboru róŝnych sposobów automatycznego (podpowiadanego przez program) podziały wpłaty, sugerowanego źródła wpłaty i sposobu wystawiania upomnień, - bieŝącego wprowadzania umorzeń, przypisów, odpisów, odroczeń i zwrotów z moŝliwością dokonywania zaliczeń na konto, przeksięgowań nadpłat i rozłoŝeń zaległych kwot na raty. Na zakończenie roku wykonywany jest bilans roczny w trakcie którego wyliczane są salda poszczególnych kont, a w przypadku nadpłat lub zaległości na kontach płatników tworzone są odpowiednie dokumenty ("Nadpłata" "Zaległość" "Zaległe odsetki"). 3. Program Podatki gminne pracuje w środowisku WINDOWS (4 stanowiska) jest zabezpieczony systemem haseł i poziomami uprawnień. 4. Szczegóły obsługi programu zawiera instrukcja uŝytkownika opracowana przez autorów w/w 5. Program Podatek od Środków Transportowych jest modułem podatkowym zintegrowanego pakietu do obsługi urzędu DISTRICTUS. Został opracowany jako rozwinięcie pakietu podatkowego, dedykowanego urzędom gminnym i miejskim. Zaprojektowany interfejs modułu umoŝliwia w łatwy sposób naliczenie naleŝnego podatku, wydanie decyzji określających wysokość zobowiązania, współpracę z Kasą Urzędu oraz wykonywanie sprawozdań okresowych. Program pozwala ewidencjonować dane podatników oraz o podmiotach opodatkowania (środkach transportowych) w pełnym zakresie ujętych na deklaracjach podatkowych. Program zapewnia: - prowadzenie ewidencji kartotek podatników, - prowadzenie i ewidencjonowanie kartotek pojazdów, - przechowywanie informacji o złoŝonych deklaracjach podatkowych, - określenie stawek rocznych z podziałem wg klasyfikacji pojazdów, - wprowadzenie stawek maksymalnych i minimalnych, kontrolowanie poprawności stawek z uwzględnieniem naliczania skutków, - moŝliwość wprowadzenia zwolnień i ulg, - moŝliwość wycofania pojazdów, - wprowadzenia certyfikatów EURO, - wprowadzenia daty złoŝenia ostatniej deklaracji, - naliczenia podatku za ubiegłe lata, - naliczenie wymiaru z moŝliwością cofnięcia, - zbiorcze naliczenie wymiaru, - zbiorcze naliczenie wymiaru dla podatników z aktualnymi deklaracjami, - sprawozdania z podziałem wg okresów, - otwarcie roku i praca w dwóch latach wymiarowych równocześnie, - archiwizację wydruków. Ponadto moduł współpracuje z programem Ewidencja ludności oraz Kasa Urzędu. 6. Program Podatek od środków transportu pracuje w środowisku WINDOWS (2 stanowiska) jest zabezpieczony systemem haseł i poziomami uprawnień. 7. Szczegóły obsługi programu zawiera instrukcja uŝytkownika opracowana przez autorów w/w 4

5 III. W zakresie obsługi płac: "SYSTEM PŁACOWY" 1. W programie gromadzone są dane płacowe pracowników urzędu (zarówno te bieŝące jak i archiwalne) oraz wszelkie niezbędne informacje które słuŝą do prawidłowego naliczania i ewidencji wypłat zarówno z tytułu umowy o pracę jak i umowy zlecenia. 2. Program korzysta z katalogu składników i potrąceń płacowych, który moŝe być redagowany przez uŝytkownika. 3. Program automatycznie wylicza wysługę lat, premie, zasiłki chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie, wylicza i potrąca składki na KZP, związki zawodowe itp. 4. Płace naliczane są w oparciu o bieŝącą kartotekę pracownika zawierającą m.in. następujące dane płacowe: płaca zasadnicza, dodatek funkcyjny, procent premii, oraz inne stałe i zmienne składniki i potrącenia płacowe. W oparciu o te dane oraz przynaleŝność związkową, procent składki na Kasę Zapomogowo PoŜyczkową i staŝ pracy, wyliczane są automatycznie wartości premii, wysługi lat, składki związkowej i podatku dochodowego. Do kartoteki wprowadzać moŝna inne elementy płacowe zarówno stałe tj. nanoszone do wypłat w kaŝdym miesiącu jak równieŝ zmienne - tylko dla danego miesiąca. MoŜliwe jest naliczanie "trzynastki" - o ile system zgromadził dane z poprzedniego roku. 5. Program współpracuje z programem Płatnik ZUS oraz systemem bankowości internetowej Home Banking. 6. System płacowy oferuje cały szereg wydruków. - listy płac - w układzie cząstkowym i zbiorczym, - bilanse i wydruki zestawieniowe - dla poszczególnych pracowników i zbiorczo, w większości wg zadanej selekcji na jednostkę, komórkę, okres, rodzaj wypłat, termin wypłat oraz rozdział księgowy z jakiego dokonano wypłaty danych środków - formularze do Urzędów Skarbowych i ZUS, - przelewy z automatycznym przesyłaniem do systemów bankowych. 7. Program pracuje w środowisku WINDOWS (1 stanowisko) jest zabezpieczony systemem haseł i poziomami uprawnień, rejestruje aktywność uŝytkowników w odpowiednich plikach (logach). W kaŝdym miejscu programu dostępna jest kontekstowa pomoc (objaśnienia) dotycząca aktualnie realizowanej opcji. 8. Szczegóły obsługi programu zawiera instrukcja uŝytkownika opracowana przez autorów w/w 1.System słuŝący ochronie danych i ich zbiorów: a) zabezpieczenie przed utratą lub uszkodzeniem danych jest realizowane poprzez: - wykonywanie kopii zapasowych bazy danych programu FK - kontrolę zbiorów na wypadek obecności wirusów komputerowych automatycznie poprzez system antywirusowy NOD32 - stanowiska komputerowe zostały wyposaŝone w zasilacze awaryjne UPS b) zabezpieczenie dostępu do danych oparte jest o system identyfikatorów i haseł uŝytkownika Na poziomie aplikacji (program FK) jest zabezpieczony identyfikatorem i hasłem. Uaktywniony wygaszacz ekranu zaczyna działać po 3 minutach bezczynności uŝytkownika, powrót do pracy wymaga podania swojego hasła. Na poziomie stanowisk pracy komputery PC są zabezpieczone uaktywnionym hasłem w BIOS. c) zabezpieczenie dostępu do sprzętu serwery: - pomieszczenie, w którym zlokalizowane są serwery znajduje się na II piętrze i jest odpowiednio oznakowane, 5 5

6 - drzwi wejściowe zabezpieczają dwa zamki, w tym jeden patentowy, - pomieszczenie jest wyposaŝone w system alarmowy z powiadomieniem policyjnym, - strefa serwerowni jest objęta monitoringiem wizyjnym KaŜda zmiana programów wymaga pisemnego dopuszczenia do stosowania w Urzędzie Miejskim w Alwerni. 2. Osoby pracujące na w/w programach są dopuszczone do ich uŝytkowania. 8 Z dniem 31 grudnia tracą moc Zarządzenia Burmistrza Nr 10/2001 z dnia 30 kwietnia 2001r. oraz Nr 421/2005 z dnia 26 września 2005r. w sprawie funkcjonowania programów komputerowych w zakresie rachunkowości, uŝywanych w Referacie księgowości budŝetowej i Referacie podatków i opłat Urzędu Miejskiego w Alwerni. 9 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem 1 stycznia 2011r. 6